Las 10 mejores prácticas en la Automatización de Cuentas por Pagar El proceso de cuentas por pagar (C/P) es uno de los más “accidentados” de todos los procesos financieros en los negocios de hoy. Como resultado, muchas organizaciones están volviéndose hacia la automatización de los procesos de cuentas por pagar con el fin de corregir esta situación. Sin embargo, la automatización de cuentas por pagar es sólo un “facilitador” de la revisión. En muchos casos, los procesos que rodean la función de cuentas por pagar necesitan ser direccionados para sacar el máximo provecho de los ahorros potenciales generados con la automatización. Con la adopción de estas “Diez Mejores Prácticas” como parte integral de su estrategia de automatización de Cuentas por Pagar, las empresas pueden estar seguras que serán capaces de maximizar los beneficios de la automatización. 1.Escaneo y procesamiento centralizado de todas las facturas en el workflow el día de su recepción Este es el primer paso para la reducción del tiempo de respuesta como resultado de un proceso de facturación que genera ahorros sustanciales de tiempo y costos. No sólo se trata de eliminar las fotocopias o el manejo de papel, sino que la captura inmediata de las facturas permite la visibilidad “en tiempo real”, lo que genera un control de flujo de caja más efectivo y potencia la posibilidad de maximizar el descuento por pronto pago. 2.Inculcar una cultura disciplinada entre los empleados acerca de la creación de Órdenes de Compra (O/C) precisas crear órdenes de compra precisas y detalladas, las empresas serán capaces de optimizar los beneficios de contar con un proceso de cuentas por pagar automatizado. Las órdenes de compra precisas permiten el calce de las facturas para que pasen directamente al procesamiento y pago, lo que les brindará más tiempo para centrarse en las excepciones y resolución de discrepancias. Una sugerencia para hacer cumplir esta regla básica entre los empleados es incluir la práctica como parte del contrato/manual del empleado. 3. Responsabilidades del equipo funcional independientes pero con controles claros Leyes tales como Sarbanes-Oxley tienen sentido para cualquier compañía grande, cotice o no en la bolsa. El principal objetivo SOX, tal como se aplica al procesamiento de cuentas por pagar, es asegurar que el Solicitante ≠ Receptor de productos ≠ Aprobador ≠ Pagador. Las empresas que hacen cumplir la separación de estas funciones y combinarla con un control claro pueden estar seguros que reducirán al mínimo su exposición a auditorías y satisfacer los requerimientos que les imponen éstas a través de los organismos reguladores. 4. Automatice el calce de las facturas para un procesamiento rápido y eficiente Los términos 2 way, 3 way o 4 way match se manejan a menudo, pero ¿qué significan para su empresa? Calzar la orden de compra con la factura recibida o la orden de compra con la factura y los bienes recibidos, tiene sentido desde un punto de vista contable, pero puede presentar problemas si los sistemas de una empresa no se comunican y la información no está disponible en formato electrónico para la comparación. Para que 3 way matching funcione correctamente, el módulo de inventario debe estar activo en su sistema ERP. 4 way matching significa que las Muchas organizaciones funcionan con hasta un 90% de sus facturas con O/C. Al agilizar los procesos y garantizar que las partes interesadas comprendan la relevancia y el impacto de ReadSoft Latin America | Av. El Bosque Norte 0123 | Oficina 1202, Las Condes | Santiago | Chile Teléfono: +562- 2 940 6900 | Fax: +562-2 9406980 | [email protected] | www.readsoft.cl mercancías recibidas han sido aceptadas bajo estándares de calidad y en muchos casos se han trasladado a su destino final (además de que coincide con la orden de compra, factura y bienes recibidos), lo que también hace que sea imperativo que todos los componentes del sistema sean capaces de comunicar y comparar los valores. El calce automático reduce el esfuerzo manual requerido, y permite el procesamiento directo. 5. Racionalizar y adaptar su procesamiento de excepciones El procesamiento directo, como se explicó en el punto 2, permite a los miembros del personal de cuentas por pagar concentrarse en las excepciones. Las facturas que no coinciden generan una respuesta automática, ya sea a través de un e-mail a proveedores, o como una capacidad del workflow para una rápida resolución de discrepancias. En un sistema automatizado la excepción se presenta inmediatamente a la persona correcta designada para hacer frente a ésta, reduciendo el tiempo requerido y racionalizando el proceso. 6. Simplificar la jerarquía de aprobación de la organización A menudo las jerarquías de aprobación se vuelven complejas y poco realistas ya que las empresas agregan capas y niveles para crear “la protección a prueba de fallos” a expensas de los tiempos de proceso y del sentido común. Las aprobaciones deben hacerse mediante una gestión adecuada (el jefe inmediato del autor, y el siguiente nivel donde un cierto nivel de dólar se excede). Al restringir las aprobaciones a un máximo de 2 niveles, junto con límites realistas de dólares, se puede lograr un flujo de aprobación sin problemas y seguro. ciclo de cuentas por pagar en menos tiempo. En este mundo del “usuario-pagador”, se permite a un proveedor acceso restringido a un área segura para que consulte sobre el progreso de sus propias facturas a través de la web, en su propio espacio de tiempo, tiene sentido completo y permite una mayor colaboración en la cadena de proveedores y servicios. Los proveedores son muy receptivos a la participación al modo de auto-servicio una vez que la implicación de las empresas y los beneficios financieros son comunicados y comprendidos por ellos. 9. Capacitar a los proveedores acerca de los requisitos para la estructura de las facturas Una correcta facturación permite el pago oportuno y correcto. Dentro de las condiciones de pago, esto equivale a mejores relaciones con los proveedores. Solicitar a un proveedor que cumpla con pautas sencillas a cambio de pronto pago dentro de los plazos, puede ser el primer paso en la construcción de una relación más sólida. 10. Fácil acceso y visibilidad al plan de cuentas para los administradores de centro de costos Haga que la gestión de aprobación de facturas sea simple y precisa. Asegúrese de que el proceso de codificación y aprobación sea relativamente simple mediante la inclusión de un acceso fácil a los menús desplegados, por ejemplo, al plan estándar de cuentas para codificación automática. Si se aplican están diez mejores prácticas en el sistema de Cuentas por Pagar, maximizará los beneficios de la automatización y ayudará a proteger la inversión en su sistema ERP. ¿Quiere saber más? Visite www.readoft.cl 7. Ajustar los procesos de negocio para dar prioridad a las aprobaciones Al igual que el correo electrónico, las aprobaciones de workflow deben ser un paso prioritario al inicio de cada día. Las aprobaciones electrónicas son muy parecidas a los emails, se presentan en una bandeja de entrada y pueden ser fácilmente borradas todos los días de la misma manera que un gerente se ocupa de su e-mail. Mediante la programación de éste como un proceso de inicio de la jornada, las aprobaciones se pueden terminar temprano y ya no serán la onerosa tarea que se prolonga día a día, semana a semana, estando atado al papel. 8. Proporcionar un portal de “auto-servicio” para las consultas de los proveedores Retire el 90% de la carga sobre consultas de los proveedores de los miembros del personal para que puedan centrarse en aspectos más estratégicos de cuentas por pagar que requieren sus conocimientos y para que desarrollen el ReadSoft Latin America | Av. El Bosque Norte 0123 | Oficina 1202, Las Condes | Santiago | Chile Teléfono: +562- 2 940 6900 | Fax: +562-2 9406980 | [email protected] | www.readsoft.cl