Dokumentnamn Nyps_Styrgruppsmte_Protokoll_140206_1.0.doc Dokumenttyp Protokoll Datum 2014-02-25 Diarienr/Projektnr 2.8.1-2014-734 Godkänd av Version 1.0 Upprättad av Ulrica Morelid Protokoll från styrgruppsmöte för Nyps Förvaltning samt Projektet Nyps 2020, 6 februari 2014 Deltagare Mattias Åsander, Tillväxtverket Eric Boo, Region Dalarna Ida Dübeck, Region Värmland Ulrica Morelid, Tillväxtverket Från punkten 4 också: Göran Olsson, Tillväxtverket Daniel Berggren, konsult Nyps2020 Förhinder Lars Strand, Lst Uppsala Mats Svensson, Lst Västerbotten Patrik Sällström, Tillväxtverket Gunnar Wennerholm, Tillväxtverket Fredrik Svanberg, Tillväxtverket 1. Inledning Mattias öppnade mötet och hälsade alla välkomna. 2. Föregående protokoll Inga kommentarer på senaste protokollet. 3. Nyps förvaltning 3.1. Prioriterade områden 2014 Ulrica inledde med att gå igenom prioriteringarna för året. Liksom under 2013 kommer förvaltningsinsatserna kopplade till Nyps att vara begränsade pga fokus på projektet Nyps2020. Detta kommer att synas genom färre målområden och lägre ambitionsnivå i förvaltningsplanen. Istället prioriterar vi nyttan med Nyps genom att vidareutveckla Min ansökan och utdatamöjligheterna i Nyps analys. Så här ser prioriteringarna ut inför året (röd text; nytillkommet). 1 (4) 3.2. Löpande förvaltningsarbete Status förvaltningsobjekten Nyps handläggning: Vi släppte en release i januari med förbättrade utdatarapporter. Vi har också förenklat handläggningen i Nyps genom att ta bort några obligatoriska fält i processteget ’kontrollera ansökan’. I övrigt fokuserar vi på teknisk support. Vi bevakar också några utvecklingsområden som vi kan behöva prioritera under året. Dessa rör tex förändrad nationell strategi, ändrad stödområdeslogik, förordningsförändringar kring Sysselsättningsbidraget samt mångfaldsuppföljning i företagsstöden. Därutöver prioriteras också viktiga buggrättningar. Inom Min ansökan har vi under februari acceptanstestperiod för ansökan om utbetalning (projektmedel) och Transportbidrag. Vi har utökat valideringarna generellt i ansökan, bla avseende organisationsnummer, postnummer och betaladresser. Ulrica informerade om två särskilda problemområden; - BankID har kommit med en ny version av sin klient som inte fungerar bra i flera webbläsare/versioner och krockar med brandväggsinställningar. Detta skapar problem för de sökande och oss själva, i både produktions- och testmiljöer. - Nuvarande pdf-konverterare fungerar inte bra på excelfiler. Vi måste titta på alternativa hanteringar. Planen för vårens driftsättningar är - slutet av mars, version 2.3; FUB (regional bidrag till företagsutveckling) - slutet av april, version 2.4; Såddfinansiering - juni; version 2.5; allmänna förbättringar, inklusive alternativ inloggning. Ambitionen är att releaserna för Företagsstöden då ska innehålla både ansökan och stöd och ansökan om utbetalning. Parallellt med detta arbete pågår också utvecklingen som krävs för ett fungerande ansökansstöd för Eruf 2014 inom ramen för projektet Nyps 2020. 2 (4) Nyps analys – i december produktionssattes Nypsbarometern som har fått mycket positiv kritik. Projektbanken har utökats med 39 av Tillväxtverkets program. Därutöver har vi genomfört normalt arbete med uppdateringar av modeller och statistiksidor och förbättrat det grafiska utseendet. Vi har också lagt mycket tid på att färdigställa svaren på ett antal frågeställningar från Riksrevisionen. Härnäst i planen ligger att titta på automatiska kvalitetskontroller samt de anpassningar som ska göras inom analysområdet kopplat till Nyps 2020. Support- och driftstatus Driften har varit stabil med undantag för de redan nämnda problemen kopplade till eID i både produktion och test. Andelen avslutade supportärenden under perioden nov-jan är 67% (77% utan ärenden avseende avslut av användare) och ackumulerat är andelen avslutade ärenden 94% (95% i nov). Utbildning Hittills planerade/genomförda på-plats-utbildningar ligger i Norrbotten, Stockholm och Kalmar under våren. Vi provar en komprimerad en-dags utbildning i Nyps, genomför introduktionsutbildningar för Min ansökan samt riktade insatser kring Nypsbarometern för Tillväxtverket. Vi har också börjat förberedelserna för höstens driftstart av Nyps 2020 för Regionalfondens handläggare. En hel del arbete under våren måste läggas på att planera utbildningar, skapa utbildningsmaterial och manualer samt förbereda supportprocess. Ekonomi 2013-2014 Kostnadsutfallet 2013 blev 17,6 mkr, som efter avräknad utdebitering (17,3 mkr) och med tidigare års överförda överskott (1,1 mkr) resulterade i ett kvarstående överskott på 921 tkr. Vi har lagt mer resurser på Min ansökan än budgeterat, men mindre på Nyps vilket förklarar största delen av överskottet. Fördelningen av arbetade timmar per arbetsområde följer plan. Budget för 2014 ligger i paritet med 2013. Förvaltningsplan 2014 Styrgruppen gav OK på att invänta budgetprocessen på Tillväxtverket så att fullständig Förvaltningsplan sedan kan skickas ut för synpunkter. 3.3. Aktuella frågor Implementationsprocess för Min ansökan Ansökan om stöd för projektmedel finns sedan hösten tekniskt tillgänglig i Min ansökan. Vi har därför tagit fram särskilda utbildningar för de organisationer som vill börja använda e-tjänsten och skapat en steg-för-steg guide för implementationsprocessen. Den finns på NypsCentralens webbsida www.nyps.tillvaxtverket.se, vilket Ulrica visade. Vi har hittills genomfört två utbildningar för handläggare på intresserade organisationer och implementation (i första läget anpassning av ansökansformulär) har påbörjats i några fall. 4. Nyps 2020 4.1. Status projektet Demo – Min Ansökan, Nyps 2020 Daniel Berggren visade 1 februari leveransen. Ekonomi Upparbetade kostnad till den 1 februari 2014 är ca. 19 miljoner kronor och ligger på budget. Vi kommer att öka utvecklingstakten och kommer att ta in flera utvecklare under våren för att säkerställa leveransen. Detta kommer att innebära att vi går över budgeten till den 15 juni leveransen. 3 (4) Nästa steg, leverans 1 september 2014 Till internleveransen den 15 juni (extern leverans 1 september) kommer följande att levereras. Sprintmål 1 – Komma ikapp och ta emot ansökan (Registrera ansökan i Nyps2020, minimum av uppgifter) Sprintmål 2 – Slutföra beredning och fatta beslut (Budget, obligatoriska uppgifter, tids- och aktivitetsplan, indikatorer) Sprintmål 3 – Beviljning och betala ut förskott (Beviljning, hantera programbudget, aktör, utbetalning av förskott, dokumenthantering) Sprintmål 4 – Hela livscykeln i ärendet (återta, makulera, stäng, återöppna, nytt beslut) Sprintmål 5 – Utökade behörigheter, sök, utskrifter, rapporter Sprintmål 6 – Knyta ihop leveransen 5. Övriga frågor Styrgruppden 2014, deltagare och mötesdatum De styrgruppsmedlemmar som deltog i mötet accepterar alla att sitta kvar också under 2014. Fortsatta mötesdatumen för 2014 är: - 15 maj - 18 september - 11 december Vid protokollet Ulrica Morelid och Göran Olsson 4 (4)