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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL
CUMPLIMIENTO NORMATIVO
Oficina de Coordinación y Seguimiento de Gestión
Marzo 2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL
CUMPLIMIENTO NORMATIVO DEL FONDO
Pág. N° 1 de 13
ÍNDICE
PÁG.
I.
INTRODUCCIÓN
2
II.
OBJETIVO
3
III.
ALCANCE
3
IV.
BASE LEGAL
3
V.
RESPONSABLES
4
VI.
VIGENCIA
4
VII.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
4
VIII.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
6
IX.
FLUJOGRAMA
Gerente General
11
Jefe de la Oficina de Seguimiento
y Cumplimiento Normativa
Gerente Legal
Jefe de Oficina de Planeamiento,
Prospectiva y Desarrollo
Organizativo(e)
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
Fecha
Gerardo Freiberg Puente
Roberto Díaz Izquierdo
Mauricio Gustin De Olarte
Edith Toledo Calderón
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL
CUMPLIMIENTO NORMATIVO DEL FONDO
I.
Pág. N° 2 de 13
INTRODUCCIÓN
El Manual de Procedimientos para el Cumplimiento Normativo se constituye en un
instrumento para la gestión de la Oficina de Coordinación y Seguimiento de Gestión (OCSG),
que hará viable el cumplimiento de los objetivos del Programa a desarrollarse y ejecutarse
anualmente en el Fondo MIVIVIENDA S.A. (FMV), en cumplimiento a la Resolución de la SBS
N° 8754-2011 que modifica el Reglamento de la Gestión Integral de Riesgos, aprobado por
Resolución SBS N° 37-2008.
El FMV se encuentra bajo la supervisión de la Superintendencia de Banca Seguros y AFP
(SBS) en sus actividades financieras, de acuerdo a lo dispuesto por la Resolución SBS N°
980-2006, y por la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores del PerúCONASEV (hoy Superintendencia de Mercado de Valores - SMV), en sus actividades dentro
del mercado de valores, de acuerdo a lo dispuesto por la Resolución CONASEV N° 059-2007EF/94.01.1, y debe cumplir con las leyes y regulaciones que se emitan, debiendo centrar los
esfuerzos en:
•
•
•
•
•
•
•
Determinar si los controles y programas para el cumplimiento normativo, son
realmente efectivos a la hora de someter los casos de incumplimiento normativo.
Advertir los riesgos por incumplimiento normativo que pueden menoscabar los
objetivos del FMV.
Desarrollar controles para prevenir, detectar y responder de forma apropiada ante los
casos de incumplimiento normativo.
Reducir la exposición frente a responsabilidades, sanciones, litigios que puedan surgir
a raíz de incumplimiento normativo de leyes y otra normativa.
Hacer un seguimiento y elaborar programas anuales de cumplimiento normativo
emitiendo los respectivos informes.
Realizar un proceso continuo de seguimiento, control y evaluación de cumplimiento
normativo.
Alcanzar altos niveles de integridad mediante sólidas prácticas de gobierno
corporativo, sistema de control interno, código de conducta y transparencia.
El sector financiero al cual pertenece el FMV, está regulado mediante circulares normativas
sobre administración de riesgos, control interno, prevención de lavado de dinero, seguridad
física, información contable, etc.; prevaleciendo una preocupación real sobre el nivel de
cumplimiento sobre su regulación, respecto de la cual todo el personal de las unidades
organizativas del FMV deben estar comprometidas, para lo cual resulta necesario su
capacitación de manera periódica.
Gerente General
Jefe de la Oficina de Seguimiento
y Cumplimiento Normativa
Gerente Legal
Jefe de Oficina de Planeamiento,
Prospectiva y Desarrollo
Organizativo(e)
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
Fecha
Gerardo Freiberg Puente
Roberto Díaz Izquierdo
Mauricio Gustin De Olarte
Edith Toledo Calderón
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CUMPLIMIENTO NORMATIVO DEL FONDO
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En este contexto el presente Manual establece los mecanismos, procedimientos, instancias,
responsabilidades y normas que deben seguirse para la ejecución del Programa anual de
cumplimiento normativo, porque su cumplimiento evitará pérdidas por multas, sanciones,
demandas de clientes, y entre otros, el riesgo reputacional.
II.
OBJETIVO
Establecer los mecanismos, procedimientos, instancias, responsabilidades y normas que
deben seguirse para la ejecución del Programa anual de cumplimiento normativo, orientando
la labor de la Oficina de Coordinación y Seguimiento de Gestión (OCSG).
III.
ALCANCE
Las disposiciones contenidas en el presente Manual son de cumplimiento obligatorio para
todo el personal del FMV, y se aplican en el desarrollo de las labores de gestión de cada
colaborador.
IV.
BASE LEGAL
Ley de Conversión del Fondo Hipotecario de la Vivienda-Fondo MIVIVIENDA a Fondo
MIVIVIENDA S.A., Ley Nº 28579 de fecha 08.Jul.2005.
Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la
Superintendencia de Banca y Seguros, Ley Nº 26702 de fecha 06.Dic.1996 y
modificatorias.
Reglamento del Fondo MIVIVIENDA S.A, aprobado por Resolución SBS Nº 980-2006 de
fecha 04.Ago.2006.
Resolución SBS N° 2116-2009 Reglamento para la Gestión de Riesgo Operacional.
Reglamento de Auditoria Interna aprobado por Resolución SBS Nº 11699-2008 de fecha
30.Nov.2008.
Reglamento de la Gestión Integral de Riesgos aprobado por Resolución SBS N° 037-2008
de fecha 10.Ene.2008.
Resolución SBS N° 8754-2011 de fecha 03.Ago 2011 que modifica el Reglamento de la
Gestión Integral de Riesgos aprobado por Resolución N° 037-2008.
Manual de Gestión de Riesgo Operacional del FMV S.A., aprobado mediante Acuerdo de
Directorio N° 02-07D-2013 adoptado en su Sesión N° 07-2013 de fecha 23.03.2013.
Gerente General
Jefe de la Oficina de Seguimiento
y Cumplimiento Normativa
Gerente Legal
Jefe de Oficina de Planeamiento,
Prospectiva y Desarrollo
Organizativo(e)
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
Fecha
Gerardo Freiberg Puente
Roberto Díaz Izquierdo
Mauricio Gustin De Olarte
Edith Toledo Calderón
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Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG-Normas de Control Interno
V.
RESPONSABLES
El Gerente General, los Gerentes y los Jefes de las unidades orgánicas del FMV son
responsables de asegurar el adecuado cumplimiento de la normativa que le es aplicable.
El Jefe de la Oficina de Coordinación y Seguimiento de Gestión es responsable de vigilar el
cumplimiento normativo aplicable al FMV.
Los colaboradores son responsables de tener conocimiento de la normativa y de su
aplicación, dentro de su ámbito.
La Unidad de Auditoria Interna, o quien haga sus veces, es responsable de revisar de manera
periódica el cumplimiento normativo.
VI.
VIGENCIA
Este manual entrará en vigencia a partir del día siguiente de su publicación en la intranet del
FMV. Los procedimientos se actualizaran en función de la modificación de la legislación
pertinente y cuando sea necesario implementar nuevos procedimientos.
VII.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
1. Agenda de compromisos de la Entidad.- Documento en el que se encuentran
registradas las obligaciones que deben cumplirse en la Entidad, por cada una de las
Unidades Orgánicas, de acuerdo a los plazos señalados por normas expresas.
2. Conducta irregular.- acción cometida intencionalmente, referida a incumplimientos de
leyes, regulaciones, políticas internas y otras normas.
3. Cumplimiento Normativo.- Es una función independiente que identifica, asesora, alerta,
monitorea y reporta los riesgos de cumplimiento en la organización.
4. Control interno.- Proceso continuo realizado por el personal de la Entidad; orientado a
proporcionar seguridad razonable de que se está logrando los objetivos siguientes:
a) Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en
los servicios que debe brindar la Entidad;
Gerente General
Jefe de la Oficina de Seguimiento
y Cumplimiento Normativa
Gerente Legal
Jefe de Oficina de Planeamiento,
Prospectiva y Desarrollo
Organizativo(e)
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
Fecha
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Roberto Díaz Izquierdo
Mauricio Gustin De Olarte
Edith Toledo Calderón
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b)
Proteger y conservar los recursos de la Entidad contra cualquier pérdida,
despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;
c) Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas;
d) Elaborar información financiera válida, confiable, presentada con oportunidad;
e) Promover una cultura de integridad, transparencia y rendición de cuentas.
5. Detección.- estrategia de gestión, para descubrir las conductas irregulares cuando se
produzcan por incumplimiento normativo
6. Exposición ante el incumplimiento.- Es la mejor estimación de la exposición cuando
ocurra el evento de incumplimiento. Esta definición concierne tanto a las posiciones
directas como a las contingencias.
7. Gestión pública.- Conjunto de acciones a cargo de la Entidad tendentes al logro de sus
fines, objetivos y metas, enmarcados por las políticas gubernamentales.
8. Pérdida dado el incumplimiento.- Estimación del porcentaje de la exposición ante el
incumplimiento que no será recuperado producido el evento de incumplimiento. Es la
pérdida económica tomando en consideración todos los factores relevantes, incluyendo
efectos de descuentos importantes y costos directos e indirectos sustanciales relacionados
con el cobro de la exposición
9. Prevención.- estrategia de gestión, para reducir las probabilidades de conductas
irregulares por incumplimiento normativo.
10. Probabilidad de incumplimiento.- Probabilidad de ocurrencia del evento de
incumplimiento.
11. Respuesta.- estrategia de gestión, para adoptar medidas correctivas y reparar los daños
provocados por la conducta irregular.
12. Riesgo.- Posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo
de las funciones de la entidad y afecte el logro de sus objetivos.
13. Riesgo Legal.- Posibilidad de ocurrencia de pérdidas financieras debido a la falla en la
ejecución de contratos o acuerdos, al incumplimiento no intencional de las normas, así
como a factores externos, tales como cambios regulatorios, procesos judiciales, entre
otros.
14. Riesgo de Incumplimiento.-Riesgo de recibir sanciones por incumplimientos legales o
regulatorios, sufrir pérdidas financieras, o pérdida de reputación por fallas de cumplimiento
de las leyes aplicables, las regulaciones, los códigos de conducta, los estándares de
buenas prácticas (“leyes, reglas y estándares”).
15. Riesgo Operacional.- Posibilidad de ocurrencia de pérdidas debido a procesos
inadecuados, fallas de personal, de tecnologías de información o eventos externos. Se
considera también el riesgo legal, pero se excluye el riesgo estratégico y de reputación.
16. SBS.- Superintendencia de Banca y Seguros y AFP.
17. Titular de la Entidad.- Es la más alta autoridad ejecutiva de la Entidad.
Gerente General
Jefe de la Oficina de Seguimiento
y Cumplimiento Normativa
Gerente Legal
Jefe de Oficina de Planeamiento,
Prospectiva y Desarrollo
Organizativo(e)
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
Fecha
Gerardo Freiberg Puente
Roberto Díaz Izquierdo
Mauricio Gustin De Olarte
Edith Toledo Calderón
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL
CUMPLIMIENTO NORMATIVO DEL FONDO
VIII.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Inicio del Procedimiento
Solicita a los usuarios de cada unidad orgánica, informen la
Agenda de Compromiso de su Unidad:
a) El cumplimiento normativo aplicable a su unidad.
b) Normas emitidas aplicables a su unidad, que derogan o
modifican las vigentes.
c) Normas sujetas a amonestación, penalidad o multa por
incumplimiento.
OCSG
Jefe de la Oficina de
Coordinación y
Seguimiento de
Gestión
2
Reciben la solicitud y la derivan al responsable designado en su
unidad.
Gerente/ Jefe de la
Unidad Orgánica
3
Recibe el encargo y coordina al interior de su unidad para dar
atención a la solicitud de la OCSG. Consolida la información de
su unidad, registra la data en la Agenda de Compromiso y la
entrega a su jefe inmediato.
4
Recibe Agenda de Compromiso, revisa y remite a OCSG, de
manera física y virtual.
5
Registra la data en la Agenda de Compromiso y la entrega a su
Jefe
6
Recibe la Agenda de Compromiso, revisa la información y la
remite de manera físico y virtual a OCSG:
Gerente/ Jefe de la
Unidad Orgánica
Recepciona Agenda de Compromiso y según tipo de información
dispone su tratamiento.
• Si deviene del literal a), continúa Paso 8.
• Si deviene del literal b), continúa Paso 13.
• Si deviene del literal c), continúa Paso 25.
Verifica cumplimiento de la normativa por parte de las unidades
orgánicas. De haber incumplimiento solicita a las unidades
orgánicas informen las causas de su inobservancia.
Determina Brechas y prepara comunicación para ser suscrita por
la GG y ser remitidas a las Unidades Orgánicas.
OCSG
Jefe de la Oficina de
Coordinación y
Seguimiento de
Gestión
OCSG
Jefe de la Unidad de
Coordinación y
Seguimiento de
Gestión
7
8
Gerente General
Jefe de la Oficina de Seguimiento
y Cumplimiento Normativa
Unidad Orgánica
Responsable Designado
de la Unidad Orgánica
Gerente Legal
Jefe de Oficina de Planeamiento,
Prospectiva y Desarrollo
Organizativo(e)
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
Fecha
Gerardo Freiberg Puente
Roberto Díaz Izquierdo
Mauricio Gustin De Olarte
Edith Toledo Calderón
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CUMPLIMIENTO NORMATIVO DEL FONDO
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PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
9
Suscribe las comunicaciones invocando a las unidades operativas
cumplan con la normativa
¿En caso de incumplimiento?
Si: Continua con la actividad N° 10
No: Continua con la actividad N° 11
GG
Gerente General
10
De estar sujeta a multa, amonestación administrativa por
incumplimiento, se comunica a RRHH y/o GL para las acciones
correspondientes según RIT. Prosigue con la actividad N° 11
GG
Gerente General
11
Elabora Informe Mensual, y Resumen Ejecutivo para ser
presentado al Directorio sobre:
• Unidades Orgánicas que han cumplido e incumplido con
la normativa.
OCSG
Jefe de la Oficina de
Coordinación y
Seguimiento de
Gestión
12
Toma conocimiento y dispone acciones, derivando a la GG para
su aplicación.
Fin del Procedimiento
Directorio
13
Recibe la información y Verifica las nuevas normas externas
emitidas.
OCSG
14
Actualiza el consolidado de normas.
15
16
17
Solicita a la GL y a la unidad orgánica que reportó la nueva
normativa, para su difusión interna e incidencia de la misma.
Solicita a la Unidad Orgánica que reportó la nueva normativa
aplicable a su unidad, que coordine con la OPPD y GL para la
implementación de una nueva normativa interna o modificación de
la vigente, de corresponder.
Solicita a la OPPD la revisión de la normativa interna aplicable en
su Unidad, y si ésta se ve afectada por la norma externa proceder
a:
• Modificar y actualizar la norma interna
• Derogar la norma interna
Gerente General
Jefe de la Oficina de Seguimiento
y Cumplimiento Normativa
OCSG
Jefe de la Oficina de
Coordinación y
Seguimiento de
Gestión
Unidad Orgánica
Gerente/Jefe de Unidad
Orgánica
Gerente Legal
Jefe de Oficina de Planeamiento,
Prospectiva y Desarrollo
Organizativo(e)
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
Fecha
Gerardo Freiberg Puente
Roberto Díaz Izquierdo
Mauricio Gustin De Olarte
Edith Toledo Calderón
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CUMPLIMIENTO NORMATIVO DEL FONDO
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PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
18
Recibe el proyecto de comunicación de la unidad orgánica, revisa,
evalúa, y según lo que corresponda procede a :
• Modificar la norma interna, manteniendo actualizada la
misma.
• Derogar la norma interna
Deriva a la Unidad Orgánica solicitante y a Gerencia Legal el
proyecto para su revisión.
Jefe de la OPPD
19
Recibe el proyecto de norma interna, revisa y coordina con
Gerencia Legal.
20
Recibe el proyecto de norma interna y da cumplimiento al Manual
de Procedimientos para la emisión de la normativa
Interna del FMV para su posterior aprobación.
GL
Gerente Legal
21
Luego de aprobada la norma, la OPPD, efectúa la publicación de
la norma en el portal intranet.
OPPD
Jefe de la OPPD
22
Verifica la difusión de la nueva normativa al interior de la Entidad
y que las unidades orgánicas tomen conocimiento de la misma.
OCSG
Jefe de la Oficina de
Coordinación y
Seguimiento de
Gestión
23
Cada trimestre, elabora Informe y Resumen Ejecutivo para ser
presentado al Directorio sobre:
• Consolidado de normativa nueva externa emitida y
aplicable al FMV S.A y su incidencia.
• Situación de cumplimiento de actualizar la norma interna
en concordancia con la normativa externa aplicable.
• Situación de cumplimiento de la difusión al interior de la
Entidad.
OCSG
Jefe de la Oficina de
Coordinación y
Seguimiento de
Gestión
24
Toma conocimiento y dispone acciones, derivando a la GG para
su aplicación.
Fin del Procedimiento
Directorio
Gerente General
Jefe de la Oficina de Seguimiento
y Cumplimiento Normativa
OPPD
Unidad Orgánica
Gerente/Jefe de Unidad
Orgánica
Gerente Legal
Jefe de Oficina de Planeamiento,
Prospectiva y Desarrollo
Organizativo(e)
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
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Mauricio Gustin De Olarte
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PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
25
Recibe la información y coordina con la GR para que elabore la
matriz de riesgo e identifique el riesgo operacional y riesgo legal,
por aquellas normas sujetas a amonestación, multa y penalidad
por incumplimiento.
OCSG
Jefe de la Oficina de
Coordinación y
Seguimiento de
Gestión
26
Elabora la matriz de riesgo como herramienta de control y
gestión, identifica el nivel de riesgo, que permita evaluar la
efectividad de una adecuada gestión y administración de los
riesgos.
GR
Gerente de Riesgos
27
Toma conocimiento de la matriz de riesgo, y de los riesgos
identificados, se miden las brechas si hubieran, se comunica a las
Unidades Orgánicas y se diseña campañas de sensibilización de
cumplimiento normativo como acciones preventivas.
28
Diseña campañas
29
Toman conocimiento de los Riesgos operacional y legal, por
incumplimiento normativo para que adopten las acciones
preventivas y correctivas.
OCSG
Jefe de la Oficina de
Coordinación y
Seguimiento de
Gestión
Gerente/ Jefe de la
Unidad Orgánica
30
Recepciona Agenda de Compromiso y según tipo de información
dispone su tratamiento.
31
Se verifica la implementación, de acciones preventivas y
correctivas, de comprobarse incumplimiento se prepara
comunicación para ser suscrita por la GG y ser remitidas a las
Unidades Orgánicas.
¿Existe incumplimiento?
Si: Continua con la actividad N° 32
No: Continua con la actividad N° 35
OCSG
Jefe de la Oficina de
Coordinación y
Seguimiento de
Gestión
Prepara comunicación para ser suscrita por la GG y remitida a la
Unidad Orgánica.
OCSG
Jefe de la Oficina de
Coordinación y
Seguimiento de
Gestión
32
Gerente General
Jefe de la Oficina de Seguimiento
y Cumplimiento Normativa
Gerente Legal
Jefe de Oficina de Planeamiento,
Prospectiva y Desarrollo
Organizativo(e)
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
Fecha
Gerardo Freiberg Puente
Roberto Díaz Izquierdo
Mauricio Gustin De Olarte
Edith Toledo Calderón
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CUMPLIMIENTO NORMATIVO DEL FONDO
PASO
ACTIVIDAD
33
Suscribe las comunicaciones invocando a las unidades operativas
cumplan con la normativa, de estar sujeta a multa, amonestación
administrativa por incumplimiento, se comunica a RRHH para las
acciones correspondientes y aplicación de las sanciones
respectivas.
¿En caso de incumplimiento?
Si: Continua con la actividad N° 34
No: Continua con la actividad N° 35
34
35
36
Pág. N° 10 de 13
RESPONSABLE
GG
Gerente General
Comunica a RRHH las acciones correspondientes y aplicación de
las sanciones respectivas.
Elabora Informe y Resumen Ejecutivo para ser presentado al
Directorio cada vez que se presente situaciones sobre:
• Normativa con Alto, mediano y bajo Riesgo por
incumplimiento.
• Sanciones aplicadas por Organismos externos por
incumplimiento normativo
• Acciones preventivas y correctivas al interior del FMV.
Toma conocimiento y dispone acciones, derivando a la GG para
su aplicación.
Fin del Procedimiento
Gerente General
Jefe de la Oficina de Seguimiento
y Cumplimiento Normativa
OCSG
Jefe de la Oficina de
Coordinación y
Seguimiento de
Gestión
Gerente Legal
Directorio
Jefe de Oficina de Planeamiento,
Prospectiva y Desarrollo
Organizativo(e)
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
Fecha
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Roberto Díaz Izquierdo
Mauricio Gustin De Olarte
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CUMPLIMIENTO NORMATIVO DEL FONDO
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Jefe de la Oficina de Seguimiento
y Cumplimiento Normativa
Gerente Legal
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Prospectiva y Desarrollo
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y Cumplimiento Normativa
Gerente Legal
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Prospectiva y Desarrollo
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EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
Fecha
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CUMPLIMIENTO NORMATIVO DEL FONDO
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y Cumplimiento Normativa
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