Case MML IPOST ON TUONUT MERKITTÄVIÄ TYÖAIKASÄÄSTÖJÄ Maanmittauslaitos lähettää vuosittain yli puoli miljoonaa kirjettä, jotka sisältävät 4,7 miljoonaa sivua. Kun lähetyksiä alettiin helmikuussa 2012 tehdä sähköisesti iPostilla, tuotantoprosessi tehostui merkittävästi. Tiedottaminen lakisääteistä Maanmittauslaitos suorittaa vuodessa lähes 25 000 kiinteistötoimitusta. Näitä ovat esimerkiksi kesämökkitontin muodostaminen lohkomistoimituksessa kiinteistöksi ja erilaiset lunastusja tilusjärjestelytoimitukset. Prosessit kestävät useita kuukausia, joskus jopa useita vuosia. Kiinteistöjen omistajille lähetetään prosessin etenemisestä tietoa vähintään kolmeen otteeseen. Yleensä vastaanottajia on alle kymmenen, mutta ”Aikaisemmin kirjeet postitettiin käsin omista toimipisteistämme. Nyt kiinteistötoimituksiin liittyvä tiedottaminen hoidetaan lähes kokonaan sähköisesti iPostilla.” kertoo Maanmittauslaitoksen tietohallintojohtaja Matti Lisitsin. esimerkiksi moottoritie- tai sähkölinjahankkeissa kiinteistönomistajia voi olla jopa tuhat. Toimitus aloitetaan lähettämällä ilmoitus toimituksen käynnistymisestä sen hakijalle tai kesämökkitontin ostajalle. Päätöksistä annetaan tietoa erikseen kaikille, ja lopuksi kiinteistön omistajille lähetetään vielä kaikki toimitukseen liittyvät asiakirjat, joista jokainen voi tarkistaa miten päätökset vaikuttavat. ”Aikaisemmin kirjeet postitettiin käsin omista toimipisteistämme. Nyt kiin- teistötoimituksiin liittyvä tiedottaminen hoidetaan lähes kokonaan sähköisesti iPostilla”, kertoo Maanmittauslaitoksen tietohallintojohtaja Matti Lisitsin. Maanmittauslaitoksen saamat hyödyt iPostista ovat olleet merkittäviä. ”Kun yli puolen miljoonan kirjeen manuaalinen käsittelytyö on jäänyt meiltä kokonaan pois, olemme saaneet huomattavia työaikasäästöjä. Arvioidemme mukaan olemme säästäneet kymmeniä henkilötyövuosia”, sanoo Lisitsin. Iso muutos kirjeiden lähettämisessä Monet valtionhallinnon virastot ovat Case MML ”Aikaisemmin prosessi oli työläs. Nyt teemme kirjeestä pdf-tiedoston, jonka lähetämme iPostin kautta OpusCapitalle. He hoitavat kaiken tulostamisen ja postittamisen.” Matti Lisitsin, Maanmittauslaitos OpusCapitan palvelu Maanmittauslaitokselle » Maanmittauslaitos käyttää iPost-palvelua kiinteistötoimituksiin liittyvään tiedottamiseen. » Kiinteistötoimituksen tekijä lähettää toimitusasiakirjat kuten kokouskutsut, päätökset ja tausta-aineistot värillisinä pdf-tiedostoina OpusCapitalle, joka hoitaa niiden tulostamisen ja postittamisen asiakkaille. » Laskutus käyttää iPostia kaikkien myyntilaskujensähköiseen lähettämiseen Palvelun hyödyt » iPost on tuonut merkittäviä työaikasäästöjä. Kun yli puolen miljoonan kirjeen manuaalinen tulostamis-, kuoritus- ja käsittelytyö on jäänyt pois, on tuotantoprosessi tehostunut huomattavasti. Maanmittauslaitos on omien arvioidensa säästänyt kymmeniä henkilötyövuosia » iPost nopeuttaa palvelua. Kiinteistötoimituksen tekijä voi lähettää pöytäkirjaotteen tai muita asiakirjoja suoraan kokouspaikalta omalta koneeltaan. hyödyntäneet iPostia kirjeiden lähettämiseen jo usean vuoden ajan. ”Kyseessä on selkeä askel kohti sähköistymistä”, toteaa johtaja Tero Niemi OpusCapita Customer Operations:ista. ”Tällä hetkellä iPostia käytetään tai ollaan ottamassa käyttöön jo lähes kaikissa valtionhallinnon virastoissa. Virastot siis sähköistävät oman puolensa postitusprosessista, ja OpusCapita hoitaa tulostamisen, kuorituksen ja kirjeiden lähettämisen asiakkaille joko paperikirjeenä tai sähköisessä muodossa Netpostiin.” Käytössä koko organisaatiossa iPost on integroitu kiinteästi Maanmittauslaitoksen tuotantojärjestelmään ”Lähetyspalveluna”. Sitä käyttävät laskutus, tietopalvelu ja kiinteistötoimituksia tekevät ja valmistelevat henkilöt kaikissa 35 toimipisteessä Ivalosta Ahvenanmaalle. Lähes tuhat työntekijää on tekemisissä iPostin kanssa suoraan tai välillisesti. ”Suurin työ oli kaikkien asiakirjojemmesaaminen pdf-muotoon”, kertoo Maanmittauslaitoksen johtava sovellusasiantuntija Mikko Peltokorpi palvelun käyttöönottoa edeltäneestä työstä. ”Kehitystyöhön varattiin aikaa ja sitä tehtiin tiiviissä yhteistyössä OpusCapitan kanssa.” iPost on ollut käytössä nyt reilun vuoden ja siihen ollaan oltu tyytyväisiä. Kysymystilanteissa käytettävissä on OpusCapitan avainasiakkaiden asiakaspalvelu. ”Aineistommehan ovat iPostissa sikäli poikkeuksellisia, että värilliset kartat ovat isoja tiedostoja ja niiden lähettämisessä on omat haasteensa. Näitä asioita me ratkomme yhdessä OpusCapitan kanssa hyvässä yhteisymmärryksessä”, sanoo Matti Lisitsin. Maanmittauslaitos tuottaa tietoa maasta. Virasto vastaa maanmittaustoimituksista, kiinteistötiedoista, karttaaineistoista sekä lainhuudoista ja kiinnityksistä. Tietoja tarvitsevat niin yksityiset, yritykset kuin koko yhteiskunta. Maanmittauslaitoksen palveluksessa on noin 1 800 osaajaa 35 paikkakunnalla, Maarianhaminasta Ivaloon. OPUSCAPITA www.opuscapita.com OpusCapita virtaviivaistaa taloushallinnon prosesseja automatisointi- ja ulkoistuspalveluina yli 10 000 asiakasyritykselle. Toimimme yhdeksässä Euroopan maassa ja meillä on 2400 työntekijää. Vuonna 2012 liikevaihtomme oli 270 miljoonaa euroa. Pääkonttorimme on Espoossa ja olemme osa Itella-konsernia. www.opuscapita.com
© Copyright 2024