Seudullisten yrityspalveluiden seurannan kehittäminen, Teemu

Seudullisten yrityspalveluiden
seurannan kehittäminen
Teemu Kaakinen, Balentor Oy
Toimeksianto
”Kevään kehitystyön tuotoksena syntyy
yksinkertainen seuduittain sovellettavissa oleva
seurantakokonaisuus, jossa hyödynnetään verkostotoimijoilla jo
olemassa olevia järjestelmiä”
”Malli on rakennettu siten, että sitä voidaan soveltaa yhteistyön eri
kehitysvaiheessa olevilla seuduilla”
Alkuvaiheessa havaittua
•
Useilla alueilla seudullinen yhteistyö on vielä käynnistymis- ja
muotoutumisvaiheessa.
•
Sopimukset on saatu voimaan ja ensimmäisiä yhteistyön
kehittämiseen tähtääviä toimenpiteitä on sovittuna. Tyypillisesti
yhteistyö on pisimmällä alkavien yritysten neuvontaa liittyvissä
toimissa.
•
Parhaat kokemukset seuduilla liittyvät yhteiseen tekemiseen: on
valittu yhdessä tiettyjä teemoja tai osa-alueita, joita on lähdetty
viemään eteenpäin.
•
Systemaattinen tavoitteiden asettaminen, toiminnan suunnittelu,
seuranta, vaikuttavuuden arviointi sekä kehittäminen
eri asiakasryhmissä ovat monilla seuduilla vielä alussa.
Mallin työstäminen
•
Seuraavaa aineistoa on työstetty kevään 2012 aikana
valmisteluryhmän (TEM, Ely, TE-Toimisto, Kehittämisyhtiöt,
Uusyrityskeskus, ProAgria) sekä Pirkanmaan ja Päijät-Hämeen
pilottialueiden kanssa.
•
Seudullisten yrityspalveluiden seurannan kehittämisessä on
selkeästi vahvistui neljä keskeistä osa-aluetta:
•
•
•
•
Seudullisten yrityspalveluiden organisoituminen
Yhteistyön vuosikello
Toimintasuunnitelman edelleen kehittäminen
Mittaustiedon hyödyntäminen toiminnan suunnittelussa ja seurannassa
Seudullisten yrityspalveluiden seurantamalli
Organisoituminen
(Yhteistyön tarkoitus ja tavoitteet,
roolit ja vastuut)
Mittarit ja seurantatieto
(Mittaustiedon lähteet)
Yhteistyön vuosikello
SEUDULLISET
YRITYSPALVELUT
Toimintasuunnitelma
(Yhteistyön painopisteet,
tavoitteet ja toimenpiteet)
(Ohjausryhmätyö – toiminnanohjaus)
(Työryhmätyö – toimenpiteet)
Organisoituminen
Roolit ja vastuut
Organisoituminen
•
Organisoituminen on keskeinen tekijä seudullisen yhteistyön ja seurannan
edelleen kehittämisessä.
•
Osana sen kehittämistä on tärkeää, että
• Eri toimijoiden roolit ja tehtävät ovat selkeät
• Eri rooleihin on nimetty sopivat henkilöt (päätösvalta, ajankäyttö, osaaminen)
• Toimijat ovat motivoituneita kantamaan oman roolinsa ja toimimaan
yhteistyössä
•
Koordinaattorin roolissa toimivien aktiivinen ote seudulliseen toimintaan on
keskeistä, jotta yhteistyö vakiintuu ja kehittyy toimijoiden välillä
•
ELY:n seudullisten yrityspalveluiden koordinaattorin ja seutukoordinaattoreiden
rooleja ja yhteistyötä tulee edelleen selkeyttää ja tiivistää (valtakunnallinen taso –
aluetaso – seututaso)
Organisoituminen
Seudulliset linjaukset
& päätöksenteko
Ohjausryhmä
Seutukoordinaattori
Työryhmä (t)
Toimintasuunnitelman
valmistelu & toteutus
TEM
Valtakunnallinen
taso
ELY:n
vastuuhenkilö
Alueellinen
taso
Seutukoordinaattori
Seutukoordinaattori
Seututaso
TEM:in rooli
•
•
•
•
•
•
Yritys-Suomi kokonaisuudesta vastaaminen ja sen kehittäminen
Seudulliset yrityspalvelut osana Yritys-Suomi –kokonaisuutta –
vastuu ja kehittäminen
Valtakunnan tason painopisteiden linjaaminen
Valtakunnallisten kehityshankkeiden hallinta
Valtakunnallisesti yhteisten työkalujen ja toimintamallien kehitys
Valtakunnan tason mittaaminen: seuranta- ja palautetiedon
keruu
ELY:n seudullisten yrityspalveluiden
vastuuhenkilö (Ely-aluetason koordinointi)
•
•
•
Ely-aluetason kokonaisuudesta vastaaminen
TEM:n asiakkuusstrategian ja kvintettitoiminnan kytkentä seudullisiin
yrityspalveluihin
Valtakunnallisen, alueellisen ja seudullisen toiminnan välinen linkkihenkilö
•
•
•
Seudullisten yrityspalveluiden koordinointi alueella
•
•
•
•
•
•
Tiedon tuoja TEM:istä alueelle ja sen seuduille
Tiedon viejä seuduilta alueelle ja TEM:iin
Alueen vuosikello seutujen tueksi
Seutujen suunnitelmien laadinnan, ohjausryhmätyön ja yhteistyön kehittymisen tuki ja seuranta
Säännölliset tapaamiset seutujen koordinaattoreiden kanssa ja maakunnallisen yhteistyön
tukeminen
Ely-alueen yhteisten tilaisuuksien ja koulutusten järjestäminen yhteistyössä
seutukoordinaattoreiden kanssa.
TEM-kvintetin hallussa olevan seuranta- ja mittaustiedon järjestäminen
seututoimijoiden käyttöön.
Alueella tapahtuvien yrityskehityshankkeiden kokonaistiedonhallinta
(rahoittajilta tietoa kentän kehitystoimijoille)
Seutukoordinaattori
•
•
•
Seudun yhteistyön toimivuudesta ja kehityksestä huolehtiminen
Jatkuva aktiivinen yhteydenpito seudun eri toimijoihin
Seututoiminnan systematiikasta vastaaminen
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Yhteistyön vuosikello
Ohjausryhmän ja työryhmän tapaamiset
Seuranta- ja mittaustiedon kokoamisen koordinointi
Seudun toimintasuunnitelman valmistelun, toteutuksen ja seurannan koordinointi
Rajapinnat myös muihin seudun keskeisiin toimijoihin, jotka
eivät vielä ole sopimuksen piirissä
Seudullinen viestintä (alueen seutujen Yritys-Suomi viestintä)
Kehitysprojektien etenemisen seuranta
Seudun yhteisten koulutustilaisuuksien järjestäminen yhdessä
seudun toimijoiden kanssa.
Yhteistyö Ely:n vastuuhenkilön kanssa
Seudun ohjausryhmä
•
•
•
•
•
•
•
•
Seudun strategiset painopisteet ja linjaukset
toimintasuunnitelmien pohjaksi
Toimintasuunnitelmien hyväksyntä
Seudullisen mittaustiedon käsittely ja johtopäätökset
Suunnitelman toteuman seuranta 2-3 krt / vuodessa
Resurssien määrittely eri toimenpiteisiin
Osallistujina seudullisten sopimusten allekirjoittaneiden
organisaatioiden johdon edustajat sekä yritysten edustajia
Ohjausryhmän puheenjohtaja mieluiten yritystaustainen henkilö,
jolla on riittävä tuntemus julkisten yrityskehitysorganisaatioiden
toiminnasta
Seutukoordinaattori toimii ohjausryhmän sihteerinä
Seudun työryhmä(t)
•
•
•
•
•
•
Operatiivisesta toiminnasta vastaavat henkilöt
Seudun koordinaattori puheenjohtajana / sihteerinä
Toimintasuunnitelman luonnoksen laadinta ja budjettiehdotus
Toimintasuunnitelman toteutus
Kokoontuminen kuukausittain
Seudulla voi olla yksi tai useampia työryhmiä yhteistyön
kehittämisen painopisteistä ja tavoitteista riippuen.
Yhteistyön vuosikello
Yhteistyön vuosikello
•
Yhteistyön vuosikellon tarkoitus on systematisoida, jäsentää ja
tuoda ennakointia seudun yhteistyöhön
•
Seudullinen yhteistyön vaikuttavuus vaatii toimijoilta
•
•
•
•
Yhteistyön tulee olla säännöllistä
•
•
•
Ohjausryhmätyötä seudullisten painopisteiden määrittämiseen ja päätöksentekoon
Työryhmätyötä toimintasuunnitelman toteuttamiseen ja kehittämistyöhön
Tiivistä yhteistyötä ja tavoitteellisuutta
Ohjausryhmä 2-4 krt / vuodessa
Työryhmä 6-12 krt / vuodessa
Yhteistyö on yhteistyötä ja se vaatii toimijoilta riittävän tiivistä
otetta ja tahtotilaa yhteistoimintaan!
Yhteistyön vuosikello
Ohjausryhmätyö 2-4krt/v
Ennakointi, linjaukset ja
päätöksenteko
Työryhmä(t) 6-12 krt/v
Sovittujen asioiden
tekeminen ja kehittäminen
Vuosisuunnittelu
TR
TR
TR
TR
Yhteistyön vuosikello on
selkäranka, joka luo
suunnitelmallisuutta ja
TR
systemaattisuutta
yhteistyön seurannalle ja
Seuranta ja
kehittämiselle
TR
Seuranta ja
väliarviointi
väliarviointi
TR
TR
Ohjausryhmätyö
Roolina: Strategiset linjaukset – suunnitelman kommentointi
/hyväksyntä - toteuman seuranta
•Seudun strategiset painopisteet ja linjaukset toimintasuunnitelmien
pohjaksi (lokakuu)
•Toimintasuunnitelmien hyväksyntä ja resursointi (joulukuu)
•Seudun toimintasuunnitelman toteutumisen ja mittareiden
seuranta
• esim. tammikuu-toukokuu-syyskuu
• esim. maaliskuu-kesäkuu-lokakuu
Työryhmätyö(t)
•
Toimintasuunnitelman ehdotuksen valmistelu seuraavalle
vuodelle (syys-lokakuu)
•
Toimintasuunnitelman tarkentaminen annettujen linjausten
pohjalta (marras-joulukuu)
•
Kuukausittaiset tapaamiset toimintasuunnitelman toteuttamisen
seurantaan ja kehitystyöhön (tapaamiset tulee kalenteroida 612kk ajanjaksolle eteenpäin)
ELY:n seudullisten yrityspalveluiden vastuuhenkilön ja
seutujen koordinaattoreiden yhteistyötapaamiset
•
Alueen kokonaisuuden tarkastelu
•
Yhteisten linjausten eteneminen eri seuduilla (linkitys
valtakunnan tasoon)
•
Tapaamisia 6-12 krt vuodessa
•
•
•
Kahdenkeskiset keskustelut seudun koordinaattorin kanssa
Osallistuminen seudun ohjausryhmän / työryhmän työhön
ELY:n vastuuhenkilön ja alueen seutukoordinaattoreiden
yhteiset tapaamiset
Ely-alueen seutujen yhteiset
ajankohtaispäivät
•
•
•
•
•
•
Yhteisen ymmärryksen ja sitoutumisen vahvistaminen
Kaikille seudullisten yrityspalveluiden sopimuksen osapuolille ja
tärkeille verkostotoimijoille
Ajankohtaiset keskustelunaiheet alueen kehittämisessä esim.
ennakointitiedon käsittely, strategisten painopisteiden
kommentointi, hyvien käytäntöjen jakaminen, seudun
yrityskehityshankkeista keskustelu
2-4 krt vuodessa
Ajankohtaispäivien järjestäminen on Ely:n seudullisten
yrityspalveluiden vastuuhenkilöiden tehtävänä
Seutujen yhteisten koulutus- ja osaamisenkehittämistilaisuuksien järjestäminen yhdessä seudun toimijoiden kanssa
TEM:in valtakunnalliset tapaamiset seutujen
koordinaattoreille
•
Valtakunnan tason tulevaisuus ja palaute kokemuksista
•
Vertaisoppiminen ja parhaiden käytäntöjen jakaminen
•
Valtakunnan tason ajankohtaiset asiat
•
1- 2 krt vuodessa
Toimintasuunnitelma
Toimintasuunnitelma
•
Toimintasuunnitelma on yksi keskeinen kaikille seuduille
yhteinen toiminnan seurannan työkalu
•
Toimintasuunnitelmaa on kehitetty siten, että sen kautta
•
•
•
Asetetaan selkeämmin tavoitteita
Jaetaan vastuita
Voidaan seurata toimintaa
•
Toimintasuunnitelma on jaettu siten, että siinä suunnitellaan
sekä yhteistyön kehittämistä että yhteistyötä eri
asiakassegmenteissä
•
Tehty muutos vahvistaa asiakasnäkökulman esillä pitoa ja
toiminnan kytkeytymistä TEM:n asiakkuusstrategiaan
Toimintasuunnitelma - perustietosivu
Yhteistyön missio ja visio
Sopimusosapuolet
- Sopimuksen allekirjoittaneet organisaatiot
Koordinaattori
- Koordinaattori organisaatio, henkilö
ja hänen yhteystiedot
Ohjausryhmä
- ohjausryhmätyön tarkoitus
- puheenjohtaja
- jäsenten nimet ja taustaorganisaatiot
Työryhmä(t)
- työryhmän tarkoitus
- puheenjohtaja
- jäsenten nimet ja taustaorganisaatiot
Vuosikello
- ohjausryhmän ja työryhmän
tapaamisten aikataulut ja teemat
Painopisteet v. 201x
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Budjetti 201x
Toimintasuunnitelma - perustietosivu
•
•
•
•
•
•
•
•
Yhteistyön missio ja visio – Valtakunnallisesti seudullisilla yrityspalveluilla on yhteinen
missio ja visio, seutu voi tarvittaessa syventää tätä määritelmää oman seudun toimijoiden
yhteisiä päämääriä kuvaavaksi.
Sopimusosapuolet – Kuvaus organisaatioista, jotka ovat seudulla allekirjoittaneet
seudullisen yrityspalvelusopimuksen.
Seutukoordinaattori – Kyseisen seudun seudullisten yrityspalveluiden koordinaattorina
toimiva organisaatio ja kyseisen organisaation nimeämä henkilö sekä hänen yhteystietonsa
Ohjausryhmä – Kyseisen seudun seudullisten yrityspalveluiden ohjauksesta vastaavan
ryhmän rooli, puheenjohtaja ja jäsenet
Työryhmä(t) – Seudulla olevat työryhmät ja niiden toiminnan tarkoitus sekä puheenjohtajat
ja jäsenet
Vuosikello – Ohjausryhmän ja työryhmän tapaamisten aikataulut. Vuosikello voi olla myös
kuvattuna suunnitelman liitteenä.
Painopisteet v. 201x – Kyseisen vuoden tärkeät kehittämisen painopisteet, jotka on
tarkemmin puretaan auki toimintasuunnitelmassa
Budjetti 201x – Jos seututoimijoiden yhteistyön kehittäminen tai asiakastyö vaatii
määrärahoja myös nämä tarvittavat tai käytettävissä olevat resurssit on hyvä vuosittain
määritellä
Toimintasuunnitelma - perustietosivu
Segmentit: yrityksen perustajat, paikalliset pienyritykset, kotimarkkinoille
keskittyvät pk-yritykset, kansainvälistymällä kasvua hakevat pk-yritykset,
suur-yritykset
Toimintasuunnitelma - perustietosivu
•
•
•
•
•
•
Tavoite – Mitkä ovat yhdessä asetettavat tavoitteet?
Toimenpiteet – Mitkä ovat yhteistyössä tehtävät toimenpiteet, joilla
tavoite aiotaan saavuttaa?
Mittari – Millä onnistumista arvioidaan? Mittarina voi myös olla asioiden
toteutumisen seurannan mittaaminen esim. onko sovitut asiat tehty vai
ei?
Vastuu – Kuka sovittujen toimenpiteiden toteuttamisesta vastaa? Jos
toteutusvastuu jakautuu useammalle eri taholle, on hyvä sopia kuka
toimii koordinointivastuussa. Vastuukohdassa on myös hyvä pohtia
tarvittavia resursseja ja niiden saatavuutta, onko esim. vastuutaholla
mahdollisuus kohdentaa tehtävään tarvittava työaika.
Aikataulu – Mikä on toteutusaikataulu, sovitaanko asialle
väliseurantapisteitä?
Toteuma – Toteumariviä täytetään seurattaessa asioiden etenemistä.
Mittarit ja seurantatieto
Mittarit - alustus
•
Seudullisten yrityspalveluiden mittarit on jaettu kahteen eri luokkaan:
• Seudullisten yrityspalveluiden yhteistyötä ja toimintaa mittaaviin
• Seudun kehityssuuntia kuvaaviin mittareihin
•
Mittareiden valinnassa on tärkeää valita seudun tavoitteita ja yhteistyön kehitystilaa
tukevat mittarit
• Monille seuduille on ensimmäisessä vaiheessa kaikista hyödyllisintä varmistaa,
että yhteistyön suunnittelu ja tekeminen alkaa kehittymään. Paras mittari on
toimintasuunnitelmaan asetettavat tavoitteet ja niiden toteutumisen seuranta.
•
Iso osa mittareista kertoo ennen kaikkea seudun tai alueen trendeistä, tärkeässä
roolissa näiden mittareiden käytössä on tiedon pohjalta tehtävä tulkinta ja
toiminnalliset johtopäätökset
•
Valtaosa mittareista ei ole valtakunnallisesti vertailukelpoisia, koska eri seutujen
mittaustiedon keruujärjestelmät ja -tavat vaihtelevat. Tämä ei kuitenkaan estä tiedon
käyttöä seudun omassa toiminnassa.
Yhteistyötä kuvaavat mittarit
Seudun kehityssuuntia kuvaavat mittarit
Mittari
A. Alueen / seudun yritysten kehitys
Perustettujen yritysten määrä
Lopettaneiden yritysten määrä
Tunnistettujen kasvuyritysten määrä
Kasvuyritysten liikevaihdon kehitys
B. Yrityskehitysrahoitus
Alueen yrityskehitysrahoituksen määrä ja
sen jakauma eri segmentteihin
C. Neuvontatapahtumien määrä eri
segmentteihin
Mittayksikkö
kpl
Eur
D. Alueen innovaatioherkkyys
Tuoteväylän mittarit
Alueen omat tutkimukset
Investointirahoituksen määrä ja jakautuminen eri
segmentteihin
Innovaatioasiamiehet
Alueen toimijat
ELY
Tekes
Finnvera
Kpl & %
TE-toimisto
E.
Alueen yritysten investointiaktiivisuus
F.
G.
Työvoiman kehitys
Työttömien määrä
Työttömyysaste
Avoimet työpaikat
Yt-neuvottelujen piirissä olleet
Alueen tai seudun omat tutkimukset
H. Toimijoiden muu seuranta- ja
mittaustieto
Eur / segmentti
Seurattavat toimenpiteet kpl / segmentti
Mittaustiedon lähde
ELY
Tekes
PRH
Alue
Seutu / aluetaso
ELY
Tekes
Verkoston toimijat
Toimijoiden crm
järjestelmät
Seutu / aluetaso
Trendien seuranta
Suunnitelma / toteuma
Seutu
Trendien seuranta
Mittaustieto osin päällekkäistä ja
vajavaista
Aluetaso
Aluetaso
Seutu / alue / valtakunta
trendien tulkinta
Esim.
Alueellinen innovaatiotutkimus
ELY:n aluekatsaus, ennakointiraportti, yritysharava
Suomen yrittäjien tutkimukset
Seudun toimijat
Seutu / alue
Kysymyksiä?
Pirkanmaan- ja Päijät-Hämeen
pilottialueiden kokemukset
Missä meillä mennään? Miten tästä eteenpäin?
Mitkä asiat tunnistat omalla seudullasi seuraaviksi kehitysaskeleiksi?
1.
2.
3.
4.
Seudullisten yrityspalveluiden organisoituminen
Yhteistyön vuosikello
Toimintasuunnitelman edelleen kehittäminen
Mittaustiedon hyödyntäminen toiminnan suunnittelussa ja seurannassa
Listatkaa ajatukset oman seutunne osalta ja jakakaa ne yhdessä
lähiryhmän kanssa. Kirjatkaa ryhmän ajatuksia ylös, jotta voitte jakaa
ne muille paikallaolijoille.