KØBENHAVNS UNIVERSITET
VEJLEDNING I REJSUD - EN UDGIFTSHAVER
Indhold
Vejledning i RejsUd - En udgiftshaver............................................................................................................ 1
1.0 Generelt om Rejsud ................................................................................................................................. 2
1.1 Tips .......................................................................................................................................................... 2
1.2 Log på Rejsud .......................................................................................................................................... 3
1.3 Oprettelse af nyt dokument afregning af et udlæg................................................................................... 3
1.3.1 Opret nyt dokument .......................................................................................................................... 4
1.3.2 Trin 1 af 4 ......................................................................................................................................... 4
1.3.3 Trin 2 af 4 ......................................................................................................................................... 5
1.3.4 Trin 3 af 4 ......................................................................................................................................... 8
1.3.5 Fanebladet Kørsler............................................................................................................................ 9
1.3.6 Fanebladet Udgifter – Betalingskort............................................................................................ 11
1.3.7 Fanebladet Udgifter – Manuelle udgifter ..................................................................................... 16
1.3.8 Fanebladet Bilag ............................................................................................................................. 18
1.3.9 Fanebladet Kommentarer ............................................................................................................... 19
1.3.10 Fanebladet Godtgørelser ............................................................................................................... 21
1.3.11 Fanebladet Posteringer ................................................................................................................. 22
1.3.12 Fanebladet Historik....................................................................................................................... 23
1.3.13 Trin 4 af 4 ..................................................................................................................................... 24
1.4 Processen efter videresendelse til kontrol og godkendelse.................................................................... 24
Denne vejledning er én af flere vejledninger om RejsUd.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 1
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.0 GENERELT OM REJSUD
RejsUd er et webbaseret system, som udgiftshaveren kan logge på i hele verden.
Det anbefales, at foretage registrering i systemet løbende på en rejse for at have disponeringer i
frisk erindring for at undgå at bilag forsvinder. Det anbefales endvidere at registrere disponeringer
så tydeligt som muligt. Skriv kommentarer til bilag i RejsUd, f.eks. hvis bilag ikke er på et
tilgængeligt sprog, så kontrol, godkendelse og controlling kan ske så effektivt som muligt.
1.1 TIPS
RejsUd er et system der håndterer rejser og udlæg.
I RejsUd opbygger den rejsende sine egne favoritlister, f.eks. for udgiftstyper mm.
En afregning i RejsUd skal igennem 4 trin. Systemet gemmer først udkastet til afregning, når
udgiftshaveren når til trin 3.
RejsUd opererer med røde og sorte henholdsvis advarsler/hjælpetekster:
•
•
Røde advarsler er tekst om registreringer der mangler f.eks. kontostreng. Disse skal
håndteres ellers kan udgiftshaveren ikke afslutte afregningen.
Sorte hjælpetekster er påmindelser til udgiftshaveren. Det er tekst om ting udgiftshaveren
skal huske at tage stilling til, f.eks. ventende betalingskorttransaktioner. Det er ikke
afgørende for afslutningen af afregningen at håndtere sorte hjælpetekster.
Inden udgiftshaveren logger på RejsUd vil det være en fordel at alle kvitteringer og bilag er
indscannet og klar til at blive vedhæftet en afregning.
Du skal også bruge en stedkode og et alias til kontostrengen. Du kan få oplyst disse numre hos din
nærmeste leder eller hos administrator på dit institut. De vil også vide om der er tilknyttet en KU
Specifikation til dine aktiviteter.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 2
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.2 LOG PÅ REJSUD
Link til Rejs Ud.
Alternativt find link til RejsUd på forsiden af KUnet under ”Systemadgange”.
Læs vejledning om at logge på RejsUd første gang.
Log in billedet ser ud som vist nedenfor.
Bruger- ID er dit KU- brugernavn. Adgangsord er sendt pr. mail til flertallet af KU ansatte den 10.
januar 2014. Institution: Vælg Københavns Universitet.
Er der problemer med login kan der rettes henvendelse til [email protected], som er
Regnskabssektionens økonomisystemsupport.
1.3 OPRETTELSE AF NYT DOKUMENT AFREGNING AF ET UDLÆG
Casen er, at en medarbejder har haft et antal udgifter, der skal refunderes.
Hvis udgiftshaverens udgifter indgår i en rejse på mere end 24 timer, der inkluderer mindst én
overnatning skal udgiftshaveren opfattes som en rejsende, se vejledning for rejsende i RejsUd.
Forskellen på udgiftshavere og rejsende er at rejsende får beregnet time- og dagpenge.
Senest 14 dage efter købet skal udgiftshaveren afregne udlægget.
Udgiftshaveren skal oprette et dokument i RejsUd til afregning af udgifter.
Skærmbilledet til oprettelse af et nyt dokument ses nedenfor.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 3
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.1 Opret nyt dokument
Hvis alle transaktioner er disponeret med personligt firmahæftende betalingskort vil transaktioner
ligge klar i RejsUd 1 .
1
Klik på ”Opret nyt dokument”.
1.3.2 Trin 1 af 4
Brugeren kommer nu til trin et af fire trin. Brugeren skal vælge en ”Udgiftsafregning”.
Klik på
1. ”Udgiftsafregning”
2. ”Næste trin”
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 4
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.3 Trin 2 af 4
1
2
3
Registreringer i trin to for udgiftshaveren:
1. Skriv ”Anledning” – uddyb og konkretiser - af hensyn til forenkling af videre proces.
Anledning er et obligatorisk felt.
2. Skriv en forklaring – uddyb og konkretiser - af hensyn til forenkling af videre proces.
Forklaringen skal være en specifikation af anledningen samt navn på forhåndsgodkender.
3. Klik på ”Rediger” nederst i feltet for at påføre afregningstype, stedkode, alias (projekt/sagsnr.) og evt. KU Specifikation.
Herefter kommer udgiftshaveren til nedenstående skærmbillede.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 5
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1
2
3
5
4
Vælg fire ting:
1.
2.
3.
4.
”Afregningstype” brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i din personlige
værdiliste
”Sted” brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i din personlige værdiliste
”Alias” brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i din personlige værdiliste
”KU Specifikation”, hvis relevant for dine aktiviteter
Klikkes der på luppen ”5” udfor f.eks. ”Sted” ser skærmbilledet ud som nedenfor:
”Objekt” betyder i denne sammenhæng talværdi.
”Navn” betyder tekstværdi.
Hvis udgiftshaveren husker projekt-/sagsnr skal nummeret eller dele af nummeret skrives i feltet
”Objekt”. Der kan med fordel søges på en del af nummeret.
Husker udgiftshaveren projekt-/sagsnavnet skal navnet eller dele af navnet skrives i feltet ”Navn”.
Efter valg af ”Afregningstype,” ”Sted”, ”Alias” og evt. ”KU- specifikation” er kontostrengen
udfyldt.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 6
KØBENHAVNS UNIVERSITET
Klik ”Gem og fortsæt” og kom tilbage til nedenstående skærmbillede.
Trin to er nu færdig. Klik på ”Næste trin” øverst i billedet for at komme til trin 3, hvor RejsUd
gemmer dine registreringer.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 7
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.4 Trin 3 af 4
Trin 3 giver et overblik over de valg, der er foretaget indtil nu i udgiftsafregningen og viser
resultatet.
Logikken i RejsUd er, at det kun er muligt at gå trin fremad. Man kan ikke gå trin tilbage, men det
er altid muligt at ”redigere” alle felter. Dvs. vil udgiftshaveren ændre registreringer foretaget i trin
to efter at udgiftshaver er kommet til trin tre, gøres det ved at klikke på ”Rediger” vist med cirkel i
ovenstående skærmbillede. Bemærk! Der er en ”Rediger” knap for hver sektion i skærmbilledet.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 8
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.5 Fanebladet Kørsler
Fanebladet ”Kørsler” giver mulighed for at registrere kørsel i privat bil/motorcykel, f.eks. transport
til reception og hjem igen.
Vælg ”Ny tur” for at registrere en ny tur.
Efter at have klikket på ”Ny tur” fremkommer næste skærmbillede.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 9
KØBENHAVNS UNIVERSITET
6
1
2
3
4
5
Registrer følgende:
1. Tjek at ”Dag” er den dag kørslen er foretaget
2. ”Køretøj” har typisk standardværdien ”Privat bil/motorkørsel, lav sats”
3. Vælg rute fra ”Rute” værdilisten eller sæt flueben i ”Anden rute” og skriv et navn til en ny
rute. Angiv start- og slutadresse. Vedhæft evt. en rutebeskrivelse, der dokumenterer antal
km.
4. Angiv ”Længde”
5. Angiv ”Forklaring” så kontrollant, godkender og controller kan forstå sammenhængen
Næste gang udgiftshaveren logger på RejsUd vil udgiftshaveren kunne vælge ruten under ”Rute”,
fordi RejsUd registrerer og tilknytter ruten som en favoritværdi til udgiftshaveren i RejsUd.
Skal den angivne rute gentages til andre dage eller til samme dag klikkes på ”Kopier kørsel”.
Klik herefter på ”Gem og fortsæt” ”6” og derefter på fanebladet ”Udgifter” i næste skærmbillede,
hvis udgiftshaver har andre udgifter der skal afregnes.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 10
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.6 Fanebladet Udgifter – Betalingskort
En enkel måde at registrere udgifter på er ved at have betalt alt med personligt firmahæftende
betalingskort. Så importeres udgifterne ind i RejsUd og udgiftshaveren vil kunne tilvælge dem
enkeltvis. I dette afsnit antages det, at udgiftshaveren har betalt med et personligt firmahæftende
betalingskort.
Klik på ”Hent kreditkorttransaktioner.”
Skærmbilledet viser samtlige transaktioner fra betalingskortet for udgiftshaveren.
3
2
1
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 11
KØBENHAVNS UNIVERSITET
Hvis udgiftshaveren mener der mangler nogle transaktioner, kan udgiftshaveren få samtlige
transaktioner registreret på udgiftshaverens ID indlæst i RejsUd uafhængig af periode ved at klikke
på ”Vis alle” ”1” i ovenstående skærmbillede. Herefter vil flere transaktioner muligvis vise sig og
udgiftshaveren kan tilvælge de transaktioner udgiftshaveren ved tilhører den afregning
udgiftshaveren er ved at registrere. Dette gøres ved at klikke på hver enkelt række i firkanten helt til
venstre ”2” og derefter klikke på ”Vælg markerede transaktioner” ”3”.
Herefter ses udgifterne under udgiftsfanebladet, som det fremgår af nedenstående skærmbillede.
Udgiftshaveren klikker på en udgift og kommer til næste skærmbillede. Her vil alle basisdata være
registreret fra betalingskorttransaktionen, hvorefter udgiftshaveren skal vedhæfte bilag.
Det anbefales at samle alle bilag for afregningen og vedhæfte dem under fanen ”Bilag”. Mere
herom i afsnittet om fanen ”Bilag” senere i denne vejledning.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 12
KØBENHAVNS UNIVERSITET
Klik på ”Vedhæft fil” og kom til næste skærmbillede.
Klik på ”Vælg fil” og vedhæft et indscannet bilag.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 13
KØBENHAVNS UNIVERSITET
Er bilag vanskelige at læse pga. indscanningens kvalitet, utilgængeligt sprog eller relevans, skriv da
en forklaring i feltet ”Forklaring”.
Klik på ”Gem og fortsæt”.
Kom tilbage til samme skærmbillede som tidligere, blot er der nu vedhæftet bilag til første udgift.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 14
KØBENHAVNS UNIVERSITET
Klik på ”Gem og fortsæt”. Herefter er udgiftshaveren tilbage i trin tre og rækken af faneblade.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 15
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.7 Fanebladet Udgifter – Manuelle udgifter
Har udgiftshaveren brug for at registrere udgifter, som ikke er forudregistreret på baggrund af
betalingskorttransaktioner er arbejdsbyrden en anden. Nedenstående fremstilling viser hvordan
udgiftshaveren registrerer manuelle udgifter.
Udgiftshaveren klikker på ”Ny udgift” nederst i visningen i ovenstående skærmbillede. Herefter får
udgiftshaveren en skabelon til at registrere udgifter i.
1
2
3
4
5
6
7
Udgiftshaveren skal registrere følgende:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Vælg ”Udgiftstyper” (disse håndterer samtidig moms)
Vælg ”Dag” i kalender
Registrer ”Sum” på udgiften
Vælg valuta
”Betalingsmåde” har standardværdien ”Kontantudlæg
Skriv forklaring – uddyb og konkretiser - af hensyn til forenkling af videre proces. Feltet er
obligatorisk
7. Vedhæft letlæseligt bilag
Klik på ”Vedhæft fil” (pkt. 7) ud for ”Bilag” og kom til næste skærmbillede.
Klik på ”Vælg fil” og vælg et bilag fra computeren. Skriv også her en forklaring – hvis nødvendigt.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 16
KØBENHAVNS UNIVERSITET
2
1
Klik på ”Gem og fortsæt” hvorved bilaget er gemt i afregningen og den manuelle udgift
færdigregistreret. Nedenstående skærmbillede viser hvordan en færdigregistreret udgift ser ud.
Klik ”Gem og fortsæt” i ovenstående skærmbillede, hvorefter udgiftshaveren kommer tilbage til
oversigtsbilledet med fanebladene.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 17
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.8 Fanebladet Bilag
I fanebladet ”Bilag” anbefales det at registrere alle bilag samlet på så få sider som muligt med
nummerering af hvert enkelt bilag.
Fanebladet rummer samtidig udgiftshaverens mulighed for at registrere andet end udgiftsbilag,
f.eks. invitation, konferenceprogram eller en mailkorrespondance. Det kan være særdeles nyttigt for
gruppen af folk, der efterfølgende skal kontrollere, godkende og controlle, at få oplysninger om,
hvad udgiften vedrører.
Klik på ”Ny vedhæftning”.
Det er et krav, at alle udgifter dokumenteres med bilag. Formalia er:
•
•
•
Følgende bilag skal forklares i tekstfelt:
o Uklare pga. ringe scanning
o Tekst er på utilgængeligt sprog
o Aggregeret i en stor sum
Fysiske bilag skal ikke opbevares efter de er registreret i RejsUd
Der er ikke andre dokumentationskrav til EU projekter
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 18
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.9 Fanebladet Kommentarer
I fanebladet ”Kommentarer” findes en mulighed for at uddybe kommentarer der tidligere er
registreret. Fanebladet ”Kommentarer” er samtidig alternativet til mailkorrespondance. Ved at
udnytte kommentarfanebladet kan udgiftshaveren inkludere korrespondance og bevare forståelsen i
ét og samme dokument. Eventuelle kommentarer kan læses af kontrollant og godkender af
afregningen.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 19
KØBENHAVNS UNIVERSITET
Klik evt. på ”Ny kommentar” pkt. 1 se nedenstående billede.
3
2
1
Skriv en kommentar (pkt. 2) og klik derefter ”Gem og fortsæt” (pkt. 3).
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 20
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.10 Fanebladet Godtgørelser
I fanebladet ”Godtgørelser” får udgiftshaveren et overblik over, hvordan afregningsbeløbet er
fremkommet.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 21
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.11 Fanebladet Posteringer
I fanebladet ”Posteringer” fremgår det på hvilke konti, posteringer er konteret.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 22
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.12 Fanebladet Historik
Fanebladet ”Historik” viser:
•
•
•
•
•
hvem der registrerer i afregningen,
hvornår de registrerer i afregningen
hvad de registrerer
hvilken status afregningen har; i udkast, ved at blive kontrolleret eller om afregningen er
godkendt
Medarbejderen kan til en hver tid følge hvor i processen afregningen befinder sig også efter
at afregningen er færdigregistreret og sendt til godkendelse.
For at afslutte trin tre klikkes på ”Næste trin” vist i ovenstående skærmbillede.
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 23
KØBENHAVNS UNIVERSITET
1.3.13 Trin 4 af 4
I trin fire er udgiftshaveren opsat med en kontrolgruppe og en godkender eller en godkendergruppe.
Det anbefales at den rejsende vælger en specifik godkender og fjerner godkendelsesgruppen. Det
giver det enkleste flow for afregningen. Derefter skal udgiftshaveren klikke på ”Afslut og send,”
hvorefter udgiftsafregningen er færdigregistreret.
Bemærk. Udgiftshaveren kan ikke selv vælge kontrollant.
Udgiftshaveren får vist et ”Udført” som kvittering på at afregningen er sendt videre til kontrol og
godkendelse.
1.4 PROCESSEN EFTER VIDERESENDELSE TIL KONTROL OG GODKENDELSE
En færdigregistreret udgiftsafregning vil blive modtaget af en kontrollant, herefter godkendes den af
en godkender. Tilsidst sendes afregningen videre til Navision Stat, hvor afregningen vil blive
bogført og udgiftshaveren afregnet.
Udgiftshaveren kan fremsøge status under venstremenuen ”Mine opgaver” og ”Dokumenter”.
Spørgsmål og kommentarer til [email protected].
5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver • Version 1.00 den 1. juli 2014
Side 24