1. No category

13-47
Generalforsamling , Onsdag den 15. maj 2013 , kl. 19.00 på Hotel Vojens
Dagsorden :
1. Valg af dirigent
2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning
3. Endelig godkendelse af regnskab og forelæggelse af budget
4. Behandling af evt. indkomne forslag
5. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
6. Valg af revisor
7. Eventuelt.
1.Valg af dirigent
Formand Henrik Brønd bød velkommen til den årlige generalforsamling i VAB. En særlig
velkomst til Kredskonsulent Søren Madsen fra BL og Statsautoriseret revisor Søren Bonde fra
PWC.
Der var mødt beboere fra 24 husstande incl. bestyrelsen.
Formand Henrik Brønd foreslog Søren Madsen som dirigent, Søren Madsen blev valgt. Søren
Madsen takkede for valget og konstaterede at generalforsamlingen var rettidig indkaldt i h.t
vedtægternes § 10 , annonceret 16. april 2013 i dagspressen og dermed lovlig.
2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning
Bestyrelsens beretning blev aflagt af formand Henrik Brønd
Den årlige generalforsamling i 2012 blev afholdt tirsdag den 8. maj kl. 1900 på Hotel Vojens. De
siddende bestyrelsesmedlemmer, Søren Andersson og Ove Westergaard, havde begge ønsket at
fortsætte arbejdet, og de blev begge genvalgt uden modkandidater. Efterfølgende konstituerede
bestyrelsen sig således at Bent Nielsen, fortsatte som næstformand.
I september valgte Ove Westergaard imidlertid at fraflytte boligforeningen og flytte i egen bolig.
Bo Bierbaum indtrådte i sin egenskab af første suppleant.
13-48
Generalforsamlingen forløb uden de store sværdslag, mens tiden derefter har været præget af
megen aktivitet. Nedenfor vil jeg redegøre for det forgangne års arbejde. Ikke nødvendigvis
opremset i kronologisk rækkefølge, men nok nærmere efter begivenheden og vigtigheden heraf.
Ændringer i administrationen:
I et par år har bestyrelsen arbejdet med VAB´s fremtid, som et fast punkt på bestyrelsesmøderne.
Efter indstilling fra den daværende forretningsfører, Erik Mogensen, fik vi hjælp til disse
strukturændringer ved Boligselskabernes Landsforening. I forbindelse med dette arbejde, blev det
mere og mere tydeligt, at disse forandringer ikke kunne gennemføres med ”den samme mand ved
roret”. Bestyrelsens ønsker og hensigter var for vidtrækkende til, at det lod sig gøre med den
daværende administrative leder. VAB er en lille men veldrevet boligorganisation, der er orden i
det hele og der er en god beboerservice. Det skyldes især en meget stabil
personalesammensætning med dygtige medarbejdere, hvoraf de fleste har været ansat i VAB i en
længere årrække. Men vi kan også se, at VAB inden for en kortere årrække vil blive ramt af, at
flere medarbejdere forlader arbejdsmarkedet, og der vil opstå et stort tomrum, hvis vi ikke
planlægger processen i god tid.
Bestyrelsen ønskede derfor engagere sig dybere i overvejelserne om VAB’s fremtidige struktur,
administration og ledelse, og det er i denne forbindelse aftalt, at processen frem imod de nye tider
gennemføres uden Erik Mogensen.
Erik Mogensen blev fritstillet efter gensidig aftale den 24. oktober 2012, og Helle N. Schmidt
blev samme dag konstitueret som forretningsfører.
En sag af denne karakter har nogle økonomiske konsekvenser, som helt fremgår af
ansættelseskontrakten. Disse økonomiske konsekvenser fremgår direkte på foreningens regnskab,
som vil blive gennemgået senere. Og det er besluttet at afholde alle udgifterne på regnskabet for
2012.
Det er også bestyrelsens ønske at frigøre boliginspektør, Poul Tüchsen, så han kan lave en
fuldstændig gennemgang af alle boligforeningens bygninger. Poul er uddannet
bygningskonstruktør, og har blandt andet derfor, en meget stor teknisk viden om byggeri. Og
derudover har han også oparbejdet et meget stort kendskab til netop vore boliger. Poul har
desværre sat en deadline for, hvornår han stopper og går på pension, hvilket efter eget ønske sker
ved sommerferien 2014. I november besluttede bestyrelsen derfor at ansætte vores murer, Torben
Rasmussen, som inspektør. Torben har i en periode stået for syn af lejligheder ved fraflytning, og
skal nu oplæres og uddannes til at overtage Pouls opgaver fuldstændigt, den dag Poul stopper.
Torben deltager derfor i øjeblikket i BL´s inspektøruddannelse. Poul har til gengæld kastet al sin
”kærlighed” på drifts- og vedligeholdelsesplanerne, således at vi har et fuldstændigt overblik over
boligernes standard, den dag han ikke længere er en del af VAB.
I januar opslog vi 2 nye fuldtidsstillinger. En håndværker til at udføre diverse service- og
reparationsarbejder i alle afdelinger samt en vicevært som bl.a. skal servicere Birkeparken.
Håndværkeren blev Jan Kunstmann, som er uddannet snedker og startede den 1. april og den 1.
maj startede Michael Melchior Bjørkquist som vicevært.
I januar 2013 deltog bestyrelsen i et seminar med Boligselskabernes Landsforening. Vi ønskede at
sikre os, at den administrationsform, som vi kender den i dag, nu også var den rigtige. Der findes
andre alternativer, og da foreningen jo på det tidspunkt stod uden egentlig forretningsfører, var
tidspunktet for sådanne overvejelser det rigtige. Vi havde 2 intensive dage med inspiration, men
føler nu at vi ønsker at fortsætte i samme spor. Ret hurtigt derefter tilbød bestyrelsen Helle N.
Schmidt at fortsætte som forretningsfører og Helle tog imod tilbuddet.
13-49
Ændringerne får også betydning for viceværtfunktionen, idet færdiggørelsen af Birkeparken, som
nævnt har nødvendiggjort ansættelsen af endnu en vicevært. Det har så til gengæld åbnet for
muligheden af en anden fordeling af afdelinger til de enkelte viceværter. Hvilke viceværter der
hører til hvilke afdelinger vil senere blive udmeldt til de berørte afdelinger. Informationen vil
også fremgå af boligforeningens hjemmeside, lige så snart beslutningerne er truffet.
Opgaverne i administrationen er blevet flere, også og særligt med færdiggørelsen af Birkeparken.
Administrationen skal jo i fremtiden servicere 670 boliger og ikke kun de tidligere 610. Hvilket jo
faktisk svarer til en forøgelse på næsten 10 procent. Birkeparken bidrager samtidigt med et pænt
beløb i administrationsbidrag. Vi besluttede derfor i marts måned at der skulle ansættes en
kontoruddannet i administrationen. I midten af april måned gennemførte vi samtaler med 5
kontoruddannede, og vi besluttede at ansætte Lotte Hundebøl. Lotte arbejder p.t. ved Haderslev
Andels-Boligforening og har 1 måneds opsigelse. Hun tiltræder derfor først den 1. juni. Vi glæder
os rigtig meget til samarbejdet med Lotte. Der er mange opgaver som ligger og venter på hende.
Som I nok kan høre har arbejdet i administrationen trukket usædvanligt store veksler, både på de
administrative medarbejdere, men sandelig også på bestyrelsesmedlemmerne.
Afdeling 26 – Birkeparken.
Bestyrelsens arbejde har også i det forgangne år været præget af foreningens ny boligafdeling,
afdeling 26 – Birkeparken. Afdelingen opføres i 2 etaper, af 30 boliger, altså i alt 60 lejligheder.
Henover sommeren og efteråret tog byggeriet for alvor form, og det var tydeligt at det nærmede
sig sin afslutning. I december flyttede de første beboere ind i første etapes blok 1 og 2, mens de
sidste 2 boligenheder først blev afleveret i januar. Ret hurtigt efter flyttede de første beboere også
ind i blok 3 og 4. Det er virkelig nogle helt fantastiske lyse og velindrettede lejligheder. Vi holdt
Åbent Hus i 2 weekender, henholdsvis den 12. og 13. januar og den 19. og 20. januar 2013. Der
var anslået ca. 1000 besøgende i de 2 weekender. Vi var vel nærmest ved at blive rendt over ende.
Interessen var i al fald meget større end vi forventede, og vi måtte improvisere for vi havde
eksempelvis ikke købt tilstrækkeligt hjem af de blå plastikovertræk til sko. Nogle interesserede
kom den første weekend, og vendte så tilbage ugen efter, medbringende tommestok og målebånd,
så de havde målene på vinduer med mere. Det vidner om at der faktisk er stor interesse og lyst til
at bo i Birkeparken. Hvordan går det så med udlejningen, kunne man helt naturligt spørge? Ja, vi
har p.t. udlejet 19 lejligheder i første etape, og 5 i anden etape. Vi er altså ikke helt i mål, men vi
er fortrøstningsfulde. Og skal vi være helt ærlige, så havde vi nok nøjedes med de 30 lejligheder i
første etape, hvis vi havde vidst, hvad vi ved i dag. Men det er svært at spå om fremtiden, og
beslutningen om opførelsen af både de 30 lejligheder i etape 1 og de 30 i etape 2 blev truffet i
slutningen af 2009. Nok var finanskrisen ikke et ukendt fænomen den gang, men ”boligboblen”
var endnu ikke bristet. Vi er dog heldige at have et helt fantastisk og tidssvarende byggeri, hvor
folk rent faktisk gerne vil bo. Så vi håber at krisen snart klinger af, og at de mange interesserede
får solgt deres huse.
Først for god måneds tid siden fik vi datoen for afleveringen af de 4 boligblokke i anden etape.
Samme dag skrev vi lejekontrakt med den første kommende beboer. Det vidner om interessen,
tænk at de pågældende skriver under på en lejekontrakt, uden overhovedet at have fået mulighed
for at se lejligheden. Som jo stadig kun er under opførelse. Vi afholder endnu et Åbent Hus
arrangement den 8. og 9. juni fra kl. 1300 – 1600, hvor vi da gerne vil invitere jer.
13-50
I efteråret 2012 var vi flere der var nervøse over, om vi nu rent faktisk kunne leje alle de
lejligheder ud. Men med den store interesse der var ved de 2 Åbent Hus arrangementer i januar,
må vi sige at den nervøsitet er ubegrundet. Det kan vi sagtens, og det gør vi formentligt også
inden udgangen af 2013. Vi undgår måske ikke at der i en periode vil være lejeledighed, men ikke
noget som overhovedet tåler sammenligning, med andre boligforeninger i region Syddanmark.
Afdelingsmøder:
Der blev afholdt afdelingsmøde med afdeling 12 i juni måned 2012, og med de øvrige afdelinger i
slutningen af september. For en del år siden forsøgte vi at overtale afdeling 12 til også at afholde
det årlige afdelingsmøde i september måned, idet det er noget nemmere at budgettere næste års
udgifter lidt senere på året, frem for i maj måned. Afdeling 12 holdt dog fast i budgetmødet i maj
måned. Det lykkedes administrationen på afdelingsmødet i maj 2012, at overbevise afdeling 12
om det rigtige i at afholde budgetmøder i september, sammen med resten af afdelingerne. Det sker
for første gang i september 2013.
Lovgiverne har bestemt at budgettet for det næste år skal godkendes på et afdelingsmøde, senest 3
måneder før regnskabsåret begynder. Det er svært at trække folk til disse møder. Som måske godt
kan virke lidt støvede, al den stund at det jo handler om tal, regnskaber og budgetter. Vi har
forsøgt at servere kaffe og ostemadder, uden at det påvirkede fremmødet væsentligt. Så for flere
år siden, begyndte vi på kun at afholde 2 efterårsmøder, et med den ene halvdel af afdelingerne
den ene aften, og resten af afdelingerne en anden aften. Det betyder helt naturligt, et højere
fremmøde. Dog stadig kun nogle få for hver afdeling. Jeg vil også gerne i aften, opfordre jer
beboere til at møde op til disse afdelingsmøder. De er helt nødvendige for beboerdemokratiet, og
særligt under punktet ”Eventuelt” får vi ofte en livlig debat. Og det giver administrationen nogle
gode input til, hvor beboerne ønsker at der skal sættes ind, i forhold til afdelingen, renoveringer
og den slags. Og det vil såmænd glæde bestyrelsen, såfremt beboerne i VAB gik i modsat retning
af alle andre boligforeninger, som også oplever vigende interesse for disse afdelingsmøder.
Kommunal anvisningsret, pendleraftale og beboerklagenævn:
Haderslev kommune har anvendt anvisningsretten 2 gange i det forgangne år. Pendleraftalen har
anvendt en enkelt gang, hvorimod VAB ikke har haft nogen sager i beboerklagenævnet.
Medlemmer:
Der er tilgået i alt 186 nye medlemmer. Tilgangen af et forholdsvis stort antal nye medlemmer
tilskriver vi til dels Åbent Hus arrangementerne i januar måned. Alene i dagene omkring dette, fik
vi næsten 30 ny medlemmer. Medlemstallet er nu 1568 medlemmer på den passive venteliste og
heraf står 193 som aktivt boligsøgende. I det forgangne år har der været i alt 119 flytninger. Heraf
21 flytninger fra Bregnbjerglunden. Fraflytningsprocenten for vore andre afdelinger udgør kun 13
procent. Endnu engang har flytningerne fortrinsvis ligget i forårs- og efterårsperioden, hvilket kan
give travlhed på kontoret og hos vore håndværkere.
Administrationen har opgjort flytningerne som:
24 er flyttet indenfor VAB
3 er flyttet til plejehjem
13 er flyttet i eget hus
8 er flyttet til andet boligselskab
13-51
17 er flyttet til anden lejebolig
25 er flyttet fra byen
29 er døde, heraf 21 fra plejecentret Bregnbjerglunden
VAB består nu af 25 afdelinger med i alt 640 lejemål heraf 18 ungdomsboliger. I juli og
september måned står anden etape af Birkeparken færdig, og herefter består VAB af i alt 670
lejemål. Herudover administrerer vi 2 bofællesskaber med 12 lejligheder, og den private
andelsboligforening Fuglehaven, med 15 seniorboliger, 8 lejligheder i bofællesskabet på
Huginsvang og 78 ældreboliger i Bregnbjerglunden. De 2 sidstnævnte ejes af Haderslev
Kommune.
Personale:
VAB´s personale udgør 9 ansatte. Fire administrative medarbejder, en nyansat snedker i
håndværkerafdelingen og 4 ejendomsfunktionærer, hvoraf den ene som nævnt tidligere er
nyansat. Desuden har vi ansat en fuldtids regnskabsassistent/”blæksprutte”, som skal hjælpe med
den daglige bogføring, men også får andre opgaver i administrationen.
Renoveringer i 2012:
Der har i 2012 ikke været renoveringer på afdelingsbasis. Til gengæld har ejendomsinspektør,
Poul Tychsen, haft rigtig travlt med individuelle renoveringer. Disse mange individuelle
forbedringer har bidraget positivt til årsregnskabet. Vore boliger er i en meget fin
vedligeholdelsesmæssig standard. Når vi renoverer, forsøger vi at anvende kvalitetsmæssige gode
og gerne vedligeholdelsesfrie materialer, der minimerer udgifterne til drifts- og
vedligeholdelseskontoen.
De seneste år har der været store problemer med indtrængende vand i syd- og vestvendte gavle og
facader i afdeling 12. Og virkeligt alvorlige problemer, som gjorde at vi i sommeren 2012
besluttede at få gennemgået afdelingen, for at kende problemets omfang, og for at finde mulige
løsninger. Rambøll har gennemgået afdeling 12, og det er ret alvorlige skader. De mursten, som
blev valgt ved byggeriet, har simpelthen en produktionsfejl, som gør at de ikke kan ”tåle at stå
ude om natten”. Fejlen har betydet at en ganske stor del af stenene har frostsprængninger, som
igen har gjort at de såkaldte murbindere, som forbinder ydervæggen med indervæggen, i meget
stort antal er rustet over. Det er en meget alvorlig situation, som tvinger os til at handle. Beboerne
i afdeling 12 er på et ekstraordinært afdelingsmøde blevet bekendt med situationen. Og de har
vedtaget at problemet skal løses, og har godkendt den helt nødvendige huslejestigning.
Renoveringen skønnes at komme til at koste den nette sum af 11.000.000 kroner, og
hovedbestyrelsen har helt ekstraordinært besluttet at tildele afdelingen næsten 2.500.000 kroner
som hjælp til renoveringen, fra de såkaldte trækningsretsmidler i Landsbyggefonden.
Hjemmeside:
I august 2009 tog vi foreningens ny hjemmeside i brug. Her kan I læse nyheder fra
boligforeningen og afdelingerne, og holde jer ajour med ledige lejligheder. Det er besluttet, at vi
kun i begrænset omfang udsender referater af generalforsamlingen og afdelingsmøderne. Disse
kan til gengæld læses og udskrives under ”Nyheder” på hjemmesiden. Tidligere brugte
ejendomsfunktionærerne mange timer på at rende rundt med disse referater, og det bliver der altså
ikke klippet meget græs af.
Samtidigt er det besluttet ikke længere at omdele regnskaber for hovedforening og de enkelte
afdelinger. Det er vores opfattelse, at ganske stort antal beboere arkiverer disse regnskaber lodret,
13-52
straks efter modtagelsen. Til gengæld vil vi lægge dem ud på hjemmesiden, således at
interesserede kan læse og udprinte. Også disse regnskaber brugte ejendomsfunktionærerne tid på
at omdele. Og det er jo skørt, hvis det ikke interesserer folk. Skulle der være en enkelt, eller flere
for den sags skyld, som enten ikke kan finde ud af at printe det ud, eller som ikke har muligheden,
kan regnskaber selvfølgelig afhentes kvit og frit på administrationen. Men en konsekvent
omdeling er meget administrativ tungt, og det har vi altså valgt at sortere fra.
Fremtiden:
Bestyrelsen vil til stadighed arbejde for, at VAB styres så det tilpasser sig landets love og regler.
Vi deltager også i konferencer, kredsmøder og forretningsfører-/formandsmøder under
Boligselskabernes Landsforening. For derigennem at holde os orienterede om boligbevægelsen og
udveksle erfaring med andre bestyrelsesmedlemmer.
Fremtiden har som nævnt været et fast punkt på bestyrelsesmøderne. Bestyrelsen ønsker at
fortsætte med egen administration, da vi mener at vi derved sikrer beboerne en lokal og
nærværende administration. Administrationen og tidligere bestyrelser i VAB har satset rigtigt
synes vi, da de valgte at opføre tæt/lav bebyggelse, i form af række-, gårdhave- og fritliggende
parcelhuse. Der er usædvanligt store problemer i mange boligforeninger region Syddanmark, som
har et utroligt højt antal boliger som står tomme. Jeg tror ikke at det er ideen med at bo til leje der
er noget galt med. Når blot varen som udbydes er rigtig, så er kunderne der. Bestyrelsen er ikke
afvisende overfor at samarbejde med andre, men vi satser på det lokale islæt.
VAB oplever tyndere ventelister, helt på linje med andre boligforeninger i området. Vi har derfor
besluttet at markedsføre os selv og reklamere for de dejlige boliger vi rent faktisk kan tilbyde.
Blandt andet i SE Arena og Kosmorama i Haderslev. Når jeg er færdig her, vil i få mulighed for at
se den lille reklamefilm, som vi har fået lavet.
Forandringerne i det seneste år har været store, så vi skal være klar til at følge op på de trufne
beslutninger. Og arbejde videre for at sikre beboerne en dygtig og nærværende administration, og
for de ansatte et godt arbejdsklima og en dejlig arbejdsplads.
Til slut vil jeg takke bestyrelsen for indsatsen i den forgangne periode. Udfordringen med
Birkeparken er igen taget meget seriøst, og trods de mange møder har I været flittige i fremmødet
og debatten. Med den prioritering at arbejdet kommer før fornøjelserne. Jeg tror at I er glade for,
og stolte af, at repræsentere Vojens Andels-Boligforening. Og jeg håber at vi kan fortsætte
arbejdet i den ny generalforsamlingsperiode.
Jeg vil også takke de ansatte i år. Det var helt sikkert en omvæltning der sådan skete i efteråret.
Og måske førte det til usikkerhed i forhold til jeres egen ansættelse. Jeg vil gerne på bestyrelsens
vegne udtrykke min fulde tillid til jer, og til det arbejde I udfører. I fik rigtig megen ros af folkene
fra Boligselskabernes Landsforening, som hjalp til med strukturændringerne. Så I kan bestemt
være tilfredse med jer selv – og tak for det.
Bestyrelsen vil fortsat arbejde for, at I som beboere kan trives, så vi stadig kan leve op til, at ”det
er godt, at bo godt og trygt”.
Der var ingen kommentarer til beretningen, som blev godkendt.
13-53
3. Endelig godkendelse af årsregnskab samt forelæggelse af budget
Årsregnskabet for 2012 blev forelagt af forretningsfører Helle Nilsson Schmidt:
Bruttoadministrationsudgifterne udgør kr. 3.517.093 en mindre udgift på knap 200.000 i forhold
til budgettet.
Den væsentligste del af afvigelsen skyldes at lønudgiften til den tidl. forretningsfører Erik i
fritstillingsperioden – den del der vedrører 2012 - er fratrukket personaleudgifterne og i stedet
medtaget som en ekstraordinær udgift.
Renteudgiften er ca. 273.000 mindre end budgetteret og dette skyldes det ekstremt lave
renteniveau vi er vidne til i disse år
Ekstraordinære poster på i alt kr. 770.965 dækker udgifter i forbindelse med den tidl.
forretningsfører Erik Mogensens fratrædelse. Vi har valgt at medtage hele udgiften til
fratrædelsesaftalen i 2012 regnskabet – så den ikke skulle påvirke det nye år. Beløbet indeholder,
pension, feriepenge og fratrædelsesgodtgørelse, som han kontraktmæssigt er berettiget til.
De samlede udgifter i alt lander på kr. 8.782.862.
De samlede indtægter beløber sig til 8.625.419 kr. og årets underskud blev på 157.443 kr.
Årsagen til at underskuddet ikke blev større uanset den store ekstraordinære udgift er, at vi har
haft en større indtægt fra byggesags honorarer end budgetteret - på godt kr. 340.000 og på lidt
ekstra for ventelistegebyrer.
Dirigenten takkede for gennemgang af årsregnskabet og forespurgte om der var spørgsmål til
regnskabet.
Da dette ikke var tilfældet, blev regnskabet for 2012 enstemmigt godkendt.
Herefter blev budgettet for 2013 forelagt af forretningsfører Helle Nilsson Schmidt:
Budgettet for 2013 er udarbejdet og godkendt i august 2012, og derfor er der ikke taget hensyn til
de strukturændringer - vi er i gang med nu - i budgettet for 2013.
Vi var – på det tidspunkt - heller ikke bekendt med, hvornår Birkeparken ville være i drift og
valgte derfor ikke at medregne administrationsindtægter herfra i budgettet.
Alligevel forventes der ikke, de helt så ændringer i slutresultatet for 2013.
Der var ikke spørgsmål til budgettet – og budgettet blev taget til efterretning.
4. Behandling af evt. indkomne forslag.
Der var ikke indkommet forslag.
13-54
5. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
Formand Henrik Brønd blev genvalgt.
Bent Nielsen og Kjeld Petersen blev genvalgt.
Frede Nielsen og Egon Nissen blev valgt til suppleanter. Egon Nissen 1. suppleant.
6. Valg af revisor
PWC blev genvalgt. Statsautoriseret revisor Søren Bonde takkede for valget.
7. Eventuelt
Der blev fra salen stillet spørgsmålstegn omkring lovligheden af valget af bestyrelse i afdeling 23
Alexandraparken. Dirigenten påpegede, at spørgsmålet ikke hørte hjemme ved
generalforsamlingen, men skulle tages op på afdelingsmødet.
Der blev stillet spørgsmål om mulighed for etablering af et fælleshus for alle afdelinger.
Formanden forespurgte forsamlingen, om det var en idé bestyrelsen skulle arbejde videre med.
Der var interesse herfor fra flere sider, dog afhængig af økonomi og beliggenhed.
Dirigenten Søren Madsen takkede for en usædvanlig god ro og orden.
Generalforsamlingen blev hævet kl. 20.01
Referent
Helle Nilsson Schmidt
Forretningsfører
Dirigent
Søren Madsen
Kredskonsulent BL