BESTYRELSEN ORIENTERER OG KONSTIUERENDE MØDE 4.september 2014 Møde indkaldt af: Lars Hansen Referent: Birte Duus Andersen Deltagere: Lars Hansen, Henrik Segato, Wicky Hoffmann, Per Nygaard, Tommy Torbjørnsen og Birte Duus Andersen Driften: Ejendomsmester Max Hendrich Afbud: Driftschef Dennis Schultz, Johnny Ryttersson, Steen Heidemann og Esben Bjerrum Gæst: Tonny Holst Referat: Punkt på dagsorden (1.): Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde. Der var intet til dette punkt. Punkt på dagsorden (1.a.): Sager i relation til referatet fra sidste møde. NB: Ikke godkendte udhuse o. lign vil blive taget op med de enkelte bl.a. i forbindelse med udførelsen af LAR projektet. Punkt på dagsorden (2.A.): Altaner – Status. Udvalget havde sidste møde d. 28. august 2014 kl. 17.00. De sidste mangler blev gennemgået: plantning af hæk (når LAR er færdig), afrigning af byggepladsområde, inkl. reetablering af terræn, mangelgennemgang af blok 5 til 8, altaner og malerarbejde, belastningsprøve blok 6, 7 og 8, udbedringsarbejder efter ekstraordinær vedhæftningsundersøgelser af svummemørtel på blok 1 – 4. Afhjælpningsåret løber fra afleveringsdatoen. I afhjælpningsåret vil hovedentreprenøren blive kontaktet direkte af ejendomsmesteren, hvis der konstateres fejl eller mangler af funktionsmæssig karakter. Ved alvorlige fejl eller fejl generel karakter kontaktes Dominia AS. Mindre fejl / mangler opsamles til afhjælpningsåret. Ejendomsmesteren registrerer alle fejl / mangler i afhjælpningsåret. Driftschef Dennis Schultz har fået alle mapper og USB stik og et ekstra sæt er hos ejendomsmesteren. Byggeudvalget er nedlagt. Punkt på dagsorden (2.B.): LAR – Status Bestyrelsen og Driftschef Dennis Schultz har været på gennemgang af LAR i hele Marielyst, sammen med Rikke Høy Eskedal fra Orbicon. Det var en rigtig god gennemgang, hvor Rikke kunne fortælle omkring LAR. Bestyrelsen havde en del spørgsmål omkring diverse projekter og der kom også nogle forslag til eventuelle ændringer / ønsker. Rikke var meget positiv omkring vores ønsker / forslag. Det blev til en liste med 15 punkter med forslag / ønsker, som Driftschef Dennis Schultz har sendt videre til Rikke. Punkt på dagsorden (3.a.): Meddelelser fra driften. Der har været mange beboerhenvendelser på kontoret angående om de må sætte hegn om i deres nye haver på GLXV, og kontoret er usikker på hvad de skal svare beboerne. Der var kommet en skriftlig beboer henvendelse med det samme spørgsmål. Ejendomsmester Max Hendrich kunne fortælle at det altid havde været i orden at opsætte hegn indenfor hækken, således hegnet ikke kunne ses udefra når hækken var vokset op. Bestyrelsen bakker op om dette og at hegnet ikke må fremvige den model / mønster som ejendommen har opsat og at farven på hegnet skal være neutral eller saltgrøn, som det fremgår i lokalplanen, som er besluttet af Gladsaxe kommune Lars skriver til beboeren. Der var kommet en skriftlig beboer henvendelse omkring at få godkendt sin ansøgning om nyt køkken. Driften kunne fortælle at problemet omkring ansøgningen, var at beboeren ville benytte flere forskellige håndværkere og at alle skal afregne med PAB. Andre beboere har haft en håndværker, og dette gør afregningen og udarbejdelse af det samme lån meget nemmere for PAB’s administration. Lars skriver til beboeren og brevet sender Lars videre til Driftschef Dennis Schultz i PAB. Birte Duus Andersen spørger til hvad der er sket med legepladsen på SPA store græsplæne siden den er spærret af. Driften kunne fortælle at meget af legepladsen er rådnet op og der arbejdes på at finde et firma som kan renovere legepladsen. Birte spørger om Driften ikke kan skrive et opslag til beboerne på SPA, så de kan få af vide hvorfor legepladsen er afspærret. Driften sørger for dette. Henrik Segato kunne fortælle at på det sidste GAA møde, blev det besluttet at vi ikke måtte lave nye badeværelser i den samme ordning som nye køkkener. Så hvis en beboer har lånt penge til nyt køkken i ordningen, kan samme beboer ikke låne penge i ordningen til et nyt badeværelse. Grunden til dette er, at huslejen bliver meget høj og det derfor kan være svært at leje lejligheden ud igen hvis beboeren fraflyttet inden lånene er betalt. Punkter uden deltagelse af driften. Punkt på dagsorden (4.): Konstituering af bestyrelsen, valg af næstformand og kasserer. Lars bød velkommen til Per Nygaard som blev valgt ind i bestyrelsen i stedet for Tonny Holst som ikke stillede op. Lars takke Tonny for hans store arbejde i de to år han havde været med i bestyrelsen. Lars Hansen blev valgt som næstformand og Birte Duus Andersen blev valgt som kasserer. Punkt på dagsorden (5.): Øvrige sager i relation til sidste møde. (Afdelingsmøde) Et indkommet forslag til afdelingsmødet, hvor det blev vedtaget at bestyrelsen skulle arbejde videre med forslaget. Forslaget lød således: Istvàn Dobronyi har stillet forslag til optegning af P-felter på GWV/NGV samt skiltning af disse. Lars Hansen: Det er et udmærket forslag, men hvad hvis man ikke holder inde i de optegnede båse, hvem skal løfte pegefingeren der! Det koster penge at få optegnet båsene og Gladsaxe kommune skal godkende det. Kasper Nørballe: Hvad med at lade bestyrelsen arbejde videre med forslaget? Forslagsstilleren er tilfreds med denne løsning. Vi opfordrer hermed alle til at parkere pænt! Bestyrelsen mener det er Driften der skal tage sig videre af denne opgave. Bestyrelsen fik på afdelingsmødet mange henvendelser omkring at de ikke havde fået svar på deres beboerhenvendelser til bestyrelsen. For at undgå at dette sker fremover har Lars lavet en skabelon til beboerhenvendelser. Når henvendelsen er besvaret, sættes denne i logbogen, efter dato for besvarelsen. Vi var alle enige om at dette var en rigtig god løsning, så vi fremover kan være sikre på at vores beboere får svar når de henvender sig. Punkt på dagsorden (6.): Meddelelser fra udvalg. Antenneudvalg: Udvalget består af: Per Nygaard, Esben Bjerrum og Lars Hansen. Der har ikke været møde i udvalget endnu. Nyt udvalg: Gennemgang af Råderet og husorden. Udvalget består af Tommy Torbjørnsen og Birte Duus Andersen. Ejendomsmester Max Hendrich skal med ind over, når / hvis vi kommer med forslag om ændringer og tiltag. Husorden skal også gælde butikkerne. Punkt på dagsorden (7.): Meddelelser fra formand / næstformand. Det har været et ønske fra flere beboere at bestyrelsen har en e-mail der kan skrives til. Lars opretter en mailadresse. Bestyrelsen kan gå ind og se den, men det er formanden og næstformanden der står for den. MAILADRESSE ER: [email protected] ---- Alle beboere er velkomne til at skrive til bestyrelsen. Vi ønsker at få projektor og lærred opsat i bestyrelseslokalet. Vi ønsker til hvert bestyrelsesmøde at have aflæsningstallet for vand, gældende fra d. 1. oktober 2014 og fremover. Lars har revideret Forretningsorden. Der var nogle enkelte fejl i den. Birte lovede at rette den til og derefter sende den til Lars. Punkt på dagsorden (8.): Meddelelser fra medlemmer. Birte kunne fortælle at da altan projektet startede, var det ønske fra en beboer i blok 1 på GLXV at haverne blev udvidet samtidig. Hvis beboerne stadig ønsker større haver, skal det stilles som forslag på afdelingsmødet til maj 2015, med tilhørende økonomi. Punkt på dagsorden (9.): Eventuelt.. Der er intet til dette punkt. Punkt på dagsorden (10): Beboerhenvendelser. Beboeren til den ene prøvealtan henvendte angående at deres prøvealtan ikke var færdiggjort og tre øvrige sager. Lars sender de første sager i klagen videre til Driften. De sidste tre sager skriver Lars til beboeren omkring Punkt på dagsorden (11): Næste møde. Torsdag d. 2. oktober 2014. Wicky Hoffmann og Lars Hansen tager beboerhenvendelser fra kl. 18.00 til 18.30