4 H enkilöstöasioita Oivalluksia hankintoihin Julkisia hankintoja tehdään pääsääntöisesti hyvällä ammattitaidolla hankintalakia sekä kokemukseen pohjautuvaa maan tapaa noudattaen. Tosiasiat ja historia ovat hyvä pohja hankinnoissa, mutta pelkästään olemassa olevin keinoin ei voida vastata tulevaisuuden haasteisiin. Innovaatio • Uusi idea tai toimintatapa, joka sisältää selkeän parannuksen aikaisempiin ratkaisuihin verrattuna ja on otettu onnistuneesti käyttöön • Yksilön, ryhmän tai yhteisön luovan toiminnan tuloksena syntynyt uusi idea Innovatiivinen hankintaosaaminen • Kyky muodostaa luovuuden ja osaamisen mahdollistavia hankintakokonaisuuksia Projektiryhmä oivalluksien ja uusien hankintatapojen jäljillä. Kuvassa Outi Karinharju, Pirjo Rehula, Paula Tähtinen, SannaMari Pudas-Tähkä ja Kari-Matti Haapala. Kuvasta puuttuu Tomi Lähteenmäki. Merkittävät yhteiskunnalliset muutokset pakottavat etsimään uusia toteutustapoja hankintaratkaisujen kehittämiseksi. Porin kaupunki on tarttunut haasteeseen käynnistämällä Innovatiiviset hankinnat –projektin. Ensimmäisessä vaiheessa keskitytään innovatiivisuusajattelun oppimiseen ja hyödyntämiseen hankinnoissa sekä toisen vaiheen suunnitteluun. Toisessa vaiheessa uusia toimintamalleja pilotoidaan perusturvan vanhustenpalveluiden ja teknisen palvelukeskuksen rakennuttamisen vastuualueen hankinnoissa. Kuva Milja Malin MYYTTEJÄ MURTAMASSA Oppia toimintatapojen uudistamiseen on haettu Tukefin–koulutuksesta. – Koulutuksessa saatiin uutta näkökulmaa hankintoihin muun muassa kumppanuusajattelun kautta. Perinteinen hankintatapa, eli kilpailuta-tilaa-toimitalaskuta, ei kannusta parantamaan toimintaa. Perinteisestä toiminnasta puuttuvat yhteinen tavoite ja kannusteet. Tilaajan täytyykin päättää, hankitaanko valmiiksi määritelty tuote vai kumppanuustiimi, joka ratkaisee ongelman ja saa aikaan halutun vaikutuksen loppuasiakkaille, kertoo vt. hankintapäällikkö Outi Karinharju. Hankintalaki ei ole esteenä sille, että voidaan tehdä avointa, kaikkia osapuolia kuuntelevaa ja kehittävää yhteistyötä. – Kaikille on tuttu tilanne, jossa hankittu palvelu tai tuote ei vastaa kaikkia sille asettuja tavoitteita tai ehtoja. Tätä ”rihkamakauppa”- ilmiötä pyritään välttämään kehittämällä yhdessä palvelutuottajien kanssa puhdasta hintakilpailua parempia hankintamenettelyjä ja toimivia arviointikriteerejä, joissa riskit ja hyödyt kohtaavat paremmin, toteaa rakennuttajainsinööri Kari-Matti Haapala. TARVITAAN LUOVAA KUMPPANUUTTA Innovatiiviset hankintaratkaisut voivat tarkoittaa olemassa olevien toimintamallien muokkaamista tai kokonaan uusia toimintatapo- Hankintakäytäntöihin liittyvien vahvuuksien ja heikkouksien tunnistaminen antaa valmiuksia oivaltaa ja kehittää toimintamalleja, totesi Jukka Yliherva koulutustilaisuudessa. ja. Esimerkiksi tarjouspyynnössä ei etukäteen sidottaisi palveluntuottajien käsiä, vaan heille annettaisiin mahdollisuus hyödyntää luovuuttaan ja osaamistaan. Sopimuskumppani päättäisi itse tavan, jolla se palvelutuotannon järjestää, mutta kuitenkin sopimusta ohjaavien laatukriteerien mukaisesti. Yksi tärkeimmistä keinoista varmistaa parhaat mahdolliset hankinnat tulevaisuudessa on yritysten, yhteisöjen ja hallintokuntien välinen kumppanuus. Tavoitteena on avoin, verkostomainen toimintakulttuuri, jossa palveluntuottajat otetaan mukaan jo hankintojen suunnitteluvaiheessa. – Vanhustenhuollon palvelujen hankinnoissa tullaan tekemään entistä enemmän yhteistyötä palveluntuottajien kanssa. Heidän kanssaan istutaan saman pöydän ääreen ja mietitään, miten palvelut tulisi järjestää. Tavoitteena on saada myös vanhusten oma ääni kuuluviin. Palveluntuottajien kanssa mietitään yhdessä palvelukokonaisuuksia, uusia tapoja toimia sekä ansainta- ja kannustinmalleja, summaa vanhustyön päällikkö Sanna-Mari PudasTähkä. Innovatiiviset hankinnat -projektiryhmä: Kari-Matti Haapala, rakennuttajainsinööri, tekninen palvelukeskus Outi Karinharju, vt. hankintapäällikkö, hankintapalvelut Tomi Lähteenmäki, vs. suunnittelupäällikkö, hallintokeskus Sanna-Mari Pudas-Tähkä, vanhustyön päällikkö, perusturva Pirjo Rehula, projektipäällikkö, POSEK/Hyvinvointialan Living lab -hanke Paula Tähtinen, projektisuunnittelija NYKYISET TOIMINTAMALLIT JÄYKKIÄ Maaliskuussa toteutettiin kysely hankinta- ja kumppanuusosaamisen sekä verkostotaitojen nykytilasta pilottitoimialoilla. Kyselyyn osallistuivat keskeiset hankintatyötä tekevät henkilöt ja otos ulkoisista palveluntuottajista. Tulokset osoittavat, että hankintatyötä tekeviä henkilöitä pidetään ammattilaisina ja heidän toimintansa on luottamusta herättävää. Tulokset vahvistavat olemassa olevan käsityksen, jonka mukaan hankintoihin liittyvät toimintamallit ovat jäykkiä ja niistä puuttuu yhteinen tavoitteellisuus. – Esimerkiksi vanhustenhuollon alueella palveluiden järjestäminen ja tuottaminen pitää ajatella ihan uudella tavalla, koska nykyisellä mallilla ja toimintatavoilla vanhusväestön kasvaessa ei tulla tulevaisuudessa pärjäämään. Hankinnoissakin pitää olla näkemystä tulevaisuuden tarpeisiin, ei vain tähän hetkeen, toteaa Sanna-Mari Pudas-Tähkä. Jokainen voi omassa työssään miettiä, miten toimintaa voitaisiin uudistaa. Parhaat oivallukset ja keksinnöt syntyvät käytännön työssä. Tulevaisuuden hankinnat vaativat rohkeutta oivaltaa, kokeilla ja ottaa käyttöön asioita, joita ei vielä ole. Teksti Paula Tähtinen Kohti uusia toimintatapoja Hankinta- ja kumppanuusosaamista kartoittaneen kyselyn tuloksia käytiin läpi pilottitoimialojen hankintatyötä tekeville järjestetyssä koulutuspäivässä. Samalla pohdittiin, miten olemassa olevia hankintaratkaisuja ja –yhteistyötä voitaisiin kehittää. Tilaisuudessa kouluttajana toimineen Innokonseptit Oy:n toimitusjohtaja Jukka Ylihervan mukaan hankintojen kehittäminen tarjoaa erinomaisen väylän palveluiden tuottavuuden parantamiselle ja niiden riittävyyden varmistamiselle. Väestö eläköityy ennätystahtia ja etenkin sosiaalija terveyspalveluiden tarve kasvaa. Samanaikaisesti työikäisten määrä vähenee. On siis löydettävä innovatiivisempia ratkaisuja, jotta voidaan saavuttaa vähemmällä enemmän. – Porin kaupungin mittaustulokset antavat hyvän perustan jatkolle, siitä on hyvä ponnistaa. Kehittämistyölle tarvitaan selkeä päämäärä, jämäkkä projektisuunnitelma ja riittävät johtamispanokset sekä innostunut ja osaava kehittämishenkilöstö. On tärkeää, että tuleviin vaiheisiin osallistuu eri toimialojen ja myös palveluntuottajien henkilöitä riittävän laajasti, toteaa Jukka Yliherva. Teksti Paula Tähtinen Kuva Heli Koskela