Guide til e-conomic integration 1 EazyProject e-conomic integration Indhold Flow diagram ..................................................................................................................................................... 3 Opstart - Trinvis guide til at komme i gang ....................................................................................................... 3 1. e-conomic konto og opret forbindelse ...................................................................................................... 3 2.1. Hvis du er ny EazyProject kunde og eksisterende e-conomic kunde ..................................................... 4 2.1.1 Importer varer til fakturering og evt. materialeregistrering ............................................................ 4 2.1.2. Importer kunder og kontakter......................................................................................................... 4 2.1.3. Overfør fakturaer og kreditnotaer til e-conomic............................................................................. 4 2.2 Hvis du er ny EazyProject kunde og ny e-conomic kunde ....................................................................... 5 2.2.1. Opret nye varer i e-conomic og importer til EazyProject ................................................................ 5 2.2.2. Opret nye kunder i E-conomic og importer kunder og kontakter ................................................... 5 2.2.3. Overfør fakturaer og kreditnotaer til e-conomic............................................................................. 5 2.3 Hvis du er eksisterende EazyProject kunde og eksisterende e-conomic kunde ..................................... 6 2.3.1. Importer varer til fakturering og evt. materialeregistrering ........................................................... 6 2.3.2. Ret kundenumre i EazyProject ........................................................................................................ 6 2.3.3. Overfør fakturaer og kreditnotaer til e-conomic............................................................................. 6 2.4 Hvis du er eksisterende EazyProject kunde og ny e-conomic kunde ...................................................... 7 2.4.1. Importer varer til fakturering og evt. materialeregistrering ........................................................... 7 2.4.2. Opret kunder i e-conomic................................................................................................................ 7 2.4.3. Overfør fakturaer og kreditnotaer til e-conomic............................................................................. 7 2 Flow diagram EazyProject Kunder Kontaktpersoner Vareliste og varegrupper - til fakturering e-conomic Medarbejdere Fakturaer og kreditnotaer Fakturanumre og betalinger Vareliste - til materialeregistrering Pile indikerer dataretning Opstart - Trinvis guide til at komme i gang 1. e-conomic konto og opret forbindelse Udfyld e-conomic aftalenummer, bruger-id og adgangskode og aktivér integrationen. Husk at din e-conomic konto skal være sat op til API. Dette er gratis og skal blot aktiveres. Klik Gem/opdater for at oprette forbindelse til din e-conomic konto. Data hentes nu direkte fra e-conomic og bruges i nedenstående formular. Udfyld følgende (afkryds kun ”Hent varer til materialeregistrering”, hvis dette er relevant): Klik Gem/opdater for at gemme indstillingerne 3 2.1. Hvis du er ny EazyProject kunde og eksisterende e-conomic kunde 2.1.1 Importer varer til fakturering og evt. materialeregistrering Varer til fakturering: Klik Administration -> Vareliste -> Vis vareliste Klik på knappen ”Hent vareliste fra e-conomic” øverst til højre. EazyProject varelisten opdateres nu fra e-conomic Varer til materialeregistrering: Klik Administration -> Materialelister -> Materialeliste Klik på knappen ”Hent vareliste fra e-conomic” øverst til højre. EazyProject materialelisten opdateres nu fra e-conomic 2.1.2. Importer kunder og kontakter Klik Kunder -> Vis kunder Klik på knappen ”Indlæs data fra e-conomic” øverst til højre. EazyProject kundelisten opdateres nu fra e-conomic BEMÆRK, at EazyProject kundenummeret bruges til at matche hver enkelt kunde, og kundenummeret er derfor ens i både EazyProject og e-conomic. Når kundenumrene er identiske for begge systemer, opdateres kunden i EazyProject fremover med data fra economic. 2.1.3. Overfør fakturaer og kreditnotaer til e-conomic Klik Finans -> Vis fakturaer Klik på knappen ”Eksporter godkendte fakturaer til e-conomic” øverst til højre. Fakturaer og kreditnotaer overføres nu til e-conomic. BEMÆRK, hvis kunde, kundekontakt, medarbejder, vare eller varegruppe ikke findes i e-conomic, oprettes disse automatisk ved overførsel af fakturaer. 4 2.2 Hvis du er ny EazyProject kunde og ny e-conomic kunde 2.2.1. Opret nye varer i e-conomic og importer til EazyProject Opret nye varer i e-conomics varekartotek. Se evt. e-conomic vejledning og hjælp. Varer til fakturering: Klik Administration -> Vareliste -> Vis vareliste Klik på knappen ”Hent vareliste fra e-conomic” øverst til højre. EazyProject varelisten opdateres nu fra e-conomic Varer til materialeregistrering: Klik Administration -> Materialelister -> Materialeliste Klik på knappen ”Hent vareliste fra e-conomic” øverst til højre. EazyProject materialelisten opdateres nu fra e-conomic 2.2.2. Opret nye kunder i E-conomic og importer kunder og kontakter Opret nye kunder i e-conomics debitorkartotek. Se evt. e-conomic vejledning og hjælp. Klik Kunder -> Vis kunder Klik på knappen ”Indlæs data fra e-conomic” øverst til højre. EazyProject kundelisten opdateres nu fra e-conomic BEMÆRK, at EazyProject kundenummeret bruges til at matche hver enkelt kunde, og kundenummeret er derfor ens i både EazyProject og e-conomic. Når kundenumrene er identiske for begge systemer, opdateres kunden i EazyProject fremover med data fra economic. Hvis kundenumrene er forskellige oprettes kunde-dubletter. 2.2.3. Overfør fakturaer og kreditnotaer til e-conomic Klik Finans -> Vis fakturaer Klik på knappen ”Eksporter godkendte fakturaer til e-conomic” øverst til højre. Fakturaer og kreditnotaer overføres nu til e-conomic. BEMÆRK, hvis kunde, kundekontakt, medarbejder, vare eller varegruppe ikke findes i e-conomic, oprettes disse automatisk ved overførsel af fakturaer. 5 2.3 Hvis du er eksisterende EazyProject kunde og eksisterende e-conomic kunde 2.3.1. Importer varer til fakturering og evt. materialeregistrering Varer til fakturering: Klik Administration -> Vareliste -> Vis vareliste Klik på knappen ”Hent vareliste fra e-conomic” øverst til højre. EazyProject varelisten opdateres nu fra e-conomic Varer til materialeregistrering: Klik Administration -> Materialelister -> Materialeliste Klik på knappen ”Hent vareliste fra e-conomic” øverst til højre. EazyProject materialelisten opdateres nu fra e-conomic BEMÆRK, at EazyProject varenummeret bruges til at matche hver enkelt vare og er derfor ens i både EazyProject og economic. Hvis der findes et identisk varenummer for begge systemer, opdateres varen i EazyProject med data fra e-conomic. Hvis varenumrene er forskellige oprettes dubletter. 2.3.2. Ret kundenumre i EazyProject Klik Kunder -> Vis kunder Klik på blyant-ikonet for at redigere kundeoplysninger Indtast kundenummer fra e-conomic debitorkartotek BEMÆRK, at EazyProject kundenummeret bruges til at matche hver enkelt kunde og kundenummeret er derfor ens i både EazyProject og e-conomic. Når kundenumrene er identiske for begge systemer, opdateres kunden i EazyProject fremover med data fra economic. Hvis kundenumrene er forskellige oprettes kunde-dubletter. 2.3.3. Overfør fakturaer og kreditnotaer til e-conomic Klik Finans -> Vis fakturaer Klik på knappen ”Eksporter godkendte fakturaer til e-conomic” øverst til højre. Fakturaer og kreditnotaer overføres nu til e-conomic. BEMÆRK, hvis kunde, kundekontakt, medarbejder, vare eller varegruppe ikke findes i e-conomic, oprettes disse automatisk ved overførsel af fakturaer. 6 2.4 Hvis du er eksisterende EazyProject kunde og ny e-conomic kunde 2.4.1. Importer varer til fakturering og evt. materialeregistrering Varer til fakturering: Du kan vælge at oprette varer og varegrupper i e-conomic og indlæse varer til EazyProject eller du kan vælge at autooprette varer i e-conomic i takt med at fakturaer overføres. Indlæs varer fra e-conomic: Klik Administration -> Vareliste -> Vis vareliste Klik på knappen ”Hent vareliste fra e-conomic” øverst til højre. EazyProject varelisten opdateres nu fra e-conomic Varer til materialeregistrering: Klik Administration -> Materialelister -> Materialeliste Klik på knappen ”Hent vareliste fra e-conomic” øverst til højre. EazyProject materialelisten opdateres nu fra e-conomic BEMÆRK, at EazyProject varenummeret bruges til at matche hver enkelt vare og er derfor ens i både EazyProject og economic. Hvis der findes et identisk varenummer for begge systemer, opdateres varen i EazyProject med data fra e-conomic. Hvis varenumrene er forskellige oprettes dubletter. 2.4.2. Opret kunder i e-conomic Du kan vælge at: 1. Eksporterer kunder fra EazyProject til Excel og herefter indlæse kundefilen i e-conomic eller 2. Autooprette kunder i e-conomic i takt med at fakturaer overføres til e-conomic Eksport af kunder fra EazyProject til Excel Klik Kunder -> Vis kunder Klik på knappen Excel for at eksportere kunder til en excel-fil. Følg e-conomic vejledning til indlæsning af kunder (Debitorkartotek -> Importér debitorer) BEMÆRK, at EazyProject kundenummeret bruges til at matche hver enkelt kunde og kundenummeret er derfor ens i både EazyProject og E-conomic. Når kundenumrene er identiske for begge systemer, opdateres kunden i EazyProject fremover med data fra economic. Hvis kundenumrene er forskellige oprettes kunde-dubletter. 2.4.3. Overfør fakturaer og kreditnotaer til e-conomic Klik Finans -> Vis fakturaer Klik på knappen ”Eksporter godkendte fakturaer til e-conomic” øverst til højre. Fakturaer og kreditnotaer overføres nu til e-conomic. BEMÆRK, hvis kunde, kundekontakt, medarbejder, vare eller varegruppe ikke findes i e-conomic, oprettes disse automatisk ved overførsel af fakturaer. 7
© Copyright 2024