1. No category

Sähköisen tiedonhallinnan
askeleet ja hyödyt
Tiedonohjausseminaari
Suomen evankelis-luterilainen kirkko
9.5.2012
Kehittämispäällikkö Raili Oittinen
Sisältö
•
•
•
•
Toimintaympäristö ja lähtökohtia
Tiedonhallinta ja kokonaisarkkitehtuuri
Miksi sähköinen säilytys?
Etenemispolku
•
•
•
•
Toiminta- ja käsittelyprosessit
eAMS-tiedonohjaus
SÄHKE2-vaatimukset
Organisaation kypsyys
• Hyödyt
• Haasteita
Asiakirjahallinnon toimintaympäristö
- käytännön realiteetteja
• Sähköiset tietojärjestelmät ja paperiarkistointi rinnakkain
• Vaikuttamismahdollisuudet sähköisen toimintaympäristön
kehittämiseen
• Tietojärjestelmät erillisiä siiloja
• Vanhentuneet käsittelyprosessit
• Jatkuvat muutokset
• Normit muuttuvat nopeasti (SÄHKE1 -> SÄHKE2 -> SÄHKE3), ISO 154892 (suomennostyö), JHS 156 uudistaminen, JHS 176 tietohallintolaki
– Uudet käsitteet
– eAMSvaatimukset
Sähköisen tiedonhallinnan kehittämisen
lähtökohtia
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Omaa organisaatiota koskeva lainsäädäntö perustana
Kirkon uusi jäsentietojärjestelmä Kirjuri
Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta 634/2011
Julkishallinnon kokonaisarkkitehtuuri
Julkishallinnon tietovarannot asioinnin pohjana
Julkisen datan avoimuus
Organisaatio- ja palvelurakenneuudistus
Paikkariippumattomat palvelut
Kansalaisen asiointitili
Asiakkuuden hallinta keskeinen osa tiedonhallintaa
– Asiakkaan tiedonsaantimahdollisuuksien kehittäminen
– Prosessien kehittäminen organisaatiorajoista riippumatta
– Tietojärjestelmien metatietomääritysten yhtenäistyminen
Tiedonhallinnan kehittäminen
kokonaisarkkitehtuurissa
• VALTASA-hanke -> VM:n luonnokset Julkisen hallinnon
kokonaisarkkitehtuuriksi ja Valtionhallinnon
kokonaisarkkitehtuuriksi
• Organisaation toiminnan ja toimintaprosessien + niitä tukevien
tiedonhallinnan ja tietojärjestelmäkokonaisuuden suunnittelu
• Lausuntoaika päättyi 26.8.2011, ensimmäinen virallinen versio
4.4.2012
• JHS 179
• Uusi tietohallintolaki voimaan 1.9.2011 -> yhteentoimivuus
V
A
L
T
A
S
A


Valtionhallinnon arkkitehtuuriperiaatteet
VALTASA-hankkeen laatimat
Valtionhallinnon arkkitehtuuriperiaatteet ovat linjauksia, joita
valtionhallinnon organisaatioiden on
noudatettava toimintansa ja
tietojärjestelmiensä kehittämisessä.
Arkkitehtuuriperiaatteet muodostavat
kaikille yhteisen perustan suunnittelulle
ja ohjaavat valtionhallinnon
organisaatioita ja niiden
kehittämishankkeita paremman
yhteentoimivuuden ja hallitumman
kehittämisen suuntaan.
VALTASA:n tuottamat periaatteet
soveltuvat käytettäviksi kaikissa julkisen
hallinnon organisaatioissa, ja ne onkin
lähes sellaisenaan nostettu julkisen
hallinnon arkkitehtuuriperiaatteiksi.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
2 Yleiset periaatteet
2.1 Periaatteita on noudatettava
2.2 Toiminnan ja kehittämisen on oltava läpinäkyvää
2.3 Maksimoi yhteiskunnan kokonaisetu
2.4 Arkkitehtuurin tulee olla yksinkertaista
3 Toimintaan vaikuttavat periaatteet
3.1 Arkkitehtuurin tulee olla strategialähtöistä
3.2 Toimintatapojen tulee olla yhdenmukaiset
3.3 Kehitä toimintamallia asiakaslähtöisesti
4 Tietoon kohdistuvat periaatteet
4.1 Tieto on yhteiskäyttöistä pääomaa
4.2 Tietovarannolla tulee olla tietovastuullinen
4.3 Tietoturvallisuus on huomioitava tiedon koko elinkaaren ajan
5 Tietojärjestelmiin kohdistuvat periaatteet
5.1 Kehitä tai hanki tietojärjestelmiä toimintalähtöisesti
5.2 Vältä päällekkäisiä ratkaisuja
5.3 Varmista yhteentoimivuus
5.4 Tietojärjestelmien tulee olla käyttäjäystävällisiä
5.5 Minimoi toimittajariippuvuus
5.6 Hyödynnä avointa lähdekoodia
6 Teknologiaan kohdistuvat periaatteet
6.1 Yhtenäistä teknologia-arkkitehtuuri
6.2 Käytä vakaita teknologioita
7 Tietoturva ja varautuminen
7.1 Huolehdi tietoturvasta osana toimintaa
7.2 Varaudu poikkeustilanteisiin
Julkishallinnon kokonaisarkkitehtuuri
Lisää julkisen hallinnon ICT-toiminnasta ja arkkitehtuureista: Valtiovarainministeriö:
http://www.vm.fi/vm/fi/16_ict_toiminta/index.jsp
Toiminta
Asiakas
Asiointi-, osallistumisvaikuttamistarve
Viranomainen
Asiankäsittely
Tiedonohjaus
Asiankäsittely
järjestelmä
Käyttöoikeus
hallinta
Tallennus
järjestelmä
Käyttäjät
”Asiat ja
asiakirjat”
Prosessin
hallinta
Informaatio
Asiointi
tili
Asiankäsittelyprosessi
eAMS
Prosessi
säännöt
Teknologia
Tietojärjestelmät
Asiointi
palvelu
x
BPML
y
PDF, TIFF
Lähde: Valtiovarainministeriö, Julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurin suuntaviivat.
Luentomateriaali 26.1.2012.
Julkishallinnon metatietopalveluluonnos
Lähde: Julkisen hallinnon tietoarkkitehtuuriluonnos 4.4.2011, v. 0.95 s.43
Lähde: Julkisen hallinnon tietoarkkitehtuuriluonnos 4.4.2011, v. 0.95 s.28
Miksi sähköinen säilytys?
• Sähköinen käsittelyprosessi =
– reaaliaikainen käsittelyprosessi
– ohjattu käsittelyprosessi
– Asiakirjojen luotettava käsittelyprosessi (toimenpiteet näkyvissä) ja
säilytys
• Tieto säilyy paremmin käytettävissä, etsittävissä ja löydettävissä
– Tiedon hyödyntäminen organisaatiossa tehokkaampaa
– Asiakirjojen käsittelyn, arkistoinnin, hävittämisen ja tietopalvelun
helpottuminen
• Sähköisten aineistojen kompleksisuus: miten säilyttää
relaatiotietokanta?
Miksi sähköiseen tiedonhallintaan ja
säilytykseen?
• Paljonko organisaation arkistotilat maksavat vuodessa?
• Paljonko organisaation tulostuskustannukset ovat vuodessa?
• Kuinka paljon aikaa ja työtä käytetään asiakirjojen tulostamiseen,
koteloimiseen, hävittämiseen ja siirtelyyn?
• Entä tiedon etsimiseen paperiarkistosta?
• Kuinka moni haluaa etsiä asioita diaaritulosteista?
• Kuinka moni on tulostanut tietokannan?
Miten sähköiseen tiedonhallintaan ja
säilyttämiseen Etenemispolku
• Mikä on nykytila?
•
•
•
•
Prosessit
AMSin ajantaisuus
Organisaation järjestelmien tilanne
Osaaminen & resurssit
Kehitettävät kokonaisuudet
• Mikä on tavoite?
• Sähköiset käsittelyprosessit
• Prosessien nopeutuminen & automatisointi
• Yhteentoimivuus, tiedon hyödynnettävyys, päällekkäisyyksien
karsiminen
• Sähköinen säilyttäminen
Miten sähköiseen säilyttämiseen?
Kehitettävät osa-alueet:
•
•
•
•
•
•
Käsittelyprosessien arviointi
Tiedonohjauksen suunnittelu
Tiedonohjauksen toteuttaminen
Järjestelmien hankinta/ kehittäminen
Tietojärjestelmien vaatimukset
Sähköinen säilytys & määräajan säilytettävien tietojen
hävittäminen
+ osaamisen kehittäminen, koulutus, resursointi, vastuiden määrittely,
jatkokehitys…
Toimintaprosessien kehittäminen
• Uuden tietojärjestelmän suunnittelun yhteydessä
uudistetaan myös prosessit, joita tietojärjestelmässä
on tarkoitus hoitaa
• Tämä edellyttää myös asiakirjallisten tietojen
käsittelyprosessien kehittämistä ja
yhdenmukaistamista
• JHS152
• Käsittelyprosessi = toimintaprosesseissa syntyvien ja
kertyvien asiakirjallisten tietojen käsittely
Käsittelyprosessien kehittäminen
•
•
•
•
•
•
•
•
Tietojärjestelmät tukevat käsittelyprosesseja
Asiakirjapohjien kehittäminen ja yhtenäistäminen
Versioiden hallinta
Tiedon ohjauksen kehittäminen
 eAMS - järjestelmä
Metatietojen automatisointi
Asiakirjahakuihin käytetyn ajan lyhentäminen
Sähköinen säilyttäminen
Hävittämistoiminnallisuudet
eAMS – tiedonohjauksen suunnittelu
• AMSin ajantasaisuus – miten hyvin paperiarkiston AMS vastaa
sähköisiä prosesseja?
• Työnkulkujen ja prosessien kartoitus
• Tehtäväluokituksen laatiminen
• eAMSin koodistojen määrittely ja rajaus
• Asiakirjallisten tietojen inventointi ja liittäminen
prosessikuvauksiin
• Mille tasolle käsittelyvaiheiden kuvaaminen viedään?
– Käsittelyprosessin ohjautuvuus?
– Määritelläänkö automaattisia käsittelysääntöjä?
Asiakirjan elinkaaren hallinnan toiminnallisuudet
tietojärjestelmissä. Esimerkki SÄHKE 2 tavoitetilasta.
Lähde: JHS176
eAMS (= TOS =THS)
tiedon elinkaaren ohjaajana
• eAMS on järjestelmä, joka ohjaa tietojärjestelmissä
käsiteltävien tietojen elinkaaren hallintaa ja tietojen
säilyttämistä sekä tiettyjä toiminnallisuuksia
– Toimii tietojärjestelmien taustalla
• Tiedonohjausjärjestelmä
• Metatietojärjestelmä
– Itsenäinen tietojärjestelmä
• Toiminnalliset vaatimukset kuvattu
• Odottaa teknistä toteuttamista
– eAMS -integraatio on edellytys myös tiedon sähköiselle
arkistoinnille
eAMS tiedon elinkaaren ohjaajana
• eAMS ohjaa organisaation asiakirjallisten tietojen
elinkaaren suunnittelua ja hallintaa
• eAMS ulotetaan tehtävittäin ja käsittelyprosesseittain
yksittäisten asiakirjatyyppien tasolle
– Samaan käsittelyprosessiin kuuluvilla asiakirjallisilla tiedoilla
on erilaisia metatietoarvoja, kuten julkisuustieto, säilytysaika
– Tietosisältö on yksityiskohtainen
• www.ams-opas.fi
• www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/akj_maarays.pdf
– Asianhallinnan metatietomalli (SÄHKE-metatietomalli)
• JHS 143 Asiakirjallisten tietojen kuvailussa ja hallinnassa käytettävät
metatiedot (www.jhs-suositukset.fi)
• SFS 5914 Asiakirjojen metatiedot
Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi = asia
Tehtäväluokitus
Tehtävä
Asiakirjallisen tiedon käsittely
vireilletulo
valmistelu
päätöksenteko toimeenpano
toimenpide toimenpide toimenpide toimenpide
Asiakirja
Asiakirja
Asiakirja
Asiakirja
toimenpide
SÄHKE2-vaatimukset käsittelyprosessille
• Tieto on sidoksissa tiettyyn prosessiin ja tehtävään
• Tiedon käsittely ja hallinta tietojärjestelmissä luotettavaa koko
elinkaaren ajan.
– Tarpeelliset toimenpidetiedot käsittelyprosessin eri vaiheista
tallentuvat
– Metatiedot määrittävät julkisuusasteen
– Käyttöoikeudet määritelty
• Tietojen käytettävyys
- Tiedonohjaus tuottaa riittävät metatiedot
- Käsittelyvaihetiedot ohjaavat käsittelyprosessin etenemistä
- Tarpeettomiksi käyneiden tietojen hävittäminen & pysyvästi
säilytettävien aineistojen siirto
SÄHKE2:n vaatimukset tietojärjestelmille
• eAMS-järjestelmä
– Käsittelyprosessin ohjaaminen (tiedonohjauksen tuottaminen)
– Tehtäväluokan ja asiakirjatyypin mukaisten oletusmetatietoarvojen
määrittely
• Operatiivinen järjestelmä
–
–
–
–
–
Kyky hakea eAMS-järjestelmästä ohjaustietoja
Toimenpidetietojen tallentuminen käsittelyvaiheista
Roolien mukainen pääsynhallinta rajoitettuun tietoon
Tarpeettomien asiakirjojen ohjattu hävittäminen.
Siirtokokonaisuuden muodostaminen
Sähke2 -vaatimukset
•
•
•
•
•
•
•
•
eAMS -integraatio
Prosessien ohjaus
Tilasiirtymät
Versioiden hallinta
Käyttäjäryhmät
Hävittämistoiminnallisuudet
Lokitietojen karttuminen
Sähköinen säilyttäminen ja arkistointi
– Siirtotiedoston muodostaminen
– Rajapinta sähköiseen arkistoon
Tiedonohjauksen toteuttaminen
tietojärjestelmiin
•
•
•
eAMS-järjestelmä – tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) toimii
tietojärjestelmien taustalla
– Metatietojärjestelmä
– Itsenäinen tietojärjestelmä
On suositeltavaa rakentaa ensin eAMS-järjestelmä ja liittää muita
tietojärjestelmiä sen piiriin vaiheittain.
– eAMS-järjestelmä on mahdollista toteuttaa johonkin olemassa
olevaan tietojärjestelmään.
– Kaikkea eAMS-toiminnallisuutta voidaan kehittää vaiheittain
– eAMS-ohjaus suositellaan aloitettavaksi asianhallintajärjestelmistä
Tavoitteena keskitetty tiedonohjaus (eAMS-järjestelmä), jonka piiriin
liitetä tietojärjestelmiä vaiheittain
Organisaation kypsyys
• Mikä on toiminnan ja tietojärjestelmien tilanne
• Onko kokonaisarkkitehtuurikuvauksesta näkemyksiä
- miten tietojärjestelmät liittyvät toisiinsa?
- hankitaanko eAMS-järjestelmä
tiedonohjaukseen?
- mitkä järjestelmät integroidaan ensimmäisinä eAMSjärjestelmään? =>vaiheistus
- entä ellei hankita eAMS-järjestelmää, miten
toteutetaan tiedonohjaus
Tarvitaan strategioita ja johdon päätöksiä
Tarvitaan yhteistyötä: johto, ICT, tietoturva, tietosuoja,
järjestelmätoimittajat
Organisaation kypsyys
• Asiakirjahallinnan tulee olla hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän
henkilötietojen käsittelyn tasolla
• Vastuut tulee olla määriteltyinä ja kuvattuna
• Ohjeistot tulee olla ajantasaisia, saatavissa, käytettävissä,
ymmärrettäviä
– hävittäminen, käyttöoikeudet, eAMS:n ajan tasalla pitäminen
• Tietoturvallisuus dokumentoituna ja ohjeistettuna
Toiminta tulee olla dokumentoituna ja käytännöt sovittuina siten, että
noudatetaan yhteisiä ”pelisääntöjä”
Organisaation kypsyys
Toimintojen, tietojärjestelmien kehittämisvaiheessa, tietojärjestelmän
hankintavaiheessa jo hyvä tutustua:
•
SÄHKE2: Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen.
Arkistolaitoksen määräys 19.12.2008
•
SÄHKE2-määräyksen siirto-ohje, siirto-ohjeen liite, uudistumassa
•
SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 2012, voimaan
15.3.2012
•
SÄHKE2-siirtotiedoston xml-skeema (XSD-muodossa) XML-skeema kuvaa SÄHKE2normin mukaisen siirtotiedoston rakenteen. Organisaation on huolehdittava siitä,
että siirrettävä aineisto on SÄHKE2-skeeman mukainen.
•
Skeema on julkaistu 20.12.2011 (uusin versio)
•
Skeeman 20.12.2011 Release notes (doc)
•
Videoesittely: Arkistolaitoksen SÄHKE2–normi sähköisen tiedonhallinnan edistäjänä
Sähköisen tiedonhallinnan
tuottavuusvaikutuksia
• Automaattisemmat ja nopeammat sähköiset
käsittelyprosessit
– Tiedon käsittelyn luotettavuus
•
•
•
•
Toimintatapojen yhtenäistäminen
Hallinnon läpinäkyvyyden lisääminen
Asiakaspalvelusta itsepalvelua
Tiedon yhteiskäyttöisyys
Sähköisen tiedonhallinnan
tuottavuusvaikutuksia
• Turvataan sähköisen tietopääoman hallinta ja
käytettävyys (hakumahdollisuudet paranevat) sekä
säilyminen
– Tiedon hallintaa ja käyttöä ohjaavat metatiedot tallentuvat
automaattisesti
– Tarpeettoman tiedon hävittäminen tapahtuu luotettavasti
– Pitkäaikaissäilytystä, pysyvää säilytystä vaativat tiedot ovat
valmiiksi arkistolaitoksen hyväksymissä muodoissa, jolloin ne
ovat siirrettävissä arkistolaitoksen säilytyspalveluun ja sieltä
myös käytettävissä
Prosessien kehittämisestä saatavat
hyödyt - Asiakas
•
•
•
•
•
•
•
•
Asiointi nopeutuu
Asiointi yhdessä palvelupisteessä
Asiointiprosessien ja seurannan yksinkertaistuminen
Hallinnon läpinäkyvyys ja oikeusturva paranevat
Tasapuolinen kohtelu
Ei tarvitse tuntea organisaatio- ja hallintorakenteita
24/7?
Paikka- ja aikariippumattomuus?
Prosessien kehittämisestä saatavat
hyödyt– Organisaatioiden yhteistyö
• Prosesseja voidaan hoitaa yli organisaatiorajojen
• Prosesseja voidaan hoitaa yhteisesti – yhtenäiset
toimintatavat - automatisointi
• Prosessien toteuttamisen luotettavuus
• Tietojärjestelmät ovat yhteentoimivia
• Muutostilanteita on helpompi hallita
• Tiedonkulku ja –jakelu nopeutuvat
• Tiedon haku nopeutuu
Prosessien kehittämisestä saatavat hyödyt
- Johtaminen
• Muutostilanteiden hallinta paranee
• Muutosten jälkeen toimintojen vakiinnuttaminen
nopeutuu
• Prosessit nopeutuvat - läpimenoajat
• Asioiden seuranta ja valvonta helpottuvat
• Mahdollistaa henkilöstön kohdentamisen
päämäärätehtäviin
• Lisää toiminnan tuottavuutta
Prosessien kehittämisestä saatavat hyödyt
- Tekniikka
• Tietojärjestelmät tukevat paremmin prosessien
toteuttamista
• Päästään eroon suljetuista tietojärjestelmistä
• Tietojärjestelmät ovat yhteensopivia
• Paperin käyttö vähenee
• Sähköinen säilyttäminen – myös pysyvään säilytykseen
määrättyjen aineistojen sähköinen arkistointi
Organisaation haasteet
SÄHKE2 -kehittämistyössä
• SÄHKE –vaatimuksista tiedottaminen
järjestelmäsuunnitteluvaiheessa eri tietojärjestelmien kehittäjille
– Suuri osa toiminnallisuuksista rakennetaan osana normaalia
tuotekehitystyötä, josta vastaa järjestelmätoimittaja
– Asiakirjahallinnon asiantuntemusta tarvitaan parametroinnissa
• SÄHKE -vaatimusten ja organisaation prosessien
yhdistäminen toimivaksi ratkaisuksi
– Prosessien kuvaaminen
• Käsittelyoikeuksien määrittely
• Käsittelykäytäntöjen läpikäyminen – koko organisaation mukaan
saaminen
• Asiakirjallisen tiedon koko elinkaaren ymmärtäminen
KIITOS!
Lisätietoja:
Raili Oittinen
Puh. 09 228 52374, 0500 438 262
[email protected]