1 Referat af bestyrelsesmøde i E/F Søllerød Park, torsdag den 23. oktober 2014 kl. 19.30 Til stede: Tom Bosarp, Bent Rasmussen, Karin Clausen, Kirsten Rud, Thomas Worm, Beate Warberg (referent) Afbud: Warny Munch 1) 2) 3) 4) 5) Godkendelse af sidste mødereferat Valg af referent Balance for perioden 1.1-31.9 v/Tom Orientering fra Tom (ikke omfattet af udvalgsområderne) Orientering fra udvalgene: a. b. c. d. e. f. g. Beboerkontakt Økonomiudvalg Bygningsudvalg Grønne områder Aktivitetsudvalg IT/hjemmeside Ejendomsfunktionærer 6) Orientering fra midlertidige udvalg a. Vaskeri v/Bent og Kirsten 7) Orientering fra bestyrelsesmedlemmer/suppleanter om øvrige opgaver – se dropbox ”Udvalg og opgaver i øvrigt – opgaver fordelt mellem bestyrelsesmedlemmer 8) Næste møde er aftalt til onsdag d. 19. november kl. 19.30 9) Eventuelt Ad 1. Referat fra sidste møde blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Beate blev valgt som referent. Ad 3. Tom gennemgik balancen. Budgettet på posterne overholdes indtil videre, og det forventes alt andet lige, at det samme gør sig gældende ved udgangen af 2014. Generalforsamlingen den 28. april 2015 sættes på dagsorden på næste bestyrelsesmøde, hvor vi skal have et overblik over opgaver og fordeling af disse, herunder overvejelser vedr. udvalgenes budgetter. Referat af bestyrelsesmøde 23. oktober 2014 2 Ad 4. I maj 2014 konstaterede den ny bestyrelse, at der ikke har foreligget en skriftlig administrationsaftale mellem Ejerforeningen og administrator af E/F Søllerød Park. Bestyrelsen har derfor bedt om en sådan aftale, hvilken er modtaget i udkast den 21. oktober. Tom videresender aftalen til resten af bestyrelsen med henblik på at diskutere indholdet på næste møde. Tom og Bent har modtaget udkast til aftale med Holte Varmeforsyning. Udkastet vil blive sammenholdt med den aftale, som ejerforeningen har med den nuværende leverandør, EoN. Ad 5. a) Ikke noget at berette. b) Ikke noget at berette. c) Bent kunne berette, at servicebygningerne bliver malet færdig fredag den 24. oktober. Omlægning af fliser ved blok 1-6 samt passagen ved siden Mette Lykken er i gang med at blive omlagt. Mureren arbejder på reparation i blok 16, 17 og 18. Møbelforretningen har trods lovning på, at de ville gå i gang med at sætte vinduesrammerne i stand, endnu ikke sat arbejdet i gang. De har frist på 14 dage.. Der er stadig garageporte i de lange garager, som ikke er blevet malet. Arbejdet udsættes og overføres til 2015 budgettet. Istandsættelse af kantestene på vej ned til de lange garager er i gang. Byggeudvalget har igangsat en ekstern ekspertundersøgelse af fugtskader i tre endegavlslejligheder. Fugtskader i væggene i lejlighederne skyldes til dels, at blokken er bygget på et ringe funderet mosebundsunderlag. Så snart rapporterne er modtaget, vil byggeudvalget indhente tilbud på arbejderne til udbedring af skaderne. Thomas og Bent vil på baggrund af rapporterne vurdere behovet for undersøgelse og forebyggelse af endegavlslejligheder med risiko for lignende skader. Den nuværende forsikringspolice med Willis udløber 31. december 2014 (og ikke 31. december 2015 som det ved en fejl blev noteret i forrige bestyrelsesmødereferat). Thomas har aftalt møde med Top Danmark vedr. tilbud på ny police i næste uge. d) Havedag den 5. oktober var en stor succes med mange fremmødte og god stemning. Et par Referat af bestyrelsesmøde 23. oktober 2014 3 skraldespande ved søen mangler desværre stadig at blive udskiftet pga. tidsmangel hos inspektørerne. Der var enighed om, at Beate indkøber et par ”skræmmeugler”, som inspektørerne sætter op i et træ i nærheden af parkeringspladser, der er særligt plagede af fugleekskrementer. e) Der er nu et par forældre, der har startet ”Søllerød Parks Børneklub” som vil stå for arrangementer for børn og forældre. Første arrangement er på søndag, hvor der er hængt opslag op ved alle trapper og annonceret på hjemmesiden. Aktivitetsudvalget hjælper klubben med annoncering på hjemmesiden og bakker naturligvis initiativet op. Aktivitetsudvalget forventer at sætte et beløb af i 2015-budgettet, således at vi kan støtte børneklubbens initiativer, hvor det kræves. f) Der blev diskuteret, ad hvilke veje meddelelser fra bestyrelsen skal tilgå beboere ud over mail og opslagstavle i vaskeriet. Beate er i gang med at indsamle de sidste mailadresser og vil i den forbindelse forsøge at få et overblik over, hvor og hvor mange beboere det drejer sig om, der hverken har internet eller mulighed for at gå i vaskeriet. Karin og Beate vil se på, hvilken information, der uddeles, herunder meddelelser fra inspektørerne og hvordan omdelingen så skal være fremover. g) Inspektørernes mobiltelefoner er forældede, og det blev besluttet at indkøbe tre nye mobiltelefoner til dem. Ad 6. a) Vaskeriet: Tapetet er sat op, og Kirsten vil snarest indkøbe møbler til ”læsehjørnet”. Kirsten har smidt de gamle bøger ud og lagt blade i stedet. Kirsten regner med, at møblerne er på plads i løbet af november måned. Kirsten bemærkede, at gulvet i vaskeriet som regel er ret beskidt. Bent vil tale med inspektørerne om, hvordan et par timers rengøring om ugen kan passes ind i inspektørernes arbejde i øvrigt, evt. om vi skal hyre rengøring udefra. Bent kunne berette, at man er i gang med at vurdere to tilbud på nye vaskemaskiner til vaskeriet. På næste bestyrelsesmøde vil udvalget præsentere en samlet plan for fornyelse af ”maskinparken”; desuden mangler udvalget tilbud fra blikkenslager. Tom bad udvalget om inden næste møde at fremsende materiale til bestyrelsesmedlemmerne, så de kan se på det inden mødet. Referat af bestyrelsesmøde 23. oktober 2014 4 Ad 7. Dropbox-opgaver blev gennemgået. Der udestår at få udarbejdet flg.:    Velkomstskrivelse til nye beboere som supplement til administrators skrivelse Revideret arbejdsbeskrivelse for inspektørerne Bestyrelsens årsplan Tom bad bestyrelsen om til næste gang at medtage input til bestyrelsens årsplan. Ad 8 Næste møde aftalt til onsdag den 19. november kl. 19.30. Ad 9. Vi har endnu ikke modtaget tilbud fra Majbyg på nedtagning, transport og opsætning af rækværk – Bent rykker Majbyg. Badeværelsesvindue: Prototype er ankommet fra fabrikken i Jylland og stillet til fremvisning på gulvet i vaskeriet ved tag-aflæseren. Bent kommer med oplæg til dato (en gang i november) og dagsorden for beboermøde i vaskeriet. Bent og Tom vil være til stede på mødet til at fremlægge projektet og besvare spørgsmål. Tom mindede Bent om, at han i samarbejde med Henrik Svalebæk skal lave udkast snarest til ny formulering af §14 i vedtægterne, så den kan præsenteres på generalforsamlingen til april. Beates udkast til logo forventes færdig til næste møde. Karin og Beate aftalte, at de sammen ser på udkastet og på en strategi for information til beboerne ud over mail og ophæng i vaskeriet. Referat af bestyrelsesmøde 23. oktober 2014 Udvalg Bygninger Bygninger Bygninger Bygninger Bygninger Bygninger Grønt Grønt Bygninger Bygninger Bygninger Bygninger Bygninger Bygninger Bygninger Bygninger Bygninger Bygninger Grønt Bygninger Bygninger Bygninger Bygninger Bygninger Bestyrelse Bestyrelse IT Bygninger IT Beskrivelse Lyskasser ved møbelhandleren repareret Pullerter opsat og fundament repareret i købmandsgården 2. besigtigelse af facader og have Reparation af støttemur på bagsiden af købmandsforretningen Reparation af svampeskade i tagpap på 2 garager (de runde garager) Tilbud fra Majbyg på nedtagning, transport og opsætning fransk altan-gelændere Fældning af træer, nye hække mv. ved indgang fra Vangebovej (Krogsgaard Have & Anlæg) Indkøb og opsætning af 4 ny skraldespande i træ og hundeposeholder rundt om søen Tapetsering og nye møbler til "læsehjørnet" i vaskeriet Prototypevindue til badeværelsesvinduer, stillet til fremvisning på vaskeriet Maling af servicebygninger Undersøgelse af fugtskader i endegavle i tre boligblokke Reparation af tagrender på de runde garager Røde Kors tøj-container opstilles på containerpladsen Ny 3-cifret nummerering af parkeringspladser Div. beboelsesblokke, i bl.a. blok 16-18 Istandsættelse af møbelforretningens facade (pålagt lejer af ejerforeningen) Istandsættelse af kantestene på vejen ned til de lange garager Indkøb af 2 skræmmeugler til opsætning over parkeringsplads Omlægning af flisebelægning mellem blok 1 og 6 samt ved Mette Lykken-passagen Indkøb og opsætning af sofa/stole i læsehjørnet Pergola uden for Mette Lykken-forretningen rives ned Understrygning af tag i blok 5 og 6 når nye, reviderede tilbud er modtaget Genforhandling af eksist. bygningsforsikring - eller finde bedre forsikringsdækning Årsplan for bestyrelsen Velkomstskrivelse til nye beboere Oprydning i og arkivering af ringbind på inspektørkontoret Maling af resterende garageporte (lange garager) - udsat til 2015 Logo til brevpapir Referat af bestyrelsesmøde 23. oktober 2014 Forventes udført 15-08-2014 20-08-2014 23-08-2014 23-08-2014 01-10-2014 01-10-2014 01-10-2014 01-10-2014 15-10-2014 22-10-2014 24-10-2014 28-10-2014 01-11-2014 01-11-2014 01-11-2014 01-11-2014 03-11-2014 03-11-2014 03-11-2014 20-11-2014 01-12-2014 01-12-2014 15-12-2014 31-12-2014 31-12-2014 31-12-2014 31-12-2014 01-04-2015 28-04-2015 5 Afsluttet Ja Ja Ja Ja Ja Nej Ja Ja Ja Ja Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej 6 Referat af bestyrelsesmøde 23. oktober 2014