EKONOMISK POLICY Fastslagen av SS på StyM 2014-02-24 Ekonomisk Policy 2014-02-24 Sid. 2 av 12 Innehåll 1 2 3 4 5 6 Allmänt Redovisning Hantering av kontanter Verksamheters ekonomi Övrigt Attesteringsrätt Postadress: Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm 3 4 6 8 10 11 Organisationsnummer: 802010-5246 Hemsida: www.maskinsektionen.se Besöksadress: Brinellvägen 89 Ekonomisk Policy 2014-02-24 Sid. 3 av 12 1 1.1 Allmänt Bakgrund Detta dokument gäller nämnder, kommissioner och föreningar (hädanefter benämnt verksamheter) vid Kungliga Maskinsektionen, THS. Syftet med dokumentet är att ge sektionens förtroendevalda och dess medlemmar riktlinjer att följa vid användandet av budgeterade medel och att göra det tydligt för alla hur kontanter ska hanteras på sektionen för att öka säkerheten kring kontanter så att redovisningen sker på rätt sätt. Dokumentet skall uppdateras av varje tillträdande styrelse. 1.2 Ansvar Förtroendevalda inom sektionen har ofta ett ekonomiskt ansvar för en budgetpost. Dessa finansieras av medlemsavgifter, evenemangsintäkter, näringslivspengar samt bidrag från KTH och skall hanteras med noggrannhet och eftertänksamhet. 1.3 Tolkningsföreträde Vid oklarheter om den ekonomiska policyn har Sektionsstyrelsen (SS) tolkningsföreträde. 1.4 Avsteg Större avsteg från den Ekonomiska Policyn får göras efter SS-beslut. Mindre avsteg kräver endast beslut av SS-Kassör. Postadress: Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm Organisationsnummer: 802010-5246 Hemsida: www.maskinsektionen.se Besöksadress: Brinellvägen 89 Ekonomisk Policy 2014-02-24 Sid. 4 av 12 2 Redovisning Som ordförande för en verksamhet är man ansvarig för nämndens budgetpost och därmed även för all redovisning. Vid varje inköp med budgeterade medel skall originalkvitto sparas och redovisas på en utläggsblankett. Dessa återfinns i inre rummet i Smörjkammaren och ska undertecknas av person med attesträtt om hen inte gjort köpet, då krävs underteckning från Firmatecknare. Redovisning av kvitto skall ske senast 30 dagar efter inköpsdatum, annars kan utbetalning av pengar nekas. Sektionens skulder till medlemmar betalas tillbaka inom 30 dagar om inget annat är överenskommet. Inga utbetalningar sker för ofullständiga redovisningar. 2.1 Fester och evenemang med alkoholintag För fester gäller vissa regler som inte gäller annars, delvis beroende på att alkohol finns med, men också för att värdet för gemene Teknolog är lättare att relatera till. 2.1.1 Alkoholinköp Alkoholinköp skall göras med minimalt antal kvitton och eventuellt återköp skall göras senast en vecka efter festen. För alla tillställningar där biljetter har sålts och barverksamhet skall följande siffror för varje alkoholslag (sprit, vin, starköl, folköl, övriga jästa drycker) redovisas med kvittot: • Total inköpsvolym • Volym per biljett • Kr per biljett Ovanstående gäller även återköp. Observera att återköp skall göras av alla verksamheter utom KBM, dvs. lagerföring av alkohol är ej tillåtet. Återköp behöver ej göras efter varje fest om man håller en festserie, t.ex. Spexfester, däremot skall återköp göras efter sista festen. Vid inköp och servering av alkohol för budgeterade medel bör återhållsamhet eftersträvas. 2.1.2 Vinstmarginal Följande vinstmarginaler skall användas vid budgetering och bestämmandet av biljettpris: • Försäljning av alkolhol skall göras till minst 1,25 gånger inköpspriset. Gäller även sittningsdricka. • Festens totala marginal skall inte understiga 0 %. För att täcka bland annat oväntade utgifter bör man sträva mot en marginal närmare 10 %. Avsteg från dessa procentsatser kan göras efter SS-beslut. 2.2 Utgående kvitton Kvitton ska alltid erbjudas i någon form vid all försäljning, även förköpsbiljetter. Ett kvitto innehåller: Postadress: Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm Organisationsnummer: 802010-5246 Hemsida: www.maskinsektionen.se Besöksadress: Brinellvägen 89 Ekonomisk Policy 2014-02-24 Sid. 5 av 12 • Datum och eventuellt klockslag • Artikelnamn • Antalet varor eller tjänster som sålts • Pris • Moms • Företagets namn och organisationsnummer • Företagets adress 2.3 Fakturor och avtal En medlem får handla mot faktura i sektionens namn endast om hen fått godkännande av person med attesträtt. Personer med attesträtt får ej ingå avtal för sektionens räkning, följden kan bli att man blir personligt återbetalningsskyldig. Kontakta Ordförande om du behöver ett avtal underskrivet. Gäller även företagsavtal. 2.4 Ersättning Följande punkter betalar Maskinsektionen ej ut ersättning för utan ett SS-beslut: • Parkeringsböter (gäller även M-bussen och Alten-bilen) • Skadade privata inventarier och ägodelar som lagrats i någon av Maskinsektionens lokaler. • Skador där någon varit grovt oaktsam. Där utgår personligt betalningsansvar. 2.4.1 Intern ersättning Åverkan/skada på inventarie vid intern uthyrning som ej orsakats av oaktsamhet eller felaktig hantering ersätts av verksamheten som hyrt inventarierna. Postadress: Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm Organisationsnummer: 802010-5246 Hemsida: www.maskinsektionen.se Besöksadress: Brinellvägen 89 Ekonomisk Policy 2014-02-24 Sid. 6 av 12 3 Hantering av kontanter Följande verksamheter har tillräckliga rutiner för att få ha en kontantkassa och därmed handha kontanter: • Klubbmästeriet • Jubelspexet Övriga verksamheter som vill ha en kontantkassa får ansöka om temporärt tillstånd från SS. Temporära tillstånd upphör att gälla senast vid verksamhetsårets slut. På grund av rånrisk och försäkringskrav får kontanter förvaras i Smörjkammaren endast i ett klassificerat värdeskåp. I ett fastbultat värdeskåp lägst klassificerat Grade 0 enligt SS EN 1143-1 får max 50000 SEK förvaras. Dessa pengar är försäkrade med en självrisk om 5000 SEK. Säkerhetsskåp som uppfyller standarden SS 3492 får innehålla max 500 SEK. Växelkassa får förvaras i säkerhetsskåp efter SS-beslut. 3.1 Kassabok Samtliga handkassor på sektionen ska ha en kassabok för att hålla koll på kontantflödet in i och ut ur kassan. • Varje gång kontanter läggs i eller tas ut ur kassan ska detta antecknas i kassaboken och signeras av personen som tar ut pengarna. Ett exempel på kassabok är en strecklista där varje försäljning streckas. 3.2 Kontantutlämning Varje gång kontanter tas ur en handkassa så räknas det som en kontantutlämning. Undantag från 3.2.3 Kvittens kan göras då kontanterna tas ut för att ha som växelkassa i kassaapparaten vid försäljning i Smörjkammaren. Detta ska dock antecknas i kassaboken enligt 3.1 Kassabok. 3.2.1 Uppräkning När kontanter ska lämnas ut till någon från en av sektionernas handkassor ska både den ekonomiansvariga som lämnar ut kontanter och den som tar emot kontanter räkna summan separat för att försäkra sig om att summa kontanter stämmer. Tänk på att inte räkna pengar på allmänna platser. 3.2.2 Utlämning När ekonomiansvarig lämnar ut kontanter ska denna tydligt beskriva och försäkra sig om att mottagaren förstått hur kontanterna ska hanteras. Om kontanterna ska användas vid flera olika tillfällen innan de redovisas till ekonomiansvarig (se 3.2.4 Ansvar) så ska ekonomiansvarig och mottagare av kontanter, innan kontanterna utlämnas, diskutera och bestämma hur kontanterna ska hanteras. Det kan gälla då kontanterna ska fungera som växelkassa för inträdesbiljetter och sedan som växelkassa i baren under samma kväll. Postadress: Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm Organisationsnummer: 802010-5246 Hemsida: www.maskinsektionen.se Besöksadress: Brinellvägen 89 Ekonomisk Policy 2014-02-24 Sid. 7 av 12 3.2.3 Kvittens Vid kontantutlämning ska både den ekonomiansvariga som lämnar ut kontanter och den som tar emot kontanter skriva under ett dokument där det framgår vad pengarna är ämnade till, hur stor summan som utlämnats och vilket datum utlämnandet skedde. 3.2.4 Ansvar Den som mottar kontanter från ekonomiansvarig eller mottar kontant betalning för sektionens räkning är ansvarig för att redovisa detta till ekonomiansvarig och inte tvärtom. 3.2.5 Bokföring Kvittensen som både den ekonomiansvariga som lämnar ut kontanter och den som tar emot kontanter skrivit under ska användas som underlag i bokföringen. Kvittensen är underlag för att skriva upp en fordring på personen som kvitterat ut kontanterna. Fordran skrivs sedan ned mot redovisning av vad kontantutlämningen använts till. 3.3 Kassaräkning 3.3.1 Inräkning Efter försäljning ska kassan räknas av minst två personer för att försäkra sig om att summan kontanter stämmer. 3.3.2 Inlåsning Efter inräkning ska kontanter låsas in i värdeskåp om inte omedelbar bankinsättning sker, se 3.3.3 Bankinsättning. Efter korrekt utförd inlåsning och signering av inlåsningsprotokoll tar Maskinsektionen över ansvaret vid eventuell stöld från värdeskåpet. Givetvis har alla personer som har tillgång till värdeskåpet ett personligt ansvar. Nycklar och koder till säkerhetsskåp är att betrakta som värdehandlingar. 3.3.3 Bankinsättning Maskinsektionen har ett avtal med Loomis om sedelinsättning. Kortfattat så sorterar man sedlarna åt samma håll, fyller i en lapp och lägger dem i en säkerhetspåse. Om ekonomiansvarig bedömer så vara fallet kan hen kräva av person som vill lämna tillbaka handkassa att sedlarna sätts in direkt på banken. 3.3.4 Handkassan Strävan ska vara att ha minimalt med kontanter i sektionens handkassor för att undvika stora förluster vid stöld. Person som lämnar in handkassa för inlåsning har även ett ansvar för att sätta in dem på banken om så krävs. 3.3.5 Bokföring Vid insättning av kontanter i bank ska kontanterna utlämnas enligt kontantutlämning (se 3.2.2 Utlämning ) och den som kvitterat ut kontanterna ska sedan sätta in dem på bank. Postadress: Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm Organisationsnummer: 802010-5246 Hemsida: www.maskinsektionen.se Besöksadress: Brinellvägen 89 Ekonomisk Policy 2014-02-24 Sid. 8 av 12 4 4.1 Verksamheters ekonomi Nämnder Nedan återfinns ekonomiska riktlinjer för sektionens nämnder. Observera att alla inköp skall redovisas i enlighet med 2 Redovisning. 4.1.1 Profilkläder Varje nämnd får årligen medel till inköp av profilprodukter. (Verksamhetsåret 13/14 var beloppet 100 kr per medlem.) Till profilprodukter räknas t-shirts, collegetröjor, byxor, pins, märken och dylikt med nämndens logga. 4.1.2 Uppmuntran För att stärka sammanhållningen i nämnden och därmed förbättra arbetet man gör tillsammans tilldelas varje nämnd ekonomiska medel för uppmuntran. (Verksamhetsåret 13/14 var beloppet 200 kr per medlem.) Att varje nämnd får uppmuntran är ett sätt för Maskinsektionen att tacka sina medlemmar för att de engagerar sig. Uppmuntran är därför öronmärkt åt gemensamma aktiviteter som ökar sammanhållningen i gruppen. 4.1.3 Externrepresentation Informationsutbyte nämnder emellan är något sektionen vill uppmuntra till. Därför tilldelas varje nämnd medel för externrepresentation. (Verksamhetsåret 13/14 var beloppet 0 kr.) Dessa medel är tänkta att användas när nämnden ordnar träffar, med grupperingar från andra sektioner eller THS, som kan vara till nytta för nämndens arbete. 4.2 Kommissioner Nedan återfinns ekonomiska riktlinjer för sektionens officiella kommissioner. Observera att alla inköp skall redovisas i enlighet med 2 Redovisning. 4.2.1 Uppmuntran och profilprodukter Kommissionernas uppmuntran skall stå i proportion till nämndernas och får endast efter SS-beslut överstiga nämndernas uppmuntran. Uppmuntran får endast utgå för arbete gjort under innevarande verksamhetsår. 4.3 Föreningar Nedan återfinns ekonomiska riktlinjer för sektionens officiella föreningar. Observera att alla inköp skall redovisas i enlighet med 2 Redovisning. Postadress: Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm Organisationsnummer: 802010-5246 Hemsida: www.maskinsektionen.se Besöksadress: Brinellvägen 89 Ekonomisk Policy 2014-02-24 Sid. 9 av 12 4.3.1 Uppmuntran Under ett verksamhetsår infaller oftast ett antal olika möten, middagar, fikor, workshops, repetitioner m.m. Vidare kräver ett nytt verksamhetsår kanske nya inköp av materiel (dart-tavla, fotopapper, kameralins, dekor etc.). För detta tilldelas varje förening, förutom Jubelspexet och Osquar Mutter, 2000 kr per verksamhetsår. Postadress: Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm Organisationsnummer: 802010-5246 Hemsida: www.maskinsektionen.se Besöksadress: Brinellvägen 89 Ekonomisk Policy 2014-02-24 Sid. 10 av 12 5 5.1 Övrigt Äskning När nämnd, förening, sektionsmedlem etc. vill äska pengar görs detta genom en skriftlig ansökan till styrelsen. Ansökan ska skickas in senast tre läsdagar innan styrelsemöte när beslut i frågan ska tas. I ansökan ska belopp och syfte framgå. Äskning kan göras exempelvis när budgeterade medel inte räcker, större inköp ska göras, nystartade projekt behöver hjälp att komma igång mm. 5.2 Förbehåll på SM Förbehåll utdelade på Sektionsmötet subventioneras inte av sektionsmedel, om inte förbehållet kommer sektionen till nytta och SS-beslut finns. Postadress: Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm Organisationsnummer: 802010-5246 Hemsida: www.maskinsektionen.se Besöksadress: Brinellvägen 89 Ekonomisk Policy 2014-02-24 Sid. 11 av 12 6 Attesteringsrätt Följande poster är bemyndigade med attesträtt, alltså rätten att godkänna en kostnad för verksamhetens räkning. Attesträtten gäller endast för förtroendevald under dennes mandatperiod och kostnader relaterade till henoms verksamhet. Attesträtt kan delegeras inom verksamheten, däremot inte ansvaret. Om delegering sker är det en bra idé att besluta om ett maxbelopp på delegeringen. 6.1 Stående attesteringsrätter 1. Bussnämnden • Busshusse 2. Festgruppen • Festledare 3. KMDK • Förste Kastare 4. Idrottsnämnden • Idrottsledare 5. Internationell Sekreterare • Vakant 6. Jipponämnden • Jippomästare 7. Klubbmästeriet • Klubbmästare 8. Kommunikationsnämnden • Kommunikationsnämndens Ordförande 9. M-formatarnas Ordförande • M-formatarnas Ordförande 10. Näringslivsnämnden • Näringslivsnämndens Ordförande 11. Moment • Projektledare Moment 12. Smörjkammarnämnden • Smörjkammarnämndens Ordförande 13. Studiemiljönämnden Postadress: Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm Organisationsnummer: 802010-5246 Hemsida: www.maskinsektionen.se Besöksadress: Brinellvägen 89 Ekonomisk Policy 2014-02-24 Sid. 12 av 12 • Studiemiljöansvarig 14. Studienämnden • Studienämndens Ordförande 15. Jubelspexet • Spexdirecteur 16. Tomtemor och Tomtefar • Tomtemor 17. Valberedningen • Sammankallande i valberedningen 18. Osquar Mutter • Verkmester 19. Maskineriet • Verkstadsansvarig 20. Phösningen • Överphösare 21. Styrelsen • Ordförande Postadress: Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm Organisationsnummer: 802010-5246 Hemsida: www.maskinsektionen.se Besöksadress: Brinellvägen 89