FAKTURASCANNING EFFEKTIV FAKTURAHÅNDTERING GÅR VIA DIGITALISERING SI’ FARVEL TIL PAPIRFAKTURAERNE AFKLARER DATALEVERANCE Med Fakturascanning modtages jeres papir- og emailfakturaer direkte af Data Scanning. Vi leverer så fakturadata og billedfiler direkte til jeres elektroniske fakturahåndteringssystem. Lige til at godkende og betale. Til de fleste virksomheder datafanges et udvalg af nedenstående informationer FAKTURADIGITALISERING ER ET NON PROJECT Data Scanning har fokus på at gøre kundernes beslutningsproces og implementering af et fakturadigitaliseringsprojekt så simpelt og ligetil som muligt. Vi har derfor reduceret afklaringsforløbet til de følgende 5 afklaringspunkter i "to do" planen. "To do plan” – Faktura digitaliseringsprojekt  Oprettelse og kommunikation af ny faktureringspostboksadresse  Oprettelse af og kommunikation af Faktura e-mail adresse (PDF faktura)  Afklare dataleverance af informationer fra faktura  Afklare om Varelinjer skal være en del af dataleverancen  Afklare workflow-system og integrations-format Basis informationer:  Leverandørens CVR/SE nr./VAT nr./Org. nr.  Fakturadato  Fakturanummer  Betalingsdato  Moms beløb  Total beløb  Valutakode  Faktura type  Fakturamodtager (EAN, FACK eller Kundenr.)  Deres reference (Navn på ordregiver)  Ordrenummer (Rekvisitionsnr.)  Bankkonto  Giro/PG/BG/KID/OCR kode  IBAN Øvrige informationer  Varelinier  Andre kundespecifikke informationer HVILKE FAKTURAER KAN DIGITALISERES FYSISK OG ELEKTRONISK ARKIV Data Scanning digitaliserer alle fysiske fakturaer, som modtages i kundens faktureringspostboks, samt alle fakturaer sendt til kundens e-mail adresse i PDF format. Data Scanning leverer både fysisk og elektronisk arkiv til fakturaer. HVORDAN HÅNDTERES NON FAKTURAER? Hvis Data Scanning modtager dokumenter enten fysisk eller via e-mail, som ikke er fakturaer, f.eks. rykkere, korrespondance, kontoudtog osv. Så digitaliseres disse og levers på en separat FTP folder eller via e-mail. På den måde sikres, at kun fakturaer og kreditnotaer leveres til fakturahåndterings-systemet, mens ikke betalingskrævende dokumenter leveres separat, men stadigvæk til samme tid. Fysiske fakturaer opbevares som standard i 10 arbejdsdage efter scanning. Herefter sikkerhedsmakuleres dokumenterne. Dokumenter kan i opbevaringsperioden rekvireres fremsendes fysisk mod betaling. De digitaliserede fakturaer opbevares som standard i 60 dage i vores elektroniske arkiv. Data Scanning kan uden beregning genfremsende alle de modtagende digitaliserede fakturaer. WORKFLOW SYSTEM LEVERANDØRER Hvis jeres virksomhed ikke har valgt en leverandør af workflow system endnu, kan Data Scanning A/S anbefale et par attraktive og kompetente system leverandører. FAKTABOKS En outsourcet digitaliseringsløsning fra Data Scanning indeholder en række økonomiske, sikkerhedsmæssige og teknologiske fordele, der også indbefatter kompetent rådgivning om den rigtige løsning for netop jeres virksomhed, så det største mulige udbytte opnås.  Certificeret efter Informationssikkerhedsstandarden DS 484:2005  Certificeret efter Kvalitetsstyringsstandarden ISO 9001:2008  Arbejdsprocedurerne er tilrettelagt, så de lever op til kriterierne for outsourcing af opgaver fra den finansielle sektor Data Scanning A/S • Bernstorffsgade 38 • 0900 København C • Tlf.: 46 55 00 70 • [email protected] • www.datascanning.dk Fakturascanning Produkt ark 2014-08 Data Scanning A/S er markedets største og mest erfarne scanningsvirksomhed med mange års erfaring med digitalisering og datalevering. Et område, som kræver stor ekspertise og avanceret IT udstyr. En digitaliseringsproces forudsætter, at der løbende og systematisk arbejdes med at optimere samspillet mellem mennesker, teknologi og processer.