ProLøn
Lønhåndbog
Udarbejdet af ProLøn A/S, Randers
Hensigten med denne håndbog er at beskrive de mest almindelige
rutiner i forbindelse med lønadministration. Håndbogen giver dog ikke
svar på alt.
Er der ubesvarede spørgsmål, er I altid velkomne til at kontakte ProLøn
A/S på
ProLøn A/S
Tronholmen 3,
Postboks 59,
8960 Randers SØ.
Tlf: 87 10 19 30
Fax: 86 42 37 95
E-mail:
[email protected]
www.proloen.dk
ProLøn-Lønhåndbog
87 10 19 30
De mere generelle oplysninger og rutiner vedr. Skat, ATP,
sygedagpengesatser m.v. er at finde i håndbogen ”Generelt og Satser”.
Lønindberetning via Internet er beskrevet i håndbogen ”ProLønInternet”.
01-01-2012
Side 1
Lønhåndbog
Indholdsfortegnelse
HVEM GØR HVAD? .......................................................................................................................... 3
LØNARTSOVERSIGT ....................................................................................................................... 4
OPRETTELSE AF MEDARBEJDER ............................................................................................... 8
UDFYLDELSE AF STAMBILAG .............................................................................................................. 8
ÆNDRING AF MEDARBEJDER ............................................................................................................. 10
SYGDOM - FUNKTIONÆRER ...................................................................................................... 11
SYGDOM - TIMELØNNEDE .......................................................................................................... 11
ANSÆTTELSE UNDER 8 UGER ............................................................................................................ 11
ANSÆTTELSE OVER 8 UGER ............................................................................................................... 11
OVERENSKOMSTBESTEMT SYGELØN (ANSÆTTELSE OVER 6 ELLER 9 MDR.)....................................... 12
FERIEGODTGØRELSE UNDER SYGDOM (ANSÆTTELSE OVER 12 MDR.) ................................................ 13
ProLøn-Lønhåndbog
01-01-2012
Side 2
Lønhåndbog
Hvem gør hvad?
For at lønbehandlingen bliver korrekt, kræver det et godt samarbejde mellem virksomheden og
ProLøn A/S. Visse oplysninger må virksomheden nødvendigvis selv indmelde, mens der er andre
oplysninger som ProLøn A/S automatisk kan ajourføre. For at give et overblik over hvem, der gør
hvad, har vi udfærdiget nedenstående skema:
Virksomheden
ProLøn A/S
Pensioner:
Virksomheden kontakter ProLøn A/S og aftaler, hvordan den
enkelte ordning skal håndteres.
ProLøn A/S kan ved en lang
række af de pensionsordninger
, som har tilknyttet en
overenskomstkode, tilbyde
automatisk ajourføring af %satserne.
S/H-ordning:
Virksomheden kontakter ProLøn A/S og aftaler, hvordan den
enkelte ordning skal håndteres.
ProLøn-Lønhåndbog
01-01-2012
Side 3
Lønhåndbog
Lønartsoversigt
Nedenfor findes en oversigt over de lønarter du oftest kommer til at anvende. De lønarter, som er
markeret med en *, er nærmere beskrevet på de følgende sider.
Lønart Antal
Sats
Beløb
Ferieberettiget
løn:
Tillæg
1001
Udfyldes Udfyldes Udfyldes Anvendes til indberetning af
ikke
medarbejderens timer og ferieberettigede
løn.
Timer:
Tillæg
1002
Udfyldes Udfyldes Udfyldes Her er også tale om ferieberettiget løn.
ikke
Anvendes hvis man ønsker, at
medarbejderens timeløn skal fremgå af
lønsedlen.
Overarb. tillæg
50%:
Tillæg
2301
Udfyldes Udfyldes Udfyldes Kan benyttes, hvis overarbejdstimerne
ikke
indgår i normal løn, men
overarbejdstillægget ønskes opgjort
særskilt. Antal timer og sats pr. time (kun
50% tillægget) udfyldes.
Overarb. tillæg
100%:
Tillæg
2302
Udfyldes Udfyldes Udfyldes Kan benyttes, hvis overarbejdstimerne
ikke
indgår i normal løn, men
overarbejdstillægget ønskes opgjort
særskilt. Antal timer og sats pr. time (kun
100% tillægget) udfyldes.
Skattefri
godtgørelse:
Tillæg
7240
Udfyldes
ikke
Kmgodtgørelse:
Tillæg
7200
Udfyldes Udfyldes Udfyldes Anvendes i forbindelse med
ikke
ikke
kørselsgodtgørelse efter statens takster.
Der indmeldes kun antal kilometer. Satsen
findes automatisk. Se nærmere beskrivelse
i håndbogen ”Generelt og Satser”.
Sygeløn
(ferieberet.):
Tillæg
3111
Udfyldes Udfyldes Udfyldes Hvis medarbejderen ifølge
ikke
overenskomsten skal aflønnes til en sats,
der er større end den maksimale
dagpengesats, skal timerne registreres som
løn.
Tillæg
3121
*
Sygeløn
(ej ferieberet.):
*
ProLøn-Lønhåndbog
Udfyldes Udfyldes Skal udfyldes med baggrund i statens
ikke
takster. Se nærmere beskrivelse i
håndbogen ”Generelt og Satser”
Se nærmere beskrivelse under afsnittet
Udfyldes Udfyldes Udfyldes sygdom.
ikke
De aktuelle dagpengesatser findes i
håndbogen ”Generelt og Satser”.
01-01-2012
Side 4
Lønhåndbog
Lønart Antal
Sygedagpenge:
Tillæg
3146
*
Sats
Beløb
Udfyldes Udfyldes Udfyldes Hvis medarbejderen skal aflønnes til en
ikke
sats, svarende til den maksimale
dagpengesats eller mindre, skal timerne
registreres som dagpenge.
Dagpenge indgår normalt ikke i
ferieberettiget løn og pensionsgivende
løn. I disse tilfælde anvendes lønart 3146.
De aktuelle dagpengesatser findes i
håndbogen ”Generelt og Satser”.
Sygedagpenge:
Tillæg
3131
*
Udfyldes Udfyldes Udfyldes Hvis medarbejderen skal aflønnes til en
ikke
sats, svarende til den maksimale
dagpengesats eller mindre, skal timerne
registreres som dagpenge.
Dagpenge indgår ifølge visse
overenskomster i såvel ferieberettiget løn
som pensionsgivende løn. I disse tilfælde
anvendes løn anvendes lønart 3131.
De aktuelle dagpengesatser findes i
håndbogen ”Generelt og Satser”.
Løn barsel:
Tillæg
3161
Udfyldes Udfyldes Udfyldes Anvendes til aflønning under barsel.
ikke
Barns 1.
sygedag:
Tillæg
3311
Udfyldes Udfyldes Udfyldes Anvendes til aflønning under fravær pga.
ikke
barns 1. sygedag.
Ledighedsdage/
G-dage:
Tillæg
2061
Udfyldes Udfyldes Udfyldes ”Antal” udfyldes med antal kalenderdage.
ikke
”Sats” udfyldes med sats pr. dag.
eller
Se nærmere beskrivelse i håndbogen
”Generelt og Satser”.
2066
Lønart 2061 anvendes, hvis der skal
beregnes pension af ledighedsdagene.
Lønart 2066 anvendes, hvis der ikke skal
beregnes pension af ledighedsdagene.
ProLøn-Lønhåndbog
01-01-2012
Side 5
Lønhåndbog
Lønart Antal
Lønregulering:
Tillæg
2790
Sats
Beløb
Udfyldes Udfyldes Udfyldes Anvendes f.eks. i forbindelse med
ikke
lønstigning.
Se nærmere beskrivelse i håndbogen
”Generelt og Satser”.
eller
Udfyldes
ikke
Skattefradragsdage:
8999
Udfyldes Udfyldes
ikke
Udfyldes Udfyldes Udfyldes Anvendes hvis det normale antal
ikke
ikke
skattefradragsdage for lønperioden skal
fraviges.
Se nærmere beskrivelse i håndbogen
”Generelt og Satser”.
Regulering
A-skat:
Fradrag
9003
Udfyldes
ikke
Udfyldes Udfyldes Betaling af ekstra skat: Positivt beløb.
ikke
Skat tilbage: Negativt beløb.
Se nærmere beskrivelse i håndbogen
”Generelt og Satser”.
Udbetalt
a’ conto:
Fradrag
9350
Udfyldes
ikke
Udfyldes Udfyldes Skal normalt fratrækkes medarbejderens
ikke
nettoløn og derfor udfyldes positivt, d.v.s.
uden fortegn.
Varekøb:
Fradrag
9351
Udfyldes
ikke
Udfyldes Udfyldes Skal normalt fratrækkes medarbejderens
ikke
nettoløn og derfor udfyldes positivt, d.v.s.
uden fortegn.
Refusion af
omkostninger:
Tillæg
7250
Udfyldes
ikke
Udfyldes Udfyldes Tillæg efter skat.
ikke
Ferie med løn:
Tillæg
Udfyldes
med antal
timer
Udfyldes
ikke
ProLøn-Lønhåndbog
1121
01-01-2012
Udfyldes
med den
totale løn
Anvendes ved afholdelse af ferie med løn.
Lønnen i ferieperioden er ikke ferieberettiget
og skal derfor specificeres for sig.
Anvendes f.eks. i forbindelse med elevers og
funktionærers ferie, hvis disse er oprettet med
feriekode = 0.
Side 6
Lønhåndbog
Lønart Antal
Tillæg
Udb.
Ferietillæg
(med pension):
8830
/8829
Udfyldes
ikke
Tillæg
8830
/8829
1
Sats
Beløb
Udfyldes Udfyldes Lønarten kan anvendes på 2 måder. Enten
ikke
udfyldes ferietillægsbeløbet i
beløbskolonnen.
Eller, hvis der er kørt løn hos ProLøn i
Udfyldes Udfyldes hele optjeningsåret, kan den indlagte
ikke
ikke
automatik anvendes. Antal udfyldes med
1, og systemet finder selv ferietillægget
udfra optjeningsårets ferieberettigede løn.
Lønart 8829 anvendes kun, hvis der er
tale om udbetaling af ferietillæg optjent år
-2 (forrige år).
Tillæg
Udb.
Ferietillæg
(uden pension)
8835
/8834
Udfyldes
ikke
Tillæg
8835
/8834
1
Lønart 8834 anvendes kun, hvis der er
Udfyldes Udfyldes tale om udbetaling af ferietillæg optjent år
ikke
ikke
-2 (forrige år).
2240
Udfyldes
ikke.
Udfyldes Udfyldes Udfyldes med det beløb, som skal
ikke.
beskattes i lønperioden.
Værdi
Multimedie
ProLøn-Lønhåndbog
Udfyldes Udfyldes Anvendes på samme vis som lønart 8830
ikke
(beskrevet ovenfor). Lønart 8835 indgår
dog ikke i pensionsberegningen.
Se nærmere beskrivelse under
Personalegoder i håndbogen ”Generelt og
Satser”.
01-01-2012
Side 7
Lønhåndbog
Oprettelse af medarbejder
Foretager du lønindberetning via ProLøn Internet, er det også på Internettet du opretter en ny
medarbejder. Oprettelsen sker under menupunktet ’Medarbejder’ via knappen ’Opret ny’.
Foretager du derimod lønindberetning via telefon eller ved at sende papirer til os, har du ved opstart
modtaget nogle stambilag, som skal anvendes ved oprettelse af nye medarbejdere. Bagsiden af
bilaget anvendes, hvis medarbejderen skal have løn i samme periode som oprettelsen sker.
Bemærk vedr. ferieopsparing samt eventuel opsparing til S/H-ordning (søgnehelligdage og
feriefridage) og pensionsopsparing:
Her er det for virksomheden vigtigt at den enkelte medarbejder er oprettet med de rigtige koder.
ProLøn har ved oprettelsen af din virksomhed lagt oplysninger ind i systemet, der svarer til de
ordninger, der er hos jer. Det er så jeres opgave ved oprettelse af en ny medarbejder at tilknytte
ham/hende en eller flere af disse ordninger.
Udfyldelse af stambilag
Nedenfor findes en nærmere beskrivelse af, hvordan udvalgte felter på stambilaget skal udfyldes. Er
det pågældende felt ikke udfyldt på forhånd af ProLøn A/S, skal virksomheden udfylde det.
Medarbejdernr.
Udfyldes kun hvis virksomheden har specielle ønsker til medarbejdernummer, ellers påfører ProLøn
selv et nr. ved oprettelse af medarbejderen. Ved oprettelse af tidligere ansat medarbejder, må man
gerne anvende det medarbejdernr., der tidligere blev brugt, hvis medarbejderen ansættes i samme
jobfunktion. Husk i denne situation at påføre ny ansættelsesdato.
Ansættelsesdato
Ved oprettelse af ny medarbejder påføres ansættelsesdato. Ved genansættelse af tidligere
medarbejder angives den nye ansættelsesdato.
Det er vigtigt, at datoen er korrekt angivet, da den danner grundlag for beregning af antal feriedage,
samt indberetning af ansættelsesperioder til Skat.
Afdeling
Feltet kan bruges, hvis man ønsker at afdelingsopdele sit konteringsbilag. Ønsker man denne
opdeling, skal det aftales med ProLøn A/S, der så sørger for at afdelingstekster vises på
konteringsbilaget.
Skatteoplysninger
ProLøn A/S henter skatteoplysningerne direkte fra eSkattekort, der administreres af SKAT. Ved
oprettelse af medarbejder skal angives hvilken type skattekort, medarbejderen anvender. H for
hovedkort eller frikort, B for Bikort.
Se nærmere beskrivelse af indhentning af Skatteoplysninger og tildeling af Skattefradragsdage i
håndbogen ”Generelt og Satser”.
ProLøn-Lønhåndbog
01-01-2012
Side 8
Lønhåndbog
ATP
På stambilaget findes en oversigt over de mulige ATP-koder.
Læs mere om ATP i håndbogen ”Generelt og Satser”.
Ferieopsparing
Kode for ferieopsparing skal altid være påført.
0: ingen ferieopsparing
1: ferieopsparing (p.t. 2012: 12,5 %).
Ferieordningen oprettes af ProLøn A/S ved opstart af virksomheden. Når en ny medarbejder
ansættes, tilknyttes denne til den pågældende ferieordning ved anvendelse af feriekode = 1.
Søgne-helligdagsopsparing
Hvis firmaet kører med SH-opsparing skal SH-kode altid påføres.
0: ingen søgnehelligdagsopsparing
1: søgnehelligdagsopsparing
I nogle overenskomster indgår søgnehelligdagsopsparing som en del af lønnen. Opsparingen sker
løbende af samme grundlag som ferieopsparingen og forbruges løbende i forbindelse med helligdage.
Hvilken søgnehelligdagsordning virksomheden anvender, er noget der oplyses til ProLøn A/S ved
opstart af virksomheden. Når en ny medarbejder ansættes, tilknyttes denne til den pågældende shordning ved anvendelse af sh-kode = 1.
Arbejdsmarkedspension
Udfyldes kun for medarbejdere, der ifølge gældende overenskomst er berettiget til
arbejdsmarkedspensionsopsparing.
Pensionsordninger er indmeldt (af ProLøn) i firmaoplysninger ved opstart af virksomheden. Når en
ny medarbejder ansættes, tilknyttes denne til den pågældende pensionsordning ved at skrive 8910,
8911, 8912 eller 8913 udfor pensionsordningen.
Hvis medarbejderen først skal påbegynde pensionsopsparingen på et senere tidspunkt, skal man
huske at angive startdato for pensionsopsparing. Hvis pensionsopsparingen derimod skal påbegyndes
straks, skal man ikke angive startdato.
Lønstatistik til Danmarks Statistik / Dansk Arbejdsgiverforening
Udfyldes kun hvis virksomheden er pålagt at indberette lønoplysninger til Danmarks Statistik (DS)
eller Dansk Arbejdsgiverforening (DA).
Hvis man skal indmelde lønstatistik til en af de 2 organisationer, skal det (af ProLøn A/S) være
indmeldt i firmaoplysninger, og det vil af det fremsendte stambilag fremgå, hvilke oplysninger
virksomheden skal afgive for den enkelte medarbejder.
Er du bruger af ProLøn-Internet vil der udfor de enkelte rubrikker til indtastning af
statistikoplysninger være en række vis-bokse, hvor du kan se, hvilke koder du har at vælge imellem.
ProLøn-Lønhåndbog
01-01-2012
Side 9
Lønhåndbog
Vedr. DISCO-08 koden, vil den kunne findes på Danmarks Statistiks hjemmeside www.dst.dk.
Løngrundlag
Kan anvendes til indberetning af løn, hvis medarbejderen skal have løn i samme periode som
oprettelsen sker.
Ændring af medarbejder
Brugere af ProLøn Internet foretager selv eventuelle ændringer af en medarbejders stamoplysninger
direkte på medarbejderens stamkort på Internettet.
Brugere som indsender løn til os på papir kan påføre ændringer på det indsendte
’LØNGRUNDLAG’. Man overstreger den oplysning, der skal ændres og påfører den nye oplysning i
stedet. Man kan også foretage ændringer ved brug af ’STAMBILAG’.
ProLøn-Lønhåndbog
01-01-2012
Side 10
Lønhåndbog
Sygdom - funktionærer
For funktionærer betaler arbejdsgiveren almindelig løn under sygdom. Såfremt sygdommen strækker
sig ud over 30 dg, kan arbejdsgiveren modtage refusion fra kommunen, dog maksimalt
dagpengesatsen.
De aktuelle sygedagpengesatser findes i håndbogen ”Generelt og Satser”
Sygdom - timelønnede
Nedenstående kan tages som udgangspunkt, hvis ikke overenskomsten, som virksomheden er
omfattet af foreskriver noget andet. Tjek derfor altid den gældende overenskomst ved udbetaling af
løn under sygdom.
Ansættelse under 8 uger
Arbejdsgiveren udbetaler IKKE løn. Medarbejderen får sygedagpenge igennem det offentlige. Hvis
virksomheden ønsker sygefraværet vist på lønsedlen er dette muligt ved registrering af timerne på en
løntransaktion på lønart 3101.
Hvis virksomheden ikke ønsker sygefraværet vist på lønsedlen, skal man ikke foretage sig noget.
Løntransaktion for medarbejderen:
Lønart
3101
Sygetimer
Antal
7,00
Sats
udfyldes ikke
Beløb
udfyldes ikke
Ansættelse over 8 uger
Arbejdsgiveren udbetaler sygedagpengesats i op til 30 dg.
De aktuelle sygedagpengesatser findes i håndbogen ”Generelt og Satser”
Hvis der IKKE skal beregnes feriepenge, sh-opsparing og pensionsopsparing af sygedagpengene,
anvendes følgende lønart:
Løntransaktion for medarbejderen:
Lønart
3146
Sygedagpenge
Antal
7,00
Sats
udfyldes
Beløb
udfyldes ikke
I visse tilfælde kan sygedagpengene være ferie-, sh- og pensionsberettigede. Den ansatte skal have en
anciennitet på mindst 12 mdr. og sygdommen skal have varet i mere end 3 dage. Disse krav kan dog
fraviges i en overenskomst.
Hvis der skal beregnes feriepenge og pensionsopsparing af sygedagpengene, anvendes følgende
lønart:
Løntransaktion for medarbejderen:
Lønart
3131
Sygedagpenge
ProLøn-Lønhåndbog
Antal
7,00
01-01-2012
Sats
udfyldes
Beløb
udfyldes ikke
Side 11
Lønhåndbog
Overenskomstbestemt sygeløn (ansættelse over 6 eller 9 mdr.)
Alt efter hvilken overenskomst man er omfattet af, kan arbejdsgiveren være forpligtet til at udbetale
”fuld løn” i et antal uger (typisk op til 5 uger), hvis lønmodtageren har opnået en vis anciennitet i
virksomheden (typisk 6 eller 9 måneder).
Grundlaget for beregning af den udbetalte løn under sygdomsperioden vil normalt være en betaling
svarende til det indtægtstab, den enkelte lønmodtager har lidt. Der vil evt. kunne være tale om en
maksimumsbetaling. Der skal typisk beregnes pension af denne sygeløn. Om der beregnes feriepenge
og evt. sh-opsparing af sygelønnen, fremgår af nedenstående skema, hvis overenskomsten ikke
foreskriver andet.
Ansættelse mindre end 12
måneder:
Sygelønnen er
pensionsgivende
Der skal ikke beregnes
feriepenge og evt. shopsparing
Lønart: 3121
Ansættelse mindst 12
måneder
Ansættelse mindst 12
måneder
Sygeperiode: højst 3 dage
Sygeperiode: mere end 3
dage
Sygelønnen er
pensionsgivende
Der skal beregnes feriepenge
og evt. sh-opsparing fra 1.
sygedag
Sygelønnen er pensionsgivende
Der skal ikke beregnes feriepenge
og evt. sh-opsparing
Lønart: 3121
Lønart: 3111
Eksempel på løntransaktion for sygeløn med ferie- og evt. sh-opsparing:
Lønart
Antal
Sats
3111
Sygeløn (ferieber.)
37,00
110,00
Beløb
udfyldes ikke
Eksempel på løntransaktion for sygeløn uden ferie- og sh-opsparing:
Lønart
Antal
3121
Sygeløn (ej ferieber.)
7,00
Beløb
udfyldes ikke
Sats
110,00
Efter udbetaling af sygeløn i et antal uger (antallet af uger er overenskomstbestemt), overgår
medarbejderen til nu at få løn i form af dagpenge fra det offentlige. Denne ydelse er ikke
pensionsgivende. Virksomheden kan være forpligtet til at yde feriegodtgørelse og evt. sh-opsparing i
op til 120 sygedage (se nedenstående afsnit: Feriegodtgørelse under sygdom).
ProLøn-Lønhåndbog
01-01-2012
Side 12
Lønhåndbog
Feriegodtgørelse under sygdom (ansættelse over 12 mdr.)
Har en ansat mindst 12 måneders anciennitet, er virksomheden under sygdom i mere end 3 dage og
højest 120 dage forpligtet til at yde feriegodtgørelse og evt. sh-opsparing. Dette gælder også, selvom
den ansatte er overgået til sygedagpenge fra det offentlige, hvis ikke gældende overenskomst fraviger
dette. Beregningsgrundlaget for feriegodtgørelse og evt. sh-opsparing er gennemsnitslønnen i de
seneste 4 uger før sygdommens indtræden. Kontakt ProLøn A/S på telefon 87 10 19 30, hvis I har
behov for hjælp til beregningen.
ProLøn-Lønhåndbog
01-01-2012
Side 13