1. No category

MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 1/56
IPGM-PPK-MK-01
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Alamat:
Institut Pendidikan Guru Malaysia
Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 1, Blok 2200, Enterprise Building 3
Jalan Persiaran Apec, Cyber 6
63000 CYBERJAYA
Telefon:
03-83126666
Faks:
03-83126655
IPGM-PPK-MK-01
MANUAL KUALITI
PENGURUSAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN KEGURUAN
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Disediakan oleh:
Diluluskan oleh:
…………………..………….
……………………………
Nama
REKTOR
Jawatan: INSTITUT PENDIDIKAN GURU
MALAYSIA
(WAKIL PENGURUSAN)
Nama
Jawatan:
TIMBALAN KETUA PENGARAH
PENDIDIKAN MALAYSIA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN
MALAYSIA
(PENGURUSAN TERTINGGI)
Tarikh:
Tarikh:
15 Jun 2014
15 Jun 2014
SALINAN TERKAWAL
Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa
Dokumentasi Induk
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 2/56
IPGM-PPK-MK-01
KANDUNGAN
MUKA SURAT
TAJUK
Pengesahan Manual Kualiti
Kandungan
Senarai Induk Edaran Terkawal
1
2
4
SEKSYEN 1 - PENGENALAN
6
SEKSYEN 2 - MAKLUMAT ORGANISASI
2.1
Pengenalan
2.2
Fungsi
2.3
Falsafah, Visi, dan Misi IPGM
2.4
Piagam Pelanggan
2.5
Pelanggan
2.6
Struktur Organisasi
8
11
12
12
12
13
14
SEKSYEN 3 - SKOP DAN OBJEKTIF SISTEM PENGURUSAN KUALITI
KEGURUAN
3.1
Skop Pelaksanaan
3.2
Dasar Kualiti
3.3
Objektif Kualiti
3.4
Objektif Operasi IPG
3.5
Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti
3.6
Struktur Sistem Pengurusan Kualiti
3.7
Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Malaysia (MK IPGM)
3.8
Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru (MK IPG)
18
SEKSYEN 4 - SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1
Dasar Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG
4.2
Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti
4.2.1 Struktur Dokumentasi
4.2.2 Manual Kualiti
4.2.3 Kawalan Di atas Dokumen
4.2.4 Kawalan Rekod
26
27
27
27
27
29
31
SEKSYEN 5 - TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1
Komitmen Pengurusan
5.2
Fokus kepada Pelanggan
5.3
Dasar Kualiti
5.4
Perancangan
5.5
Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi
5.6
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
32
32
32
32
32
33
34
Julai 2014
18
18
18
21
21
23
24
25
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 3/56
IPGM-PPK-MK-01
MUKA SURAT
TAJUK
SEKSYEN 6 - PENGURUSAN SUMBER
6.1
Bekalan Sumber
6.2
Sumber Manusia
6.3
Infrastruktur dan Pengurusan Aset
6.4
Persekitaran Kerja
35
35
36
37
38
SEKSYEN 7-
39
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
39
39
41
43
45
47
PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN
- KEGURUAN
Perancangan Penyampaian PPK
Proses Berkaitan dengan Pelanggan
Rekabentuk dan Pembangunan Proses Perkhidmatan
Perolehan
Pengeluaran dan Penyediaan PPK
Kawalan ke atas Pemantauan dan Pengukuran Peralatan
SEKSYEN 8 - PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN
8.1
Am
8.2
Pemantauan dan Pengukuran
8.3
Kawalan Ke atas Ketidakpatuhan Produk
8.4
Analisis Data
8.5
Penambahbaikan
48
48
48
52
52
53
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1 Senarai PK Prosedur Teras
55
Lampiran 2
Julai 2014
Senarai PK Prosedur Umum Pengurusan dan Prosedur
Umum Sokongan
56
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 4/56
IPGM-PPK-MK-01
SENARAI INDUK EDARAN TERKAWAL
No. Salinan
Terkawal
01
Pemegang Dokumen
Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia, Kementerian Pendidikan Malaysia
(Pengurusan Tertinggi)
02
Rektor, Institut Pendidikan Guru Malaysia (Wakil Pengurusan I )
03
Timbalan Rektor, Institut Pendidikan Guru Malaysia (Wakil Pengurusan II)
04
Pengarah Pusat Pembangunan Akademik Institut Pendidikan Guru Malaysia
(Timbalan Wakil Pengurusan)
Pengarah Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar
(Timbalan Wakil Pengurusan)
05
06
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Perlis (Timbalan Wakil Pengurusan)
07
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Darulaman (Timbalan Wakil
Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Abdul Halim
(Timbalan Wakil Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Pulau Pinang (Timbalan Wakil
Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tuanku Bainun (Timbalan Wakil
Pengurusan)
08
09
10
11
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Ipoh (Timbalan Wakil Pengurusan)
12
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Teknik
(Timbalan Wakil Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas (Timbalan Wakil
Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Melayu (Timbalan Wakil
Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Antarabangsa
(Timbalan Wakil Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Islam (Timbalan Wakil
Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar (Timbalan Wakil
Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Perempuan Melayu
(Timbalan Wakil Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Hussein Onn (Timbalan Wakil
Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Temenggong Ibrahim
(Timbalan Wakil Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tengku Ampuan Afzan
(Timbalan Wakil Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Mizan (Timbalan Wakil
Pengurusan)
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 5/56
IPGM-PPK-MK-01
No. Salinan
Terkawal
23
24
25
Pemegang Dokumen
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Dato’ Razali Ismail
(Timbalan Wakil Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Kota Bharu (Timbalan Wakil
Pengurusan)
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Batu Lintang (Timbalan Wakil
Pengurusan)
26
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak (Timbalan Wakil Pengurusan)
27
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Abdul Razak (Timbalan Wakil
Pengurusan)
28
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Rajang (Timbalan Wakil Pengurusan)
29
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Gaya (Timbalan Wakil Pengurusan)
30
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Kent (Timbalan Wakil Pengurusan)
31
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Keningau (Timbalan Wakil
Pengurusan)
32
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tawau (Timbalan Wakil Pengurusan)
33
Pengarah Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi
(Timbalan Wakil Pengurusan)
34
Pengarah Sektor Khidmat Pengurusan (Timbalan Wakil Pengurusan)
35
37
Ketua Jabatan, Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan (Timbalan Wakil
Pengurusan)
Ketua Jabatan, Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme (Timbalan
Wakil Pengurusan)
Ketua Jabatan, Jabatan Pengurusan Peperiksaan dan Senat, IPGM
38
Ketua Unit, Unit Teknologi Maklumat dan Komunikasi, IPGM
36
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 6/56
IPGM-PPK-MK-01
SEKSYEN 1
PENGENALAN
1.1
Manual Kualiti (MK) Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut
Pendidikan Guru (IPG) ini disediakan untuk memenuhi pencapaian matlamat dan
objektif
IPGM dan IPG selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2008. MK ini
menghuraikan Dasar Kualiti, Objektif Kualiti serta dasar dan prinsip bagi
pelaksanaan Sistem Kualiti Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) IPGM dan
IPG. MK ini disokong dengan Prosedur Kualiti (PK), dan Dokumen Rujukan yang
meliputi Akta, Pekeliling, Peraturan dan Garis Panduan yang berkaitan.
1.2
Objektif MK ini adalah untuk:
1.2.1
menerangkan maklumat asas organisasi IPGM dan IPG;
1.2.2
menjelaskan Sistem Kualiti MS ISO 9001:2008 IPGM dan IPG yang
dilaksanakan dan;
1.2.3
1.3
1.4
melaksanakan tanggungjawab dan tindakan dalam setiap aktiviti bagi PPK.
MK ini mengandungi lapan seksyen seperti yang berikut:
Seksyen 1
-
Pengenalan
Seksyen 2
-
Maklumat Organisasi
Seksyen 3
-
Skop dan Objektif Sistem Pengurusan Kualiti
Seksyen 4
-
Sistem Pengurusan Kualiti
Seksyen 5
-
Tanggungjawab Pengurusan
Seksyen 6
-
Pengurusan Sumber
Seksyen 7
-
Proses Perkhidmatan Pendidikan Keguruan
Seksyen 8
-
Pengukuran, Analisis, dan Penambahbaikan
MK ini hanya berkuat kuasa setelah mendapat kelulusan Timbalan Ketua Pengarah
Pendidikan Malaysia (TKPPM) Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) sebagai
Pengurusan Tertinggi (PT). MK ialah dokumen terkawal yang diedarkan kepada
pegawai-pegawai yang ditentukan oleh PT. Wakil Pengurusan (WP) dan Timbalan
Wakil Pengurusan (TWP) bertanggungjawab menyimpan dan mengemas kini salinan
MK ini mengikut arahan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 7/56
IPGM-PPK-MK-01
1.5
Kandungan dalam MK tidak boleh dipinda tanpa kebenaran PT atau WP. Setiap
pindaan dalam MK perlu diluluskan oleh PT dan direkodkan dalam rekod pindaan
MK.
1.6
Pengedaran MK kepada organisasi luar dari IPGM dan IPG mestilah mendapat
kebenaran PT atau WP.
1.7
Terminologi dan Definisi
1.7.1
Senat ialah jawatankuasa tertinggi peringkat IPGM dan IPG bagi membuat
keputusan tentang akademik.
1.7.2
Mesyuarat Profesional IPGM ialah mesyuarat jawatankuasa tertinggi
peringkat IPGM bagi membuat keputusan tentang dasar dan pengurusan
akademik.
1.7.3
Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru ialah mesyuarat jawatankuasa
tertinggi
peringkat
IPGM
bagi
membuat
keputusan
tentang
dasar,
pengurusan kewangan, pengurusan pentadbiran dan hal ehwal pelajar.
1.7.4
Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (MPPP) peringkat IPG
membuat keputusan tentang dasar, pengurusan akademik, pengurusan
kewangan, pengurusan pentadbiran dan hal ehwal pelajar.
1.7.5
Pelajar Kursus Praperkhidmatan merujuk kepada pelajar sepenuh masa
Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI), Program Ijazah Sarjana
Muda Perguruan (PISMP) dan Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda
Perguruan (PPISMP).
1.7.6
Produk merujuk kepada Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) dan
pelajar kursus praperkhidmatan sepenuh masa. Pentaksiran merujuk kepada
penilaian akademik yang meliputi peperiksaan dan kerja kursus.
1.7.7
Perkataan “Contoh” yang ditunjukkan dalam lampiran Prosedur Kualiti
bermaksud
lampiran
berkenaan
digunakan
sebagai
panduan
asas.
Pengubahsuaian boleh dilakukan dengan mengekalkan butiran-butiran asas
dalam lampiran berkenaan.
1.7.8
IPGM merujuk pada Institut Pendidikan Guru Malaysia dan IPG merujuk pada
27 Institut Pendidikan Guru kampus.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 8/56
IPGM-PPK-MK-01
SEKSYEN 2
MAKLUMAT ORGANISASI
2.1
Pengenalan
IPGM dan IPG telah diberi mandat untuk melaksanakan Program Pendidikan
Keguruan Praperkhidmatan dan dalam Perkhidmatan seperti yang ditetapkan dalam
Akta Pendidikan 1996. Senat telah diwujudkan bagi membuat keputusan mengenai
dasar-dasar akademik.
Selain itu IPGM juga bertanggungjawab merancang dan memantau Perkhidmatan
Pendidikan Keguruan (PPK) yang dilaksanakan oleh IPG.
Pejabat IPGM beralamat di Aras1(W), Enterprise Building 3, Blok 2200, Persiaran
Apec, Cyber 6, 63000 CYBERJAYA.
Nama dan alamat IPG seperti yang berikut:
Bil
Nama Institut
1
Institut Pendidikan Guru
Kampus Perlis (IPGKP)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Darulaman (IPGKDA)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Sultan Abdul Halim
(IPGKSAH)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Pulau Pinang (IPGKPP)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Tuanku Bainun
(IPGKTB)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Ipoh (IPGKI)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Pendidikan Teknik
(IPGKPT)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Ilmu Khas (IPGKIK)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Bahasa Melayu
(IPGKBM)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Bahasa Antarabangsa
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Julai 2014
Alamat Institut
Behor Pulai, 01000 Kangar, Perlis.
Bandar Darulaman, 06000 Jitra, Kedah.
Jln. Kuala Ketil, 08000 Sungai Petani, Kedah.
Bukit Coombe, 11700 Pulau Pinang.
Mengkuang, Kubang Semang, 14000 Bukit
Mertajam, Pulau Pinang.
31150 Hulu Kinta, Perak.
Kompleks Pendidikan Nilai, 71760 Bandar
Enstek, Negeri Sembilan.
Jalan Yaakob Latif, 56000 Kuala Lumpur.
Lembah Pantai, 59200 K. Lumpur.
Lembah Pantai, 59200 K. Lumpur.
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 9/56
IPGM-PPK-MK-01
Bil
Nama Institut
Alamat Institut
(IPGKBA)
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Julai 2014
Institut Pendidikan Guru
Kampus Pendidikan Islam
(IPGKPI)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Raja Melewar
(IPGKRM)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Perempuan Melayu
(IPGKPM)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Tun Hussein Onn
(IPGKTHO)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Temenggong Ibrahim
(IPGKTI)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Tengku Ampuan Afzan
(IPGKTAA)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Dato’ Razali Ismail
(IPGKDRI)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Sultan Mizan (IPGKSM)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Kota Bharu (IPGKKB)
Jln. Sg. Merab, Seksyen 12, 43650 Bandar
Baru Bangi, Selangor.
Beg Berkunci No. 43, Jln. Sikamat, 70990
Seremban, N. Sembilan.
Jalan Maktab, Durian Daun, 75400 Melaka.
KM 7 ¾, Jln. Kluang, Karung Berkunci 524,
83009 Batu Pahat, Johor.
Jln. Datin Halimah, 80350 Johor Bahru, Johor.
KM 10, Jln. Padang Tengku, 27200 Kuala
Lipis, Pahang.
Batu Rakit, 21030 Kuala Terengganu,
Terengganu.
Jalan Bukit Kluang, 22200 Besut,
Terengganu.
Pengkalan Chepa, 16109 Kota Bharu,
Kelantan.
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 10/56
IPGM-PPK-MK-01
20
21
22
23
24
25
26
27
Julai 2014
Institut Pendidikan Guru
Kampus Gaya (IPGKG)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Kent (IPGKKent)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Keningau (IPGKK)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Tawau (IPGKT)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Batu Lintang (IPGKBL)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Sarawak (IPGKS)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Tun Abdul Razak
(IPGKTAR)
Institut Pendidikan Guru
Kampus Rajang (IPGKR)
Peti Surat 10491, 88805 Kota Kinabalu,
Sabah.
Peti Surat 2, 89207 Tuaran, Sabah.
Beg Berkunci 11, 89009 Keningau, Sabah.
KM 36, Jalan Apas, Balung, Tawau, Sabah
Jln. Kolej, 93200 Kuching, Sarawak.
Jln. Bakam, 98009 Miri, Sarawak.
Jln. Dato Mohamad Musa, 94300 Kota
Samarahan, Sarawak.
96509 Bintangor, Sarawak.
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 11/56
IPGM-PPK-MK-01
2.2
Fungsi
Menurut Akta Pendidikan 1996 Pindaan 2008, IPGM dan IPG bertanggungjawab
menguruskan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) Praperkhidmatan dan
Dalam Perkhidmatan meliputi aspek:
2.2.1
menyediakan dasar latihan pendidikan keguruan dan perancangan tahunan
IPG;
2.2.2
merancang dan melaksana aktiviti penyelidikan dan inovasi;
2.2.3
merancang, membangun, melaksana dan memantau pelaksanaan kurikulum;
2.2.4
merancang, mengurus dan melaksana pemantauan keseluruhan program
pendidikan keguruan secara berterusan;
2.2.5
mengurus penempatan pelajar ke IPG;
2.2.6
mengurus pendaftaran, kebajikan, disiplin, dan program mentor mentee
2.2.7
merancang, mengurus dan mengawal selia agihan peruntukan serta
memantau
peruntukan
perbelanjaan
mengurus
dan
perbelanjaan
pembangunan;
2.2.8
merancang dan mengurus pembangunan, penyenggaraan infrastruktur dan
infostruktur IPG;
2.2.9
merancang, mengurus, melaksana, dan memantau penggubalan item
pentaksiran;
2.2.10 merancang, mengurus, melaksana, dan memantau pentadbiran peperiksaan;
2.2.11 mengurus penganugerahan sijil, diploma dan ijazah bagi pelajar yang berjaya
menamatkan pengajian;
2.2.12 merancang, melaksana dan memantau latihan pembangunan staf;
2.2.13 merancang
dan
melaksana
program
peningkatan
akademik
dan
profesionalisme guru;
2.2.14 merancang, melaksana dan memantau perlaksanaan program kualiti dan
keutuhan;
2.2.15 merancang dan menyokong pelaksanaan program teknologi maklumat dan
komunikasi;
2.2.16 merancang, menyelaras dan memberi khidmat bantu reka bentuk grafik dan
multimedia
2.2.17 mengurus perkhidmatan kaunseling pelajar.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 12/56
IPGM-PPK-MK-01
2.3
Falsafah, Visi, dan Misi
2.3.1
Falsafah Pendidikan Kebangsaan (FPK)
“Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha yang berterusan untuk
mengembangkan lagi potensi individu secara menyeluruh dan bersepadu
untuk mewujudkan insan yang seimbang dan harmonis dari segi intelek,
rohani, emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada
Tuhan. Usaha ini adalah untuk melahirkan rakyat Malaysia yang berilmu
pengetahuan, berketerampilan, dan berakhlak mulia, bertanggungjawab dan
berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta dapat menyumbang
terhadap keharmonian dan kemakmuran keluarga, masyarakat dan negara”
2.3.2
Falsafah Pendidikan Guru (FPG)
“Guru yang berpekerti mulia, berpandangan progresif dan saintifik, bersedia
menjunjung aspirasi negara serta menyanjung warisan kebudayaan negara,
menjamin pembangunan individu dan memelihara suatu masyarakat yang
bersatu padu, demokratik, progresif dan berdisiplin.”
2.3.3
Visi
IPG Peneraju Kecemerlangan Pendidikan Guru.
2.3.4
Misi
Melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik melalui program
pembangunan guru yang dinamik ke arah pendidikan sekolah bertaraf
dunia.
2.4
Piagam Pelanggan
Kami warga IPGM dan IPG dengan ini bertekad, beriltizam, berikrar dan berjanji
menumpukan tenaga dan usaha untuk:
2.4.1
pendaftaran pelajar dilaksanakan dalam tempoh 14 hari bekerja selepas
paparan calon berjaya di laman web KPM.
2.4.2
memastikan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran mematuhi kurikulum
pendidikan guru.
2.4.3
memaklumkan keputusan peperiksaan akhir program / kursus dalam tempoh
tujuh (7) hari bekerja selepas mesyuarat Senat.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 13/56
IPGM-PPK-MK-01
2.4.4
menganugerahkan Ijazah atau Diploma kepada lulusan dalam tempoh enam
(6) bulan selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan.
2.4.5
memastikan guru baharu lulusan IPGM memenuhi 92% kehendak sekolah
dari aspek kualiti diri, kemahiran dalam pengajaran dan pembelajaran,
kebolehan mengurus kokurikulum, dan kemampuan mengurus tugas-tugas di
sekolah.
2.4.6
mengambil tindakan setiap aduan pelanggan dalam tempoh tiga (3) hari
bekerja.
2.5
Pelanggan
2.5.1
Pelanggan organisasi ialah sekolah dan bahagian/institusi pendidikan di
bawah Kementerian Pendidikan Malaysia;
2.5.2
Pelanggan operasi ialah pelajar sepenuh masa PDPLI, PISMP termasuk
kursus persediaan (PPISMP); dan
2.5.3
Pemegang Taruh (Stakeholder) terdiri daripada Menteri Pendidikan dan
Jemaah Menteri
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 14/56
IPGM-PPK-MK-01
2.6
Struktur Organisasi
2.6.1
Struktur Organisasi Operasi Pengurusan IPGM
CARTA ORGANISASI OPERASI
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
REKTOR
TIMBALAN REKTOR
PENGARAH
PUSAT PEMBANGUNAN
AKADEMIK
PENGARAH
SEKTOR HAL-EHWAL
PELAJAR DAN HUBUNGAN
LUAR
PENGARAH
PUSAT PENYELIDIKAN,
PEMBANGUNAN & INOVASI
KETUA JABATAN
JABATAN PENGURUSAN
KUALITI DAN KEUTUHAN
KETUA JABATAN
JABATAN KEPIMPINAN
PEMBANGUNAN &
PROFESIONALISME
PENGARAH
SEKTOR KHIDMAT
PENGURUSAN
KETUA UNIT
UNIT TEKNOLOGI
MAKLUMAT DAN
KOMUNIKASI
KETUA JABATAN
JABATAN PENGURUSAN
PEPERIKSAAN DAN SENAT
KETUA UNIT
UNIT PSIKOLOGI DAN
KAUNSELING
Rajah 1: Struktur Organisasi Operasi Pengurusan IPGM
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 15/56
IPGM-PPK-MK-01
2.6.1.1 Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar IPGM yang diketuai oleh
seorang Pengarah dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam
menyelaras dan memantau:
i.
Unit Pengambilan Pelajar
ii. Unit Penempatan dan Rekod Pelajar
iii. Unit Pengantarabangsaan dan Hubungan Luar
iv. Unit Penguatkuasaan Perjanjian, Disiplin dan Tatatertib
v. Unit Pembangunan dan Pengembangan Pelajar
vi. Unit Ekstra Kokurikulum
2.6.1.2 Pusat Pembangunan Akademik IPGM yang diketuai oleh seorang Pengarah
dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam menyelaras dan
memantau:
i.
Sektor Sains Kognitif
ii.
Sektor Sains Sosial dan Kemanusiaan
iii. Jabatan Peperiksaan dan Penganugerahan
iv. Unit Pengajian Profesional
2.6.1.3 Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi IPGM yang diketuai oleh
seorang Pengarah dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam
menyelaras dan memantau:
i.
Jabatan Penyelidikan dan Inovasi
 Unit Penyelidikan
 Unit Inovasi
ii.
Jabatan
Pengoperasian
Perancangan
 Unit Dasar
 Unit Perancangan
Julai 2014
Dasar
Operasi
Dasar
dan
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 16/56
IPGM-PPK-MK-01
2.6.1.4 Sektor Khidmat Pengurusan IPGM yang diketuai oleh seorang Pengarah dan
bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam menyelaras dan
memantau:
i.
Unit Kewangan
ii.
Unit Pentadbiran/Pembangunan Sumber Manusia
iii. Unit Pembangunan dan Aset
iv. Unit Perpustakaan
2.6.1.5 Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme yang diketuai oleh
seorang Ketua Jabatan dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM
dalam menyelaras dan memantau:
i. Unit Pembangunan dan Kepimpinan
ii. Unit Kompetensi dan Kerjaya
iii. Unit Pembangunan Kejurulatihan
iv. Unit Latihan Guru
2.6.1.6
Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan yang diketuai oleh seorang
Ketua Jabatan dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam
menyelaras dan memantau:
i. Unit Pengurusan Kualiti dan Keutuhan
ii. Unit Inovasi dan Kreativiti
2.6.1.7 Jabatan Pengurusan Peperiksaan dan Senat diketuai oleh seorang Ketua
Jabatan dan bertanggungjawab terus kepada Timbalan Rektor IPGM bagi
mengurus dan mengawal selia hal ehwal peperiksaan, verifikasi dan senat
IPG:
i.
ii.
iii.
2.6.1.8
Unit Verifikasi dan Pentaksiran
Unit Pentadbiran dan Operasi Peperiksaan
Unit Rekod, Sijil dan Senat
Unit ICT diketuai oleh seorang Ketua Unit dan bertanggungjawab terus
kepada Rektor IPGM bagi merancang, mengurus dan mengawal selia hal
ehwal ICT:
Julai 2014
i.
Sub Unit Pengurusan Data dan Aplikasi
ii.
Sub Unit Pembangunan dan Infrastruktur ICT.
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 17/56
IPGM-PPK-MK-01
iii.
2.6.1.9
Sub Unit Reka Bentuk, Multimedia dan Dokumentasi
Unit Psikologi dan Kaunseling
Unit Psikologi dan Kaunseling di IPGM diketuai oleh seorang Ketua Unit
dan dibantu oleh seorang Kaunselor Kanan DG44 bertanggungjawab terus
kepada Rektor IPGM bagi menyelaras dan memantau semua Unit Psikologi
dan Kaunseling di IPG Kampus.
i.
Di IPG kampus terdapat seorang Ketua Unit PsK DG44.
ii.
Seorang Kaunselor pelajar yang bertanggungjawab ke atas
guru
pelatih
dan
seorang
Kaunselor
pentadbir
yangbertanggungjawab ke atas staf, pensyarah dan kakitangan
IPG Kampus.
2.6.1.10
Semua IPG diselia dan dipantau oleh IPGM melalui seorang Rektor,
Timbalan Rektor, Pengarah Pusat/Sektor dan Ketua Jabatan/Unit
berkenaan. Setiap IPG diketuai oleh seorang Pengarah yang dibantu oleh
Timbalan-Timbalan/Timbalan Pengarah. Struktur khusus organisasi bagi
setiap IPG terdapat dalam buku perancangan tahunan institut masingmasing.
2.6.1.11 Keputusan MPPP IPG dibentangkan, dibahaskan dan diluluskan dalam
Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru (MPPG) untuk dilaksanakan oleh
semua IPG.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 18/56
IPGM-PPK-MK-01
SEKSYEN 3
SKOP DAN OBJEKTIF SISTEM PENGURUSAN KUALITI
3.1
Skop Pelaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) yang dilaksanakan oleh IPGM dan IPG ialah
Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) Praperkhidmatan iaitu Program Diploma
Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI), Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP)
dan Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP).
3.2
Dasar Kualiti
Dasar kualiti IPGM dan IPG ialah:
"menyediakan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) secara profesional, cekap
dan berkesan untuk melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik selaras
dengan kehendak Falsafah Pendidikan Kebangsaan dan Falsafah Pendidikan
Guru”.
Dasar ini akan dikemas kini dari semasa ke semasa menerusi penyemakan objektif
kualiti bagi memberikan ruang kepada usaha penambahbaikan yang berterusan
dan menyeluruh bersesuaian dengan keperluan organisasi untuk memenuhi dan
meningkatkan tahap kepuasan pelanggan. Dasar ini akan disebarkan melalui
saluran komunikasi yang sedia ada kepada setiap warga organisasi untuk difahami
dan dihayati.
3.3
Objektif Kualiti
Objektif Kualiti IPGM dan IPG terbahagi kepada dua iaitu:
3.3.1
Objektif Organisasi:
3.3.1.1
Memastikan 100% calon yang ditawarkan memenuhi syarat dan
kriteria pengambilan yang ditetapkan dan diluluskan oleh ahli
Jawatankuasa Penyelarasan dan Pemilihan Calon Biasiswa KPM.
3.3.1.2
Memastikan 100% calon yang mendaftar untuk mengikuti kursus
perguruan di IPG memenuhi syarat-syarat dan kelayakan asas
seperti yang ditetapkan.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 19/56
IPGM-PPK-MK-01
3.3.1.3
Memastikan
tahap
kepuasan
pelanggan
terhadap
latihan
keguruan dan prestasi produk dalam tempoh yang ditetapkan
mencapai 92%.
3.3.2 Objektif Operasi bagi Pusat/Sektor/Jabatan di IPGM:
3.3.2.1
Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi memastikan:
i.
Penilaian Aktiviti Perancangan Tahunan IPGM dilaksanakan
sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun.
ii.
Perancangan Tahunan IPGM disediakan sekurang-kurangnya
tiga (3) bulan sebelum aktiviti tahunan bermula.
iii.
100%
penyelidikan
keperluan/
penilaian
yang
dijalankan
program
berkaitan
IPGM
dan
IPG
dengan
dapat
disempurnakan.
3.3.2.2
Pusat Pembangunan Akademik memastikan:
i.
kurikulum pendidikan guru disiapkan dalam tempoh masa
sebulan sebelum pelaksanaan program.
ii.
pemantauan keberkesanan pelaksanaan kurikulum dijalankan
sekurang-kurangnya
sekali
dalam
tempoh
pelaksanaan
program yang berikut:
a) PDPLI (satu tahun setengah)
b) PPISMP (satu tahun setengah)
c) PISMP (empat tahun)
iii.
keberkesanan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran,
kokurikulum, dan kepuasan bimbingan amalan profesional
dari IPG mencapai sekurang-kurangnya skor min 4.1.
3.3.2.3
Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar memastikan :
i.
keberkesanan
pengurusan
pelaksanaan
pendaftaran
dan
minggu
pelajar baharu dan program mentor mentee
mencapai tahap sekurang-kurangnya skor min 4.1.
ii. semua kes disiplin di bawah Akta 174 dianalisis setiap hujung
semester.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 20/56
IPGM-PPK-MK-01
3.3.2.4
Sektor Khidmat Pengurusan memastikan:
i.
pemantauan pengurusan kewangan dan sumber manusia
secara berkala sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun bagi
memastikan IPG mematuhi peraturan sedia ada.
ii. mesyuarat
berkala
ke
atas
pengurusan
kewangan,
pembangunan dan aset diadakan empat (4) kali setahun.
iii. pemantauan berkala ke atas keselamatan bangunan dan
fizikal pejabat dilaksanakan sekurang-kurangnya dua (2) kali
setahun.
iv. prestasi perbelanjaan pada akhir tahun mencapai tahap
varian
yang
ditetapkan
iaitu
5%
sebagaimana
yang
dipersetujui di peringkat KPM.
v. urusan kewangan, pembangunan infrastruktur dan perolehan
aset 27 IPG mematuhi arahan perbendaharaan dan peraturan
kewangan yang ditetapkan.
3.3.2.5
Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme
memastikan:
i.
90% daripada perancangan latihan pembangunan staf adalah
berdasarkan kepada Analisis Keperluan Latihan.
ii. 90% daripada Latihan Pembangunan Staf yang dirancang
dilaksanakan dengan mengambil kira LPS tambahan.
3.3.2.6
Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan memastikan:
i.
Semua prosedur berkaitan SPK dilaksana, dikawal dan
direkod mengikut piawaian, prosedur dan peraturan yang
telah
ditetapkan
dan
MKSP
dilaksanakan
sekurang-
kurangnya 1 kali setahun.
ii. Audit dalaman dilaksanakan sekurang-kurangnya dua kali
setahun.
iii. Audit pihak ketiga dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali
setahun
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 21/56
IPGM-PPK-MK-01
3.4
Objektif Operasi IPG ialah memastikan
3.4.1
100% pelajar baharu memenuhi syarat kemasukan yang ditetapkan.
3.4.2
pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.1 terhadap
penilaian proses pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu yang
dilaksanakan.
3.4.3
pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.1 terhadap
penilaian pelaksanaan program mentor mentee.
3.4.4
100% kes disiplin, tata tertib diurus mengikut Akta 174.
3.4.5
pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.1 terhadap aktiviti
pengajaran dan pembelajaran, kokurikulum dan bimbingan dalam amalan
profesional.
3.4.6
sekurang-kurangnya 99% pelajar yang menduduki peperiksaan lulus.
3.4.7
semua aduan pelanggan diambil tindakan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja
selepas aduan diterima.
3.4.8
elaun pelajar dibayar dalam tempoh 10 hari pertama bekerja bulan berkenaan
dengan syarat peruntukan diterima daripada IPGM kecuali bulan Januari.
3.5
Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti
Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti meliputi proses teras SPK yang bermula
daripada penetapan program latihan pelajar praperkhidmatan hingga setelah satu (1)
tahun pelajar ditempatkan di sekolah.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 22/56
IPGM-PPK-MK-01
PETA PROSES PENGURUSAN PPK
MULA
7.3
PT-04
Perancangan Tahunan
Penggubalan Kurikulum
6.1, 7.1,7.2.1, 7.2.2
PT-02
Pengurusan Hal Ehwal
Pelajar
Kawalan Kualiti
4.2.4,7.2.3, 7.5.4, 8.3
PT-03, PUP-11,PUP-07
6.1, 6.2, 6.3, 6.4,
7.4.1 ,7.5.5, 8.3
PT-08
PUP-05,06, 08,09,10,
PUS-03
Pengurusan Aset,
Penyelenggaraan
Infrastruktur ,
Perolehan, ABM,
Elaun Pelajar
Pengurusan Kurikulum
Audit Dalaman
8.2.2 PUP-03
MKSP 5.6,
PUP-01
4.2.3, 4.2.4, 7.1, 7,2,1,
6.4, 8.2.4, 8.3 PT-05
Pelaksanaan Pentaksiran &
Penilaian
4.2.4,7.2.2, 7.5.3, 7.6, 8.2.4,
8.3 PT-06
Pengurusan Peperiksaan
4.2.4,7.2.2, 7.5.3, 7.6, 8.2.4,
8.3 PT-07, PUP-07
Maklumat Penempatan
Am:
4.1, 4.2,
5.1, 5.5,
8.1
7.5.3, 7.5.5
Analisis dan
Penambahbaikan
8.4, 8.5
PUP-02
Julai 2014
Pelanggan
Organisasi
Maklum Balas
Pelanggan
8.2.1 PUP-04
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 23/56
IPGM-PPK-MK-01
3.6
Struktur Sistem Pengurusan Kualiti
3.6.1 SPK diuruskan oleh Majlis Kualiti (MK) Institut Pendidikan Guru Malaysia
(IPGM) dan Institut Pendidikan Guru ( IPG). Majlis ini diketuai oleh Pengurusan
Tertinggi (PT) iaitu TKPPM KPM. Beliau dibantu oleh Wakil Pengurusan (WP)
iaitu Rektor dan Timbalan Rektor. WP dibantu oleh Pengarah Pusat/ Sektor
sebagai Timbalan Wakil Pengurusan (TWP). Struktur MK IPGM dan IPG
adalah seperti dalam Rajah 2.
3.6.2 Majlis ini bertanggungjawab merancang, menentukan skop, dan hala tuju,
memberikan bimbingan dan galakan, menyediakan pemudah cara serta
menilai pelaksanaan sistem kualiti IPGM dan IPG secara berterusan. Majlis ini
juga bertanggungjawab memastikan semua proses dalam SPK IPGM dan IPG
dilaksanakan sepenuhnya. WP bertanggungjawab memastikan dasar kualiti
IPGM dan IPG dilaksanakan selaras dengan Falsafah, Visi, Misi dan Piagam
Pelanggan bagi mencapai objektif dan dasar kualiti IPGM dan IPG.
3.6.3 Semua ahli dalam MK IPGM dan IPG diberi pendedahan dan latihan dari
semasa ke semasa untuk meningkatkan kesedaran, komitmen dan seterusnya
pembudayaan kualiti berasaskan keperluan MS ISO 9001:2008.
3.6.4 Majlis ini mengelolakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)
sekurang-kurangnya sekali setahun dan semua keputusan mesyuarat ini
didokumenkan.
3.6.5 Penyemakan semula dokumen kualiti diadakan dari semasa ke semasa
mengikut keperluan.
3.6.6 Pada peringkat IPG, Majlis Kualiti IPG (MK IPG) dibentuk untuk melicinkan
pelaksanaan SPK IPG. Majlis ini diketuai oleh TWP (IPG) iaitu Pengarah yang
dibantu oleh Pengerusi Pasukan Pelaksana (PPP) iaitu Timbalan Pengarah.
Struktur MK IPG ini adalah seperti dalam Rajah 3.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 24/56
IPGM-PPK-MK-01
3.7
Majlis Kualiti Institut IPGM dan IPG
PENGURUSAN TERTINGGI
TKPPM
WAKIL PENGURUSAN
REKTOR
TIMBALAN REKTOR
TWP
TWP
TWP
PENGARAH
TWP
IPG
KJ JPPS KU UTMK KU UTMK
(27 IPG)
TWP
TWP
TWP
TWP
TWP
TWP
PENGARAH PENGARAH PENGARAH PENGARAH
KJ JPKK KJ JKPP
SKP
SHEPHL
PPA
PPPI
PASUKAN PELAKSANA (PP)
PENGERUSI
KJ JPKK
SEKRETARIAT
KPP JPKK
JK PENAMBAHBAIKAN
KPP PPA
JK AUDIT DALAMAN
KPP JPKK
JK DOKUMENTASI
KPP JPKK/ KU UTMK
JK BIMBINGAN &
PEMANTAUAN
KPP JKPP
JK KAWALAN KE ATAS
PRODUK YANG TIDAK
MEMENUHI STANDARD
KPP SHEPHL
JK MAKLUM BALAS
PELANGGAN
KPP PPPI
PEMEGANG PK
JK ADUAN PELANGGAN
KPP SHEPHL
Rajah 2: Majlis Kualiti Institut (MKI) Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan
Institut Pendidikan Guru (IPG)
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 25/56
IPGM-PPK-MK-01
3.8
Majlis Kualiti Institut Institut Pendidikan Guru (MKI IPG)
TIMBALAN WAKIL PENGURUSAN
PENGARAH
PENGERUSI PASUKAN
PELAKSANA
TIMBALAN PENGARAH
SEKRETARIAT ISO
PENGERUSI
JK BIMBINGAN DAN PEMANTAUAN
PENGERUSI JK AUDIT DALAMAN
PENGERUSI
JK MAKLUM BALAS PELANGGAN
PENGERUSI JK DOKUMENTASI
PENGERUSI
JK ADUAN PELANGGAN
PENGERUSI JK PENAMBAHBAIKAN
PENGERUSI JK KAWALAN KE ATAS
PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI
STANDARD
KETUA JABATAN/ KETUA UNIT/SUA
PEMEGANG PK
Rajah 3: Majlis Kualiti Institut
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 26/56
IPGM-PPK-MK-01
SEKSYEN 4
SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1
Dasar Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG
IPGM dan IPG menguruskan SPK yang didokumenkan. SPK ini perlu dipatuhi dalam
pelaksanaan proses PPK untuk pelajar Praperkhidmatan iaitu Program Diploma
Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI), Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP)
dan Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP) dan Dalam
Perkhidmatan.
Bagi memenuhi komitmen di atas, IPGM dan IPG perlu :
a)
menentukan semua proses terangkum dalam SPK dan organisasi;
b)
menentukan turutan dan interaksi antara proses melalui pemetaan carta alir;
c)
menentukan kriteria, kaedah operasi dan kawalan pada proses adalah
berkesan;
d)
memastikan sumber dan maklumat disediakan untuk menyokong operasi dan
kawalan pada proses;
e)
memantau, mengukur dan menganalisis proses dalam SPK dan organisasi;
f)
melaksanakan tindakan yang perlu untuk memastikan pencapaian matlamat
yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan serta
menentukan dan melaksanakan tindakan pencegahan serta pembetulan.
Bagi proses yang menggunakan khidmat luar, IPGM dan IPG mewujudkan kaedah
kawalan yang sewajarnya selaras dengan keperluan Standard dan Pekeliling yang
sedang berkuat kuasa.
Bagi memastikan SPK terlaksana sebagaimana yang dirancang, Wakil Pengurusan
bertanggungjawab:
i.
menentukan dan memastikan semua proses dan objektif di pelbagai peringkat
dan fungsi didokumenkan. Prosedur bagi setiap proses dikenal pasti, diwujudkan
dan dilaksanakan dengan mematuhi keperluan standard MS ISO 9001:2008; dan
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 27/56
IPGM-PPK-MK-01
ii.
menyesuaikan SPK dengan perubahan dalam organisasi apabila diperlukan
melalui pindaan dokumen kualiti yang terlibat dalam sistem dengan mematuhi
Prosedur Kawalan Dokumen Kualiti (IPGM-PPK-PUS-02).
4.2
Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti
4.2.1
Struktur Dokumentasi
SPK dilaksana berteraskan dokumen kualiti yang terdiri daripada Manual
Kualiti (MK), Prosedur Kualiti (PK), Dokumen Rujukan dan Rekod Kualiti
untuk menyediakan PPK. Struktur Dokumentasi SPK IPGM dan IPG adalah
seperti dalam Rajah 4.
4.2.2
Manual Kualiti (MK)
Manual Kualiti merupakan dokumen utama yang menjelaskan struktur
organisasi, huraian sistem kualiti, dasar dan prinsip pelaksanaan sistem
kualiti. MK dijadikan panduan pelaksanaan sistem kualiti selaras
dengan
keperluan MS ISO 9001:2008. Dokumen ini disediakan oleh WP dan
digunakan setelah diluluskan oleh Pengurusan Tertinggi. MK mengandungi
prosedur yang didokumenkan, rujukan prosedur dan penerangan mengenai
hubungan dan kaitan antara proses-proses dalam SPK IPGM dan IPG.
a)
Prosedur Kualiti (PK)
PK ialah dokumen yang menjelaskan turutan proses kerja bagi
setiap aktiviti untuk melaksanakan sistem kualiti dan staf yang
bertanggungjawab
menyediakan
dan
melaksanakan
tindakan
tersebut.
PK terbahagi kepada dua kategori, iaitu:
i.
PK Proses Teras; dan ( Rujuk Lampiran 1)
ii. PK Proses Umum iaitu PK Proses Umum Pengurusan dan PK
Proses Umum Sokongan. (Rujuk Lampiran 1 dan 2)
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 28/56
IPGM-PPK-MK-01
b)
Dokumen Rujukan
Dokumen
Rujukan
ialah
dokumen
yang
diwujudkan
dan
digunapakai dalam SPK seperti Pro forma/Ringkasan Maklumat
Kursus/Garis Panduan Peperiksaan yang sedang berkuatkuasa.
c)
Rekod Kualiti
Rekod Kualiti yang berkaitan adalah seperti yang tercatat dalam
prosedur kualiti yang menyokong SPK. Rekod-Rekod yang
ditentukan
oleh
organisasi
bagi
memastikan
perancangan, operasi dan kawalan ke atas proses.
Julai 2014
keberkesanan
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 29/56
IPGM-PPK-MK-01
PENERANGAN
TANGGUNGJAWAB
Meluluskan - PT (TKPPM)
Menyediakan - WP (REKTOR dan T.REKTOR)
Dokumen Dasar
MK
Meluluskan - PT
Menyedia dan melaksanakan - PP
PK
Semua staf yang berkaitan
Semua staf yang berkaitan
Dokumen Rujukan
Rekod Kualiti
Dokumen Pengurusan
dan Operasi
Dokumen yang
menyokong SPK
Rekod yang
menyokong SPK
Rajah 4: Struktur Dokumentasi SPK IPGM dan IPG
4.2.3
Kawalan Dokumen
TWP Institut Pendidikan Guru Malaysia bertanggungjawab menentukan
pemegang dokumen kualiti dalam Senarai Induk Edaran Terkawal di
peringkat IPGM dan IPG.
Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Dokumen Kualiti dan Dokumen
Rujukan. Rekod yang berkaitan dengan dokumen dikawal mengikut
keperluan Standard 4.2.4 MS ISO 9001:2008.
Kawalan dokumen kualiti dilaksanakan mengikut butiran berikut:
a)
Memastikan dokumen kualiti yang dikenal pasti itu direkodkan
dalam senarai induk dokumen kualiti dan satu salinan dokumen
ditempatkan di lokasi yang mudah dirujuk.
MK dan PK dokumen SPK lain perlu direkodkan sebelum diedarkan
oleh pegawai dokumen (PD) kepada staf dalam pusat/sektor/
jabatan/unit. Satu senarai edaran salinan MK/PK perlu disediakan.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 30/56
IPGM-PPK-MK-01
PD IPGM mengedarkan satu salinan CD dokumen kualiti kepada
semua IPG. PD IPG menyediakan satu salinan CD mengikut
senarai edaran terkawal Institut Pendidikan Guru.
b)
Semakan dan mengemaskini di mana perlu serta meluluskannya
semula.Senarai ini dikemas kini apabila berlaku perubahan ke atas
status berkenaan. Semua pindaan yang dibuat dicatat dalam Rekod
Pindaan oleh Pemilik Proses atau pegawai yang diarahkan,
bertanggungjawab mengemas kini pindaan ke atas dokumen.
c)
Memastikan perubahan dan status dokumen terkini dikenalpasti.
Sebarang pindaan MK dan PK perlulah dikemukakan melalui
Sekretariat Majlis Kualiti IPGM. Pindaan dalam MK dan PK perlu
mendapat kelulusan Wakil Pengurusan. Nombor Keluaran dokumen
kualiti akan hanya berubah setelah berlaku lima (5) kali pindaan.
d)
Memastikan versi dokumen terkini yang berkaitan sedia ada bila
diperlukan. Satu senarai induk yang mengandungi semua dokumen
kualiti yang digunakan dalam Sistem Kualiti serta status terkininya
disediakan. Senarai ini dikemas kini apabila berlaku perubahan ke
atas status berkenaan.
e)
Memastikan dokumen mudah dibaca dan dikenal pasti pada bila-bila
masa. Semua PD menyimpan satu salinan dokumen kualiti dalam
bentuk CD dan bercetak.
f)
Memastikan dokumen luaran yang berkaitan SPK dikenal pasti dan
ditentukan
Pengurusan
penggunaannya
Kualiti
seperti
oleh
organisasi
dalam
arahan/pekeliling/garis
Sistem
panduan.
Dokumen luaran yang dikenalpasti dan ditentukan oleh organisasi
bagi perancangan dan operasi SPK boleh diperolehi dari pelbagai
sumber.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 31/56
IPGM-PPK-MK-01
g)
Menghalang penggunaan dokumen usang dan dokumen ini perlu
ditandakan, sekiranya disimpan untuk sebarang tujuan. Semua
dokumen lama perlu dilupuskan kecuali satu salinan disimpan untuk
rujukan, apabila berlaku pindaan atau keluaran baharu.
Dokumen yang Berkaitan
IPGM-PPK-PUS-02
4.2.4
Kawalan Dokumen Kualiti
Kawalan Rekod
Rekod diwujudkan dan tempoh penyimpanannya dikenal pasti dalam setiap
prosedur kualiti. Jika rekod disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan
bagi rekod berkenaan diwujudkan. Tatacara bagi mengawal, mengenal pasti
kawalan, identifikasi, penyimpanan, perlindungan, cara mendapatkan semula
dan melupuskan rekod didokumenkan dalam Prosedur Kawalan Rekod.
Dokumen yang Berkaitan
IPGM-PPK-PUS-01
Julai 2014
Kawalan Rekod
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 32/56
IPGM-PPK-MK-01
SEKSYEN 5
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1
Komitmen Pengurusan
WP terlibat secara langsung dalam pelaksanaan SPK IPGM dan IPG berdasarkan visi
dan misi
IPGM dan IPG. Bagi memantapkan pengurusan, komitmen WP adalah
seperti berikut:
a)
Menyampaikan kepada semua warga kerja mengenai pentingnya bagi
organisasi memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi keperluan
peraturan serta perundangan
5.2
b)
Mewujudkan dasar kualiti;
c)
Mewujudkan objektif-objektif kualiti;
d)
Menjalankan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan; dan
e)
Memastikan sumber yang perlu disediakan.
Fokus kepada Pelanggan
WP memastikan kehendak semasa dan jangkaan pelanggan dikenal pasti dan
diterjemahkan kepada standard dan objektif kualiti bertujuan untuk meningkatkan
kepuasan hati pelanggan.
5.3
Dasar Kualiti
WP menggubal dasar kualiti bagi IPGM dan IPG seperti yang dinyatakan di para 3.2
manual ini.
5.4
Perancangan
5.4.1 Objektif Kualiti
WP menggubal objektif kualiti bagi IPGM dan IPG seperti yang dinyatakan di
para 3.3 manual ini.
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti
WP memastikan:
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 33/56
IPGM-PPK-MK-01
a) Perancangan SPK diwujudkan dan dilaksanakan untuk memenuhi
keperluan pelanggan seperti mana mengikut objektif kualiti yang telah
ditetapkan; dan
b) Keutuhan SPK tidak akan berubah walaupun berlakunya perubahan
dalam pengurusan sama ada yang dirancang atau tidak.
5.5
Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi
5.5.1
Tanggungjawab dan Kuasa
WP menentukan setiap staf mempunyai tanggungjawab dan kuasa
sebagaimana yang ditetapkan dalam senarai tugas dan pekeliling yang
berkaitan. WP juga menentukan setiap anggota mengetahui tanggungjawab
dan kuasa mereka dan hubung kaitnya dengan bidang dan tanggungjawab
anggota lain dalam organisasi IPGM dan IPG.
5.5.2
Wakil Pengurusan
Pengurusan Tertinggi melantik WP yang bertanggungjawab untuk:
a) memastikan
proses-proses
dalam
SPK
diwujud,
dilaksana,
dan
diselenggara;
b) melaporkan prestasi SPK dan sebarang keperluan penambahbaikan
sistem tersebut kepada Pengurusan Tertinggi;
c) memastikan peningkatan kesedaran mengenai keperluan-keperluan
pelanggan diwujudkan dalam kalangan anggota organisasi dan berurusan
dengan semua pihak luar mengenai perkara-perkara yang berkaitan
dengan SPK IPGM dan IPG.
WP juga melantik TWP untuk membantu WP melaksanakan tugas dan
tanggungjawab yang dinyatakan di atas.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 34/56
IPGM-PPK-MK-01
5.5.3
Komunikasi Dalaman
WP
dan
TWP
menyampaikan
maklumat
mengenai
keberkesanan
pelaksanaan SPK kepada semua staf organisasi, melalui mesyuarat,
perhimpunan, buletin, e-mel, laman web dan kaedah lain yang ditetapkan.
5.6
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
5.6.1 Am
Pengurusan Tertinggi bertanggungjawab untuk:
Mengadakan MKSP setiap tahun bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti
IPGM dan IPG terus sesuai dan berkesan. Kajian semula ini hendaklah juga
meliputi penilaian ke atas peluang-peluang penambahbaikan dan keperluan
membuat perubahan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti berkenaan termasuk
perubahan ke atas dasar serta objektif kualiti; menentukan keanggotaan
MKSP seperti dalam Rajah 2; merekodkan keputusan yang dibuat dalam
mesyuarat dan WP adalah bertanggungjawab untuk memastikan tindakan
susulan ke atas keputusan mesyuarat diambil; dan mengurus semua rekod
yang berkaitan.
5.6.2
Input dan Agenda Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
Input dan agenda MKSP hendaklah meliputi maklumat yang berikut:
a) Laporan Tindakan Susulan daripada MKSP yang lepas
b) Laporan Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti
c) Laporan Audit Dalaman
d) Laporan Maklum Balas Pelanggan
e) Laporan Aduan Pelanggan
f)
Laporan Cadangan Perubahan Yang Memberi Kesan Kepada SPK
g) Laporan Kawalan Ke Atas Produk Yang Tidak Memenuhi Standard
h) Laporan Penambahbaikan
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 35/56
IPGM-PPK-MK-01
5.6.3
Output Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
Output MKSP sepatutnya meliputi keputusan dan tindakan yang berkaitan
dengan:
a) peningkatan keberkesanan SPK dan prosesnya;
b) peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan;
c) sumber yang diperlukan; dan
WP dan TWP bertanggungjawab memastikan output MKSP diminitkan dan
tindakan susulan diambil ke atas semua keputusan tersebut.
Dokumen yang berkaitan ialah:
IPGM-PPK-MK-01
Manual Kualiti
IPGM-PPK-PUP-02
Tindakan
Pembetulan,
Pencegahan
dan
Penambahbaikan
IPGM-PPK-PUP-03
Audit Dalaman
IPGM-PPK-PUP-04
Maklum Balas Pelanggan
SEKSYEN 6
PENGURUSAN SUMBER
6.1
Bekalan Sumber
IPGM dan IPG menentukan dan menyediakan sumber yang diperlukan termasuk
sumber kewangan dan manusia iaitu perjawatan, latihan, maklumat, peralatan,
sumber pengajaran dan pembelajaran, persekitaran kerja, dan infrastruktur untuk;
a)
melaksana dan mengurus SPK serta sentiasa meningkatkannya secara
berterusan; dan
b)
meningkatkan kepuasan pelanggan mengikut keperluannya. Pertimbangan
harus diberikan kepada pembekalan yang berkesan, cekap dan menepati
masa.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 36/56
IPGM-PPK-MK-01
Dokumen yang berkaitan ialah:
6.2
IPGM-PPK-PT-02
Perancangan Tahunan
IPGM-PPK-PUP-06
Penyenggaraan Infrastruktur
IPGM-PPK-PUP-08
Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus
IPGM-PPK-PUP-09
Pengurusan Aset
IPGM-PPK-PUP-10
Perolehan
Sumber Manusia
6.2.1
Am
IPGM dan IPG sentiasa memastikan semua staf terdiri daripada anggota
yang berkelayakan, cekap, mahir, berpengalaman dan terlatih untuk memberi
kesan keakuran kepada keperluan produk. Pengurusan IPGM dan IPG akan
menentukan keperluan latihan adalah selaras dengan matlamat dan objektif
kualiti serta semua keperluan sumber manusia akan dirancang mengikut
kaedah yang ditetapkan.
6.2.2
Kompetensi, Latihan dan Kesedaran
IPGM dan IPG akan:
a)
memastikan semua staf mempunyai kelayakan dan kompetensi yang
diperlukan.
b)
mengenalpasti kakitangan yang terlibat diberi latihan dalam bidangbidang yang diperlukan dan akan mengambil langkah-langkah perlu
seperti memberi pendedahan kerja kepada kakitangan untuk
meningkatkan kemahiran dan kesedaran bagi kepuasan pelanggan;
c)
menilai keberkesanan latihan yang diberikan di (a) dan (b) di atas.
d)
memastikan staf IPGM dan IPG mempunyai kesedaran yang tinggi
dan memberi keutamaan dalam pencapaian Objektif Kualiti IPGM dan
IPG.
e)
mengemaskini dan menyimpan rekod latihan dan kompetensi.
Dokumen yang berkaitan:
IPGM-PPK-PUS-01
Kawalan Rekod
IPGM-PPK-PUS-03
Latihan Pembangunan Staf
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 37/56
IPGM-PPK-MK-01
6.3
Infrastruktur dan Pengurusan Aset
IPGM dan IPG bertangggungjawab untuk menentukan, menyedia, dan mengurus
infrastruktur dan aset yang diperlukan bagi memastikan kualiti perkhidmatan yang
ditetapkan dalam SPK tidak terjejas.
Infrastruktur meliputi:
a)
bangunan, tempat dan ruang kerja serta kemudahan yang berkaitan seperti
dewan, bilik kuliah, makmal, bengkel pengajaran dan pembelajaran, asrama,
pusat sumber, gelanggang sukan dan sebagainya;
b)
peralatan, perkakasan dan perisian yang diperlukan untuk menjalankan
tugas;
c)
perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan dan komunikasi atau sistem
maklumat.
Maklumat pengurusan aset hendaklah lengkap dan jelas, iaitu mengenal, mengawal,
menyimpan, menjaga, mengurus, mendapatkan semula dan melupuskan barang
serta menepati Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan yang digunapakai. Ini
termasuk:
i.
Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini;
ii. Memudahkan pengesanan dan pemantauan;
iii. Membolehkan keadaan aset diketahui; dan
iv. Memudahkan penyenggaraan, pelupusan dan penggantian aset
Dokumen yang berkaitan :
IPGM-PPK-PT-06
Pelaksanaan Pentaksiran Pendidikan Guru
IPGM-PPK-PT-07
Pengurusan Peperiksaan
IPGM-PPK-PT-08
Pengurusan Perpustakaan
IPGM-PPK-PUP-06
Penyenggaraan Infrastruktur
IPGM-PPK-PUP-07
Kawalan Ke Atas Produk Yang Tidak Memenuhi
standard
IPGM-PPK-PUP-09
Julai 2014
Pengurusan Aset
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 38/56
IPGM-PPK-MK-01
6.4
Persekitaran Kerja
IPGM dan IPG hendaklah memastikan, menyediakan dan mengurus persekitaran
kerja yang kondusif bagi memenuhi standard perkhidmatan pendidikan keguruan
yang dapat memberikan kesan positif terhadap produktiviti, motivasi, prestasi dan
kepuasan bekerja anggotanya supaya mereka dapat menyumbang kepada
peningkatan prestasi organisasi. Ini dilaksanakan melalui penyenggaraan peralatan
pejabat yang berkenaan, aktiviti-aktiviti pembangunan insan serta pengurusan ruang
kerja mengikut peraturan am keselamatan.
Dokumen yang berkaitan :
IPGM-PPK-PT-04
Reka bentuk dan Perancangan Pembangunan
Kurikulum
IPGM-PPK-PUP-06
Julai 2014
Penyenggaraan Infrastuktur
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 39/56
IPGM-PPK-MK-01
SEKSYEN 7
PROSES PENYAMPAIAN
PERKHIDMATAN PENDIDIKAN KEGURUAN (PPK)
7.1
Perancangan Proses Penyampaian PPK
IPGM dan IPG merancang dan membangunkan proses yang diperlukan bagi PPK
untuk memenuhi keperluan pelanggan. Perancangan ini memenuhi semua proses
utama dan sokongan yang ada dalam SPK IPGM dan IPG. Output daripada
perancangan Proses Penyampaian PPK dibuktikan dalam bentuk Perancangan
Tahunan IPGM dan IPG.
IPGM dan IPG memastikan perancangan dijelaskan dengan memasukkan perkara
yang berikut:
a)
objektif dan keperluan kualiti bagi PPK;
b)
keperluan untuk mewujudkan proses dan dokumen serta menyediakan
sumber khusus untuk PPK seperti latihan personel, penyediaan peruntukan
kewangan dan penyelenggaraan infrastruktur;
c)
verifikasi, pengesahan, pemantauan, pengukuran, pemeriksaan dan aktiviti
penilaian yang diperlukan terhadap PPK serta kriteria penerimaan produk;
dan
d)
rekod yang diperlukan bagi membuktikan proses PPK memenuhi standard.
Dokumen yang berkaitan:
Semua Prosedur Teras (PT)
Semua Prosedur Umum Pengurusan (PUP)
Semua Prosedur Umum Sokongan (PUS)
7.2
Proses Berkaitan dengan Pelanggan
7.2.1 IPGM dan IPG menentukan keperluan yang berkaitan dengan PPK
yang hendak disampaikan seperti yang berikut:
a)
keperluan pelanggan organisasi iaitu sekolah terhadap guru
termasuk keperluan aktiviti PPK dan pasca PPK yang
diterangkan di Seksyen 3;
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 40/56
IPGM-PPK-MK-01
b)
keperluan PPK yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi
perlu bagi kegunaan yang spesifik;
c)
keperluan undang-undang dan peraturan yang perlu terhadap
produk dengan PPK seperti Akta Pendidikan 1996, Perintah
Am, Akta 174, Akta 679, Standard Guru Malaysia, FPK, FPG,
Garis Panduan Penulisan Akademik dan Etika Keguruan; dan
d)
Peraturan-Peraturan Pendidikan (Institut-Institut Pendidikan
Guru) 2010
7.2.2
IPGM dan IPG perlu menyemak
semula keperluan perkhidmatan
berkaitan dengan PPK.
Sebelum membekalkan keperluan berkaitan dengan PPK, IPGM dan
IPG perlu memastikan bahawa:
a)
keperluan PPK ditentukan dengan tepat;
b)
tindakan penyelesaian akan diambil terhadap sebarang
percanggahan yang timbul dengan PPK yang ditentukan
terdahulu; dan
c)
ia mempunyai keupayaan untuk memenuhi standard PPK
yang ditentukan.
Hasil semakan keperluan serta tindakan susulan hendaklah
direkodkan.
Semakan
kepada
keperluan
hendaklah
menghasilkan pindaan yang relevan kepada dokumen serta
dihebahkan kepada anggota organisasi.
7.2.3
Komunikasi dengan pelanggan
IPGM dan IPG perlu menentukan dan melaksanakan komunikasi yang
berkesan dengan pelanggan berhubung:
a)
menyediakan maklumat produk yang berkaitan dengan PPK;
b)
menjawab pertanyaan termasuk perubahan; dan
c)
maklum balas dan aduan pelanggan;
Antara saluran komunikasi dengan pelanggan ialah surat, media
elektronik, brosur, buletin, buku panduan, hari bertemu pelanggan dan
dialog.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 41/56
IPGM-PPK-MK-01
Dokumen yang berkaitan:
IPGM-PPK-PT-02
Perancangan Tahunan
IPGM-PPK-PT-03
Pengurusan Hal Ehwal Pelajar
IPGM-PPK-PUP-04
Maklum Balas Pelanggan
IPGM-PPK-PUP-11
Aduan Pelanggan
7.3
Reka Bentuk dan Perancangan Pembangunan Kurikulum
7.3.1
Perancangan
Reka
Bentuk
dan
Perancangan
Pembangunan
Kurikulum
IPGM dan IPG merancang, mengawal aktiviti reka bentuk dan
membangunkan kurikulum. Bagi menyediakan perancangan ini, IPGM
dan IPG menentukan:
a)
peringkat merekabentuk dan pembangunan kurikulum;
b)
penyemakan semula, verifikasi dan validasi yang bersesuaian
untuk setiap peringkat reka bentuk dan pembangunan
kurikulum; dan
c)
pihak yang bertanggungjawab dan berkuasa yang terlibat
dalam aktiviti reka bentuk dan pembangunan kurikulum;
IPGM dan IPG mengenalpasti dan mengurus semua pihak yang
terlibat dalam aktiviti reka bentuk dan membangunkan kurikulum
melalui pembahagian tanggungjawab yang jelas dan komunikasi yang
berkesan.
Output yang dihasilkan daripada perancangan ini hendaklah dikemas
kini mengikut kemajuan aktiviti reka bentuk dan pembangunan
kurikulum tersebut.
Dokumen yang berkaitan:
IPGM-PPK-PT-04
Kurikulum
Julai 2014
Reka
Bentuk
dan
Perancangan
Pembangunan
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 42/56
IPGM-PPK-MK-01
7.3.2
Input kepada Aktiviti Reka Bentuk dan Pembangunan.
IPGM dan IPG menentukan input yang berkaitan dengan keperluan
reka bentuk dan pembangunan kurikulum serta program baharu.
Semua rekod ini hendaklah dikemas kini. Input ini adalah termasuk:
a) objektif dan matlamat;
b) Akta Pendidikan, Falsafah Pendidikan Kebangsaan, Falsafah
Pendidikan Guru dan dasar kerajaan;
c) Peraturan-peraturan Senat;
d) maklumat reka bentuk kurikulum terdahulu, jika perlu; dan
e) keperluan penting yang lain digunakan untuk reka bentuk dan
pembangunan kurikulum.
Input ini perlu disemak dari segi kecukupan dan ketepatannya.
Semua keperluan mestilah lengkap, jelas dan tidak bercanggah
antara satu sama lain.
7.3.3
Output Penggubalan Kurikulum
Kurikulum yang dihasilkan perlu dalam bentuk yang boleh disahkan
dan diluluskan oleh Senat sebelum diterbitkan. Kurikulum perlu :
a) memenuhi standard input.
b) menyediakan maklumat yang tepat mengenai PPK dan ruang
untuk peningkatan profesionalisme guru.
c) mengandungi rujukan kriteria PPK.
d) menentukan ciri-ciri penggunaan kurikulum dalam PPK.
7.3.4
Semakan Reka Bentuk dan Pembangunan Kurikulum
Pada peringkat yang telah ditetapkan dalam perancangan, semakan
secara sistematik ke atas reka bentuk dan pembangunan kurikulum
akan dijalankan (7.3.1) untuk:
a) menilai kemampuan hasil reka bentuk dan pembangunan
kurikulum memenuhi standard PPK.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 43/56
IPGM-PPK-MK-01
b) mengenal pasti sebarang masalah dan mencadangkan
tindakan
yang
perlu
diambil
bagi
mengatasi
masalah
berkenaan.
Anggota kumpulan semakan kurikulum terdiri daripada Ahli Jawatankuasa
Penggubalan Akademik (JKPA) IPG.
Keputusan semakan dan sebarang
tindakan yang perlu diambil hendaklah direkodkan (4.2.4).
7.3.5
Verifikasi Reka Bentuk dan Perancangan Pembangunan Kurikulum
IPGM dan IPG melaksanakan verifikasi ke atas kurikulum mengikut
perancangan untuk memastikan output telah memenuhi standard
input penggubalan kurikulum.
Hasil verifikasi dan tindakan yang
diambil hendaklah direkodkan.
7.3.6
Validasi rekabentuk dan pembangunan kurikulum
IPGM dan IPG menentukan validasi ke atas output melalui kelulusan
dan pengesahan mesyuarat Senat. Rekod hasil validasi hendaklah
diselenggarakan.
7.3.7
Kawalan terhadap Perubahan Rekabentuk dan Pembangunan
Kurikulum
IPGM dan IPG adalah untuk memastikan kawalan dilaksanakan
terhadap perubahan reka
bentuk kurikulum yang dibangunkan.
Kawalan ini termasuk merekodkan sebarang pindaan ke atas
rekabentuk kurikulum dan melaksanakan semakan yang bersesuaian
setelah mendapat kelulusan Senat.
7.4
Perolehan
IPGM dan IPG perlu memastikan barangan dan perkhidmatan yang diperoleh untuk
melaksanakan PPK menepati keperluan perolehan yang ditetapkan. Semua
prosedur perolehan adalah tertakluk kepada Arahan Perbendaharaan yang
berkuatkuasa.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 44/56
IPGM-PPK-MK-01
7.4.1 Proses Perolehan
IPGM dan IPG menyediakan khidmat perolehan bekalan dan perkhidmatan
mengikut Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling yang terpakai dan prosedur
kewangan semasa. Perolehan bekalan dan perkhidmatan dilaksanakan
melalui kaedah berikut:
i.
Tender; atau
ii. Sebut harga; atau
iii. Pembelian / Perolehan Terus
IPGM dan IPG sentiasa menilai dan memilih pembekal berdasarkan
keupayaan mereka dalam membekalkan bahan yang memenuhi spesifikasi.
Kriteria pemilihan bagi penilaian dan penilaian semula prestasi pembekal
berdasarkan keperluan yang ditetapkan. Keputusan penilaian dan sebarang
tindakan pembetulan yang diambil perlu direkod.
7.4.2
Maklumat Perolehan
a) Semua permintaan untuk perolehan perlu dibuat oleh Pengarah/Ketua
Jabatan/Unit untuk kelulusan;
b) Perolehan bekalan dan perkhidmatan dilakukan berdasarkan Arahan
Perbendaharaan dan Pekeliling Perbendaharaan yang terpakai; dan
c) Spesifikasi bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi dinyatakan dengan
jelas dalam dokumen Pesanan Kerajaan dan verifikasi serta pengesahan
dilakukan dengan menandatangani pada Pesanan Kerajaan
7.4.3
Verifikasi Bekalan dan Perkhidmatan
Produk dan perkhidmatan yang dibekalkan oleh pihak vendor perlu disahkan
penerimaannya. Hanya produk yang memenuhi spesifikasi sahaja yang akan
diterima. Verifikasi atau pengesahan penerimaan bekalan dan perkhidmatan
dilakukan dengan menandatangani borang penerimaan pesanan. Jika
berlaku sebarang kerosakan atau tidak memenuhi spesifikasi, perkara ini
perlu dimaklumkan secara bertulis kepada pembekal untuk penggantian
segera.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 45/56
IPGM-PPK-MK-01
Dokumen yang berkaitan:
7.5
IPGM-PPK-PUP-10
Perolehan
IPGM-PPK-PUS-01
Kawalan Rekod
Pengeluaran dan Penyediaan PPK
7.5.1 Kawalan ke atas Pengeluaran dan Penyediaan PPK
IPGM dan IPG merancang dan mengawal pelaksanaan penyampaian PPK
kepada pelanggan. Kaedah kawalan termasuk:
a) menyediakan maklumat yang menjelaskan tentang ciri pengurusan PPK;
b) menyediakan prosedur tanggungjawab dan tindakan serta carta alir
proses kerja
c) menggunakan peralatan yang sesuai;
d) menyediakan dan menggunakan instrumen pemantauan dan alat
pengukuran;
e) melaksanakan aktiviti pemantauan dan pengukuran; dan
f)
menyerahkan senarai pelajar yang tamat latihan ke Bahagian yang
berkenaan untuk penempatan dan maklum balas daripada pelanggan
tentang prestasi guru baharu selepas satu (1) tahun pertama penempatan
dianalisis dan dibentangkan.
7.5.2
Validasi Proses Pemberian PPK
IPGM dan IPG hendaklah mengesahkan output telah melalui semua proses
pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan. Ini kerana produk yang telah
dikeluarkan tidak boleh disahkan melalui pemantauan atau pengukuran
selepas ditempatkan di sekolah dan tidak tertakluk di bawah kawalan IPGM
dan IPG. Validasi hendaklah menunjukkan keupayaan proses-proses ini
untuk mencapai hasil yang dirancang.
IPGM dan IPG menentukan :
a) kriteria untuk penyemakan dan kelulusan proses-proses berkenaan;
b) kelulusan peralatan dan personel berkelayakan;
c) penggunaan kaedah dan prosedur khusus;
d) keperluan rekod (4.2.4); dan
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 46/56
IPGM-PPK-MK-01
e) validasi semula proses PPK
7.5.3
Identifikasi dan Kemudahkesanan
IPGM dan IPG mengenal pasti PPK pada setiap peringkat operasi
perkhidmatan. IPGM dan IPG mengenal pasti status PPK yang berkaitan
dengan pengukuran dan pemantauan.
Bagi membolehkan kemudahkesanan, IPGM dan IPG mengawal dan
merekod mengikut prosedur kawalan dokumen dan kawalan rekod. Setiap
kursus yang ditetapkan diberikan identifikasi dengan menggunakan kod
yang bersiri. Setiap IPG juga diberikan nombor kod yang merupakan
singkatan kepada IPG berkenaan untuk memudahkan urusan pentadbiran.
Setiap pelajar juga diberikan kod pada kad matrik yang digunakan sebagai
rujukan sepanjang tempoh pengajian.
Dokumen yang berkaitan:
IPGM-PPK-PT-03
Pengurusan Hal Ehwal Pelajar
IPGM-PPK-PT-05
Pengurusan Kurikulum
IPGM-PPK-PT-06
Pelaksanaan Pentaksiran Pendidikan Guru
IPGM-PPK-PT-07
Pengurusan Peperiksaan
IPGM-PPK-PUP-04
Maklum Balas Pelanggan
IPGM-PPK-PUS-01
Kawalan Rekod
IPGM-PPK-PUS-02
Kawalan Dokumen
IPGM-PPK-PUS-03
Latihan Pembangunan Staf
7.5.4
Harta Hakmilik Pelanggan
Harta hakmilik pelanggan termasuk harta intelek dan data peribadi. IPGM
dan IPG bertanggungjawab untuk menjaga kerahsiaan maklumat peribadi
pelanggan termasuk yang terdapat dalam sistem pengurusan maklumat
yang berkenaan. Kaedah kawalan ke atas akses maklumat peribadi staf,
maklumat pembekal dan maklumat pelajar perlu diwujudkan selaras dengan
keperluan ISO 9001:2008. Kaedah kawalan adalah mengikut kaedah
semasa yang digunapakai
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 47/56
IPGM-PPK-MK-01
7.5.5
Pemuliharaan Penyampaian PPK
IPGM dan IPG mengenal pasti kaedah pemuliharaan terhadap Proses
Penyampaian PPK mengikut keperluan SPK IPGM dan IPG. Pemuliharaan
perlu
meliputi
rekod:
identifikasi,
pengendalian,
pembungkusan,
penyimpanan, dan perlindungan untuk tujuan penganugerahan dan
kemudahkesanan rekod pelajar.
7.6
Kawalan Ke Atas Pemantauan dan Pengukuran Peralatan
Klausa ini tidak diguna pakai dalam Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG.
Proses bagi menghasilkan perkhidmatan tidak memerlukan sebarang peralatan yang
perlu disahkan oleh mana-mana badan standard.
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 48/56
IPGM-PPK-MK-01
SEKSYEN 8
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN
8.1
Am
IPGM
dan
IPG
merancang
dan
melaksanakan
pemantauan,
pengukuran,
penganalisisan dan proses penambahbaikan yang diperlukan untuk:
8.1.1
membuktikan pematuhan terhadap ciri-ciri PPK;
8.1.2 memastikan keperluan-keperluan yang ditetapkan dalam pelaksanaan SPK
dipatuhi; dan
8.1.3
membuat penambahbaikan berterusan secara berkesan ke atas SPK.
Kaedah yang bersesuaian termasuk teknik statistik ditentukan dan diguna pakai bagi
tujuan pemantauan, pengukuran dan penganalisisan ke atas SPK.
8.2
Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1
Kepuasan Pelanggan
Pemantauan dan pengukuran kepuasan pelanggan dibuat berasaskan soal
selidik Maklum Balas Pelanggan, Audit Dalaman dan Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan.
IPGM dan IPG memantau tahap kepuasan pelanggan terhadap PPK selepas
satu (1) tahun dari tarikh guru baharu ditempatkan di sekolah. Saiz sampel
yang dipilih secara rawak adalah sekurang-kurangnya 30% dari jumlah
populasi guru baharu.
Dokumen yang berkaitan
Julai 2014
IPGM-PPK-PUP-04
Maklum Balas Pelanggan
IPGM-PPK-PUP-03
Audit Dalaman
IPGM-PPK-PUP-01
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 49/56
IPGM-PPK-MK-01
8.2.2
Audit Dalaman
Audit Dalaman dijalankan dua kali setiap tahun bagi memastikan SPK
dilaksanakan mengikut semua keperluan yang ditetapkan.
Audit Dalaman hendaklah:
a)
Mematuhi perkara yang ditetapkan (rujuk seksyen 7.1) kepada
kehendak ISO 9001:2008 dan Garis Panduan Bagi Melaksanakan
MS ISO 9001:2008 dalam Perkhidmatan Awam;
b)
Mematuhi prosedur Audit Dalaman yang telah ditetapkan di dalam
IPGM-PPK-PUP-03 (Audit Dalaman); dan
c)
Dilaksanakan secara sistematik dan berkesan.
IPGM dan IPG hendaklah melantik Jawatankuasa Audit Dalaman untuk
merancang, melaksana, memantau dan menyediakan laporan program
pengauditan. Perancangan ini meliputi skop dan semua proses yang perlu
diaudit. Jadual Tahunan Audit Dalaman yang disediakan hendaklah
merangkumi tarikh dan aktiviti audit. Program audit dirancang dengan
mengambil kira status dan kepentingan sesuatu proses dan bidang yang
diaudit selain daripada mengambil kira dapatan audit yang lepas. Kriteria
audit, skop, kekerapan dan kaedah pengauditan hendaklah ditentukan.
WP / TWP bertanggungjawab :
i.
menyemak dan meluluskan Jadual Tahunan Audit Dalaman;
ii. melantik Pasukan Audit Dalaman (PAD) yang terlatih dan bebas daripada
proses yang diaudit.
Rekod audit dan dapatannya hendaklah diselenggarakan (lihat 4.2.4) serta
dilaporkan dalam mesyuarat MKI/MKSP. Jawatankuasa Audit Dalaman juga
bertanggungjawab
untuk
memastikan
audit
susulan
dijalankan
bagi
memastikan tindakan pembetulan ke atas ketidakpatuhan yang ditemui
dilaksanakan dengan berkesan (lihat 8.5.2).
Dokumen yang berkaitan:
IPGM-PPK-PUP-02
Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan
Penambahbaikan
IPGM-PPK-PUP-03
Julai 2014
Audit Dalaman
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 50/56
IPGM-PPK-MK-01
8.2.3
Pemantauan dan Pengukuran Proses
IPGM dan IPG mengenal pasti dan menggunakan kaedah yang sesuai untuk
melaksanakan
pemantauan
dan
pengukuran
proses
SPK.
Kaedah
pemantauan dan pengukuran yang digunakan hendaklah menunjukkan
bahawa proses berupaya mencapai hasil yang dirancang.
Kaedah yang
digunakan meliputi soal selidik, pemerhatian dan kajian. Hasil pemantauan
dianalisis dan diambil tindakan oleh pihak yang bertanggungjawab. Apabila
hasil yang dirancangkan tidak dapat dicapai, pembetulan segera dan
tindakan pembetulan yang bersesuaian diambil untuk memastikan proses
memenuhi standard PPK yang ditetapkan.
8.2.4
Pemantauan dan Pengukuran Produk
IPGM dan IPG membuat pemantauan dan pengukuran produk di beberapa
peringkat penghasilan produk bagi memastikan keperluan perkhidmatan
dipenuhi iaitu:
8.2.4.1
Peringkat Proses Penerimaan Produk
Proses
penyemakan
PPK
yang
dijalankan
pada
peringkat
penerimaan adalah seperti yang berikut:
i.
Peringkat Pendaftaran Pelajar
Semakan ke atas dokumen calon untuk memastikan hanya
calon yang layak didaftarkan.
ii.
Peringkat Penerimaan Perolehan
Semakan ke atas perolehan bekalan dan perkhidmatan untuk
memastikan bekalan dan perkhidmatan mematuhi spesifikasi
yang telah ditetapkan.
8.2.4.2
Peringkat Semasa Proses Penghasilan Produk
Peringkat semasa Proses Produk melibatkan:
i.
Pengajaran dan Pembelajaran, Kokurikulum dan Amalan
Profesional. Proses Pengajaran dan Pembelajaran, Kokurikulum
dan Amalan Profesional dipantau dan dinilai untuk memastikan
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 51/56
IPGM-PPK-MK-01
keberkesanan proses berkenaan mengikut struktur kurikulum,
sukatan pelajaran/pro forma dan garis panduan yang ditetapkan.
Ini termasuk penilaian ke atas kemudahan infra dan info
Pengajaran dan Pembelajaran, Kokurikulum dan Amalan
Profesional.
ii. Kelayakan menduduki peperiksaan
Semakan perlu dilaksanakan untuk memastikan pelajar perlu
memenuhi kriteria kelayakan yang ditetapkan di dalam Panduan
dan Syarat Penganugerahan Sijil/Diploma/Ijazah IPGM yang
terkini.
iii. Pentaksiran
Pentaksiran berterusan di peringkat ini dibuat untuk memastikan
pelajar mencapai tahap pencapaian yang ditetapkan dalam Buku
Panduan
dan
Syarat
Penganugerahan
Sijil/Diploma/Ijazah
IPGM.
8.2.4.3
Peringkat Akhir Proses PPK
Semakan peringkat akhir dibuat bagi perkara yang berikut:
i. Menyemak Borang Kerja Kursus dan Peperiksaan (BKKP) untuk
memastikan BKKP itu betul dan tepat sebelum Mesyuarat
JKPPIPG dan Mesyuarat Senat.
ii. Menyemak transkrip keputusan peperiksaan pelajar untuk
memastikan transkrip itu tepat sebelum diserahkan kepada
pelajar;
iii. Menyemak maklumat dalam lembaran Diploma dan Ijazah untuk
memastikannya betul sebelum diserahkan kepada pelajar; dan
iv. Bukti keakuran terhadap kriteria penerimaan dan semua rekod
penyemakan
serta
diselenggarakan.
Julai 2014
pentaksiran
hendaklah
disimpan
dan
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 52/56
IPGM-PPK-MK-01
8.3
Kawalan ke Atas Produk Yang Tidak Memenuhi Standard
IPGM dan IPG hendaklah memastikan produk (termasuk perkhidmatan) yang tidak
mematuhi keperluan, dikenal pasti dan dikawal dari penggunaan untuk proses
seterusnya atau penghantaran yang tidak dirancang. Kawalan dan tanggungjawab
serta bidang kuasa yang berkenaan untuk mengurus produk ini dinyatakan dalam
prosedur yang didokumenkan.
IPGM dan IPG di mana perlu, mestilah mengurus produk yang tidak mematuhi
keperluan melalui satu atau lebih cara berikut:
a) Mengambil tindakan untuk menghapus ketidakpatuhan yang dikesan.
b) Memberi kuasa untuk penggunaan, pelepasan atau penerimaan secara
konsesi oleh pihak tertentu dan di mana perlu, oleh pelanggan.
c) Mengambil tindakan untuk mengecualikan tujuan asal penggunaannya.
d) Mengambil tindakan yang sesuai ke atas kesan atau kesan-kesan berpotensi
apabila ketidakakuran produk dikenal pasti selepas penghantaran atau
penggunaannya.
Apabila ketidakpatuhan produk telah diambil tindakan pembetulan, ia mestilah
diverifikasi semula untuk menunjukkan kepatuhan terhadap keperluan. Rekod yang
menunjukkan ketidakpatuhan dan tindakan susulan yang diambil termasuk konsesi
yang diterima hendaklah diselenggara.
Dokumen yang berkaitan:
IPGM-PPK-PUP-07
Kawalan ke Atas Produk yang Tidak Memenuhi
Standard
8.4
Analisis Data
IPGM dan IPG hendaklah menetapkan, mengumpul dan menganalisis data yang
bersesuaian bagi menunjukkan kesesuaian dan keberkesanan SPK. Tanggungjawab
ini perlu dijalankan oleh process owner/pemegang/penggerak prosedur kualiti di
peringkat IPGM dan IPG. Data yang berkaitan perlu dianalisis mengikut kadar
kekerapan yang telah ditentukan, untuk menilai sama ada penambahbaikan
berterusan terhadap keberkesanan SPK perlu dilaksanakan.
Hasil analisis hendaklah memberikan maklumat tentang:
a)
Julai 2014
Tahap kepuasan pelanggan (lihat 8.2.1);
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 53/56
IPGM-PPK-MK-01
b)
kepatuhan kepada keperluan produk (lihat 8.2.4);
c)
ciri-ciri dan trenda mengenai proses serta produk termasuk tindakan/ langkah
pencegahan (lihat 8.2.3 dan 8.2.4); dan
d)
8.5
Pembekal (lihat 7.4).
Penambahbaikan
8.5.1
Penambahbaikan Berterusan
IPGM dan IPG hendaklah menambah baik keberkesanan SPK secara
berterusan berdasarkan pencapaian dasar kualiti, objektif kualiti, hasil
penemuan audit, analisis data, tindakan pembetulan dan pencegahan serta
kajian semula pengurusan.
8.5.2
Tindakan Pembetulan
IPGM dan IPG hendaklah mengambil tindakan untuk menghapuskan puncapunca ketidakpatuhan bagi mencegah ia berulang. Tindakan pembetulan
hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang berlaku.
Prosedur tindakan pembetulan hendaklah diwujudkan bagi menjelaskan
keperluan berikut:
i.
Mengkaji ketidakpatuhan (termasuk aduan pelanggan);
ii. Menentukan punca ketidakpatuhan;
iii. Menilai
keperluan
untuk
mengambil
tindakan
bagi
memastikan
ketidakpatuhan tidak berulang;
iv. Menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan;
v. Merekod hasil daripada tindakan yang dilaksanakan; dan
vi. Mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang telah
dilaksanakan.
Tindakan pembetulan yang diambil hendaklah dimaklumkan dalam MKSP.
Keberkesanan tindakan pembetulan hendaklah disahkan oleh WP.
8.5.3
Tindakan Pencegahan
IPGM dan IPG hendaklah menentukan tindakan bagi menghapuskan punca
ketidakpatuhan yang dijangkakan bagi mencegah daripada berlaku. Tindakan
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 54/56
IPGM-PPK-MK-01
pencegahan hendaklah bersesuaian dengan kesan masalah yang mungkin
timbul. Suatu prosedur tindakan pencegahan hendaklah diwujudkan bagi
menjelaskan keperluan berikut:
a. Menentukan ketidakpatuhan yang berpotensi dan puncanya;
b. Menilai
keperluan
untuk
tindakan
bagi
mencegah
berlakunya
ketidakpatuhan;
c. Menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan;
d. Merekod hasil daripada tindakan-tindakan yang dilaksanakan (lihat 4.2.4);
dan
e. Mengkaji semula keberkesanan tindakan pencegahan yang telah
dilaksanakan.
Semua tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan yang telah
diambil hendaklah dilaporkan oleh TWP kepada Pengurusan Tertinggi dalam
MKSP. TWP bertanggungjawab untuk memastikan tindakan pembetulan,
pencegahan dan usaha penambahbaikan dilaksanakan dan diambil tindakan
susulan.
Dokumen yang berkaitan:
IPGM-PPK-PUP-01
Pengendalian Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
IPGM-PPK-PUP-02
Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 55/56
IPGM-PPK-MK-01
LAMPIRAN 1
SENARAI PROSEDUR KUALITI
PROSEDUR TERAS
Kekunci bagi No.Kod: IPGM-PPK-PT- No. Siri
Bil.
1
2
3
4
5
6
7
No.Kod
Nama Prosedur Kualiti Teras
IPGM-PPK-PT-02
Perancangan Tahunan
IPGM-PPK-PT-03
Pengurusan Hal Ehwal Pelajar
IPGM-PPK-PT-04
Reka bentuk dan Perancangan Pembangunan
Kurikulum
IPGM-PPK-PT-05
Pengurusan Kurikulum
IPGM-PPK-PT-06
Pelaksanaan Pentaksiran Pendidikan Guru
IPGM-PPK-PT-07
Pengurusan Peperiksaan
IPGM-PPK-PT-08
Pengurusan Perpustakaan
Julai 2014
MANUAL KUALITI
NO. KELUARAN
: 09
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 56/56
IPGM-PPK-MK-01
LAMPIRAN 2
SENARAI PROSEDUR KUALITI
PROSEDUR UMUM PENGURUSAN
Kekunci bagi No.Kod: IPGM-PPK-PUP- No. Siri
Bil.
1
2
3
4
5
6
No.Kod
Nama Prosedur Kualiti Teras
IPGM-PPK-PUP-01
Pengendalian Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
IPGM-PPK-PUP-02
Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
IPGM-PPK-PUP-03
Audit Dalaman
IPGM-PPK-PUP-04
Maklum Balas Pelanggan
IPGM-PPK-PUP-05
Pengurusan Elaun Pelajar
IPGM-PPK-PUP-06
Penyenggaraan Infrastruktur
IPGM-PPK-PUP-07
Kawalan Ke Atas Produk Yang Tidak Memenuhi
Standard
IPGM-PPK-PUP-08
Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus
IPGM-PPK-PUP-09
Pengurusan Aset
IPGM-PPK-PUP-10
Perolehan
IPGM-PPK-PUP-11
Aduan Pelanggan
7
8
9
10
11
PROSEDUR UMUM SOKONGAN
Kekunci bagi No.Kod: IPGM-PPK-PUS- No. Siri
Bil.
1
2
3
No.Kod
Nama Prosedur Kualiti Teras
IPGM-PPK-PUS-01
Kawalan Rekod
IPGM-PPK-PUS-02
Kawalan Dokumen
IPGM-PPK-PUS-03
Latihan Pembangunan Staf
Julai 2014