Guide til e-conomic integration
1
EazyProject e-conomic integration
Indhold
Flow diagram ..................................................................................................................................................... 3
Opstart - Trinvis guide til at komme i gang ....................................................................................................... 3
1. e-conomic konto og opret forbindelse ...................................................................................................... 3
2.1. Hvis du er ny EazyProject kunde og eksisterende e-conomic kunde ..................................................... 4
2.1.1 Importer varer til fakturering og evt. materialeregistrering ............................................................ 4
2.1.2. Importer kunder og kontakter......................................................................................................... 4
2.1.3. Overfør fakturaer og kreditnotaer til e-conomic............................................................................. 4
2.2 Hvis du er ny EazyProject kunde og ny e-conomic kunde ....................................................................... 5
2.2.1. Opret nye varer i e-conomic og importer til EazyProject ................................................................ 5
2.2.2. Opret nye kunder i E-conomic og importer kunder og kontakter ................................................... 5
2.2.3. Overfør fakturaer og kreditnotaer til e-conomic............................................................................. 5
2.3 Hvis du er eksisterende EazyProject kunde og eksisterende e-conomic kunde ..................................... 6
2.3.1. Importer varer til fakturering og evt. materialeregistrering ........................................................... 6
2.3.2. Ret kundenumre i EazyProject ........................................................................................................ 6
2.3.3. Overfør fakturaer og kreditnotaer til e-conomic............................................................................. 6
2.4 Hvis du er eksisterende EazyProject kunde og ny e-conomic kunde ...................................................... 7
2.4.1. Importer varer til fakturering og evt. materialeregistrering ........................................................... 7
2.4.2. Opret kunder i e-conomic................................................................................................................ 7
2.4.3. Overfør fakturaer og kreditnotaer til e-conomic............................................................................. 7
2
Flow diagram
EazyProject
Kunder
Kontaktpersoner
Vareliste og varegrupper - til fakturering
e-conomic
Medarbejdere
Fakturaer og kreditnotaer
Fakturanumre og betalinger
Vareliste - til materialeregistrering
Pile indikerer dataretning
Opstart - Trinvis guide til at komme i gang
1. e-conomic konto og opret forbindelse
Udfyld e-conomic aftalenummer, bruger-id og adgangskode og aktivér integrationen.
Husk at din e-conomic konto skal være sat op til API. Dette er gratis og skal blot aktiveres.
Klik Gem/opdater for at oprette forbindelse til din e-conomic konto.
Data hentes nu direkte fra e-conomic og bruges i nedenstående formular.
Udfyld følgende (afkryds kun ”Hent varer til materialeregistrering”, hvis dette er relevant):
Klik Gem/opdater for at gemme indstillingerne
3
2.1. Hvis du er ny EazyProject kunde og eksisterende e-conomic kunde
2.1.1 Importer varer til fakturering og evt. materialeregistrering
Varer til fakturering:
Klik Administration -> Vareliste -> Vis vareliste
Klik på knappen ”Hent vareliste fra e-conomic” øverst til højre.
EazyProject varelisten opdateres nu fra e-conomic
Varer til materialeregistrering:
Klik Administration -> Materialelister -> Materialeliste
Klik på knappen ”Hent vareliste fra e-conomic” øverst til højre.
EazyProject materialelisten opdateres nu fra e-conomic
2.1.2. Importer kunder og kontakter
Klik Kunder -> Vis kunder
Klik på knappen ”Indlæs data fra e-conomic” øverst til højre.
EazyProject kundelisten opdateres nu fra e-conomic
BEMÆRK, at EazyProject kundenummeret bruges til at matche hver enkelt kunde, og kundenummeret er derfor ens i
både EazyProject og e-conomic.
Når kundenumrene er identiske for begge systemer, opdateres kunden i EazyProject fremover med data fra economic.
2.1.3. Overfør fakturaer og kreditnotaer til e-conomic
Klik Finans -> Vis fakturaer
Klik på knappen ”Eksporter godkendte fakturaer til e-conomic” øverst til højre.
Fakturaer og kreditnotaer overføres nu til e-conomic.
BEMÆRK, hvis kunde, kundekontakt, medarbejder, vare eller varegruppe ikke findes i e-conomic, oprettes disse
automatisk ved overførsel af fakturaer.
4
2.2 Hvis du er ny EazyProject kunde og ny e-conomic kunde
2.2.1. Opret nye varer i e-conomic og importer til EazyProject
Opret nye varer i e-conomics varekartotek.
Se evt. e-conomic vejledning og hjælp.
Varer til fakturering:
Klik Administration -> Vareliste -> Vis vareliste
Klik på knappen ”Hent vareliste fra e-conomic” øverst til højre.
EazyProject varelisten opdateres nu fra e-conomic
Varer til materialeregistrering:
Klik Administration -> Materialelister -> Materialeliste
Klik på knappen ”Hent vareliste fra e-conomic” øverst til højre.
EazyProject materialelisten opdateres nu fra e-conomic
2.2.2. Opret nye kunder i E-conomic og importer kunder og kontakter
Opret nye kunder i e-conomics debitorkartotek.
Se evt. e-conomic vejledning og hjælp.
Klik Kunder -> Vis kunder
Klik på knappen ”Indlæs data fra e-conomic” øverst til højre.
EazyProject kundelisten opdateres nu fra e-conomic
BEMÆRK, at EazyProject kundenummeret bruges til at matche hver enkelt kunde, og kundenummeret er derfor ens i
både EazyProject og e-conomic.
Når kundenumrene er identiske for begge systemer, opdateres kunden i EazyProject fremover med data fra economic.
Hvis kundenumrene er forskellige oprettes kunde-dubletter.
2.2.3. Overfør fakturaer og kreditnotaer til e-conomic
Klik Finans -> Vis fakturaer
Klik på knappen ”Eksporter godkendte fakturaer til e-conomic” øverst til højre.
Fakturaer og kreditnotaer overføres nu til e-conomic.
BEMÆRK, hvis kunde, kundekontakt, medarbejder, vare eller varegruppe ikke findes i e-conomic, oprettes disse
automatisk ved overførsel af fakturaer.
5
2.3 Hvis du er eksisterende EazyProject kunde og eksisterende e-conomic kunde
2.3.1. Importer varer til fakturering og evt. materialeregistrering
Varer til fakturering:
Klik Administration -> Vareliste -> Vis vareliste
Klik på knappen ”Hent vareliste fra e-conomic” øverst til højre.
EazyProject varelisten opdateres nu fra e-conomic
Varer til materialeregistrering:
Klik Administration -> Materialelister -> Materialeliste
Klik på knappen ”Hent vareliste fra e-conomic” øverst til højre.
EazyProject materialelisten opdateres nu fra e-conomic
BEMÆRK, at EazyProject varenummeret bruges til at matche hver enkelt vare og er derfor ens i både EazyProject og economic.
Hvis der findes et identisk varenummer for begge systemer, opdateres varen i EazyProject med data fra e-conomic.
Hvis varenumrene er forskellige oprettes dubletter.
2.3.2. Ret kundenumre i EazyProject
Klik Kunder -> Vis kunder
Klik på blyant-ikonet for at redigere kundeoplysninger
Indtast kundenummer fra e-conomic debitorkartotek
BEMÆRK, at EazyProject kundenummeret bruges til at matche hver enkelt kunde og kundenummeret er derfor ens i
både EazyProject og e-conomic.
Når kundenumrene er identiske for begge systemer, opdateres kunden i EazyProject fremover med data fra economic.
Hvis kundenumrene er forskellige oprettes kunde-dubletter.
2.3.3. Overfør fakturaer og kreditnotaer til e-conomic
Klik Finans -> Vis fakturaer
Klik på knappen ”Eksporter godkendte fakturaer til e-conomic” øverst til højre.
Fakturaer og kreditnotaer overføres nu til e-conomic.
BEMÆRK, hvis kunde, kundekontakt, medarbejder, vare eller varegruppe ikke findes i e-conomic, oprettes disse
automatisk ved overførsel af fakturaer.
6
2.4 Hvis du er eksisterende EazyProject kunde og ny e-conomic kunde
2.4.1. Importer varer til fakturering og evt. materialeregistrering
Varer til fakturering:
Du kan vælge at oprette varer og varegrupper i e-conomic og indlæse varer til EazyProject eller du kan vælge at
autooprette varer i e-conomic i takt med at fakturaer overføres.
Indlæs varer fra e-conomic:
Klik Administration -> Vareliste -> Vis vareliste
Klik på knappen ”Hent vareliste fra e-conomic” øverst til højre.
EazyProject varelisten opdateres nu fra e-conomic
Varer til materialeregistrering:
Klik Administration -> Materialelister -> Materialeliste
Klik på knappen ”Hent vareliste fra e-conomic” øverst til højre.
EazyProject materialelisten opdateres nu fra e-conomic
BEMÆRK, at EazyProject varenummeret bruges til at matche hver enkelt vare og er derfor ens i både EazyProject og economic.
Hvis der findes et identisk varenummer for begge systemer, opdateres varen i EazyProject med data fra e-conomic.
Hvis varenumrene er forskellige oprettes dubletter.
2.4.2. Opret kunder i e-conomic
Du kan vælge at:
1. Eksporterer kunder fra EazyProject til Excel og herefter indlæse kundefilen i e-conomic
eller
2. Autooprette kunder i e-conomic i takt med at fakturaer overføres til e-conomic
Eksport af kunder fra EazyProject til Excel
Klik Kunder -> Vis kunder
Klik på knappen Excel for at eksportere kunder til en excel-fil.
Følg e-conomic vejledning til indlæsning af kunder (Debitorkartotek -> Importér debitorer)
BEMÆRK, at EazyProject kundenummeret bruges til at matche hver enkelt kunde og kundenummeret er derfor ens i
både EazyProject og E-conomic.
Når kundenumrene er identiske for begge systemer, opdateres kunden i EazyProject fremover med data fra economic.
Hvis kundenumrene er forskellige oprettes kunde-dubletter.
2.4.3. Overfør fakturaer og kreditnotaer til e-conomic
Klik Finans -> Vis fakturaer
Klik på knappen ”Eksporter godkendte fakturaer til e-conomic” øverst til højre.
Fakturaer og kreditnotaer overføres nu til e-conomic.
BEMÆRK, hvis kunde, kundekontakt, medarbejder, vare eller varegruppe ikke findes i e-conomic, oprettes disse
automatisk ved overførsel af fakturaer.
7