Case Study Toimiva taloushallinto ravintoketjun huipulla Case Leijona Catering Leijona Cateringin toimitusjohtajalla Ritva Paavonsalolla on kiireiset muistikuvat loppuvuodesta 2011. Elettiin Puolustusvoimien ruokahuollon yhtiöittämisprojektin kriittisiä hetkiä ennen tammikuun alussa tapahtuvaa lähtölaukausta. Uusi suuryhtiö käynnistettiin puhtaalta pöydältä. Taloushallinnon järjestelmät tilattiin kilpailutuksen jälkeen palveluna Efimalta. Uusi yritys käynnisti toimintansa 1.1.2012, ja silloin kaiken piti olla valmiina talousjärjestelmiä myöten, integroituna toiminnanohjaukseen, ravintoloiden kassoihin ja palkkajärjestelmään. Näin myös tapahtui. Nyt Paavonsalo ja talousjohtaja Soile Parviainen jo hymyilevät muistellessaan tuota ainutlaatuista projektia. Leijona Catering on merkittävä peluri Suomen ruokapalvelumarkkinoilla. Sen suurin asiakas on Puolustusvoimat ja palveluvalikoima ulottuu kuusen juurella tarjotusta hernekeitosta seitsemän ruokalajin illallisiin. Ammattitaitoisia työntekijöitä on 550. Toimiva taloushallinto on yksi yrityksen kivijaloista. © Copyright 2012 Efima Oy ”Kumppanuutemme Efiman kanssa on aitoa yhdessä tekemistä.” Toimitusjohtaja Ritva Paavonsalo ja talousjohtaja Soile Parviainen, Leijona Catering. Suuryritys puhtaalta pöydältä Kun Puolustusvoimien ruokapalvelun yhtiöittämistä suunniteltiin, päätettiin taloushallinnon järjestelmät hankkia palveluna. Kilpailutuksen perusteella valituksi tuli Efiman ratkaisu. ”Paitsi hinta, kriteerinä oli erityisesti asiantuntemus, koska haimme aitoa kumppanuutta”, kertoo toimitusjohtaja Paavonsalo. Hänen mukaansa Efimasta välittyi myös halu tehdä asiat hyvin asiakkaan tarpeiden mukaan. Yhtiöittäminen tarkoitti käytännössä, että vanhan toiminnan pohjalta synnytettiin uusi yhtiö uusine prosesseineen ja toimintamalleineen. Kaiken piti olla valmiina 1.1.2012. Yhtiöittämisen osana taloushallinnon rakentaminen oli tietysti osaprojekti, mutta kriittinen sellainen. Käyttöönottoprojekti onnistui ja aikataulu piti. ”Jos taloushallinnon järjestelmät eivät olisi toimineet heti alusta asti, olisimme olleet vaikeuksissa”, kuvaa talousjohtaja Parviainen. Efima Finance -järjestelmäkokonaisuuteen kuuluvat Microsoft Dynamics AX taloushallinnon järjestelmänä sekä maksuliikenne-, osto- ja matkalaskujärjestelmät.”Projektin aikainen testaus oli erityisen haasteellista, kun ennestäänkin kireässä aikataulussa jouduimme testaamaan ilman oikeaa testidataa, sellaista kun ei uudessa yrityksessä ole. Vaihtoehdot piti kuvitella ja keksiä”, Parviainen korostaa. Työkalu jokaisen työn tukena Leijona Cateringin tavoitteet taloushallinnolle ovat tehokkuus, joustavuus, läpinäkyvyys ja käytettävyys 24/7. Parviainen kehuu järjestelmän käyttövarmuutta ja joustavuutta. Työkalu on tukenut sitä, että pienen talousorganisaation työnkuvat on pystytty rakentamaan joustavasti. Ohjelmien helppo käytettävyys ja toimivuus ovat avainasemassa, koska käyttäjiä on paljon ja eri puolilla Suomea. Ohjelmistojen helppokäyttöisyydestä kertoo, että pääkäyttäjien saamat kyselyt ovat koskeneet lähinnä tiliöintejä ja sisältöä, eivät itse ohjelmaa. ”Onnistumme yhdessä” Leijona Catering näkee kumppanuuden tärkeänä voimavarana oman liiketoimintansa kehittämisessä. Ritva Paavonsalo toteaa: ”Meillä on koko ajan käytössämme Efiman valtava osaaminen ja kokemus taloushallinnosta.” Palvelun osana Efima huolehtii muutosten huomioimisesta, ja palvelumallissa kaikki uusimmat toimintatavat ja teknologia Leijona Catering on valtakunnallisesti toimiva osakeyhtiö, jonka kotipaikka on Kuopio. Yhtiön liikevaihto on 65 miljoonaa euroa ja työntekijöitä on 550. Yhtiö tarjoaa palveluita kaikkialla Suomessa. Tällä hetkellä yhtiön suurin asiakas on Puolustusvoimat. Leijona Cateringin missio on tarjota päivän parhaita makuhetkiä. © Copyright 2012 Efima Oy [email protected] Tel. +358 10 470 5450 ovat heti käytössä. Seuraavana vaiheena kehitetään yrityksen raportointia liiketoiminnan tueksi. Parhaita toimintamalleja syntyy kumppanuudessa, jossa odotukset ovat kovat ja osapuolet haastavat toisiaan. Pähkinänkuoressa Lähtötilanne • uuden yrityksen käynnistäminen • tiukka aikataulu Valittu ratkaisu • • • • • • Efima Finance palveluna Efima Invoice Workflow Efima Travel & Expenses Efima Banking verkkolaskujen välityspalvelu paperilaskujen skannauspalvelu Hyödyt • laadukas taloushallinto ja tehokkaat prosessit • nykyaikaiset, helppokäyttöiset sovellukset • onnistunut, nopea käyttöönotto • Efiman asiantuntijuus aina käytössä Useat suomalaiset keskisuuret ja suuret organisaatiot ovat hankkineet taloushallinto- ja toiminnanohjausjärjestelmänsä pilvipalveluratkaisuna. Palvelun niille tarjoaa Efima Oy, joka ohjelmistojen lisäksi tuottaa taloushallinnon ulkoistus- ja konsultointipalveluja. Nopeasti kasvavan Efiman vankka taloushallinnon ja tietotekniikan osaaminen ja asiakkaan liiketoimintatavoitteita tukevat ratkaisut ovat asiakastyytyväisyyden perusta. www.efima.com