INNOSTAVA JOHTAMINEN OUTOTEC SERVICES Muutos on kuin rautapallo. Sen liikkeelle saaminen vaatii voimaa, mutta se pysyy liikkeessä pienellä voimalla.” TALENT VECTIA 102 RENEWAL 2014 OUTOTEC SERVICES Risto Pennanen Kuvat Pekka Hannila Peli viettelee muutokseen Pelaamalla voi voittaa uusia ideoita ja ihmisten sydämet. Tämän koki Outotecin varaosaliiketoiminnan johto, kun se vei uutta toimintamallia käytäntöön. S AIMME IHMISET MUKAAN muutokseen tavalla, jota olisi ollut vaikea tehdä muulla tavalla, muistelee Outotecin Spare Parts Delivery -toimintaa vetävä Heikki Kyröläinen. Kyröläinen puhuu globaalista muutoshankkeesta ja siihen liittyvästä ”pelikiertueesta”, jolla yhtiö vei viime vuoden aikana käytäntöön varaosaliiketoiminnan uutta toimintamallia. Varaosaliiketoiminta oli koostunut aiemmin itsenäisesti toimivista yksiköistä Outotecin eri yhtiöissä. Yhtiö kehitti yhtenäisen toimintamallin parantaakseen asiakaspalvelua, nopeuttaakseen HEIKKI KYRÖLÄINEN VICE PRESIDENT, OUTOTEC SERVICES BUSINESS AREA tarjousten tekemistä sekä myös itse toimituksia. Kyseessä oli kokonaisvaltainen uudistuminen, jonka myötä muuttuivat muun muassa organisaatiorakenne, prosessit, työnkuvat, liiketoiminnan mittarit ja johtaminen. Yhdeksi muutoksen toteutusvälineeksi yhtiö valitsi Talent Vectian Good Decision Game-menetelmän, jonka kanssa muutosta vetänyt avaintiimi kiersi yhtiön yksiköissä maanosasta toiseen. Kiertueen aikana pelilaudan ääressä istui yli 200 ihmistä varaosaliiketoiminnasta sekä myös myynnin ja hankinnan kaltaisista sidosryhmistä. Idea pelin käyttämiseen muutosvälineenä tuli kollegalta, jolla oli kokemusta vastaavanlaisesta toiminnasta. ”Uskoimme että pelin avulla ihmiset voivat kokeilla ja oivaltaa asioita niin, että syntyy syvää ymmärrystä, jota ei voi saavuttaa Power Pointeilla”, sanoo globaalin muutoshankkeen program manager Elina Niemelä. Räätälöity peli muutokseen Good Decision Game on lautapeli, joka räätälöidään jokaista asiakasta varten niin, että tilanteet ovat mahdollisimman aitoja. Pelissä on kolme keskeistä elementtiä. Yksi osa TALENT VECTIA 103 RENEWAL 2014 ” Syntyy syvää ymmärrystä, jota ei voi saavuttaa Power Pointeilla” PELI AUTTAA UUSIUTUMAAN Peli poistaa työpajoista jähmeyttä ja hierarkioita Se innostaa ihmiset keskustelemaan arjen tilanteista Räätälöity peli osuu täsmällisesti yrityksen tilanteisiin Pelaaminen nostaa kehitysideoita organisaation ”piiloista” Pelaaminen vahvistaa joukkuehenkeä Johdon sitoutuminen on yhtä tärkeää kuin kaikissa muutosohjelmissa. ELINA NIEMELÄ PROGRAM MANAGER OUTOTEC SERVICES BUSINESS AREA koostuu pisteytetyistä toimintavaihtoehdoista, joista osallistujat keskustelevat pelin aikana. Toisen osan muodostavat tietokysymykset, joissa on yksi oikea vastaus. Kolmas tärkeä osa ovat aloitteet, joilla kerätään ideoita toiminnan kehittämiseen. Peli on siis enemmän kuin työkalu valmiin muutoksen viestimiseen. ”Se on väline yhteisöllisyyden edistämiseen, keskustelun synnyttämiseen ja elämyksen tuottamiseen”, sanoo Elina Niemelä. Peli auttaa sulattamaan organisatorista jähmeyttä, jota syntyy jokaisella työpaikalla jonkin verran. Kun muutaman hengen tiimit kisaavat keskenään, syntyy nopeasti joukkuehenki, jossa virka-asemat menettävät merkityksensä. ”Johtoryhmäläiset ja varastomiehet istuivat saman pöydän ääressä ja tavoittelivat pelin voittamista yhdessä. Siinä karisivat hierarkiat pois”, sanoo Heikki Kyröläinen. Keskustelu viriää Kun ihmiset pääsevät pelin vauhtiin, alkaa myös keskustelu sujua nopeasti. Peli suorastaan pakottaa ihmiset puhumaan asioista, joita kaikki eivät välttämättä ole arjessa joutuneet miettimään. Pelaajat joutuvat TALENT VECTIA 104 RENEWAL 2014 ” Yksi pelaamisen tärkeistä tuloksista oli se, että saimme kymmeniä aloitteita toiminnan kehittämisestä.” perustelemaan näkemyksiään käytännön tilanteista sekä itselleen että kumppaneilleen. Näin perinteinen passiivinen ”opettajan kuunteleminen” kääntyy aktiiviseksi kehittämiseksi, jossa pelaajat itse kehittävät asioita. ”Pelaajat pääsivät pohtimaan asioita koko asiakaspalveluketjun kannalta, jolloin jokainen oppi ymmärtämään aiempaa paremmin, mikä on asiakkaan kannalta toimiva kokonaisuus”, sanoo Kyröläinen. Työroolien häviäminen johti myös siihen, että ihmisten ääni alkoi kuulua vielä tasapuolisemmin kuin yrityksissä yleensä. Peli osaltaan ohjaa myös siihen, että hiljaisimmatkin nousevat esiin puheliaimpien varjosta. ”Pelissä kukaan ei voi olla puhumatta ja toisaalta äänekkäimmätkin joutuvat olemaan välillä hiljaa”, sanoo Niemelä. Tämän tuloksena peli tuotti useita kymmeniä ehdotuksia toiminnan kehittämisestä. Osa ehdotuksista oli nopeasti toteutettavia käytännön asioita, jotka yhtiö saattoi toteuttaa lähes välittömästi. Toiset ehdotukset puolestaan olivat laajempia muutoksia, jotka saattoivat vaatia käytännön askeleita useammassa organisaatiossa. Näin johdon strategiatyössä kehittämään toiminta- ”KOSKA ME PELAAMME?” KUN KUTSU ”SPARE PARTS DELIVERY CHANGE GAME”-tilaisuuteen tuli outotecläisille, suhtautui moni pienellä epäluulolla. Moni uskoi itsellä olevan parempaakin tekemistä kuin pelaaminen. ”En halunnut avata tilaisuutta etukäteen paljoa, koska toisinaan on hyvä, että asiat osoittautuvat lopulta erilaiseksi kuin ihmiset ovat kuvitelleet”, sanoo Elina Niemelä. Ennakkoluulot vaihtuivat nopeasti innostukseksi, kun itse pelaaminen käynnistyi. Ihmiset innostuivat pelaamisesta ja siitä, että johto oli mukana pelissä kuuntelemassa ja kertomassa. ”Palaute on ollut äärimmäisen positiivista. Moni on sanonut, että ei ole koskaan ollut mukana tällaisessa”, sanoo Niemelä. Innostus on ollut niin hyvää, että pelaamisen idea kiersi yhtiön sisällä kiertuetta nopeammin, vaikka johto oli toivonut yllätyksen säilymistä. Elina Niemelä kertoo saaneensa viimeksi haastattelupäivänä Kiinasta tekstiviestin, jossa kysyttiin, koska pelikiertue tulee Aasiaan. Pelin räätälöinti juuri Outotecin varaosapalvelun tarpeisiin oli tärkeä onnistumisen edellytys. ”Itse olin etukäteen huolissani, mahtaako relevanssia olla riittävästi. Tässä rima oli korkealla ja aikataulu tiukka, mutta silti Talent Vectia onnistui hienosti”, sanoo Heikki Kyröläinen. tapamuutokseen tuli monia lisäideoita, jotka tukivat suurta muutosta. Johdon pantava itsensä peliin Vaikka peli on oiva väline monenlaisen muutoksen käytäntöön viemiseen, peli ei hoida asioita itsestään. ”Työkalu voi olla miten mahtava tahansa, mutta jos johtoryhmän sitoutuminen ei näy, muutoskaan ei etene”, sanoo Elina Niemelä. Siksi Outotecin varaosaliiketoiminnan johto oli lähes kokonaisuudessaan mukana pelissä. Kahdeksan johtoryhmän jäsentä sai valmennuksen pelinjohtajaksi, jonka tehtävänä oli valvoa pelin sääntöjen noudattamista, pitää huolta tasapuolisuudesta ja auttaa tiimiä eteenpäin kysymyksillä mahdollisissa pattitilanteissa. Lisäksi on tärkeää muistaa, että myös onnistunut muutoskiertue vaatii jatkotoimia, joilla muutos etenee. ”Muutos on kuin rautapallo. Sen liikkeelle saaminen vaatii voimaa, mutta se pysyy liikkeessä pienellä voimalla”, sanoo Heikki Kyröläinen. TALENT VECTIA 105 RENEWAL 2014