Liite 2 Lestijärven kunta Sivistyslautakunta Tarjouspyyntö Lestijärven kunnan tilausliikenteenä hoidettavista koulukuljetuksista Tarjouspyynnön tavoite ja tilaaja Tämän tarjouspyynnön tavoitteena on järjestää Lestijärven kunnan tilausliikenteenä hoidettavat koulukuljetukset lukuvuosille 2015-2016. Pyydämme tarjoustanne jäljempänä määriteltyjen koulukuljetusten hoitamisesta. Kuljetusten tilaaja: Lestijärven kunta Sivistyslautakunta Lestintie 39 69440 Lestijärvi Yhteyshenkilö kuljetusasioissa: vs. rehtori Lassi Mäkelä 044-0540839 Hankintamenettely ja noudatettavat säädökset Hankinta on arvoltaan EU-kynnysarvon ylittävä. Hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi ti 28.4.2015 HILMA- tietokantaan. Ilmoitus julkaistaan Lestijärven kunnan kuntatiedotteessa 8.5.2015. Hankinta tehdään avointa hankintamenettelyä käyttäen. Hankinnoissa noudatetaan Lakia julkisista hankinnoista nro 348/2007 ja lakia täydentävää asetusta 614/2007 sekä niihin myöhemmin tehtyjä muutoksia. Sopimuskausi ja optio Liikenne aloitetaan ja sopimuskausi alkaa 12.8.2015. Kuljetukset ajetaan lukuvuosittain vahvistettuina koulupäivinä. Sopimus päättyy 4.6.2016 Tilaajan harkinnan ja päätöksen mukaan tarjouskilpailun voittajan kanssa voidaan tehdä jatkosopimus lukuvuodelle 2016- 2017 optio-oikeuteen perustuvana suorahankintana. Tarjoaja sitoutuu tähän jatkovuoteen tarjouksessaan. Kunta päättää erikseen tästä optiovuoden käytöstä ennen uuden tarjouskilpailun käynnistämistä. Hankintakohteet Hankinnan kohteena ovat Lestijärven peruskoulun oppilaiden erilliset koulukuljetukset, jotka hoidetaan tilausliikenteenä. Hankintakohteet on kuvattu liitteessä 1. Kuljetuskohteiden ajettavat reitit ja suoritteet tarkistetaan lukuvuoden käynnistyessä, kun on käytettävissä lopulliset tiedot lukujärjestyksistä. Tarkistukset tehdään tilaajan ja valittujen sopimuskumppaneiden kanssa yhteistyössä. Tilaaja hyväksyy lopulliset reittisuunnitelmat ja aikataulut. Tilaajalla on oikeus tarkistaa reittejä ja aikatauluja tarpeen mukaan myös sopimusaikana mm. talvikuljetukset. Ennen muutoksista tehtävää päätöstä neuvotellaan palveluntuottajan kanssa. Lukujärjestyksistä johtuvat päivittäiset muutokset palveluntuottaja ottaa huomioon kunkin kohteen kuljetuksessa. Päävastuu reitin ja aikataulujen toimivuudesta ja täsmällisyydestä kuuluu palveluntuottajalle. Tarjotulle palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset Liikennelupa Tarjouskilpailu on avoin kaikille, joilla on oikeus koulukuljetusten harjoittamiseen. Tarjoajalla tulee olla koulukuljetusten harjoittamiseen oikeuttava liikennelupa (joukkoliikennelupa tai taksilupa). Koulukuljetusten harjoittamiseen tarvittavan luvan voimassaoloajan umpeutuminen kesken sopimuskauden ei estä liikennöitsijää ottamasta osaa tarjouskilpailuun. Liikennöitsijä vastaa kuitenkin vahingoista, joita ostajalle mahdollisesti aiheutuu, jos koulukuljetussopimus purkautuu kesken sopimuskauden siitä syystä, ettei liikennöitsijän liikennelupaa uudisteta. Muita vaatimuksia: Kalusto- ja liikennöintivaatimukset - kaluston ja liikennöinnin tulee täyttää liikenne- ja viestintäministeriön asetuksen vaatimukset koulu- ja päiväkotikuljetusten kuormituksesta ja turvallisuusjärjestelyistä (553/2006) - kalustossa tulee olla alkolukko alkolukkolain mukaisesti (1110/2010) - kalustolla tulee olla koululaisten liikunta- ym. tavaroiden kuljettamismahdollisuus Työturvallisuus ja työehdot Liikennöinnissä tulee ottaa huomioon työsuojeluun ja noudatettaviin työehtoihin liittyvät velvoitteet. Henkilöstö ja asiakaspalvelu Kuljettajan asiakaspalvelu tulee olla ystävällistä, asiallista ja tarvittaessa oppilaiden käyttäytymiseen puuttuvaa. Kuljettaja on velvollinen noudattamaan Lestijärven sivistyslautakunnan laatiman Koulukuljetusoppaan ohjeita. Kuljetukset voivat saapua koululle aikaisintaan klo 8.30. Tupakointi ja päihteiden käyttö on ehdottomasti kielletty. Kuljettajan on huolehdittava, että oppilaat käyttävät turvavyötä niissä autoissa, joissa ne ovat pakolliset. Lasten erityistarpeet tulee mahdollisuuksien mukaan ottaa huomioon. Kuljettajan on välitettävä matkustajien antama palaute palveluntuottajalle, joka välittää sen ostajalle. Palveluntuottaja on työnantajana velvollinen huolehtimaan rikostaustan selvittämismenettelystä (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä 504/14.6.2002). Häiriötilanteet Palveluntuottaja on velvollinen häiriötilanteessa (esim. rikkoutunut auto tai sairastuminen jne.) järjestämään tarjoamansa kohteen kuljetukset. Tarjouksen yhteydessä on annettava selvitys häiriötilanteisiin varautumisesta. Liikennöintikorvaus ja maksuehto Kunta maksaa palvelun tuottajalle hankintasopimuksessa sovitun korvauksen kerran kuussa laskun pohjalta. Palveluntuottaja laskuttaa kuntaa kuukausittain jälkikäteen toteutuneiden ajomäärien ja hyväksytyn tarjoushinnan mukaan. Laskut toimitetaan viimeistään ajokuukautta seuraavan kuukauden loppuun mennessä. Maksuehto on 21 pv/netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen Ajamatta jäänyt kuljetus Palveluntuottajalla ei ole oikeutta laskuttaa ja saada korvausta tuottajasta johtuvista syistä ajamatta jääneistä kuljetuksista. Kuljetus katsotaan ajamattomaksi myös, jos oppilaat palveluntuottajasta johtuvasta syystä myöhästyvät enemmän kuin 15 minuuttia oppitunnin aloittamisesta tai lähtö koulusta lähdettäessä myöhästyy enemmän kuin 15 minuuttia. Tarjouksen laatiminen Tarjouksen sisältö Tarjous tulee tehdä kohteittain liitteenä 2 olevalla tarjouslomakkeella. Tarjous tehdään suomen kielellä. Osatarjoukset ovat sallittuja. Erillisten tarjousten yhdistelyn tekee tilaaja. Tarjouksen tulee sisältää kaikki tarjouspyynnössä vaaditut tiedot ja selvitykset. Tarjousta ei saa sitoa minkään muun tarjouskilpailun ratkaisemiseen. Tarjouksen voimassaolo Tarjous tulee olla voimassa 4.6.2016 asti. Tiedot tarjoajasta Tarjouksessa tulee esittää tarjoajasta seuraavat tiedot ja selvitykset: 1. tarjoajan nimi ja yhteystiedot 2. yrityksen osalta liikenteestä vastaavan henkilön nimi 3. kaupparekisteriote 4. kopio voimassa olevasta joukkoliikenneluvasta tai taksiluvasta (tai selvitys, että tarjoajalla on luotettavalla todennäköisyydellä mahdollisuus saada lupa ennen sopimuskauden alkua) 5. verottajan todistus verovelvoitteiden hoitamisesta 6. vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. 7. selvitys, että yritys on merkitty ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin (jos työntekijöitä) sekä arvonlisävelvollisten rekisteriin 8. selvitys sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista (jos työntekijöitä) 9. selvitys häiriötilanteiden hoitamisesta 10. selvitys mahdollisen alihankkijan käyttämisestä ja edellä mainitut tiedot alihankkijasta 11. kalustoluettelo Näitä tietoja käytetään tarjoajan kelpoisuuden arvioinnissa ja tilaajavastuulain selvitysvelvoitteen täyttämisessä. Alihankkijan käyttäminen Tarjoajalla on oikeus käyttää toimituksissa alihankkijoita. Tarjoaja vastaa siitä, että alihankkijat täyttävät samat vaatimukset kuin tarjoajalta edellytetään. Jos palveluntuottaja tulee käyttämään alihankkijaa, on tarjouksessa ilmoitettava, mikä osuus liikenteestä hoidetaan alihankintana. Alihankinnan osuus ei saa ylittää 50 %. Yhteenliittymät Tarjoajalla on oikeus muodostaa tarjousyhteenliittymiä, jos yksittäisen liikenteenharjoittajan voimavarat eivät yksin riitä tarjouskohteen hoitamiseen. Kaikki yhteenliittymän jäsenet osallistuvat kuljetuspalvelun hoitamiseen ja ovat yhteisvastuussa tarjouksestaan. Yhteenliittymän käyttö ei saa olla kilpailulain vastaista (948/2011). Tarjoushinta Tarjoushinta ilmoitetaan tarjouslomakkeella euroa/kilometri. Tarjoushinta annetaan arvolisäverottomana hintana. Kilometrihinta maksetaan tilaajan hyväksymän reitin perusteella asiakaskilometreistä (=ensimmäisen matkustajan kyytiin noususta viimeisen matkustajan poistumiseen). Siirtoajojen kustannukset ja muut tämän tarjouspyynnön edellyttämät toimet sisältyvät kilometrihintaan. Kohteita ei saa sitoa yhteen, tarjotun hinnan tulee olla voimassa kohdekohtaisesti. Tarjoushintaa käytetään sekä tarjousvertailussa että liikennöinnin korvauksissa. Hinnan tarkistukset Tarjoushintojen tulee olla kiinteät ensimmäisen sopimusvuoden ajan. Sen jälkeen hintoja voidaan tarkistaa Jyse- sopimusehtojen mukaisesti. Tarjouskilpailun ratkaisuperusteet Valinta suoritetaan niiden tarjousten kesken, jotka ovat tulleet määräajassa (myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon) ja jotka vastaavat tarjouspyyntöä ja täyttävät siinä asetetut ehdot. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten hintavertailu 1. Tarjouskilpailua ratkaistaessa suljetaan aluksi pois ne tarjoajat, joiden tekniset, taloudelliset tai muut seikat huomioon ottaen ei voida arvioida selviytyvän tarjouspyynnön velvoitteista. a) tarjoajan tekninen suorituskyky arvioidaan niin heikoksi tai taloudellinen tilanne niin huonoksi, että tarjoajalla voidaan perustellusti olettaa olevan vaikeuksia täyttää sopimuksen mukaiset velvoitteet b) tarjoaja ei täytä lainsäädännössä asetettuja vaatimuksia c) tarjoajalla ei ole voimassa olevaa joukkoliikennelupaa tai taksilupaa (tai luotettavaa selvitystä sen saamisesta) d) tarjoaja on tuomittu lainvoimaisella päätöksellä liikenteen harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta, jota ei ole pidettävä vähäisenä, tai on liikenteen harjoittamisessa syyllistynyt vakavaan sopimus-tai muuhun menettelyrikkomukseen e) tarjoaja on antanut tarjouskilpailun yhteydessä ostajalle vääriä tietoja 2. Toisessa vaiheessa tarjousten vertailusta suljetaan pois tarjous, jos: a) se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia b) siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin c) tarjottu palvelu ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia d) tarjous ei vastaa pyydettyjä teknisiä ja kaupallisia vaatimuksia e) tarjouksessa annetaan tarjouspyynnön vastaisia ehtoja 3. Kolmannessa vaiheessa tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle, tarjoukselle ja palvelun laadulle asetetut vaatimukset, vertaillaan halvimman hinnan mukaisesti. Hankintapäätös Päätöksen hankinnasta tekee Lestijärven kunnan sivistyslautakunta. Päätös pyritään tekemään kesäkuun 17. päivään mennessä. Tarjouskilpailun ratkaisemisesta ilmoitetaan kaikille tarjouksen tehneille. Hankintapäätös ei tarkoita vielä sopimuksen syntymistä. Sopimus syntyy myöhemmin tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Hankintasopimus Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen hankintasopimus. Sopimuksessa noudatetaan tarjouspyynnössä ja sen liitteissä todettuja ehtoja ja muilta osin yleisiä Jyse 2009 palvelut sopimusehtoja (kts. http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat) Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi ja hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sitova sopimus syntyy vasta sopimuksen molemminpuolisella allekirjoituksella. Sopimuskokonaisuus koostuu seuraavista asiakirjoista ja niiden pätevyysjärjestys on seuraava 1) Hankintasopimus 2) Hankintapäätös 3) Tarjouspyyntö liitteineen 4) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot 2009, palvelut 5) Tarjous liitteineen Sopimuskauden aikana voi tapahtua sellaisia muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan liikennöintitarpeen järjestämiseen. Muutoksista neuvotellaan sopijapuolten kesken, jonka jälkeen tarjousmenettelyn tuloksena laadittua sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjouksen antaja sitoutuu tähän ehtoon. Muutokset tarjousaikana ja hankinnasta luopuminen Tilaaja voi muuttaa tai tarkistaa tarjouskilpailun kohteita tarjouskilpailun aikana ennen tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymistä, jos tätä voidaan esille tulleiden seikkojen perusteella pitää perusteltuna. Mikäli tässä tarkoitetut muutokset ja tarkennukset sitä edellyttävät, voidaan tarjousten jättämiselle varattua määräaikaa pidentää. Muutoksista ja tarkennuksista ilmoitetaan HILMA-tietokannassa korjausilmoitusmenettelyn avulla ja erikseen kaikille tiedossa oleville tarjousasiakirjat saaneille. Milloin olosuhteet tai liikenteen järjestämisen edellytykset ovat siten muuttuneet, että suunniteltua liikennettä ei ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla, tilaaja voi keskeyttää hankinnan. Tilaaja voi hylätä kaikki tarjoukset, jos tarjousten hintataso on liian korkea taikka, jos olosuhteet tai liikenteen järjestämisen edellytykset ovat muuttuneet niin, että suunniteltua liikennettä ei ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Tilaaja voi hylätä kaikki tai osan tarjouksista, jos käytettävissä olevien määrärahojen määrä sitä edellyttää. Kaluston tarkastukset Tilaajalla on oikeus tarvittaessa tarkastaa tarjoajan ja esitetyn alihankkijan autokalusto ja huoltopalvelut ennen hankintapäätöksen tekemistä ja sopimuskauden aikana. Tarkastukset eivät vähennä tarjoajan vastuuta ja velvollisuuksia. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta nro 621/1999). Tarjouskilpailuun liittyvät asiakirjat liitteineen ovat julkisia, kun sopimus hankinnasta on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista, kun hankintapäätös on tehty. Tarjoajalla ei ole kuitenkaan oikeutta saada tietoa muiden tarjousten sisältämistä liike- tai ammattisalaisuuksista. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot selvästi merkityllä erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi esitetyt tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Hinta ei voi olla tarjoajan liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lisätiedot Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset on toimitettava sähköpostilla osoitteeseen [email protected] to 14.5.2015 mennessä. Mikäli esitetyt kysymykset aiheuttavat muutoksia tarjouspyyntöön, korjattu tarjouspyyntö julkaistaan Hilmassa. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta jättäessään se on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset ja taustat sekä ottanut huomioon myös mahdollisiin lisäkysymyksiin annetut vastaukset tai tarjouspyynnön korjauksen. Tarjousten jättäminen Tarjous on kokonaisuudessaan toimitettava liiteasiakirjoineen suljetussa kirjekuoressa tai sähköpostin liitteenä. Kuori tai sähköpostin osoitekenttä varustetaan merkinnällä ”tarjous/koulukuljetukset”. Tarjoukset tulee toimittaa kirjeitse tai sähköpostitse pe 12.6.2015 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: Lestijärven kunta Sivistyslautakunta Lestintie 39 69440 Lestijärvi tai [email protected] Lähettäjä on vastuussa lähetyksen perille saapumisesta määräaikaan mennessä. Määräajan jälkeen saapuneita tai muulla tavoin toimitettuja tarjouksia ei hyväksytä. LIITTEET Liite 1 Hankintakohteiden kuvaukset Liite 3 Tarjouspyyntö ehtoineen Liite 4 Jyse 2009 palvelut -sopimusehdot