Basware
INVOICEREADY
Fakturahåndtering har aldrig været nemmere
Mange virksomheder oplever store udfordringer i forbindelse med
papirfakturering. Tidskrævende og omkostningstunge processer er
bare nogle af dem. Basware InvoiceReady fjerner udfordringerne ved
at automatisere processerne.
Basware InvoiceReady er en seks-i-en løsning,
der er udviklet til at opfylde de krav, som små
og mellemstore virksomheder har til funktioner
og processer i forbindelse med automatisering
af kreditorbogholderiet. Med InvoiceReady bliver hele processen fra indkøb til betaling samt
håndtering af rejse- og udlægsafregning automatiseret og elektronisk.
InvoiceReady er en cloud-baseret servicepakke,
der leveres som en SaaS-løsning. Det betyder,
at der hverken skal installeres hardware eller
software, fordi løsningen er hosted af Basware. Og
derfor skal I heller ikke tænke på opgraderinger
og licenser.
InvoiceReady giver mange fordele
De seks overordnede funktioner i InvoiceReady
skaber en 100% elektronisk proces.
Scan & Capture
Uanset hvilket format jeres leverandører sender fakturaer i, leveres de i InvoiceReady som
ægte e-fakturaer. Papirfakturaer og PDF-fakturaer omdannes i vores Scan & Capture service,
hvor vi konverterer dem til ægte e-fakturaer og
leverer dem med eventuelle bilag til behandling i jeres system. Det betyder, at I bliver fri for
papirfakturaer og kun modtager e-fakturaer fra
første dag.
Indgående fakturaer
Med InvoiceReady kan I definere jeres eget tilpassede workflow for indgående fakturaer. Det
betyder, at alle fakturaer dirigeres til den rette
modtager, når de kommer ind i systemet. Modtageren får en e-mail, når der er fakturaer til
godkendelse og kan logge på InvoiceReady
og kontrollere, kontere, godkende og sende til
betaling. Så snart fakturaer er i systemet, kan
de trackes i real-tid, og I kan opnå fuldstændigt
overblik over status og flow.
E-fakturaer
I InvoiceReady arbejder I kun med ægte e-fakturaer, uanset om jeres leverandører sender papirfakturaer, PDF-fakturaer eller e-fakturaer.
Som en del af InvoiceReady får I en postboksadresse og en e-mailadresse, hvor leverandører,
der sender papirfakturaer og PDF-fakturaer,
adresserer fakturaerne til. Vi foretager data
afløftning og validering og konverterer fakturaen
til en ægte e-faktura, som vi leverer til jer i
InvoiceReady. Hvis jeres leverandører vil sende
jer e-fakturaer direkte, kan de benytte en af
Baswares løsninger til afsendelse af e-fakturaer,
eller benytte sig af funktionaliteterne i Open
Network, der forbinder tusindvis af købere og
leverandører på verdensplan.
Kontraktmatch
I InvoiceReady kan I opsætte et workflow, der
automatiserer betalingen af tilbagevendende fakturaer. Det betyder, at betaling af f.eks. husleje,
billeasing, frugtordning eller varme kan ske automatisk, fordi fakturaen kan matches mod en
kontrakt med opsatte regler og grænser. Alle
fakturaer, der ligger indenfor den tilladte, foruddefinerede værdi betales automatisk og hvis
f.eks. beløbet ligger over den definerede grænse,
sendes fakturaen til manuel godkendelse. Ved at
lade tilbagevendende fakturaer blive matchet og
betalt, sparer I en masse tid og ressourcer.
Rejse- og udlægsafregning
InvoiceReady indeholder et modul til håndtering
af elektronisk rejse- og udlægsafregning. Når
der laves en afregning, kan der nemt vedhæftes
scannede kvitteringer og bilag og det er muligt
at benytte brugerdefinerede udlægstyper og
automatisere konteringer. Den elektroniske proces
sørger for at der altid er fuld gennemsigtighed og
kontrol. Og med rejseplansfunktionen har I altid
overblik over fremtidige udgifter til rejser.
Arkiv
I InvoiceReady arkiveres alle transaktioner i et
elektronisk arkiv med fuld søgefunktion. Det
betyder, at alle fakturaer og afregninger gemmes
med fuldt revisionsspor, godkendere og bilag.
Det sparer en masse arkiveringsplads og sørger
for, at I altid kan opfylde lovkrav til revisioner og
dokumentation.
Basware InvoiceReady™
Med InvoiceReady slipper I for besværet
og fejlene, der følger med håndtering
af papirfakturaer. Den cloud-baserede
seks-i-en løsning automatiserer alle
trinene i processen fra indkøb til
betaling, samt i forbindelse med rejseog udlægsafregning.
En skalerbar løsning, der vokser
med virksomheden
InvoiceReady er en af Baswares løsninger til automatisering af økonomiske
processer og kan skaleres i takt med
virksomheden vokser og krav ændrer
sig. Så har I altid en løsning, der passer
til jeres behov og volume.
The Open Network
Open Network er et åbent netværk, hvor
købere og leverandører kan udveksle
dokumenter. I Open Network omdannes
alle dokumenter til elektroniske dokumenter og leveres derefter til modtageren. Netværket forbinder mere end
140 e-faktura operatører og tusindvis
af købere og leverandører og er det
største af sin slags i verden.
Automatiseret workflow - til alle fakturaer
Integration
Basware InvoiceReady™:
Nem og hurtig håndtering
af faktura processer
Funktioner i løsningen
Bogføringskladde
Scanning &
Validering
Scan & Capture service
E-fakturaer
Kreditorbogholderi
e
Fakturaautomatisering
Dirigering af
fakturaer
Kontrol og
kontering
Godkendelse
Arkivering
Kontraktmatch
Arkiv
Betaling
Rejse- og udlægsafregning
e-Fakturaer
Værdiskabende tilvalg
For små og mellemstore virksomheder kan det
være en udfordring at finde løsninger, der indeholder alle vigtige funktioner - og som kan vokse
med virksomheden. InvoiceReady sørger for en
hurtig, nem og økonomisk fordelagtig vej til at
fjerne kompleksitet fra jeres processer, give
jer indbygget best practice, opnå omkostningsbesparelser, øget effektivitet og kontrol
- og meget mere.
Overblik i realtid giver bedre indsigt,
beslutningstagning og besparelser
• Kontrolleret papirfri fakturahåndtering fra
starten
• Gnidningsløs integration til kreditor- og
betalingssystemer samt mere end 200 ERPsystemer
• Sænker omkostningerne i forbindelse
med processen fra indkøb til betaling med
40-60%
Basware Supplier Portal
• Hurtigere fakturacyklusser
• Detaljerede revisionsspor
Leveringsform
• Kontrol af fakturadubletter og -betalinger
Software-as-a-Service
• Automatisk beregning af moms og skat
• Fuld søgbart elektronisk arkiv med adgang
til alle oplysninger
• Implementeret som Software-as-a-Service,
uden installation af hardware og software
• Fjerner udgifter til scanning og manuel
fakturahåndtering
Forbedret internt og eksternt samarbejde
• Mindsker fejl og fejlrelaterede
omkostninger
• Forbedret overblik og kommunikation
omkring fakturaer og afregninger
• Reducerer behovet for arkiv med 90%
• Forbedret svartid ved forespørgsler
• Sikrer at love og regler overholdes
• Automatiske notifikationer når opgaver
kræver handling
• Sikrer opnåelse af rabatter ved tidlig
betaling og fjerner gebyrer ved for sen
betaling
Basware Supplier Activation
• Automatiske notifikationer når kontrakter
udløber
• Forbedrer effektivitet, gennemsigtighed og
kontrol
• Hurtig implementering
• Minimal forhåndsinvestering - med betaling
efter forbrug
Automatisering af
kreditorbogholderiet:
Løsninger, der er tilpasset jeres
behov
InvoiceReady er udviklet til at hjælpe
små og mellemstore virksomheder med
at opnå fakturaautomatisering via best
practice processer
Invoice Pro er ideel til virksomheder
der vil have de bedste automatiseringsfunktionalliteter og hurtig ROI
Invoice Automation tilbyder solide,
avancerede features til større virksomheder, der har specielle behov indenfor
automatisering
InvoiceOut udvider fakturaautomatisering og giver jer mulighed for at outsource visse opgaver og skabe proaktiv
service management for at forbedre
jeres proces
Enterprise er til virksomheder af alle
størrelser, som ønsker at skræddersy
deres egen løsning ved at benytte
vores solide, konfigurerbare elementer
til automatisering
B2B Cloud
Et åbent, sikkert og globalt system for
købere og leverandører, der strømliner,
optimerer og accelererer transaktionssamarbejde, optimerer indkøbs- og
faktureringsprocesser og skaber forbedrede leverandør og kundeforhold
og finansielle resultater.
Basware er den globale leder indenfor cloud-baserede løsninger til e-fakturering og håndtering af processen fra
indkøb til betaling med mere end 1.000.000 brugere i over 60 lande. Baswares B2B Cloud løsninger og services,
skaber et åbent, sikkert og globalt økosystem til B2B samhandel, og forbinder mere end 1,9 millioner købere og
leverandører globalt. Løsningerne er skabt til at opfylde behovene hos SMV'er og globale virksomheder, og er
bygget på Basware dybe viden om og erfaring med finansielle B2B processer, kombineret med intelligente cloud
tilslutningsmuligheder og Open Network.
Med Baswares løsninger opnår virksomheder mere effektive indkøbs-, kreditor- og debitorprocesser, store
omkost-ningsbesparelser, bedre gennemsigtighed i cash flow og forbedrede køber-leverandør relationer.
Løsninger er tilgængelige via cloud-teknologi, on-premise eller gennem business process outsourcing i Europa,
USA, og Asia-Pacific området gennem et omfattende netværk af Basware kontorer og forretningspartnere.
Basware A/S | Generatorvej 8D, 2. sal | DK - 2730 Herlev | Danmark | Tlf. +45 70 22 99 55 | [email protected]
www.basware.dk
© Copyright 2012
Basware Corporation