WHITEPAPER Digital Asset Management– strukturér og fordel virksomhedens digitale mediefiler _______________________________________________________________________________________ Digital Asset Management (DAM) er den række af processer som muliggør arkivering og håndtering af digitale aktiver i en organisation eller virksomhed. Ved digitale aktiver (assets) skal forstås billeder, video, præsentationer, animationer, pdf’er og artwork. Digitale aktiver er de fil-elementer der i organisationen har en lang levetid, og som repræsenterer en enten intellektuel eller kommerciel værdi. Filerne er udarbejdet på en sådan måde, at de kan anvendes i mange forskellige sammenhænge og på mange forskellige platforme. I dette whitepaper præsenteres et overordnet billede af organisationen, der kan drage nytte af at implementere en Digital Asset Management strategi. 5 gode grunde til at investere i et DAM-system præsenteres, ligesom også potentialet for return on investment diskuteres. Vi ser desuden på hvordan man som organisation kan imødegå processen bedst muligt, og giver et bud på projektets faser, fra de første overvejelser til drift af et DAM-system i dele eller i hele organisationen. Med dette whitepaper i hånden har man som beslutningstager således et bedre grundlag for at udarbejde en strategi om håndtering af digitalt billed- og mediemateriale i organisationen, og hvordan man forenkler cross-media markedsføring og kommunikation. _______________________________________________________________________________________ Indholdsfortegnelse 1. 2. 3. 4. 5. 6. Den typiske DAM-bruger Fem gode grunde til at implementere Digital Asset Management Værd at overveje når DAM-systemet skal udvælges I gang med DAM – projektet i korte træk Return on Investment DAM-trends 2011 1. Den typiske DAM-bruger Den typiske DAM-bruger er ansat i en organisation med 200+ kollegaer. Han kan være ansat i en kommunikations- eller marketingafdeling. Han kan også være del af en salgsstyrke, sidde i administrationen, administrere det historiske arkiv eller varetage distributionen af tekniske tegninger. Uagtet hvilken placering i organisationen han har, har han adgang til DAM-systemet, og på baggrund af tildelte rettigheder, kan han arkivere, metadatere, godkende og publicere digitale aktiver til intern og ekstern brug. Det er ikke usædvanligt at organisationen har interesser i udlandet; salgssteder og/eller produktionsenheder, datterselskaber, leverandører eller aftagere, som på daglig basis har behov for at kommunikere dels med hovedsædet, og dels på tværs af lande, gennem video og billeder. Marketingmateriale produceres i hovedorganisationens marketing- og brandingenhed og formidles videre til de enkelte aftagere i den form og det sprog der er behov for. De enkelte landes medarbejdere har via webcasts jævnligt kontakt med hovedorganisationen, og godkendt marketingmateriale stilles til rådighed via DAM-systemet. DAM-systemet er integreret med diverse systemer, så de enkelte landes medarbejdere til en vis grad kan producere annoncer og andre tryksager i overensstemmelse med organisationens brandingpolitik. Der produceres rigtigt mange filer i organisationen; produktbilleder til on- og offline kataloger, stockshots til marketingmateriale indkøbes og arkiveres, branding- og produktvideoer optages, og der udsendes kvartalsregnskaber i trykt form og via webcasts. Udover disse akkumulerende filer, findes et historisk arkiv, der fordi det er digitaliseret, er sikret for eftertiden, og dermed kan finde genanvendelse, som en vigtig del af opretholdelsen af en virksomhedskultur. Dokumentation og instruktionsmateriale udarbejdes og produceres i stor målestok og udgives på en række sprog i forskellige formater til on- og offline anvendelse. Historisk arkiv Produktionsenheder Salgsenheder Branding & kommunikation DAM Intern kommunikation Dokumentation Arbejdsgange af kreativ karakter for at skabe ensartethed i brand og produktkendskab gennemsyrer organisationen, og mange grafiske elementer skifter ejer og passerer mange skriveborde på vejen fra indholdsleverandør til grafisk leverandør, over branding- og kommunikationsafdelingen til trykkeri eller web, og det er væsentligt at disse workflows er så strukturerede at fejlmargin og unødig spildtid er så minimal som muligt. Korrekturgangen på materiale fra reklame eller mediabureauet foregår via online kanaler, og oversættere arbejder med tekster som en naturlig del af det kreative workflow. Organisationen arbejder med branding på tværs af medieplatforme og veksler mellem on og offline medier for at skabe et dynamisk marketing-mix der rammer forbrugeren på forskellige niveauer. For eksempel understøttes en kampagne for et bestemt brand på TV med en webside med samme budskaber, og på Facebook er der oprettet en side hvor gruppens medlemmer kan interagere med kampagnens karakterer. På udendørs billboards toner budskabet for brandet også frem, og på den måde skabes et 360 graders univers for brandet, og forbrugeren inviteres indenfor. Distributionskanalerne for medier er således mange og elementer der udgør kampagnen produceres i forskellige formater som f.eks. video og billeder der skal anvendes både til broadcast og i plakatstørrelse, men samtidig skal elementerne komprimeres til brug på websider og mobile platforme. Netop video som kommunikations- og marketingmedie anvendes i stor udstrækning i organisationen, og interne områder hvor video overtager det trykte medie bliver flere og flere. Video er det foretrukne medie til alt. Fra information på afdelingsniveau til rapporter og udsendelser fra topledelsens etage. Intern kommunikation og virksomhedskultur lægger op til at medarbejderen er videoforbruger, produkt- og instruktionsvideoer højner produktkendskabet internt og topledelsen kommer tættere på den enkelte medarbejder når han toner frem på skærmen, hvad enten det er på laptop, Ipad eller smartphone. Forbrugeren elsker underholdning og gennemslagskraften intensiveres igennem video, og derfor skabes stadigt flere kampagner med video som omdrejningspunkt. Den typiske DAM-bruger er altså ansat i en større organisation, der har geografiske forgreninger, mange afdelinger og divisioner. Arbejdsgange omkring kreative workflows er stærkt optimerede og der fokuseres på at fastholde og udvikle brand og produktkendskab både internt og eksternt. Der produceres en stor mængde digitale filer dagligt og disse anvendes på en lang række forskellige medieplatforme. 1. Fem gode grunde til at implementere Digital Asset Management Fordelene ved et DAM-system er mange og ganske sikkert flere end de fem områder, der er nævnt i dette whitepaper; Et DAM-system kan gøre en organisation strømlinet og standardiseret, og såfremt digital asset management er fornuftigt implementeret i organisationen, kan folk effektivt gemme, arkivere, søge, finde, bruge og genbruge aktiver efter behov. Enhver med adgang til DAM-systemet har blot brug for en internetforbindelse for at kunne få et hurtigt overblik over godkendt og tilgængeligt materiale uanset hvor og hvornår. 1) Store mængder af digitale aktiver Med et DAM-system kan man administrere store mængder af filer; herunder billed- og videofiler, men også flashanimationer, tekniske tegninger, præsentationer, Adobe projekter som f.eks. Indesign, Illustrator artwork, photoshop filer og pdf’er. Det er derfor muligt at organisere alle digitale aktiver i et centralt ”hub”, uagtet hvilke filtyper der er tale om, og da DAM-systemet er skalérbart, er det kun et spørgsmål om at dimensionere det samlede setup, så arbejdsgange understøttes optimalt. Fordelene ved at have alt materiale samlet, er, at     flere udgaver af samme fil, placeret i forskellige datasiloer, reduceres betragteligt storageforbrug reduceres, ved kun at have ét sted til filer medarbejdere ved hvor de kan finde relevant materiale til projekter og opgaver digitalt materiale kan nemt deles imellem divisioner og afdelinger DAM-systemet giver altså fordele i form af at kunne samle store mængder af forskellige typer digitale aktiver, men ét er at vide hvor man kan finde godkendt materiale, noget andet er at anvende materiale automatiseret og aktivt i projekter i organisationen. 2) Automatisk transkodning og rendering Forestil dig at der produceres omkring 5000 billeder og 100 videoklip i organisationen årligt. Lad os gå ud fra at minimum halvdelen af disse skal bruges i 3 forskellige brugsscenarier. Det er minimum 2550 processer pr. år x antallet af brugsscenarier. Hvis vi antager at hver proces kræver blot 10 minutters manuelt arbejde, er det 1275 timer på årsbasis. Det svarer til ca. 106 timer om måneden, eller langt over halvdelen af én medarbejders månedlige arbejdstid. Hvis man oven i købet skal hente ressourcer til disse processer udefra, via et reklame- eller mediabureau forøges den økonomiske omkostning betragteligt. For udover betaling for formidling af info om ønskede transkodninger og renderinger, så betaler man typisk et beløb pr. proces. DAM-systemet, reducerer de manuelle processer, der er i forbindelse med de egentlige processer, og da det sker automatiseret via egen software, så undgår man altså at skulle betale store beløb til reklame- og mediabureauer. En anden fordel ved at lade DAM-systemet tage sig af processer omkring transkodning og rendering er at man sikrer et ensartet og kvalitativt højt resultat. Dette er naturligvis med til at sikre at ens brand tager sig ensartet ud uagtet om det præsenteres på TV, web, billboards eller i mindre tryksager. DAM-systemet gør potentielt op med tanken om separate filer til on og offline marketing, da masteren med de automatiserede processer skaber digitale filer til begge formål – i én og samme proces. 3) Lad video blive en ubesværet og integreret del af websites og mobile platforme Disse år eksploderer videoproduktionerne i organisationerne, for videoproduktion er blevet meget nemmere, dels fordi optageudstyr er i en økonomisk ramme, hvor de fleste kan være med, og dels fordi den generelle udvikling, typisk ansporet af USG kanaler (user generated content) på nettet, har vist at der er et marked hvis man har et budskab. Videokommunikation kan anvendes i praktisk talt alt fra produktvideoer, over dokumentation og instruktionsvideoer, til beretninger og information fra ledelse og topledelse, generelle brandingvideoer til ekstern brug og videoblogs til intern videndeling. DAM-systemet reducerer anstrengelserne omkring håndtering af video betragteligt, og det bliver meget nemt at få budskaber hurtigt på websites og mobile platforme. På den måde forbedrer man det generelle kommunikationsniveau og opnår langt mere interessante websites, der genererer mere trafik, som igen har et langt bedre potentiale for at generere øget salg. Faktisk er det let med ganske få arbejdsgange at lægge budskaberne direkte på Youtube, fordi man simultant pusher indhold til flere medieplatforme, og på den måde når man med video, som for den yngre del af befolkningen især, er det favoriserede kommunikationsmedie, ud til den kraftigt voksende medieplatform som de sociale medier i disse år udgør. Undersøgelse foretaget af KPCB (Kleiner, Perkins, Caufield and Byers) viser at sociale netværk accelererer mobil vækst, og at mobile page views langt overstiger regulære pc page viewsi, så der er stort potentiale for direkte og indirekte afsætning på de mobile platforme via video, og med et DAM-system, bliver det lettere at nå ud til forbrugeren. Bl.a. brandvideo er stadig relativt dyrt at producere på grund af det høje kreative niveau, og derfor bliver det et væsentligt parameter at videomateriale kan anvendes flere gange i flere sammenhænge. 4) Forstærk genanvendelsen af filer til forskellige formål ved struktureret brug Målet for ethvert produceret digitalt aktiv, er at få så meget værdi ud af dette aktiv som muligt. Maksimering af værdien af et digitalt aktiv opnås ved at anvende dette så meget som muligt, og derved opnå så gode resultater fra anvendelsen som muligt. Én måde at genbruge et digitalt aktiv på, er at anvende aktivet til det formål, hvortil det blev skabt, mere end én gang, hvilket i sig selv skaber øget værdi for det pågældende aktiv. Man kan f.eks. betragte produktionen af en illustration. Illustrationen er skabt til en powerpoint præsentation, og hver gang samme illustration anvendes i denne eller en anden præsentation, genanvendes illustrationen. En anden måde at genanvende et digitalt aktiv på er ved at genbruge et digitalt aktiv i sin oprindelige form eller modificeret til et nyt og anderledes formål end det den oprindelig blev produceret til. Forestil dig at samme illustration er arkiveret i højt opløseligt format. Fra DAM-systemet laves forskellige versioner til brug for f.eks. et trykt årsregnskab, præsentationen samt som illustration til intranettet, hvor den anvendes som understøttelse til artikel. Genbrug af samme digitale aktiv til samme formål ...billeder, video, animationer, lyd, layout, præsentationer, illustrationer... DAM Genbrug af samme digitale aktiv til forskellige formål i forskellige sammenhænge Hvis man, når man producerer digitale aktiver tænker på at materiale skal kunne genanvendes, ikke blot i én form, men i forskellige sammenhænge, så vil man igennem struktureret brug i DAM-systemet kunne maksimere værdien af det digitale aktiv. Dette gælder naturligvis også billeder, video og animationer, samt andre typer af digitalt produceret materiale med en ”levetid” på mere end 2-3 år. 5) Bedre mulighed for at eksekvere fuld brandkontrol og crossplatform branding med få arbejdsgange Det er menneskeligt umuligt at være alle steder på én gang. Umuligt at kontrollere hvordan en annonce opsættes i en afkrog af verden, eller hvordan ens brand tager sig ud i en reklameblok udenfor umiddelbar rækkevidde. Derfor har alle større organisationer en række politikker og procedurer der skal sikre at der ikke anvendes billeder, logoer etc. der ikke på et hvert givent tidspunkt er i overensstemmelse med dét organisationen ønsker at formidle, men det er tidskrævende at kommunikere disse retningslinjer, og sandsynligheden for, at fejl opstår, vil altid være til stede. I forbindelse med lancering eller relancering af et brand, er det væsentligt at ALLE involveret i arbejdet med branding og kommunikation hurtigt tilegner sig viden og ikke mindst har fuld adgang til marketingmateriale. Et større logistikarbejde skal udføres, hvis alle interessenter (salgskontorer, trykkerier og mediabureauer) på samme tid skal have forsendelser med præsentationer, produktblade, tekniske specifikationer, reklamespots, posters etc., så hér vil et fornuftigt implementeret DAM-system være et godt redskab. DAM-systemet har den klare fordel at det er muligt, hurtigt og rettidigt at distribuere både information omkring en lancering via f.eks. webcasts og retningslinjer i pdf’er samt previews og video af produktet, men også materiale til brug for selve lanceringen. Fra centralt hold, kan brandingenheden sikre at brandet er i overensstemmelse med retningslinjer OG planlægning og eksekvering af cross-platform markedsføring bliver en realitet. Hvis ALLE ved hvor GODKENDT materiale kan findes, er der ingen undskyldning for at anvende et billede som man lige fandt på desktop’en eller på nettet, og brandingarbejdet bliver nemmere at udføre og kontrollere i hele organisationen. Som nævnt i begyndelsen af dette afsnit om 5 gode grunde til at implementere DAM, så findes en mængde andre fordele ved at implementere DAM til central styring af alle digitale aktiver i organisationen. Bl.a. bliver det muligt at oprette self-service portaler, det er muligt at automatisere arbejdsgange i forhold til kreative processer, organisationen sparer ressourcer på alt lige fra forsendelser, til intern IT, og der åbnes op for nye indtjeningsområder med disse nye muligheder for distribution af information i lyd og billede. Vil du have en mere enkel arbejdsdag, hvor du kan koncentrere dig om det du er bedst til? Læs mere om DigiZuite™ DAM. 2. Værd at overveje når DAM-systemet skal udvælges For mange organisationer og virksomheder er det efterhånden ikke et spørgsmål om, men snarere hvornår, forhold til overvejelserne om at implementere DAM, men fordi DAM-systemet potentielt forgrener sig i hele virksomheden og i et utal af arbejdsgange, kan det være en meget omfattende og kompliceret beslutning vælge det rigtige system. Overordnet er der 4 betragtninger, når man skal vælge et DAM-system: Service • Hvilken virksomhedstype står bag DAM systemet Funktionalitet • Hvilke funktioner tilbyder DAM systemet Integration Pris • Hvordan kan DAMsystemet integreres med andre forretningsplatforme • Hvad er total cost of ownership I nedenstående findes variationer over ovenstående 4 betragtninger, som man som beslutningstager bør overveje i processen. 1. Hvad er jeres mål og forventninger til projektet? Uden en klar opfattelse af, hvad I ønsker at opnå med DAM-systemet, er I uforberedte på potentielle faldgruber og vil ikke være bevidst om problemer før I sidder dybt begravet i dem. I mange tilfælde skal DAM-systemet implementeres i hele organisationen, så det er væsentligt at alle interessenter definerer deres specielle behov. Ligeledes er det vigtigt at projektet tildeles en stærk projektleder som kan samle trådene og forhindre at projektet kollapser på grund af modsatrettede ønsker og agendaer. Der er erfarne firmaer, som kan hjælpe med denne proces, hvis der er behov for en udefra kommende ressource, og ofte vil denne hjælp kunne fremskynde processen fordi de er dedikeret til projektet ulig ansatte som har mange andre gøremål og derfor ikke nødvendigvis kan prioritere projektet. Den dedikerede projektleder vil sørge for, at der opstilles rammer for lancering, så I kan få DAM-systemet i betadrift indenfor overskuelig tid hos udvalgte medarbejdere og dermed reducere fejl og uhensigtsmæssigheder før det rulles ud i hele organisationen. Vær endvidere opmærksom på at arbejde med change management i forløbet, da mange rutiner og arbejdsgange potentielt ændres, endog kan nedlæggelse af stilling blive relevant, og med modvilje baseret på manglende information og manglende fokus på kommunikation omkring fordelene ved implementeringen, kan projektet støde på unødigt mange forhindringer. 2. Hvor meget vil leverandøren gå ind i projektet med rådgivning og ekspertise? Den bedste leverandør er den der med udgangspunkt i erfaring og viden omkring digital asset management kan rådgive organisationen og identificere mulige udfordringer i forskellige forretningsområder, samt omsætte disse til et samlet funktionsdygtigt system. DAM-systemet bliver en integreret del af organisationen, så det er vigtigt at der er overensstemmelse mellem teknisk formåen og behov. Digital asset management er ikke en engangsforestilling, men nærmere en løbende proces som ansatte skal omfavne og adoptere, så leverandøren bliver en sparringspartner der igennem lang tid skal kunne forstå jeres forretning og omsætte jeres behov til driftsklare løsninger. En nøglefærdig løsning vil kun give dig en fraktion af hvad du har behov for, for ligesom DAM softwaren og processer skal smelte sammen, skal organisationens ansatte integrere DAM-systemet i alle processer. Hvis ikke det er tilfældet, smides penge ud af vinduet på ikke at håndtere digitale aktiver fornuftigt, men også på software der ikke kan imødekomme fornuftig return on investment. 3. Opfylder DAM-systemet dine basale teknologiske behov? Nedenstående er områder, hvor I bør dobbelttjekke DAM-systemet op imod jeres organisation. Tjek om DAM-systemet understøtter:  De operativsystemer som anvendes i organisationen — Hvis der er OS som findes I organisationen, som ikke understøttes, så vil det resultere i at der håndteres assets udenom DAM-systemet, hvilket strider imod pointen i at anskaffe systemet.  Web browsere der anvendes i organisationen, for hvis ikke, vil resultatet være som ved ikkeunderstøttede operativsystemer.  Antallet af brugere og administratorer i forskellige niveauer  Antallet af filer, deres størrelse og format  En speciel filtype der er essentiel i jeres forretning; f.eks. en bestemt type af tekniske tegninger  Integrationen til andre infrastrukturelle komponenter, som f.eks. CMS, produktkatalog, ESDH eller lignende. 4. Har DAM-systemet de kritiske funktioner som I behøver? DAM-systemet skal understøtte og optimere eksisterende arbejdsgange, og spørgsmålet er hvilke af typiske tilgange til DAM, som DAM-systemet understøtter; katalogtilgangen hvor der er tale om et gigantisk media katalog hvor man kan søge i en indekseret database, men ikke nødvendigvis håndtere assets i systemet. ”Asset repository” hvor DAM-systemet udgør et beskyttet arkiveringssted, men betyder at interessenter kan downloade og manipulere assets, og potentielt skabe utilsigtede varianter som placeres andetsteds. Alternativt er DAM-systemet en hybrid og dermed en kombination af de to førnævnte eller i sidste instans en stærkt kundetilrettet løsning der er skabt til lige præcis de behov der findes i organisationen – faren ved sidstnævnte er naturligvis at man ikke på forhånd ved hvor store omkostningerne er til support, vedligeholdelse og opgraderingsforpligtelser. Definér derfor følgende:  Har du brug for at give adgang til interessenter på tværs af geografiske placeringer? Hvis ja, så skal DAM-systemet give mulighed for central, webbaseret aktiv placering.  Skal dine medarbejdere hurtigt kunne få adgang digitale aktiver over internettet i stedet for at vente på filer, der skal sendes på digitale medier, eller oplever I ikke at kunne reagere hurtigt nok i forhold til kunder, salgskanaler, partnere eller medier? Hvis ja, så fokusér på et DAM-system der tilbyder global adgang, 24/7.  Ønsker I at jeres DAM-system ikke kun håndterer jeres digitale aktiver, men også ansporer udvidet anvendelse af assets og samarbejde blandt medarbejdere, så vær sikker på at DAM-systemet har stærke features i forhold til workflow og samarbejdsfunktioner.  Er det vigtigt at assets på diverse websites altid er i overensstemmelse med de senest godkendte, så skal DAM-systemet kunne integreres med CMS systemet, eller fokuserer I på at materiale hurtigt kan skydes ud på forskellige destinationer, i de formater der er nødvendige, så skal DAM-systemets distributionsmuligheder ikke være en begrænsende faktor.  Hvis aktualitet og nyhedsværdi er monumental og vigtig for forretningens overlevelse, skal DAMsystemet kunne skaleres så tiden hvormed en video eller et billede er hos slutbrugeren er reduceret til et minimum. 5. Vil I selv indkøbe og vedligeholde DAM softwaren på egne servere I eget driftscenter eller drifte på en hosted løsning? Afhængig af hvor omfattende en løsning, I har brug for, og hvordan den er tilpasset jeres specifikke behov, kan I vælge den billigere model i en hosted DAM løsning eller som software as a service, i stedet for at købe og vedligeholde jeres egen, men vær sikker på at få afklaret evt. juridiske spørgsmål. I kan have digitale aktiver, som forhindrer dig i at placere disse i andres varetægt. Hvis I har strenge krav til redundant setup, kan det være fordelagtigt at placere i eget driftscenter på egne servere, ligesom det kan være en driftmæssig fordel, hvis der skal etableres et testsetup. 6. Tilbyder leverandøren en sitelicens til DAM-systemet? Hvis setuppet potentielt skal dække hele organisationens behov, kan en sitelicens være at foretrække, da man så over tid ikke skal spekulere på omkostninger til udvidelser og nye områder. En sitelicens kan være dyr, men hvis man ved at man skal skalere løsningen ud på mange servere, med flere redundante systemer, så kan det blive omkostningstungt i længden. Man betaler således kun for konsulentydelserne i forbindelse med skaléring og nye tiltag. 7. Er Open Source og Software as a Service en mulighed? Open Source DAM vinder indpas, fordi man som indkøber ikke skal lægge en masse penge for licenser, men sandheden er, at det beløb, man betaler for et DAM-system - som enhver anden software – kun er begyndelsen. Den egentlige udgift kommer i forbindelse med implementering, vedligeholdelse og support. Open Source er ikke gratis. Det er bare en anderledes måde at betale på, hvor man ikke behøver at betale for softwaren up front. Lidt ligesom med Software as a Service, hvor man egentlig blot spreder omkostningen ud over længere tid. 8. I hvor stor udstrækning kan DAM-systemet tilrettes og konfigureres? Som nævnt tidligere, vil der med DAM ofte være en grad af tilretninger, for at tilpasse den enkelte organisations specifikke behov, og når I skal vælge leverandør, så få afdækket omstændigheder omkring kundetilretninger, samt I hvilket omfang I selv kan foretage disse tilretninger. Der er altså en mængde overvejelser at gøre, når man som organisation begiver sig ud i at investere I implementeringen af Digital Asset Management; herunder bl.a. leverandørens evne til at bidrage i processen og projektet, softwarens muligheder for tilretninger, om softwaren nu også understøtter de betingelser der findes i organisationen, og ikke mindst understøtter de processer der er i et digitalt aktivs livscyklus. Man skal overveje driften af setup’et, da denne omkostning ikke reduceres med antallet af digitale aktiver der akkumuleres, men måske vigtigst af alt skal man overveje processen og projektet og hvordan det forankres i organisationen. 3. I gang med DAM – projektet i korte træk Hvordan kommer vi i mål? Implementering af en strategi omkring Digital Asset Management kan være en ressourcekrævende affære - især hvis organisationen er stor og kravene er mangeartede. Det tager tid - fra beslutningen om at implementere et Digital Asset Management system er taget, til rent faktisk at have et fuldt udrullet system kørende - men med adgang til de rigtige ressourcer elimineres blindgyder og begynderfejl, og processen kan forløbe så jævnt og problemfrit som muligt. Nedenstående er en prioriteret liste over elementer i DAM projektet, fra den første idé til et system i drift. 1. Brainstorm på potentiale – formulér hvad I ønsker at opnå ved at implementere DAM på den korte bane, men også på den lange bane. Opstil succeskriterier for udbredelse og anvendelse 2. Afgræns behov i samarbejde med interne brugere; workflows, assettyper, distribution, adgangskontrol – brug USE-CASE scenarier for på den måde at sikre at produktet der indkøbes opfylder disse krav 3. Leverandørresearch og første runde af leverandørevaluering via spørgeskema – gå videre med 2-3 leverandører der viser interesse og erfaring ved at stille yderligere spørgsmål der får jer til at reflektere yderligere 4. Udarbejd en Proof of Concept (POC) forespørgsel på nøglefunktioner ved 2-3 leverandører (betal for denne – det giver det bedste resultat) 5. Efterspørg referencer og evt. referencebesøg hos en eller flere kunder der ligner jer 6. Udvælg den leverandør der overall har klaret sig bedst, og med hvilken mavefornemmelsen er god, og køb en workshop og evt. sparring omkring udarbejdelse af overordnet kravspecifikation. Indarbejd de i punkt 2 omtalte use-casescenarier 7. Opdel kravspecifikationen så implementeringen falder i faser. Projektet løber ikke så nemt løbsk, hvis man nedbryder kompleksiteten i mindre og overskuelige faser. Overblikket bevares, men der gives ligeledes plads til detaljen, som er så vigtig i forløbet og i det endelige resultat 8. Først her underskrives kontrakt og aftaledokumenter 9. Projekt- og styregruppe konstitueres, inkl. brugerrepræsentanter fra interne brugergrupper. Change management er en vigtig del af processen, så sørg for at involverede i større eller mindre grad inddrages i processen og der skabes sikkerhed blandt medarbejdere for, at der her ikke er tale om et projekt der trækkes ned over hovedet, uden hensyntagen til daglige gøremål og eksisterende processer og arbejdsgange 10. Workshops med repræsentant fra forskellige use-cases til videre bearbejdning af kravspecifikation INDENFOR de udstukne rammer – brug ressourcer fra leverandøren, så I hele tiden er på sporet med hvordan leverandøren bedst løser de udfordringer I har. Læg så megen information om forhold frem for leverandøren – det er vigtigt at de ved mest muligt, så de kan navigere og skabe en løsning der også fungerer optimalt i praksis. 11. Grundimplementering af DAM på aftalte serverforhold. 12. Eksekver den faseinddelte implementering med ugentlige eller daglige scrums med projektlederen, og vær klar til at agere hvis leverandøren støder på problemer I kan være med til at løse. Jo mere ventetid der opstår, des større sandsynlighed for at ressourcer flyttes fra jeres projekt til andre projekter, men fare for at projektet skydes og viden går tabt. Afslut hver fase med accepttest. 13. Datamigrering – bed leverandøren opdele migreringen i overskuelige databidder, og bed om indblik og verificering af at data er overført som ønsket efter hver indkørsel 14. Kræv, og betal om nødvendigt, for løbende dokumentation af hver kundespecifik tilretning 15. Klargøring til drift 16. Use-test på udvalgte områder med medarbejdere via accepttestdokument – opfyldes use-case scenarierne? 17. Undervisningsplan iværksættes, så alle involverede har mulighed for at benytte og bakke op om de nye faciliteter og funktioner fra det øjeblik der lanceres. 18. Drift 19. Evaluering af projekt internt og sammen med leverandøren. Det er en partner som I skal samarbejde med lang tid fremover, så hvis der er noget i samarbejdet der kan skrues på, så er det nu det skal formuleres 20. Ny brainstorm til nye omsætningsskabende og/eller omkostningsreducerende projekter 4. Return on Investment Total Cost of Ownership og Return on Investment realiseres hen over tid. Derfor skal DAM-systemet implementeres, driftes og ikke mindst adopteres af medarbejdere og interessenter over en længere periode, før man for alvor kan se besparelser på tidsforbrug og omkostninger. Det tager ligeledes tid at forstå at udnytte teknologien på nye, indtægtsskabende måder, så derfor må omkostninger evalueres på den lange bane, herunder både de hårde monetære omkostninger ved licenskøb og implementering, bløde omkostninger i forhold til at medarbejdere skal vænne sig til nye måder, og sammenholde disse med de direkte og indirekte besparelser, man kan se over tid. Det er dog en nødvendighed i dag at kunne forudse en vis form for return on investment på DAM, så i stedet for at vente på at resultatet af investeringen manifesterer sig på bundlinjen, kan man gøre nogle betragtninger, som berettiger investeringen i DAM-systemet. Man kan for eksempel berettige investeringen ved at vurdere de forbedringer af processer forbundet med håndtering af digitale aktiver, som DAM-systemet faciliterer. Ved at strømline opgaver og dermed frigive ressourcer til kreative aktiviteter, samt at bedre adgangsforholdene til at kunne genbruge allerede eksisterende digitale aktiver, kan man omfordele ressourcer så man får langt mere ”value for money”. Lavere produktionsomkostninger fordi man som organisation insourcer fx webcasts og videoproduktion og transkodninger, samt reduktion af omkostninger til manuelle opgaver vejer tungt. Yderligere kan omkostninger til dækning af fejl forårsaget af forkert, eller direkte misbrug af digitale aktiver reduceres betragteligt. Andre faktorer der indvirker positivt på bundlinjen er reduktion af forsendelsesomkostninger samt reduktion af omkostninger i forhold til intern IT infrastruktur. Blandt de blødere incitamenter, er at forøge omsætningen ved at tilvejebringe den konkurrencemæssige fordel det er, at reducere time-to-market for lancering af nye produkter, reduktionen af udviklingsomkostninger til digitale aktiver i forhold til at kunne genanvende materiale, samt hurtigt at kunne formidle korrekt brug at kommunikationsmateriale. Herudover elimineres risikoen for at der publiseres ikke- godkendt eller forældet marketing- og produktinformation. Disse ROI faktorer skal måles imod omkostninger i forbindelse med implementering af DAM-systemet, og der skal tages hensyn til alle de omkostninger, der udgør typiske software implementeringer herunder hardware, software, vedligeholdelsesabonnement, servere, storage, trafik, backup, og support. Organisationer investerer i DAM-systemer for at maksimere afkastet på investeringer foretaget i forbindelse med produktion af billeder, videoer, lyd, kreative filer og andre marketingmaterialer. Måling af succeskriterier for DAM-systemet varierer i forhold til den tilsigtede anvendelse af systemet og omfanget af udbredelsen af løsningen. Nogle implementeringer anvendes som arkiv med begrænset adgang, mens andre er en aktiv platform med betydelig global aktivitet, så for at vurdere return on investment, må man også tage brugernes generelle tilegnelse af systemet samt forbruget af digitale aktiver i betragtning. Med andre ord; hvilke brugere er systemet tiltænkt, hvor mange er de, hvor ofte bruger de det og til hvilke formål. Hvilke digitale aktiver er i spil, hvordan bliver de brugt og i hvilke sammenhænge. Først når disse spørgsmål kan besvares, kan man foretage en fornuftig return on investment og vurdere total cost of ownership. Nysgerrig efter at høre hvordan House & Co kan optimere jeres digitale processer og udarbejde en digital strategi, der skaber resultater på bundlinjen? Bliv inspireret af de mange muligheder her. 5. DAM trends 2011 Allerede i slutningen af 2010, var tendensen at Digital Asset Management endelig er på vej til at indtage sin fortjente plads i rampelyset, og dermed bevæge sig ind i mainstream området, hvor organisationer ud over reklamebureauer og filmstudier er begyndt at efterspørge DAM og påbegynder strategisk planlægning af struktureret håndtering af digitale aktiver. Denne tendens vil række langt ind i de kommende år, og i 2011 vil vi se, at de klassiske fordele ved at bruge Digital Asset Management fortsat vil være af grundlæggende betydning. Men i og med at tendenser i markedsføringen går imod en udvidelse af territoriet, til platforme med øget tilknytning til sociale medier, vil der være et væld af andre fordele i relation til at implementere Digital Asset Management. Sociale medier ernæres i stor udstrækning af især den kommende generation af forbrugere og kombinationen af video og sociale medier, vil kræve struktureret håndtering af massive mængder af indhold – anvendt på tværs af platforme. For at imødekomme dette, vil man se øget interesse for systemer der er specifikke på hver deres område, men som kan indgå i komplicerede arkiverings- og distributionsprocesser. At lade DAM systemet blive centralt som indholdsleverandør til forretningskritiske platforme er det næste naturlige skridt for organisationer der ønsker at være på omdrejningshøjde med den generelle udvikling indenfor kommunikation i ord og ikke mindst i levende billeder. video sociale medier integration Tilgængelighed og integration er et af fokusområderne i dissekeringen af DAM tendenser. Globale organisationer har brug for global adgang - ikke bare fordi DAM-systemet er web-baseret, men også med hensyn til at tilbyde DAM-systemet som en service til medarbejdere, samarbejdspartnere og leverandører i sammenhæng med andre platforme. DAM-systemet er ikke længere blot en arkivfunktion, men det bliver det pumpende hjerte i en organisations mediestrategi og leverer indhold i forretningsenheder og i sammenhænge, hvor brugere eller andre forretningsenheder/software udnytter tjenesten. For at være en succes i DAM markedet må en vis grad af fleksibilitet og skalerbarhed tilbydes. Taksonomi skal være alsidigt i henhold til den vifte af forskellige filtyper, softwaren administrerer, og integrationen med andre programmer er også altafgørende, da et Digital Asset Management system ikke bør søge at omfatte funktionalitet, hvor andre systemer er langt mere specialiserede. Digital Signage-systemer for eksempel, eller content management systemer, har hver deres styrker, og digital asset management systemet skal fungere som leverandør af billeder, video og animationer, mens planlægning og adgangskontrol måske bedre udføres af andet system. Fokus på særligt video som en platform for kommunikation har skabt et behov for en mere veludviklet fleksibilitet og evne til at forvalte de enorme udvalg af forskellige codecs og formater problemfrit og producere en høj udgivelseskvalitet, specialiseret til hjemmesider, store skærme, broadcast og mobile platforme, så DAM-systemer skal i høj grad udvise fleksibilitet i forhold til at kunne imødekomme nye formater og codecs. Især de mobile platforme vinder indpas i årene der kommer. Anvendelse af mobile tjenester eksploderer i øjeblikket, i stærk symbiose med sociale netværk. Video og billeder til brug for bl.a. sociale netværk og apps til smartphones bliver en forretningsmæssigt og kommunikativt parameter, og DAM-systemet er med til et drive indhold til disse platforme. Vi kommer altså til at se DAM-systemet som den underliggende teknologi, ikke blot for arkivering og metadatering og for hurtig adgang og udsøgning af materiale, men i langt højere grad som en muskel i organisationen der forgrener sig. Forgrener sig, både geografisk og til afdelinger som ikke før fandt det nyttigt at anvende f.eks. digitalt medieindhold i formidling af viden, men også til nye kommunikationsplatforme som f.eks. mobil. Dette sker i tæt sammenhæng med en række andre forretningskritiske applikationer, og tilsammen udgør de formidlingen af organisationens budskaber og værdier internt såvel som eksternt. Har du spørgsmål eller bare gerne vil vide mere om, hvordan du kan optimere dine digitale processer og skabe resultater på bundlinjen? Kontakt gerne Jimmy Madsen, Partner & Manager, tlf. 2220 1502 eller mail [email protected] House & Co A/S Ryttergade 12, 1. 5000 Odense C Tlf: +45 70 22 20 95