Anteckningar från e-Arkivdagen 25 mars
Mötet inleds med en kort presentation kring arbetet (se bilaga)
Presentation av Helena Preutz från Partille kommun
Har upphandlat Ida Infront.
De startade 2012 med e-strategi som pekade ut e-tjänster, e-förvaltning och e-demokrati. Detta
dokument styr nu arbetet för införande av e-arkiv.
Strategin stödjer den nationella agendans mål.
Organisationen är mogen för förändringsarbetet.
Under strategiarbetet har verksamheternas behov identifierats.
Behov






Säker och enhetlig digital arkivering av allmänna handlingar
Kortare söktider
Smidigare och mer tidseffektivt alternativ till pappershanteringen
Enklare rutiner öfr att ta emot förfrågningar och lämna ut allmänna handlingar till
allmänheten
En mer kostnadseffektiv informationshantering.
Stora besparingar
Positiva effekter






Den långsiktiga informationförsörjningen säkerställs
Lättillgänglig och tillförlitlig information för både handläggare och alllmänhet
Båttre medborgarservice med möjlighet till delaktigher för allmänheten
Minskade långsiktiga kostnader för manuell hantering och arkivering
Lägre kostnader för kontorsmaterial, lokal mm
Miljön
Rätt kompetens







Styrgrupp, projektledare, ekonomichef, upphandlingsansvarig, IT-chef (Eldsjälar,
ekonomi)
Konsten att komma igång
En vilja till förändring och utveckling
Styrdokument att luta sig mot
Drivande engagerade personer i projektet
Rått kompentenser på rått plats
Våga ta beslut
Börja i liten skala
Några tips


Stöd från ledningen är A och O
Upprätta en konkret projektplan med konkreta mål. Tidsplan och budget




Delegera ansvar för de olika delarna av kravspecifikationen till personer med rätt
kompetens
Välj ut en person i styrgruppen som sammanställer kravspecifikationens olika delar och
ansvarar för kontakt med leverantören under upphandlingsarbetet
Kalla till täta men korta avstämningsträffar under arbetets gång
Ta hjälp av SKL och ställ frågor
Delmål. 16 system under tre år. Svarta nu och drift i september
Ramavtal – e-arkiv 2013
Pia Hedenblad SKL
Tommy Bengtsson HiQ
Ramavtal löper till 2016 med ett års förlängning. Avtalstid 8 år. 2 kommuner har gjort avrop.
Mölndal och Partille
Vanliga utmaningar




Att få gehör i ledningen
Att få verksamheten att förstå att det handlar inte bara om en arkivlösning utan att se
information som en viktig strategisk resurs
Att få till ett bra samarbete i organisationen
Kompetens
Enkätsvaren 282 svar
Vanliga frågor




Produkt eller tjänst – utgå från behovet Idag är det 50-50
Samverkan, var går gränsen. En rapport och ett stöd kommer inom kort
Inga hinder att avropa tillsammans.
Vad händer när avtalet tar slut? Bistå kostnadsfritt med en exit.
Tips och tankar
Mobilisera styrkorna
Fokusera på rätt saker
Ta höjd för helheten dvs sluta inte ett projekt vid kravspec fram till avrop.
Gör inget väser av er
säg inte att det kostar 30 miljoner bara för att det gör det i stockholm
Ta en lagom tugga
Specificera behoven.
Visa att det går att göra ett litet införande och väx in i systemet. Gör inga jättestora
behovsanalyser men du måste veta hur du ska precisera kraven
Fokusera på vilka system som ger mest nytta (topp tio)
Betyg, klasslistor, betygskatalogen, bygglov mm
Workshop
Vilka samverkansområden ser ni som viktigast och vilka uppgifter är bäst att göra själv.
Vi vågar ta steget!!
Workshopen gick till på följande sät
Gruppdiskussion
Presentation
• I grupper om
3-5 personer
Prioritering
• Presentation av
samverkansområden
Presentation och prioritering
33
27
16
14
9
7
6
6
6
5
3
3
2
1
Prioritering
Kravspec
Process / dokumenthanteringsplan
Utbildning
Framtagande av kommunspecifika FGS
Earkiv ready – certifiering för system som kan anslutas till e-arkiv
Informationsklassificering
infrastruktur och gemensam drift
Informationssäkerhet
Prylar / infrastruktur och gemensam drift
Personella resurser
Kartläggning system
Kunskapsdatabos
Beslutsprocess
Avrop
• Varje deltagare
fick 1+1+3 poäng
att dela ut