Case MML
IPOST ON TUONUT
MERKITTÄVIÄ TYÖAIKASÄÄSTÖJÄ
Maanmittauslaitos lähettää vuosittain yli puoli miljoonaa kirjettä, jotka
sisältävät 4,7 miljoonaa sivua. Kun lähetyksiä alettiin helmikuussa 2012 tehdä
sähköisesti iPostilla, tuotantoprosessi
tehostui merkittävästi.
Tiedottaminen
lakisääteistä
Maanmittauslaitos suorittaa vuodessa
lähes 25 000 kiinteistötoimitusta. Näitä
ovat esimerkiksi kesämökkitontin
muodostaminen lohkomistoimituksessa kiinteistöksi ja erilaiset lunastusja tilusjärjestelytoimitukset. Prosessit
kestävät useita kuukausia, joskus jopa
useita vuosia.
Kiinteistöjen omistajille lähetetään prosessin etenemisestä tietoa vähintään
kolmeen otteeseen. Yleensä vastaanottajia on alle kymmenen, mutta
”Aikaisemmin kirjeet postitettiin käsin omista
toimipisteistämme. Nyt kiinteistötoimituksiin
liittyvä tiedottaminen hoidetaan lähes kokonaan
sähköisesti iPostilla.”
kertoo Maanmittauslaitoksen tietohallintojohtaja Matti Lisitsin.
esimerkiksi moottoritie- tai sähkölinjahankkeissa kiinteistönomistajia voi olla
jopa tuhat.
Toimitus aloitetaan lähettämällä ilmoitus toimituksen käynnistymisestä
sen hakijalle tai kesämökkitontin ostajalle. Päätöksistä annetaan tietoa
erikseen kaikille, ja lopuksi kiinteistön
omistajille lähetetään vielä kaikki
toimitukseen liittyvät asiakirjat, joista
jokainen voi tarkistaa miten päätökset
vaikuttavat.
”Aikaisemmin kirjeet postitettiin käsin
omista toimipisteistämme. Nyt kiin-
teistötoimituksiin liittyvä tiedottaminen
hoidetaan lähes kokonaan sähköisesti
iPostilla”, kertoo Maanmittauslaitoksen
tietohallintojohtaja Matti Lisitsin.
Maanmittauslaitoksen saamat hyödyt
iPostista ovat olleet merkittäviä. ”Kun
yli puolen miljoonan kirjeen manuaalinen käsittelytyö on jäänyt meiltä kokonaan pois, olemme saaneet huomattavia työaikasäästöjä. Arvioidemme
mukaan olemme säästäneet kymmeniä
henkilötyövuosia”, sanoo Lisitsin.
Iso muutos kirjeiden
lähettämisessä
Monet valtionhallinnon virastot ovat
Case MML
”Aikaisemmin prosessi oli työläs.
Nyt teemme kirjeestä pdf-tiedoston,
jonka lähetämme iPostin kautta
OpusCapitalle. He hoitavat kaiken
tulostamisen ja postittamisen.”
Matti Lisitsin, Maanmittauslaitos
OpusCapitan palvelu
Maanmittauslaitokselle
» Maanmittauslaitos käyttää
iPost-palvelua kiinteistötoimituksiin liittyvään tiedottamiseen.
» Kiinteistötoimituksen tekijä
lähettää toimitusasiakirjat
kuten kokouskutsut, päätökset
ja tausta-aineistot värillisinä
pdf-tiedostoina OpusCapitalle,
joka hoitaa niiden tulostamisen ja
postittamisen asiakkaille.
» Laskutus käyttää iPostia kaikkien myyntilaskujensähköiseen
lähettämiseen
Palvelun hyödyt
» iPost on tuonut merkittäviä
työaikasäästöjä. Kun yli puolen
miljoonan kirjeen manuaalinen
tulostamis-, kuoritus- ja käsittelytyö on jäänyt pois, on
tuotantoprosessi tehostunut
huomattavasti. Maanmittauslaitos
on omien arvioidensa säästänyt
kymmeniä henkilötyövuosia
» iPost nopeuttaa palvelua.
Kiinteistötoimituksen tekijä voi
lähettää pöytäkirjaotteen tai muita asiakirjoja suoraan kokouspaikalta omalta koneeltaan.
hyödyntäneet iPostia kirjeiden lähettämiseen jo usean vuoden ajan.
”Kyseessä on selkeä askel kohti sähköistymistä”, toteaa johtaja Tero Niemi OpusCapita Customer Operations:ista. ”Tällä
hetkellä iPostia käytetään tai ollaan
ottamassa käyttöön jo lähes kaikissa
valtionhallinnon virastoissa. Virastot siis
sähköistävät oman puolensa postitusprosessista, ja OpusCapita hoitaa tulostamisen, kuorituksen ja kirjeiden
lähettämisen asiakkaille joko paperikirjeenä tai sähköisessä muodossa Netpostiin.”
Käytössä koko
organisaatiossa
iPost on integroitu kiinteästi Maanmittauslaitoksen tuotantojärjestelmään
”Lähetyspalveluna”. Sitä käyttävät
laskutus, tietopalvelu ja kiinteistötoimituksia tekevät ja valmistelevat henkilöt kaikissa 35 toimipisteessä Ivalosta Ahvenanmaalle. Lähes
tuhat työntekijää on tekemisissä
iPostin kanssa suoraan tai välillisesti.
”Suurin työ oli kaikkien asiakirjojemmesaaminen pdf-muotoon”, kertoo
Maanmittauslaitoksen johtava sovellusasiantuntija Mikko Peltokorpi palvelun käyttöönottoa edeltäneestä työstä.
”Kehitystyöhön varattiin aikaa ja sitä
tehtiin tiiviissä yhteistyössä OpusCapitan
kanssa.”
iPost on ollut käytössä nyt reilun
vuoden ja siihen ollaan oltu tyytyväisiä.
Kysymystilanteissa
käytettävissä
on OpusCapitan avainasiakkaiden
asiakaspalvelu.
”Aineistommehan ovat iPostissa sikäli
poikkeuksellisia, että värilliset kartat ovat
isoja tiedostoja ja niiden lähettämisessä
on omat haasteensa. Näitä asioita me
ratkomme yhdessä OpusCapitan kanssa
hyvässä yhteisymmärryksessä”, sanoo
Matti Lisitsin.
Maanmittauslaitos tuottaa tietoa maasta. Virasto vastaa maanmittaustoimituksista, kiinteistötiedoista, karttaaineistoista sekä lainhuudoista ja kiinnityksistä. Tietoja tarvitsevat niin yksityiset, yritykset kuin koko yhteiskunta.
Maanmittauslaitoksen palveluksessa on noin 1 800 osaajaa 35 paikkakunnalla, Maarianhaminasta Ivaloon.
OPUSCAPITA
www.opuscapita.com
OpusCapita virtaviivaistaa taloushallinnon prosesseja
automatisointi- ja ulkoistuspalveluina yli 10 000 asiakasyritykselle.
Toimimme yhdeksässä Euroopan maassa ja meillä on 2400 työntekijää.
Vuonna 2012 liikevaihtomme oli 270 miljoonaa euroa. Pääkonttorimme
on Espoossa ja olemme osa Itella-konsernia.
www.opuscapita.com