Kom godt i gang med dit HSE-system!
Kort vejledning til dit Norsok S06 HSE-system
QA-tech ApS
Tværledet 33 2880 Bagsværd
2011 2995
Kort vejledning til Norsok S006, © 2014 by QA-tech ApS
CVR 34231079
(1 /16)
Copyright 20014 by QA-tech ApS, DK-2880 Bagsværd
Denne vejledning er skrevet for brugere at QA-tech’s skabelonsæt til Norsok S006. Indholdet
af vejledningen må ikke kopieres eller på anden måde videreformidles til andre. Dette gælder
også kopiering til undervisningsbrug.
Såfremt du ønsker at gøre brug af dele af indholdet, kan du kontakte QA-tech ApS.
QA-tech ApS
Tværledet 33 2880 Bagsværd
2011 2995
Kort vejledning til Norsok S006, © 2014 by QA-tech ApS
CVR 34231079
(2 /16)
Indledning
Nu har du en skabelon, der giver dig mulighed for at komme hurtigt i gang med at indføre
Norsok S006 i din virksomhed. I skabelonen finder du alle de nødvendige politikker og
procedurer.
”Kom godt i gang med dit HSE-system! Kort vejledning til dit Norsok S006 HSE-system”
henvende sig til alle der har anskaffet QA-tech's skabelonsæt til Norsok S006.
Formålet med vejledningen er at få brugeren til at opbygge sit eget HSE system ud fra
skabelonens struktur og indhold - på den kortest mulige tid!
Sådan læses denne vejledning
I vejledningen er der afsnit som du ikke behøver at læse – de er tage med for at du kan få et
bedre indblik i ledelsessystemer – hvis du har tid og lyst.
Vejledningen benytter sig af nogle symboler, som kan hjælpe dig igennem den:
Indhold som omhandler noget som du absolut ikke skal gøre hvis du vil have dit HSEsystem op at køre på mindst mulige tid. Kan være eksempler på fejl som skal undgås!
Indhold som du ikke behøver at læse for at kunne tilpasse og implementer dit HSE–system;
men som til gengæld giver dig mere indsigt i ledelsessystemer. Afsnittet kan springes over.
Indhold som du absolut skal læse – det kan være nødvendigt indhold eller gode tips.
QA-tech ApS
Tværledet 33 2880 Bagsværd
2011 2995
Kort vejledning til Norsok S006, © 2014 by QA-tech ApS
CVR 34231079
(3 /16)
Adgang til skabelonen
Efter indgået aftale fremsender QA-tech
•
•
•
•
dit link til skabelonen
en tidsplan for tilpasninger til din virksomhed
dit brugernavn og
dit kodeord
Linket, brugernavnet og kodeordet er dit og må ikke videregives til andre. Har din virksomhed
behov for flere brugere på skabelonen kan du uden omkostninger rekvirere et ekstra sæt
brugernavn og kodeord – send os blot en e-mail.
Hvis vi på forhånd har modtaget dit logo som en billedfil (JPG, BMP, GIF, TIF eller PNG), vil det
være lagt ind i skabelonsættet.
Når du logger dig ind, vil du se en menu med en del af Norsok S006 punkter udfyldt.
De resterende punkter indsættes efterhånden som der er tilpasset din virksomhed og i henhold
til den aftalte tidsplan.
Hermed har du alle muligheder for at gå gradvist i gang.
Vi anbefaler kraftigt at du går i gang så hurtigt som muligt, og fortsætter i den takt der lægges
skabeloner ind i menuen.
Om skabelonens indhold
Skabelonsamlingen består af to forskellige type dokumenter:
Tekst-sider, som er HTML dokumenter. Dem kan du arbejde med ved at kopiere dem ind i din
foretrukne tekstbehandler.
Du kan frit kopiere skabelonens tekster til eget brug men må ikke kopiere dem til andre eller
give andre adgang til skabelonerne ved at videregive dit brugernavn og kodeord.
Når du foretager ændringer i tekst-siderne er det en god ide at give den nye side en anden
dato og eventuelt et andet versionsnummer. Der er ikke noget formelt krav om dette i Norsok
S006; men QA-tech anbefaler at du gør det alligevel. På et tidspunkt vil du gerne kunne se
hvordan dit ledelsessystem så ud tilbage i tiden og så er det en nødvendighed at kunne skelne
imellem gammelt og nyt. Du selv og dine medarbejdere skal også kunne se om der arbejdes
ud fra gældende eller forældede instruktioner. Ønsker du på et tidspunkt at gå videre og
etablere et certificerbart ledelsessystem er der ingen vej udenom – så skal der gennemføres
en egentlig dokumentstyring.
Formularerne som er pdf-filer og disse kan kun ændres ved brug af et pdf-redigeringsprogram.
QA-tech ApS
Tværledet 33 2880 Bagsværd
2011 2995
Kort vejledning til Norsok S006, © 2014 by QA-tech ApS
CVR 34231079
(4 /16)
Ønsker du ændringer i dine formularer så kontakt os. Hvis ændringerne kan anvendes
fremover er de uden omkostninger – ellers faktureres DKK 300,- plus moms pr. rekvireret
ændring i en pdf-fil.
Kom i gang
Et HSE-system er først implementeret (= levende og brugbart), når det bliver brugt og her er
det at DU skal være den aktive spiller.
Al erfaring viser at det
•
•
•
er noget af en opgave at få klaret alle registreringer til tiden
tager nogen tid inden DU og din virksomhed føler at det er fornuftigt at have et
ledelsessystem
tager endnu længere tid inden DU og din virksomhed tænker HSE-systemet ind i
hverdagen.
Sådan har det været for mange virksomheder, der har sat sig for at implementere et
ledelsessystem.
Men fortvivl ikke – det er muligt og DU kan lære af andres erfaringer.
Efterhånden som du arbejder med ledelsessystemet vil du opdage at det er en hjælp og ikke
en belastning – det kan tage tid; men du vil komme til at erkendelsen med tiden.
Engagement og kommunikation
Et ledelsessystem eksisterer kun når det er levende og anvendes. Der skal hænges noget ”kød
på skelettet”.
For at det kan lade sig gøre skal ledelsen i virksomheden forstå at de væsentligste
komponenter i et ledelsessystem er engagement og kommunikation – Du som leder skal gå
forrest i bestræbelserne på at få organisationen til at arbejde sammen og i samme retning.
Erfaringsmæssigt afholdes der ikke mange personalemøder i mindre virksomheder, oftest er
kommandovejene så korte – mester arbejder typisk selv med – og opgaver vendes undervejs.
Det kan virke i mange virksomheder. I mange virksomheder samles medarbejderne fredag
over en kop kaffe og det er måske det eneste tidspunkt hvor alle er samlet.
Benyt lejligheden til at få meddelt de nye tiltag, der er f.eks. nye maskiner, nye
sikkerhedskrav, erfaring med en ny type handske – eller kom med meddelelsen om at nu er
det xxxx dage siden vi har haft et nedbrud eller en arbejdsulykke.
Lav så et kort referat af mødet og du har allerede klaret en stor del af dine registreringer.
QA-techs skabelon samling indeholder blandt andet et skema til mødereferat. Skemaet
indeholder alle de punkter, der er nødvendige i en HSE sammenhæng - så glemmes der ikke
noget.
QA-tech ApS
Tværledet 33 2880 Bagsværd
2011 2995
Kort vejledning til Norsok S006, © 2014 by QA-tech ApS
CVR 34231079
(5 /16)
Skemaet er en pdf-formular som du kan udfylde på maskine og gemme under for eksempel
personalemode20140803 eller anden meningsfuldt filnavn. Se nedenfor under HSE-systemets
registreringer.
Referatet er godt fordi det udover at være en praktisk huskeseddel også viser at du tager
arbejdsgiverforpligtelsen alvorligt.
Referaterne kan anvendes til input til APV og planlægning af efteruddannelser.
Meningen med HSE-systemet
Ledelsessystemer er opbygget for at understøtte en virksomheds troværdighed. Mange siger
og lover en masse – et implementeret ledelsessystem viser at der er noget bag ordene.
Et HSE-system – ved at demonstrere at virksomheden
•
•
kan levere et ensartet produkt eller en ensartet ydelse og
samtidig i stand til at forbedre forskellige forhold som arbejdsmiljø, miljøbelastning og
sikkerhed.
Andre typer af ledelsessystemer skal understøtte andre forhold. Det kan være
ledelsessystemer til for eksempel
Kvalitet
(f.eks. ISO 9001)
Skal demonstrere at virksomheden
•
•
Fødevaresikkerhed
(f.eks. ISO 22000)
Skal demonstrere at virksomheden
•
•
KLS-systemer
kan levere et ensartet produkt eller en ensartet
ydelse og
samtidig i stand til at forbedre forskellige forhold
som kvalitet og kundeoplevelse.
kan levere et ensartet produkt eller en ensartet
ydelse og
samtidig i stand til at forbedre forskellige forhold
som kvalitet og kundeoplevelse.
Skal demonstrere at el-, VVS, kloak- eller gasinstallationsvirksomheden
(tidligere KS eller SKS- systemer)
•
Miljø
(ISO 14001)
Arbejdsmiljø
(OSHA 18001)
kan levere installationer som er sikkerhedsmæssigt
forsvarlige og lever op til gældende regelsæt.
Skal demonstrere at virksomheden
•
•
har en klart formuleret miljøpolitik og miljøplan og
løbende arbejder på at forbedre sig selv i forhold til
det eksterne miljø.
Skal demonstrere at virksomheden
•
•
har en klart formuleret arbejdsmiljøpolitik og
løbende arbejder på at forbedre sit arbejdsmiljø hen
imod en nul ulykkes hverdag.
QA-tech ApS
Tværledet 33 2880 Bagsværd
2011 2995
Kort vejledning til Norsok S006, © 2014 by QA-tech ApS
CVR 34231079
(6 /16)
Siden ca. 2000 er der i de forskellige ledelsessystemer blevet tilføjet krav om ”forbedringer” det er ikke længere nok blot at have et system, der aldrig ændrer sig.
Det er nu indbygget at virksomheden skal tage ved lære af der registreringer der samles op i
systemet og bruge dem som en basis for at forbedre systemet.
Da du gennemgik selv-evalueringsskemaet opdagede du nok at der er flere punkter, der både
har med miljøledelse (punkt 4.10) og de almindelige krav som stilles til arbejdsmiljøledelse i
regelsættet administreret af arbejdstilsynet (3.xx m.fl.). Det viser blot at der er flydende
grænser eller overlapninger imellem de forskellige ”bløde” ledelsessystemer.
HSE-systemets opbygning
Som alle andre ledelsessystemer er HSE-systemet opbygget af
•
•
•
•
Eksterne krav, love, standarder
Politikker, mål og erklæringer
Procedurer
Instruktioner
Det er den ene del af systemet. Skelettet - den del, der findes i skabelon-materialet. Den
anden del er de opsamlinger af informationer, som skal bruges til at vise at systemet er
levende, lever op til sit formål og kan forbedres. Det er dem du nu skal i gang med.
Alle moderne ledelsessystemer gør brug af den samme såkaldte
cykliske fremgangsmåde ”Plan-do-check-act” eller ”Plan-do-studyact”.
Cirklen skal vise at de arbejdsopgaver som udføres altid skal
planlægges, kontrolleres og at der efterfølgende skal foretages
justeringer baseret på de høstede erfaringer.
Cirklen kaldes ofte for ”kvalitetscirklen”, kvalitetshjulet, PDCAcycle, Shewhart-cirklen (efter Walther Shewhart, amerikansk
statistiker) og Deming-cirklen (efter W. Edwards Deming,
amerikansk ledelsesguru)
PLANLÆG (engelsk: Plan) betyder, at der i virksomheden skal være procedurer og konkrete
vejledninger, der beskriver, hvordan målene i ledelsessystemet nås.
UDFØR (engelsk: Do) skal sikre at procedurer og vejledninger er implementeret og følges i
praksis. Målet er, at alle der arbejder i virksomheden, er opdaterede og følger de udarbejdede
instrukser. For at sikre implementeringen kan det være en god ide at inddrage sit personale og
sikre ejerskab i relevant omfang til instrukser, der hovedsageligt vedrører personalets
funktionsområder. Man må f.eks. godt uddelegere ansvaret for at udforme instrukser til
personalet, hvor det findes relevant. Endvidere er jævnlige personalemøder og dialog omkring
arbejdsrutiner og arbejdsdeling en god ide.
TJEK (engelsk: Check eller Study) betyder at virksomheden skal undersøge og kontrollere at
ledelsessystemet efterleves.
QA-tech ApS
Tværledet 33 2880 Bagsværd
2011 2995
Kort vejledning til Norsok S006, © 2014 by QA-tech ApS
CVR 34231079
(7 /16)
AGER (engelsk: Act) betyder at virksomheden skal vurdere de undersøgelser og kontroller,
der er udført i TJEK fasen og anvende dem til at foretage justeringer i ledelsessystemet. Input
til justeringer kan også komme fra andre, for eksempel myndigheder eller kunder; men uanset
hvorfra input kommer skal de anvendes i AGER–fasen.
Cirklen skal symbolisere at der hverken er begyndelse eller ende på dette arbejde og at det
fortsætter i bestræbelserne på at forbedre virksomhedens ledelsessystem.
HSE-systemets drift
Når teksten i skabelonen og Norsok S006 læses kan det hele være ganske uoverskueligt fortvivl ikke. Prøv i stedet at forestille dig, at systemet består af nogle aktiviteter, der skal ske
1. en gang for hver arbejdsopgave – dette er primært registreringer
2. en gang for hver hændelse – dette er primært noget der skal tages stilling og
3. en gang årligt – dette er primært noget der skal vurderes og besluttes.
Dit HSE-system fra QA-tech ApS er opbygget så de fleste registreringer laves i de skemaer,
der allerede findes i systemet.
Sat ind i ”kvalitetscirklen” ser det sådan ud
Generelt kan det siges at aktivitetstype nr.
1. er der flest af; men også de letteste
2. er der færre af; men de typisk noget mere
tidskrævende end aktivitetstype 1
3. er der få af; men de kan være noget
komplicerede og tidskrævende end aktivitetstype
2.
Efterhånden vil alle registreringer blive rutine og der er ingen grund til at fortvivle - QA-tech
ApS er klar til at hjælpe dig med det der driller eller synes uoverskueligt.
Lad os se nærmere på indholdet af de tre aktivitetstyper!
QA-tech ApS
Tværledet 33 2880 Bagsværd
2011 2995
Kort vejledning til Norsok S006, © 2014 by QA-tech ApS
CVR 34231079
(8 /16)
Aktivitetstype 1: En gang for hver arbejdsopgave
Der er som bekendt flere ting der er forbundet med en arbejdsopgave, for eksempel:
•
•
der er indgået en kontrakt/aftale med en kunde
i kontrakten findes forhold som har betydning for arbejdstid, leveringstid,
arbejdsforhold, anvendte materialer og så videre.
Flere af disse ting har betydning i en arbejdsmiljømæssig sammenhæng og skal derfor
registreres.
F.eks. kan det være at der skal foretages en vurdering af de personlige værnemidler eller
udstyret der skal anvendes – eller af medarbejdernes faglige kunnen til den aktuelle
arbejdsopgave. Endelig kan der være tale om registreringer som er krævet af love eller
bekendtgørelser for at sikre at arbejdsmiljø, miljø eller sikkerhed tilgodeses.
Registreringerne her er som en huskeseddel, der sikrer at du har vendt alt, der kan have
betydning for afviklingen af arbejdet på en sikker måde.
Det har betydning både for personalet og for en god og planlagt afvikling af arbejdsopgaven –
og dermed for opgavens økonomi. Derfor har det også betydning for din virksomheds fortsatte
eksistens.
Liste over det du som minimum skal registrere og eller vurdere for hver arbejdsopgave.
Aktivitet
Skema
Vurdering af om opgaven kan klares
Intet skema
Her er der tale om din vurdering af om virksomheden kan håndtere opgaven
ud fra alle vinkler. Mandskab, materiel, økonomi, kompetencer, tid og andre
forpligtelser spiller ind her.
Der er i princippet tale om en økonomisk risikovurdering
Registrering af kontrakt/aftale
Intet skema
Du opfordres kraftigt til altid at have en skriftlig aftale/kontrakt om den
arbejdsopgave, der skal udføres. Jo større krav du stilles overfor af kunden,
jo vigtigere er det at du selv har styr på disse og kan dokumentere at du
lever op til dem.
HUSK: Der findes ikke en eneste seriøs kunde, der stiller store krav
og samtidig undlader en skriftlig aftale.
4.1 Registrering af arbejdsforhold/arbejdspladsens
indretning/risikoforhold/miljørisiko
4.1b1
Registreringen foretages med udgangspunkt i de fysiske forhold og
kontraktens indhold.
4.1.2 Risiko, arbejdsmiljø og miljøvurdering på baggrund af registreringerne
i skema 4.1b1 – du benytter så kolonnen ”Andet”.
QA-tech ApS
Tværledet 33 2880 Bagsværd
2011 2995
Kort vejledning til Norsok S006, © 2014 by QA-tech ApS
4.1b1
CVR 34231079
(9 /16)