1. No category

PENGURUSAN
Halaman: 1 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
ISI KANDUNGAN
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
HALAMAN
1.0
SKOP
1.1 Am
1.2 Penggunaan
1.3 Skop SPK
4
4
4
4
2.0
PENGENALAN
2.1 Latar Belakang UPM
2.2 Visi
2.3 Misi
2.4 Dasar Kualiti
2.5 Matlamat UPM
5
6
6
6
6
6
3.0
ISTILAH DAN DEFINISI
7
4.0
SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1 Keperluan Am
4.2 Keperluan Dokumentasi
4.2.1 Am
4.2.2 Manual Kualiti
4.2.3 Kawalan Dokumen
4.2.4 Kawalan Rekod
7
7
8
9
9
9
10
5.0
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1 Komitmen Pengurusan
5.2 Fokus Pelanggan
5.3 Dasar Kualiti
5.4 Perancangan
5.4.1 Objektif Kualiti
5.4.2 Perancangan SPK
5.5 Tanggungjawab, Bidang Kuasa dan Komunikasi
5.5.1 Tanggungjawab dan Bidang Kuasa
5.5.2 Wakil Pengurusan
5.5.3 Komunikasi Dalaman
5.6 Kajian semula pengurusan
5.6.1 Am
5.6.2 Input Kajian Semula
5.6.3 Output Kajian Semula
10
10
10
11
12
12
12
13
13
13
14
14
14
14
15
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 2 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
ISI KANDUNGAN
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
HALAMAN
6.0
PENGURUSAN SUMBER
6.1 Peruntukan Sumber
6.2 Sumber Manusia
6.2.1 Am
6.2.2 Kekompetenan, Latihan dan Kesedaran
6.3 Prasarana
6.4 Persekitaran Kerja
15
15
15
15
16
16
17
7.0
PENGHASILAN PERKHIDMATAN
7.1 Perancangan Penghasilan Perkhidmatan
7.2 Proses Berkaitan Pelanggan
7.2.1 Penentuan Keperluan Berkaitan Perkhidmatan
7.2.2 Semakan Keperluan Berkaitan Perkhidmatan
7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan
7.3 Reka Bentuk dan Pembangunan
7.3.1 Perancangan Reka bentuk dan Pembangunan
7.3.2 Input Reka Bentuk dan Pembangunan
7.3.3 Output Reka Bentuk dan Pembangunan
7.3.4 Semakan Reka Bentuk dan Pembangunan
7.3.5 Penentusahan Reka Bentuk dan Pembangunan
7.3.6 Pengesahan Reka Bentuk dan Pembangunan
7.3.7 Kawalan Terhadap Reka Bentuk dan Pembangunan
7.4 Perolehan
7.4.1 Proses Perolehan
7.4.2 Maklumat Perolehan
7.4.3 Penentusahan Terhadap Produk yang diperolehi
7.5 Penyediaan Perkhidmatan
7.5.1 Kawalan Penyediaan Perkhidmatan
7.5.2 Pengesahan Proses Penyediaan Perkhidmatan
7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan
7.5.4 Harta Pelanggan
7.5.5 Pengekalan Produk
7.6 Kawalan Ke Atas Peralatan Pemantauan dan Pengukuran
17
17
18
18
18
19
19
19
20
20
21
21
21
22
22
22
23
23
24
24
24
25
25
25
26
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 3 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
ISI KANDUNGAN
HALAMAN
8.0
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN
8.1 Am
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
8.2.2 Audit Dalaman
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Perkhidmatan
8.3 Kawalan Terhadap Produk Yang Tak Akur
8.4 Analisis Data
8.5 Penambahbaikan
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan
8.5.2 Tindakan Pembetulan
8.5.3 Tindakan Pencegahan
27
27
27
27
28
29
29
29
30
31
31
31
31
9.0
SEJARAH SEMAKAN
32
Lampiran 1a-g: Pusat Tanggungjawab (PTJ), Skop Sistem Pengurusan
Kualiti, dan Proses Utama
Lampiran 2:
Model Pendekatan Proses
Lampiran 3:
Hirarki Dokumen SPK
Lampiran 4:
Interaksi Proses
Lampiran 5:
Semakan, Penentusahan dan Pengesahan Reka Bentuk
dan Pembangunan
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 4 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
1.0
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
SKOP
1.1
Am
Manual Kualiti ini menerangkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) Universiti Putra
Malaysia (UPM) dan bagaimana UPM perlu:
a. Menunjukkan keupayaan untuk membekalkan produk atau perkhidmatan yang
memenuhi kehendak pelanggan dan kehendak peraturan tertentu secara
konsisten, dan
b. Memberi perhatian kepada kepuasan pelanggan dengan lebih mendalam
melalui SPK yang efektif termasuk proses untuk penambahbaikan berterusan
dan jaminan terhadap keakuran keperluan pelanggan dan peraturan/perintah
am selaras dengan dasar Universiti Putra Malaysia.
1.2
Penggunaan
SPK ini diamalkan di seluruh PTJ di UPM seperti dalam Lampiran 1a-g kecuali
Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa.
1.3
Skop SPK
Skop SPK ini merangkumi semua aktiviti pengajaran dan pembelajaran prasiswazah
dan siswazah, pengurusan, pelaksanaan penyelidikan dan perkhidmatan sokongan
(Lampiran 1a-g) yang beralamat seperti di bawah:
Lokasi Utama :
UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA,
Pejabat Naib Canselor
Universiti Putra Malaysia, 43400 UPM Serdang,
Selangor Darul Ehsan, Malaysia
Termasuk Pusat Sains Marin di Port Dickson, Negeri
Sembilan
Lokasi
Cawangan
:
Fakulti Pertanian dan Sains Makanan
Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu,
Jalan Nyabau, P.O Box 396, 97008 Bintulu,
Sarawak, Malaysia
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 5 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
2.0
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
PENGENALAN
2.1
Latar belakang Universiti Putra Malaysia
Universiti Putra Malaysia bermula sebagai Unit Latihan Jabatan Pertanian Kuala
Lumpur (juga dikenali sebagai Sekolah Atap) pada tahun 1925. Pada tahun 1931,
semua pelajar telah dipindahkan ke Sekolah Pertanian yang terletak di tanah
seluas 22 ekar di Serdang Selangor. Sekolah ini ditutup pada Perang Dunia Kedua
(1942-1945) dan dibuka semula pada 1946. Sekolah Pertanian telah dinaiktaraf
dan secara rasmi dikenali sebagai Kolej Pertanian Malaya pada tahun 1947.
Cadangan untuk menjadikan Kolej Pertanian Malaya sebagai universiti telah
dibincangkan pada akhir 1950an dan awal 1960an. Ia berasaskan penggabungan
Kolej Pertanian Malaya, Serdang dan Fakulti Pertanian Universiti Malaya bagi
mewujudkan Universiti Pertanian Malaysia. Cadangan ini telah diwarwarkan oleh
Timbalan Perdana Menteri ketika itu, Allahyarham Tun Razak Hussein pada 1969.
Pada 29 Oktober 1971, Kolej Pertanian Malaya, Serdang dan Fakulti Pertanian
Universiti Malaya telah bergabung membentuk Universiti Pertanian Malaysia di
bawah Akta Universiti dan Kolej Universiti, 1971.
Universiti Pertanian Malaysia telah ditukar nama kepada Universiti Putra Malaysia
oleh Yang Amat Berhormat, Perdana Menteri Malaysia ke-4, Tun Dr. Mahathir
Mohamad Pada 3 April 1997 bagi menggambarkan UPM sebagai pusat pengajian
tinggi yang berkemampuan menyediakan pelbagai bidang pengajian, terutamanya
teknologi maklumat yang menjadi pemangkin kepada pembangunan negara dalam
milenium baharu.
Institusi yang bermula sebagai Sekolah Pertanian ini
berkembang maju menjadi Universiti peneraju pertanian tropika berfokuskan
Agro-Bio dan Sains dan Teknologi. Setelah beberapa dekad, kurikulum UPM telah
mengalami transformasi mencakupi disiplin yang lebih meluas dalam bidang
pertanian, perhutanan, perubatan veterinar, makanan, pendidikan, kemanusiaan,
kejuruteraan, sains perubatan dan sains komputer. UPM kini adalah sebuah
Universiti bertaraf Universiti Penyelidikan yang mempunyai staf akademik
berkepakaran dalam bidang yang dinyatakan di atas dan banyak memberi
sumbangan kepada pembentukan kekayaan dan pembangunan negara bangsa dan
kemajuan manusia dan penerokaan ilmu sejagat.
Cadangan latarbelakang UPM terkini (rujuk MARCOMM)
Fungsi Pusat Tanggungjawab (PTJ) dinyatakan secara ringkas dalam Lampiran 1.
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 6 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
2.2
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
Visi
Menjadi Sebuah Universiti Bereputasi Antarabangsa.
2.3
Misi
Memberikan sumbangan bermakna kepada pembentukan kekayaan dan
pembangunan negara serta kemajuan manusia sejagat menerusi penerokaan dan
penyebaran ilmu.
2.4
Dasar Kualiti
Staf Universiti Putra Malaysia beriltizam ke arah kecemerlangan melalui
penerapan budaya kualiti dalam pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan dan
perkhidmatan sokongan untuk memenuhi ekspektasi pelanggan.
Staf Universiti Putra Malaysia akan melaksanakan tanggungjawab dalam mencapai
objektif kualiti yang ditetapkan, serta memastikan objektif tersebut dikaji dari
semasa ke semasa supaya selaras dengan visi, misi dan matlamat UPM.
2.5
Matlamat UPM
Untuk mencapai visi dan misi yang telah diwujudkan, UPM telah menggubal 5
matlamat seperti yang dinyatakan dalam Pelan Strategik UPM 2014-2020 iaitu:
Matlamat 1
Matlamat 2
Matlamat 3
Matlamat 4
Matlamat 5
: Mempertingkat Kualiti dan Daya Saing Graduan
: Penjanaan nilai melalui RDCE yang Mantap dan Lestari
: Melonjakkan Perkhidmatan Jaringan Industri dan
Masyarakat.
: Memperkasakan UPM sebagai Pusat Kecemerlangan
Pertanian
: Mempertingkatkan Kualiti Tadbir urus.
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 7 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
3.0
4.0
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
ISTILAH DAN DEFINISI
Objektif Kualiti
: Petunjuk Prestasi Utama (KPI) Universiti
Pelanggan
: Organisasi atau individu yang menerima produk atau perkhidmatan
daripada Pusat Tanggungjawab atau UPM secara amnya
PTJ
: Pusat Tanggungjawab seperti fakulti, institut, sekolah, pusat,
bahagian dan pejabat
SPK
: Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008
SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1
Keperluan Am
UPM telah mewujud, melaksana, mengekal dan mendokumenkan SPK dan
meningkatkan keberkesanannya secara berterusan mengikut keperluan MS ISO
9001:2008.
Pendekatan atau model yang digunakan bagi melaksanakan pengurusan kualiti
adalah berasaskan pendekatan proses seperti dalam Lampiran 2.
Dalam SPK yang dibangunkan, UPM telah menganalisis keperluan pelanggan,
mentakrifkan proses yang menyumbang kepada pencapaian perkhidmatan yang
memenuhi kepuasan pelanggan dan peraturan/perintah am dan selaras dengan
dasar kualiti UPM. Di samping itu, UPM juga bertanggungjawab membentuk dasar,
objektif kualiti dan perancangan serta melaksanakan kajian semula pengurusan.
SPK ini telah menyediakan rangka kerja bagi penambahbaikan berterusan untuk
meningkatkan pencapaian kepuasan pelanggan dan memberi keyakinan kepada
pelanggannya bahawa UPM berupaya untuk menyediakan perkhidmatan yang
dapat memenuhi keperluan secara konsisten.
UPM telah mengenal pasti peruntukan sumber yang diperlukan bagi melaksana
dan menambahbaik proses SPK untuk mencapai kepuasan pelanggan serta dapat
disediakan pada masa yang ditetapkan. Peruntukan sumber yang diperlukan
termasuklah tenaga kerja yang berkelayakan, pembekal, maklumat (informasi),
prasarana, persekitaran kerja dan sumber kewangan.
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 8 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
Dalam menghasilkan perkhidmatan, UPM telah mengenal pasti proses utama yang
diperlukan dalam semua aktiviti pengajaran dan pembelajaran prasiswazah dan
siswazah, pengurusan, pelaksanaan penyelidikan dan perkhidmatan sokongan
supaya UPM dapat berfungsi secara cekap dan berkesan.
Bagi perkhidmatan yang diserah urus, seperti pemeriksa luar, pensyarah sambilan,
pembuangan sisa terjadual dan lain-lain, UPM telah memastikan kawalan yang
bersesuaian untuk memenuhi keperluan pelanggan, perundangan dan peraturan.
Jenis dan tahap kawalan telah dinyatakan dalam dokumen SPK yang berkenaan.
Proses Utama di UPM adalah aktiviti pengajaran dan pembelajaran prasiswazah
dan siswazah, pengurusan, pelaksanaan penyelidikan dan perkhidmatan sokongan
dinyatakan dalam Lampiran 1a-g.
4.2
Keperluan Dokumentasi
4.2.1 Am
Dokumen SPK telah disedia dan dilaksanakan mengandungi perkara
berikut:
a. penyataan Dasar Kualiti, Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dan pelan
tindakan peringkat fungsian dan aras seperti yang diterangkan dengan
terperinci dalam Bahagian 5.3 - Dasar Kualiti dan 5.4.1 - Objektif Kualiti;
b. manual kualiti yang telah disediakan;
c. prosedur wajib dan rekod yang diperlukan mengikut piawaian MS ISO
9001:2008. Senarai prosedur adalah seperti di Senarai Utama Dokumen
Terkawal ; dan
d. dokumen lain, yang diperlukan oleh UPM seperti di Senarai Utama
Dokumen Terkawal dalam memastikan keberkesanan perancangan
operasi dan kawalan proses.
Prosedur Operasi
Proses di UPM didokumenkan dalam prosedur operasi. Prosedur-prosedur
ini mengemukakan kaedah pelaksanaan dasar yang ditakrifkan dalam
Manual Kualiti. Prosedur yang diperlukan oleh MS ISO 9001:2008
disediakan bersama dengan prosedur-prosedur lain bagi pelaksanaan
operasi penyediaan perkhidmatan di UPM.
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 9 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
Dokumen Sokongan
Dokumen sokongan seperti arahan kerja, garis panduan, senarai semak, log
dan borang yang berkaitan menerangkan secara terperinci jenis
pemeriksaan dan maklumat yang diperlukan dalam pelaksanaan dan
pematuhan tugasan tertentu.
Borang dan Rekod
Bahagian ini terdiri dari rekod hasil dari pelaksanaan SPK. Semua dokumen
di atas dirujuk dan digunakan bagi memastikan kehendak pelanggan
dipenuhi dan mengatasi masalah yang timbul.
Hiraki dokumen SPK UPM adalah seperti Lampiran 3.
4.2.2 Manual Kualiti
Manual Kualiti ini mengemukakan dasar, objektif dan pengurusan kualiti
dalam mengurus proses di UPM. Skop SPK dalam manual ini merujuk
kepada dokumen prosedur yang telah dibina. Manual ini juga menerangkan
interaksi di antara proses di dalam SPK. Di samping itu ia juga menerangkan
dasar UPM bagi setiap klausa di dalam MS ISO 9001:2008 dan bertindak
sebagai dokumen hala tuju kualiti. Prosedur dan dokumen yang berkaitan
juga dirujuk pada manual kualiti ini.
Interaksi proses utama di UPM juga digambarkan melalui pemetaan proses
seperti di Lampiran 4a-d.
4.2.3 Kawalan Dokumen
Semua dokumen yang berkaitan dengan SPK UPM telah diwujudkan,
dikawal dan diselenggara secara sistematik. Dokumen SPK boleh diakses
menerusi Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO) bagi tujuan dibaca atau
dicetak untuk rujukan. Pindaan dokumen hanya boleh dibuat oleh Pegawai
Kawalan Dokumen atau pegawai yang dibenarkan dengan penggunaan kata
laluan. Perincian kawalan dokumen dinyatakan dalam prosedur di bawah.
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 10 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
Rujuk: Prosedur Kawalan Dokumen (UPM/PGR/P001)
4.2.4 Kawalan Rekod
Rekod yang diwujudkan sebagai bukti kepada keakuran kepada keperluan
dan keberkesanan operasi SPK adalah dalam kawalan. Rekod untuk
prosedur berkaitan, tempoh simpanannya dan staf yang bertanggungjawab
untuk penyelenggaraannya telah dikenal pasti. Rekod ini juga difailkan
secara sistematik dan diselenggara dengan baik supaya ia dapat dibaca,
mudah dikenal, mudah diperolehi semula dan dielak daripada berlaku
kerosakan. Rekod akan dimusnah secara rincih/lupus fail di server apabila
tempoh simpanannya tamat. Rekod yang perlu diselenggara untuk tempoh
yang lama hendaklah diarkib.
Rujuk: Prosedur Kawalan Rekod (UPM/PGR/P002)
5.0
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1
Komitmen Pengurusan
Pihak Pengurusan UPM adalah bertanggungjawab untuk membangun dan
melaksanakan SPK. Keberkesanan dan penambahbaikan berterusan sistem ini
adalah menerusi langkah-langkah berikut:
a. memastikan keperluan pelanggan ditentukan menerusi tinjauan, maklum balas
dan semakan bagi menjamin keperluan pelanggan dipenuhi,
b. berkomunikasi dengan staf tentang kepentingan memenuhi keperluan
pelanggan serta mematuhi statut dan peraturan universiti menerusi mesyuarat
dalaman, perbincangan dengan staf, sesi latihan dan lain-lain,
c. mewujudkan dasar kualiti dan KPI Universiti,
d. melaksanakan kajian semula pengurusan, dan
e. memastikan sumber yang mencukupi.
5.2
Fokus Pelanggan
Pihak pengurusan UPM telah memastikan keperluan pelanggan ditentukan dan
dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Pencapaian
Piagam Pelanggan UPM diukur menerusi, tindakan dalam KPI Universiti, Pelan
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 11 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras, dan Piagam Pelanggan peringkat Peneraju
Proses.
Dalam skop pengajaran dan pembelajaran prasiswazah dan pengajian siswazah,
pelanggan utama UPM adalah pelajar prasiswazah dan pelajar siswazah. Para
penyelidik dan penaja adalah pelanggan untuk proses penyelidikan.
Keperluan utama pelanggan adalah seperti berikut:
a. Pembelajaran yang selesa
b. Pengajaran yang berkesan
c. Pensyarah yang prihatin
d. Pensyarah yang mahir dan berpengalaman
e. Kandungan kursus yang matang
f. Kemudahan dan persekitaran yang ceria dan selamat
g. Kos yang berpatutan
h. Kemudahan penyelidikan yang lengkap
i. Kemudahan teknologi maklumat dan komunikasi yang terkini
j. Staf yang kompeten dan berpengalaman
Rujuk:


5.3
Piagam Pelanggan UPM seperti pada laman sesawang Universiti Putra
Malaysia
Piagam Pelanggan peringkat Peneraju Proses
Dasar Kualiti
Pernyataan ke atas dasar kualiti bagi UPM adalah seperti dinyatakan pada
Bahagian 2.2 – Visi, Misi dan Dasar Kualiti. Pernyataan ini selaras dengan misi dan
visi UPM yang komited terhadap memenuhi keperluan pelanggan serta
peningkatan berterusan SPK.
Adalah menjadi tanggungjawab Pihak Pengurusan UPM untuk menghebahkan
dasar kualiti supaya ianya difahami di semua peringkat yang berkenaan. Dasar ini
juga akan disemak kesesuaiannya dari semasa ke semasa.
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 12 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
5.4
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
Perancangan
5.4.1 Objektif Kualiti
Pihak Pengurusan telah mengenal pasti objektif kualiti Universiti.
Pengukuran dan sasaran bagi setiap objektif kualiti adalah tekal dengan
dasar kualiti. Pada fungsi dan aras yang relevan, objektif kualiti juga
diwujudkan. Objektif Kualiti ini dijadikan sebagai pelan tindakan peringkat
fungsian PTJ masing-masing.
Rujuk:


Petunjuk Prestasi Utama UPM
Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras UPM
5.4.2 Perancangan SPK
Pihak Pengurusan UPM telah memastikan bahawa perancangan SPK
dilaksanakan bagi memenuhi keperluan MS ISO 9001:2008 dan objektif
kualiti UPM. Pihak Pengurusan UPM juga telah memastikan bahawa
integriti SPK dikekalkan apabila terdapat perubahan pada SPK dari aspek
perancangan dan pelaksanaan.
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 13 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
5.5
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
Tanggungjawab, Bidang Kuasa dan Komunikasi
5.5.1 Tanggungjawab dan Bidang Kuasa
Pihak Pengurusan UPM telah memastikan bahawa tanggungjawab dan
bidang kuasa diperjelas dan disebarkan dengan berkesan. Senarai tugas
dan tanggungjawab staf, senarai jawatankuasa, struktur organisasi, surat
pelantikan dan minit mesyuarat berkaitan adalah antara dokumen yang
memperjelaskan tanggungjawab dan bidang kuasa di UPM.
Rujuk :
 Struktur Organisasi UPM adalah seperti pada Laman sesawang UPM
 Struktur Jawatankuasa Jaminan Kualiti UPM adalah seperti pada
Laman portal Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO)
 Struktur Bahagian Jaminan Kualiti UPM adalah seperti seperti pada
Laman portal Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO)
 Fail Jawatankuasa UPM (UPM/100-9/1)
 Fail Senarai Tugas dan Tanggungjawab Staf di PTJ
5.5.2 Wakil Pengurusan
Pihak Pengurusan UPM telah melantik Pendaftar, iaitu salah seorang ahli
Jawatankuasa Pengurusan UPM sebagai Wakil Pengurusan. Pegawai
Pengurusan dan Profesional telah dilantik sebagai Timbalan Wakil
Pengurusan di peringkat PTJ/peneraju proses bagi membantu Wakil
Pengurusan.
WP bertanggungjawab dan diberi kuasa dalam perkara-perkara berikut:
a. melaporkan kepada Pihak Pengurusan UPM prestasi pencapaian SPK dan
keperluan penambahbaikan,
b. memastikan promosi ke arah kesedaran terhadap keperluan pelanggan
di seluruh UPM,
c. memantau keberkesanan tindakan pembetulan dan pencegahan yang
dilaksanakan, dan
d. menjadi penghubung dengan pihak luar bagi perkara-perkara yang
berkaitan SPK.
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 14 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
5.5.3 Komunikasi Dalaman
Pihak Pengurusan UPM telah mewujudkan komunikasi yang berkesan dan
antara saluran komunikasi yang telah diwujudkan adalah mesyuarat/majlis
penerangan, sesi latihan, perbincangan, pelancaran dan majlis ikrar, poster,
papan kenyataan, e-mel, laman sesawang dan buletin.
5.6
Kajian Semula Pengurusan
5.6.1 Am
Kajian semula pengurusan ke atas SPK dijalankan sekurang-kurangnya
sekali dalam tempoh 12 (dua belas) bulan untuk memastikan kesesuaian,
kecukupan dan keberkesanan SPK. Kajian semula ini juga merangkumi
peluang penambahbaikan dan keperluan terhadap perubahan SPK,
termasuklah dasar dan objektif kualiti.
5.6.2 Input Kajian Semula
Perkara-perkara berikut adalah merupakan input kepada kajian semula
pengurusan:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
keputusan audit,
maklum balas pelanggan, termasuk aduan,
pencapaian prestasi proses dan keakuran perkhidmatan,
status tindakan pencegahan dan tindakan pembetulan,
tindakan susulan dari kajian semula pengurusan terdahulu (jika
berkenaan),
perubahan yang boleh memberi kesan kepada SPK, dan
cadangan untuk penambahbaikan
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 15 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
5.6.3 Output Kajian Semula
Output kajian semula pengurusan termasuk keputusan dan tindakan
yang berkaitan dengan:
a. penambahbaikan terhadap keberkesanan SPK dan proses berkaitan,
b. penambahbaikan terhadap perkhidmatan yang berkaitan dengan
keperluan pelanggan, dan
c. keperluan sumber.
Rujuk: Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (UPM/PGR/P008)
6.0
PENGURUSAN SUMBER
6.1
Peruntukan Sumber
UPM telah menentu dan menyediakan sumber yang diperlukan bagi:
a. memastikan SPK dapat dilaksana dan diselenggara serta keberkesanannya
dapat ditambahbaik secara berterusan, dan
b. meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi keperluan yang
ditetapkan.
6.2
Sumber Manusia
6.2.1 Am
UPM telah memastikan staf yang kerja mereka memberi kesan terhadap
keakuran perkhidmatan, kompeten berasaskan kepada pendidikan, latihan,
kemahiran dan pengalaman yang bersesuaian. Seterusnya, memastikan
semua pegawai menerima latihan yang sesuai dan berkaitan dengan
peringkat kemahiran dan kerja yang dilaksanakan.
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 16 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
6.2.2 Kekompetenan, Latihan dan Kesedaran
UPM telah:
a. menentukan kekompetenan staf yang kerja mereka memberi kesan
terhadap keakuran perkhidmatan,
b. memberi latihan atau mengambil langkah-langkah lain untuk
memenuhi kekompetenan yang diperlukan, jika berkenaan,
c. menilai keberkesanan latihan atau langkah lain yang diambil,
d. memastikan staf mempunyai kesedaran berkenaan hubungan dan
kepentingan aktiviti kerja mereka dan sumbangan kepada pencapaian
objektif kualiti, dan
e. menyenggara rekod berkaitan dengan pendidikan, latihan, kemahiran
dan pengalaman.
Rujuk:
6.3
Prosedur Pengurusan Latihan Staf Universiti Putra Malaysia
(UPM/SOK/LAT/P001)
Prasarana
UPM telah menentu, menyedia dan menyelenggarakan prasarana yang diperlukan
untuk mencapai keakuran terhadap keperluan produk dan perkhidmatan.
Antaranya penubuhan Jawatankuasa Utiliti dan Jawatankuasa ICT untuk
memastikan pemantauan prasarana yang memuaskan.
Prasarana di UPM meliputi:
a. bangunan, ruang kerja dan utiliti berkaitan seperti ruang pejabat, bilik kuliah,
makmal pembelajaran dan penyelidikan,
b. peralatan proses seperti alatan penyelidikan, alat pandang dengar, komputer,
aplikasi komputer dan perisian,
c. perkhidmatan sokongan seperti ambulans, bas, kenderaan universiti, telefon,
faksimili dan internet.
Rujuk:




Prosedur Penyelenggaraan Baikpulih (UPM/SOK/PYG/P001)
Prosedur Penyelenggaraan Berkala (UPM/SOK/PYG/P002)
Prosedur Penyelenggaraan ICT (UPM/SOK/ICT/P001)
Prosedur Baik Pulih ICT (UPM/SOK/ICT/P002)
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 17 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
6.4
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
Persekitaran Kerja
UPM telah menentu dan menguruskan persekitaran kerja yang diperlukan untuk
mencapai keakuran terhadap keperluan perkhidmatan. Antaranya penubuhan
Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan untuk memastikan
pelaksanaan amalan keselamatan dan kesihatan yang memuaskan dan
menyediakan persekitaran kerja yang selesa.
Persekitaran kerja juga termasuk keupayaan bagi kawalan fizikal, persekitaran dan
faktor lain (seperti suhu, kelembapan, pencahayaan, kebisingan atau cuaca).
Rujuk:







7.0
Prosedur Pengurusan dan Pelupusan Sisa (UPM/SOK/OSH/P001)
Prosedur Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
(UPM/SOK/OSH/P003)
Prosedur Notifikasi Kemalangan, Kejadian Berbahaya, Penyakit
Pekerjaan dan Keracunan Pekerjaan (UPM/SOK/OSH/P004)
Prosedur Aduan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
(UPM/SOK/OSH/P005)
Prosedur Pengurusan Makmal/Bengkel (UPM/SOK/LAB/P001)
PENGHASILAN PERKHIDMATAN
7.1
Perancangan Penghasilan Perkhidmatan
UPM telah merancang dan membangunkan proses yang diperlukan untuk
menghasilkan perkhidmatan. Perancangan ini adalah tekal dengan keperluan
proses lain dalam SPK. Dalam merancang penghasilan perkhidmatan UPM telah
menentukan perkara berikut:
a.
b.
c.
d.
objektif kualiti dan keperluan perkhidmatan,
keperluan mewujudkan proses dan dokumen serta membekal sumber
spesifik/khas bagi perkhidmatan berkaitan,
keperluan aktiviti penentusahan, pengesahan, pemantauan, pengukuran,
pemeriksaan dan pengujian spesifik/khas kepada perkhidmatan berkaitan
dan kriteria bagi penerimaan perkhidmatan tersebut, dan
keperluan rekod bagi menunjukkan bukti penghasilan proses dan
perkhidmatan yang terhasil memenuhi keperluan yang ditetapkan.
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 18 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
Output kepada perancangan ini hendaklah bersesuaian dengan kaedah operasi
UPM.
7.2
Proses Berkaitan Pelanggan
7.2.1 Penentuan Keperluan Berkaitan Perkhidmatan
UPM telah menentukan:
a.
b.
c.
d.
keperluan yang ditetapkan oleh pelanggan termasuk keperluan
semasa dan selepas pemberian perkhidmatan bagi membolehkan
perkhidmatan yang disampaikan memenuhi kehendak mereka,
keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi diketahui perlu
untuk kegunaan tertentu pelanggan berkenaan,
keperluan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan
perkhidmatan, dan
keperluan-keperluan tambahan yang dianggap perlu oleh organisasi.
7.2.2 Semakan Terhadap Keperluan Berkaitan Perkhidmatan
UPM telah menyemak keperluan perkhidmatan yang disampaikan kepada
pelanggan. Semakan ini dilaksanakan sebelum UPM membuat komitmen
untuk membekal produk atau menawarkan perkhidmatan kepada
pelanggan (contohnya penyerahan tender, penerimaan kontrak atau
pesanan, penerimaan perubahan kontrak atau pesanan dan sebagainya).
UPM telah memastikan bahawa:
a. keperluan perkhidmatan dinyatakan oleh pelanggan,
b. keperluan kontrak yang berbeza dengan keperluan kontrak terdahulu
telah diselesaikan, dan
c. UPM berkemampuan memenuhi keperluan yang ditetapkan.
UPM akan memastikan keperluan pelanggan sebelum menyediakan
perkhidmatan jika pelanggan tidak menyediakan dokumen berkaitan
terhadap keperluan yang dinyatakan.
Jika terdapat perubahan kepada keperluan, UPM akan memastikan
dokumen berkaitan dipinda dan staf yang berkenaan akan dimaklumkan.
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 19 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan
UPM telah menentu dan melaksanakan komunikasi yang berkesan dengan
pelanggan terutamanya yang berkaitan dengan:
a. maklumat perkhidmatan,
b. pertanyaan, kontrak termasuk pindaan,
c. maklum balas pelanggan termasuk aduan pelanggan.
Rujuk:
7.3
Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan
(UPM/SOK/PEL/P001)
Reka Bentuk dan Pembangunan
7.3.1 Perancangan Reka Bentuk dan Pembangunan
UPM telah merancang dan mengawal reka bentuk dan pembangunan,
antaranya dalam proses pembentukan kurikulum dan pelaksanaan
penyelidikan.
Semasa perancangan dilakukan UPM telah menentukan peringkat reka
bentuk, melakukan semakan, penentusahan dan pengesahan yang
berkaitan di setiap peringkat reka bentuk dan pembangunan.
Di samping itu tanggungjawab dan bidang kuasa untuk reka bentuk dan
pembangunan ditentukan semasa di peringkat perancangan ini.
Rujuk:
Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan
Penyelidikan
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 20 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
7.3.2 Input Reka Bentuk dan Pembangunan
UPM telah menentukan input yang relevan dengan reka bentuk dan
pembangunan dan rekod hendaklah diselenggara. Input ini termasuklah
keperluan untuk fungsi dan prestasi, pelaksanaan, peraturan dan undangundang tertentu, maklumat dari reka bentuk terdahulu dan keperluan lain.
Input reka bentuk mestilah disemak kecukupannya. Keperluan-keperluan
ini hendaklah lengkap dan jelas serta tidak bercanggah antara satu sama
lain.
Rujuk:
Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan
Penyelidikan
7.3.3 Output Reka Bentuk dan Pembangunan
UPM telah mendokumenkan hasil reka bentuk dan pembangunan yang
dinyatakan dalam bentuk yang boleh disemak dan ditentusahkan dengan
keperluan input reka bentuk. Output mestilah disemak sebelum diterima
pakai, dan mempunyai ciri-ciri penting yang memenuhi kepuasan
pelanggan. Output bagi reka bentuk dan pembangunan termasuk dalam
perkara-perkara berikut:
a. memenuhi keperluan reka bentuk dan pembangunan,
b. menyediakan maklumat yang bersesuaian untuk perolehan, penghasilan
dan penyediaan perkhidmatan,
c. mengandungi kriteria penerimaan produk, dan
d. menyatakan ciri produk yang selamat dan bersesuaian kegunaannya.
Rujuk:
Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan
Penyelidikan
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 21 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
7.3.4 Semakan Reka Bentuk dan Pembangunan
UPM telah melaksanakan semakan reka bentuk dan pembangunan
berdasarkan perancangan yang ditentukan seperti dalam Lampiran 5. Ini
adalah untuk menilai keupayaan hasil reka bentuk untuk memenuhi
keperluan, mengenal pasti masalah dan mengemukakan cadangan untuk
tindakan pembetulan. Rekod mengenai semakan, keputusan dan tindakan
yang penting hendaklah diselenggara.
Rujuk:
Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan
Penyelidikan
7.3.5 Penentusahan Reka Bentuk dan Pembangunan
UPM telah membuat penentusahan ke atas reka bentuk dan pembangunan
berdasarkan perancangan yang ditentukan untuk memastikan output
memenuhi keperluan input reka bentuk dan pembangunan Lampiran 5.
Rekod mengenai keputusan penentusahan diselenggara sebagai rekod
kualiti.
Rujuk:
Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan
Penyelidikan
7.3.6 Pengesahan Reka Bentuk dan Pembangunan
UPM telah membuat pengesahan reka bentuk dan pembangunan mengikut
perancangan untuk memastikan produk yang terhasil berupaya memenuhi
kehendak pengguna yang spesifik, yang mana diketahui. Pengesahan
hendaklah dilaksanakan sebelum penggunaan perkhidmatan seperti dalam
Lampiran 5. Rekod mengenai keputusan pengesahan dan mana-mana
tindakan yang penting hendaklah diselenggara.
Rujuk:
Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan
Penyelidikan
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 22 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
7.3.7 Kawalan Terhadap Reka Bentuk dan Pembangunan
UPM telah mengenal pasti perubahan atau pindaan pada reka bentuk dan
pembangunan dan rekod disimpan. Perubahan ini hendaklah disemak,
ditentusahkan, disahkan dan diluluskan sebelum dilaksanakan.
Semakan semula adalah juga termasuk penilaian mengenai kesan
perubahan terhadap produk atau perkhidmatan yang ditawarkan atau
dibekalkan. Rekod mengenai keputusan semakan dan tindakan yang
penting mestilah diselenggara.
Rujuk:
7.4
Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan
Penyelidikan
Perolehan
7.4.1 Proses Perolehan
UPM telah memastikan perolehan produk/perkhidmatan mematuhi
keperluan. Jenis dan tahap kawalan terhadap pembekal dan perolehan
perkhidmatan merangkumi kitaran lengkap perkhidmatan disedia untuk
disampaikan.
Antara jenis perolehan di UPM merangkumi perolehan berkaitan
pengajaran dan pembelajaran prasiswazah dan siswazah, penyelidikan dan
perkhidmatan sokongan. Untuk memastikan perkhidmatan yang
dibekalkan memenuhi keperluan yang ditetapkan, UPM telah menentukan
kriteria pemilihan, penilaian dan penilaian semula pembekal dari Senarai
Pembekal yang diluluskan oleh Universiti.
Rekod mengenai keputusan penilaian dan sebarang tindakan penting hasil
dari penilaian mestilah diselenggara.
Rujuk:
Dokumen SPK Proses Sokongan dan Operasi Pejabat Bursar
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Halaman: 23 / 32
PENGURUSAN
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
7.4.2 Maklumat Perolehan
UPM telah menyediakan maklumat perolehan yang menerangkan produk
yang ingin diperoleh termasuk, mengikut kesesuaian, ke atas perkara
berikut:
a. keperluan untuk kelulusan bagi produk, prosedur, proses dan peralatan,
b. keperluan untuk kelayakan personel,
c. keperluan SPK
UPM telah memastikan keperluan
memaklumkan kepada pembekal.
Rujuk:
perolehan
tertentu
sebelum
Dokumen SPK Proses Sokongan dan Operasi Pejabat Bursar
7.4.3 Penentusahan Produk yang Diperoleh
UPM telah membuat penentusahan terhadap produk yang diperoleh
dengan menjalankan pemeriksaan serta aktiviti penting yang lain untuk
memastikan produk dan perkhidmatan yang diperoleh memenuhi
keperluan spesifikasi.
Penentusahan produk di premis pembekal akan dilakukan jika UPM
bercadang untuk mengesahkan produk yang hendak diperoleh di premis
pembekal. UPM akan menyatakan penentusahan yang diinginkan dan
kaedah pelepasan produk di dalam maklumat perolehan.
Rujuk:
Dokumen SPK Proses Sokongan dan Operasi Pejabat Bursar
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 24 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
7.5
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
Penyediaan Perkhidmatan
7.5.1 Kawalan Penyediaan Perkhidmatan
UPM telah merancang dan membuat persediaan produk dan perkhidmatan
di bawah keadaan terkawal. Keadaan terkawal yang dimaksudkan adalah
termasuk:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
terdapat maklumat yang menerangkan ciri-ciri produk,
terdapat arahan kerja atau garis panduan (di mana perlu),
penggunaan peralatan yang sesuai,
terdapat dan penggunaan peralatan pemantau dan pengukuran yang
sedia ada,
pelaksanaan pemantauan dan pengukuran, dan
pelaksanaan aktiviti pelepasan dan penyampaian perkhidmatan.
Rujuk:
Dokumen SPK operasi perkhidmatan sokongan Peneraju Proses
7.5.2 Pengesahan Proses bagi Penyediaan Perkhidmatan
UPM telah mengesahkan apa-apa proses bagi pengeluaran dan penyediaan
perkhidmatan jika output yang dihasilkan tidak dapat ditentusahkan
melalui pemantauan atau pengukuran seterusnya dan akibatnya,
kekurangan hanya dilihat setelah produk itu digunakan atau perkhidmatan
itu telah dilaksanakan.
Pengesahan hendaklah menunjukkan keupayaan proses-proses berikut
bagi mencapai keputusan yang dirancang.
a.
b.
c.
d.
e.
dengan menerangkan kriteria untuk semakan dan kelulusan proses,
kelulusan ke atas peralatan dan kelayakan personel,
penggunaan kaedah dan prosedur tertentu,
keperluan rekod, dan
pengesahan semula.
Rujuk:
Dokumen SPK Peneraju Proses
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 25 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan
UPM telah mengenalpasti perkhidmatan dengan cara yang sesuai pada
semua peringkat proses perkhidmatan.
Apabila kebolehcarian merupakan satu keperluan, UPM akan mengawal
dengan memberikan pengenalan yang unik terhadap perkhidmatan
berkenaan dan menyenggara rekod yang berkaitan. Contoh identifikasi
dan kebolehcarian adalah no. matrik pelajar, no. staf dan kod aset.
7.5.4 Harta Pelanggan
UPM telah menjaga harta pelanggan ketika berada di dalam kawalan atau
digunakan oleh UPM.
Harta pelanggan yang digunakan telah dikenal pasti, ditentusahkan, dijaga
dan dikawal. Sekiranya harta tersebut hilang, rosak atau didapati tidak
sesuai kegunaannya, ianya hendaklah dilaporkan kepada pelanggan dan
diselenggara rekodnya. Kerahsiaan maklumat harta pelanggan adalah
menjadi tanggungjawab UPM. Contoh harta pelanggan adalah maklumat
peribadi pelajar, harta intelek penyelidik dan maklumat staf dan pesakit.
7.5.5 Pengekalan Produk
UPM telah mengekalkan produk semasa pemprosesan dalaman dan
semasa penghantarserahan produk ke destinasi yang dimaksudkan.
Pengekalan termasuk pengenalpastian, pengendalian, pembungkusan,
penyimpanan dan penjagaan. Pengekalan diguna pakai kepada bahagian
juzuk produk (contoh : kertas soalan ujian / peperiksaan akhir, bahan kimia,
buku).
Rujuk:
Dokumen SPK Peneraju Proses
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 26 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
7.6
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
Kawalan ke atas Peralatan Pemantauan dan Pengukuran
UPM telah menentukan pemantauan dan pengukuran yang akan dilaksanakan dan
alat pemantauan dan pengukuran yang diperlukan bagi menunjukkan bukti
keakuran produk.
UPM juga telah mewujudkan proses bagi memastikan pemantauan dan
pengukuran boleh dilaksanakan dan pelaksanaannya adalah konsisten dengan
keperluan pemantauan dan pengukuran.
Bagi memperoleh keputusan yang sahih, dan bagi memastikan penilaian yang
dibuat adalah tepat, peralatan pengukuran hendaklah:
a. ditentukur atau ditentusahkan, atau kedua-duanya, pada jawarak waktu yang
ditetapkan, atau sebelum digunakan, dengan standard pengukuran yang
boleh dikesan daripada standarad pengukuran kebangsaan atau
antarabangsa; jika standard sedemikian tidak wujud, asas yang digunakan
bagi tentukuran atau penentusahan hendaklah direkodkan,
b. dilaraskan atau dilaraskan semula apabila perlu,
c. mempunyai pengenalpastian supaya status tentukurannya dapat ditentukan,
d. dilindungi daripada pelarasan yang akan mentaksahkan keputusan
pengukuran,
e. dijaga daripada kerosakan dan kemerosotan semasa pengendalian,
penyelenggaraan dan penyimpanan.
UPM telah mentaksir dan merekodkan kesahan keputusan pengukuran yang
terdahulu apabila peralatan didapati tidak akur dengan keperluan. UPM
mengambil tindakan yang sesuai terhadap peralatan itu serta apa-apa produk
yang terlibat.
Rujuk:
Prosedur Penentukuran Peralatan (UPM/SOK/CAL/P001)
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 27 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
8.0
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN
8.1
Am
UPM telah merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran,
analisis dan penambahbaikan yang diperlukan untuk menunjukkan keakuran
produk/perkhidmatan, memastikan keakuran terhadap SPK dan meningkatkan
keberkesanan SPK secara berterusan.
UPM telah menentukan kaedah pengukuran, analisis dan penambahbaikan,
termasuk penggunaan teknik statistik yang bersesuaian.
8.2
Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
UPM telah memantau maklumat yang berkaitan dengan tanggapan atau
persepsi pelanggan iaitu sama ada UPM telah memenuhi kehendak
pelanggan.
UPM telah menentukan kaedah bagi mendapat dan
menggunakan maklumat berkaitan kepuasan pelanggan.
Rujuk:
Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan
(UPM/SOK/PEL/P001)
8.2.2 Audit Dalaman
UPM telah melaksanakan audit dalaman pada jangka masa yang dirancang
bagi menentukan sama ada:
a.
b.
SPK mematuhi perancangan yang diatur terhadap keperluan MS ISO
9001:2008 dan keperluan SPK yang diwujudkan oleh UPM, dan
SPK ini dilaksana dan diselenggara secara berkesan.
Penjadualan audit sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh dua belas (12)
bulan telah dirancang dan audit mengambil kira status atau kepentingan
aktiviti, bidang/kawasan yang akan diaudit dan keputusan audit yang
terdahulu. Kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah pengauditan telah
ditentukan.
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 28 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
Pemilihan juruaudit dan pelaksanaan audit telah memastikan proses audit
berjalan secara objektif dan saksama. Juruaudit tidak dibenarkan
mengaudit kerja/tugasan sendiri. Prosedur yang didokumenkan telah
diwujudkan bagi menggariskan tanggungjawab dan keperluan untuk
perancangan dan pelaksanaan audit, pengwujudan rekod dan pelaporan
keputusan audit.
Rekod proses dan keputusan audit telah di selenggara seperti yang
diperlukan.
Pihak pengurusan yang bertanggungjawab ke atas bidang/kawasan yang
diaudit telah memastikan pembetulan dan tindakan pembetulan ke atas
ketakakuran dan punca penyebab telah dihapuskan tanpa berlengah.
Aktiviti susulan termasuk penentusahan ke atas keberkesanan tindakan
yang di ambil dan laporan ke atas keputusan penentusahan.
Rujuk: Prosedur Audit Dalaman (UPM/PGR/P004)
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses
UPM telah menggunakan kaedah yang sesuai untuk mengawal dan di mana
perlu, mengukur pelaksanaan proses-proses SPK. Kaedah yang bersesuaian
ini telah menunjukkan keupayaan proses untuk mencapai keputusan yang
dirancang. Apabila keputusan yang dirancang tidak tercapai, pembetulan
dan tindakan pembetulan yang berkaitan telah dilaksanakan untuk
memastikan keakuran perkhidmatan.
Rujuk:




Dokumen SPK UPM
KPI UPM
Pelan Tindakan peringkat Fungsian dan Aras
Piagam Pelanggan Peneraju Proses
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 29 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Perkhidmatan
UPM telah mengawal dan mengukur ciri perkhidmatan untuk mengesahkan
bahawa keperluan perkhidmatan telah dipenuhi. Pemantauan dan
pengukuran dilaksanakan pada peringkat yang bersesuaian semasa proses
penghasilan perkhidmatan mengikut perancangan. Bukti keakuran
terhadap kriteria penerimaan hendaklah diselenggara.
Maklumat pihak berkuasa yang telah meluluskan perkhidmatan untuk di
sampaikan kepada pelanggan diselenggara dalam rekod berkaitan.
Pelepasan perkhidmatan kepada pelanggan tidak akan dilakukan sehingga
perancangan yang disusun telah berjaya disempurnakan sepenuhnya
kecuali ia telah diluluskan oleh pihak berkuasa yang berkenaan dan oleh
pelanggan, jika berkaitan.
Rujuk:




8.3
Dokumen SPK UPM
KPI UPM
Pelan Tindakan peringkat Fungsian dan Aras
Piagam Pelanggan Peneraju Proses
Kawalan Terhadap Produk yang Tak Akur
UPM telah memastikan perkhidmatan yang tidak mematuhi keperluan, dikenal
pasti dan dikawal dari dimajukan ke proses seterusnya. Kawalan dan
tanggungjawab serta bidang kuasa yang berkenaan untuk mengurus perkhidmatan
ini dinyatakan di dalam prosedur yang didokumenkan.
UPM telah mengurus perkhidmatan yang tak akur, menerusi satu atau lebih kaedah
berikut:
a.
b.
c.
mengambil tindakan untuk menghapuskan ketakakuran yang dikesan.
memberi kuasa untuk mengawal penggunaan, pelepasan atau penerimaan di
bawah konsesi oleh pihak berkuasa yang berkenaan dan oleh pelanggan, jika
berkaitan.
mengambil tindakan untuk menghalang dari kegunaan asalnya.
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 30 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
d.
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
mengambil tindakan yang bersesuaian terhadap kesan atau kesan yang
mungkin timbul dari ketakakuran apabila perkhidmatan yang tak akur dikesan
selepas ia disampaikan.
Sekiranya perkhidmatan yang tak akur dibaiki atau ditawarkan semula, ia mestilah
ditentusahkan semula untuk menunjukkan keakuran terhadap keperluan.
Rekod yang menunjukkan ketakakuran, tindakan yang diambil termasuk konsesi
yang diterima, telah diselenggara seperti yang diperlukan.
Rujuk:


8.4
Prosedur
Kawalan
Produk/Perkhidmatan
Yang
(UPM/PGR/P003)
Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005)
Tak
Akur
Analisis Data
UPM telah menentu, mengumpul dan menganalisis data berkaitan dalam
memastikan kesesuaian dan keberkesanan SPK dan membuat penilaian bagi
menambahbaik keberkesanan SPK. Analisis data merangkumi data yang terhasil
daripada pemantauan dan pengukuran serta daripada sumber yang berkaitan.
Analisis data memberikan maklumat berkaitan:
a.
b.
c.
d.
kepuasan pelanggan,
keakuran terhadap keperluan perkhidmatan,
ciri dan pola proses dan perkhidmatan termasuk peluang bagi tindakan
pencegahan, dan
pembekal.
Rujuk:
 Prosedur Kawalan Produk/Perkhidmatan Yang Tak Akur (UPM/PGR/P003)
 Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005)
 Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PGR/P006)
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 31 / 32
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
8.5
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
Penambahbaikan
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan
UPM telah secara berterusan menambahbaik keberkesanan SPK menerusi
amalan terhadap dasar kualiti, objektif kualiti, keputusan audit, analisis
data, tindakan pembetulan dan pencegahan serta kajian semula
pengurusan.
8.5.2 Tindakan Pembetulan
UPM telah mengambil tindakan untuk menghapuskan punca ketakakuran
bagi mengelakkan kejadian yang sama berlaku semula. Tindakan
pembetulan adalah bersesuaian dengan kesan yang berlaku yang ditemui
semasa audit dalaman, kawalan kualiti, aduan pelanggan dan kajian semula
pengurusan.
Prosedur Tindakan Pembetulan telah didokumen bagi menetapkan
keperluan untuk :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Semakan ketakakuran (termasuk aduan pelanggan
menentukan punca-punca ketakakuran,
menilai keperluan tindakan bagi memastikan ketakakuran tidak
berulang,
menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan,
merekod keputusan tindakan yang dilaksanakan, dan
menyemak dan memastikan keberkesanan tindakan pembetulan yang
diambil.
Rujuk:
Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005)
8.5.3 Tindakan Pencegahan
UPM telah menentukan tindakan bagi menghapuskan punca ketakakuran
yang mungkin timbul dalam usaha menghalang ketakakuran daripada
berlaku. Tindakan pencegahan yang diambil adalah bersesuaian dengan
kesan yang bakal timbul akibat daripada masalah yang mungkin timbul.
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Halaman: 32 / 32
PENGURUSAN
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
Tarikh: 20/02/2014
Prosedur berkaitan tindakan pencegahan
menerangkan keperluan berkaitan:
a.
b.
c.
d.
e.
telah
didokumen
bagi
menentukan ketakakuran yang mungkin timbul serta puncanya,
menilai keperluan tindakan bagi menghalang berlakunya ketakakuran,
menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan,
merekod keputusan tindakan yang dilaksanakan, dan
menyemak dan memastikan keberkesanan tindakan yang diambil.
Rujuk:
9.0
No. Isu: 02
Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PGR/P006)
SEJARAH SEMAKAN
No.
Isu
No.
Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia
dan
Disemak
Dilulus/
diluluskan
semula
Tarikh
Kuatkuasa
02
00
-
Keluaran Pertama untuk
satu persijilan
WP
Naib
Canselor
03/01/2011
02
01
PGR:
1/2011
Mesyuarat JKJK UPM Kali
ke-2
WP
Naib
Canselor
23/05/2011
02
02
PGR:
5/2011
Mesyuarat JKJK UPM Kali
ke-5 (Khas)
WP
Naib
Canselor
15/09/2011
02
03
PGR :
2/2012
Mesyuarat JKJK UPM Kali
ke-7
WP
Naib
Canselor
30/01/2012
02
04
PGR :
3/2012
Mesyuarat JKJK UPM Kali
ke-8
WP
Naib
Canselor
09/05/2012
02
05
PGR :
1/2013
Mesyuarat JKJK UPM Kali
ke-11
WP
Naib
Canselor
17/01/2013
02
06
PGR :
3/2013
Mesyuarat Kajian Semula
Pengurusan kali ke-3
WP
Naib
Canselor
09/05/2013
02
07
PGR:
1/2014
Mesyuarat JK ISO UPM Kali
Ke-17
WP
Naib
Canselor
20/02/2014
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PENGURUSAN
Halaman: 1 / 10
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI
LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Tarikh: 20/02/2014
Lampiran 1a:
Bil
Pusat Tanggungjawab (PTJ)
Pejabat Naib Canselor
1. Bahagian Pentadbiran
2.
Pejabat Pemasaran dan
Komunikasi
Skop SPK / Fungsi
Proses Utama
Pentadbiran

Pengurusan Permohonan
ke Luar Negara
Pemasaran dan
Komunikasi

Pengurusan Majlis Rasmi
Universiti
Pengurusan Lawatan
Rasmi Universiti
Penerbitan Korporat
Universiti
Pengurusan Pengiklanan
mempromosikan UPM



3.
Bahagian Audit Dalam
Audit Dalaman


Pengauditan
Pengauditan Verifikasi Aset
/ Inventori
4.
Bahagian Perancangan Korporat
Perancangan Korporat

Penyediaan Laporan
Pencapaian Sasaran
Tahunan Pelan Strategi
Pengurusan Data
Penarafan

5.
Pejabat Pengurusan Keselamatan
dan Kesihatan Pekerjaan
Pengurusan
Keselamatan dan
Kesihatan Pekerjaan



Pengurusan Keselamatan
dan Kesihatan Pekerjaan
Pengurusan Keselamatan
Makmal
Operasi Bantu Mula
1
PENGURUSAN
Halaman: 2 / 10
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI
LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Tarikh: 20/02/2014
Lampiran 1b:
Bil
Pusat Tanggungjawab (PTJ)
Skop SPK / Fungsi
Proses Utama
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
Pengajian Prasiswazah
1. Bahagian Akademik
2. Fakulti Pertanian
3. Fakulti Perhutanan
4. Fakulti Perubatan Veterinar
5. Fakulti Ekonomi & Pengurusan
6. Fakulti Kejuruteraan
7. Fakulti Pengajian Pendidikan
8. Fakulti Sains
9. Fakulti Sains & Teknologi
Makanan
10. Fakulti Ekologi Manusia
11. Fakulti Bahasa Moden &
Komunikasi
12. Fakulti Rekabentuk & Senibina
13. Fakulti Perubatan & Sains
Kesihatan
14. Fakulti Sains Komputer &
Teknologi Maklumat
15. Fakulti Bioteknologi & Sains
Biomolekul
16. Fakulti Pengajian Alam Sekitar
17. Fakulti Sains Pertanian &
Makanan (UPMKB)
18. Pusat Asasi Sains Pertanian
19. Pusat Pembangunan Akademik
Pengurusan dan
pelaksanaan
pengajaran dan
pembelajaran
prasiswazah

(Kecuali bagi program
pengajian peringkat
prasiswazah yang
dijalankan secara
eksekutif di Fakulti
Ekonomi dan
Pengurusan, Fakulti
Bahasa Moden dan
Komunikasi,











Pengajaran dan
pembelajaran pelajar
Asasi Sains Pertanian
 Pengurusan
pembangunan
profesional pegawai
akademik
 Pembangunan sistem
pengajaran dan
pembelajaran




Pembentukan Program
dan Kursus Baru
Penstrukturan/Semakan
Semula Kurikulum
Pengambilan Pelajar
Baharu
Pendaftaran Kursus
Penjadualan Kuliah dan
Peperiksaan Akhir
Pengendalian Pengajaran
dan Pembelajaran
Pengendalian Penilaian
Kursus
Penyediaan
Ujian/Peperiksaan Akhir
dan Keputusan
Ujian/Peperiksaan Akhir
Proses Semakan Gred
Pengurusan Sistem
Maklumat Pelajar
Pengurusan Latihan
Industri
Proses Pengijazahan
Pelajar
Pengurusan Majlis
Konvokesyen
Latihan Pengajaran dan
Pembelajaran
Pelaksanaan,
Penyelenggaraan dan
Pemantauan Sistem
Pengurusan Pembelajaran
Perancangan dan
Pelaksanaan Kajian
Pengajaran dan
Pembelajaran.
2
PENGURUSAN
Halaman: 3 / 10
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI
LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Tarikh: 20/02/2014
Lampiran 1c:
Bil
Pusat Tanggungjawab (PTJ)
Skop SPK / Fungsi
Proses Utama
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
Pengajian Siswazah
1. Sekolah Pengajian Siswazah
2. Fakulti Pertanian
3. Fakulti Perhutanan
4. Fakulti Perubatan Veterinar
5. Fakulti Ekonomi & Pengurusan
6. Fakulti Kejuruteraan
7. Fakulti Pengajian Pendidikan
8. Fakulti Sains
9. Fakulti Sains & Teknologi Makanan
10. Fakulti Ekologi Manusia
11. Fakulti Bahasa Moden & Komunikasi
12. Fakulti Rekabentuk & Senibina
13. Fakulti Perubatan & Sains Kesihatan
14. Fakulti Sains Komputer & Teknologi
Maklumat
15. Fakulti Bioteknologi & Sains
Biomolekul
16. Fakulti Pengajian Alam Sekitar
17. Fakulti Sains Pertanian & Makanan
(UPMKB)
18. Institut Biosains
19. Institut Teknologi Maju
20. Institut Gerontologi
21. Institut Penyelidikan Matematik
22. Institut Penyelidikan Produk Halal
23. Institut Kajian Dasar Pertanian &
Makanan
24. Institut Perhutanan Tropika & Produk
Hutan
25. Institut Pengajian Sains Sosial
26. Institut Pertanian Tropika
27. Akademi Sukan
Pengurusan pengajian
siswazah, perekayasaan
dan pembangunan
program pendidikan,
dan perkhidmatan
untuk pengajian
siswazah
 Pembentukan Program
Baharu Pengajian Siswazah
 Pembentukan Bidang/Kursus
Baharu Pengajian Siswazah
 Pengendalian Pengajaran
Kursus Pengajian Siswazah
 Semakan Semula Program
Pengajian Siswazah
 Perkhidmatan Serah Urus
untuk Perkhidmatan
Jawatankuasa Peperiksaan
Tesis dan Pensyarah
Sambilan
 Pengambilan Pelajar
Siswazah
 Pendaftaran Pelajar
Siswazah
 Pelantikan Jawatankuasa
Penyeliaan Pelajar Siswazah
Penyeliaan Penyelidikan
Pelajar Siswazah dalam
Program dengan Tesis
 Pengurusan Prestasi Pelajar
Siswazah dalam Program
Tanpa Tesis
 Pengurusan Peperiksaan
Akhir Kursus Pengajian
Siswazah
 Penilaian Tesis Pelajar
Siswazah
 Pengesahan dan
Pengurniaan Ijazah Pelajar
Siswazah
 Pengendalian Pendaftaran
Pelajar Siswazah Bermasalah
Akademik
3
PENGURUSAN
Halaman: 4 / 10
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI
LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Tarikh: 20/02/2014
Lampiran 1d:
Bil
Pusat Tanggungjawab (PTJ)
Skop SPK / Fungsi
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
1. Bahagian Pentadbiran
Pengurusan dan
Pelaksanaan Penyelidikan
2. Pusat Pengurusan Penyelidikan
3. Fakulti Pertanian
4. Fakulti Perhutanan
5. Fakulti Perubatan Veterinar
6. Fakulti Ekonomi & Pengurusan
7. Fakulti Kejuruteraan
8. Fakulti Pengajian Pendidikan
9. Fakulti Sains
10. Fakulti Sains & Teknologi Makanan
11. Fakulti Ekologi Manusia
12. Fakulti Bahasa Moden & Komunikasi
13. Fakulti Rekabentuk & Senibina
14. Fakulti Perubatan & Sains Kesihatan
15. Fakulti Sains Komputer & Teknologi
Maklumat
16. Fakulti Bioteknologi & Sains
Biomolekul
17. Fakulti Pengajian Alam Sekitar
18. Fakulti Sains Pertanian & Makanan
(UPMKB)
19. Institut Biosains
20. Institut Teknologi Maju
21. Institut Gerontologi
22. Institut Penyelidikan Matematik
23. Institut Penyelidikan Produk Halal
24. Institut Kajian Dasar Pertanian &
Makanan
25. Institut Perhutanan Tropika & Produk
Hutan
26. Institut Pengajian Sains Sosial
27. Institut Pertanian Tropika
28. Akademi Sukan
29. Pusat Pengimejan Diagnostik Nuklear
30. Putra Science Park
Paten, promosi dan pra
kormesial
Proses Utama







Penjanaan Geran
Penyelidikan
Perlaksanaan,
Pemantauan dan
Penilaian Penyelidikan
Penyebaran Hasil
Penyelidikan
Pengumpulan Data dan
Dokumen Sokongan RU
Pengurusan Permohonan
Paten
Pengurusan Permohonan
Perlindungan
Pengurusan promosi
4
PENGURUSAN
Halaman: 5 / 10
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI
LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Bil
Pusat Tanggungjawab (PTJ)
Skop SPK / Fungsi
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
31. Penerbit
Penerbitan
Tarikh: 20/02/2014
Proses Utama
Pengurusan Penerbitan Buku
Karya Asli
32. Bahagian Pentadbiran (Pejabat TNCPI)
Penentukuran Peralatan
Penentukuran Peralatan
33. Pusat Sains Marin
Pembenihan Udang
Pengurusan Pembenihan
Udang
5
PENGURUSAN
Halaman: 6 / 10
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI
LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Tarikh: 20/02/2014
Lampiran 1e:
Bil
Pusat Tanggungjawab (PTJ)
Skop SPK / Fungsi
Proses Utama
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
1.
Bahagian Hal Ehwal Pelajar
Aktiviti pelajar

Kurikulum tidak Berkredit

Bantuan Zakat

Kaunseling

Aktiviti Pelajar
2.
Pusat Alumni
Aktiviti alumni

Jaringan Alumni
3.
Pusat Kokurikulum dan Pembangunan
Pelajar
Kokurikulum berkredit

Kokurikulum Berkredit
4.
Pusat Sukan
Aktiviti sukan kolej

Aktiviti Sukan Kolej
5.
Pusat Pembangunan Keusahawanan
dan kebolehpasaran Graduan
Aktiviti pengesanan
graduan

Kajian Pengesanan
Graduan
6.
Kolej
Perkhidmatan
penginapan

Penginapan Pelajar
6
PENGURUSAN
Halaman: 7 / 10
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI
LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Tarikh: 20/02/2014
Lampiran 1f:
Bil
Pusat Tanggungjawab (PTJ)
Skop SPK / Fungsi
Proses Utama
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat)
1.
Bahagian Pentadbiran
Jaringan Industri dan
Masyarakat

Pengurusan Kerjasama dengan
Industri
2.
Pusat Tranformasi Komuniti
Universiti (UCTC)
Perkhidmatan
perundingan dan
pengembangan

Perkhidmatan Perundingan

Pengembangan dalam Bidang
Pertanian, Keusahawanan dan
Pemajuan Profesional
3.
Akademi Sukan
Perkhidmatan
Perundingan

Perkhidmatan Perundingan dalam
Bidang Sukan
4.
Pusat Sumber dan Pendidikan
Kanser (CARE)
Perkhidmatan
Perundingan

Pengurusan
Program
Pendidikan, Kesedaran dan
Sokongan Kanser

Pengurusan dan Pelaksanaan
Penyelidikan
7
PENGURUSAN
Halaman: 8 / 10
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI
LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Tarikh: 20/02/2014
Lampiran 1g:
Bil
Pusat Tanggungjawab (PTJ)
Entiti Sokongan
1. Pejabat Pendaftar
Skop SPK / Fungsi
Proses Utama
Pengurusan sumber
manusia, pembangunan
sumber manusia, dan
pengurusan kualiti











Pengurusan Kualiti
Pelantikan Staf
Kenaikan Pangkat Staf
Pengesahan dalam Jawatan
Persaraan
Cuti
Penilaian Perkhidmatan
Latihan Staf
Cuti Belajar
Perkhidmatan Kaunseling Staf
Pengurusan Tatatertib
2.
Pejabat Bursar
Perkhidmatan
kewangan





Perolehan
Pembayaran
Perakaunan
Belanjawan
Pengurusan Aset
3.
Pejabat Pembangunan dan
Pengurusan Aset
Perkhidmatan
Pengurusan Projek dan
Penyelenggaraan
Fasiliti



Pengurusan Projek
Penyelenggaraan Semasa
Penyelenggaraan Berkala
4.
Bahagian Keselamatan
Perkhidmatan
keselamatan

Pengeluaran Pelekat Kenderaan,
Kad Kampus dan Pas Sementara
Kawalan Akses
Rondaan
Trafik
Siasatan
Papan Tanda
Tugas Pengiringan
Penggunaan Senjata Api
Pengendalian CCTV
Cawangan:
Bahagian Keselamatan
Kampus Bintulu Sarawak








8
PENGURUSAN
Halaman: 9 / 10
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI
LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Bil
Pusat Tanggungjawab (PTJ)
Skop SPK / Fungsi
Tarikh: 20/02/2014
Proses Utama
5.
Pusat Pembangunan Maklumat
dan Komunikasi
Perkhidmatan teknologi
maklumat dan
komunikasi





Perkhidmatan ICT
Pembangunan ICT
Perundingan ICT
Penyelenggaraan ICT
Baik Pulih ICT
6.
Pusat Islam
Perkhidmatan
keagamaan dan
kerohanian


Pengurusan Masjid
Pengurusan Jenazah
Perkhidmatan
kebudayaan dan
kemudahan dewan


Penggunaan Kemudahan
Prasarana Dewan Besar dan
Panggung Percubaan
Urusan Khidmat Kumpulan
Kebudayaan dan Kesenian untuk
Majlis Rasmi UPM
Perkhidmatan
perubatan dan
pergigian


Pergigian
Perubatan
Perpustakaan Sultan Abdul Samad Perkhidmatan
perpustakaan
Cawangan:
i.
Perpustakaan Perubatan
Veterinar
ii.
Perpustakaan Perubatan
dan Sains Kesihatan
iii.
Perpustakaan
Kejuruteraan dan Seni
Bina
iv.
Perpustakaan Kampus
Bintulu Sarawak









Perolehan Bahan
Penyediaan Bahan
Penyelenggaraan Bahan
Pengurusan Keahlian
Perkhidmatan Sirkulasi
Literasi Maklumat
Pendidikan Pengguna
Perkhidmatan Rujukan
Perkhidmatan Penelitian
Maklumat
Perkhidmatan Pembekalan
Dokumen
Perkhidmatan Penyediaan
Kemudahan
Penjilidan Bahan
Cawangan:
Pusat Islam Kampus Bintulu
Sarawak
7.
8.
Pusat Kebudayaan dan Kesenian
Sultan Salahuddin Abdul Aziz
Shah
Pusat Kesihatan Universiti
Cawangan:
Pusat Kesihatan Universiti
Kampus Bintulu Sarawak
9.



9
PENGURUSAN
Halaman: 10 / 10
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI
LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Bil
Pusat Tanggungjawab (PTJ)
10. Taman Pertanian Universiti
Cawangan:
Taman Pertanian Universiti
Kampus Bintulu Sarawak
Skop SPK / Fungsi
Perkhidmatan
penyediaan
kemudahan untuk
pengajaran dan
penyelidikan
Proses Utama







11. Pejabat Penasihat UndangUndang
Perkhidmatan
Perundang-undangan
Tarikh: 20/02/2014


Amalan Ladang
Amali Kursus
Latihan Industri
Penyediaan Bahan dan Tempat
Kepada Penyelidikan
Hiasan
Penggunaan Bukit Ekspo
Kenderaan dan Jentera Pertanian
Tindakan Mahkamah ke atas
Pihak Ketiga
Tuntutan Pelanggaran Kontrak
Perkhidmatan Staf
10
PENGURUSAN
Halaman: 1 / 1
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
LAMPIRAN 2: MODEL PENDEKATAN PROSES SPK
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
Peningkatan Berterusan
Sistem Pengurusan Kualiti
Pelanggan
Pelanggan
Antaranya :
Antaranya :
Tanggung Jawab
Pengurusan
Agensi Kerajaan
Agensi Kerajaan
Pembiaya
Pembiaya
Pelajar
Pengurusan
Sumber
Pihak
Berkepentingan
Pengukuran, Analisis
Dan Penambahbaikan
Kepuasan
Pelajar
Pihak
Berkepentingan
Penghasilan
Produk/Perkhidmatan
Keperluan
Input
pengajaran dan pembelajaran
prasiswazah dan siswazah,
pengurusan, pelaksanaan
penyelidikan dan
perkhidmatan sokongan
Produk /
Perkhidmatan
Nota:
Aktiviti tambah nilai
Aliran maklumat
Pelanggan: Pihak menerima produk/perkhidmatan daripada UPM
Ouput
PENGURUSAN
Halaman: 1 / 1
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
MANUAL KUALITI
LAMPIRAN 3: HIRAKI DOKUMEN SPK UPM
Manual
Kualiti
Prosedur
Dokumen Sokongan
Borang dan Rekod Kualiti
No. Isu: 02
Tarikh: 20/02/2014
Menerangkan dasar dan halatuju Sistem Pengurusan Kualiti
UPM
Menerangkan elemen ’apa, di mana, dan siapa’
terhadap proses SPK yang dilaksanakan
Menerangkan elemen ’bagaimana’ proses SPK
dilaksanakan. Contoh: arahan kerja, garis panduan,
dokumen rujukan dalaman, dokumen rujukan luaran dan
sebagainya
Bukti pelaksanaan SPK, contohnya minit
mesyuarat, laporan penilaian dan sebagainya
Lampiran 4a: Pemetaan Pengajian Prasiswazah
Perancangan
Hala tuju pendidikan
Negara, Perancangan
Strategik UPM
Operasi
Penilaian
Penyediaan Ujian/
Peperiksaan Akhir dan
Keputusan Ujian/
Peperiksaan Akhir
Perolehan
Perkhidmatan/ Aset
Pendaftaran Kursus
K
E
P
E
R
L
U
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
Perancangan Sumber:
staf, infrastruktur,
perolehan dll.
Pembentukan /
penstrukturan
Program/Kursus Baru
Pengakreditasian (swa
akreditasi)/Akreditasi
Badan Profesional
Penjadualan Kuliah dan
Peperiksaan Akhir
Proses Semakan Gred
Pengendalian
Pengajaran dan
Pembelajaran
Pengurusan Majlis
Konvokesyen
K
E
P
U
A
S
A
N
Terima Permohonan
Ya
Memenuhi
keperluan?
Proses Pengijazahan
Pelajar
Tidak
Nota:
Aliran maklumat
Aktiviti tambah nilai
Kawalan
Ketakakuran
Produk/
perkhidmatan
Tindakan menyeluruh
Semakan
pengurusan
dan audit
dalam
Tindakan
pembetulan dan
pencegahan
Pengukuran,
analisis dan
penambahbaikan
Maklum balas
pelanggan
Proses sokongan: Kawalan dokumen, kawalan rekod, latihan staf, keselamatan,
persekitaran kerja, ICT, dan penyelenggaraan/baik pulih infrastruktur
P
E
L
A
N
G
G
A
N
Lampiran 4b: Pemetaan Proses Pengajian Siswazah
Perancangan
Operasi
Penilaian
Terima perakuan
fakulti / institut
Hala tuju pendidikan
Negara, Perancangan
Strategik UPM
K
E
P
E
R
L
U
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
Perancangan Sumber:
staf, infrastruktur,
perolehan dll.
Keperluan program
baharu
tidak
Lulus
JKPSU?
JKPPS
ya
Daftar/ sambung
pengajian
ya
Timbang
semula?
Laksana program
pengajian
tidak
ya
Lantik JK Penyeliaan
Dengan
tesis?
Maklum
kepada
pemohon
tidak
Semakan & reka
bentuk program/
bidang/ kursus
Peperiksaan
komprehensif
Penilaian kerja
kursus / projek
Lantik JK Peperiksaan
Tesis
Pengakreditasian (swa
akreditasi)/Akreditasi
Badan Profesional
Lulus
viva?
tidak
Resubmit
ya
Terima permohonan
tidak
Penuhi
skema
pengajian?
Perakuan JKPSU
Nota:
ya
Kelulusan Senat
Aliran maklumat
Aktiviti tambah nilai
bergraduat
Tindakan menyeluruh
Semakan
pengurusan
dan audit
dalam
Tindakan
pembetulan dan
pencegahan
Pengukuran,
analisis dan
penambahbaikan
Maklum balas
pelanggan
Proses sokongan: Kawalan dokumen, kawalan rekod, latihan staf, keselamatan,
persekitaran kerja, ICT, dan penyelenggaraan/baik pulih infrastruktur
K
E
P
U
A
S
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
Lampiran 4c: Pemetaan Proses Pengurusan, Pelaksanaan dan Penyelidikan
Perancangan
Operasi
Penilaian
Hala tuju penyelidikan
Negara, keperluan
Universiti Penyelidikan,
Perancangan Strategik
UPM
K
E
P
E
R
L
U
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
Perancangan Sumber:
staf, infrastruktur,
perolehan dll.
Rujuk carta alir
Prosedur Pengurusan,
Pelaksanaan dan
Penyelidikan
(UPM/PU/PY/P001)
Memenuhi
keperluan?
K
E
P
U
A
S
A
N
Ya
Laporan / Penyebaran
Penyelidikan
Tidak
Nota:
Aliran maklumat
Aktiviti tambah nilai
Kawalan
Ketakakuran
Produk/
perkhidmatan
Tindakan menyeluruh
Semakan
pengurusan
dan audit
dalam
Tindakan
pembetulan dan
pencegahan
Pengukuran,
analisis dan
penambahbaikan
Maklum balas
pelanggan
Proses sokongan: Kawalan dokumen, kawalan rekod, latihan staf, keselamatan,
persekitaran kerja, ICT, dan penyelenggaraan/baik pulih infrastruktur
P
E
L
A
N
G
G
A
N
Lampiran 4d: Pemetaan Proses Operasi PTJ
Perancangan
Operasi
Penilaian
Rujuk ‘Proses
Utama’
di
Lampiran 1a, e-g
Perancangan
Strategi
K
E
P
E
R
L
U
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
Penilaian
produk/
perkhidmatan
Ya
Memenuhi
keperluan?
Perancangan
Sumber:
staf,
infrastruktur,
perolehan dll.
Tidak
Penyampaian
Produk/
perkhidmatan
Nota:
Kawalan
Ketakakuran
Produk/
perkhidmatan
Aliran maklumat
Aktiviti tambah nilai
Tindakan menyeluruh
Semakan
pengurusan
dan audit
dalam
Tindakan
pembetulan dan
pencegahan
Pengukuran,
analisis dan
penambahbaikan
Maklum balas
pelanggan
Proses sokongan: Kawalan dokumen, kawalan rekod, latihan staf, keselamatan,
persekitaran kerja, ICT, dan penyelenggaraan/baik pulih infrastruktur
K
E
P
U
A
S
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
Halaman: 1 / 1
PENGURUSAN
No. Semakan: 07
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI
LAMPIRAN 5: SEMAKAN, VERIFIKASI DAN PENGESAHAN
REKA BENTUK DAN PEMBANGUNAN
Tarikh: 20/02/2014
Semakan Rekabentuk
Keperluan
Pelanggan
Input
Proses
Penentusahan
Pengesahan
Output
Perkhidmatan