EKONOMISK POLICY - Kungliga Maskinsektionen, THS

EKONOMISK POLICY
Fastslagen av SS på StyM 2014-02-24
Ekonomisk Policy
2014-02-24
Sid. 2 av 12
Innehåll
1
2
3
4
5
6
Allmänt
Redovisning
Hantering av kontanter
Verksamheters ekonomi
Övrigt
Attesteringsrätt
Postadress:
Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm
3
4
6
8
10
11
Organisationsnummer:
802010-5246
Hemsida:
www.maskinsektionen.se
Besöksadress:
Brinellvägen 89
Ekonomisk Policy
2014-02-24
Sid. 3 av 12
1
1.1
Allmänt
Bakgrund
Detta dokument gäller nämnder, kommissioner och föreningar (hädanefter benämnt verksamheter)
vid Kungliga Maskinsektionen, THS. Syftet med dokumentet är att ge sektionens förtroendevalda
och dess medlemmar riktlinjer att följa vid användandet av budgeterade medel och att göra det
tydligt för alla hur kontanter ska hanteras på sektionen för att öka säkerheten kring kontanter så att
redovisningen sker på rätt sätt. Dokumentet skall uppdateras av varje tillträdande styrelse.
1.2
Ansvar
Förtroendevalda inom sektionen har ofta ett ekonomiskt ansvar för en budgetpost. Dessa finansieras
av medlemsavgifter, evenemangsintäkter, näringslivspengar samt bidrag från KTH och skall hanteras
med noggrannhet och eftertänksamhet.
1.3
Tolkningsföreträde
Vid oklarheter om den ekonomiska policyn har Sektionsstyrelsen (SS) tolkningsföreträde.
1.4
Avsteg
Större avsteg från den Ekonomiska Policyn får göras efter SS-beslut. Mindre avsteg kräver endast
beslut av SS-Kassör.
Postadress:
Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm
Organisationsnummer:
802010-5246
Hemsida:
www.maskinsektionen.se
Besöksadress:
Brinellvägen 89
Ekonomisk Policy
2014-02-24
Sid. 4 av 12
2
Redovisning
Som ordförande för en verksamhet är man ansvarig för nämndens budgetpost och därmed även för
all redovisning. Vid varje inköp med budgeterade medel skall originalkvitto sparas och redovisas på
en utläggsblankett. Dessa återfinns i inre rummet i Smörjkammaren och ska undertecknas av person
med attesträtt om hen inte gjort köpet, då krävs underteckning från Firmatecknare. Redovisning av
kvitto skall ske senast 30 dagar efter inköpsdatum, annars kan utbetalning av pengar nekas. Sektionens skulder till medlemmar betalas tillbaka inom 30 dagar om inget annat är överenskommet. Inga
utbetalningar sker för ofullständiga redovisningar.
2.1
Fester och evenemang med alkoholintag
För fester gäller vissa regler som inte gäller annars, delvis beroende på att alkohol finns med, men
också för att värdet för gemene Teknolog är lättare att relatera till.
2.1.1 Alkoholinköp
Alkoholinköp skall göras med minimalt antal kvitton och eventuellt återköp skall göras senast en
vecka efter festen. För alla tillställningar där biljetter har sålts och barverksamhet skall följande siffror
för varje alkoholslag (sprit, vin, starköl, folköl, övriga jästa drycker) redovisas med kvittot:
• Total inköpsvolym
• Volym per biljett
• Kr per biljett
Ovanstående gäller även återköp. Observera att återköp skall göras av alla verksamheter utom KBM,
dvs. lagerföring av alkohol är ej tillåtet. Återköp behöver ej göras efter varje fest om man håller en
festserie, t.ex. Spexfester, däremot skall återköp göras efter sista festen.
Vid inköp och servering av alkohol för budgeterade medel bör återhållsamhet eftersträvas.
2.1.2 Vinstmarginal
Följande vinstmarginaler skall användas vid budgetering och bestämmandet av biljettpris:
• Försäljning av alkolhol skall göras till minst 1,25 gånger inköpspriset. Gäller även sittningsdricka.
• Festens totala marginal skall inte understiga 0 %. För att täcka bland annat oväntade utgifter
bör man sträva mot en marginal närmare 10 %.
Avsteg från dessa procentsatser kan göras efter SS-beslut.
2.2
Utgående kvitton
Kvitton ska alltid erbjudas i någon form vid all försäljning, även förköpsbiljetter. Ett kvitto innehåller:
Postadress:
Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm
Organisationsnummer:
802010-5246
Hemsida:
www.maskinsektionen.se
Besöksadress:
Brinellvägen 89
Ekonomisk Policy
2014-02-24
Sid. 5 av 12
• Datum och eventuellt klockslag
• Artikelnamn
• Antalet varor eller tjänster som sålts
• Pris
• Moms
• Företagets namn och organisationsnummer
• Företagets adress
2.3
Fakturor och avtal
En medlem får handla mot faktura i sektionens namn endast om hen fått godkännande av person
med attesträtt. Personer med attesträtt får ej ingå avtal för sektionens räkning, följden kan bli att man
blir personligt återbetalningsskyldig. Kontakta Ordförande om du behöver ett avtal underskrivet.
Gäller även företagsavtal.
2.4
Ersättning
Följande punkter betalar Maskinsektionen ej ut ersättning för utan ett SS-beslut:
• Parkeringsböter (gäller även M-bussen och Alten-bilen)
• Skadade privata inventarier och ägodelar som lagrats i någon av Maskinsektionens lokaler.
• Skador där någon varit grovt oaktsam. Där utgår personligt betalningsansvar.
2.4.1 Intern ersättning
Åverkan/skada på inventarie vid intern uthyrning som ej orsakats av oaktsamhet eller felaktig hantering ersätts av verksamheten som hyrt inventarierna.
Postadress:
Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm
Organisationsnummer:
802010-5246
Hemsida:
www.maskinsektionen.se
Besöksadress:
Brinellvägen 89
Ekonomisk Policy
2014-02-24
Sid. 6 av 12
3
Hantering av kontanter
Följande verksamheter har tillräckliga rutiner för att få ha en kontantkassa och därmed handha kontanter:
• Klubbmästeriet
• Jubelspexet
Övriga verksamheter som vill ha en kontantkassa får ansöka om temporärt tillstånd från SS. Temporära tillstånd upphör att gälla senast vid verksamhetsårets slut. På grund av rånrisk och försäkringskrav får kontanter förvaras i Smörjkammaren endast i ett klassificerat värdeskåp. I ett fastbultat
värdeskåp lägst klassificerat Grade 0 enligt SS EN 1143-1 får max 50000 SEK förvaras. Dessa pengar
är försäkrade med en självrisk om 5000 SEK. Säkerhetsskåp som uppfyller standarden SS 3492 får
innehålla max 500 SEK. Växelkassa får förvaras i säkerhetsskåp efter SS-beslut.
3.1
Kassabok
Samtliga handkassor på sektionen ska ha en kassabok för att hålla koll på kontantflödet in i och ut
ur kassan.
• Varje gång kontanter läggs i eller tas ut ur kassan ska detta antecknas i kassaboken och signeras av personen som tar ut pengarna. Ett exempel på kassabok är en strecklista där varje
försäljning streckas.
3.2
Kontantutlämning
Varje gång kontanter tas ur en handkassa så räknas det som en kontantutlämning. Undantag från 3.2.3
Kvittens kan göras då kontanterna tas ut för att ha som växelkassa i kassaapparaten vid försäljning i
Smörjkammaren. Detta ska dock antecknas i kassaboken enligt 3.1 Kassabok.
3.2.1 Uppräkning
När kontanter ska lämnas ut till någon från en av sektionernas handkassor ska både den ekonomiansvariga som lämnar ut kontanter och den som tar emot kontanter räkna summan separat för
att försäkra sig om att summa kontanter stämmer. Tänk på att inte räkna pengar på allmänna platser.
3.2.2 Utlämning
När ekonomiansvarig lämnar ut kontanter ska denna tydligt beskriva och försäkra sig om att mottagaren förstått hur kontanterna ska hanteras. Om kontanterna ska användas vid flera olika tillfällen
innan de redovisas till ekonomiansvarig (se 3.2.4 Ansvar) så ska ekonomiansvarig och mottagare av
kontanter, innan kontanterna utlämnas, diskutera och bestämma hur kontanterna ska hanteras. Det
kan gälla då kontanterna ska fungera som växelkassa för inträdesbiljetter och sedan som växelkassa
i baren under samma kväll.
Postadress:
Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm
Organisationsnummer:
802010-5246
Hemsida:
www.maskinsektionen.se
Besöksadress:
Brinellvägen 89
Ekonomisk Policy
2014-02-24
Sid. 7 av 12
3.2.3 Kvittens
Vid kontantutlämning ska både den ekonomiansvariga som lämnar ut kontanter och den som tar
emot kontanter skriva under ett dokument där det framgår vad pengarna är ämnade till, hur stor
summan som utlämnats och vilket datum utlämnandet skedde.
3.2.4 Ansvar
Den som mottar kontanter från ekonomiansvarig eller mottar kontant betalning för sektionens räkning är ansvarig för att redovisa detta till ekonomiansvarig och inte tvärtom.
3.2.5 Bokföring
Kvittensen som både den ekonomiansvariga som lämnar ut kontanter och den som tar emot kontanter skrivit under ska användas som underlag i bokföringen. Kvittensen är underlag för att skriva upp
en fordring på personen som kvitterat ut kontanterna. Fordran skrivs sedan ned mot redovisning av
vad kontantutlämningen använts till.
3.3
Kassaräkning
3.3.1 Inräkning
Efter försäljning ska kassan räknas av minst två personer för att försäkra sig om att summan kontanter stämmer.
3.3.2 Inlåsning
Efter inräkning ska kontanter låsas in i värdeskåp om inte omedelbar bankinsättning sker, se 3.3.3
Bankinsättning. Efter korrekt utförd inlåsning och signering av inlåsningsprotokoll tar Maskinsektionen över ansvaret vid eventuell stöld från värdeskåpet. Givetvis har alla personer som har tillgång
till värdeskåpet ett personligt ansvar. Nycklar och koder till säkerhetsskåp är att betrakta som värdehandlingar.
3.3.3 Bankinsättning
Maskinsektionen har ett avtal med Loomis om sedelinsättning. Kortfattat så sorterar man sedlarna
åt samma håll, fyller i en lapp och lägger dem i en säkerhetspåse. Om ekonomiansvarig bedömer så
vara fallet kan hen kräva av person som vill lämna tillbaka handkassa att sedlarna sätts in direkt på
banken.
3.3.4 Handkassan
Strävan ska vara att ha minimalt med kontanter i sektionens handkassor för att undvika stora förluster
vid stöld. Person som lämnar in handkassa för inlåsning har även ett ansvar för att sätta in dem på
banken om så krävs.
3.3.5 Bokföring
Vid insättning av kontanter i bank ska kontanterna utlämnas enligt kontantutlämning (se 3.2.2 Utlämning ) och den som kvitterat ut kontanterna ska sedan sätta in dem på bank.
Postadress:
Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm
Organisationsnummer:
802010-5246
Hemsida:
www.maskinsektionen.se
Besöksadress:
Brinellvägen 89
Ekonomisk Policy
2014-02-24
Sid. 8 av 12
4
4.1
Verksamheters ekonomi
Nämnder
Nedan återfinns ekonomiska riktlinjer för sektionens nämnder. Observera att alla inköp skall redovisas i enlighet med 2 Redovisning.
4.1.1 Profilkläder
Varje nämnd får årligen medel till inköp av profilprodukter. (Verksamhetsåret 13/14 var beloppet
100 kr per medlem.) Till profilprodukter räknas t-shirts, collegetröjor, byxor, pins, märken och dylikt
med nämndens logga.
4.1.2 Uppmuntran
För att stärka sammanhållningen i nämnden och därmed förbättra arbetet man gör tillsammans
tilldelas varje nämnd ekonomiska medel för uppmuntran. (Verksamhetsåret 13/14 var beloppet 200
kr per medlem.) Att varje nämnd får uppmuntran är ett sätt för Maskinsektionen att tacka sina
medlemmar för att de engagerar sig. Uppmuntran är därför öronmärkt åt gemensamma aktiviteter
som ökar sammanhållningen i gruppen.
4.1.3 Externrepresentation
Informationsutbyte nämnder emellan är något sektionen vill uppmuntra till. Därför tilldelas varje
nämnd medel för externrepresentation. (Verksamhetsåret 13/14 var beloppet 0 kr.) Dessa medel är
tänkta att användas när nämnden ordnar träffar, med grupperingar från andra sektioner eller THS,
som kan vara till nytta för nämndens arbete.
4.2
Kommissioner
Nedan återfinns ekonomiska riktlinjer för sektionens officiella kommissioner. Observera att alla
inköp skall redovisas i enlighet med 2 Redovisning.
4.2.1 Uppmuntran och profilprodukter
Kommissionernas uppmuntran skall stå i proportion till nämndernas och får endast efter SS-beslut
överstiga nämndernas uppmuntran. Uppmuntran får endast utgå för arbete gjort under innevarande
verksamhetsår.
4.3
Föreningar
Nedan återfinns ekonomiska riktlinjer för sektionens officiella föreningar. Observera att alla inköp
skall redovisas i enlighet med 2 Redovisning.
Postadress:
Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm
Organisationsnummer:
802010-5246
Hemsida:
www.maskinsektionen.se
Besöksadress:
Brinellvägen 89
Ekonomisk Policy
2014-02-24
Sid. 9 av 12
4.3.1 Uppmuntran
Under ett verksamhetsår infaller oftast ett antal olika möten, middagar, fikor, workshops, repetitioner
m.m. Vidare kräver ett nytt verksamhetsår kanske nya inköp av materiel (dart-tavla, fotopapper,
kameralins, dekor etc.). För detta tilldelas varje förening, förutom Jubelspexet och Osquar Mutter,
2000 kr per verksamhetsår.
Postadress:
Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm
Organisationsnummer:
802010-5246
Hemsida:
www.maskinsektionen.se
Besöksadress:
Brinellvägen 89
Ekonomisk Policy
2014-02-24
Sid. 10 av 12
5
5.1
Övrigt
Äskning
När nämnd, förening, sektionsmedlem etc. vill äska pengar görs detta genom en skriftlig ansökan till
styrelsen. Ansökan ska skickas in senast tre läsdagar innan styrelsemöte när beslut i frågan ska tas.
I ansökan ska belopp och syfte framgå. Äskning kan göras exempelvis när budgeterade medel inte
räcker, större inköp ska göras, nystartade projekt behöver hjälp att komma igång mm.
5.2
Förbehåll på SM
Förbehåll utdelade på Sektionsmötet subventioneras inte av sektionsmedel, om inte förbehållet kommer sektionen till nytta och SS-beslut finns.
Postadress:
Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm
Organisationsnummer:
802010-5246
Hemsida:
www.maskinsektionen.se
Besöksadress:
Brinellvägen 89
Ekonomisk Policy
2014-02-24
Sid. 11 av 12
6
Attesteringsrätt
Följande poster är bemyndigade med attesträtt, alltså rätten att godkänna en kostnad för verksamhetens räkning. Attesträtten gäller endast för förtroendevald under dennes mandatperiod och kostnader relaterade till henoms verksamhet. Attesträtt kan delegeras inom verksamheten, däremot inte
ansvaret. Om delegering sker är det en bra idé att besluta om ett maxbelopp på delegeringen.
6.1
Stående attesteringsrätter
1. Bussnämnden
• Busshusse
2. Festgruppen
• Festledare
3. KMDK
• Förste Kastare
4. Idrottsnämnden
• Idrottsledare
5. Internationell Sekreterare
• Vakant
6. Jipponämnden
• Jippomästare
7. Klubbmästeriet
• Klubbmästare
8. Kommunikationsnämnden
• Kommunikationsnämndens Ordförande
9. M-formatarnas Ordförande
• M-formatarnas Ordförande
10. Näringslivsnämnden
• Näringslivsnämndens Ordförande
11. Moment
• Projektledare Moment
12. Smörjkammarnämnden
• Smörjkammarnämndens Ordförande
13. Studiemiljönämnden
Postadress:
Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm
Organisationsnummer:
802010-5246
Hemsida:
www.maskinsektionen.se
Besöksadress:
Brinellvägen 89
Ekonomisk Policy
2014-02-24
Sid. 12 av 12
• Studiemiljöansvarig
14. Studienämnden
• Studienämndens Ordförande
15. Jubelspexet
• Spexdirecteur
16. Tomtemor och Tomtefar
• Tomtemor
17. Valberedningen
• Sammankallande i valberedningen
18. Osquar Mutter
• Verkmester
19. Maskineriet
• Verkstadsansvarig
20. Phösningen
• Överphösare
21. Styrelsen
• Ordförande
Postadress:
Maskinsektionen, THS; 100 44 Stockholm
Organisationsnummer:
802010-5246
Hemsida:
www.maskinsektionen.se
Besöksadress:
Brinellvägen 89