Vad är Facility Management (FM)?
2014-04-22 Vad är Facility Management (FM)? Per Lilliehorn Lilliehorn Konsult AB Lilliehorn Konsult Definition Strategisk ledning och styrning av de resurser och tjänster som krävs för att en fastighet eller verksamhet ska fungera effektivt. FM skall arbeta med att hålla standard, effektivisera servicetjänsterna i en organisation för att stödja kärnverksamheten. 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Europeisk FM-standard I den europeiska standarden för Facility Management, EN 152211:2006 , definieras Facility Management på följande sätt. “integration of processes within an organisation to maintain and develop the agreed services which support and improve the effectiveness of its primary activities” 2013_FU_FM 1 2014-04-22 Lilliehorn Konsult Svensk definition Definition i den svenska SIS standarden SS_EN 15221-1 2006, Facility Management - Termer och definitioner, ”integration av processer inom en organisation för att upprätthålla och utveckla de överenskomna tjänster som stödjer och förbättra effektiviteten hos kärnverksamheten”. Begreppen Facility Management och Facilities Management används synonymt och har samma betydelse i standarden. 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Bakgrund De styr och delegerar sin FM grupp så att företaget inte skall behöva lägga tid och arbeta på t.ex. varför kaffemaskinen, de tekniska installationerna, receptionen inte fungerar som den ska, detta hanterar FM. 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Indelning FM-tjänsterna indelas ofta i två kategorier; Fastighetsanknutna tjänster, "hårda FM-tjänster", exempelvis Fastighetsskötsel Teknisk drift Säkerhet/bevakning Arbetsplatsanknutna tjänster, "mjuka FM-tjänster", exempelvis Lokalvård Reception Posthantering Catering 2013_FU_FM 2 2014-04-22 Lilliehorn Konsult Organisation Facility management bedrivs antingen i regi av det egna företaget eller genom en renodlad tjänsteleverantör. Den senare kategorin består såväl av tjänstespecifika leverantörer som av helhetsleverantörer (leverantörer av integrerad FM, IFM) Outsourcad facility management växer snabbt men verksamheten Egen regi är fortfarande betydligt mer vanligt 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Facility manager En ”Facility manager” ansvarar till exempel för Daglig fastighetsskötseln Budgetering Uthyrning Planering av underhåll Förädling av fastigheten genom ut- och ombyggnad Skatter och redovisning. 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Internationella FM-aktörer Fastighetsmarknaden har blivit internationell En stor andel av världens fastighetsbestånd ägs av försäkringsbolag, banker och andra investerare och inte traditionella fastighetsbolag och familjeföretag De internationella företagen anlitar ofta en ”facility manager” Stora internationella företag Jones Lang LaSalle CB Richard Ellis Savills Coor 2013_FU_FM 3 2014-04-22 Lilliehorn Konsult Ordning och reda Aff är för förvaltning och FM vad Linné var för botaniken! 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Vad har jag köpt? 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Vems är ansvaret? 2013_FU_FM 4 2014-04-22 Lilliehorn Konsult Aff: s användningsområden Förfrågningsunderlag vid entreprenadupphandling Kontraktshandlingar för förvaltningsentreprenad Kvalitetssäkring av egenregiorganisation 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Bakgrund Förvaltning på entreprenad ökar Gemensam standard för förfrågan och anbud saknades - svårt att jämföra anbud - vad har man köpt - pris - omfattning – kvalitet? Fastighetsägarna och SABO initierar projektet 1993 Första generationen dokument publiceras 1995 Aff-kommittén startar 1996, övertar ansvaret Aff-kommittén överlåter 2000 utveckling och marknadsföring på Svensk Byggtjänst 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Aff-dokumenten ABFF 12 SF 12 Beskrivning VT 04 Aff Definitioner 11 ObjektsBeskrivning VT 04 Gränsdragningslista VT 04 ADM 11 TEKNIK 11 Upphandlingsföreskrifter 11 KontraktsFormulär 04 Objektsbeskrivning 06 Mall Städ 99 Aff för Aff för mindre Aff för mindre driftmindre driftentrepr. driftentrepr. entrepr. + diverse derivat 2013_FU_FM 5 2014-04-22 Lilliehorn Konsult En grund – två vägar! Traditionell fastighetsförvaltning Verksamhetsanknutna tjänster Gemensamma dokument 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Förvaltning 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Verksamhetsanknutna tjänster 2013_FU_FM 6 2014-04-22 Aff VT FT = Fastighetsanknutna tjänster Aff 99 VT = Verksamhetsanknutna tjänster VS= Verksamhetsstöd VL = Logistik VF = Försäljn/marknad VP = Produktion VU = Produktutveckling FT VS VL VF VP VUVS VS Aff VT 03 ( SF) Aff VT 03 SF Särskilda föreskrifter - Hjälpmedel för att ge entreprenadspecifika föreskrifter där ABFF 03 är dispositiv Kapitelindelning - Omfattning - Utförande - Organisation - Tider - Ansvar - Ekonomi - Slutkontroll - Hävning och avbeställning - Tvist Aff VT 03, Beskrivning VS Aff VT 03 Beskrivning Tjänstebeskrivning Förutsättningar Tjänstens innehåll Funktionskrav Acceptanskriterier Mätmetoder Verksamhetsstöd VS1 Felanmälan, reception, kundtjänst post- paket- och godshantering VS2 Utrymmes- och inredningsförsörjning, flyttning, avfallshantering VS3 Personalanknutna tjänster, måltider, reseservice, persontransporter m.m. VS4 Hjälpmedels- och varuförsörjning VS5 Informationshantering, mångfaldigande VS6 Säkerhet, sekretess m.m. VS7 Ekonomiadministration VS8 Diverse tjänster VS9 Övriga tjänster 7 2014-04-22 Gränsdragningslista VT Avgör gränser mellan Aff VT 03 Vem som gör vad GränsDragningslista Vad som ingår i fast arvode - tjänster - förbrukningsmaterial - material och varor för D&U Hjälpmedel f. att avgöra gränsdragningen mellan de olika aktörerna samt hur den ekonomiska ersättningen skall utgå. Samma struktur Aff VT 03 Beskrivning Objektsbeskrivning 03 Aff VT 03 Kapitelindelning Objektsbeskrivning Objektsbeskrivning • Beskrivning av befintlig inredning och utrustning Struktur och tillämpningsexempel för • Basdata för förvaltningsobjekt • Befintlig utrustning - antal - typ, prestanda,funktion etc. - D&U som B tillhandahåller • Indelning lika som Aff VT 03, Beskrivning Aff MR principfigur Utrymme, bygg- elller installationsdel enligt TEKNIK 99 Funktionskrav på D&U Kvalitetskritiska funktionskriterier för en bygg-eller installationsdel Mätmetoder Byggdelens lämplighet Byggdelens lämplighet Besiktningsinstruktion Betygskriterier Slutomdöme avseende: 1. Entreprenaden 2. Byggnadens status Betygskriterier 1-5 + 0 5 Nyskick och dessutom tidsmässigt ny – inga symptom – inga klagomål 4 Nyskick– inga symptom – inga klagomål 3 Svaga symptom – enstaka klagomål 2 Måttliga symptom – flera klagomål 1 Kraftiga symptom – många klagomål 0 Inte besiktigat 8 2014-04-22 Mätmetoder Exempel på mätmetoder Drift och underhåll Enkät (före -efter) Fotodokumentation (före-efter) Mätning av jordkvalitet, TVOC, temperatur etc Mediaförbrukning Ekonomiskt utfall Antal felanmälningar Besiktning (även ackrediterade ”myndighetsbesiktningar”) Rapport från egenkontroll Funktionsprov Lämplighet Traditionella besiktningsrutiner för kvalitetskritiska egenskaper Lilliehorn Konsult ABFF 12 Omfattning Utförande Organisation Tider Ansvar Ekonomi Slutkontroll Avbeställning och hävning Tvist Grundbult 1 Grundläggande villkor Den ”lag” som en domstol utgår ifrån vid en tvist 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Aff-definitioner 10 Innehåller definitioner av ett 90-tal termer som används i Aff-dokumenten Utgör den terminologiska basen för både fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster Grundbult 2 2013_FU_FM 9 2014-04-22 Lilliehorn Konsult Drift- och underhållstermer 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Termen ”Drift” Drift = åtgärder med ett förväntat intervall minst en gång per år, vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt Mediaförsörjning = driftåtgärder som omfattar tillförsel av elenergi, vatten, bränsle, gas, tryckluft, fjärrvärme och fjärrkyla samt tv-, radio-, tele- och datorsignaler Tillsyn = driftåtgärder som omfattar observation av funktion hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning och rapportering av eventuella avvikelser Skötsel = driftåtgärder som omfattar en eller flera av åtgärderna justering eller vård av förvaltningsobjekt, inredning, utrustning byte eller tillförsel av förbrukningsmaterial 29 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Termen ”Underhåll” Underhåll = åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning Felavhjälpande underhåll = underhåll som syftar till att återställa en funktion som oförutsett nått en oacceptabel nivå Akut underhåll Övrigt felavhjälpande underhåll Planerat underhåll = underhåll som är planerat till tid, art och omfattning 30 2013_FU_FM 10 2014-04-22 Lilliehorn Konsult Särskilda Föreskrifter 12 Omfattning Utförande Organisation Tider Ansvar Ekonomi Slutkontroll Entreprenadspecifika föreskrifter där ABFF 04 är dispositiv Avbeställning och hävning Tvist 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult ABFF – Särskilda föreskrifter ABFF Om i kontraktshandlingar förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de inbördes i följande ordning: 01 kontrakt 02 ABFF 04 03 Aff-definitioner 04 04 beställning 05 anbud 06 förfrågningsunderlag SF SF1.1 Förteckning över handlingar i f-underlag 02 ABFF 04 03 Aff Definitioner 04 06 Förfrågningsunderlag 06:1 Gränsdragningslistor 06:2 Ersättnings/mätningsbestämmelser 06:3 SF 06:4 Objektsbeskrivning 06:5 Beskrivning arbetsupp. 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Objektsbeskrivning 06 Basdata för förvaltningsobjekt Mängduppgifter om Förvaltningsobjekt - Tekniska uppgifter - Administrativa uppgifter Kapitelindelning lika ADM och Teknik Beskrivning av förvaltningsobjektet. 2013_FU_FM 11 2014-04-22 Lilliehorn Konsult Ex Objektsbeskrivning, Teknik Aff-kod Rubrik Mängd Enhet T OBJEKTDATA FÖR TEKNISKA ARBETSUPPGIFTER T1 Tomt m2 T1.1 Markytor m2 T1.11 Gräsytor Prydnadsgräsmatta Parkgräsmatta m m2 2 m T1.12 Planteringsytor Jordytor Träd Buskar Häckar Perenna växter Annuella växter m m2 st 2 m lm 2 m m2 Anl. år Notering 2 2 2013_FU_FM 2 m markyta/alt stycken 2 m markyta m2 markyta Lilliehorn Konsult Objektsbeskrivning, mark T1.1 Markytor T1.11 Gräsytor T1.111 Prydnadsgräsmattor Enhet Mängd Noteringar M2 T1.112 Bruksgräsmattor M2 T1.113 Bruksgräsmattor M2 T1.114 Högvuxna gräsytor M2 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Objektsbeskrivning, luft Exempel T4.7 Luftbehandlingssystem T4.723 Ventilationskanaler Enhet lpm Mängd 65 Noteringar Samt annat som påverkar mängden arbete 2013_FU_FM 12 2014-04-22 Lilliehorn Konsult Teknik 11 + gränsdragningslista Kapitelindelning T0 Allmänt T1 Tomt T2 Byggnad utvändigt T3 Byggnad invändigt T4 VA-,VVS-,KYL m m T5 Elsystem T6 Tele- och Datasystem T7 Transportsystem T8 Styr- och övervakning Tekniska arbetsuppgifter - Struktur beskrivning av tekniska arbetsuppgifter - Beskrivningstext - Gränsdragningslista 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Vad ska utföras? Trädgårdsskötaren ska (tjänstespecifika krav): Klippa gräs när det gräset är högt Rensa ogräs när det är för mycket Kratta löv på hösten Ombesörja skötsel och service på utrustning Trädgårdsskötaren ska dessutom (generella krav): Följa kvalitets- och miljöledningssystem, kunna svenska, vara trevliga mot hyresgäster, ha erfaren arbetsledning, komma till möten av betydelse, vara på plats vid arbetsdagens början, skyndsamt avhjälpa fel, få betalt efter utfört arbete, samla in och sammanställa statistik 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Teknik, textstruktur Förvaltningsobjekt Rådstext Föreskriftstext Funktionskrav Rådstext Föreskriftstext Tillsyn Rådstext Föreskriftstext Skötsel Teknik har en mera komplex uppbyggnad… Rådstext Föreskriftstext Felavhjälpande uh 2013_FU_FM 13 2014-04-22 Lilliehorn Konsult Teknik, exempel, T4.7 1[2] T4.7 Luftbehandlingssystem Förvaltningsobjekt T ex enhetsaggregat, luftbehandlingsinstallationer, luftdistributionsinstallationer, luftdon med skyddsgaller och skyddsnät till avluftsöppningar, spisfläktar, spiskåpor och tillhörande filter. Brandgasventilatorer redovisas under T2. 16. Teletekniska system för brandgasventilation redovisas under T2.16 Funktionskrav Exempel på text: Kontraktsarbetena ska utföras så - att luftbehandlingssystemets funktion med avseende på föreskrivna luftflöden, lufttemperatur och luftkvalitet upprätthålls - att täthet i systemet bibehålls 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Teknik, exempel, T4.7 2[2] Tillsyn och skötsel Exempel på text 1: Tillsyn och skötsel av luftbehandlingssystemet ska utföras enligt bifogade driftsinstruktioner och underhållsinstruktioner Ange vilka avsnitt i bifogade driftsinstruktioner och underhållsinstruktioner som skall gälla för luftbehandlingssystemet i de fall instruktionerna inte ska gälla i sin helhet. Exempel på text 2: Exempel på text 3: Felavhjälpande underhåll (saknas här!) 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult 2013_FU_FM 14 2014-04-22 Lilliehorn Konsult Gränsdragningslista 06, mark Ansvar för arbetet T S FU Ingår i E:s fasta arvode T S FU Not T1.1 Markytor T1.11 Gräsytor 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Gränsdragningslista 06, luft Ansvar för arbetet T S FU Ingår i E:s fasta arvode T S FU Not T4.7 Luftbehandlingssyst. T4.723 Ventilationskanaler 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Adm 11 + gränsdragningslista Kapitelindelning A1 Löpande ek. adm. A2 Budgetering, uppföljn, rapporter A3 Skatter, avgifter, myndighetsuppg A4 Lån och samhällsstöd A5 Hyresgäster/bostadsrättshavare A6 Arkiv, nycklar, förvaltningshandl. A7 Teknisk planering, upphandling A8 Särskilda utredningar och rådgivn A9 Övrigt A10 Projekthantering - Struktur Exempel på beskrivningstexter 2013_FU_FM 15 2014-04-22 Lilliehorn Konsult 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Små driftentreprenader Förlagor till: Anbudsförfrågan och upphandlingsföreskrifter Anbudsformulär Särskilda föreskrifter för entreprenaden Kontrakt Beskrivning administrativa tjänster Beskrivning tekniska tjänster Driftentreprenader < 2 basbelopp Beskrivning städtjänster 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Aff-mall Städupphandling Upphandlingsföreskrifter & anbudsformulär Särskilda föreskrifter Städbeskrivning (metod och frekvens) Städbeskrivning (kvalitetskrav på städresultat) Anvisningar för kvalitetsmätning (INSTA 800) Definitioner, städtermer Funktion, INSTA 800 Metod och frekvens 2013_FU_FM 16 2014-04-22 Lilliehorn Konsult Vägledning Innehåller: Beskrivning av strategisk process före upphandling Upphandlingsföreskrifter LOU-upphandling Privat upphandling Upphandlingsföreskrifter Anbudsformulär Strategi och upphandlingsprocess inom fastighetsförvaltning och VT 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Upphandlingsföreskrifter Svar på förfrågningsunderlaget = anbud Svarets innehåll bestäms av upphandlingsföreskrifter Svaret avges i anbudsformulär Svaret skall helst vara; ”Ja tack, om ni betalar mig följande…” 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult Aff Funktion I Aff-dokumenten finns verktyg för både utförandeentreprenader och funktionsentreprenader 2013_FU_FM 17 2014-04-22 Lilliehorn Konsult Aff Funktion - en matris…. \Egenskaper Arbetsuppgifter\ 1.Skick och livslängd 2. Visuellt intryck 3. Miljöpåverkan 26. Övriga egenskaper T 0 Allmänt T 1 Tomt T 2 Byggnad utv T 3 Byggnad inv T 4 VA-, VVS-, KylT 5 Elsystem T 6 Tele- och data T 7 Transportsyst T 8 Styr- o övervak 2013_FU_FM Lilliehorn Konsult En grund – två vägar! Traditionell fastighetsförvaltning Verksamhetsanknutna tjänster Gemensamma dokument 2013_FU_FM 18
© Copyright 2024