Case Outokumpu Oyj
PALKKAPROSESSIN ULKOISTUS
KASVOI KEHITTÄJÄKUMPPANUUDEKSI
Outokumpu Oyj:n palkkaprosessin
ulkoistus OpusCapitalle on viidessä
vuodessa
muuttunut
kumppanuudeksi, jossa molempien yritysten
palkkahallinnon asiantuntijat yhdessä
miettivät keinoja prosessin kehittämiseksi.
“Käsittelemme kehittämisideoita ilman,
että kumpikaan osapuoli sooloilee vain
oman tehokkuutensa edistämiseksi. Kerromme tarpeemme, mietimme
kokonaisuutta ja saamme ehdotuksia,
joita yhdessä käsittelemme eteenpäin”,
Payroll Officer Riitta Tepponen kertoo.
“OpusCapitassa ymmärretään palkkaprosessin
vaativuus ja se, että työ on todella jotakin ihan
muuta kuin pelkkää konemaista laskentaa”,
Payroll Officer Riitta Tepponen Outokumpu
Oyj:stä kiteyttää.
tajärjestelmän hankinta tai palkkaprosessin hankinta palveluna.
Prosessin vastuut ja
toimintatavat uusiksi
Outokumpu päätti ulkoistaa, ja tätä
seurasi huippunopea neljän kuukauden muutosprojekti. Sen yhteydessä
Outokumpu uudisti järjestelmänsä,
joka välittää tiedot työajoista OpusCapitan palkanlaskentaan. Henkilötiedot palkkaprosessiin tulevat Outokummun SAP:sta.
OpusCapita on vastannut Outokumpu-konsernin Suomen yhtiöiden
palkanlaskennasta vuodesta 2010.
Tuolloin Outokummun vaihtoehdot
olivat joko uuden oman palkanlasken-
”Ensimmäisestä kerrasta alkaen palkat
on maksettu ajallaan. Meidän kokoluokassamme on toki aina aluksi mukana myös virheitä ja seikkoja, joihin ei
ole osattu varautua. Ne selvitettiin ja
korjattiin mahdollisimman nopeasti.
Nyt palkkaprosessimme toimii todella
hyvin”, Riitta Tepponen sanoo.
Outokummun ja OpusCapitan palvelusopimus koskee noin 50 000 palkkalaskelmaa vuodessa. Työntekijöille
palkka maksetaan kahdesti kuussa ja
toimihenkilöille kerran kuussa. Palkkatiedot välitetään palkansaajille joko
suoraan sähköisesti tai kirjeenä kotiin.
Muutoksessa Outokummun työntekijät ja esimiehet saivat uusia vastuita
esimerkiksi työajan seurantaan liit-
Case Outokumpu Oyj
”Kun palkkaprosessin ulkoistuspäätös on tehty,
edetään muutostyössä systemaattisesti ja
katsotaan tuloksia esimerkiksi puolen vuoden
kuluttua. Keskeneräisestä työstä tavoitellut
hyödyt eivät näy, ja tämä on hyvä tiedostaa.”
Payroll Officer Riitta Tepponen, Outokumpu Oyj
OpusCapitan palvelu
Outokumpu Oyj:lle
» OpusCapita hoitaa
Outokumpu Oyj:n Suomen
toimintojen palkkaprosessit.
Palvelun hyödyt
» Palkkaprosessin toimintatapoja
kehitetään aktiivisesti tavoitteena korkea automaatioaste ja
yhtenäiset toimintatavat koko
konsernissa. OpusCapitan palkkahallinnon asiantuntijaryhmä
ja järjestelmäasiantuntijat
mahdollistavat tämän.
» Prosessin kustannukset ovat
selvästi aiempaa alhaisemmat
ja tarkasti ennakoitavissa.
» OpusCapita vastaa palkkaprosessin henkilöstö- ja
järjestelmäresursseista.
tyvistä toimista. Outokummun palkkahallinnossa työskentelevien määrä
väheni merkittävästi.
“Ison pörssiyrityksen tapa toimia ja
sen tuominen osaksi ulkoistettua palkanlaskentaa oli aluksi haaste. Meillä
esimiehet tarvitsevat nopeasti käyttöönsä joukon erilaisia palkkatiedoista
työstettyjä raportteja. Myös kirjanpidon
aikataulut tiukkenevat jatkuvasti, ja
palkanlaskennan tiedot on pystyttävä
raportoimaan sinnekin entistä nopeammin.”
“Näihin tarpeisiin olemme löytäneet
tällä hetkellä parhaat mahdolliset
käytännöt. On tärkeää, että prosessin
toimintatavat on hiottu tehokkaiksi
ja kaikki tekevät tarkasti määritellyn
oman osuutensa.”
Automatisointi tukee
muutoshallintaa
Palkan saamiseen ja palkkaprosessin muutoksiin liittyy organisaatiossa
voimakkaita tunteita ja muutosvastarintaa. Tämä koettiin Outokummussakin. Ulkoistuskumppanin toimia arvioitiin tiukasti.
“Herkästi nähtiin syitä OpusCapitassa,
vaikka vika saattoi olla yhteinen, esimerkiksi se, ettemme heti tunteneet tarpeeksi hyvin toistemme toimintatapoja,“
Riitta Tepponen kertoo.
“OpusCapita ymmärtää ison konsernin
raportointi- ja aikataulutustarpeet, ja
se on tehnyt valtavasti kehitystyötä.
Yhteinen tavoitteemme on automatisoida palkkaprosessi mahdollisimman
pitkälle.”
Outokumpu Oyj
Outokumpu on ruostumattoman teräksen markkinajohtaja maailmassa.
Konsernin palveluksessa työskentelee yli 12 000 ammattilaista yli 30 maassa. Konsernin pääkonttori sijaitsee Suomessa Espoossa, ja Suomen tuotantolaitokset Torniossa. Outokummun osake on listattu Nasdaq Helsingissä.
OPUSCAPITA
www.opuscapita.com
OpusCapita nostaa taloushallinnon prosessit uudelle tasolle. Keskitymme 2 300
asiantuntijamme voimin kehittämään Purchase-to-Pay ja Order-to-Cash -prosesseja, joissa
ohjelmistot, alihankinta ja palvelut yhdistyvät markkinoiden parhaaseen toimitusmalliin.
Toimimme yhdeksässä maassa, palvelemme yli 10 000 asiakasta ja ohjelmistojemme
loppukäyttäjiä on yli 50 eri maassa. OpusCapitan liikevaihto oli 263 miljoonaa euroa vuonna
2013. OpusCapita on osa Posti-konsernia ja sen pääkonttori on Suomessa.