HR-RAPORTOINNILLA JA MITTAREILLA
AJAN TASALLA OLEVAA TIETOA
Christian Slöör, Virvo Oy
Jani Rahja, Silta Oy
© Virvo Oy
VIRVO OY
•
•
•
•
•
Olemme liiketoimintalähtöisen
henkilöstöjohtamisen asiantuntijatalo
Toimeksiantomme vaihtelevat
konsultoinnista ratkaisijapalveluihin
Asiakkaamme ovat suomalaisia ja
kansainvälisiä yrityksiä ja
asiantuntijaorganisaatioita eri
toimialoilta ja kolmannelta sektorilta
Virvo on perustettu vuonna 2004 ja
meitä on nyt jo yli 30 henkilöä
Toimipisteemme sijaitsevat
Helsingissä, Tampereella ja Oulussa
14.1.2014
© Virvo Oy
©
Oy
2
HR-RAPORTOINNILLA JA
MITTAREILLA AJAN TASALLA
OLEVAA TIETOA
•
•
•
•
Miksi mittaaminen on tärkeää?
HR-mittareiden uusimmat trendit
Excel ei ole raportti!
Case-esimerkki: Reaaliaikaisia HR-mittareita
todellisilla euroilla
• Raportoinnin kehityssuuntauksia
14.1.2014
© Virvo Oy
3
AGENDA
8:15
Aamupalatarjoilu
8:30
Tervetuliaissanat, tj. Anne Haggrén
8:40
Miksi mittaaminen on tärkeää? / HR-mittareiden uusimmat trendit
9:10
Keskustelua kokemuksista
Tauko ja mahdollisuus hakea lisää kahvia ja aamupalaa
9:20
Case-esimerkki: Reaaliaikaisia HR-mittareita todellisilla euroilla
9:45
Raportoinnin kehityssuuntauksia
10:00 Keskustelua ja verkostoitumista
14.1.2014
© Virvo Oy
4
HR-RAPORTOINNIN TILA
• SuccessFactorsin tutkimuksessa (2013) todettiin:
– Organisaatiot käyttävät viikossa jopa 17h HR-raporttien työstämiseen
– Suurella osalla (51%) ei ole käytössä yhtenäistä HR-järjestelmää koko
organisaatiossa
– Usean järjestelmän käyttö aiheuttaa tilanteen, jossa raportoinnin lähdetietoa on
useassa eri paikassa
– Hajautetusta ja tehottomasta järjestelmärakenteesta johtuen, HR-datan laatu ei
välttämättä täytä sille annettuja vaatimuksia/määräyksiä
• Raportoinnille aiheuttaa haasteita erityisesti:
–
–
–
–
–
–
Epätarkka data, käytössä olevan analytiikan laajuus
HR-raportointi ei ole linjassa muun organisaation raportoinnin kanssa
olemassa olevat järjestelmät eivät pysty todentamaan HR:n tarpeellisuutta,
riittämätön data
ristiriidat HR:n ja talouden raporttien välillä
kyvyttömyys kommunikoida tuloksia..
Lähde: SuccessFactors
14.1.2014
© Virvo Oy
5
PARHAAT HR-ORGANISAATIOT
HYÖDYNTÄVÄT MITTARISTOJA
2/3
Parhaiten suoriutuvat
yritykset ovat
johtavista HRorganisaatioista
tuottaa mittaristoa
säännöllisesti
3x
todennäköisemmin
analytiikan hyödyntäjiä kuin
heikosti suorituvat
“Analytics: The New Path to Value”, Massachusetts
Institute of Technology, October 2010.
Talent management Performance study 2011
14.1.2014
www.virvo.fi
© Virvo Oy
6
MITTAAMINEN JA ANALYTIIKAN TUOTTAMINEN
ON HAASTE USEIMMILLE ORGANISAATIOILLE
14.1.2014
© Virvo Oy
7
LISÄÄ PÄÄTÖKSENTEKOKYKYÄ HR-ANALYTIIKAN VOIMALLA
Strategisen ymmärryksen lisääminen
Työvoiman optimointi
“Tehdään työtä
fiksummin”
Henkilöstösuunnittelu ja
henkilöstön analysointi
Tuotettu
lisäarvo
Datan analysointi ja parempi hyödyntäminen
Tieto
Ymmärrys
Ennakointi
Optimointi
HR:n optimointi
“HR tekee
työnsä
fiksummin”
Hallinnon ja operatiivisten toimintojen kustannusten hallinta ja leikkaus
Lähde: IBM
14.1.2014
www.virvo.fi
8
KYSYMYKSIÄ
HENKILÖSTÖJOHDOLLE
• Mikä on avainhenkilöiden vapaaehtoinen vaihtuvuus?
• Mikä on keskimääräinen %-palkankorotus edellisen korotuskierroksen
yhteydessä?
• Mikä on myyjien keskimääräinen tulos? Entä erotus paras – huonoin?
• Mikä on henkilöstötyytyväisyyden vaikutus liiketoiminnan tulokseen?
• Mitkä esimiehet pystyvät kehittämään alaisiaan ja ketkä rekrytoivat talon
ulkopuolelta?
• Kuinka kauan keskimäärin esimies on samassa tehtävässä?
• Mikä osuus johtajista on kasvatettu talon sisältä?
• Mikä on talon oman ja ulkoa rekrytoidun esimiehen erot:
Henkilöstötyytyväisyydessä? Pysyvyydessä? Tuloksentekokyvyssä?
• Kuinka kauan työntekijän kannattaa työskennellä nykyisessä roolissa?
14.1.2014
www.virvo.fi
9
MITTAREIDEN TULEE PUHUTELLA ERI
KOHDERYHMIÄ
JOHTO
ESIMIEHET
HR
14.1.2014
• Tuottavuus ja suoriutuminen
• Avaintyöntekijät ja seuraajasuunnittelu
• Henkilöstön tyytyväisyys
• Vaihtuvuus
• Oman tiimin tiedot: poissaolot, lomat jne
• Osaaminen, sen kehittyminen ja vaikuttavuus
• Kehityskeskustelut ja tavoitteiden toteutuminen
• Palkkatietoa
• Henkilöstösuunnittelu ja osaamisrakenne
• Lakisääteinen raportointi (ikärakenne, koulutustasot jne.)
• Palkkakustannukset
• Rekrytoinnin kustannukset
• Vaihtuvuus (kaikki, vapaehtoinen ja avainhenkilöt)
© Virvo Oy
10
SIIRTYMINEN OPERATIIVISESTA
STRATEGISEEN PÄÄTÖKSENTEKOON
Vaihe 1
60%
Keskustelu datasta ja sen laadusta
Keskustelu mittareista
Keskustelu mittareiden aiheuttamista toimenpiteistä
Lähde: Peter Howes,
SuccessFactors
14.1.2014
© Virvo Oy
11
HR-ANALYTIIKKAAN VAIKUTTAVAT TRENDIT
•
•
•
•
14.1.2014
Liiketoiminta on herännyt vaatimaan ajantasaista tietoa
Strateginen lähtökohta datan hyödyntämiseen, vaikuttavuus ja
ennustaminen
SaaS-pohjaisten järjestelmien ja työkalujen yleistyminen
– Joustavat järjestelmät, nopeat käyttöönotot
– Parantavat analytiikan kannalta olennaisten BI-järjestelmien
hyödyntämistä läpi organisaation
– SaaS-pohjaiset BI-työkalut laajentavat niiden käyttömahdollisuuksia
-> suuremmalla osalla työntekijöistä BI-toiminnallisuuksia käytössä
– Hyvä asia, ”informaatiokulttuuriin” sitoutuneet organisaatiot
suoriutuvat tutkimusten mukaan paremmin
– Parantaa olennaisesti tasoa, jolla raportointia hyödynnetään
organisaatioiden sisällä
Sosiaalinen media ja ”sosiaalinen HR”
12
HR-ANALYTIIKKAAN VAIKUTTAVAT TRENDIT
•
•
”Big Data”
– Big Dataan liittyvät prosessit saavat hyvin huomiota organisaatioissa
niiden strategisen roolin ansiosta
– Big Dataan liittyvät uudet järjestelmäratkaisut (esim.
tietokantateknologiat) mahdollistavat tiedon hallinnoinnin ja
analysoinnin uudella tasolla
– Mahdollista analylysoida suuria määriä dataa
Selkeä suuntaus on havaittavissa, missä tehokkaat ja suorituskykyiset
organisaatiot ovat kilpailijoitaan edellä myös HR-analytiikan osalla
–
Tiedon analysointi ja hyödyntäminen
– Ulkopuolisen tiedon ja benchmarking-tiedon systemaattinen
hyödyntäminen
–
14.1.2014
Eri korrelaatioiden löytäminen, esim. asiakastyytyväisyys ja henkilöstön
sitoutuminen ja näiden vaikuttavuus tulokseen
13
Liiketoimintatiedon hallinnan ulottuvuudet
Front office
Hakuteknologiat
Mobiilisovellukset
Visualisointi
& kartat
Suorituskyvyn
hallinta
Raportointi
Kyselyt &
analysointi
Portaalit
& Mashupit
MS Office &
e-julkaisu
Mittaristot
Informaation
jakelu
Tietovarastointi
& ETL
Back office
14.1.2014
Ennakoiva
analytiikka
B2B
Tiedon laatu
Master-tiedon
hallinta
Business Activity
Monitoring
14
TIETO VISUALISOIDAAN JA SITÄ ON MAHDOLLISTA VERRATA ERI
TEKIJÖIHIN
Lähde: SuccessFactors
14.1.2014
www.virvo.fi
15
ESIMERKKI HR MITTARISTON
KOOSTUMUKSESTA
HANKINTA
YLLÄPITO
 Kustannus / rekrytointi
 Aika tehtävän täyttämiseen
 Uusien työntekijöiden määrä
 Avainhenkilöiden korvaaminen
 Työvoiman kustannus /
operatiivinen kustannus
 Keskipalkka
SITOUTTAMINEN
KEHITYS
 Vapaehtoinen vaihtuvuus
 Uusien työntekijöiden
vaihtuvuus
 Vaihtuvuuden kustannus
 Koulutuskustannus per henkilö
 Koulutustunnit per henkilö
 Koulutuksen ROI
Lähde: The ROI of Human Capital, Jac Fitz-enz
14.1.2014
14.1.2014
© Virvo Oy
www.virvo.fi
16
16
14.1.2014
www.virvo.fi
17
LÄHTÖKOHDAT HR-ANALYTIIKKAAN
• HR-analytiikka keskittyy vahvasti seuraaviin prosesseihin:
– Talent management, palkitseminen, seuraajasuunnittelu, rekrytointi (talent
acquisition), workforce planning (henkilöstösuunnittelu)
– Voidaan hyödyntää monipuolisesti
•
HR-analytiikan tehokkaalle käytölle olennaisia asioita ovat:
– Strateginen lähtökohta datan hyödyntämiseen
– Prosessien kehittäminen kahdella tasolla:
• Analytiikan prosessit
• Järjestelmien tasolla
– On tärkeää, että HR data on integroitu järjestelmätasolla organisaatioiden muuhun
järjestelmärakenteeseen (ERP, CRM yms.)
– Tiedon tulee olla helposti saatavilla avainhenkilöille läpi organisaation
• Uusia SaaS-pohjaisia, joustavia ja nopeasti käyttöön otettavia järjestelmäratkaisuja pidetään
yhtenä vastauksena tähän ongelmaan
– Mittareiden ja automatiikan luominen prosessien tueksi on myös tärkeää
14.1.2014
© Virvo Oy
18
SUOSITUKSET HR-ANALYTIIKAN
KÄYTTÖÖNOTOLLE
•
•
•
•
•
•
•
•
Sitouta HR yrityksen tavoitteisiin strategisella tasolla
Aloita lopputuloksesta – mitä tietoa tulee tuottaa?
Pidä huoli, että sekä analytiikan, että teknologisen tason ratkaisut tuottavat
lisäarvoa
HR-datan integrointi, panosta automaatioon ja mittareihin
Olemassa olevien raportointijärjestelmien hyödyntäinen
– Taloushallinto
– Älä rajoita itseäsi perinteisiin ratkaisuihin
Sitouta organisaatio uusiin prosesseihin ja toimintatapoihin
Ota huomioon järjestelmärakenteen tuomat mahdollisuudet (esim. mobiilikäyttö)
Pilotoi
14.1.2014
© Virvo Oy
19
HUMAN CAPITAL INSTITUTEN SUOSITUKSET
•
•
•
•
•
•
Päivitä analytiikan työkalupakki
Ratkaisut sekä teknologisella, että analytiikan tasolla tuottavat lisäarvoa
Sitouta johto HR-analytiikkaan
Pidä huolta, että HR-analytiikan data on saatavilla esimiehille
Panosta datan automaatioon
Mobiilit sovellukset käyttöön
© Virvo Oy
ESIMERKKEJÄ KYSYMYKSISTÄ MIHIN
JOHTAMISEN NÄKÖKULMASTA TULEE
VASTATA
Human-Capital Facts
Mitkä avainluvut kuvaavat organisaation tilaa?
Analytical HR
Mitkä yksiköt, osastot tai yksilöt tarvitsevat huomiota?
Human-Capital
Investment Analysis
Millä toimenpiteillä on isoin vaikutus liiketoimintaan?
Workforce Forecasts
Miten tietää milloin henkilömäärää on lisättävä/vähennettävä?
Talent Value Model
Miksi työntekijät päättävät pysyä talossa tai lähteä?
Talent Supply Chain
Miten työvoiman pitäisi sopeutua bisnesympäristön muutoksiin?
Mukailtu lähteestä Davenport, Harris, Shapiro, HBR Oct 2010
14.1.2014
© Virvo Oy
21
“You can’t manage what you don’t
measure. You can’t measure what
you can’t describe”
What gets measured gets done!
Kaplan & Norton, Strategy maps 2004
14.1.2014
© Virvo Oy
22
Silta Oy lyhyesti
Perustiedot





Asiakkaita
Markkinajohtaja ulkoistetuissa HR- ja
palkkapalveluissa
Perustettu 2001
Liikevaihto 2012 noin MEUR 25
300 HR:n ja palkkahallinnon asiantuntijaa
Suomalainen toimija
Kumppanit
www.silta.fi
Excel ei ole raportti!
HR- ja palkkaraportointi tälle vuosituhannelle
Excel?
Tietolähteet?
Tieto
yhdessä
paikassa
Saatavuus?
Ymmärrettävyys?
Yhteiset
mittarit?
Palkkadata?
Luotettavuus?
Projekti
Helppo
käyttää
Itsepalvelu
Dynaaminen
data
Yhtenäiset
mittarit
Uusia
mittareita
Uusia
analyysejä
Innovaatio: Työkykyraportointi
• Asiakkaiden haasteena sairauspoissaolojen luotettava seuranta
•
•
•
Kuinka luotettavasti laskea poissaolojen ja sairauksien kustannukset? Mitkä ovat erilaisten
sairaustyyppien todelliset kustannukset yritykselle?
Kuinka mitata työhyvinvoinnin johtamisen toimenpiteiden vaikutuksia?
Kuinka varmistaa riittävä seuranta 30/60/90 poissaoloihin? (Kela 2012) ja kuinka estää
ennen aikaiset työkyvyttömyyseläkkeet?
• Kaikki tarpeellinen data sekä prosessi ovat jo olemassa palkanlaskennassa
•
•
Palkkatiedot (todelliset eurot), kustannuspaikat, sotut, kaikki poissaolotyypit, teoreettinen
työaika jne.
Kaikki lääkärintodistukset käsitellään palkanlaskennassa  diagnoositieto, kuntoutus,
tapaturmatieto
• Innovaatio: yhdistetään palkkajärjestelmän data lääkärintodistusten
tietoihin  uusia mittareita työkykyraportointiin
• Ratkaisu suunniteltiin yhteistyössä Sillan asiakkaiden kanssa
Case-esimerkki: Reaaliaikaisia HRmittareita todellisilla euroilla
Esimerkki edistyneestä HR- ja
palkkaraportoinnista
Esimerkki työkykyraportoinnista
Mahdollistaa poissaolojen ja sairaustyyppien todellisten kustannusten
seurannan
Raportointi kehittyy: trendeinä ennustettavuus,
analyysit, mobiililaitteet
Kiitos
Jani Rahja, puh. 040 7200 445, [email protected]