INSITU|Tidsanalys
Chefers Tidsanvändning
RAPPORT
Demoföretaget
Grupp: Management lev. 2
Date: 2013 04 17
Code: SCX 87W TASC 4403
INSTITUTET FÖR
ARBETSLIV OCH
UTVECKLING
Rapporten
Denna rapport är resultatet av webbenkäten som denna chefsgrupp har
besvarat.
Syftet har varit att ge en bild av tidsanvändningen i relation till de
huvudsakliga aktiviteter/uppgifter som cheferna utför under sin arbetstid.
Cheferna har också fått göra en egen bedömning av nyttan av
aktiviteterna och hur effektivt dessa utförs idag.
Webbenkäten bestod i huvudsak av en enda grundfråga ”Vilka
huvudsakliga aktiviteter/uppgifter utför du under din arbetstid?” Denna
fråga besvarades med egna ord (fritextsvar) i en punktlista. För varje
fritextsvar ställdes tre följdfrågor som besvarades med steglösa skalor,
som handlar om nytta, effektivitet och tidsåtgång. Sedan fick man hänföra
varje fritextsvar till ett fördefinierat arbetsområde, med en droplist. Man
skulle då välja det område som man tyckte passade bäst till varje
aktivitet/uppgift.
I denna rapport kan man alltså se vilket fokus cheferna ägnar åt varje
arbetsområde, med avseende på aktiviteter, tid och effektivitet.
Resultatet av denna kartläggning visas alltså nu i denna rapport, som
innehåller fem delar:
Del 1: Individanalysen
Del 2: Områdesanalysen
Del 3: Tidsanalysen
Del 4: Följdfrågorna
Del 5: Fritextsvaren
Del 1: Individanalysen
Detta diagram ger en visuell bild av var cheferna själva anser att de
befinner sig generellt, med avseende på sina aktiviteter/uppgifter,
inordnade efter nytta och effektivitet.
Varje prick är en individ i gruppen, som har svarat anonymt. De chefer
som befinner sig i kvadrant ”A”, känner att deras arbetsuppgifter gör stor
nytta för verksamheten och att de utförs på ett optimalt/effektivt sätt. Se
förklaring längst ner på sidan.
Kvadrant
A
B
C
D
Individens upplevelse av sin tidsanvändning
Effektiv tidsanvändning som gör stor nytta
Mindre effektiv tidsanvändning som gör stor nytta
Effektiv tidsanvändning som gör mindre nytta
Mindre effektiv tidsanvändning som gör mindre nytta
Del 2: Områdesanalysen
Nedanstående bild visar tio fördefinierade arbetsområden som ett
stapeldiagram.
Staplarnas längd visar hur många fritextsvar/aktiviteter som gruppen
hänfört till varje område. Längderna visar den relativa fördelningen
mellan områdena.
Färgen på staplarna visar den dominerande inställningen till de aktiviteter
som finns här, med avseende på nytta och effektivitet. Se förklaring
längst ner på sidan).
Vilka fritextsvar som döljer sig under varje stapel/område, kan du se i
DEL 5 (fritextsvaren) i slutet av denna rapport.
Bemanna/rekrytera/fördela arbetsuppgifter
Analys och verksamhetsuppföljning
Resultat och verksamhetsrapportering
Ledning av möten och arbetsgrupper
Delta i lednings- eller projektmöten
Enskilda medarbetarsamtal
Support till medarbetare
Hantering av akuta ärenden
Utveckling / utbildning
Annat
Kvadrant
A
B
C
D
Individens upplevelse av sin tidsanvändning
Effektiv tidsanvändning som gör stor nytta
Mindre effektiv tidsanvändning som gör stor nytta
Effektiv tidsanvändning som gör mindre nytta
Mindre effektiv tidsanvändning som gör mindre nytta
Del 3: Tidsanalysen
Nedanstående diagram visar hur arbetstiden fördelas mellan de olika
arbetsområdena för hela gruppen. Diagrammet har tillkommit genom en
av de intuitiva, steglösa skalorna för aktiviteterna i enkäten och ger alltså
ingen exakt bild av tidfördelningen. Men här kan man i alla fall göra en
uppskattning av hur denna grupp disponerar sin arbetstid.
Enskilda medarbetarsamtal
12%
6%
Analys och verksamhetsuppföljning
18% Support till medarbetare
7%
Bemanna/rekrytera
fördela arbetsuppgifter
Resultat och verksamhets- 4%
rapportering
Ledning av möten 9%
och arbetsgrupper
20% Hantering av akuta ärenden
Utveckling / utbildning
12%
Annat 3%
9%
Delta i lednings- eller projektmöten
Del 4: Följdfrågorna
Här ser man resultatet av de fyra följdfrågor som ingick i enkäten.
Hur stor del av din arbetstid uppskattar du att du
använder för administration av personalfrågor?
Hur stor del av din arbetstid uppskattar du att du
använder för direkt personalledning?
50%
Den största delen av min tid
35%
En viss del av min tid
Den största delen av min tid
40%
40%
En försumbar del av min tid
15%
Hur stor del av din arbetstid uppskattar du att du
själv är operativ i verksamheten?
En viss del av min tid
20%
En försumbar del av min tid
Hur ser du på den ”virtuella miljön”– stödjer IT och
stödsystem de aktiviteter du skall genomföra?
60%
75%
Den största delen av min tid
35%
Oftast, men det finns påtalade
brister
En viss del av min tid
En försumbar del av min tid
5%
Ja, till övervägande del
Nej, det finns stora brister som
hindrar oss
25%
0%
Del 5: Fritextsvaren
Här ser man gruppens fritextsvar, sorterade under varje arbetsområde.
Färg och position anger individens/chefens inställning till varje
aktivitet/uppgift, avseende nytta och effektivitet. Se förklaring längst ner
på sidan
Bemanna/rekrytera/fördela arbetsuppgifter
A
A
A
A
Granska ansökningshandlingar
A
B
Bemanningsplanering
C
D
Budgetarbete
Intervjuer
Förbereder rekrytering
Annonsunderlag/kravprofiler
Kollar referenser
Ringa in ersättare
Analys och verksamhetsuppföljning
A
B
C
C
Analysarbete
C
Ekonomiuppföljning
Tänker - strategiarbete
Nyckeltalsanalyser
Kvartalsrapportering
Resultat och verksamhetsrapportering
B
Rapportframtagande
C
D
Genomgång av försäljningsstatistik
D
Administration och byråkrati
D
Pappersarbete
Kvadrant
A
B
C
D
Skriver rapporter
Individens upplevelse av sin tidsanvändning
Effektiv tidsanvändning som gör stor nytta
Mindre effektiv tidsanvändning som gör stor nytta
Effektiv tidsanvändning som gör mindre nytta
Mindre effektiv tidsanvändning som gör mindre nytta
Ledning av möten och arbetsgrupper
A
Leder workshops
A
Resultatgenomgång
A
Möten med personal
A
Personalledning
A
B
Brainstorm
B
Arbetsplatsträffar
B
Presenterar och informerar
B
Avstämningsmöten
C
Telefon- och videokonferenser
C
Enhetsmöten
C
D
Diskuterar med kollegor
Möten med leverantörer
Konflikthanterig
Delta i lednings- eller projektmöten
A
B
Kreativa möten
B
Närvara på möten
Projekt- och arbetsgruppsmöten
Enskilda medarbetarsamtal
Utvecklingssamtal
A
B
C
C
D
Samtal kring rehab
Lönesamtal och förhandling
Avstämning och uppföljning
Hantera klagomål
Support till medarbetare
Rådgivning
A
A
A
Coachning
B
Problemlösning
Kvadrant
A
B
C
D
Ge feedback
Individens upplevelse av sin tidsanvändning
Effektiv tidsanvändning som gör stor nytta
Mindre effektiv tidsanvändning som gör stor nytta
Effektiv tidsanvändning som gör mindre nytta
Mindre effektiv tidsanvändning som gör mindre nytta
B
Ta fram underlag
B
Information till medarbetare
B
Stöd och rådgivning
B
Instruktioner
B
Utbildar och informerar
B
Formulerar anvisningar och instruktioner
B
Information
C
D
Möten
Faktainhämtning och konflikthantering
Hantering av akuta ärenden
A
B
B
C
C
C
C
D
D
D
D
D
D
D
D
E-mail
Konfliktlösning
Kundsupport
Spontanmöten kring projekt
Bemanning
Vikarieanskaffning
Besvara mail
Hantering av underbemanningsproblem
Hantering av reklamationer
Felleveranser
Kundklagomål
Toubleshooting
Lösa problem
IT-strul och driftstörning
Leveransproblem
Utveckling / utbildning
A
A
B
Inläsning/omvärldsbevakning
Förbereda och genomföra kurser
Utvecklingsprojekt
Annat
A
B
Kvadrant
A
B
C
D
Fika med kollegor
Besiktningar
Individens upplevelse av sin tidsanvändning
Effektiv tidsanvändning som gör stor nytta
Mindre effektiv tidsanvändning som gör stor nytta
Effektiv tidsanvändning som gör mindre nytta
Mindre effektiv tidsanvändning som gör mindre nytta