31
GENERALFORSAMLING DEN 24 FEBRUAR 2015 I
GRUNDEJERFORENINGEN “RØRLANDSVÆNGE”
Den årlige generalforsamling i Grundejerforeningen ”Rørlandsvænge” blev afholdt den 24.
februar 2014 kl 19.30 i henhold til vedtægterne. Generalforsamlingen blev afholdt på Hjørring
Kro. Der var 22 fremmødte hvoraf 25 var stemmeberettigede.
Formanden bød velkommen.
Valg af dirigent.
Inger Andersen, HT 37, blev foreslået af bestyrelsen som dirigent, og valgtes til dirigent.
Dirigenten startede med at konstatere, at generalforsamlingen var indkaldt med de i
vedtægterne anførte 3 ugers varsel.
Formandens beretning.
Formanden, Karl-Johan Stæhr, fremlagde sin beretning for det forgangne år, 2014. (se
vedhæftede).
HT4: Vi bruger vores mulighed for saltning og rydning af veje for lidt. Rydningen af sne er for
dårlig og kommer for sent.
FÆ 75: Hvorfor ringer man ikke til Toftegaard og for ham til at rydde?
Svar: det vil vi se på til næste sæson.
NW26: Hvilket stykke er det vi selv har ansvar for bliver ryddet?
Svar: Det drejer sig om offentligt fortov, et stykke langs ens grund på boligveje svarende til
fortovsbredde samt stykket fra ens skel og indtil fordør.
Der var ingen kommentarer til formandens beretning, og den blev enstemmigt godkendt.
Fremlæggelse af regnskab.
Forretningsfører Karsten Andersen fremlagde for 36. gang det reviderede regnskab for det
forgangne år.
FÆ74: Kunne man ikke betale et af foreningens lån ud?
Svar: Det er undersøgt og det kan ikke betale sig.
32
Der var ingen spørgsmål til regnskabet, og det blev godkendt enstemmigt.
Fremtidigt arbejde og indkomne forslag:
Formanden fremlagde det fremtidige arbejde i 2015:
Reparation af vægge i 6 garager, renoveringen af garager forsætter med 6 garager per år.
Vedligeholdelse af bagvæg på garager. Bagvæg på garagebygning ind mod naboer skal
renoveres lige som bagvægen på garager ned mod Tøtmosen i 2013.
Etablering af nyt stakit mod FÆ 100. Raftehegnet ind mod FÆ100 skal udskiftes med et
plankeværk af den type vi allerede har startet ved containerpladsen.
Maling af nyt plankeværk bag HT4-8 samt ved containerplads
Indkøb af ny plæneklipper
De fremtidige arbejder godkendtes.
Der var et indkommet 5 forslag fra bestyrelsen til ændringer af Foreningens vedtægter. Dette
forslag omdelt med mødeindkaldelsen (se vedhæftede).
Formanden fremførte, at bestyrelsen havde fremsat forslagene for at sikre at foreningens
vedtægter var op til lovgivningen samt nuværende praksis.
Dirigenten fremførte, at alle havde haft mulighed for at læse alle forslag på forhånd, og der
således ikke var behov for at gennemgå forslaget ydereligere. Endvidere foreslog dirigenten, at
man afstemte om de fem forslag under et.
FÆ74: Hvorfor skal der ikke længere være to underskrifter på en betaling?
Svar: Da alle betalinger i dag foregår ved elektronisk overførsel, er det ikke længere muligt.
Vedtægtsændringerne blev herefter godkendt enstemmigt.
Formanden fremførte, at man efter foreningens vedtægter var nødt til at afholde en
ekstraordinær generalforsamling, i det en vedtægtsændring krævede at ¾ af grundejerne er til
stede og yderligere, at ¾ af de tilstedeværende tiltræder forslaget.
Er ¾ af foreningens medlemmer ikke til stede, men forslaget vedtages af ¾ af de
tilstedeværende medlemmer, skal bestyrelsen inden 1 måned forelægge forslaget for en
ekstraordinær generalforsamling, der – uanset det fremmødte antal medlemmer – kan vedtage
forslaget med simpel stemmeflerhed.
33
HT4: Mente at man burde have Hjørring kommune ind over inden man afholdt ekstraordinær
generalforsamling:
Svar: Dette vil man sikkert ikke kunne nå inden fristen på 4 uger inden en
ekstraordinærgeneralforsamling.
Vederlag til bestyrelsesmedlemmer:
Fri garage samt bestyrelsesfest blev vedtaget enstemmigt.
Fremlæggelse af budget 2015:
Forretningsfører Karsten Andersen fremlagde budgettet for 2015.
Budgetforslaget blev vedtaget enstemmigt.
Valg til bestyrelsen:
Efter tur afgår Finn Hymøller og Karsten Thoft fra bestyrelsen. Finn Hymøller og Karsten Thoft
er villige til at genopstille til bestyrelsen. Dirigenten forhørte sig, om der var andre kandidater.
Dette var ikke tilfældet, hvorefter Finn Hymøller og Karsten Thoft valgtes til bestyrelsen.
Bestyrelsen foreslog Ann Kirstine Pedersen, HT5 som suppleant. Ann Kirstine Pedersen valgtes
som 2. suppleant.
Valg af revisor:
HS Revision A/S, Pandrup valgtes enstemmigt som revisor i 2015
Eventuelt:
FÆ 68: Kunne man ikke overveje at udskifte skiltet på Arne Beth’s plads med en sten eller noget
andet mere permanent?
Svar: Bestyrelsen vil se på dette
HT4: God ide, feks. en stor natursten.
NW26: Produktionsskolen vil gere have sådant et job.
FÆ68: Skal legehuset på legepladsen HT have en overhaling eller skal der nyt?
Svar Det skal have en overhaling.
34
Generalforsamlingen afsluttes med, at formanden takker for det store fremmøde og dirigenten
takker for god ro og orden.
Dirigent:
Inger Andersen
Formandsberetning for 2014.
Så er der gået endnu et år, og det er tid for at fremlægge beretning for foreningens aktiviteter i
2014.
I 2012 og 2013 forsøgte vi at holde foreningens aktiviteter på et lavt niveau for at undgå
kontingent stigninger. Desværre blev vi i 2013 overrasket af en total uforudset prisstigning på
vores forsikring på 26 %, hvilket betød, at vi måtte udsætte renoveringen af tre garager til 2014.
Set i lyset af de prisstigninger der havde været i 2013 og det vedligeholdes krav, der er på
grundejerforeningens fælles aktiver, blev vi i 2014 desværre nødt til at forhøje kontingent samt
leje på garager.
Renoveringen af de tre garager der blev udskudt i 2013 blev gennemført i 2014 med efter
bestyrelsens mening et godt resultat. Dette her ledt til at vi fra 2015 vil starte et
renoveringsprogram hvor 6 garager renoveres per år.
Af andre vedligeholdelsesarbejder i 2014 kan nævnes at en boligvej, boligvejen NW 10-24, blev
asfalteret. Dette er del af det program, hvor en boligvej asfalteres hvert andet år. Til dette
program laver vi årligt henlæggelser, som det vil fremgå af forretningsførerens gennemgag af
regnskab og budget, således sådanne store udgifter ikke kommer til at belaste et enkelt års
budget.
Vinteren 2013-2014 var gudskelov mild, og vi kom ud af vinter sæsonen med kun een større
snestorm der krævede ekstra rydning af kvarterts veje. Dette har betydet, at vi har kunnet
komme ud af budgetåret 2014 med en besparelse på snerydningsposten. Vores
snerydningskontrakt med Vennelyst er bygget således op, at vi har en fast kontrakt på rydning
af fortove på offentlig vej, et spor ind af alle boligveje, samt hele garagepladsen. Herudover kan
vi efter behov bestille saltning samt rydning af offentligt vejareal i kvarteret til en fast favorabel
pris.
35
Bestyrelsen bliver nødt til at gøre medlemmerne opmærksom på, at denne fælles
snerydningsordning på ingen måde fratager den enkelte boligejer fra sit snerydningsansvar.
Dette betyder, at hvis der trods snerydningen er glat eller at Vennelyst ikke har kunnet komme
til at rydde grundet parkerede biler ud for en bolig, er det stadig den enkelte boligejers pligt, at
der ryddes. Eventuelle uheld grundet glatføre påhviler også den enkelte husejer.
Fra 2014 fik vi som annonceret på sidste generalforsamling en ny ordning med
haveaffaldscontainer. I stedet for de vanlige 4 små grønne containere fik vi en stor container i
perioden april til oktober. Dette skyldtes nye ordninger ved AVV. Systemet synes at have
fungeret og containeren er blevet brugt flittigt. Bestyrelsen bliver dog stadig nødt til at minde
om, at containeren kun er til almindelig have affald, hvilket betyder at man ikke må fylde den
med afgravet jord eller græstørv. Endvidere må der ikke kommes plastik sække eller anden
form for affald i. Hvis dette ikke bliver overholdt må bestyrelsen se sig nødsaget til at inddrage
ordningen.
Sommerfest blev i 2014 afholdt den 16. august. Efter forslag fra et medlem startede vi i år
sommerfesten med et loppemarked om formiddagen med 7 boder. Dette var et dejligt nyt
indslag og bestyrelsen takker Jette FÆ 69 for det gode initiativ og for organiseringen af
loppemarkedet. I vanlig tradition forsatte dagen med en børne/familie del med hoppeborg,
fodboldturnering, rundbold samt andre lege om eftermiddagen. Ved aftenstid blev der herefter
tændt op i grillerne, hvorefter alle hyggede sig med medbragt mad og drikke. I alt ca 59, 19
børn og 40 voksne deltog i festen. Vi sender en stor tak til Sommerfest-udvalget for denne del
af en dejlig sommerfest.
Som vedtaget på generalforsamlingen i 2013 afholdt vi for anden gang arbejdsdage hvor
hustande, der ikke deltog i arbejdet blev pålignet en afgift på 250 kr. Arbejdsdagene var
tilrettelagt således, at man kunne vælge at deltage enten formiddag eller eftermiddag på
dagene 31. august eller 7. september. Hvis man ikke havde mulighed for at deltage på nogen af
disse fire tidspunkter, gav vi også mulighed for at udføre sin arbejdsdagspligt på et andet
tidspunkt.
Denne måde at afholde arbejdsdag var som sidste år en succes, idet ikke mindre end 42
hustande (37.2 %) deltog i arbejdsdagen. Dette var lidt mindre end i 2013 hvor 49 hustande
(43.4 %) deltog. Nogle valgte at udføre deres indsats på egen valgte tidspunkter eller hjalp
Karsten Toft med indledende arbejder, således det var muligt at få gennemført opgaver, der af
sin karakter strakte sig over en længere periode, som for eksempel renoveringen af plankeværk
bag HT 4-8.
36
På arbejdsdagene opnåede vi grundet det flotte fremmøde ikke blot at få lavet flere planlagte
opgaver: Etablering af en ekstra udluftningsrist i alle garageporte, Maling af det plankeværk ved
garagepladsen, der blev lavet i 2013, Nyt plankeværk bag HT 4-8, Rydning af stykket bag
garagerne, men også rensning af kloakker på fællesveje ved garageanlægget og på boligveje.
Vejret drillede os en del i år i forhold til de planlagte malerarbejder, men de folk der var på
malerholdene var meget fleksible og valgte at møde op på andre tidspunkter, hvor vejret viste
sig fra den rigtige side.
Arbejdsdagene har betydet at foreningen har fået gennemført en række opgaver der ellers ville
have belastet budgettet kraftigt, hvis de skulle have været gennemført med ekstern
arbejdskraft. Der er således blevet udført ca. 105 timers arbejde af de 42 deltagende
husstande. Hvis man takserer arbejdet til ¾ af en håndværkerløn (450 kr) vil dette svare til, at
der er udført arbejde for omkring 35.000 kr.
På sidste generalforsamling annoncerede vi, at foreningen ville gå over til en ny
hjemmesideudbyder. I denne sammenhæng valgte vi også ved arbejde fra nogle af bestyrelsens
medlemmer, at revidere den gamle hjemme side så den skulle blive mere klar og logisk samt få
nogle nye funktioner. Den nye hjemmeside indeholder mulighed for online at melde ejerskifte
på huse. Endvidere har hjemmesiden også været brugt i forbindelse med tilmelding til
arbejdsdag. Ikke alle de funktioner og oplysninger er endnu helt på plads, men med den model
vi har valgt til hjemmesiden er bestyrelsen løbende i stand til selv at foretage ændringer og
tilpasninger. Noget af det næste vi vil lave er en bedre mulighed for at skrive sig på venteliste til
garager.
I 2012 valgte vi at gå på de elektroniske medier for at få en bedre kontakt med vores
medlemmer og oprettede en Facebookgruppe kaldet Rorlandsvaenge. Denne har vi brugt det
sidste år til parallelt med, at vi hustandsomdeler informationer fra bestyrelse også, at lægge
disse ting op på Facebook. Dette synes, at have været en succes, og vi er i dag oppe på 69
personer på vores gruppe. Dette har vist sig at være en hurtig og nem måde at have kontakt
med en del af vores medlemmer.
Bestyrelsen har i 2013 afholdt 8 møder udover generalforsamlingen, idet vi bevidst har forsøgt
at holde antallet af møder nede, da der jo er tale om frivilligt arbejde vi laver i vores fritid. Dette
skal dog ikke holde medlemmerne tilbage fra at kontakte et bestyrelsesmedlem, hvis man har
spørgsmål eller ideer.
Karl-Johan Stæhr
Formand
37
Forslag fra bestyrelsen til Grundejerforeningen
Rørlandsvænges’s ordinære generalforsamling den 24. februar
2015
Bestyrelsen har i året 2014 gennemgået foreningens vedtægter, som de blev
vedtaget på generalforsamlingen den 18. september 2000 og ekstraordinær
generalforsamling den 20. september (se vedtægterne på foreningens
hjemmeside www.rorlandsvaenge.dk) for at sikre at foreningens vedtægter lever
op til foreningens øjeblikkelige virke, samt gældende lovgivning.
Bestyrelsen foreslår følgende ændringer til Vedtægterne for Grundejerforeningen
”Rørlandsvænge” fra 2000:
Forslag 1. § 2: Formål i foreningens vedtægter foreslås ændret i forhold til teksten
fra 2000 på følgende måde:
Andet afsnit ændres til:
At administrere og udleje de på fællesarealet opførte garager, at administrere
legepladser og i øvrigt føre tilsyn med og bekoste vedligeholdelsen af
garageanlægget og legepladserne.
Tredje afsnit ændres til:
At forestå snerydning af offentlige fortove og boligveje beliggende i foreningens
område samt snerydning af foreningens garageplads.
Ottende afsnit erstattes med:
At forestå afholdelse af årlig arbejdsdag, hvor medlemmerne udfører
vedligeholdelses-/og renoveringsopgaver m.v. af foreningens fællesområder.
Forslag 2. § 3: Foreningens medlemmer i foreningens vedtægter foreslås ændret i
forhold til teksten fra 2000 på følgende måde:
Tredje afsnit ændres til:
38
Når et medlem afhænder sin ejendom, har han pligt til at underrette bestyrelsen
om den nye ejers navn og bopæl, telefon nr./e-mail adresse samt sin nye adresse
og telefon nr./e-mail adresse.
Forslag 3. § 7: Bestyrelse i foreningens vedtægter foreslås ændret i forhold til
teksten fra 2000 på følgende måde:
Sjete afsnit ænders til:
Bestyrelsen kan antage regnskabsmæssig/administrativ lønnet medhjælp i det
omfang, det er påkrævet. Forretningsføreren kan være medlem af bestyrelsen.
Forslag 4. § 9: Regnskab og revision i foreningens vedtægter foreslås ændret i
forhold til teksten fra 2000 på følgende måde:
Tredje afsnit ændres til:
Foreningens midler skal henstå på foreningens konti i bank eller sparekasse.
Forslag 5. § 10: Revisor i foreningens vedtægter foreslås ændret i forhold til
teksten fra 2000 på følgende måde:
Første afsnit ændres til:
På den årlige generalforsamling vælges revisor, der skal være statsautoriseret
eller registreret, og således at revisoren reviderer foreningens bogholderi mindst
én gang årligt og indgiver sine revisionsbemærkninger til bestyrelsen, der påser i
samarbejde med revisor, at bemærkningerne påføres regnskabet i henhold til
årsregnskabslovens til enhver tid gældende bestemmelser.
Bestyrelsen
7. januar 2015