1. No category

Rekrytointiprosessin kehittäminen
Kuopion yliopistollisessa sairaalassa
Rekrytointipäällikkö
Marja Hietamäki
30.5.2011
Ripaus teoriaa - näin se tapahtuu teoriassa
•
Prosessien kehittämisessä on kyse nopeasta ja hallitusta
toimintamallin muuttamisesta, johon on kytketty sekä
organisaation että tietojärjestelmien kehittäminen ja joka johtaa
merkittäviin muutoksiin toiminnassa ja on sidottu määräaikoihin.
•
Prosessien kehittäminen aloitetaan kuvaamalla prosessien
nykytila sekä analysoimalla prosessien ominaisuuksia sekä
prosesseihin kohdistuvia odotuksia.
•
Lopuksi määritellään prosessit uudelleen sekä laaditaan
muutoksen toteuttamista varten toteutussuunnitelma ottaen
huomioon henkilöstön koulutus ja tiedottaminen.
Käytännössä: kaiken perustana on
PSSHP:n henkilöstöstrategian linjaus
Sujuva rekrytointimenettely
•
•
•
•
•
vakinaisen ja määräaikaisen henkilökunnan hankintamenettely
keskitetään rekrytointipalveluun sisäisessä ja ulkoisessa
rekrytoinnissa ja prosessi kuvataan
palvelussuhteiden täyttömenettelyssä otetaan käyttöön sähköinen
rekrytointijärjestelmä
hakumenettelyssä valitsematta jääneiden hakijoiden mielenkiinto
KYSiä kohtaan säilyy
valintatuloksista tiedotetaan jokaiselle hakijalle sähköisesti tai
kirjeitse
valinnan ulkopuolelle jääneet potentiaaliset työntekijät pyydetään
sijaisrekisteriin
Käytännössä…
Laadimme Kuntarekryn käyttöönotosta projektisuunnitelman, jäsentämään
käyttöönottoa.
Perustimme moniammatillisen rekrytoinnin kehittämistyöryhmän, jossa
kehitämme sähköisen, keskitetyn rekrytoinnin toimintamallia.
Aloitettiin käyttöönottoprojekti:
VAIHE 1: 1.9.2010 – 31.12.2010, järjestelmän
organisaatiokohtainen rakentaminen, hoito- ja toimistotyöntekijöiden
sijaisuuksien ilmoitukset ja hakumenettely.
VAIHE 2: 1.1. 2011 – 31.12.2011
A) Kaikkien ammattiryhmien sijaisuudet sähköiseen hakuun,
sijaisrekrytointiprosessin ja rekrytointijärjestelmän kehittäminen
B) Sijaismoduuli (keikkatyöt): koulutus ja käyttöönotto kevät 2011.
VAIHE 3: 1.8.2011 – 30.6.2012: Kaikki virat ja toimet (30.6 2012 mennessä),
siirtyminen sähköiseen hakumenettelyyn, rekrytointiprosessin ja
rekrytointijärjestelmän kehittäminen.
Rekrytointiprosessi ennen Kuntarekryä…
Sama prosessi, työvälineenä Kuntarekry
Käytännön testi sijaisrekrytointiprosessille
Kesäsijaisten rekrytointi – Kuntarekry työvälineenä
•
•
•
•
•
Kaikki sijaiset haastateltiin keskitetysti rekrytointipalveluissa
Rekrytoinnin vaiheista tiedotettiin järjestelmän avulla hakijoille
rekrytointiprosessin aikana ja lopussa.
Hakijoiden määristä tiedotettiin esimiehille
rekrytointiprosessin aikana.
Rekrytointiprosessin lopuksi kerättiin palaute
hakijoilta ja esimiehiltä prosessin toimivuudesta.
Järjestelmästä saatavia tunnuslukuja hyödynnettiin raportoidessa
kesäsijaisten rekrytoinnista.
Palaute
Hakijat:
• Haastattelukäytäntö koettiin hyväksi.
• Ajankohta koettiin sopivaksi tai toivottiin aikaistettavan.
• Järjestelmän käyttö luonnistui alkukankeuden jälkeen – erityisen
hyväksi koettiin omien tietojen jatkokäytettävyys järjestelmässä.
Esimiehet:
• Kesärekrytointi ajankohta aikaisemmaksi.
• Keskitetty haastattelukäytäntö koettiin hyväksi.
• Yhteistyö koettiin tärkeäksi koko rekrytointiprosessin ajan.
• Tiedottaminen koettiin hyvänä ja tärkeänä.
• Paperitulosteet järjestelmästä heikosti luettavia.
Kuinka jatko kehitämme sijaisen
rekrytointiprosessia?
• Koko rekrytointiprosessi sähköiseksi:
paperitulosteiden sijaan käyttäjätunnukset rekrytoinnissa mukana
oleville esimiehelle.
• Työnjaon selkiyttäminen kaikkien prosessissa
toimivien tahojen välillä: rekrytointipalvelujen sisäisen työnjaon
selkiyttäminen, rekrytointipalvelujen ja esimiesten välisen työnjaon
selkiyttäminen.
• Tavoitteena on sujuva, yhtenäinen rekrytointiprosessi niin
hakijan kuin organisaation sisäisestä näkökulmasta.
Haasteena muutos…
Samaan aikaan:
•
•
•
•
•
Uuden järjestelmän käyttöönotto ja käytön opettelu sekä käytön
opettaminen.
Järjestelmän testaus käytännössä ja kehittämisehdotukset.
Rekrytointiprosessin kuvaaminen ja sen jalkauttaminen käytäntöön.
Uuden toimintatavan oppiminen ja vanhan poisoppiminen.
KYS organisaatiouudistus vuoden 2011 vaihteessa.
Haasteet ovat mahdollisuuksia…
•
Uuden järjestelmän käyttöönotto tukee uuden rekrytointiprosessin
kehittämistä - järjestelmän ominaisuudet tukevat toimintatapojen
muutosta: vanha toimintatapa ei hyödynnä uusia mahdollisuuksia.
•
Uuden toimintatavan jalkauttaminen käytäntöön vaatii
päämäärätietoisuutta, jatkuvaa tiedottamista ja toisaalta täytyy antaa
aikaa sopeutumiseen: jätetään jäljelle jotain vanhaa, tuodaan jotain
uutta ja vähitellen muutetaan koko toimintatapa (vrt.
paperitulosteiden kautta kokonaan sähköiseen prosessiin).
Seuraava haaste: virka/toimiprosessin jalkauttaminen…
Seuraava haaste: virka/toimiprosessin jalkauttaminen syksy
2011…
•
•
•
•
•
Rekrytointiprosessista tiedottaminen läpi organisaation.
Rekrytointitiimin oma oppiminen, opettelu ja opettaminen…
Rekrytointitiimin toiminnan ja työjaon suunnittelu.
Järjestelmän käytön opettaminen eri ammattiryhmille.
Palautteen kerääminen ja prosessin edelleen kehittäminen…
Lähtökohtana ajatus:
"Ihminen ei saisi tehdyksi mitään,
jos hän odottaisi, kunnes osaisi
tehdä sen niin hyvin, ettei kukaan
löytäisi siitä moitteen sijaa."
-J.H. Newman-