Case Itella Oyj
KESKITETTY MAKSULIIKENNERATKAISU
ANTAA TÄYDELLISEN KONTROLLIN
Itella-konsernin talouden kehitysprojekteista vastaava Katriina Järvenpää
on tyytyväinen. Aiemmin päänsärkyä
aiheuttaneet
järjestelmäongelmat
ovat takanapäin, kun konsernin maksuliikennekone hyrrää tasaisesti itsekseen. Suurin osa Itellan konserniyhtiöiden maksuista hoituu nyt keskitetysti ja
kontrolloidusti OpusCapitan Payment
Factory -järjestelmän avulla.
Suurin osa Itellan konserniyhtiöiden
maksuista hoituu keskitetysti ja
kontrolloidusti OpusCapitan Payment
Factory -järjestelmän avulla.
Palataan hetkeksi syksyyn 2011. Itellakonsernin maksuliikenne on raskas ja
moniulotteinen kokonaisuus, ja sen hallinta oli vuosien saatossa osoittautunut
yhä haasteellisemmaksi.
Kun
SEPAan
siirtyminen
nousi
työpöydälle, Järvenpää päätti tarttua
toimeen ja etsiä joustavan ja tehokkaan
ratkaisun konsernin maksuliikenteen
kehittämiseksi. Apu löytyi Itella-konserniin hankitulta OpusCapitalta, jonka keskitettyyn maksuliikenneratkaisuun oli
helppo ihastua.
”Varsinkin ulkomaisen maksuliikenteen
kanssa oli jatkuvasti ongelmia, eikä
tuolloin käytössä ollut maksuliikennejärjestelmä enää taipunut konsernin moninaisiin tarpeisiin”, muistelee Katriina Järvenpää. ”Minulle raportoitiin jatkuvasti
ongelmista, joiden selvittely vei suhteettoman paljon maksuliikenneasiantuntijoiden hermoja ja työaikaa”.
”Olemme olleet todella tyytyväisiä OpusCapitaan. Uusi ratkaisu tuntui alusta
alkaen hyvältä. Heillä on todella syvää
asiantuntemusta ja heidän kanssaan
on ollut miellyttävä työskennellä. Kaikki
erityistoiveet on otettu huomioon ja apua
saatu aina sitä tarvittaessa”, iloitsee Järvenpää.
Maksuliikenneasiantuntijat avainasemassa
OpusCapitan palvelut olivat Itellalle
toki jo vanhastaan tuttuja. Muun muassa konsernin ostoreskontra, myyntireskontra, pääkirjanpito ja maksuliikenne
olivat jo valmiiksi konsernin OpusCapita-talouspalvelukeskuksen hoidossa. Niinpä myös OpusCapita Payment
Factoryn käyttäjät ovat talouspalvelu-
Case Itella Oyj
”Kun ennen töitä tehtiin paikallisesti ja eri järjestelmiä käyttäen, on selvä että kokonaisuutta oli
hankala hallita. Nyt meillä on toimiva järjestelmä;
yksi kansainvälinen tapa toimia, kun kaikki maksut
menevät saman prosessin läpi.”
Senior Manager Katriina Järvenpää
Haaste
» Hajanainen maksuliikenne
tuotti paljon työtä ja aikaa kului
virheiden selvittelyyn. SEPAn
myötä järjestelmän uudistaminen vastaamaan kansainvälisen
maksuliikenteen vaatimuksia
oli väistämätöntä.
Ratkaisu
» Itellan maksuliikenne Suomessa, Virossa, Latviassa, Liettuassa,
Ruotsissa, Norjassa, Saksassa,
ja Puolassa kulkee keskitetysti
OpusCapita Payment Factoryn
kautta ISO 20022 -muodossa.
» Payment Factorya hoidetaan
OpusCapitan maksuliikenneyksiköstä käsin, jossa hoidetaan suuri osa Itellan taloushallinnon prosesseista.
keskuksen maksuliikenneasiantuntijoita, ja he olivat mukana jo käyttöönottoprojektin alkumetreiltä alkaen.
”Maksuliikenneasiantuntijoiden mielestä
uusi järjestelmä on käyttäjäystävällinen
ja nopeuttaa päivittäistä työtä.” kertoo
tiiminvetäjä Outi Väätäinen, joka vastaa
OpusCapita Group Oy:ssä Itella konsernin maksuliikenteestä.
”Ensimmäinen projekti tehtiin Itellan Balttian yhtiöihin, kun sinne oli tuolloin tulossa uusia yrityksiä SAP:n piiriin. Kun OpusCapita Payment Factory otettiin ensin
Balttiassa käyttöön, pystyimme samalla
koko ajan testaamaan uutta järjestelmää
ja OpusCapita teki sitä mukaa tarvittavia
muutoksia, kun niitä nousi esiin. Kun Balttiassa todettiin Payment Factoryn toimivan hyvin, se pystyttiin sitten ”monistamaan” muihin maihin”, Väätäinen kertoo.
Jopa 15.000 maksua
päivässä
Maksujen volyymit ovat Itellassa
valtavia: päivittäinen transaktiomäärä voi olla jopa yli 15.000. Itellan talousmoottoria pyörittää SAP
-toiminnanohjausjärjestelmä,
joka
kerää kaikki konsernin maa-yksiköiden järjestelmistä tulevat ostolaskut ja
jonka tuottamat aineistot OpusCapita
muuntaa SEPA-vastaaviksi ISO 20022
C2B -maksusanomiksi. OpusCapita
Payment Factory kattaa tällä hetkellä
konsernin maksuliikenteen Suomessa, Virossa, Latviassa, Liettuassa, Ruotsissa, Norjassa, Saksassa ja Puolassa.
Kaikki suurimmat maksuerät hoituvat
SEPA-maksuina.
Suorat pankkiyhteydet
Yksi projektin tärkeimmistä vaatimuksista oli rakentaa harmonisoidut pankkiyhteydet, jotka kattavat kaikki Itellakonsernin maat. Itella halusi yhdenmukaiset ja turvalliset kanavat pankkeihin päivittäisen rahaliikenteen hoitamista varten.
“Kun pankkiyhteysrakenne on selkeä, on
helpompaa ottaa käyttöön uusia pankkitilejä rakenteeseen. OpusCapitan maksuliikennejärjestelmä tarjosi meille tarvitsemamme ominaisuudet ja pystyimme
suoraviivaistamaan
maksuliikenteen
hoitoprosessia.”
Itella on ensisijainen valintasi postin, logistiikan ja verkkokaupan palveluissa. Huolehdimme kaupankäynnin ja arjen sujuvuudesta 11 maassa. Liikevaihtomme vuonna 2013
oli 1 977 miljoonaa euroa. Palvelemme yritysasiakkaitamme Itella-nimellä ja kuluttajia
Suomessa Posti-nimellä noin 26 000 ammattilaisen voimin. www.itella.fi.
OPUSCAPITA
www.opuscapita.com
OpusCapita virtaviivaistaa taloushallinnon prosesseja
automatisointi- ja ulkoistuspalveluina yli 10 000 asiakasyritykselle.
Toimimme yhdeksässä Euroopan maassa ja meillä on 2100 työntekijää.
Vuonna 2013 liikevaihtomme oli 263 miljoonaa euroa. Pääkonttorimme
on Espoossa ja olemme osa Itella-konsernia.
www.opuscapita.com