StoraLonedokumentet 9.00 - Vitec
Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 1[86] Användarinstruktion till Personaladministration Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 2[86] INNEHÅLLSFÖRTECKNING LÖNEKÖRNING 4 1. Registrera löneperiod ............................................................................................... 4 2. Generera och/eller Registrera löner – Välj rätt/öppna löneperiod ............................. 5 När det blir fel ...................................................................................................... 6 Små tips i samband med löneregistrering............................................................ 7 4. Skapa löneartsöverföringar och beräkna skatt .......................................................... 9 5. Skriv ut lönespecifikationer ......................................................................................11 6. Skriv ut nettolönelista och skapa fil ..........................................................................13 7. Kontrollista löner/kostnadsställe ..............................................................................15 8. Stäng löneperioden och uppdatera ..........................................................................16 REGISTERVÅRD 18 Utskrifter......................................................................................................................18 Yrkeskoder ..................................................................................................................18 Trädet ............................................................................................................... 19 Omkodning av gamla yrkeskoder ....................Fel! Bokmärket är inte definierat. Personaluppgifter ........................................................................................................20 Anst.uppgift II .................................................................................................... 22 Semester & ATF................................................................................................ 22 Skatt.................................................................................................................. 23 Komplettering KU .............................................................................................. 24 Collectum .......................................................................................................... 25 Priser ................................................................................................................ 25 Trädet ............................................................................................................... 25 Övriga funktioner – Personaluppgifter ............................................................... 30 Lönearter .....................................................................................................................31 Grundegenskaper ............................................................................................. 31 Formel ............................................................................................................... 33 Statistikegenskaper ........................................................................................... 34 Övriga egenskaper ............................................................................................ 35 Skillnaden mellan Statistikegenskaper, Närvarokod resp Semester .................. 38 Övriga funktioner – Löneartsöverföringar .......................................................... 39 Övriga funktioner – Kopiera/koppla ................................................................... 44 Löneartskonteringar ....................................................................................................45 Löneartspriser .............................................................................................................45 Styrparametrar PA.......................................................................................................49 Lönearter........................................................................................................... 49 Lönearter övertid .........................................................................................................51 Skatt mm ........................................................................................................... 52 Medlemsnr mm ................................................................................................. 54 Övriga funktioner ............................................................................................... 55 Tidredovisning ................................................................................................... 55 Anställningshistorik......................................................................................................55 Borttag av anst. som slutat ..........................................................................................56 Prisändring – löneartspriser .........................................................................................57 RAPPORTER 57 Lönetransaktioner........................................................................................................57 Skatteredovisning ........................................................................................................57 Skatteredovisning på fil ...............................................................................................58 Komptidsaldo & Övertidsjournal ..................................................................................58 Granskningsunderlag ..................................................................................................59 Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 3[86] LÖSEN ........................................................................................................................60 Fackföreningsavgift .....................................................................................................61 Lönedata - projekt .......................................................................................................63 Fördelningslista - ackord .............................................................................................63 Rapportering sjukperiod ..............................................................................................64 Registrering av sjukperiod ................................................................................. 64 Lönestatistik Sv.Näringsliv/SCB ..................................................................................65 Sammanslagna yrkeskoder ............................................................................... 66 Förutsättningar för att lönestatistiken ska blir riktig: ........................................... 66 Sjukfrånvaro i årsredovisningen ..................................................................................70 Målarnas kvartalsstatistik ............................................................................................70 MKA – underlag för ersättning .....................................................................................71 Serviceavgift Byggmästarföreningen ...........................................................................71 Kontrolluppgifter ..........................................................................................................72 Arbetsgivaruppgift .......................................................................................................74 Rapportering ITP .........................................................................................................74 FORA-statistik .............................................................................................................74 Underlag för arbetsgivarintyg ......................................................................................75 Konjunkturstatistik .......................................................................................................76 Kort(periodisk) sysselsättningsstatistik ........................................................................76 Förutsättningar för att rapporten ska bli riktig:.................................................... 77 Turordningslista ...........................................................................................................77 Utskrift av kalender......................................................................................................77 SEMESTERHANTERING 78 Semesteruppgift ..........................................................................................................78 Semesterskuld ............................................................................................................79 Semesterstatuslista .....................................................................................................80 Semesteruppgift (öre per tim) ......................................................................................80 Målarnas semesterkassa.............................................................................................80 Plåtslagarnas semesterkassa ......................................................................................80 Årskörning semester ...................................................................................................82 Beräkna semester .......................................................................................................82 De olika semesterdagarnas benämning ............................................................ 83 Sparad semester ............................................................................................... 83 ATF-saldo, aktivering & avslut .....................................................................................85 CSR 85 Förfrågan till CSR ........................................................................................................85 Svar från CSR .............................................................................................................86 Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 4[86] LÖNEKÖRNING 1. Registrera löneperiod 2. Generera och/eller Registrera löner – Välj rätt löneperiod 3. Skapa löneartsöverföringar och beräkna skatt 4. Skriv ut lönespecifikationer 5. Skriv ut nettolönelista och skapa fil 6. Skriv ut kontrollista 7. Stäng löneperioden och uppdatera 1. Registrera löneperiod Löneperiod Döp löneperioden med omsorg. Utbetalningsdag (eller månad) kan vara ett bra alternativ. Benämning Fritt val Lönetyp Bestämmer skatteberäkning. Månadslön och 4-veckorslön ger samma skatt. Utbetalningsdatum VIKTIG UPPGIFT. Alla rapporter och listor begränsas med utbetalningsdatum. Det finns varning om man anger en bankfri dag. Kalendern måste då vara uppdaterad med kalenderfria dagar under leverantörsreskontra – registervård - kalender bankfria dagar) Avser datumintervall Används som M (månadens antal dagar) vid formelberäkning av löneartspris. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Avser period: Registrerat periodintervall skrivs ut på lönespecen. Används bl.a. i Rapporten Fördelningslista - ackord. Avser månad: Frivillig uppgift. Ingen funktion. Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 5[86] 2. Generera och/eller Registrera löner – Välj rätt/öppna löneperiod Vare sig man väljer att generera eller registrera lön måste först rätt löneperiod väljas via Övriga funktioner. Om perioden finns upplagd välj den. Annars Välj Ny post (F5) och lägg upp en ny löneperiod. Varje gång man kör generar fasta löner får man ett jobb-ID. Det senaste utförda jobb-ID kan man ångra via Ångra lönetransaktioner. Generera lön innebär att vissa lönearter registreras med automatik. Det är sådana lönearter där löneartspriset är personligt och inlagt som fast belopp. I regel månadslön, bilförmån, ev avgift som dras vid varje lönetillfälle etc. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 6[86] Registrera lön. Lön som inte kommer med i genereringen måste registreras manuellt. I regel all timlön, alla ersättningar och avdrag som är olika vid varje lönetillfälle. Registreringsbilden består av två fält. I det övre visas registrerade rader och i det undre registreras raderna. I registreringsbilden visas raderna i den ordning de registreras; på lönespecifikationen finns möjlighet att välja i vilken ordning de registrerade raderna ska skrivas ut. Här, i övre bilden, visas de registrerade löneraderna Här, i nedre bilden, sker registreringar och ändringar. Manövrering från nedre bilden till övre bilden – tryck Esc. För att i efterhand lägga till ny rad – Välj Ny post (F5). Så snart en lönerad är registrerad, finns den med i alla rapporter som skrivs ut i Lönemodulen (under förutsättning förstås att löneperiodens utbetalningsdatum ingår i urvalet). Däremot måste löneperioden vara uppdaterad för att uppgifterna ska finnas i Redovisning och Intern/Projektredovisning. Till höger visas saldo för semester, Arbetstidsförkortning, komptid, övertid, bruttolön och skatt. För att dessa värden ska uppdateras måste man förnya registreringsbilden. När det blir fel Ta bort en rad Stå i övre bilden på den rad som ska tas bort – Välj Ta bort post (F6) Ändra en rad: Stå i övre bilden på den rad som ska ändras – tryck Enter. Ändra i nedre bilden. Om FEL LÖNEART är registrerad eller om felet ligger på en LÖNEART SOM ÄR ETT AVDRAG ta bort raden och registrera den på nytt! Om antal eller pris är fel på en vanlig tilläggslöneart går det lika bra att bara ändra i den redan registrerade raden. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 7[86] Det är lönearterna som ligger till grund för de flesta uppgifter, som t.ex. bokföringskonto, om skatt resp soc.avgifter ska beräknas, om antalet timmar ska uppdatera periodantal resp föras över till projekt, om lönen ska ingå i statistik till Fora och till Sv.Näringsliv mm. Det finns också lönearter som inte visas på en vanlig lönespecifikation utan bara om man begär detaljerad spec, t.ex. beräknad semesterersättning. Läs mer om lönearter på sid 31. Ett löneartspris måste vara registrerat. Priset kan vara registrerat som formel i lönearten eller med belopp i Löneartspriser. En formel måste alltid utgå från en löneart som finns registrerad med pris i Löneartspriser. Det finns tre sätt att registrera ett pris i Löneartspriser: Personligt pris, pris per yrkeskod eller pris per löneart. Vid registrering kollar programmet först om det finns ett personligt pris, då föreslås det; i andra hand om det finns ett pris per yrkeskod som stämmer med den anställde, i så fall föreslås det. Om det varken finns personligt pris eller pris för aktuell yrkeskod föreslås pris per löneart. (Det är särskilt viktigt att ha rätt pris på lönearter som överförs med automatik, eftersom man då inte vid registreringen ser vilket pris som används.) Läs mer om löneartspriser på sid 45. Små tips i samband med löneregistrering Punkt repeterar kontosträng (kostnadsställe, projekt, objekt etc) från föregående rad Löneart kan också repeteras (Systemrutiner – Användare/Grupper - Användare – Inställningar – Programinställningar – Personaladministration – Repetera löneart vid löneregistrering). Kostnadsställe kan kopplas till projekt och föreslås då alltid, även om annat kostnadsställe har registrerats på löneraden (Systemrutiner - AnvändareGrupper - Användare – Inställningar – Programinställningar – Projektredovisning II – Kostnadsställe från projekt). ´ Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 8[86] Ackordsnummer kan registreras på Projekt och föreslås då alltid, även om annat ackordsnummer har registreras på löneraden. Projekt kan kopplas till löneart, se sid 44. Sjuklöneperiod ska alltid brytas per sista dag i räkenskapsår, per sista dag i semesterår och per sista dag i kalenderår. Ny sjukperiod med början den 1 i nästkommande månad kan mycket väl registreras i samma löneperiod. Via visa historik i arkiv menyn kan man se vem som registrerat/ändrat rader. Man måste markera raden. Övriga funktioner från löneregistreringsbilden – dessa urval finns numera i registeringsbilden som knapp val, se ovan. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 9[86] Visa lönespecifikation. Löneartsöverföringar görs och skatt beräknas för aktuell anställd och en detaljerad lönespecifikation visas på skärmen. Personreskontra – används ej Välj löneperiod. Här väljer man vilken löneperiod som man ska arbeta med. Tag bort registrerade rader. Om det mesta blivit fel och man vill börja registrera från början, kan man med denna funktion ta bort alla rader på en gång. Med F6 tar man bort rad för rad. Lönefördelning visar fördelningen på kostnadsställe, projekt och objekt för aktuell anställd. Läs mer på sid 27. Kalender. Man kan koppla en kalender till den anställde. Här visas den Anteckning/rad. Används för att lägga valfri text under en registrerad lönerad. Markera raden i övre bilden, välj Anteckning per rad och skriv valfri text. Visa sjukperioder ger en översikt över tidigare registrerade sjukperioder sorterat så att senaste sjukperiod visas överst. 3. Skapa löneartsöverföringar och beräkna skatt När alla löner är registrerade, ska löneartsöverföringar göras och skatt beräknas. Varje gång man ändrar i någon lön ska en ny sådan löneartsöverföring och skatteberäkning göras Man kan följa statusen på löneperioden i fältet löneperiod, löneartsöverföring & skatt EJ beräknad i rött och löneartsöverföring & skatt beräknad i grönt. Löneperioderna har pilar så att man lätt ska kunna byta löneperiod inom samma benämning, ex månadslön, fyraveckorslön. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 10[86] De löneartsöverföringar som ska göras har registrerats i Lönearten (se Lönearter, Övriga funktioner, sid 40. Det kan vara t.ex. granskningsunderlag, beräknad semesterlön etc. Skatt beräknas med Personaluppgiften som underlag. I Personaluppgifter ska finnas registrerat skattetabell och kolumn, ev jämkning eller önskemål om högre skatteavdrag. Viktigt är också att rutan ”prel skattesedel lämnad” är ibockad. Läs mer om skatt på sid 24. Starta Löneartsöverföringar och skatteberäkning med pilen (F10) och avvakta tills programmet ger besked om att överföringen är klar. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 11[86] Man kan göra löneartsöverföringar och skatteberäkning hur många gånger som helst, eftersom programmet alltid startar med att ta bort det som gjordes vid förra beräkningen. Däremot kan det bli fel om man avbryter en påbörjad beräkning. Det finns en inställning i Systemrutiner – Användare/Grupper - Användare – Inställningar – Programinställningar – Personaladministration programinställningar där man kan välj om man vill ha en upplysning om att köra om löneartsöverföring & skatt när man tar ut nettolönelistan. Så att man inte glömmer detta steg! Vecka 46 varje år vill Skatteverket ha en CSR-förfrågan och garanterar då svar före årsskiftet. Läs mer på sid 85. Med det svaret erhålls de uppgifter som behövs gällande skatteavdrag. Däremot får man själv ”sköta om” nyanställda under året och då är ”prel.skattesedel-bocken” viktig att komma ihåg. Annars dras skatt med 10 % mer än tabell. Om manuell skatt har registrerats görs ingen automatisk skatteberäkning. 4. Skriv ut lönespecifikationer Utskrift på papper till de anställda ska alltid begäras från denna menypunkt. Detaljerad lönespecifikation innebär att även lönearter som är kodade ”Visas på lönespecifikation– Nej” skrivs ut. Till de anställda ska lönespecifikationen därför aldrig vara detaljerad. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 12[86] Som framgår av beställningsbilden kan lönespecifikationerna sorteras på efternamn i stället för på anställningsnummer. Varje lönespecifikation kan skrivas ut i radnummerordning, vilket kan vara till hjälp om man vill kontrollerade registrerade uppgifter i samma ordning som de lagts in. Sortering per projekt innebär att lönespecifikationen skrivs ut i lönearts nummerordning, men att inom varje löneart är raderna sorterade i projektnummerordning. Numera kan man också begära ut lönespecifikationen för viss konteringssträng (kostnadsställe, projekt eller objekt). Sortering sker då med ledning av den konteringssträng som är registrerad i Personaluppgifter. Utskrift av enstaka lönespecifikation kan begäras också via Övriga Funktioner i löneregistreringsbilden. Då görs löneartsöverföringar och skatteberäkning för just den anställde i samband med utskriften, som alltid blir detaljerad. I samband med utskrift av lönespecifikation kan ett allmänt meddelande till alla lämnas eller till det intervall som utskriften begärs för. Förklarande text till en viss rad kan lämnas i samband med löneregistreringen (Övriga funktioner, Anteckning/rad). Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 13[86] Sist på lönespecifikationen finns en uppgift om semesterdagar. Här avses under intjänandeåret intjänade, betalda semesterdagar. Semesterrätt i form av obetalda semesterdagar räknas inte med och inte heller under pågående semesterår intjänade semesterdagar (gäller semesterårstyper "Intj i fjol"). Det finns en annan standardvariant av lönespecifikation som i stället visar saldot av ordinarie respektive sparade semesterdagar. Lönearter avseende förkortad arbetstid kan under Övriga egenskaper/Semester markeras som ”intjänad förkortad arbetstid” resp. ”uttagen förkortad arbetstid”. De timmar som registreras på dessa lönearter summeras och visas på lönespecifikation som ”saldo förkortad arbetstid”. Varning ges när registrerade timmar är förbrukade. Lönearter för intjänad respektive uttagen komp.tid registreras i Styrparametrar PA. De timmar som registreras på dessa lönearter summeras och visas på lönespecifikationen som ”Ej uttagen kompledighet”. Lönespecifikationens uppgift om övertid visar under året registrerat antal på lönearter som i Styrparametrar PA är angivna som mertid, enkel övertid och kvalificerad övertid samt lönearter som i Statistikrutan är markerade som övertid tillägg och/eller övertid ersättning. Övertid nollställs automatisk vid årsskiftet. 5. Skriv ut nettolönelista och skapa fil I Personaluppgifter har bestämts vilken utbetalningstyp som gäller för varje anställd. Välj utbetalningstyp och skriv först ut en nettolönelista på skärm eller papper. Om den är riktig, skapa filen genom att bocka rutan för ”Skapa löneutbetalning på fil”. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 14[86] Om filnamn och bibliotek skulle behöva ändras, välj Övriga funktioner – Ändra bibl. och filnamn. . Inställning kan göras så att önskad utbetalningstyp föreslås med automatik. Välj Systemrutiner – Användare/Grupper - Användare – Inställningar – Programinställningar – Personaladministration. Ange önskat defaultvärde för utbetalningstyp. För löne-filer till Bankgirot ska utbetalningstyp vara ”Bankgiro”, vilket också måste vara registrerat i Personaluppgifter. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 15[86] För att anställda med lön som slutar på 0:- eller minussaldo ska skrivas ut på nettolönelistan, måste rutan ”Även anställda utan lönebelopp” bockas. En sådan lön kopieras aldrig över till fil. 6. Kontrollista löner/kostnadsställe Före uppdatering kan det vara lämpligt att skriva ut en kontrollista. Av listan framgår hur lönen kommer att konteras vid uppdatering till redovisningen. Rekommenderas!! Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 16[86] 7. Stäng löneperioden och uppdatera För att en löneperiod ska kunna uppdateras, måste den vara stängd. I samband med uppdateringen kan en öppen löneperiod automatiskt stängas med ett bekräftande Ja på frågan om man vill stänga och uppdatera. Efter uppdatering är löneperioden avslutad och ingen ändring kan göras. Uppdatering med ver.nr blir bokförd; en uppdatering utan ver.nr ändrar bara löneperiodens status till avslutad. Om man inte vill uppdatera löneperioden omgående när lönefilen är skickad, ska löneperioden i alla fall stängas så att det inte går att av misstag råka göra några förändringar. Gå till Löneperiod, tag upp aktuell löneperiod, välj Övriga funktioner och stäng perioden. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 17[86] Löneperioden kan också stängas direkt från programmet där nettolönelista skrivs ut/fil skapas. Välj löneperiod i Övriga funktioner, Välj Ny post (F5), tag upp rätt löneperiod, välj Övriga funktioner och stäng. En stängd period kan öppnas ”på samma sätt”, om justeringar skulle behöva göras och ny nettolönelista och/eller fil produceras. Filen kan köras ur många gånger som helst. Lönefilen skrivs över varje gång. Verifikationsunderlaget från löneuppdateringen kan skrivas ut på olika sätt. Inställning kan göras i Systemrutiner – Användare/Grupper - Användare – Inställningar – Programinställningar – Personaladministration. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 18[86] 0 innebär att alla poster skrivs ut. Per konto summeras också varje koddel (kostnadsställe, objekt, projekt etc) och skrivs ut på underlaget (som tidigare). 1 innebär att alla poster summeras per konto och skrivs ut (det blir en enda rad per konto) 2 innebär att alla poster skrivs ut men summering görs bara per konto. REGISTERVÅRD Utskrifter från registervård (yrkeskodsregister,löneartsregister etc) erhålls genom att klicka på skrivaren. Möjliga val visas och utskriften begärs sedan, till bildskärm eller skrivare, på vanligt sätt med F10-tangenten eller ”gröna pilen”. Personalrapporter skrivs ut via rapporter i urvalsbilden. Yrkeskoder Yrkeskodbeteckningar varierar beroende på om man lämnar statistik via Sv.Näringsliv eller direkt till SCB. Sv.Näringsliv har 6-siffriga yrkeskoder; SCB har 4-siffriga. Med hjälp av yrkeskoderna kan man styra priser och vissa rapporter. Jobbstatus används i statistiken till Svenskt Näringsliv. Varje yrkeskod kodas med lämplig jobbstatus. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 19[86] Om jobbstatus Lärling väljs, finns möjlighet att ange ett antal max. timmar. Vid registrering av lön ges då en varning, när antalet max. timmar överskrids. Antalet timmar nollställs med automatik per kalenderår för alla yrkeskoder utom yrkeskoder där jobbstatus är satt till Lärling. Se även under Lönearter, Uppdatera periodantal, sid 33. Avtalsnummer (Svenskt Näringsliv) är för Bygg t.ex. 28075 (koll). Avtalsnummer måste fyllas i för att rätt lönestatistik ska kunna skrivas ut. Branschkod kan t.ex. användas vid utskrift av semesterlistor. Plåtslageri måste anges som branschkod för att Plåtslagarnas semesterkassa ska kunna skrivas ut. Trädet Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 20[86] I trädet registreras utbildningsnivå, fördelningstal och pris/antal, som används vid ackordsräkning. Man får varning när registrerat max. antal timmar överskrids för t.ex. lärlingar. Det granskningsunderlag som kan begäras in av facket, ska bl.a. innehålla uppgift om fördelningstal. Av den anledningen bör fördelningstal registreras, även om ackordslön inte tillämpas. Personaluppgifter Föregående och nästa anställningsnummer, se gulmarkerade fält ovan. Personnummer ska registreras utan bindestreck. Lönetyp måste anges. Vid registrering av lön görs en koll att anställd har samma lönetyp som den löneperiod man arbetar i. Lönetypen bestämmer om skatteberäkning ska ske enligt tabell för 2-veckorslön eller månadslön. 4-veckors-lön skatteberäknas på samma sätt som månadslön. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 21[86] Anställd. Anställningsdatum måste anges för att semesterdagar ska räknas upp och för viss statistik. Telefonnummer som anges på dessa två rader, skrivs ut på telefonlistan Utbetalningsadress ska bara anges om lönespecifikationen ska sändas till annan adress än den ordinarie. Titel skrivs ut i personalförteckning och personalkort via Till höger visas saldo för semester, Arbetstidsförkortning, komptid, övertid, bruttolön och skatt. För att dessa värden ska uppdateras måste man förnya registreringsbilden. Anst.uppgift I Ack antal/Periodantal ska inte registreras. Antal arbetade timmar från lönearter, som är bockade för "Uppdatera periodantal”, fylls på med automatik när lön registreras. Det antal som visas avser till och med den löneperiod som är aktiv. Yrkeskod måste anges. Om yrkeskod saknas, kan den läggas upp i Yrkeskod registret. Utbildningsnivå har tidigare endast använts för målare. Eftersom yrkeskoden för lärlingar enligt Svenskt Näringsliv är gemensam, kan utbildningsnivå nu också användas för de olika lärlingsstegen (bygg). För att kunna utnyttja varning vid överstigande av registrerat max. antal för lärlingar, måste en yrkeskod användas för de olika stegen. Vid statistikrapportering kan dessa yrkeskoder slås samman om man använder sig av flera yrkeskoder för lärling, se sid 65. Lönekonto. Beroende på utbetalningssätt kan det variera något hur kontot ska registreras. Special när FSPA håller personalregistret. Clearingnummer ska alltid anges med 4 siffror, dvs FSPA:s 5:e siffra ska uteslutas. Clearingnummer för personkonto hos Nordea är 3300, oberoende av bankkontor. Utbetalningssätt måste anges, t.ex. Bankgiro för fil till Bankgirot. Observera att utbetalningssätt vid bankgirobetalning via fil från och med 2007-10-01 skall vara Bankgiro. Betalningssättet BGC för fil till bankgirot upphör. Turordningsområde kan registreras här. Detta för att få Turordningslistan uppdelad. K-ställe, Projekt och/eller Objekt som registreras här, kommer att föreslås vid registrering av sådana lönearter där rutan för konteringskod ”från löntagare” är bockad, se sid 33. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 22[86] Veckoarbetstid förutsätts vara 40 tim, om annat ej registreras här. Begreppet veckoarbetstid kan användas i formel på löneart och används också i vissa statistikrapporter. Arbetstid, antal veckor kan användas vid beräkning av ordinarie arbetstid i rapporten Sjukfrånvaro i Årsredovisningen om undantag från ordinarie beräkningssätt önskas. Löneart månadslön måste anges om avvikande från månadslöneart angiven i Styrparametrar PA. Anst.uppgift II Deltids% ska anges, om annat än heltid. I Löneartspriser registreras månadslön med belopp motsvarande heltid. Lönebeloppet räknas sedan om med hjälp av registrerad deltidsprocent. Uppgiften används också i vissa statistikrapporter. Anställning är förvalt som ”Tillsvidareanställd”. Här finns möjlighet att i stället välja ”Visstidsanställd”, ”Utlandsanställd”, ”Provanställd” eller ”Intermittent”. * För Utlandsanställd skrivs ingen kontrolluppgift ut. * Markering Visstidsanställd används i rapporten Kortperiodisk sysselsättningsstatistik. *Markering Intermittent används i rapporten arbetsgivarintyg. * Om Provanställd väljs, kan även prövotid anges i antal månader. Markering ska ske för anställd som inte ska ingå i konjunkturstatistik, se sid 76. Övriga uppgifter på denna flik används endast av Tidredovisningsmodulen. Semester & ATF Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 23[86] Semesterdagar/år ska anges. För nyanställd räknar programmet sedan ut hur många betalda semesterdagar som intjänats under året. Sem.årstyp ska väljas. Det vanligaste är 1/4 - 31/3 intj i fjol men alternativ som finns är 1/1 – 31/12 intj i år, 1/1 – 31/12 intj i fjol eller 1/4 - 31/3 intj i år. Sem.dgr på lönespec ska bockas för att intjänade och uttagna ordinarie semesterdagar ska skrivas ut på lönespecen. Förutsätter att ”Semesterdagar på lönespec” också är bockat i Styrparametrar, se sid 5352. ATF-år ska väljas. Det vanligaste är 1/4 - 31/3 intj i fjol men alternativ som finns är 1/1 – 31/12 intj i år, 1/1 – 31/12 intj i fjol eller 1/4 - 31/3 intj i år. Löneart för uttag av ATF kontant anges här om den särskiljer sig från den angivna lönearten i Styrparametrar PA. Sparade semesterdagar fylls på i samband med semesterårskörningen varje år. ”Ingående saldo” måste dock registreras när rutinen börjar användas. Intjänad semester avser intjänade semesterpengar för anställda som inte har månadslön under sin semester. Semesterbeloppet uppdateras med automatik i samband med semesterårsskifte. Vid prissättning med formel är detta belopp = I, se vidare sid 34. De gråskuggade fälten Intj.semester (dagar) och Tid. uttag av årssem (dagar) uppdateras med automatik i samband med semesterårskörning. Vid prissättning med formel är det grå fältets antal dagar = J, se vidare sid 34. Skatt Arbetsställenr kan användas i statistik till SCB och skrivs då också på kontrolluppgift. Unikt per belägenhetsadress. Arbetsställe nummer bestäms av företaget, till skillnad mot CFAR-nr som tilldelas av SCB. Mer om detta kan läsas på www.scb.se. CFAR-nr tilldelas av SCB och används i statistik till SCB. Skattebefriad innebär att ingen skatt beräknas. Däremot kan manuell skatt registreras. Tabell anges här för nyanställda (läses annars in med svaret från CSR). Se sid 85. Prel.skatt lämnad måste bockas för att skatten inte ska bli för hög. Sker med automatik med svaret från CSR, men kom ihåg nyanställda. Skatt eng.belopp. Den %-sats som anges här, används för beräkning av skatt på en lönerad, där en löneart med skatteberäkningssättet engångsskatt används. Om någon skatte-% ej registreras här, dras skatt med 50 % på sådan löneart. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 24[86] Förbehållsbelopp underhåll respektive övrigt anges här. I samband med löneartsöverföring och skatteberäkning ser programmet till att den anställde, efter avdrag för införsel, får ut minst förbehållsbeloppet. Mantalskod behöver ej anges. Kön används i rapporten ”Sjukfrånvaro i årsredovisningen”. Arbetsplatsnr används av statistiken till Svenskt Näringsliv. Löneform måste anges. Har också med statistiken att göra. Observera att löneformen kan vara timlön även om lönen utbetalas en gång per månad. Jämkningsprocent anges om jämkningsbeslut erhållits under pågående år; likaså jämkningsbelopp. Inläses annars med CSR-svaret. Om jämkningen innebär att lönen ska sänkas med jämkningsbeloppet, ska jämkningsbeloppet registreras utan tecken. Om lönen ska höjas, ska jämkningsbeloppet registreras med minustecken före beloppet. Extra skatt innebär att den uträknade skatten höjs med angivet belopp. T.o.m. - datum ska normalt inte behöva fyllas i. Övre inkomstgräns används framförallt om jämkning till viss procent ska gälla så länge en anställd inte har tjänat mer än ett visst belopp = övre inkomstgräns. Komplettering KU De allra flesta uppgifter för kontrolluppgiften tas från lönearterna. Här kan vissa kompletteringar behöva göras. Texter för kontrolluppgiften kan också registreras i samband med utskrift av kontrolluppgiften, se sid 73. Det alternativet är mer lämpligt om det för många anställda ska anges samma text i en eller flera av fälten 65-68 eller 70. En text registrerad här i Personaluppgifter, väljs före en generell text, registrerad vid utskrift av kontrolluppgift. För anställd med förmånsbil måste koden anges här och för den som inte haft förmånsbil hela året ska antal månader med förmånsbil anges. Specifikationsnr på KU anges om samma person har fått mer än en kontrolluppgift. Det kan inträffa om någon anställd bytt anställningsnummer under pågående år. Om tidigare insänd kontrolluppgift behöver ändras, ska rutan ”Skicka ändrad kontrolluppgift” bockas. På så sätt kan ny fil skapas och utskrift ske för endast de rättade kontrolluppgifterna, se sid 73. Det är lämpligt att ta bort den bocken så snart den ändrade kontrolluppgiften är Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 25[86] insänd, så att bocken inte av misstag står kvar när det är dags att skicka nästa års kontrolluppgifter. Collectum Här lägger man till information på varje löntagare om vilken ITP-del och kostnadsställe som gäller och de händelser med tillhörande datum, som anger vilken typ av rapportering som ska göras för den anställde. Dessutom behövs information om den anställdes eventuella arbetsoförmåga och eventuella tidigare arbetsgivare inom koncernen med kostnadsställe, tillhörighet hos denne samt vissa löneuppgifter som ska adderas till årslönen eller på annat sätt ingå i rapporteringen och inte har med utbetald lön att göra. Priser Här ser man det personliga priset som är registrerat på den anställde. Man kan både redigera och lägga till nya personliga priser. Tryck F5 för ny post. Trädet Detta är det så kallade Trädet. Om uppgifter finns ”bakom” står rubriken i fetstil. Anteckningar är bara ett vanligt anteckningsfält för löpande, fri text. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 26[86] Dokument kan kopplas till Personaluppgifter, t.ex. anställningsavtal. Lönefördelning. Här registreras ev. önskad, procentuell fördelning av den anställdes lön (eller del av lön) på k-ställe, projekt och/eller objekt. Fördelning sker vid löneregistrering/ generering av löneart som är bockad som ”fördelningslöneart”. Bock i ”Ursprungskontering” innebär att registrerad konteringskod behålls. Sjukperioder. Registret uppdateras automatiskt när rutan ”Komplettering till RFV” fylls i vid löneregistrering. Här visas registrerade sjukperioder. Ändring kan göras, men nya poster kan inte registreras i denna bild. Läs mer om registrering av sjukperiod på sid 64. Anst.historik Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 27[86] Ingen uppdatering sker med automatik utan all registrering måste ske manuellt. Anställningsform måste anges. Anställningsformer enligt eget val läggs upp i ett bakomliggande register. Fältet ”deltid” Information om förändring av deltids-% respektive antal brutto/netto semesterdagar. Varje gång deltids% eller antalet semesterdagar ändras i Personaluppgifter finns möjlighet att registrera från vilken tidpunkt de nya förutsättningarna ska gälla. Används ej idag. Vanligtvis registreras en gammal anställningsperiod i Anställningshistorik först när en tidigare anställd kommer tillbaka och får ett nytt anställningsdatum. För att anställningsperioder inte ska räknas dubbelt, får inte samma period finnas i både Personaluppgifter och Anställningshistorik. Anställningshistoriken används i turordningslista, vid beräkning av antal intjänade semesterdagar samt vid rapportering av sjukfrånvaro i årsredovisningen. Utskrift sker från registreringsbilden för anställningshistorik. Välj Utskrift från Arkiv menyn eller klicka på Skrivaren. Anställningshistorik kan också registreras och skrivas ut från menypunkten Anställningshistorik, se sid 55. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 28[86] Anhöriga Valfritt antal anhöriga kan registreras. Sökbara fält i översikten är Id-nr, Efternamn och Förnamn. Relation är ett eget register, där man kan lägga upp valfria anhörigrelationer. Utskrift av anhörigförteckning Begränsning till Kostnadsställe, Projekt eller Objekt syftar på den kontosträng, som finns registrerad i Personaluppgiftens Anst.uppgifter I. ”Arbetar inom projekt” avser endast anställda, som i angivet projekt är registrerade som Anställda. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 29[86] Kompetens Här finns möjlighet att registrera kompetensregister. Olika kompetenskoder registreras i ett bakomliggande register enligt eget önskemål. Kalender Med hjälp av den personliga kalendern kan rapport skrivas ut som visar: vad en person har gjort en viss dag eller intervall av dagar vad som har hänt en viss dag eller intervall av dagar Kalendern ger också grafiskt en bra bild över en anställds frånvaro under en viss tid. Planeringskalendern registreras manuellt. Utfallskalender uppdateras automatiskt vid uppdatering av löner, vid uppdatering av tidredovisning till redovisning eller vid uppdatering av tidredovisning till löner. På lönearter som ska uppdatera kalendern ska en kalenderkod registreras, se sid 35. Mer information om kalendern finns i separat dokument (Komma igång med kalender). Deltid Information om förändring av deltids-% resp antal brutto/netto semesterdagar. Varje gång deltids% eller antalet semesterdagar ändras i Personaluppgifter finns möjlighet att registrera från vilken tidpunkt de nya förutsättningarna ska gälla. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 30[86] Sparad information visas i Trädets ”Deltid”: Övriga funktioner – Personaluppgifter Via Övriga funktioner från Personaluppgifter kan man se lönefördelning, översikt, registrera sjukperioder, välja löneperiod och öppna semesterdagar. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 31[86] Lönearter Grundegenskaper Föregående och nästa anställningsnummer, se gulmarkerade fält ovan. L-art är normalt: Tillägg innebär att beloppet höjer lönen (betalas ut). Avdrag innebär att beloppet minskar lönen (dras av). Utfall behandlas som: Bruttolön innebär att det beräknas sociala avgifter på beloppet. På kostnadsersättning beräknas varken skatt eller socialt. Under året ackumulerade kostnadsersättningen skrivs ut på lönespecifikationen. Förmån kan vara bilförmån, bensinförmån, kostförmån etc. På förmåner beräknas skatt och sociala avgifter. (20 % - påslaget på bensinförmånen får dock inte anges som förmån eftersom på det beloppet ska inga sociala avgifter beräknas. Utfall behandlas som övrigt men skatt ska beräknas.) Delberäkning. Enda lönearts alternativ utan konto. Används bara för beräkning. Ex: Löneart för beräkning av kollektiv anställdas intjänade semester vid sjukdom (ska inte beräknas på själva sjuklönen utan på den lön man skulle ha tjänat om man arbetat). Övrigt är allt annat (och dessutom 20 % - påslaget på bensinförmån). Skatt. Används normalt endast på de lönearter som i Styrparametrar är registrerade som skatt (2 eller 3 lönearter). Utfall som behandlas som skatt men inte finns med i Styrparametrar kommer visserligen med som skatt på lönespecifikationen men inte i rapporten skatteredovisning. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 32[86] Skatteberäkning Ingen. Ingen skatt beräknas. Exempel: På bilförmån ska tabellskatt beräknas; däremot ska ingen skatt beräknas på motkontot till bilförmånen. Tabellskatt. Skatt beräknas enligt tabell angiven i Personaluppgifter. Om bock för ”lämnad prel.skattesedel” saknas, görs ett tillägg med 10 %. Engångsskatt. Skatt beräknas med den % - sats som angivits som ”skatt på engångsbelopp” i Personaluppgifter. Om uppgiften saknas beräknas skatt med 50 %. Som engångsbelopp räknas bl.a. retroaktiv lön, vissa provisioner, vissa ackordsersättningar mm (se Skattetabell!) KU = Kontrolluppgift Första fältet avser typ av kontrolluppgift och det vanligaste är 10, som avser den vanliga kontrolluppgiften för lön. Övriga tre fält avser den ruta där beloppet ska redovisas på kontrolluppgiften. För vanlig lön gäller t.ex. ruta 11. Ibland ska flera rutor användas – därav tre fält. På löneart för t.ex. parkeringsförmån anges 12 i första fältet och 45 i andra fältet. En annan förmån kan behöva förklaras på rad 65 i kontrolluppgiften. På en sådan löneart ska anges 12 i första fältet, 47 i andra fältet och 65 i tredje fältet. Utbetalningar eller skatteavdrag som ska redovisas på andra KU-typer, måste hanteras på egna lönearter. Exempelvis ska skatt som dras på utdelning redovisas på KU-typ 31. På den skattelönearten ska Utfall behandlas som Skatt, KU-typ 31, ruta nr 1. Den lönearten ska däremot inte finnas med bland de skattelönearter som är angivna i Styrparametrar. Skatt av annan KU-typ än 10, måste registreras manuellt. Mer detaljer finns i separat dokument (Skattedeklaration/KU). Visas på lönespec Ja. Varje registrerad rad visas Summerad innebär att alla registrerade rader på den lönearten (antal respektive belopp) slås ihop. Projektnummer visas inte på en sådan rad och funktionen Anteckning/rad fungerar inte. Däremot skrivs varje rad ut om man begär utskriften detaljerad. Nej innebär att raden inte alls visas (t.ex. beräkningslönearter, beräknad intjänad sem och sem.skuld). Om raden inte är av typen Delberäkning, bokförs beloppet, men det räknas inte med i lönespecifikationen. Fördelningslöneart Bockas om lönearten ska fördelas enligt den lönefördelning på kostnadsställe, projekt och/eller objekt som registrerats i Personaluppgifter, se sid 27. Uppdatera periodantal Bockas om antalet (timmar) ska uppdatera Periodantal i Personaluppgifter och på lönespecifikationen. Antalet timmar nollställs med automatik per kalenderår för alla yrkeskoder utom yrkeskoder där jobbstatus är satt till Lärling, se sid 19. Överför antal till projekt Bock här är en förutsättning för att registrerat antal ska överföras till projekt och komma med på de olika projektrapporterna. För att antalet ska bli timmar förutsätts dessutom att enheten på kontot i kontoplan/konteringskod är angiven till timmar. Konto Bokföringskonto MÅSTE anges för alla lönearter utom delberäkningslönearter. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 33[86] Aktivitet Konteringssträngen kan kompletteras med aktivitet per löneart. K-ställe, Projekt respektive Objekt från Löntagare Bock här betyder att det k-ställe, projekt och/eller objekt som är angivet i Personaluppgifter föreslås vid löneregistrering. Försiktighet tillråds när det gäller lönearter som dras med automatiskt via löneartsöverföring. Startdatum/slutdatum Startdatum behöver inte anges. Om slutdatum anges kan lönearten inte användas efter det datum som sätts som slutdatum. Formel Det pris som ska gälla för en löneart kan endera registreras här med en formel eller registreras i Löneartspriser. Ett pris i Löneartspriser ”går före” ett pris med formel. Exempel på lönearter, som är lämpliga att prissättas med formel, är sjuklön/sjukavdrag och liknande, lönearten för sem.beräkning vid sjukfrånvaro. Ju fler lönearter som kan läggas in med formel, desto mindre arbete blir det med att hålla Löneartspriser aktuella. De fyra vanliga räknesätten (* / + och -) kan användas och de vanligaste variablerna är D, L, P, I och J. D = den deltidsprocent som angetts i Personaluppgifter. Den lön som priset ska beräknas från ska i Löneartspriser vara registrerad med belopp motsvarande heltidslön. L = Lönearten för månadslön. Formelberäkningens L är den månadslöneart som är registrerad i Styrparametrar om inte annan månadslöneart är registrerad i Personaluppgifter. P = Löneartens pris, dvs i Löneartsprisregistret registrerat belopp på den löneart som priset ska beräknas från. Observera! För både L och P gäller att om inget tillämpligt pris finns i prisregistret kan ingen beräkning ske. Vid registrering av en sådan löneart ges varning att pris saknas, men om lönearten råkar vara en sådan som ska överföras automatiskt ,uppstår ett fel som det kan vara svårt att upptäcka. I = Intjänade semesterpengar och Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 34[86] J = Intjänade semesterdagar från intjänandeåret, dvs den semester som normalt tas ut under pågående semesterår Skriv EJ ut om belopp=0 kan vara lämpligt att bocka på löneart som dras med automatiskt men där löneartspriset registrerats till 0 eller där formeln gör att beloppet blir 0 på någon anställd. Ett exempel kan vara den extra sjuklön som betalas ut till anställd med en årslön överstigande 7,5 Basbelopp. Statistikegenskaper Arbetstidsart – används av statistiken till Svenskt Näringsliv. Det allra vanligaste är dagarbete. Typ vid ackordsjustering – används vid beräkning av ackord, ex utbetalningsnivå, Ersättning och underlag semestergrundande frånvaro. Egenskap arbetsgivarintyg – används vid uttag av arbetsgivarintyg. Komplettering arbetsgivarintyg – används om inte allt ryms på originalintyget. Statistikegenskap. Varje löneart som ska vara med i olika statistikrapporter styrs här för att hamna i rätt kolumn. Det mesta ger sig självt men några påpekanden kan vara på sin plats: Se upp vid märkning av antal så att inte timmar räknas mer än en gång. Ackordstid ska märkas i både timmar och belopp, medan ackordöverskott t.ex. bara ska märkas med belopp. Timtillägg t.ex. bara i belopp. Övertidslönearter ska däremot märkas i både antal och belopp, oavsett om det gäller tillägg eller ersättning. Tjänstemäns provision ska märkas som ackord. Med reseersättning avses s.k. morgonresor (Bygg). Om helt sjukavdrag tillämpas och sjuklön sedan utbetalas, ska enbart tilläggslönearten vara märkt som sjuklön. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 35[86] Sjuklön registreras i timmar eller dagar. Semester ska alltid registreras i dagar. Företag som betalar semesterersättning via Semesterkassa (öre/tim) måste markera lönearten för beräknad semester som ”Intj.semester”. ITP – här bockar man in om lönearten skall ingå i redovisningen till Collectum. AFA (Fora). Rutan bockas för alla lönearter som ska ingå i statistiken till Fora, både sådana som ska specificeras per anställd och sådana som endast ska vara med i den totala årslönesumman. Skattepliktig bilersättning och skattepliktigt traktamente, som båda är bruttolönearter, ska inte ingå i denna statistik. Redovisa timmar. För närvarande utan betydelse. MKA-kod används endast av Måleri. Detsamma gäller resten av uppgifterna på denna flik (arbetsmarknadsavgift och moms samt mätningsavgift och moms). MKA-koder för frånvaro anges med minustecken framför koden; MKA-kod för ersättning utan minustecken. Övriga egenskaper Projektlönedata. Det är möjligt att dela in lönearterna i 10 olika grupper för att sedan per projekt, i rapporten Lönedata per projekt, kunna se vilka som jobbat, hur många timmar och hur mycket pengar som gått åt, fördelat på löneartsgrupp (och totalt). Rapporten kan också skrivas ut per anställd eller per yrkeskod. I Styrparametrar namnges de olika löneartsgrupperna och här, i lönearter, anges till vilken grupp lönearten hör – samt om både timmar och belopp eller bara belopp ska tas med. Se även sid 52. Fördelningslista – timmar och belopp. Rutan bockas om lönearten ska redovisas på rapporten Fördelningslista – ackord. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 36[86] Registrera sjukperiod. Rutan ska bockas på lönearter där sjukperioder ska registreras. Fältet ”Komplettering till RFV” kommer upp med automatik vid löneregistrering och registrerade uppgifter kan sedan också avläsas i Personaluppgifter. Om sjukperiod ska registreras, ska också rutan för registrera datum bockas. Närvarokod Summan av lönearter markerade som ”Frånvaro semesterlönegrundande” redovisas på lönespecen som ”varav semesterlönegrundande frånvaro”. Vissa användare föredrar att här redovisa den semesterlön som är intjänad under sjukdomstid; andra vill visa den lön som ligger till grund för intjänandet av sådan semester. I första fallet måste man ha en särskild löneart för beräknad semesterlön från sjukdom (en annan än den normala 805) och ange den med närvarokoden ”Frånvaro semesterlönegrundande” I andra fallet är det underlaget för semesterberäkning vid frånvaro (815) som ska anges som ”Frånvaro semesterlönegrundande”. På lönearter markerade som ”Närvaro resp Frånvaro ej semesterlönegrundande” måste dels datum registreras, dels i Statistikegenskaper vara angivet om frånvarotiden avser dag eller tim. Den tid som registrerats på sådana lönearter räknas inte med vid beräkning av antalet intjänade semesterdagar. Löneart som i semesteruppgift till Semesterkassa (öre/tim) ska rapporteras som Privilegierad frånvaro ska vara markerad med Närvarokod ”Semesterlönegrundande frånvaro”. Lönearten ska dessutom registreras i Styrparametrar PA, se sid Fel! Bokmärket är inte definierat.. Intjänad semester. Här bockas lönearter som är intjänad semester; i regel 805 och den eventuellt använda lönearten för semester vid sjukdom (se ovan). Löneart för semesteröre per tim ska också bockas här. Semester /komptid/ATF -används för uttagen semester och man skiljer på ordinarie, sparad, nästa års resp förskottssemester. Ordinarie semester är semester som tas ut året efter intjänandeåret (om semesterårstyp är den vanliga = Intjänat ifjol). Sparad semester är semester som är intjänad tidigare än så. Nästa års semester är semester som man ”knaprar på” i förväg, dvs. den semestern ska räknas bort från den semester man håller på att tjäna in under pågående semester år. Nästa års semester kan också vara ”slutsemester” och är då den del av semestern som intjänats under pågående semester år. Förskottssemester är sådan semester som efterskänks om anställningen varar 5 år. Tillämpas normalt bara för tjänstemän. För anställda som på semestern får sin ordinarie månadslön och ett semestertillägg bör endast antalet semesterdagar registreras på de lönearter som är märkta som uttag av semester. Låt dessa lönearten dra med sig en annan löneart där semestertillägget betalas ut och som inte är märkt som semesteruttag. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 37[86] Under fältet ”Semester/komptid/ATF” finns också möjlighet att ange om lönearten är Intjänad förkortad arbetstid Uttagen förkortad arbetstid Ej ATF-berättigad (dag) Ej ATF-berättigad (tim) Intjänad förkortad arbetstid måste registreras manuellt. Uttagen förkortad arbetstid kan kopplas ihop med den löneart som används för utbetalning av lön för sådan tid. Saldot av kvarvarande timmar för uttag visas på lönespecifikationen. Vid registrering ges varning om antalet intjänade timmar överskrids. Här kan man också ange om lönearten är en intjänad komptid alt uttagen komptid både för timlön samt månadslön. En komptidssaldo lista kan tas ut under rapporter. Registrera datum. Om rutan bockas kan datumfältet fyllas i vid löneregistrering. Kan vara lämpligt för lönearter som t.ex. semester, sjukdom, tjänstledighet. Avrunda löneart fungerar endast på lönearter som skapas automatiskt via löneartsöverföring och på lönearter för införsel. Reskontra – under utveckling. Kalenderkoder Kalenderkod. Kalenderkod måste kombineras med registrering av datum. Beroende på Inställningar och om kalendern används, kan uppdatering till kalendern ske i samband med löneuppdatering. Läs mer om kalendern i separat dokument (Komma igång med kalender). Tidkod används av Tidredovisningsmodulen. Period att kontrollera Antals- eller beloppskontroll kan ske på löpande total, på löpande år, på semester år eller på kalenderår. Varning ges när kontrollantalet överskrids. Kontrollantal kan också registreras personligt, se sid 46. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 38[86] Antalskontroll Ange det antal, vid vilket varning ska ges. Det är det registrerade (eller genererade) antalet på lönearten som kommer att kontrolleras. (Tänk särskilt på om det t.ex. är dagar eller timmar som registreras.) Beloppskontroll Kontroll kan alternativt anges som belopp. Införsel underhåll respektive övrigt. Respektive ruta måste bockas på löneart som är införsel för att beräkning av förbehållsbelopp ska fungera. Om automatisk sjuklöneregistrering används (anges i Styrparametrar PA, se sid 51), finns ytterligare fyra fält på lönearter, som är bockade för ”Registrera sjukperiod”. På lönearter för karensdag, registreras lönearter för den ev. fortsatta sjukperioden. Utifrån detta föreslås tillämpliga lönearter när karensdag och sjuklöneperiod registreras vid lönekörning. Skillnaden mellan Statistikegenskaper, Närvarokod resp Semester Lönearternas statistikegenskaper används vid framställande av rapporter. Närvarokod används som underlag vid beräkning av semester samt vid utskrift av semesterlista till Semesterkassa. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 39[86] Semester/komptid/ATF håller ordning på semesterdagar, arbetstidsförkortningstimmar och komptimmar. Därför kan vissa lönearter behöva markeras både i Statistikegenskaper och Semester och/eller Närvarokod. Exempelvis ska semesteruttag markeras både som Semester och i statistikegenskaper som Utbet.semester. Uttag av förkortad arbetstid ska också markeras både i Semester och i statistikegenskaper som ”Uttag förkortad arb.tid”. Ej semestergrundande sjukfrånvaro (efter 180 dgr) ska ha Närvarokod ”Frånvaro ej semesterlönegrundande” och i Statistikegenskaper markeras som ”Sjuk dag”. Övriga funktioner – Löneartsöverföringar En registrerad löneart kan ”dra med sig” andra lönearter. Exempel: På en kollektivanställds bygglön ska beräknas semesterlön. På karensdag och sjukdagar ska också beräknas semesterlön. Bilersättning, som består av en skattefri och en skattepliktig del, kan läggas upp så att antalet km bara behöver registreras en gång. Det finns många fler områden där löneartsöverföringar kan användas. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 40[86] När en löneartsöverföring ska registreras tar man i Lönearter upp den löneart som ska ligga till grund för överföringen. Välj Övriga funktioner – Löneartsöverföringar och Ny post (F5) Radnr kan väljas fritt, sätts annars av systemet. I fältet ”överföring till löneart” anges den löneart som ska ”dras med”. Antal och/eller belopp bockas. Om löneartspriset på den löneart som ska dras med är ett tim/styck/antals- eller formelpris är det alltid antal som ska bockas – om det löneartspriset är en procentsats är det belopp som ska bockas. I ovanstående exempel är det lönearten för tidlön som ska dra med sig lönearten för semesterlön (med pris 13,0%). En karensdag ska däremot dra med sig antal (dvs antalet registrerade sjuktimmar) till lönearten ”Underlag för beräkning av semester på sjuklön”, eftersom priset på ”Underlag för beräkning av semester på sjuklön” förmodligen är ett formelpris eller i annat fall registrerat som ”antalspris”. Vid kopiering av en löneart (F12) kan även överföringarna kopieras. Man kan se vilka löneartsöverföringar som är kopplade till lönearten under överföringar i trädet. Både i en Top-down och i en bottom-up lista. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 41[86] Exempel på löneartsöverföring på en byggares tidlön: Observera att de lönearter som används i nedanstående exempel inte behöver ha de nummer som används här. Ta upp lönearten för timlön. Välj övriga funktioner, Löneartsöverföringar och därefter ny post(F5). Radnr kan hoppas över eller anges exempelvis till 10. Överföring till löneart: Ange löneartsnumret på lönearten för granskningsunderlag (950). I detta fall ska både antal och belopp överföras, så båda dessa rutor bockas. Priset beräknas på beloppet, men antalet ska också överföras för att antalet timmar ska komma med på granskningsunderlaget. Summera överföringarna ska inte göras med granskningsunderlagt, eftersom det ev ska fördelas på olika fack och därför måste specificeras på projektnr. På en löneart som t.ex. timtillägg sker registrering av löneartsöverföring på samma sätt som ovan, men här ska bara rutan för belopp bockas. Antalet ska inte med till granskningslistan. Det var granskningen – nu till semesterlönen. Välj ny post (F5). Radnr kan hoppas över eller anges exempelvis till 20. Överföring till löneart: Ange löneartsnumret på lönearten för beräknad intjänad semester (805). Här är det bara beloppet som ska föras över. Lönearten ska inte summeras eftersom semesterlönen ska fördelas på de projekt som registrerats på lönearten för timlön. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 42[86] Lönearten för intjänad semester bokförs på ett kostnadskonto, men beloppet måste också bli skuldfört. Därför måste hela beloppet från löneart 805 överföras till en löneart för semesterskuld (970). Ta upp lönearten för intjänad semester (805). Välj övriga funktioner, Löneartsöverföringar och därefter ny post (F5). Radnr kan hoppas över eller anges exempelvis till 10.. Överföring till löneart: Ange löneartsnumret på lönearten för semesterskuld (970). Det är bara beloppet som ska överföras. Summera överföringarna är mycket lämpligt på denna löneart som ju inte behöver projektföras. Antag att priset på de lönearter som använts i ovanstående exempel är: Timlön 100 kr Granskningsunderlag (950) 100 % Intjänad semester (805) 13 % Semesterskuld (970) 100 % 40 tim registreras på löneart för timlön (inget mer). Beloppet blir 4000 kr. När löneartsöverföring och skatteberäkning har gjorts, tillkommer raderna för bl.a. granskningsunderlag, intjänad semester, semesterskuld och preliminärskatt. De rader som skapas vid löneartsöverföring och skatteberäkning är markerade med bock i kolumnen ”Ö” och visas kursivt. Eftersom ”Visas på lönespec” är markerat som Nej på lönearterna för granskningsunderlag, intjänad semester och semesterskuld syns inte de på den lönespecifikation som den anställde får. I Intjänad semester pågående semester ”under linjen” syns beloppet 512 kr. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 43[86] Så här skulle den anställdes lönespecifikation se ut: Detta är samma lönespecifikation, men begärd ”detaljerad”: Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 44[86] Övriga funktioner – Kopiera/koppla Kopiera löneartskonton Om samma löneartstabell används i mer än ett företag, kan bokföringskontona kopieras, endera till alla företag som använder samma kontoplan eller till ett specifikt företag. När ny löneart registreras i ett företag, blir bokföringskontot 0 i övriga företag som använder samma löneartstabell. Om kopieringsfunktionen för löneartskonton inte används, måste bokföringskontot registreras manuellt i samtliga företag. Kopiera löneartstabell Det är också möjligt att kopiera en hel löneartstabell, med eller utan konton. Ett exempel på användningsområde kan vara, om man i ett nyupplagt företag vill arbeta med en egen löneartstabell, men där många av lönearterna är identiska. Koppling mot standardprojekt En löneart kan kopplas samman med ett projekt. Vid löneregistrering föreslås det kopplade projektet före projekt från löntagare. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 45[86] Löneartskonteringar Används om någon löneart ska bokföras på annat konto än det som angivits i löneartsregistret. Annat konto kan anges per anställd eller per yrkeskod. Utskrift av löneartskonteringar begärs från Löneartsregistret. Löneartspriser Om pris inte läggs in med formel, prissätts lönearterna här. Priset kan gälla generellt (pris per löneart) eller per yrkeskod eller vara personligt. Vid löneregistrering föreslås personligt pris, om ett sådant finns registrerat. Om inget personligt pris finns, föreslås pris per yrkeskod, om det finns ett sådant som stämmer. Om det inte heller finns ett pris för aktuell yrkeskod föreslås pris per löneart . Finns inte heller något generellt pris föreslås formelpris (det pris som är registrerat på formelfliken i Löneartsregistret) Finns inget pris alls som stämmer, varken här i prisregistret eller registrerat med formel i lönearten, ges vid registrering en varning att pris saknas. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 46[86] Observera! Om pris saknas till en löneart, som råkar vara en sådan som ska överföras automatiskt, ges ingen varning och det uppstår ett fel som det kan vara svårt att upptäcka. Föregående och nästa löneartspris, se gulmarkerade fält ovan. Pristyp Välj pris per löneart = generellt pris eller Pris per yrkeskod eller Personligt pris Priskod Tim-/styck-/antalspris väljs, om antal kommer att registreras på lönearten. Fastpris innebär att något antal ej behöver registreras. Fastpris kombinerat med ett personligt pris innebär att lönearten ”registreras” automatiskt vid generering av lön. % av överfört belopp används endast för lönearter som överförs automatiskt från annan löneart och ska beräknas till en viss procent, t.ex. beräknad intjänad semester. Se sid 39. Antal Om priset är personligt och priskoden är fast belopp, kan det vara lämpligt att ange ett antal. Detta antal läggs ut på lönetransaktionen när fasta löner genereras. Om lönearten är en fördelningslöneart, fördelas även antalet. För att antalskontroll ska kunna ske, se nedan, måste antal registreras på lönearter som genereras. Antalskontroll på personligt pris Kontroll sker och varning ges när kontrollantalet överskrids, både vid generering och vid registrering. Kontroll sker normalt på löpande total. Om annan period för antalskontroll önskas, måste detta registreras på lönearten. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 47[86] Beloppskontroll på personligt pris Kontroll sker och varning ges när kontrollbeloppet överskrids, både vid generering och vid registrering. Kontroll sker normalt på löpande total. Om annan period för kontroll önskas, måste detta registreras på lönearten. På lönearten finns möjlighet att välja period som skall kontrolleras. På lönearten kan också registreras kontrollantal och kontrollbelopp. Endast undantag behöver registreras personligt, se sid 37. Pris/löneart – Översikt: Vid ändring av pris – använd Övriga funktioner, Priser/Löneart, översikt – och ta upp det pris som ska ändras. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 48[86] När nytt pris registreras – kolla i samma översikt att allt blev rätt. Se särskilt till att inga oönskade 0-priser kommit in. Ett pris 0 per löneart föreslås alltid före ett formelpris och är ofta orsaken till att formeln inte fungerar. Alla pristyper kan användas på samma löneart. Exempel: Löneart 200 = timpris. Alla tjänar 120 kr/tim utom alla i yrkeskod 712310 som tjänar 129 kr per timme utom anst.nr 201 som tjänar 112 kr/tim. Registrera ett pris per löneart med 120 kr. Registrera ett pris per yrkeskod med 129 kr. Registrera ett personligt pris med 112 kr. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 49[86] Styrparametrar PA Styrparametrar kan kopieras ut till alla klienter. Lönearter Löneartstabell. Samma löneartstabell kan användas i många företag, men lönearterna måste kompletteras med bokföringskonto. Beräknad skatt – 9990. Det är den skatt som beräknas automatiskt. Registrering på denna löneart kan ej ske. Allmänna egenavg. Används inte längre. Tidigare kunde skatt och allmänna egenavgifter redovisas var för sig och då fanns en egen löneart för egenavgifter,. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 50[86] Manuell skatt – 9991. Används om man själv vill registrera skatt. Vid manuell registrering av skatt görs ingen automatisk skatteberäkning. Endast de tre lönearter, som här är registrerade som skatt (beräknad, manuell och ev egenavgifter) kommer med som skatt från lön och förmån i rapporten skatteredovisning. Månadslön - 5300. Betecknas i formel som L. Om annan månadslöneart inte är registrerad i Personaluppgifter, förutsätts att denna månadslöneart gäller. Öresutjämning. Om man önskar få varje lönespecifikation öresutjämnad, ska här anges lönearten för öresutjämning. Om ingen löneart anges, sker ingen öresutjämning. Uttag ATF kontant. Lönearten användas till ATF körning. Löneart som skiljer sig från denna registreras under personaluppgifter och fliken Semester/ATF. Granskning. Lönearten kan användas som granskningsunderlag och föreslås när granskningsunderlaget skrivs ut. Sem.grund.frånvaro. Anges endast om semesterlön utbetalas via Semesterkassa. Särskilt tillägg. Anges endast om semesterlön utbetalas via Semesterkassa. Används automatisk sjuklöneregistrering Om denna funktion används, ska lönearten för Karensdag kompletteras med de lönearter som automatiskt ska läggas upp för sjukdag 2-14, sjukdag 15-90, sjukdag från och med dag 91 resp sjukdag efter dag 180 per semesterår. När karensdagen registreras, får man ange datum för hela den sjukperiod som ska ingå i löneregistreringen. Programmet håller reda på vilka sjuklönearter som är aktuella och lägger upp dessa. Sjukrutan registreras automatiskt. Vidare håller programmet ordning på om den registrerade ”karensdagen” verkligen är karensdag eller om det redan finns en karensdag i sjukperioden. I så fall tas karensdagen bort och andra sjuklönearter föreslås för registrering. Likaså ändras sjuklönearten när 180 kalenderdagar per semesterår passeras. En förutsättning för att sjukperioderna ska hanteras korrekt är att en löneperiod alltid bryts per den sista dagen i semesterår, per den sista dagen i kalenderår och per den sista dagen i räkenskapsår. Ny sjukperiod kan registreras i samma löneperiod, där första sjukdag anges till den första i nästkommande månad. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 51[86] Lönearter övertid Mertid – faktor. Ange löneart för sådan arbetad tid som kommer att tas ut som komptid med timme för timme. Faktor 1,00. Enkel övertid – faktor. Ange löneart för sådan övertid som kommer att tas ut som komptid med 1½ gånger arbetad tid. Faktor 1,50. Lönearten för enkel övertid ska ha en automatisk löneartsöverföring till lönearten för intjänad komptid. Registrering ska ske på denna löneart. Kvalificerad övertid – faktor. Ange löneart för sådan övertid som kommer att tas ut som komptid med dubbel arbetad tid. Faktor 2,00. Lönearten för kvalificerad övertid ska ha en automatisk löneartsöverföring till lönearten för intjänad komptid. Registrering ska ske på denna löneart. Övertid A– faktor. Ange löneart för sådan arbetad tid som kommer att tas ut som komptid med 1,3 gånger arbetad tid. Faktor 1,30. Lönearten för Övertid A ska ha en automatisk löneartsöverföring till lönearten för intjänad komptid. Registrering ska ske på denna löneart. Övertid B– faktor. Ange löneart för sådan arbetad tid som kommer att tas ut som komptid med 1,5 gånger arbetad tid. Faktor 1,50. Lönearten för Övertid B ska ha en automatisk löneartsöverföring till lönearten för intjänad komptid. Registrering ska ske på denna löneart. Övertid C– faktor. Ange löneart för sådan arbetad tid som kommer att tas ut som komptid med 1,7 gånger arbetad tid. Faktor 1,70. Lönearten för Övertid C ska ha en automatisk löneartsöverföring till lönearten för intjänad komptid. Registrering ska ske på denna löneart. Övertid D– faktor. Ange löneart för sådan arbetad tid som kommer att tas ut som komptid med 2 gånger arbetad tid. Faktor 2,00. Lönearten för Övertid D ska ha en automatisk löneartsöverföring till lönearten för intjänad komptid. Registrering ska ske på denna löneart. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 52[86] Skatt mm Kontaktman. Registrerat namn skrivs ut på lönespecifikationer och nettolönelistor. Skattetabell. Om skattetabell saknas på anställd, används här registrerad tabell med ett tillägg av 10 %. %-sats för arbetsgivaravgift skall beräknas på löneart och på. Två löneart kan registreras för beräkning av arbetsgivaravgifter, där priset bestäms av de sociala avgifter som är registrerade här i Styrparametrar PA. Inget pris, varken som formel eller i löneartspriser, får registreras på den lönearten (i ovanstående exempel löneart 9001 och 9002). 9002 används om man vill boka upp sociala på semester. På alla bruttolönearter och förmånslönearter måste en löneartsöverföring registreras till denna löneart, som i sin tur ska ha en löneartsöverföring till en löneart som ger uppbokning av upplupen skuld. Sociala avgifter, d:o födda 1983-1989, d:o födda 1938-1944, Särskild löneskatt Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 53[86] Registrerad % - sats föreslås vid utskrift av skatteredovisning och semesterlistor. Tänk på att % - satsen också kan behöva ändras på ev automatkontering i konteringskoder/kontoplan, när sociala avgifterna ändras. Efter 2007-12-31 ska någon särskild löneskatt inte beräknas på lön utbetald till födda före 1938. Ändra % - satsen till 0. Semesterdagar på lönespecifikation. Bock krävs för att möjliggöra utskrift av semesterdagar på lönespecifikationen. Dessutom måste på varje anställd vara bockat att semesterdagar ska skrivas ut. Man kan ställa in att semesterdagar alltid skall vara i bockad under inställningar. Max lön (kontroll). Om nettolönen överskrider angivet belopp, ges varning vid utskrift av lönespecifikation. Rubriker kolumn 1-10. Det är möjligt att dela in lönearterna i upp till 10 olika grupper för att sedan per projekt, i rapporten Lönedata per projekt, kunna se vilka anställda som arbetat, hur många timmar och hur stort belopp som kostnadsförts, fördelat på löneartsgrupp (och totalt). Här, i styrparametrar, namnges de olika löneartsgrupperna. I lönearter/övriga egenskaper anges, till vilken grupp en löneart ska höra, se sid 37. Semesterårstyp ska väljas. Det som anges här visas default i urvalsbilden ex. semesterskuld. Det vanligaste är 1/4 - 31/3 intj i fjol men alternativ som finns är 1/1 – 31/12 intj i år, 1/1 – 31/12 intj i fjol eller 1/4 - 31/3 intj i år. Intjänad semester i år och övrig semester här anges den procentsats som ligger till grund för en semesterdag, ex 5,4 för intjänad semester i år och 5,4 alt 4,6 för övrig semester beroende på hur man betalar ut semestern. Det som anges här visas default i urvalsbilden, ex. semesterskuld. Val av lönespecifikation. Valmöjlighet att välja mellan olika layouter under förutsättning att man inte har någon anpassad layout. Då är fältet grå markerat. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 54[86] Medlemsnr mm Konto för löneutbetalning. Olika bokföringskonto kan anges för de olika löneutbetalningssätten. Sv Näringsliv. Ange delägarnummer i Svenskt Näringsliv/SAF. Semesterkassa. Endast för den som betalar semesterlön via Semesterkassa. Pg för sem.kassa. Endast för den som betalar semesterlön via Semesterkassa. Utbetalas från. Här ska det kontonummer anges, varifrån lönen ska betalas ut. Om utbetalningssätt för lön är Bankgiro ska det egna företagets bankgironummer registreras. Kundnummer hos BGC. Av bankgirocentralen tilldelat nummer för betalning via fil. Arbetsgiv.nr hos Nordea. Anges av den som har utbetalningssätt Nordea för lön. Försäkringsnr hos Fora. Av Fora tilldelat försäkringsnr. Kostnadsställe ID ITP. Av Collectum tilldelat kostnadsställe.(3 positioner) Avtalsplan ITP1 och ITP2. Av Collectum tilldelad avtalsplan.(10 positioner) Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 55[86] Avtalsplan ITP3 och ITP4. Av Collectum tilldelad avtalsplan.(10 positioner) Här kan man själv ändra benämningen avtalsplans namn till ex. ITP Tele. Detta gör man under (Systemrutiner – Användare/Grupper - Användare – Inställningar – Programinställningar – Personaladministration - Benämning Egen Avtalsplan ITP3 och ITP4) Årslönefaktor ITP2. Här anges den faktor som ska användas för att beräkna en årslön utifrån aktuell månadslön, t.ex 12.2. Org.nr servicebyrå. Anges och ska rapporteras när en servicebyrå anlitas för att hantera företagets löner. Nästa anställningsnummer. kan anges här. Övriga funktioner Kring årsskiftet varje år ser 3L till att det finns en ny version att ladda ner som bland annat innehåller den nya skattetabellen. Skattetabellen aktiveras via Övriga funktioner i Styrparametrar PA. Utbetalningsdatum i löneperioden bestämmer vilka skattetabeller som används, dvs. vid utbetalning på 2011 används skattetabeller för 2011 och vid utbetalning på 2012 används skattetabeller för 2012. Via övriga funktioner kan man kopiera sociala avgifter från huvudbolaget till klientföretag. Tidredovisning Används endast av Tidredovisningsmodulen. Anställningshistorik Ingen uppdatering sker med automatik utan all registrering måste ske manuellt. Anställningsform måste anges. Anställningsformer enligt eget val läggs upp i ett bakomliggande register. Fältet ”deltid” har ingen funktion idag, men är tänkt för framtida beräkning av semester för deltidsanställda. Vanligtvis registreras en gammal anställningsperiod i Anställningshistorik först när en tidigare anställd kommer tillbaka och får ett nytt anställningsdatum. För att anställningsperioder inte ska räknas dubbelt, får inte samma period finnas i både Personaluppgifter och Anställningshistorik. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 56[86] Anställningshistoriken används i turordningslista, vid beräkning av antal intjänade semesterdagar samt vid rapportering av sjukfrånvaro i årsredovisningen. Se även sid 25. Borttag av anst. som slutat Anställda kan tas bort om slutdatum är registrerat och detta datum är tidigare än innevarande kalenderår. Observera att alla lönetransaktioner avseende borttagen anställd försvinner, vilket till exempel påverkar rapporten Lönedata per projekt. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 57[86] Prisändring – löneartspriser Löneartspriser kan ändras automatiskt med belopp eller procentsats. Ändringen kan göras per löneart, per yrkeskod eller för Personligt pris. Före uppdatering är det lämpligt att skriva ut en lista för kontroll och därefter uppdatera. RAPPORTER Generellt gäller att ”datum” för en lönetransaktion är löneperiodens utbetalningsdatum. Lönetransaktioner Användbar lista till det mesta. Kan skrivas ut när som helst och hur många gånger som helst. Obeskrivligt många alternativ. Skatteredovisning Skrivs ut varje månad. Uppgifterna måste sedan manuellt överföras till Skattedeklarationsblanketten. Numera går det också att lämna skattedeklaration med e-legitimation via Internet. Prel.skatt. Summan av under begärd period registrerade belopp på de (två eller tre) lönearter, som i Styrparametrar angetts som Beräknad skatt, Manuell skatt och ev Allmänna egenavg. Lönebelopp. Summan av under begärd period registrerade belopp på lönearter, där utfallet behandlas som Bruttolöneart eller Förmån. På sammandraget är beloppen delade på dels lön exkl förmån, dels förmån. Arbetsgivaravgifter beräknas med de procentsatser som är registrerade i Styrparametrar PA. Fördelning sker med automatik på de olika åldersgrupperna med utgångspunkt från personnummer. Från och med 2008 finns inte längre något företagsstöd. Däremot finns fortfarande regionalt stöd för vissa geografiska områden. Vanligt företagsstöd kommer inte att beräknas vid utskrift av skattedeklaration avseende lön utbetald 2008. Bocken för ”Företagsstöd” ska vara kvar om man har rätt till regionalt stöd. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 58[86] Avgiftspliktiga förmåner = samtliga lönearter där utfall behandlas som förmån. Underlag för skatteavdrag = samtliga lönearter på vilka någon form av skatteberäkning ska ske. På t.ex. tillägget med 20 % på bensinförmån ska betalas skatt men inte sociala avgifter. Lönearten måste därför behandlas som Övrigt och räknas då inte in i avgiftspliktiga förmåner. Eftersom skatt beräknas enligt tabell kommer beloppet med i underlag för skatteavdrag. Mer detaljer kring Skattedeklaration finns i separat dokument (Skattedeklaration/KU). Skatteredovisning på fil Skatteredovisning kan också skapas till fil. Om skattedeklaration lämnas via Internet, kan man använda sig av en sådan fil och slippa registrera uppgifterna manuellt. Komptidsaldo & Övertidsjournal Komptidssaldo är en rapport som för begärt intervall visar följande, se nedan. Tim priset för månadslön beräknas från den månadslöneart som är registrerad under Registervård Styrparametrar PA. Timlönearten för timpris anges i urvalsbilden. Övertidsjournal är en rapport som för begärt intervall visar följande, se nedan. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 59[86] Granskningsunderlag Granskningsunderlag är en rapport som för begärt utbetalningsintervall visar anst.nr, personnr, antal arbetade timmar, lönesumma, fördelningstal och lönetyp. En förutsättning är att alla lönearter som ska finnas med på rapporten har en löneartsöverföring till löneart för granskningsunderlag som är prissatt med 100%. Den som även i fortsättningen ska redovisa granskningsarvode, ska bocka rutan för ”Visa gamla granskningsarvodesrapporten”. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 60[86] Periodintervall för rubrik. Är bara det – rubriktext. Styr ingenting. Löneart för granskning. Föreslås enligt uppgift i styrparametrar. Kan ändras. Alla fackavdelningar. Väljs om listan inte behöver specificeras på fackområde. För att kunna skriva ut granskningsunderlaget per fack krävs att projekt är registrerat på lönetransaktionen och att fackområde är angivet på projektet (konteringskoder). Fackavdelning. Används om man vill skriva ut granskningslista för en viss fackavdelning, som då anges här. Om man väljer att skriva ut alla fackavdelningar på en gång, finns möjlighet att välja olika utskriftstyper: Bryt per fack innebär att man får en komplett lista per fackområde. Bryt per projekt innebär att man får en lista för varje projekt. Beräknas för datum fr o m – t o m. Löneperioder med utbetalningsdatum i angivet intervall tas med i rapporten. LÖSEN Från den 30 april 2011 har facket rätt att från arbetsgivare inom Byggnadsavtalens tillämpningsområden få uppgift om löner. Filen/rapporten ska för aktuell löneperiod innehålla uppgifter om företag, organisationsnummer, yrkeskod, avtalsområde, personnummer, namn, lönesumma, arbetade timmar, antal övertidstimmar, summa övertidsersättningar, summa OB-tillägg, antal och summa skifttillägg och förskjuten arbetstillägg, fördelningstal samt avtalsenlig månadslön. Filen ska även innehåll byggarbetsplatsens län, kommun. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 61[86] Fackföreningsavgift Rapporten är främst avsedd för företag inom Metall. Rapporten används för att skriva ut lista över avdragen fackföreningsavgift och för att kunna kontrollera att minimibelopp är draget resp att maximibelopp inte är överskridet. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 62[86] Registrerade belopp på lönearten för fackföreningsavgift under begärt datumintervall summeras per anställd, öresavrundas och skrivs ut. Kontrollistan skrivs ut på samma sätt men endast för anställda vars belopp inte uppgår till minimibeloppet resp vars belopp överstiger maximibeloppet. I Systemrutiner – Användare/Grupper – Användare – Inställningar – Programinställningar Personaladministration registreras löneart för fackföreningsavgift samt minimikostnad resp maximikostnad per månad. Lönearten liksom de minimi- resp maximibelopp som registrerats i Systemrutiner kan ändras manuellt i samband med utskrift av rapporten. Löneart för förhöjd fackföreningsavgift ingår i beloppet när rapport till fackförening skrivs ut. Däremot ingår förhöjd fackföreningsavgift inte i beloppet i kontrollistan. . Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 63[86] Lönedata - projekt Rapporten kan skrivas ut precis när som helst. Eftersom denna rapport även tar med lönetransaktioner som ännu inte är uppdaterade till redovisningen, används den ofta i samband med avstämning av projekt, vid fakturering t.ex. Utskrift kan ske per projekt eller projektintervall och/eller per yrkeskod eller yrkeskodsintervall. Rapporten kan också skrivas ut för en anställd. Rubriktexten tas från Styrparametrar. Antal och belopp styrs från angivet kolumnnummer i löneartsregistret. Även här är det löneperiodens utbetalningsdatum som ska ligga inom begärt datumintervall. Fördelningslista - ackord För denna lista krävs att rutorna för fördelningslista timmar resp fördelningslista belopp ska vara bockade i löneartsregistret. Vidare måste fördelningstal och pris/antal vara registrerat på aktuella yrkeskoder. Rapporten tar nu hänsyn till datumstyrda priser, vilket innebär att den går att ta ut i efterhand trots att priset justerats. Justering efter ackordsmätning Efter att en ackordsmätning har gjorts för ett projekt eller i förekommande fall ett visst ackordsnummer i projektet, är det inte bara själva överskottet som ska betalas ut till berörda anställda. Det kan finnas ersättningar som måste justeras pga. att timförtjänsten i efterhand blivit en annan. I denna delrutin beräknas justeringarna och skrivs ut i en rapport samt skapar lönetransaktioner i angiven löneperiod när så önskas. Mer information kontakta supporten. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 64[86] Rapportering sjukperiod Endast kontrollista Förteckning över ej rapporterade sjukperioder, status ny (eller ändrad). Endast rapport till förs.kassa Vissa företag kan behöva rapportera sjukfrånvaro för dag 1 till 14 till SCB. Detta är utskrift av en sådan rapport. Listan skriver ut samma sjukperioder som kontrollistan men ändrar också statusen till ”rapporterad”. På en kontrollista som skrivs ut efter rapportering, kommer sådana ärenden inte med. Däremot finns uppgifterna kvar i personaluppgifter i trädets ”Sjukperioder”. Rapporten kan användas även om SCB inte kräver den. Fördelen är att man kan få en kontrollista över ”ej rapporterade sjukperioder” utskriven och på så sätt få en enkel sammanställning över sjukperioder. Om kontrollistan inte önskas, kan status ändras direkt vid registrering av sjukperiod till ”rapportera ej”. Fil till SCB. Ovanstående rapport skickas med fördel per fil till SCB. Lista samtliga sjukperioder skriver ut en förteckning över sjukfrånvaro oberoende av status (ny, rapporterad resp rapportera ej). Registrering av sjukperiod Sjukfrånvaro ska rapporteras i Årsredovisningen och vi rekommenderar därför alla att registrera all sjukfrånvaro i ”Sjukperiod”. Sjukrapportering till SCB ska ske kalender månadsvis. Om sjukperiod sträcker sig över ett månadsskifte, måste sjukperioden delas upp. Det är from - datum som bestämmer till vilken månad sjukperioden ska höra. Det är endast de första 14 kalenderdagarna som ska rapporteras till SCB, dvs sjuklöneperioden. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 65[86] Exempel: Sjukperiod 25 april till 31 maj 2007 2007-04-25—2007-04-25 8 tim 2007-04-26—2007-04-30 24 tim 2007-05-01—2007-05-08 48 tim 2007-05-09—2007-05-31 128 tim 1 dag (Ny) 5 dgr (Ny) 8 dgr (Ny) 23 dgr (Rapportera ej) Den sista perioden, 2007-05-09 till 2007-05-31 ska inte rapporteras till SCB. Ändra därför, förslagsvis, status till Rapportera ej direkt vid löneregistreringen. Läs mer om registrering av sjuklön med tanke på den uppgift om sjukfrånvaro som ska redovisas i årsredovisningen. Lönestatistik Sv.Näringsliv/SCB Denna lönestatistik ska lämnas till Sv.Näringsliv eller till SCB. Sv.Näringsliv ser helst att rapportering till dem sker på fil. Kolla dock alltid först att det ser riktigt ut på en pappersutskrift. Välj rätt rapport Svenskt Näringsliv – Alla (exkl bygg) rapporterar i regel två månader (ev en månad). Begäran om lönestatistik kommer från Svenskt Näringsliv, men avser inte Bygg. Om statistik begärs för två månader ska antal veckor anges till 8. Svenskt Näringsliv – Bygg rapporterar i regel ett kvartal (det tredje och ibland även andra kvartalet) - ibland med, ibland utan tjänstemän. Enligt uppgift från Svenskt Näringsliv får gärna tjänstemännen följa med även i den rapport som begärs för bara kollektivanställda. Mottagaren sorterar bort tjänstemännen. När statistik begärs per kvartal, ska antalet veckor anges till 13. SCB. Rapport till SCB ska bara lämnas av företag som fått begäran att lämna lönestatistik till SCB. Om samma statistik begärs av både Svenskt Näringsliv och SCB, ska rapportering ske till Svenskt Näringsliv. Från och med 2004 gäller 6-siffriga yrkeskoder till Sv.Näringsliv och 4siffriga yrkeskoder till SCB. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 66[86] Sammanslagna yrkeskoder Om man valt att behålla de gamla yrkeskoderna i Personal, eller t.ex. delat upp lärlingarnas yrkeskoder på de olika stegen, är det ändå möjligt att i statistiken till Svenskt Näringsliv redovisa rätt 6-siffrig kod. Välj Sammanslagna yrkeskoder under Övriga funktioner Registrera de yrkeskoder som i statistiken ska ”döpas om”. Koden i kolumnen ”Förs till yrkeskod” skrivs ut i statistiken. Från koden i kolumnen ”Kod” tas alla övriga uppgifter. Registrerade sammanslagna yrkeskoder kan skrivas ut från denna bild. Välj Utskrift från Arkiv menyn eller via Skrivarsymbolen. På detta sätt ges valfrihet att använda vilka yrkeskoder som helst för t.ex. prissättning. Förutsättningar för att lönestatistiken ska blir riktig: Styrparametrar PA. Lägg in delägarnummer i Sv.Näringsliv. Yrkeskoder På alla yrkeskoder som används ska anges avtalsnummer. Byggs avtalsnummer är från 28075 så för att kunna skriva ut SAF-statistik Bygg måste yrkeskoderna ligga i detta intervall. Alla andra avtalsnummer ger utskrift av statistikrapport för valet ”Alla (exkl. bygg)”. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 67[86] Personaluppgifter Anställningsuppgift I Veckoarbetstid (om annat än 40 timmar). Löneart månadslön om inte den generella månadslönearten enligt Styrparametrar ska gälla. Anställningsuppgift II Deltidsprocent för anställd som inte arbetar heltid (månadslön ska i prisregistret motsvara heltidslön) Semester mm Semesterdagar/år Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Skatt Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 68[86] Arbetsplatsnr om tilldelat av Sv.Näringsliv Löneform – VIKTIGT! Har inget att göra med hur ofta lönen betalas ut. Timlön kan betalas ut en gång i månaden. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 69[86] Lönearter Alla lönearter som ska ingå i statistiken måste märkas upp i statistikegenskaper. Det mesta ger sig självt men några påpekanden kan vara på sin plats: Se upp vid märkning av antal så att inte timmar räknas mer än en gång. Ackordstid ska märkas i både timmar och belopp, medan ackordsöverskott t.ex. bara ska märkas med belopp. Timtillägg t.ex. bara i belopp. Övertidslönearter ska däremot märkas i både antal och belopp, oavsett om det gäller tillägg eller ersättning. Tjänstemäns provision ska märkas som ackord. Med reseersättning avses s.k. morgonresor (Bygg). Om helt sjukavdrag tillämpas och sjuklön sedan utbetalas, ska enbart en av dessa lönearter vara märkt som sjuklön. Sjuklön/avdrag och tjänstledighet kan registreras i timmar eller dagar (om olika lönearter används) – semester ska alltid registreras i dagar! Exempel – ackordsförskott resp ackordsöverskott Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 70[86] Sjukfrånvaro i årsredovisningen Företag med mer än 10 anställda ska lämna uppgifter om sjukfrånvaro i årsredovisningen. Uppgiften ska avse räkenskapsår. Sjukfrånvaron beräknas i timmar och anges i procent av ordinarie arbetstid. Sjukfrånvaro som överstiger 60 dagar redovisas som lång. Uppdelning ska ske dels på kvinnor och män, dels på tre olika åldersgrupper, men ingen grupp får vara så liten att den går att hänföra till viss/vissa anställda. Något allmänt råd om beräkningsmetoder finns inte, men beräkningarna ska göras konsekventa. I 3L görs beräkningen på följande sätt: Ordinarie arbetstid Antal dagar i anställningstid (pågående anställningsperiod + ev tid registrerad i Anställningshistorik) under redovisningsperioden delat med 7 multiplicerat med veckoarbetstiden enligt Personaluppgifter. Om veckoarbetstid inte är registrerad räknas 40 tim. Om Arbetstid, antal veckor har registrerats i Personaluppgifter omräknas överenskommen årsarbetstid med utgångspunkt från den uppgiften. Sjukfrånvaro Löneart med statistikegenskap sjuk/tim eller sjuk/dag kombinerat med registrering av datum och antal dgr i Sjukperiod räknas. På löneart med statistikegenskap sjuk/tim räknas registrerat antal som timmar. Löneart med statistikegenskap sjuk/dag förutsätts vara kalenderdag. Registrerat antal delas med 7 och multipliceras med veckoarbetstiden för att få fram antal timmar. OBSERVERA! Tänk på att ”hålla ihop” sjuktiden för långtidssjukskrivna. Om sjukperiod delas upp i olika löneperioder, måste from - datum i efterföljande period, vara dagen efter tom - datum i föregående period. Sjukperiod som pågår över räkenskapsårets sista dag måste delas så att en period slutar med räkenskapsårets sista dag och nästa period börjar med nästa räkenskapsårs första dag. Båda sjukperioderna kan givetvis registreras på samma löneperiod. Likaså ska sjukperiod ”delas” så att en period slutar med semester årets sista dag och nästa period börjar med nästa semester års första dag. Målarnas kvartalsstatistik Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 71[86] En förutsättning för att anställdas löneuppgifter ska skrivas ut på Målarnas kvartalsstatistik är att den anställde har en yrkeskod, där branschkoden är ”Måleri”. Vidare måste lönearterna vara markerade på rätt sätt under fliken ”Statistikegenskaper” i löneartsregistret. MKA – underlag för ersättning MKA-rapport kan väljas endera för semesterlönegrundande frånvaro eller som underlag för MKA-ersättning. Lönearterns MKA-kod styr utskriften. Semesterlönegrundande frånvaro tar med alla lönearter med MKA-kod från –1(minus 1) till –12 (minus 12). Underlag för ersättning tar med alla lönearter med MKA-kod från 1 till 11 (utan minustecken). Serviceavgift Byggmästarföreningen Skrivs ut varje halvår. Till grund för rapporten ligger Yrkeskodens avtalsnummer Lönearternas statistikmarkeringar Personaluppgiftens arbetsplatsnummer (i förekommande fall tilldelat av Sv.Näringsliv) Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 72[86] Kontrolluppgifter Skrivs ut en gång om året men kan givetvis skrivas ut för kontroll däremellan. Använd pappersutskriften för eget bruk och till den anställde. Till Skattemyndigheten skickas uppgifterna på fil. Om en rättelse behöver göras till en kontrolluppgift (eller flera) som redan är inskickad till Skattemyndigheten används rutan ”Endast rättade kontrolluppgifter”. Då måste också i Personaluppgifter/Komplettering KU bockas rutan ”Skicka ändrad kontrolluppgift”. (Kom ihåg att ta bort bocken inför nästa år!) Om samma person under året har haft mer än ett anställningsnummer måste i fältet för ”Specifikationsnr på KU” i Personaluppgifter/Komplettering KU anges 1 på det ena anställningsnumret och 2 på det andra. (Kom ihåg att ta bort inför nästa år!). Läs mer om både ändrad kontrolluppgift och specifikationsnr på sid 24. Innan man skriver ut kontrolluppgifter bör en genomgång ske av lönearterna, så att rätt ruta är angiven för KU. Ändringar kan ske, av Skattemyndigheten, från år till år. Efter kontrolluppgiftsutskriften erhålls en sammanställning över löner och skatt. Stäm av den mot under året insända skattedeklarationer. Ett annat tips kan vara att låta de anställda ta del av sin kontrolluppgift och vänta några dagar (om tid finns) innan filen skickas till Skattemyndigheten. Det är lönearterna som bestämmer kontrolluppgiften och givetvis de lönetransaktioner som är gjorda på dessa lönearter. Läs under Registervård/Lönearter, sid 32. I Övriga Funktioner går det att välja utskrift av detaljerad kontrolluppgift. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 73[86] Rapporten visar per anställd vilka lönearter som ingår i de olika rutorna på kontrolluppgiften. Via Övriga Funktioner finns också möjlighet att registrera centrala KU-texter. I kontrolluppgiften ska i vissa fall texter skrivas i ruta 65-68 och 70. Denna text kan anges i Personaluppgifter. Om texten ska upprepas för många anställda, finns möjligheten att registrera den här. Om text ska skrivas på en kontrolluppgift kontrollerar programmet först om sådan finns angiven i Personaluppgifterna. Om text saknas där, används motsvarande centralt registrerad text. Från och med inkomståret 2011 ska specifikationsnummer alltid anges. Specifikationsnummer skall alltså anges även om man bara lämna kontrolluppgift av viss typ för en och samma person. Specifikationsnumret ska vara unikt för kontrolluppgiftstypen, personen och uppgiftslämnaren. I 3L Pro har vi löst det så att om det inte står något specifikationsnummer på den anställde så skriver vi företagsnumret. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 74[86] Arbetsgivaruppgift Visar bruttolön per år och anställd. Rapportering ITP En fil skapas tillsammans med utskrift av en journal innehållande händelser för samtliga begärda tjänstemän där antingen ITP1 eller ITP2 har angetts och där händelser finns för angivet händelsedatum och/eller lön att rapportera för angiven utbetalningsperiod. FORA-statistik Skrivs ut en gång per år. Löneuppgifter för arbetare kan med fördel skrivas på fil. Hela rapporten kan lämnas via Internet, men läs mer om detta i den information som Fora skickar varje år. Mer information finns också på Foras hemsida: http://www.fora.se Alla lönearter som ska vara med i årslönesummor eller specificeras ska vara bockade i rutan för AFA (Fora). (Använd därför egen löneart för anställd som inte ska vara med i Forastatistiken, t.ex. företagare med make/maka, uppdragstagare. Läs mer i Hjälpredan från Fora.) Vilka löner som ska specificeras resp bara vara med i summorna avgörs dels av yrkeskoden (bock för tjänsteman), dels av personnummer. I Övriga Funktioner går det att välja utskrift av detaljerad Fora-statistik. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 75[86] Rapporten visar per anställd vilka lönearter som ingår i de olika summorna, dels i specifikationen, dels i sammanställningen. Underlag för arbetsgivarintyg I samband med att en anställning helt eller delvis har upphört för en arbetstagare och denne söker arbetslöshetsersättning eller aktivitetsstöd ska arbetsgivaren överlämna ett komplett ifyllt arbetsgivarintyg enligt §47 lagen om arbetslöshetsförsäkring. Detta ska överlämnas snarast på en fastställd blankett, SO 10 (2009-07-01), som utarbetats av Arbetslöshetskassornas Samorganisation (SO) och Inspektionen för Arbetslöshetsförsäkringen (IAF). Intyget består av en huvudblankett med 15 avsnitt och en komplettering med 3 avsnitt. Den sistnämnda ska bara användas vid behov. Antalet rader i huvudblankettens avsnitt 11 och kompletteringens avsnitt 2 kan behöva utökas då den anställde under de senaste tolv månaderna kan ha haft en eller flera avbrott i arbetet, t.ex. pga sjukdom, utbildning, föräldraledighet mm, och då måste tiden utsträckas så att minst tolv månader med arbete redovisas. Rapporten är tänkt att vara till hjälp vid utfärdande av arbetsgivarintyg. Timmar räknas med om de i Statistikegenskaper är markerade med rätt arbetad alt frånvaro tid i ex, tim, dag, vecka eller månad. Personaladministration – rapporter - arbetsgivarintyg. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 76[86] Konjunkturstatistik Rapporten är framtagen för att underlätta rapportering av konjunkturstatistik. Det framgår tydligt av rapporten att vissa fält måste fyllas i manuellt. Om så önskas kan rapporten väljas per arbetsställe. Rapporten styrs av Löneperiodens utbetalningsdatum Lönearternas Statistikegenskaper. Löneform angiven i Personaluppgifter Yrkeskodens ev markering för tjänsteman Den anställdes ålder (18-64 år ingår) I Personaluppgifter (Anst.uppgift II) finns möjlighet att markera om någon anställd inte ska ingå i Konjunkturstatistiken. OBSERVERA! Om övertidsersättning betalas ut (i stället för timlön + övertidstillägg) måste rad 10 för arbetare med timlön justeras manuellt. Det är endast lönearter markerade övertidstillägg som skrivs ut på rapporten. Om retroaktiv lön är utbetald under perioden, är denna förmodligen markerad som tidlön. Justering måste göras så att rad 9 minskas med retroaktiv lön och summa retroaktiv lön i stället redovisas på rad 13. Rörliga tillägg utbetalda under perioden men avseende tidigare perioder ingår i rad 9 och justering måste göras manuellt. För att rätt sjuklön för månadsavlönade ska kunna redovisas, måste lönearterna vara upplagda så att 80% (eller 10%) utbetalas som sjuklön samtidigt som ett sjukavdrag med 100% görs. Det är lönearten för utbetald sjuklön som i Statistikegenskaper ska vara markerad som sjuklön. Som fast månadslön räknas den lön som finns registrerad på lönearten för månadslön (i Styrparametrar eller om avvikande i Personal). Månadslönen räknas om med deltidsprocenten. Om fasta tillägg inte ingår i Månadslönearten måste justering göras manuellt. Kort(periodisk) sysselsättningsstatistik Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 77[86] Rapporten specificerar antalet tillsvidareanställda resp visstidsanställda män resp kvinnor samt frånvaro för valt per-datum. För valt datumintervall visas nyanställda resp avgångna, specificerade på samma sätt. Förutsättningar för att rapporten ska bli riktig: I Personalregistret, under fliken ”Anst.uppgifter II”, ska anges om den anställde är Tillsvidareanställd eller Visstidsanställd. En anställd som markeras som Provanställd, kommer i denna rapport med som Tillsvidareanställd. En anställd som markeras som Utlandsanställd skrivs i rapporten ut separat. Kön (man eller kvinna) måste vara markerat i Personalregistret, under fliken ”Skatt”: Anställningsdatum resp Slutatdatum måste vara korrekt ifyllda. Alla lönearter avseende frånvaro måste märkas upp i Statistikegenskaper och rutan ”Registrera datum” måste bockas. Lönearter för semesteruttag ska i Statistikegenskaper märkas som ”Utbet. semester”. Vid registrering av lön måste datumintervall för frånvaron registreras. Turordningslista Skrivs ut vid behov. Listan sorteras på turordningsområde, om sådant är inlagt i Personaluppgifter. Tid som ska tillgodoräknas från ev tidigare anställning ska vara registrerad i Anställningshistorik. Inom varje turordningsområde listas personal i ordningsföljd efter antalet anställningsdagar, men det är antalet månader som skrivs ut på listan. Den tidigare gällande 45-årsreglen är nu borttagen. Utskrift av kalender Läs mer om kalendern i separat dokument. Utskrift av kalender kan här begäras till bildskärm eller skrivare. En grafisk bild erhålls från Trädet i Personaluppgifter. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 78[86] SEMESTERHANTERING Semesteruppgift Listan kan användas för uppbokning/kontroll av bokförd semesterskuld. Den bör även skrivas ut i samband med utbetalning av semesterlön. Utskriften presenteras alltid som ”Semesteruppgift”. Uppgiften avser anställda som tjänar in semester med viss % på lön. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 79[86] Ingående saldo är den semester som var intjänad när avsett semesterår startar (dvs den 31 mars om intjänandeåret är 1/4 - 31/3 i fjol). Det är den summan som den anställde har rätt att ta ut under pågående semesterår. Intj sem året är den nya semester man håller på att samla på sig och som egentligen inte kan tas ut förrän nästa semesterår. Uttag ord. Sem och Uttag spar.sem bör tillsammans inte överstiga ingående saldot. (Uttag års sem.) = Uttag nästa års semester och används bl.a. vid utbetalning av semesterlön till någon som slutar. Sem.skuld är summan av ”Ing. saldo sem.året” plus ”Intj sem året” minus de tre uttagskolumnerna. Slutsumman bör vara uppbokad på skuldkontot för upplupen semesterlön kollektivanställda (t.ex.). Om ett bokföringskonto används för all semesterskuld ska också summan från Semesterskuldslistan (se nästa rubrik) läggas till. Semesterskuld Om sem.tillägget betalas ut ”i klump” för alla in-tjänade semesterdagar, oberoende av när ledig-heten tas ut, ska procent-satsen för ”Övrig semester” vara 4,60. Dessa värden kan man styra default i styrparametrar PA. Listan kan användas för uppbokning/kontroll av bokförd semesterskuld. Denna lista visar semesterskuld för anställda med månadslön och som på semestern får sin vanliga månadslön med ett semestertillägg med viss % - sats. I beställningsbilden måste procentsatser för Intjänad semester i år resp Övrig semester fyllas i. Om semestertillägget betalas ut löpande allteftersom semesterdagarna tas ut anges här 5,4% för både Intjänad semester i år och för Övrig semester. Många företag betalar ut semestertillägget (0,8%) för alla semesterdagar i juni/juli. Därefter registreras uttaget av semesterdagar utan semestertillägg när semesterdagarna i verklig- Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 80[86] heten tas ut. Vid ett sådant förfarande blir % - satsen för Intjänad semester i år 5,4 % och för Övrig semester 4,6 %. Med Övrig semester menas alla semesterdagar intjänade före aktuellt semesterårs första dag, vilket bör observeras om semesterskuldslistan skrivs ut efter det nya semesterårets början men innan semestertillägget för ordinarie semester är utbetalt. ”Månadslön” enligt semesterskuldslistan är det personliga pris som är registrerat i löneartspriser på den löneart som är angiven som månadslöneart i personaluppgifter eller, om månadslöneart ej är registrerad där, månadslöneart angiven i Styrparametrar PA. Semesterstatuslista Förteckning över intjänade, sparade och uttagna semesterdagar. Sem.rätt är det antal semesterdagar/år som är registrerat i personaluppgifter. Sparade dagar fördelas på de 6 senaste åren. I oktober 2007 är sparade dagar år 1 (semesterårstyp 1/4 -31/3 i fjol) ej uttagna semesterdagar som intjänades semesteråret 2005/06, sparade dagar år 2 intjänades 2004/05 etc. I år 6 samlas allt äldre än 5 år. IB Sem är intjänade semesterdagar föregående semesterår, dvs i ovanstående exempel intjänade dagar 2006/07. I år intj sem är, i ovanstående exempel, semesterdagar intjänade fr o m 2007-04-01. Uttag sparade dagar minskar de äldsta dagarna först. Uttag ordinarie semester minskar IB sem. Uttag nästa års semester minskar i år intj sem. I Saldot ingår inte sådana semesterdagar som är intjänade under pågående semesterår. Semesteruppgift (öre per tim) Rapporten används av den som redovisar och betalar semesterlön till semesterkassa. Målarnas semesterkassa Listan är specifik för måleribranschen och ger ett underlag för utbetalning till semesterkassan. Det är Utbetalningsdatum som styr vilka lönetransaktioner som ska tas med. Plåtslagarnas semesterkassa Listan är specifik för plåtslageribranschen. Utbetalningsdatum styr vilka lönetransaktioner som ska tas med. Löneart för semesterlönegrundande frånvaro och procentsatsen för Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 81[86] arbetsgivaravgift föreslås enligt registrerade uppgifter i Styrparametrar PA. Övriga fält måste fyllas i manuellt. För att komma med på rapporten måste anställda ha en yrkeskod, där branschkoden är markerad ”Plåtslageri”. Ev löneart för OB-tillägg ska markeras som ”Skifttillägg” i Statistikegenskaper. För månadsavlönad gäller att Löneart för bonus/tantiem ska markeras som ”Ackord” i beloppskolumnen (inte antal) i Statistikegenskaper Löneart för övertid ska markeras som ”Övertid/ersättning” i Statistikegenskaper Sjukdom måste redovisas som sjukavdrag med 100% sjuklön med 0 kr för karensdag sjuklön med 80 % för sjukdag 2-14 sjuklön med 0 kr för dag efter dag 15 Löneart för sem.grundande frånvaro, angiven i Styrparametrar PA, måste registreras. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 82[86] Årskörning semester OBS! Får bara köras en gång per år! Årskörning semester innebär att kvarvarande ordinarie semesterdagar flyttas till sparade dagar och tidigare sparade dagar flyttas ett år längre bak. Innan årskörning bör en semesterskuldslista och en semesterstatuslista skrivas ut per semesterårets sista dag. Beräkna semester Beräkna semester innebär att semesterdagar beräknas för det angivna semesteråret och läggs upp som ordinarie semesterdagar. Intjänad semester i % av lön förs över till Personaluppgifter. Beräkning av semester kan göras mer än en gång per år, men observera att beräkning av semester ska ske efter det att årskörningen (med uppdatering) är gjord. Om semesterårstypen är brutet år Intjänandeår i fjol ska Årskörning vara gjord för semesteråret 2007/2008 innan semesterberäkning får göras för samma år. Om semesterårstypen är brutet år Intjänandeår i år ska Årskörning vara gjord för semesteråret 2007/2008 innan semesterberäkning får göras för år 2008/2009. Om semesterårstypen är kalenderår Intjänandeår i fjol ska Årskörning vara gjord för semesteråret 2007 innan semesterberäkning får göras för samma år. Om semesterårstypen är kalenderår Intjänandeår i år ska Årskörning vara gjord för semesteråret 2007 innan semesterberäkning får göras för år 2008. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 83[86] De olika semesterdagarnas benämning Semesterrätt: Den uppgift på lönespecifikationen, som kallas ”Semesterdagar vid sem.årets början” resp ”Saldo semesterdagar” avser "intjänade, betalda semesterdagar". I samband med semesterårskörningen 2008 blir, för en anställd med semesterårstyp 1/4 31/3 intj. i fjol, semesterdagar som tjänats in under tiden den 1 april 2007 till den 31 mars 2008 "ordinarie semester". Alla, ej uttagna semesterdagar som tjänats in tidigare blir "sparade dagar". Det är ordinarie semester och sparade dagar som på lönespecifikationen kallas ”Semesterdagar vid sem.årets början”. Den semester som tjänas in från den 1 april 2008 till den 31 mars 2009 är "nästa års semester" ända till den 31 mars 2009. Inte förrän den 1 april 2009 blir sådan semester "ordinarie". När en anställning upphör är det vanligt att den anställde har både ”ordinarie semester” och ”nästa års semester”. Semesterutbetalningen skall då registreras på två olika lönearter. Alla har rätt att ha semester. En anställd som inte har rätt till betald semester, kan få vara ledig utan att ”använda” framtida semesterdagar och utan att något löneavdrag görs. Sådana dagar kallas i 3L:s program för ”förskottssemester” till skillnad från ”nästa års semester”. ”Förskottssemesterdagar” brukar efterskänkas efter en anställningstid på 5 år. Semesterskuldslistan för tjänstemän kan beräknas inkl förskottssemester. Hänsyn tas dock bara till under aktuellt semesterår uttagen förskottssemester. Förutsättningar för beräkning av semesterskuld är att löneart för månadslön måste vara angiven på den anställde eller i styrparametrar PA (personligt pris måste finnas på denna löneart). Sparad semester När semesterårsskiftet är genomfört bör man ägna litet extra omsorg åt anställda, som inte har tagit ut all ordinarie semester. Det gäller bara sådana anställda som tjänar in sin semester i form av ”% av lön” och som dessutom har både semesterdagar och semesterpengar sparade. Det finns olika skolor när det gäller vilket belopp som ska betalas ut per sparad semesterdag. Enligt vissa uppgifter ska sparade dagar ersättas med samma belopp som ordinarie semesterdagar. En annan åsikt är att, det den anställde tjänat in, ska också betalas ut. Sparad dag ska ersättas med samma belopp som ordinarie semesterdag Då är beloppet för sparad semester fel. Efter semesterårskörning och beräkna semester framgår värdet av ordinarie semesterdag på fliken ”Semester” i Personaluppgifter. I nedanstående exempel 29009 / 25 = 1160,35. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 84[86] Semesteruppgift per 2008-04-01 (t.ex.) ser ut så här: 25 ord.sem.dgr + 5 sparade sem.dgr à 1160,35 = 34 810,50. Justera semesterskulden via en lönekörning (utbetalningsdag ska vara föregående intjänandeårs sista dag, t.ex. 2007-03-31 vid semesterårskörning 2008-03-31). Registrera differensen (i detta fall 34810,50 minus 33634,00 = 1176,50) på lönearten för ”Beräknad sem.ersättning” (troligen löneart 805). Om semesterskulden i stället skulle ha minskat används samma löneart men beloppet registreras med minustecken. När denna löneperiod uppdateras, med utbetalningsdatum t.ex. 2007-03-31, måste bokföringsdatum ändras så att justeringen av semesterskulden blir bokförd på aktuellt år. Pris på löneart för uttag sparad semester anges lämpligen med formel (I/J). Tänk på att inget pris då får finnas i Löneartspriser, inte ens ett pris 0. Sparad dag ska ersättas med det belopp som i verkligheten tjänats in Då är alla belopp riktiga, men lönearten kan inte prissättas med formel. Enklast är att registrera ett personligt pris på lönearten för Uttag sparad semester. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 85[86] ATF-saldo, aktivering & avslut Under denna rutin aktiverar man intjänade - och avslutar ej uttagna arbetstidsförkortnings timmar. CSR Förfrågan till CSR Normalt utfärdas inte längre några preliminärskattesedlar. För att få reda på skattetabell och jämkning för anställda för kommande år, måste uppgifterna begäras från Skatteverket. För att kunna garantera svar före årsskiftet vill Skatteverket ha CSR-förfrågan vecka 46. Normalt kommer filen endast att innehålla anställda utan slutdatum. ”Inkludera även anställda med slutdatum senare än” har tillkommit eftersom man kan behöva få uppgifter på anställda med slutdatum in på det nya året. Kopiera filen till en CD eller diskett. För att byta bibliotek, tryck Alt Ö och ange önskat bibliotek (A: om filen kopieras direkt till disketten). Filen heter UBR100i1.CSR. Sätt en etikett på disketten (eller CD-fodralet) som innehåller följande uppgifter: att datamedian avser CSR-förfrågan om förfrågan avser ”produktion” eller ”test” medielämnarens namn, adress och person-/organisationsnummer Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00 Användarhandledning Modul: Personaladministration Avser: Utbildningsdokument 9.00 Datum: 2013-12-18 Rev: A Sida: 86[86] kontaktperson och telefonnummer Exempel på etikett CSR-förfrågan - Produktion Byggbolaget AB Industrigatan 41 123 45 BYGGKÖPING 556000-0001 Erika Eriksson, 08-500 000 90 Adress dit CSRförfrågan ska sändas Skatteverkets inläsningscentral Enhet 4300 839 86 ÖSTERSUND Svar från CSR I slutet av december bör disketten komma tillbaka från Skatteverket. Tänk på att CSR-svaret inte ska läsas in förrän föregående års sista lön är klar. För att byta bibliotek, tryck Alt Ö och ange önskat bibliotek (A: om filen kopieras direkt från disketten). Filen heter UBR700u1.CSR. I samband med inläsning av CSR-svaret skrivs en kontrollista ut. Listan kan lämpligen först skrivas ut för kontroll utan uppdatering. Om allt ser rätt ut ska disketten läsas in en gång till med uppdatering. Fält som kan behöva justeras manuellt är: Tom–datum Övre inkomstgräns En pensionär hamnar automatiskt i kolumn 1. Det måste ändras manuellt. Copyright© VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Dok id: Utbildningsdokument Löner 9.00
© Copyright 2024