12.9.2011 1 12.9.2011 Isännöinti vuokrataloissa 11.9.2011 Vuokralaispäivät, Tallinna Marina Furuhjelm Lakimies, OTK 2 12.9.2011 Isännöintiala Suomessa • Noin 800 yritystä • 2500 isännöitsijää - Kaikkiaan yrityksissä töissä noin 5000 henkilöä - näistä äi tä 500 hlöä palvelee l l vuokratalokiinteistöissä k t l kii t i töi ä vuokrataloyhtiöiden palveluksessa • Yhteenlaskettu liikevaihto noin 300 M€/v • Asiakkaina noin 50 000 osakeyhtiötä - Joissa noin 1 milj. asuntoa - Joissa asuu noin 2 milj milj. suomalaista • Asiakkaiden kiinteistöjen hoitokulut n. 3 miljardia euroa/vuosi • Asiakkaiden kiinteistöjen korjausinvestoinnit n. 3 miljardia euroa/vuosi Vuokrataloyhtiö (Kiinteistöosakeyhtiö) • Osakeyhtiölaki - OYL (2006/624) - Esim. liikekiinteistö, vuokratalo • Hallinto H lli t jja ttoiminta: i i t - Osakeyhtiölain mukaan - Asumisoikeusasunnoista annetun lain mukaan - Laki yhteishallinnosta vuokrataloissa • Asukkaat ja toimijat vuokralla huoneenvuokralakien mukaan • Laki asuinhuoneiston vuokrauksesta (AHVL) • Laki liikehuoneiston vuokrauksesta (LHVL) • Vuokrasopimus 3 12.9.2011 Yhtiön toimielimet • Yhtiökokous - Lain nojalla kuuluvat asiat - Yhtiöjärjestyksessä määrätty toimivalta - Osakkeenomistajat yksimielisinä • Hallitus - Yleistoimivalta: hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä - Kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan asianmukainen j j järjestäminen - Osake- ja osakasluettelo - Yhtiökokouksen valmistelu • Toimitusjohtaja / isännöitsijä - Juokseva hallinto Isännöitsijä • Perustuu lakiin vain asunto-osakeyhtiölakia soveltavissa lt i yhtiöissä htiöi ä • Tehtävät: - Huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta - Hoitaa yhtiön päivittäistä hallintoa hallituksen antamien ohjeiden mukaisesti - Vastaa kirjanpidon asianmukaisesta järjestämisestä 4 12.9.2011 Tärkeimpiä omistajan tehtäviä ovat mm. • Vuokrataloyhtiön toimintaa hoidetaan sen omalla henkilökunnalla, sekä erilaisilla ostopalveluilla: - Vuokra-asuntokannan V k t k kehittäminen k hittä i - Yleishallinto - Yhteishallinto - Kiinteistön ylläpito - Taloushallinto, kuten kirjanpito ja vuokrakirjanpito - Huoneistojen markkinointi ja vuokraus • Näistä tehtävistä osa voi olla ulkoistettuja, ulkoistettuja ts. ts palveluja voidaan ostaa markkinoilla toimivilta yksityisiltä yrityksiltä. • Perusteena ulkoistamiselle voi olla esim. toiminnan tehostamistarve tai omien resurssien riittämättömyys. 9 Isännöinti on avainasemassa kiinteistöjen hoitopalvelujen ja asukkaiden palvelujen järjestäjänä • Isännöinnin kautta järjestetään yleensä kiinteistön hoitopalvelut, joita yleisimmin ovat: - Kiinteistönhuolto ja siivous - Jätehuolto, paperinkeräys yms. - Asuinympäristöstä huolehtiminen - Vuosisopimustoimittajat huoneistoremontteihin - Vahinkosaneerausurakoitsijat - Erityislaitehuolto ja muut erikoistuneet palvelutoimittajat • Hissit • LVIS • Lukkokorjaukset • Kodinkonekorjaus • Sähköurakoitsijat - Keskitetyt hankinnat, kuten esim. kodinkoneet, lukkoasiat yms. 10 5 12.9.2011 Isännöinnin rooli Mikä on isännöinti? • Yhtiön toimielin - Tehtävät, Tehtävät asema ja vastuut osittain laissa - Käytännöllä merkitystä • Asiantuntija - Yhtiön tarpeiden mukaiset palvelut - Hankintaosaaminen korostuu - Verkostojohtaminen - Tehtävät, asema ja vastuut sopimuksessa 6 12.9.2011 Toimintaympäristön muutos • Kiinteistöissä tarvitaan palveluja • Isännöinnin rooli palvelujen hankinnassa korostuu - Nykyisin useita palveluntuottajia - Nykyisin useita sopijakumppaneita • Verkostojohtamisen merkitys korostuu - Asiakkaiden tarpeiden tunnistaminen - Sitoutuminen sopimuksiin ja sovittuihin laadunhallinnan menetelmiin - Hankintaprosessin ja sopimustekniikan osaaminen - Aktiivinen yhteistoiminta sopimusaikana Vuokrataloisännöinnin tyypillisemmät vaihtoehdot • Isännöitsijä j nimetty y omistajan j organisaation g sisältä • Isännöitsijä samalla myös huollon esimiehenä • Isännöintipalveluita ostettu ulkopuoliselta isännöintiyritykseltä 14 7 12.9.2011 Vuokrataloisännöinnin erilaiset vaihtoehdot • Jos kyseessä on ostopalvelu, toimii isännöitsijätoimisto sopimussuhteisesti hoitaen isännöintipalvelusopimuksessaan erikseen e see määritellyt ää te yt te tehtävät. tä ät • Asukkaan kannalta tällä järjestelyllä ei juurikaan ole merkitystä. • Ostopalveluna isännöitsijätoimisto yleensä hoitaa sopimukseen perustuen tietyt tehtävät kiinteällä sopimushinnalla, sekä lisäksi erillisveloitettavat tehtävät • Omalla O ll h henkilöstöllä kilö öllä h hoidetun id iisännöinnin ä öi i kkustannukset k jjaetaan yleensä esim. yleiskustannusten kautta kaikkien kohteiden maksettavaksi jollain jakoperusteella. 15 Isännöinti vuokratalossa • Isännöinnin päätehtävänä on huolehtia kiinteistöjen teknisten, taloudellisten sekä hallinnollisten asioiden järjestämisestä • Asukkaan kannalta merkittävää on myös asiakaspalvelu, joka voi paikallisesti olla järjestetty joko erillisenä tai isännöitsijä on suoraan yhteydessä asukkaisiin ja hoitaa myös asiakaspalvelun tehtäviä tehtäviä. • Viime kädessä kuitenkin isännöitsijä on se taho, joka vastaa siitä että kiinteistön hoitamiseen liittyvät asiat tulevat hoidettua. 16 8 12.9.2011 Isännöinti vuokratalossa • Isännöitsijä on käytännössä yhteyshenkilö asukkaiden ja omistajien välillä ja sovittelee em. mahdollisia intressiristiriitoja. • Isännöitsijä vastaa siitä, että taloa hoidetaan hyvin ja että asukkailla on tiedossa aina yhteyshenkilö, johon erilaisissa ongelmatilanteissa ollaan yhteydessä. • Talojen rappukäytävissä on yleensä ilmoitustaulu, jossa pitäisi olla aina päivitettynä kaikki taloa hoitavien henkilöiden ja tahojen yyhteystiedot y selvästi lueteltuna. • Asukkaiden kannattaa myös vaatia, että tällainen ilmoitus on aina ajan tasalla. • Vastaavien tietojen tulee olla päivitettynä myös isännöitsijän tai talon omistajan internetsivuilla. 17 Mikä on isännöinnin ja huollon ero • Kiinteistöhuolto huolehtii käytännössä ylläpidosta rakennuksissa - Esim.: vaihtaa rikkinäiset lamput, huolehtii oven avauksista, tekee pieniä korjaustöitä jne. • Isännöitsijä huolehtii siitä, että huollon kanssa on sovittu asianmukaisesti toimenpiteistä ja valvoo huollon toimintaa - Isännöitsijä ei itse vaihda rikkinäiset lamput ym. 18 9 12.9.2011 Isännöitsijän tehtävät ovat sen sijaan: • Hallinnolliset tehtävät: - Huolehtii hallituksen kokouksista - Huolehtii yhtiökokouksesta - Huolehtii asukaskokouksista • Kiinteistön sopimusasiat: - Huolehtii kiinteistön liittyvien sopimusten laadinnasta ja hoitamisesta yhtiön edun mukaisesti - Selvitettävä laadintavaiheessa sopimusten kustannusvaikutus ja merkitys vuokratalolle. - Esim. vakuutus-, sähkö-, kiinteistönhuolto ja urakkasopimukset 19 Isännöitsijän tehtävät • Johtaminen ja valvonta: - Yhtiöjärjestyksen ja lainsäädännön noudattamisen valvonta - Turvallisuusmääräysten valvonta - Huoltoliikkeiden toiminnan valvonta • Vuokraustoimintaan liittyvät tehtävät: - Asumiseen liittyvien häiriötilanteiden hallinta - Omakustannusvuokralaskelmien laadinta - Vuokrien valvonta ja perimistoimenpiteistä huolehtiminen 20 10 12.9.2011 Isännöitsijän tehtävät • Asukasdemokratian järjestäminen: - Tarkoituksena on antaa asukkaille päätösvaltaa ja vaikutusmahdollisuus asumisen asioissa - Isännöitsijä laatii talousarvion asukkaiden käsiteltäväksi - Asukaskokouksen järjestäminen • Kirjanpito ja tilinpäätös - Kirjanpidosta huolehtiminen - Tilinpäätösehdotuksen ja tilinpäätöksen laadinta • Ylläpidosta huolehtiminen - Huoltokirjasta huolehtiminen - Yhdessä omistajan ja hallituksen kanssa määritellään ylläpidon taso ja tavoitteet - Kunnon seuranta ja äkillisten korjausten hoitaminen 21 Isännöitsijä on siis taloyhtiön… • operatiivinen johtaja • edunvalvoja • asiantuntija • asioiden valmistelija ja esittelijä • päätösten toteuttaja • yhtiön toimielin © Isännöintiliitto 11 12.9.2011 Hyvin johdettu taloyhtiö • Viihtyisä, turvallinen ja vaivaton asua • Turvattu T r att sijoit sijoitus s • Osakkaiden näkemykset yhtiön kehittämisestä selvitetty • Asukkaiden tarpeita kuullaan säännöllisesti • Taloyhtiöllä on visio ja strategia • Korjaukset j suunnitellaan p pitkäjänteisesti j • Noudatetaan hyvää hallintotapaa • Viestitään avoimesti ja suunnitelmallisesti Tilaa maksuton Kotitalon Uutiskirje: www.kotitalolehti.fi Ajankohtaisia linkkivinkkejä ja kiinnostavia juttuja asumisesta 8 kertaa vuodessa 24 12