VR Group - olennaisuusanalyysi, sidosryhmädialogi

CASE
VR Group - olennaisuusanalyysi,
sidosryhmädialogi, yritysvastuu
”
Yhteistyö Fountain Parkin ja Mitopron kanssa oli sujuvaa ja antoisaa.
Sidosryhmädialogi oli mielenkiintoinen ja tehokas tapa saada esille
laajan joukon näkemyksiä ja ideoita vastuullisuutemme
kehittämiseen. Projektin tulosten pohjalta kehitämme sekä
vastuullisuustyötämme että vastuullisuusraportointiamme.
”
Tuija Säynätjoki,
ympäristöpäällikkö
VR Group
VR Group - yhteisellä matkalla asiakkaiden kanssa
Keväällä 2014 VR Group päätti päivittää vastuullisuustyönsä olennaisimmat
asiat ja kehittää raportointiaan GRI G4-ohjeiston suuntaan. G4 ohjeistossa
painotetaan sidosryhmälähtöistä olennaisuusanalyysia.
Kolme haastetta
Olennaisuusanalyysin perustana käytetään sidosryhmien näkemyksiä.
VR Groupin kannalta erityisen haasteen olennaisuusanalyysin perustana
olevalle sidosryhmädialogille muodostaa yrityksen poikkeuksellisen laaja
kontaktipinta ja ylipäätään suuri merkitys suomalaiselle yhteiskunnalle.
Toisena, hieman yleisempänä haasteena on
yritysvastuun linkittäminen yrityksen muuhun
toimintaan. Yritysvastuu jää helposti
päivittäisestä toiminnasta irralliseksi asiaksi ja
raportointi saa itseisarvon. Vaarana on
yritysvastuutyön varsinaisen merkityksen
häviäminen.
Kolmanneksi olennaisuusanalyysin on oltava GRI
G4 –ohjeiston mukainen. Ohjeiston ohjaavia
arvoja ovat: systemaattisuus, dokumentoitavuus
ja avoimuus.
Defining material Aspects and Boundaries –
process overview
(lähde: GRI G4 Implementation Manual)
Erityisesti avoimuuden ja systemaattisuuden
yhdistäminen osoittautui haastavaksi VR Groupin
suuren kontaktipinnan vuoksi. Some-kanavissa
huomio kiinnittyy yksittäisiin asioihin, fokusryhmät
eivät ole avoimia ja numeeriset kyselyt tuottavat
dataa, jota on vaikea hyödyntää innovaatioissa ja
uuden kehittämisessä.
CASE
VR Group - olennaisuusanalyysi,
sidosryhmädialogi, yritysvastuu
Mitä VR Groupin tulisi tehdä?
Laajan kontaktipinnan vuoksi sidosryhmien kanssa käytävä dialogi
päätettiin toteuttaa verkossa.
Avoimuus ja systemaattisuus huomioitiin kehittämällä verkkoaivoriihi,
joka salli osallistujien vapaan ideoinnin ja toisaalta myös muiden
osallistujien aloitteiden arvioinnin. Vapaan ideoinnin myötä katse siirtyi
tehtyjen toimenpiteiden mittaamisesta uuden kehittämiseen.
VR Groupin asiakaslupaus on ”Yhteisellä matkalla” ja näin VR Groupin
oli luontevaa kutsua sidosryhmät yhteiselle matkalle kehittämään VR
Groupista entistä vastuullisempaa toimijaa. Näin yritysvastuu linkittyi
alusta lähtien myös strategiaan.
Viestintä tuo asiat esille
Kutsua dialogiin jaettiin aktiivisesti sosiaalisessa mediassa ja kaikissa VR Groupin omissa kanavissa.
Osallistujien kutsumisen lisäksi aktiivinen viestintä toi esille VR Groupin jo aiemmin tekemää vastuullisuustyötä.
Neljän viikon aikana dialogiin osallistui yli 1 400 henkilöä, ja he tuottivat aivoriihessä yli 1 600 omasanaista ideaa
ja aloitetta.
Neljän viikon aikana dialogiin osallistui yli 1 400 henkilöä, ja he tuottivat aivoriihessä yli 1 600 omasanaista ideaa
ja aloitetta.
CASE
VR Group - olennaisuusanalyysi,
sidosryhmädialogi, yritysvastuu
Sidosryhmät mukana asioiden priorisoinnissa
Olennaisimpien aiheiden tunnistaminen tapahtui
kaksivaiheisesti. Sidosryhmädialogin ensimmäisessä
vaiheessa hyödynnettiin joukkoistamista ja osallistujat
arvioivat toistensa tuottamia ideoita.
Osallistujien priorisoinnin jälkeen Fountain Park teki
aineistolle laajan laadullisen aineiston analyysin. Analyysissä
hyödynnettiin mm. tekstinlouhintaa, ja lopputuloksena
tiivistettiin sidosryhmien näkemys VR Groupin yritysvastuun
pääkohdista ja kehitysmahdollisuuksista.
Johto mukana alusta alkaen
Olennaisuusanalyysiin kuuluu olennaisena osana myös yrityksen näkemys vastuullisuudesta. Niinpä VR
Groupin johto oli alusta asti aktiivisesti mukana projektissa.
Toimintaympäristön ja benchmark-analyysin kautta työ eteni Mitopron vetämiin johdon työpajoihin, joissa
tunnistettiin sidosryhmien esille tuomien asioiden vaikutus liiketoimintaan. Johtoryhmän työpajoissa
määritettiin VR Groupin liiketoiminnan kannalta olennaiset asiat ja varmistuttiin siitä, että asioille löytyy
oikeat mittarit. Mitä et mittaa, sitä et voi johtaa on vanha, mutta tässäkin tapauksessa totuudenmukainen
lause.
Työn tuloksena syntyi myös suunnitelma GRI G4 –ohjeiston mukaisen yritysvastuuraportin laatimiseksi.
VR Group kertoo tuloksista internet-sivuillaan
”Saadut vastaukset on jaoteltu neljään vastuullisuuden osa-alueeseen: ne liittyvät joko
asiakaskokemukseen, ympäristöön, henkilöstöön tai toiminnan läpinäkyvyyteen.
Vastaajat pitävät tärkeimpinä vastuullisuusteemoina energiatehokkuutta, toiminnan
eettisyyttä ja rehellisyyttä, palvelujen tasa-arvoisuutta sekä liikenteen luotettavuutta.
Kun vastuullisuuden keskeisimmät teemat on tunnistettu ja priorisoitu, ne voidaan
sisällyttää osaksi jokapäiväistä työtä, päätöksentekoa ja VR Groupin strategiaa.”
Projektiryhmä:
Asiakas:
VR Group – Tuija Säynätjoki, ympäristöpäällikkö
Sidosryhmädialogin suunnittelu, tekninen toteutus ja analyysi:
Fountain Park – Anu Valtari & Mikko Selin, [email protected]
Bencmark-analyysi, johdon workshopit, G4-gap analyysi ja mittariston tarkentaminen:
Mitopro – Mikael Niskala & Tomi Pajunen, [email protected]