USER MANUAL e-‐Procurement Application System VENDOR MANAGEMENT SYSTEM [ VMS ] PT. ANGKASA PURA I (PERSERO) 2014 0 DAFTAR ISI DAFTAR ISI ............................................................................................................................................. 1 I. PENGANTAR .................................................................................................................................... 2 1.1 Pengertian Vendor Management System (VMS)...................................................................... 2 1.2 Siapa Pengguna VMS? .............................................................................................................. 2 1.3 Proses Apa Saja yang Ada dalam Sistem VMS? ........................................................................ 2 II. PENDAFTARAN VENDOR BARU....................................................................................................... 3 2.1 Memulai Pendaftaran sebagai Vendor Baru ............................................................................ 3 2.2 Permintaan Pendaftaran sebagai Vendor Baru ........................................................................ 3 2.3 Mendapatkan Kode Registrasi.................................................................................................. 4 2.4 Menggunakan Kode Registrasi sebagai Awal Pendaftaran Prakualifikasi Online ..................... 5 III. INPUT & UPDATE DATA CALON VENDOR ...................................................................................... 7 3.1 Pengenalan Menu Navigasi VMS .............................................................................................. 7 3.1.1 Menu Navigasi Input dan Update Data Kelengkapan Perusahaan .................................... 7 3.1.2 Menyimpan dan Mengakhiri Proses Input dan Update Data ............................................ 7 3.2 Profil Perusahaan ..................................................................................................................... 9 3.2.1 Perubahan Data Perusahaan ............................................................................................. 9 3.3 Pengalaman Perusahaan ........................................................................................................ 11 3.4 Daftar Pekerjaan Perusahaan Yang Masih Berjalan ............................................................... 12 3.5 Lisensi Perusahaan ................................................................................................................. 13 3.6 Kategori Perusahaan .............................................................................................................. 14 3.7 Tim Manajemen Perusahaan.................................................................................................. 15 3.8 Kepemilikan Perusahaan ........................................................................................................ 16 3.9 Tenaga Ahli ............................................................................................................................. 17 1 I. PENGANTAR 1.1 Pengertian Vendor Management System (VMS) Vendor Management System (VMS) adalah sistem pengelolaan vendor/rekanan yang merupakan bagian dari proses pengelolaan pengadaan secara elektronik (e-‐Procurement) yang dimiliki dan diselenggarakan oleh PT. Angkasa Pura I (Persero). Proses pengelolaan vendor dilakukan mulai dari awal proses permintaan pendaftaran oleh vendor, pemasukan dan perbaharuan (input & update) data-‐data vendor, serta proses verifikasi vendor yang dilakukan oleh Admin Panitia Lelang (Panitia). 1.2 Siapa Pengguna VMS? Pengguna (user) VMS dapat dibagi 2 kategori, yaitu: • Vendor / Rekanan Adalah pengguna yang hendak mendaftar dan yang sudah diberikan otoritas oleh sistem e-‐ Procurement PT. Angkasa Pura I (PERSERO), untuk mengelola data-‐data otentik perusahaannya setelah melalui proses verifikasi dan diaktivasi menjadi salah satu calon vendor pengadaan di PT Angkasa Pura I (PERSERO). • Admin Panitia Lelang (Panitia) Adalah pengguna yang diberikan otoritas oleh PT. Angkasa Pura I (PERSERO) untuk mengelola Vendor Management System (VMS), yang merupakan salah satu bagian dari rangkaian sistem pengelolaan e-‐Procurement PT Angkasa Pura I (PERSERO). 1.3 Proses Apa Saja yang Ada dalam Sistem VMS? Proses-‐proses yang menjadi bagian dari rangkaian pengelolaan rekanan/vendor dalam Sistem VMS e-‐Procurement PT Angkasa Pura I (PERSERO) adalah: • Permintaan Pendaftaran Vendor • Pendaftaran Vendor • Input & Update Data Vendor • Verifikasi Vendor Diagram Alur Proses VMS VENDOR PERMINTAAN PENDAFTARAN VENDOR INPUT & UPDATE DATA VENDOR VENDOR TERAKTIVASI PANITIA PENDAFTARAN VENDOR VERIFIKASI VENDOR VMS – e-‐Procurement PT Angkasa Pura I (PERSERO) 2 II. PENDAFTARAN VENDOR BARU 2.1 Memulai Pendaftaran sebagai Vendor Baru Apa yang dilakukan oleh vendor untuk memulai pendaftaran sebagai Vendor baru adalah dengan mengisi Formulir Pendaftaran Prakualifikasi secara online di halaman website e-‐Procurement PT. Angkasa Pura I (PERSERO). Halaman Pendaftaran Calon Vendor tersebut dapat diakses melalui website : ! http://www.angkasapura1.co.id ! menu Informasi ! menu Pengadaan Barang / Jasa ! Menu Prakualifikasi Online ! Cari dan Klik tombol “DAFTAR” ! http://eproc.angkasapura1.co.id/ ! Klik tombol “DAFTAR” ! http://eproc.angkasapura1.co.id:999/vend-‐praqualification.asp Link / Tautan untuk Pendaftaran Calon Vendor PT. Angkasa Pura I (Persero) Klik tombol “DAFTAR” untuk memulai Pendaftaran Calon Vendor 2.2 Permintaan Pendaftaran sebagai Vendor Baru Lengkapi kolom isian yang ada dalam formulir Pendaftaran Online sesuai dengan data-‐data perusahaan dan kontak perusahaan (contact person) yang dipilih. Alamat email yang didaftarkan adalah merupakan media komunikasi antara Sistem VMS e-‐ Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero) dengan Perusahaan Vendor. Gunakan alamat email 3 perusahaan permanen dan utamakan kemudahan pihak-‐pihak berkepentingan untuk mengakses informasi yang dikirimkan oleh Sistem VMS. Jangan lupa, pilih WILAYAH PENDAFTARAN (Kantor Cabang -‐ PT Angkasa Pura I) sesuai dengan domisili perusahaan didaftarkan secara hukum. Hal ini untuk mempermudah proses verifikasi perusahaan ke kantor cabang PT. Angkasa Pura I (PERSERO). Contoh: Wilayah Pendaftaran : Pusat (Jakarta), untuk perusahaan yang berdomisili di Wilayah Jakarta dan sekitarnya. Formulir Pendaftaran Online Calon Vendor PT. Angkasa Pura I (Persero) Sesuaikan “Wilayah” dengan domisili Perusahaan Setelah melengkapi keseluruhan kolom isian yang ada di Formulir Pendaftaran Prakualifikasi Online, kemudian klik tombol “DAFTAR”. Secara otomatis, Sistem VMS akan menayangkan pemberitahuan kesuksesan proses registrasi, dan juga akan mengirimkan email berisi Kode Registrasi ke alamat email vendor. 2.3 Mendapatkan Kode Registrasi Kode Registrasi ini adalah satu-‐satunya kode akses awal bagi perusahaan yang sudah terdaftar di sistem VMS e-‐Procurement PT. Angkasa Pura-‐I (PERSERO). 4 Email Pemberitahuan Kode Registrasi 2.4 Menggunakan Kode Registrasi sebagai Awal Pendaftaran Prakualifikasi Online Setelah link website Pendaftaran Prakualifikasi Online sebagai rekanan yang ada di dalam email di-‐ klik, kemudian masukan Kode Registrasi pada kolom tersedia yang ada akan muncul di layar window website. Link Input Kode Registrasi pada Website Pendaftaran Prakualifikasi Online Masukan Kode Registrasi di sini Apabila tidak ada kesalahan dalam memasukan Kode Registrasi, maka secara otomatis akan di-‐ redirect langsung ke mesin Vendor Management System (VMS) e-‐Procurement PT. Angkasa Pura I (PERSERO). 5 Vendor Management System (VMS) 6 III. 3.1 INPUT & UPDATE DATA CALON VENDOR Pengenalan Menu Navigasi VMS 3.1.1 Menu Navigasi Input dan Update Data Perusahaan Secara garis besar, kelengkapan data perusahaan yang diperlukan dalam proses Pendaftaran Prakualifikasi Online untuk menjadi vendor ini terbagi menjadi delapan (8) kelompok kelengkapan data perusahaan dan satu (1) menu untuk mengirim data yang sudah lengkap ke Sistem VMS. Menu Navigasi tersebut terletak di bagian paling bawah dari tampilan VMS, yaitu meliputi: 1. Profil Perusahaan 2. Pengalaman Perusahaan 3. Pekerjaan yang Masih Berjalan 4. Lisensi Perusahaan 5. Kategori Perusahaan 6. Tim Manajemen 7. Informasi Pemegang Saham 8. Tenaga Ahli 9. Kirim Data Menu Navigasi VMS e-‐Procurement PT. Angkasa Pura (PERSERO) Navigasi Menu pada VMS untuk memilih Kategori Data 3.1.2 Menyimpan Data selama Proses Input dan Update Sebelum semua kelengkapan data perusahaan terisi penuh, untuk menyimpan data-‐data yang sudah diisikan tersebut, menu yang diperlukan adalah tombol “SAVE”. 7 Selama proses input & update data, biasakan untuk menyimpan data-‐data pada kolom-‐kolom isian dengan menekan tombol “SAVE”. Penyimpanan data ini dimaksudkan supaya tidak kehilangan data-‐ data yang telah diisikan, apabila terjadi kesalahan yang tidak diinginkan. Menu “SAVE” untuk Menyimpan Data-‐Data yang Telah Diinput Klik tombol “SAVE” untuk menyimpan input dan update data 8 3.2 Profil Perusahaan Tampilan VMS Halaman Profil Perusahaan Klik “SAVE” untuk menyimpan data-‐data ke VMS Pada menu VMS halaman Data Kelengkapan Profil Perusahaan akan tertampil kolom-‐kolom isian tentang profil perusahaan yg akan didaftarkan menjadi rekanan PT. Angkasa Pura I (PERSERO). Isi semua kolom data selengkapnya sesuai dengan informasi-‐informasi perusahaan yang akan didaftarkan. Pada dasarnya, halaman pertama dari VMS ini memuat tiga kelompok data perusahaan, yaitu: • Informasi Perusahaan • Informasi Alamat (Perusahaan) • Contact Person (Kontak Perusahaan) Dokumen pendukung untuk isian data Profil Perusahaan adalah; Akte Pendirian, Akte Perubahan, SIUP / SBU /SIUJK / LPJKN, NPWP, Surat Izin Domisili, KTP Direktur / Contact Person. Selalu gunakan tombol “SAVE” untuk menyimpan data-‐data Profil Perusahaan ke Sistem VMS. 3.2.1 Perubahan Data Perusahaan Apabila diperlukan perubahan data untuk kolom “Nama Perusahaan”, “Alamat E-‐Mail”, dan “No. Telp. Genggam”, Vendor dipersilakan untuk kirimkan surat permohonan permintaan perubahan data-‐data tersebut kepada Admin Panitia Pengadaan di kantor PT. Angkasa Pura-‐I (PERSERO) tempat Vendor terdaftar. Berikut alamat-‐alamat email dari kantor sekretariat Panitia Pengadaan PT. Angkasa Pura-‐I (PERSERO) Kantor Pusat Sekretariat Panitia Pengadaan -‐ Kantor Pusat PT Angkasa Pura I (Persero) Email: [email protected] Adisucipto -‐ Yogyakarta Hasanuddin -‐ Makassar 9 Sekretariat Panitia Pengadaan Bandara Adisucipto -‐ Yogyakarta Email: [email protected] Sekretariat Panitia Pengadaan Bandara Hasanuddin -‐ Makassar Email: [email protected] Sam Ratulangi -‐ Manado Sekretariat Panitia Pengadaan Bandara Sam Ratulangi -‐ Manado Email: [email protected] Ahmad Yani – Semarang Sekretariat Panitia Pengadaan Bandara Ahmad Yani -‐ Semarang Email: [email protected] Ngurah Rai -‐ Bali Sekretariat Panitia Pengadaan Bandara Ngurah Rai -‐ Bali Email: [email protected] Bandar Udara Internasional Lombok Sekretariat Panitia Pengadaan Bandar Udara Internasional Lombok Email: [email protected] Adisumarmo -‐ Surakarta Sekretariat Panitia Pengadaan Bandara Adisumarmo -‐ Surakarta Email: [email protected] El Tari – Kupang Sekretariat Panitia Pengadaan Bandara El Tari – Kupang Email: [email protected] Syamsudin Noor – Banjarmasin Sekretariat Panitia Pengadaan Bandara Syamsudin Noor -‐ Banjarmasin Email: [email protected] Sepinggan – Balikpapan Sekretariat Panitia Pengadaan Bandara Sepinggan – Balikpapan Email: [email protected] Frans Kaisiepo-‐Biak Sekretariat Panitia Pengadaan Bandara Frans Kaisiepo -‐ Biak Email: [email protected] Juanda -‐ Surabaya Sekretariat Panita Pengadaan Bandara Juanda -‐ Surabaya Email: [email protected] Pattimura -‐ Ambon Sekretariat Panitia Pengadaan Bandara Pattimura -‐ Ambon Email: [email protected] Strategic Business Unit (SBU) Sekretariat Panitia Pengadaan Strategic Business Unit (SBU) Email: [email protected] 10 3.3 Pengalaman Perusahaan Tampilan VMS Halaman Pengalaman Perusahaan Tambahkan data pengalaman Pengalaman Perusahaan, yang dapat diakses dengan cara mengklik menu tersebut dari menu navigasi VMS. Untuk memasukan dan menambahkan data pengalaman perusahaan, yang diperlukan adalah tombol menu “ADD NEW” dan akan tampil halaman isian mengenai Detail Pengalaman perusahaan. Tampilan VMS Halaman Pengalaman Perusahaan – Detail Pengalaman Save data-‐data pengalaman Isi semua kolom yang ada dalam halaman Detail Pengalaman, untuk menambahkannya menjadi data pengalaman perusahaan, klik tombol “ADD TO LIST” untuk menyimpanya di Sistem VMS. Dokumen pendukung untuk isian data Pengalaman Perusahaan adalah Bukti Kontrak / SPK. 11 Untuk menambahkan pengalaman-‐pengalaman pekerjaan lainnya, ulangi langkah yang sama dengan mengklik tombol “ADD NEW” yang ada di halaman VMS – Pengalaman Perusahaan. 3.4 Daftar Pekerjaan Perusahaan Yang Masih Berjalan Tampilan VMS -‐ Halaman Pekerjaan Perusahaan Yang Masih Berjalan Tambahkan data Pekerjaan Untuk memasukan dan menambahkan data pekerjaan perusahaan yang masih berjalan, klik tombol menu “ADD NEW” dan kemudian akan tampil halaman isian mengenai Detail Pekerjaan yang masih berjalan. Save data-‐data Pekerjaan Tampilan VMS Halaman Pekerjaan Perusahaan Yang Masih Berjalan – Detail Pekerjaan Isi semua kolom yang ada dalam halaman Detail Pekerjaan, untuk menambahkannya menjadi data pekerjaan perusahaan yang masih berjalan, dan silakan klik tombol “ADD TO LIST”. Dokumen pendukung untuk isian data Pengalaman Perusahaan adalah Bukti Kontrak / SPK dari pekerjaan-‐ perkerjaan yang sedang berlangsung. 12 Untuk menambahkan pekerjaan lainnya, ulangi langkah yang sama dengan mengklik tombol “ADD NEW” yang ada di halaman VMS – Pekerjaan Perusahaan yang Masih Berjalan. 3.5 Lisensi Perusahaan Tampilan VMS -‐ Halaman Lisensi Perusahaan -‐ Klik Edit perbaharui data Lisesnsi. -‐ Add New untuk tambahkan Lisensi Untuk meng-‐update data-‐data tersebut, yang diperlukan adalah dengan menekan tombol “Edit” dan untuk menambahkan semua lisensi / legalitas baru lainnya yang dimiliki oleh perusahaan dan belum terdaftar pada daftar (default) di atas, maka silakan pilih tombol “Add New” untuk menambahkan. Tampilan VMS -‐ Halaman Lisensi Perusahaan – Tambah Dokumen Lisensi Save data-‐data Lisensi pada Sistem VMS Isilah semua kolom yang diperlukan untuk menambahkan lisensi / legalitas tersebut, kemudian klik tombol “Add To List” untuk menyimpan dan menambahkannya. Dokumen pendukung untuk isian data Lisensi Perusahaan adalah; Akte Perusahaan, Domisli/Situ/HO, SIUP / SBU /SIUJK / LPJKN, NPWP, SKT, SPPKP dan Lisensi lainnya. 13 3.6 Kategori Perusahaan Tampilan VMS -‐ Halaman Kategori Perusahaan Tambahkan Kategori Perusahaan Untuk masuk ke dalam menu Kategori Perusahaan, silakan pilih menu tersebut dari menu navigasi VMS. Tambahkan Sub Bidang Usaha yang sesuai dengan kompetensi perusahaan dengan menekan tombol “Add category”. Tampilan VMS -‐ Halaman Kategori Perusahaan – Add Category Pilih kategori yang sesuai dengan kategori yang ditentukan oleh PT. Angkasa Pura I (PERSERO) dalam kolom “Bidang”. Misalnya perusahaan merupakan kontraktor bidang electrical, maka klik Bidang Electrical pada drop-‐down kolom Bidang kemudian tekan tombol “Search”. Tampilan VMS -‐ Halaman Kategori Perusahaan – Pilih Bidang Untuk memilih “sub bidang” yang seusai dengan perusahaan, centang (ceklis) checkbox yang ada di sebelah kiri dari masing jenis sub bidang. 14 Pilih “Kemampuan/Kualifikasi Bidang, masukan No. Surat Keagenan/Sertifikat, serta masukan Tanggal Kadaluarsa Sertifikat. Kemudian simpan pilihan tersebut dengan menekan tombol “Add To List”. Dokumen-‐dokumen pendukung untuk mengisi menu Kategori Perusahaan adalah; SIUP / SBU /SIUJK / LPJKN / Sertifikat Lain. Tampilan VMS -‐ Halaman Kategori Perusahaan – Update Data Centang dan tekan tombol “Delete”, apabila Sub Bidang Usaha yang ada sudah bukan lagi menjadi kompetensi perusahaan. 3.7 Tim Manajemen Perusahaan Tampilan VMS – Tim Manajemen Untuk dapat memasukan dan meng-‐update data mengenai detail pengurus perusahaan, klik menu “Tim Manajemen” yang ada dalam menu navigasi VMS, kemudian tekan tombol “Add New”. 15 Tampilan VMS – Tim Manajemen – Detail Pengurus Isikan Nama, Jabatan dan informasi lainnya dari manajemen perusahaan kemudian tekan tombol “Save”. Dokumen-‐dokumen pendukung untuk dapat melakukan pengisian data-‐data Tim Manajemen adalah; Kartu Identitas per-‐Personal dan ijasah / sertifikat yang dimiliki masing-‐masing jabatan. 3.8 Kepemilikan Perusahaan Tampilan VMS – Informasi Pemegang Saham Untuk mengisi Informasi Pemegang Saham, klik tombol “Add New”, dan akan keluar pop-‐up windows seperti di bawah ini. Tampilan VMS – Informasi Pemegang Saham – Detail Data 16 Isikan data-‐data mengenai pemegang saham, setelah semua kolom diisi, kemudian klik tombol “Save” untuk menyimpan data informasi para pemegang saham tersebut. Dokumen-‐dokumen pendukung yang diperlukan untuk mengisi data-‐data Pemegang Saham adalah; Akte Perusahaan, KTP per-‐Personal, Kartu Keluarga (KK) per-‐Personal. 3.9 Tenaga Ahli Tampilan VMS – Tenaga Ahli Untuk menambah dan mengubah data-‐data mengenai Tenaga Ahli yang dimiliki perusahaan, pilih menu “Tenaga Ahli” dari menu navigasi VMS, dan kemudian klik tombol “Add New”. Tampilan VMS – Tenaga Ahli – Detail Isi seluruh kolom dengan data yang diperlukan kemudian klik tombol “Add To List”untuk menyimpan. Dokumen-‐dokumen pendukung yang diperlukan untuk mengisi data-‐data Tenaga ahli adalah; Dokumen Tenaga Ahli, Ijasah, dan sertifikat keahlian. 17 3.10 Kirim Data Setelah semua data-‐data perusahaan diisikan pada kolom-‐kolom kelengkapan data di sistem VMS, tuntaskan proses input dan update data dengan menekan menu “KIRIM DATA” pada menu navigasi VMS. Secara otomatis, Sistem VMS akan mendaftarkan perusahaan Vendor untuk di-‐verifikasi, dengan mengirimkan undangan dan jadwal Verifikasi ke email Vendor. Menu “KIRIM DATA” sebagai Approval Akhir Kelengkapan Data Klik “KIRIM DATA” untuk mengirimkan data ke Sistem VMS Setelah menekan menu “KIRIM DATA”, Sistem VMS akan membuka halaman pemberitahuan berupa pernyataan kelengkapan data dan tanggal kesanggupan proses Verifikasi. Centang checkbox pernyataan apabila data sudah yakin terisi lengkap, dan jangan lupa isi Jadwal Verifikasi dan cek kembali alamat Verifikasi. Tombol “Kirim Data” sebagai Approval Tanggal Verifikasi 1. Centang checkbox apabila sudah yakin data terisi lengkap. 2. Masukan tanggal / penjadwalan proses Verifikasi Data. 3. Klik tombol “Kirim Data” sebagai approval Jadwal Verifikasi 18