Bostadsrättsförvaltning - Vitec
Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Bostadsrättsförvaltning Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 1 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 BOSTADSRÄTTSFÖRVALTNING - REGISTERUPPLÄGG ........................................................................ 3 BOSTADRÄTTSFÖRENING ....................................................................................................................................... 3 STYRPARAMETRAR FASTIGHETER ........................................................................................................................... 4 FASTIGHET ........................................................................................................................................................... 5 BYGGNAD ............................................................................................................................................................. 6 BYGGNADSDATA PER FÖRETAG .............................................................................................................................. 7 LOKALLÄGENHET/BOSTADSLÄGENHET .................................................................................................................... 7 Pantsättningar............................................................................................................................................ 10 Utrustning ................................................................................................................................................... 11 Utskrift av lägenhetsregister .................................................................................................................... 12 LAGRA KAPITALTILLSKOTT FÖR UTSKRIFT PÅ KONTROLLUPPGIFT ........................................................................... 12 KONTRAKTSPARTER/KUNDER............................................................................................................................... 14 Fliken grundinfo ......................................................................................................................................... 14 Fliken hyresgäst ......................................................................................................................................... 15 DEBITERINGSKODER ........................................................................................................................................... 16 Fliken avisering .......................................................................................................................................... 17 Fliken tider/oms hyra ................................................................................................................................ 18 Fliken Bostadsrätt ...................................................................................................................................... 18 Fliken kontering ......................................................................................................................................... 19 Debiteringar (rutinträdet)......................................................................................................................... 20 Parter (rutinträdet).................................................................................................................................... 21 Kompletteringar till hyreskontrakt (Kompl hk, rutinträdet) ................................................................. 22 VISA HYRA.......................................................................................................................................................... 23 HYRESGÄSTSAMMANSTÄLLNING - GÄLLANDE KONTRAKT ....................................................................................... 24 OMFLYTTNINGAR ........................................................................................................................................... 26 SÖKA EFTER ETT KONTRAKT SOM SKALL FLYTTAS UT ............................................................................................. 26 SKAPA ETT NYTT KONTRAKT VID ÖVERLÅTELSE ..................................................................................................... 28 RAPPORTER ...................................................................................................................................................... 34 BOSTADSRÄTTSFÖRENINGAR ............................................................................................................................... 35 MÄKLARBILD – BEKRÄFTELSE AV PANTSÄTTNING .................................................................................................. 35 INRE REPARATIONSFOND ..................................................................................................................................... 36 UNDERRÄTTELSE PANTSÄTTNINGAR ..................................................................................................................... 37 PANTSÄTTNINGAR ............................................................................................................................................... 37 UTDRAG UR LÄGENHETSFÖRTECKNING ................................................................................................................. 38 RÖSTLÄNGD ....................................................................................................................................................... 38 SAMÄGARE ......................................................................................................................................................... 38 Skyddad ID .............................................................................................................................................. 38 BERÄKNINGAR ................................................................................................................................................ 39 BERÄKNA NYA AVGIFTER...................................................................................................................................... 39 OMRÄKNING NYA ANDELSTAL............................................................................................................................... 40 UTTAG INRE REPARATIONSFOND.......................................................................................................................... 41 AVSÄTTNING INRE REPARATIONSFOND ................................................................................................................. 42 KONTROLLUPPGIFTER.......................................................................................................................................... 44 Journal/kontroll obligatorisk information ............................................................................................... 44 Kapitaltillskott ............................................................................................................................................ 45 Möjligheter att skicka rättad kontrolluppgift ......................................................................................... 48 Kontrolluppgift skapa fil............................................................................................................................ 51 Regler för hur belopp ska presenteras på KU55 ................................................................................... 52 Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 2 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Bostadsrättsförvaltning - Registerupplägg Bostadrättsförening Lägg upp föreningen som skall hanteras under menyn bostadsrättsförening För att programmet skall kunna räkna ut sammanräknat andelstal, förmögenhetsvärde och beräkna hyreshöjningar är det nödvändigt att fylla i dessa uppgifter i bilden ovan. Det sammanräknade andelstalet är en summa av de olika lägenheternas andelstal. Mer information om hur du lägger upp det hittar under avsnitt lägenheter. Ange även vilket datum som gäller för den ekonomiska planen i föreningen. För att få fram en rapport över vilka föreningar som finns registrerade i programmet kan man trycka på ikonen rapporter, välj sedan bostadsrättsföreningar Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 3 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Styrparametrar Fastigheter Hyres- & avgiftsadministration – Registervård – Styrparametrar fastigheter Allmänna uppgifter som styr hanteringen av kontrakt. Om de flesta kontraktet som skall hanteras i programmet avser överlåtelser, ange det på inställningen ”kontraktstyp normalt” så föreslår programmet det automatiskt i kontraktsbilden. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 4 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Fastighet Hyres- & avgiftsadministration – Registervård – Fastighet Fastighet är den Juridiska fastigheten. Fastighet är inte ett obligatoriskt register för att lägga upp ett kontrakt. Fastighet är ett gemensamt register för samtliga företag i databasen. Lägger man in en fastighet i ett företag så kan den även användas i ett annat. De uppgifter som återfinns i detta register kan hämtas från Lantmäteriets Fastighetsdata (LFD). Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 5 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Byggnad Hyres- & avgiftsadministration – Registervård – Byggnad Byggnad är ett gemensamt register för samtliga företag i databasen. Lägger man in en byggnad i ett företag så kan den även användas i ett annat. Byggnaden kan kopplas till den Juridiska fastigheten via fältet ‘F-nyckel’. Adressen hämtas till avisering härifrån om ingen adress tidigare i hierarkin finns angiven (se separat dokument). Här lägger man in basuppgifter om byggnaden. Även dessa uppgifter kan hämtas med automatik från (LFD). I fliken mängd registreras de ytor som tillhör byggnaden Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 6 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Byggnadsdata per företag Hyres- & avgiftsadministration – Registervård – Byggnadsdata per företag Byggnadsdata per företag är företagsspecifika uppgifter dvs de syns inte i något annat bolag trots att byggnaden finns där. Här lägger man in uppgifter om kontering av byggnaden. Konteringen föreslås när man kopplar ett hyreskontrakt till byggnaden men konteringen kan ändras i hyreskontraktet. Kontakt skrivs ut på hyresavin. Lokallägenhet/Bostadslägenhet Hyres- & avgiftsadministration – Registervård – Lokallgh/Bostadslgh I detta register lägger man upp de lägenheter och lokaler som finns i varje byggnad. Adressen hämtas till avisering härifrån om ingen adress tidigare i hierarkin finns angiven (se separat dokument). Adressen hämtas även härifrån till vissa listor. Då många lägenheter har samma adress är det smidigt att kopiera posterna Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 7 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Här kopplas information som rör Bostadsrättsföreningen. Värden inom parentes är en sammanräknad total av vad som registrerats på de olika lägenheterna som hör till den föreningen. Ett nytt andelstal har tillkommit, kapitalandelstal. Detta anges på lägenheten och kan användas för avgiftsberäkning samt visas på - mäklarbild - lägenhetsförteckning. I samband med detta har nuvarande andelstal döpts om till Andelstal ek. plan. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 8 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Avgiftsunderlaget på bostadsrättsföreningen kan delas upp i två delar, exkl. kapitalkostnader och kapitalkostnader. Kapitalandelstalet kan sedan användas som fördelningsgrund vid utfördelning av avgiftsunderlaget gällande kapitalkostnader. Avgiften beräknas då i två steg och antingen visas som två delar på hyresavin eller slås samman via egenskapen ’skriv ej ut’ på den ena av debiteringarna. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 9 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Det finns ingen funktion i 3L Pro för att beräkna kapitalandelstalet. Värt att nämna är dock att alla i föreningen som ska bära andel av kapitalkostnaderna ska ha ett kapitalandelstal. De som har gjort extra insatser med syfte att sänka kapitalkostnaderna ska alltså ha ett lägre andelstal än de som endast har betalat den ursprungliga insatsen. Summan av kapitalandelstalen bör, precis som andelstal ek.plan vara ca 100%. För att underlätta komplettering av kapitalandelstal i 3L Pro finns en funktion för att exportera alla lägenheter till Excel, komplettera med det nya andelstalet, och sedan läsa tillbaka informationen in i 3L Pro Funktionen för export och import till och från Excel är ett tillägg. Kontakta vår sälj-avdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Pantsättningar Pantsättningar ska även registreras på lägenheten Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 10 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Ange prioritetsordning på pantsättningarna det underlättar hanteringen när många panter tillkommit och av noterats. Om man sätter prioritet kommer den att skriva ut den ordningen på din rapport pantsättningar. Utan prioritet sorteras listan i ordning efter godkänt datum. Bankerna registreras i leverantörsregistret och skall kopplas här. Långivare måste informeras när låntagare ligger efter med mer än 1 månadsavgift och det möjliggörs genom att de är kopplade dit. Använd förslagsvis en egen nummerserie för dina banker så de inte blandas ihop med dina vanliga leverantörsfakturor. Utrustning Även utrustning via trädet kan kopplas till en lägenhet Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 11 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Utskrift av lägenhetsregister För att skriva ut dina lägenheter och kontrollera att alla lägenheter är med samt att total uthyrd area är korrekt, klicka på skrivare symbolen i din meny och sedan välja pil (eller F10) Lagra kapitaltillskott för utskrift på kontrolluppgift I formuläret för Bostadsrättsförening ska du ange hur kapitaltillskott ska hanteras vid utskrift på kontrolluppgift för överlåtelse. Detta ställs in individuellt för varje bostadsrättsförening.’ ’ Alternativ tre förutsätter att du registrerat de kapitaltillskott som förekommit under hela innehavet för de bostadsrättsinnehavare som under inkomståret avyttrat sin bostadsrätt. I relationsträdet för bostadsrättsförening finns grenen – Kapitaltillskott: Vid val av Kapitaltillskott öppnas en översikt där redan registrerade tillskott är synliga: Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 12 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Enligt 3L-standard för översikter väljer du Ny post F5 för att registrera kapitaltillskott: Tre typer av kapitaltillskott kan registreras (se föregående bild). Vid registrering av ”Förbättringsåtgärder på fastighet” kontrolleras att tillskottet minst är 3000 per bostadsrätt. Du varnas om tillskottet är lägre, men kan gå vidare. På kontrolluppgiften för överlåtelse ska redovisas vilka tillskott som den skattskyldige får tillgodogöra sig. Uträkningen är: [Tillskott på föreningen under innehavet] x [bostadsrättens andel av föreningen] x [innehavarens andel av bostadsrätten]. Obs! Här förutsätts att innehavarens andel av bostadsrätten har varit lika stor under hela innehavet. Välj att fylla i kapitaltillskott manuellt för varje kontrolluppgift om blandade ägarandelar förekommit bland innehavare som sålt sina andelar under inkomståret 2008 eller om bostadsrättens andel i föreningen har förändrats under innehavet. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 13 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Kontraktsparter/Kunder Hyres- & avgiftsadministration – Registervård – Kontraktsparter/Kunder Här lägger man upp sitt kundregister. En och samma person kan ha fler funktioner i systemet t ex vara både hyresgäst och kund. Ägare i systemet avser ägare av fastigheter inte bostadsrättsinnehavare. Registrera som hyresgäst trots innehavare. Hyresavier och fakturor sparas i reskontran på det nummer som man anger i Kund/Part ID. Vanligast är att använda personnummer som part ID nummer. Skriv namn på följande sätt efternamn; förnamn, det är då möjligt att söka på efternamn istället på förnamn i översikten. Vid utskrift av en avi kommer förnamnet dock att skrivas ut framför efternamnet. Adressen hämtas till avisering härifrån om ingen adress tidigare i hierarkin finns angiven (se separat dokument). Adressen hämtas härifrån till vissa listor. Om många kunder har samma adress är det smidigt att kopiera posterna med F12 knappen vid registrering. Fliken grundinfo Här kan man även se vilka kontrakt som är kopplade till parten. Mer information om hur kontrakten läggs upp hittar du under avsnitt kontrakt/avtal. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 14 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Fliken hyresgäst Det finns ett fält där man kan ange sambo men den fyller ingen annan funktion än som en information. Om det är två eller fler parter som äger en lägenhet skall samtliga parter kopplas till kontraktet. Möjlighet finns att koppla på en aviadress eller en tidsbegränsad tillfällig adress. Man lägger då upp adressen i ett underliggande register och kopplar på den när tillfälliga adressen gäller. Om innehavaren ska betala via autogiro registreras den informationen här. Lägg upp betalarstatus ny vid rapportering av betalare via autogiro. Den ändras sedan till rapporterad ny när filen rapportering av betalare autogiro är skapad. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 15 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Debiteringskoder Hyres- & avgiftsadministration – Registervård – Debiteringskoder Register där man lägger in koder som talar om vilken typ av hyra som avses och vilket konto debiteringen skall styras till. Om man har både hyresgäster och innehavare är det nödvändigt att lägga upp debiteringskoder både för k-typ överlåtelse och hyra. På en och samma debiteringskod kan konto anges både för uthyrda och outhyrda kontrakt. Texten som anges i fältet namn kommer ut på hyresavin. Belopp anges normalt inte på konteringskoden utom i de fall ett och samma belopp skall användas på många avier. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 16 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Kontrakt/Avtal Hyres- & avgiftsadministration – Registervård – Kontrakt/Avtal I kontraktet kopplas tidigare registrerade uppgifter samman så som Byggnad, Lägenhet och Kontraktspart. Kontrakts ID sätts inte med automatik. Förslagsvis består Kontrakts ID av byggnadens och lägenhetens nummer samt en generationssiffra. Fliken avisering Slag används för klassificering av kontrakt. Kan användas som urval vid rapportframställning samt styr blankettutseende vid utskrift av kontraktsblanketter. Många av uppgifterna under fliken avisering är standarduppgifter som sätts i systemets styrparametrar och förutsättningar och här behöver man endast ange avvikelser från standard. Momskod skall anges om moms skall beräknas på hyran. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 17 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Fliken tider/oms hyra Här registreras information om hyreslokaler föreningen exempelvis äger avseende vilka uppsägningstider som gäller för båda parterna. Om en part sagt upp kontraktet är det även möjligt att ange uppsägningsdatum, vilken orsaken till uppsägningen är samt att ha en bevakningskod. Fliken Bostadsrätt Här registreras inträde resp. utträde datum, vilket förvärvsbeloppet är samt förvärvsdatum. Vid försäljning fyller man i utträdesdatum och överlåtelsebelopp för att få med de uppgifterna på kontrolluppgiften. Förvärvsdatum och avtalsdatum används vid beräkning av kapitaltillskott. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 18 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Fliken kontering Avvikande kontering kan anges. Konteringskod inom parentes eller vid sidan av fältet gäller om inte annat anges. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 19 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Debiteringar (rutinträdet) Här lägger man in den hyra som hyresgästen skall betala. Rad nr sätts automatiskt när man sparar, men kan sättas manuellt. Kod är de debiteringskoder man har lagt in i register debiteringar (F4 översikt). Konteringen från debiteringskoden förslås men kan ändras och gäller då endast för detta kontrakt. Här anger man också om kontraktet skall ha ett indexvärde som hyran skall räknas upp med. Aktuellt indextillägg räknas fram med automatik i rutinen ’Beräkna nya hyror’. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 20 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Parter (rutinträdet) En eller flera parter kopplas till hyreskontraktet. Parterna finns upplagda i register Kontraktsparter/Kunder (F4 översikt). Parter med skyddad ID visas som överstrukna i översikter. En förutsättning för detta är att skyddad ID måste finnas med i översikten. Det kan endast finnas en avimottagare per kontrakt, men fler kan få sitt namn på avin. Fyll i rutan namn på avi för att få med den parten på avin samt fyll i rutan namn på avi för den som ska stå först som part. Man kan även koppla en aviadress här om avin ska gå till annan adress. Ägarandel ska alltid anges. En ägare = 100 % Använd fältet Egen Def. andel till att registrera partens ägarandel det styr fördelning på KU vid överlåtelse. OBS! Man ska inte lägga upp parter med ägarandel 0 %, då blir det fel i rapporteringen av KU. Om det förekommer en part som bor i lägenheten och är avimottagare men inte delägare ska denna part läggas upp som andrahandshyresgäst. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 21 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Kompletteringar till hyreskontrakt (Kompl hk, rutinträdet) Finns för lokalkontrakt, bostadskontrakt, bilavtal, och garagekontrakt. Dessa uppgifter används vid utskrift av hyreskontraktsblanketter. För utskrift klicka på ikonen rapporter på kontrakt/avtal och välj Hyreskontrakt. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 22 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Visa hyra Hyres- & avgiftsadministration – Registervård – Kontrakt/Avtal – Övriga funktioner Om man är osäker på om man registrerat in rätt hyra kan man lätt kontrollera detta genom att välja Visa hyra/avgift ikonen från bilden hyreskontrakt. Snabbkommando Ctrl + F1 Nedanstående bild visas och dagens datum föreslås. Datumet styr vilken hyra som skall visas. För att t ex se en tidigare hyra sätt ett tidigare datum när hyran var aktuell. När man trycker OK eller ENTER visas hyresuppgifterna. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 23 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Hyresgästsammanställning - Gällande Kontrakt Hyres- & avgiftsadministration – Rapporter/Listor- Hyresgästsammanställning Man kan också kontrollera ett intervall av kontrakt genom att ta rapporten Hyresgästsammanställning. Där kan du göra urval mellan kontraktstyp överlåtelse eller hyreskontrakt om båda typerna används. Olika urvalsmöjligheter finns exempelvis per byggnad eller olika koddelar m.m. Välj vilket datum du vill se hur det ser ut (exempelvis datum för nästa avisering). En total sammanställning över debiteringarna kommer även vid utskrift av hyresgästsammanställningen. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 24 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Om du vill veta hur avin för nästa avisering kommer att se ut kan man välja rapporten Gällande Kontrakt II. Rapporten finns under skrivarknappen på kontraktsformuläret. Välj då 'Avi/Fakturabelopp' och 'debiteringarna specas' samt korrekt datum. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 25 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Omflyttningar Söka efter ett kontrakt som skall flyttas ut Hyres- & Avgiftsadministration - Registervård - Kontrakt/Avtal Börja med att leta upp det kontrakt som skall flytta ut. Om du vet kontraktsnumret skriver du in detta i fälten för kontrakts- plus generationsnummer. Om du inte vet vilket kontraktsnummer det är kan du leta via översikten. Ställ dig då i fältet för kontrakts ID och tryck F4. Följande översikt visas. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 26 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Kolumnen Kontrakts ID är rödmarkerad vilket innebär att översikten sorterar och söker i denna kolumn. Alla kolumner i en översikt som har en upphöjd rubrik går att söka och sortera på. I exemplet ovan går det alltså att söka och sortera på Kontrakts ID, Version, Beskrivning, Part ID osv. För att söka/sortera efter en kolumn klickar du på rubriken på kolumnen eller går dit med högerpil. Kolumnen blir då rödmarkerad och du kan därefter skriva in det du söker efter. Du kan också ta F4 en gång till i översikten för att söka på hyresgästens namn. Leta upp hyresgästen och välj Enter. (Om innehavaren ej är upplagd kan du ta F5, ny post för att registrera den.) Du kommer då åter till kontraktsöversikten som nu har markerat den post som denna hyresgäst är avimottagare på. Välj Enter igen för att välja in kontraktet i bilden. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 27 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Skapa ett nytt kontrakt vid överlåtelse Sätt utflyttsdatum på det kontrakt som skall överlåtas. När du sparat utflyttsdatumet får du en fråga om du vill registrera överlåtelse/förvärv. Svara JA. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 28 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Du kommer då automatiskt in i överlåtelsebilden där du tar ENTER till fältet nytt överlåtelseavtal. Fyll i det nya överlåtelseavtalsnumret (vanligtvis samma kontraktsnummer men generationssiffran är uppräknad.) I exemplet nedan är kontraktet uppräknat från ett till två. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 29 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Fyll även i avtalsdatum samt vilket överlåtelsebeloppet är. Inflyttsdatum samt om förvärvet gjorts genom köp skall även fyllas i. Urträdes samt inträdesdatum ska fyllas i samt parter/innehavare och deras andelar samt om de är avimottagare eller inte. När dessa uppgifter är registrerade, spara då uppgifterna genom att trycka på F2. Du får då upp en stor bild som heter 'Kopiera relaterade register Hyreskontrakt/Bostadsrättsavtal' Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 30 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Om avgiften är densamme kan den kopieras med till det nya avtalet avmarkera annars den genom att klicka på rutan alla ovanför parter. Acceptera genom att klicka på knappen ”Spara”. Här går det tyvärr inte att trycka F2. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 31 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 När du har sparat får du en påminnelse om att ändra adress på den tidigare innehavaren för att kunna skicka kontrolluppgift. Klicka ok för att få bort den. Den nya/de nya innehavaren är nu kopplat till kontraktet. Fyll i personnummer eller välj översikt för att leta efter personen i kundregistret. Observera dock att endast en person kan vara avimottagare. Ett nytt kontrakt är nu skapat, med ny generationssiffra och med inflyttsdatum dagen efter det förra kontraktet flyttade ut. Parter, inträdesdatum, förvärvsbelopp, förvärvsdatum hämtas från överlåtelsebilden till det nya kontraktet. Det gamla kontraktet är avslutat, utträdesdatum hämtas automatiskt från överlåtelsebilden. Det nya överlåtelseavtalet kan nu aviseras. Kontrollera dock att debiteringarna stämmer innan någon avi skapas. De poster som registreras via programmet ”Överlåtelse / förvärv” ligger till grund för utskrift av kontrolluppgifter. Specifikationsnummer på KU55 är samma som överlåtelsenummer. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 32 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Vid urval på inkomstår i programmet ”Kontrolluppgifter” går detta mot överlåtelsedatumet, som är detsamma som avtalsdatum i samband med nyregistrering. Om detta datum har blivit felregistrerat kan överlåtelsedatumet ändras i efterhand. Avtalsdatum: Enligt köpekontrakt Utflyttdatum: Per vilket datum ska befintligt avtal i 3L Pro sluta att aviseras. Överlåtebelopp: Enligt köpekontrakt. Gör INGEN uppdelning om flera parter överlåtit eller förvärvat. Det sköter utskriften av kontrolluppgifter. Utträde: Per vilket datum utträder överlåtare/-n ur föreningen. Denna uppgift påverkar bara överlåtare som säljer av hela sitt innehav. Nästa avisering: Per vilket datum ska det nya överlåtelseavtalet aviseras första gången. Inflyttdatum: Per vilket datum ska avgift börja debiteras på det nya avtalet. Förvärv genom köp: Markera om förvärvet (gäller de nya innehavarna) har skett genom köp. Om förvärvet skett helt eller delvis genom arg, gåva, bodelning eller liknande, så ska ingen markering göras. Inträde: Per vilket datum inträder nya innehavare i föreningen. Ange vilken/vilka parter som förvärvar/kvarstår och med hur stor andel. Ange också vem ska vara avimottagare för avgiftsavisering. Om en part kvarstår kommer dennes förvärvsuppgifter att kopieras över från flik Bostadsrätt från det gamla avtalet och till det nya. Beloppet från denna överlåtelse kommer att adderas till förvärvsbelopp. Kontrolluppgiftsprogrammet kommer att hantera att rätt belopp kommer att skrivas på kontrolluppgift i samband med att innehavaren säljer vid ett senare tillfälle. Det är bara part som avyttrar som kommer att få avyttringsinformation uppdaterad i det gamla avtalet. Från överlåtelsekontraktet kan man nu nå mäklarbild, utskrift av inre reparationsfond, individuella kapitaltillskott. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 33 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 När man väljer mäklarbild eller utskrift av inre reparationsfond är värden förifyllda från kontraktet och rapporten startar automatiskt. Kontrolluppgift. Om avtalet finns som ett sålt avtal skrivs kontrolluppgift ut vid detta val. Om avtalet inte finns som sålt avtal meddelas att utskrift inte är möjlig. Rapporter I bilden bostadsrättsförening är det möjligt att skriva ut olika rapporter om man klickar på skrivaren. Meny Hyres- & avgiftsadministration/Bostadsrättsförening/bostadsrättsförening. Klicka på ikonen rapporter för att få en droplist med valbara rapporter. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 34 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Bostadsrättsföreningar För att få fram en rapport över vilka föreningar som finns registrerade i programmet kan man trycka på skrivaren, välj sedan bostadsrättsföreningar En rapport med de olika föreningar som finns registrerade skrivs ut. Mäklarbild – Bekräftelse av pantsättning Välj rapporten mäklarbild – bekräftelse av pantsättning, gör urval på förening samt vilken byggnad och lägenhet det avser. All information kring lägenheten som är av betydelse för en mäklare kommer med såsom pantbrev, yta, andelstal m.m. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 35 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Inre reparationsfond För att få information om vilka insättningar och uttag som gjort i fonden på en lägenhet kan man ta ut denna rapport. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 36 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Underrättelse pantsättningar Lagen kräver att långivare informeras när låntagare ligger efter med mer än 1 månadsavgift i de fall bostadsrätten är pantsatt. Den informationen får man i denna rapport. Det går att välja urval på förening samt till och med datum. Möjlighet finns även att skriva ut bankens (leverantörens) adress på rapporten. Pantsättningar Denna rapport visar hur lägenheterna är pantsatta. Panterna rangordnas efter prioritet eller efter godkänt datum om prioritet saknas. Utskrift Pantsättning är kompletterad med urval på exp. datum. Dessutom finns ett val att skriva ut endast aktuella pantsättningar. (Bostadsrättförening- ikonen rapporter – pantsättningar) Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 37 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Utdrag ur lägenhetsförteckning Denna rapport innehåller information om ekonomisk plan, andelstal, pantsättningar, yta m.m. Röstlängd Användbar rapport inför stämman där endast en ägare per bostadsrätt är röstberättigad. Uppgifter som finns på rapporten är: namn på samtliga kontraktsparter för respektive lägenhet, lägenhetsbeteckning, lägenhetens adress, förfallen skuld per urvalsdatum samt anteckningskolumner. Det är inträdesdatumet som styr i denna rapport. Samägare För att få ut en lista över vilka parter som äger en lägenhet ihop kan man ta ut den här rapporten. Skyddad ID Följande rapporter tillhörande Bostadsrättsföreningsmodulen har anpassats för parter med Skyddad ID. Texten ’kunduppgift saknas’ skrivs istället för partens namn och eventuellt personnummer utelämnas. Mäklarbild/Bekr av pantsättning Utskrift av inre reparationsfond Utdrag ur lägenhetsförteckning Röstlängd Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 38 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Beräkningar Beräkna nya avgifter Här kan man göra en beräkning av nya avgifter. Det finns olika fördelningsgrunder att välja mellan: avgift, andelstal och area. Beloppet hämtar programmet automatiskt från bilden bostadsrättsföreningar. Man kan göra en test genom att välja alternativ endast utskrift innan man uppdaterar för att säkerställa sig om att det blir korrekt uppräknat. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 39 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Omräkning nya andelstal Denna beräkning kan göras både från ovanstående meny eller via ikonerna i bilden bostadsrättsföreningar. Programmet tittar på den totala insatsen genom ursprunglig insats på respektive lägenhet. En avrundning görs sedan. Vid val av endast utskrift är det möjlighet att ta ut rapporten obegränsat antal gånger utan att programmet gör någon förändring av andelstalen. Vid definitiv omräkning skall dock denna bock tas bort. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 40 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Uttag inre reparationsfond Gå till menyn Hyres- & avgiftsadministration/bostadsrättsförening/uttag ur inre rep fond Välj aktuell lägenhet, ange betalningssätt, datum och belopp. Om uppdatering till bokföring skall ske är det även nödvändigt att ange verifikationsnummer och bokföringsdatum. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 41 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Avsättning inre reparationsfond En förutsättning är att man har registrerat vilket underlaget för avsättningen är. När underlaget är angivet går man in och utför avsättningen. Gå först till menyn avsättning till inre repfond. Gör urval på vilken förening det avser samt från vilken kolumn värdena skall hämtas. Med det menas vilken kolumn från bilden bostadsrättsförening. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 42 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Välj sedan att starta bearbetningen med pilen eller F10 Du får sedan en utskrift som talar om hur mycket avsättningen är på respektive lägenhet samt en uträkning av total behållning. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 43 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Kontrolluppgifter Kontrolluppgiftsprogrammet för förmögenhetsvärde och överlåtelser är klientanpassat och ligger i en och samma fil. Journal/kontroll obligatorisk information I kontrolluppgiftsprogrammet ska du utnyttja möjligheten att skriva ut journal som visar på inställningar i föreningen samt visar på problem som måste åtgärdas innan kontrolluppgifter produceras. När programmet startas är ”Journal/kontroll …” förvalt. Kontrollera att det står 2005 vid Inkomstår. Har du klienthantering och kör rapporten från huvudbolaget är det förvalt att rapporten även inkluderar samtliga klienter. Rapporten… … informerar om vilka inställningar och värden som kommer att tillämpas vid utskrift av kontrolluppgifter. … påminner om saknad information på föreningen. … visar på om både personnummer och adress saknas för en part. … visar om förvärvsdatum och/eller avyttringsdatum saknas … visar om obligatorisk överlåtelseinformation saknas, är ofullständig eller är felaktig … informerar om förvärv skett före 1974-01-01 … visar om andelar på överlåtande respektive nytt avtal inte summerar till 100 % Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 44 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Kapitaltillskott Via inställning på bostadsrättsföreningen kan man välja att kapitaltillskott under innehavet skall skrivas till KU55 utifrån registreringar i 3L Pro. Gemensamma kapitaltillskott ligger registrerade på bostadsrättsföreningen. Kapitaltillskott som inte har kryss i ”Periodisera jämnt över året vid förvärv/försäljning” tillfaller till 100% den/de innehavare utifrån förvärvsdatum/avtalsdatum på kontraktet. Har man kryss i rutan så fördelas kapitaltillskottet proportionellt mellan köparen/säljaren utifrån hur många dagar av året man varit innehavare. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 45 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Tiden för innehavet hämtas ifrån information på kontraktet: Förvärvsdatum och Avtalsdatum: Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 46 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Andelstal hämtas ifrån lägenhetens kalkylerade andelstal Exempel: Följande kapitaltillskott har skett: Kapitaltillskottet 2012-12-31 har egenskapen ”Fördelas jämnt över året vid förvärv/försäljning [x]”, övriga kapitaltillskott har inte denna inställning. (( 91.468 + 92.364 + 93.278 + 49.620 + 49.678 ) * 3,115142 %) + (1.699.313 * 282 dagar / 366 dagar * 3,115142 %) = 11.726 + 40.787 = 52.513 i kapitaltillskott till kontrolluppgiftren. Utöver föreningens generella kapitaltillskott så kan en medlem även göra ett personligt kapitaltillskott. Ett sådant kapitaltillskott registreras direkt på lägenheten och tillfaller till 100% innehavaren per det datum man sätter på det individuella kapitaltillskottet. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 47 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 En fortsättning på ovanstående exempel skulle då ge (( 91.468 + 92.364 + 93.278 + 49.620 + 49.678 ) * 3,115142 %) + (1.699.313 * 282 dagar / 366 dagar * 3,115142 %) + 100.000 = 11.726 + 40.787 +100.000 = 152.513 i kapitaltillskott till kontrolluppgiften Möjligheter att skicka rättad kontrolluppgift Om du behöver skicka en eller flera rättade kontrolluppgifter för överlåtelse, markerar du bockruta för detta i den/de aktuella överlåtelserna och sparar: Om du behöver skicka rättade kontrolluppgifter för förmögenhetsvärde för samliga bostadsrätter i en förening, markerar du en bockruta i föreningen: Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 48 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Om du behöver skicka rättade kontrolluppgifter för enskilda bostadsrätter p.g.a. ändrad insats eller andelstal anger du det via en mängd på bostadsrätten/lägenheten: Vid uppgraderingen har det skapats en mängd som heter RKU56 som ska sparas på de lägenheter där rättelse ska skickas med startdatum inom det aktuella inkomståret. Not 1. När en rättelse skrivs till fil kommer Slutdatum att uppdateras med tidpunkten för filframställandet. Not 2. En RKU56-post skapas med automatik på lägenheten då rättelse skickas p.g.a. av markering på förening. Not 3. Vid uppgraderingen har med automatik angivits i inställningar att flera mängder per mätsätt ska kunna lagras på en lägenhet om du har modul Bostadsrättsförening. Systeminställningen Mätsätt för rättad KU56 med värde RKU56 har också adderats till systeminställningarna för BRF KU. Gemensamt för alla rättelser… Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 49 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 … är att de skrivs ut på papper eller fil genom valet ”Endast poster med rättelsemarkering…” i det kontrolluppgiftsprogrammet. Se till att skicka rättelsefilerna till Skatteverket vartefter de produceras, så att du inte råkar skriva över dem. Om du behöver rätta eller makulera en till Skatteverket insänd kontrolluppgift gör enligt följande. 1. Utför aktuella korrigeringar, såsom ägarandel (Parter i avtal); datum och/eller belopp (överlåtelsedatum i Överlåtelse / förvärv resterande på flik Bostadsrätt i avtal). Not. Specifikationsnummer på KU55 är samma som överlåtelsenummer. 2. Markera ”Skicka rättad KU” i Överlåtelse / förvärv. Ange om rättelsen avser ändrade data eller om inskickad KU ska makuleras. Not. När en rättelse är skriven till fil (INFO.KU och KURED) uppdateras fältet ”Rättelse skickad”. 3. Skriv ut rättade kontrolluppgifter till papper och till fil genom att använda gulmarkerade urval: De olika urvalsvarianter som finns, är främst tänkta att användas vid upprepade utskrifter. 4. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 50 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Kontrolluppgift skapa fil Gör sedan urval på året som rapporteringen avser samt vilka överlåtelsedatum som det avser. Gör en utskrift först samt välj test i droplisten och kontrollera att allt ser korrekt ut innan fil till SKV skapas. I de fall en kontraktspart äger fler än en bostadsrätt summeras förmögenhetsvärdena från de olika bostadsrätterna. Kontrolluppgift på förmögenhetsvärde kan även skrivas ut för sådana värden som understiger 1000 kr genom urval på markeringsruta. Förmögenhetsvärdet som beräknas tar hänsyn till om det totala andelstalet i föreningen avviker från 100 % och justerar (viktar) det i förhållande till avvikelsen. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 51 av 52 Bostadsrättsförvaltning 3L Pro 2014 Regler för hur belopp ska presenteras på KU55 Grundregel Om en bostadsrätt har ägts av en eller flera personer med samma ägarandelar och under samma tidsperiod ska kontrolluppgiften innehålla förvärvs- och överlåtelseinformation för bostadsrätten i sin helhet. Överlåten respektive förvärvad andel skrivs ut på kontrolluppgiften. Avvikelse från grundregel Om bara en del av bostadsrätten säljs eller om bostadsrättens ägts av flera innehavare under olika lång tid (förvärv/avyttringar har skett vid olika tillfällen och till olika belopp) ska kontrolluppgiften innehålla individuella datum och belopp. Det innebär att: Försäljningssumma och alla förvärvspriset, enligt köpekontrakt, räknas om till överlåtarens andel av dito. Förvärvspriset räknas också om till proportion av överlåten andel. Saldon i inre reparationsfond, kapitaltillskott och eventuellt förmögenhetsvärde 1974 räknas om till överlåtarens andel av dito. Vid avvikelse från grundregel skrivs extrainformation på den nedre delen av kontrolluppgiftsblanketten. Detta är inte något Skatteverket föreskriver, men underlättar utredning av beloppen för er som producent av kontrolluppgifter samt för mottagaren av kontrolluppgiften. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sid 52 av 52
© Copyright 2024