KØBENHAVNS UNIVERSITET
VEJLEDNING I REJSUD - DEN REJSENDE
Indhold
Vejledning i RejsUd - Den Rejsende............................................................................................................... 1
1.0 Generelt om RejsuD ................................................................................................................................ 1
1.1 Tips .......................................................................................................................................................... 2
1.2 Log på Rejsud .......................................................................................................................................... 2
1.3 Oprettelse af nyt dokument afregning af en rejse .................................................................................... 3
1.3.1 Opret nyt dokument .......................................................................................................................... 4
1.3.2 Trin 1 af 4 ......................................................................................................................................... 4
1.3.3 Trin 2 af 4 ......................................................................................................................................... 5
1.3.4 Trin 3 af 4 ......................................................................................................................................... 8
2.3.5 Fanebladet Rejsedage ..................................................................................................................... 10
1.3.6 Fanebladet Kørsler.......................................................................................................................... 11
1.3.7 Fanebladet Udgifter – Betalingskort- og CWT-transaktioner ..................................................... 13
1.3.8 Fanebladet Udgifter – Egne udlæg ............................................................................................... 16
1.3.9 Fanebladet Bilag ............................................................................................................................. 18
1.3.10 Fanebladet Kommentarer ............................................................................................................. 20
1.3.11 Fanebladet Godtgørelser ............................................................................................................... 21
1.3.12 Fanebladet Posteringer ................................................................................................................. 22
1.3.13 Fanebladet Historik....................................................................................................................... 23
1.3.14 Trin 4 af 4 ..................................................................................................................................... 24
1.4 Processen efter videresendelse til kontrol og godkendelse.................................................................... 25
Denne vejledning er én af flere vejledninger om RejsUd.
1.0 GENERELT OM REJSUD
RejsUd er et webbaseret system, som den rejsende kan logge på i hele verden.
Det anbefales, at foretage registrering i systemet løbende på en rejse for at have disponeringer i
frisk erindring for at undgå at bilag forsvinder. Det anbefales endvidere at registrere disponeringer
så tydeligt som muligt. Skriv kommentarer til bilag i RejsUd, f.eks. hvis bilag ikke er på et
tilgængeligt sprog, så kontrol, godkendelse og controlling kan ske så effektivt som muligt.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 1
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.1 TIPS
RejsUD er et system der håndterer rejser og udlæg.
I RejsUD opbygger den rejsende sine egne favoritlister, f.eks for rejsemål mm.
En afregning i RejsUD skal igennem 4 trin. Systemet gemmer først udkastet til afregning, når den rejsende
når til trin 3.
RejsUd opererer med røde og sorte henholdsvis advarsler/hjælpetekster:
•
•
Røde advarsler er tekst om registreringer der mangler f.eks. kontostreng. Disse skal
håndteres ellers kan den rejsende ikke afslutte afregningen.
Sorte hjælpetekster er påmindelser til den rejsende. Det er tekst om ting den rejsende skal
huske at tage stilling til, f.eks. ventende betalingskorttransaktioner. Det er ikke afgørende for
afslutningen af afregningen at håndtere sorte hjælpetekster.
Inden den rejsende logger på RejsUd vil det være en fordel at alle kvitteringer og bilag er
indscannet og klar til at blive vedhæftet en afregning.
Du skal også bruge en stedkode og et alias til kontostrengen. Du kan få oplyst disse numre hos din
nærmeste leder eller hos administrator på dit institut. De vil også vide om der er tilknyttet en KU
Specifikation til dine aktiviteter.
1.2 LOG PÅ REJSUD
Link til Rejs Ud.
Alternativt find link til RejsUd på forsiden af KUnet under ”Systemadgange”.
Læs vejledning om at logge på RejsUd første gang.
Log in billedet ser ud som vist nedenfor.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 2
KØBENHAVNS UNIVERSITET
Bruger- ID er dit KU- brugernavn. Adgangsord er sendt pr. mail til flertallet af KU ansatte den 10.
januar 2014. Institution: Vælg Københavns Universitet.
Er der problemer med login kan der rettes henvendelse til [email protected], som er
Regnskabssektionens økonomisystemsupport.
1.3 OPRETTELSE AF NYT DOKUMENT AFREGNING AF EN REJSE
Om afregningen defineres som rejse eller udlæg afhænger af rejsens længde. En rejse over 24 timer
med en overnatning skal ifølge Cirkulære om Tjenesterejseaftalen afregnes som en rejse.
I denne case har den rejsende købt en rejse dvs. fly og hotel hos rejsebureauet Carlson Wagonlit
Travel (herefter CWT). Den rejsende skal være væk mere end 24 timer.
Senest 14 dage efter hjemkomstdato skal den rejsende afregne rejsen.
Den rejsende skal oprette et dokument i RejsUd til afregning af rejsen. 1
Skærmbilledet til oprettelse af et nyt dokument ses nedenfor.
1
Hvis en rejse er bestilt hos CWT, ligger der et udkast klar til den rejsende, som den rejsende kan åbne. Når
afregningen åbnes er afregningen i trin tre.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 3
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.1 Opret nyt dokument
Hvis alle transaktioner er disponeret med personligt firmahæftende betalingskort vil transaktioner
ligge klar i RejsUd 1 .
2
1
Klik på ”Opret nyt dokument”
2 .
1.3.2 Trin 1 af 4
Brugeren kommer nu til trin et af fire trin. Brugeren skal vælge en ”Rejseafregning”, fordi rejsen
har varet mere end 24 timer og den rejsende har haft en overnatning.
Klik på
1. ”Rejseafregning”
2. ”Næste trin”
2
1
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 4
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.3 Trin 2 af 4
Hvis rejsen ikke er købt hos CWT er det nødvendigt at registrere oplysninger om ”Land” 2, ”By”,
”Starttid” og ”Sluttid”. Hvis rejsen er købt hos CWT vil disse oplysninger være forhåndsregistreret i
rejseafregningen.
1
2
3
5
Registreringer i trin to for den rejsende, når rejsen er bestilt hos CWT:
1. Vælg ”Rejseformål:” Altid ”Tjenesterejse” i dette trin.
2. Skriv ”Anledning” – uddyb og konkretiser - af hensyn til forenkling af videre proces.
Anledning er et obligatorisk felt.
3. Skriv en forklaring – uddyb og konkretiser - af hensyn til forenkling af videre proces.
Forklaringen skal være en specifikation af anledningen samt navn på forhåndsgodkender.
4. Tjek at parametrene ”Land,” ”By,” ”Startdato og tid” og ”Slutdato og tid” er korrekte
(markeret med cirkler).
5. Klik på ”Rediger” nederst i feltet for at påføre afregningstype, stedkode og alias (projekt/sagsnr.).
2
Hvis det er første gang der skal fremsøges en værdi f.eks. et land eller en by er det nødvendigt først at klikke på ”Alle
lande/destinationer.” Herefter bliver værdilisten aktiveret og der kan klikkes på pil ned, hvorefter alle lande i systemet
vises. Klik nu på et land. Næste gang der logges på vil valgte land optræde som første værdi i værdilisten som en
favorit. Det samme gælder for alle andre værdilister i RejsUd.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 5
KØBENHAVNS UNIVERSITET
Herefter kommer den rejsende til nedenstående skærmbillede.
1
2
3
5
4
Vælg fire ting:
1. ”Afregningstype” brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i din
personlige værdiliste
2. ”Sted” brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i din personlige
værdiliste
3. ”Alias” brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i din personlige
værdiliste
4. ”KU Specifikation”, hvis relevant for dine aktiviteter
Klikkes der på luppen
5 udfor f.eks. ”Sted” ser skærmbilledet ud som nedenfor:
”Objekt” betyder i denne sammenhæng talværdi.
”Navn” betyder tekstværdi.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 6
KØBENHAVNS UNIVERSITET
Hvis den rejsende husker projekt-/sagsnr skal nummeret eller dele af nummeret skrives i feltet
”Objekt.” Der kan med fordel søges på dele af nummeret.
Husker den rejsende projekt-/sagsnavnet skal navnet eller dele af navnet skrives i feltet ”Navn.”
Efter valg af ”Afregningstype”, ”Sted”, ”Alias” og evt. ”KU Specifikation” er kontostrengen
udfyldt.
Klik ”Gem og fortsæt” og kom tilbage til nedenstående skærmbillede.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 7
KØBENHAVNS UNIVERSITET
Trin to er nu færdig.
Klik på ”Næste trin” øverst i billedet for at komme til trin 3, hvor RejsUD gemmer dine registreringer.
1.3.4 Trin 3 af 4
Trin 3 giver et overblik over de valg, der er foretaget indtil nu i rejseafregningen og viser resultatet.
Hvis rejsen er købt hos CWT starter afregningen i trin tre, hvor den rejsende redigerer de foreslåede
registreringer.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 8
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1
2
3
Logikken i RejsUd er, at det kun er muligt at gå trin fremad. Man kan ikke gå trin tilbage, men det
er altid muligt at ”redigere” alle felter. Dvs. vil den rejsende ændre registreringer foretaget i trin to
efter at den rejsende er kommet til trin tre, gøres det ved at klikke på ”Rediger” 1 i ovenstående
skærmbillede. Bemærk! Der er en ”Rediger” knap for hver sektion i skærmbilledet.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 9
KØBENHAVNS UNIVERSITET
2.3.5 Fanebladet Rejsedage
Under fanebladet ”Rejsedage” 2 i ovenstående skærmbillede registreres de måltider den rejsende
selv har betalt. RejsUd er som standard sat op til at have ”flueben” i alle ”Gratis måltider” dog med
undtagelse af morgenmad på første rejsedag. Systemet går altså ud fra at den rejsende ikke har haft
udgifter til måltider på rejsen.
Klik på den første dag
3 hvorefter følgende skærmbillede vises.
4
3
1
2
Den rejsende skal sikre at disse flueben er korrekt sat i forhold til rejsens virkelighed. Dvs. hvis den
rejsende har fået morgenmad den 2. oktober 2013 på udrejsedagen, så skal der sættes et flueben på
denne dag.
Eksempel: Den rejsende har ikke fået frokost nogen dage. Fjern da ”flueben” i kassen ”Frokost”
som registrering af at den rejsende ikke har fået frokost. Idet den rejsende heller ikke har fået
frokost de øvrige dage klik da på ”Kopier til rest. Dage”
.
2
Lad ”fluebenet” stå i ”Refunderes,”
pågældende dag.
1
3 ellers afregnes der ikke time- og dagpenge for den
Den rejsende kan vælge at få udbetalt udokumenteret nattillæg i stedet for at få refunderet
overnatningsudgifter mod dokumentation. Det udokumenterede nattillæg vil typisk blive anvendt,
hvor den ansatte har mulighed for at overnatte privat, og er beregnet til at skulle sætte den ansatte i
stand til at sige ”tak for ulejligheden.”
Er rejsen afbrudt af en feriedag registreres dette som privat ophold. Se vejledning om registrering af
privat ophold i en tjenesterejse i RejsUd (VejledningRejsUdPrivatOphold).
Fortsæt ved at klikke på ”Gem og fortsæt”
4 .
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 10
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.6 Fanebladet Kørsler
Fanebladet ”Kørsler” giver mulighed for at registrere kørsel i privat bil/motorcykel, f.eks. transport
til lufthavnen og hjem igen.
Vælg ”Ny tur” for at registrere en ny tur.
Efter at have klikket på ”Ny tur” fremkommer næste skærmbillede.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 11
KØBENHAVNS UNIVERSITET
6
1
2
3
4
5
Registrer følgende:
1. Tjek at ”Dag” er den dag kørslen er foretaget
2. ”Køretøj” har typisk standardværdien ”Privat bil/motorkørsel, lav sats”
3. Vælg rute fra ”Rute” værdilisten eller sæt flueben i ”Anden rute” og skriv et navn til en ny
rute. Angiv start- og slutadresse. Vedhæft evt. en rutebeskrivelse, der dokumenterer antal
km.
4. Angiv ”Længde”
5. Angiv ”Forklaring” så kontrollant, godkender og controller kan forstå sammenhængen
Næste gang den rejsende logger på RejsUD vil den rejsende kunne vælge ruten under ”Rute”, fordi
RejsUd registrerer og tilknytter ruten som en favoritværdi til den rejsende i RejsUd.
Skal den angivne rute gentages til andre dage eller til samme dag klikkes på ”Kopier kørsel”.
Klik herefter på ”Gem og fortsæt” 6 og derefter på fanebladet ”Udgifter” i næste skærmbillede,
hvis den rejsende har udgifter der skal registreres.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 12
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.7 Fanebladet Udgifter – Betalingskort- og CWT-transaktioner
En enkel måde at registrere udgifter på er ved at have betalt alt med personligt firmahæftende
betalingskort og/eller ved at have købt rejsen hos CWT. Så importeres udgifterne ind i RejsUd og
den rejsende vil kunne tilvælge dem enkeltvis. I dette eksempel antages det, at den rejsende har
betalt med et personligt firmahæftende betalingskort.
Klik på ”Hent kreditkorttransaktioner”.
Skærmbilledet viser samtlige transaktioner fra CWT og betalingskortet for den rejsende i den
aktuelle rejseperiode.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 13
KØBENHAVNS UNIVERSITET
3
2
1
Hvis den rejsende kun vil se transaktioner indenfor rejsens tidsperiode, kan den rejsende klikke på
1 i ovenstående skærmbillede. Herefter vil kun rejseperiodens transaktioner vise sig og den
rejsende kan tilvælge de transaktioner den rejsende ved hører til den rejse den rejsende er ved at
registrere 2 . Dette gøres ved at klikke på hver enkelt række i firkanten helt til venstre og derefter
klikke på ”Vælg markerede transaktioner” 3 .
Herefter ses udgifterne under udgiftsfanebladet, som det fremgår af nedenstående skærmbillede.
Den rejsende klikker på en udgift og kommer til næste skærmbillede. Her vil alle basisdata være
registreret fra betalingskort- eller CWT-transaktionen, hvorefter den rejsende skal vedhæfte bilag.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 14
KØBENHAVNS UNIVERSITET
Det anbefales at samle alle bilag for afregningen og vedhæfte dem under fanen ”Bilag”. Mere
herom i afsnittet om fanen ”Bilag” senere i denne vejledning.
Idet der er krav om afregning senest 14 dage efter hjemrejsedato, skal afregningen sendes til kontrol
senest 14 dage efter hjemrejse - selvom der mangler betalingskortstransaktioner. Manglende
betalingskortstransaktioner afregnes som en udgiftsafregning efterfølgende.
Klik på ”Gem og fortsæt” i næste skærmbillede.
Herefter er den rejsende tilbage i trin 3 og rækken af faneblade.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 15
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.8 Fanebladet Udgifter – Egne udlæg
Har den rejsende brug for at registrere udgifter, som ikke er forudregistreret på baggrund af
betalingskort- og CWT-transaktioner er arbejdsbyrden en anden. Nedenstående fremstilling viser,
hvordan den rejsende registrerer egne udlæg.
Den rejsende klikker på ”Ny udgift” nederst i næste skærmbillede.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 16
KØBENHAVNS UNIVERSITET
Herefter får den rejsende en skabelon til at registrere udgifter i.
9
1
2
4
3
8
5
6
7
Den rejsende skal registrere følgende:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Vælg ”Udgiftstyper” (disse håndterer moms)
Vælg ”Dag” i kalender
Registrer ”Sum” på udgiften
Vælg valuta
”Betalingsmåde” har standardværdien ”Kontantudlæg”
Skriv forklaring – uddyb og konkretiser - af hensyn til forenkling af videre proces. Feltet er
obligatorisk.
7. Det anbefales at registrere bilag i fanebladet ”Bilag” (gennemgås senere) og samle f.eks. 8
bonner/kvitteringer på en A4 side, dvs. lave så få sider med bilag som muligt
8. I tilfælde af der i pkt. 4 er angivet andet end DKK Danske Kroner skal der evt. angives
”Egen valutakurs” i feltet ”Yderligere data.” Egen valutakurs er afregningskursen vist i en
bankopgørelse
Klik ”Gem og fortsæt” i ovenstående skærmbillede, hvorefter den rejsende kommer tilbage til
oversigtsbilledet med fanebladene.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 17
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.9 Fanebladet Bilag
I fanebladet ”Bilag” anbefales det at registrere alle bilag samlet på så få sider som muligt med
nummerering af hvert enkelt bilag.
Fanebladet rummer samtidig den rejsendes mulighed for at registrere andet end udgiftsbilag, f.eks.
en invitation, et konferenceprogram eller en mailkorrespondance. Det kan også være ”Tro- og
loveerklæringer mv. Det kan være særdeles nyttigt for gruppen af folk, der efterfølgende skal
kontrollere, godkende og controlle, at få oplysninger om, hvad tjenesterejsen handler om.
Klik på ”Ny vedhæftning”.
Det er et krav, at alle udgifter dokumenteres med bilag. Formalia er:
•
•
•
•
Følgende bilag skal forklares i tekstfelt:
o Uklare pga. ringe scanning
o Tekst er på utilgængeligt sprog
o Aggregeret i en stor sum
Fysiske bilag skal ikke opbevares efter de er registreret i RejsUd
Det anbefales at vedlægge Boarding Card selvom flybilletter er vedlagt
Der kan være særlige dokumentationskrav til EU projekter. Det ligger udenfor denne
vejlednings beskrivelse at komme ind på disse krav. Der henvises til de respektive EU
programmers dokumentationskrav.
Klik på ”Vælg fil” og vedhæft et indscannet bilag.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 18
KØBENHAVNS UNIVERSITET
3
1
2
Er bilag vanskelige at læse pga. indscanningens kvalitet, utilgængeligt sprog eller relevans, skriv da
en forklaring i feltet ”Forklaring”.
Klik på ”Gem og fortsæt”.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 19
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.10 Fanebladet Kommentarer
I fanebladet ”Kommentarer” findes en mulighed for at uddybe kommentarer der tidligere er
registreret. Fanebladet ”Kommentarer” er samtidig alternativet til mailkorrespondance. Ved at
udnytte kommentarfanebladet kan den rejsende inkludere korrespondance og bevare forståelsen i ét
og samme dokument. Eventuelle kommentarer kan læses af kontrollant og godkender af
afregningen.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 20
KØBENHAVNS UNIVERSITET
Klik evt. på ”Ny kommentar” og skriv en kommentar. Klik derefter ”Gem og fortsæt”.
2
1
1.3.11 Fanebladet Godtgørelser
I fanebladet ”Godtgørelser” får den rejsende et overblik over, hvordan afregningsbeløbet er
fremkommet.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 21
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.12 Fanebladet Posteringer
I fanebladet ”Posteringer” fremgår det på hvilke konti, posteringer er konteret.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 22
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.13 Fanebladet Historik
Fanebladet ”Historik” viser:
•
•
•
•
hvem der registrerer i afregningen
hvornår de registrerer i afregningen
hvad de registrerer
hvilken status afregningen har; i udkast, ved at blive kontrolleret eller om afregningen er
godkendt
Medarbejderen kan til en hver tid følge hvor i processen afregningen befinder sig også efter at
afregningen er færdigregistreret og sendt til godkendelse.
For at afslutte trin tre klikkes på ”Næste trin” vist i ovenstående skærmbillede.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 23
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.14 Trin 4 af 4
I trin fire er den rejsende opsat med en kontrolgruppe og en godkender eller en godkendergruppe.
Det anbefales at den rejsende vælger en specifik godkender og fjerner godkendelsesgruppen. Det
giver det enkleste flow for afregningen. Derefter skal den rejsende klikke på ”Afslut og send,”
hvorefter rejseafregningen er færdigregistreret.
Bemærk. Den rejsende kan ikke selv vælge kontrollant.
Den rejsende får vist et ”Udført” som kvittering på at afregningen er sendt videre til kontrol og
godkendelse.
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 24
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.4 PROCESSEN EFTER VIDERESENDELSE TIL KONTROL OG GODKENDELSE
En færdigregistreret rejseafregning vil blive modtaget af en kontrollant, herefter godkendes den af
en godkender. Tilsidst sendes afregningen videre til Navision Stat, hvor afregningen vil blive
bogført og den rejsende afregnet.
Den rejsende kan fremsøge status under venstremenuen ”Mine opgaver” og ”Dokumenter”.
Spørgsmål og kommentarer til [email protected] .
4 VejledningRejsUd_Rejsende • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 25