10.2 Tulostaminen ja kopiointi 2012- tarjouspyyntö
TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö LUONNOS 24.8.2011 Hankinta ja kilpailuttamisyksikkö Hankinta- TARJOUSPYYNTÖ x.x.2011 TULOSTAMISEN JA KOPIOINNIN KOKONAISPALVELUT 1 (40) TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 2 (40) LUONNOS 24.8.2011 Seutukeskus Oy Häme (tilaaja/ostaja), www.seutukeskus.fi, toimii hankintalain mukaisena yhteishankintayksikkönä Hämeenlinnan seudulla ja sen lähialueella. Yhtiön Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö (www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/) vastaa hankintaprosessien toimivuudesta, päätöksenteosta ja sopimuksista sekä toiminnan kehittämisestä tässä tarjouspyynnössä mainittujen tahojen kanssa. Yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia voivat hyödyntää kaikki Seutukeskus Oy Hämeen omistajat sekä niiden yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Liitteessä numero 1 on mainittu keskeisimmät yhteishankintayksikön asiakkaat. Yhteishankintayksikkö pyytää asiakkailleen tarjoustanne tulostamisen ja kopioinnin kokonaispalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi on kaksi (2) vuotta (1.1.2012–31.12.2013) + kaksi yhden vuoden optiovuotta (2 + 1 + 1). Hankintakausi alkaa kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi toimittaja. Tämän lisäksi tarjouskilpailussa toiseksi tullut toimittaja valitaan ns. varatoimittajaksi, jolta laitteita voidaan hankkia vain jos päätoimittaja ei kykene palvelua tilaajalle järjestämään. Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. YHTEISÖT Sopimukseen liittyvät yhteisöt on lueteltu liitteessä numero 1. Sopimukseen liittyvät yhteisöt siirtyvät tehtävän sopimuksen piiriin nykyisten digitaalisten monitoimilaitteiden ja kopiokoneiden sopimustensa päättymisen jälkeen. HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS Hankinnan kohteena ovat digitaaliset monitoimilaitteet ja kopiokoneet sekä niihin liittyvän kokonaispalvelun osat: - sopimukseen liittyvien yhteisöjen sopimuskaudella päättyvien digitaalisten monitoimilaitteiden, digitaalisten kopiokoneiden, leasing-, vuokra- ja käyttövuokrasopimuskoneiden yms. sopimuskoneiden uusiminen tarvittaessa sekä sopimuskauden uushankinnat - jokaiseen laitetilaukseen liitettävä tulostusja kopiointikartoitus kustannussäästöjen saavuttamiseksi (kartoituksen on sisällyttävä tarjottuihin laitehintoihin) - laitteiden hankinnan jälkeen kalenterivuosittain tehtävä tulostus- ja kopiointioptimoinnin kartoitus laitteiden optimaalisen käytön saavuttamiseksi (kartoituksen on sisällyttävä tarjottuihin laitehintoihin) - muut tarvittavat hankinnan kohteena oleviin digitaalisiin monitoimilaitteisiin ja kopiokoneisiin liittyvät tuotteet ja palvelut tullaan hankkimaan valitulta toimittajalta, kuitenkin niin, että ne hinnoittelultaan täyttävät sopimuksen perustana olevan tarjouksen hinnoitteluperusteet ja katetason - suurkuvatulostimet ja muut vastaavat ammattitulostimet pidätetään oikeus hankkia valitulta toimittajalta, kuitenkin niin, että ne hinnoittelultaan täyttävät sopimuksen perustana olevan tarjouksen hinnoitteluperusteet ja katetason - käytetyt laitteet pidätetään oikeus hankkia valitulta toimittajalta TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 3 (40) LUONNOS 24.8.2011 Nykyinen laitekanta on kuvattu liitteessä numero 2. Monitoimilaitteita on asiakaskunnassa yhteensä noin 600 kappaletta. Koneluokat ja ominaisuudet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteissä. Koneluokat on määritetty koneen runkonopeuden mukaisesti. Tarjoajan on tarjottava koneensa kuhunkin luokkaan koneen runkonopeuden perusteella. Työnopeus ei saa olla merkittävästi hitaampi kuin runkonopeus. Vastuunjakotaulukko on esitetty liitteessä numero 11. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt määrätiedot perustuvat historiatiedoista tehtyyn arvioon, eivätkä ne siten sido ostajaa. Ostajapuoli korostaa, että digitaalisten monitoimilaitteiden ja kopiokoneiden hankinnan kohteena on nimenomaan tulostamisen ja kopioinnin kokonaispalvelu, eikä perinteinen laitekauppa, jossa olemassa oleva laite vaihdetaan uuteen ottamatta huomioon laiteympäristöä ja muita osapuolia. Palvelun yhteydessä ostettavan laitteen hinta näyttelee usein vain 20 prosenttia koko asiakirjahallinnon kustannuksista. Tästä syystä ostajapuoli on tuotteistanut hankinnan palveluhankinnaksi ja korostaa hankinnan päätösperusteissa toimittajan palvelukykyä ja palveluun osoitetun henkilöstön kyvykkyyttä. Hankinta koostuu kahdesta osakokonaisuudesta (palvelumallista), joille kummallekin valitaan toimittajaksi yksi ja sama toimittaja. Tarjoajan on pystyttävä tuottamaan molemmat palvelut. Lähtökohtaisesti Hämeenlinnan kaupunki tulee hankkimaan palvelun palvelumallin 2 mukaisesti ja muut asiakkaat palvelumallin 1 mukaisesti. Kullakin asiakkaalla on oikeus valita kumpaa palvelumallia ne käyttävät, mutta lähtökohta on, että se malli jota käytetään, koskee kaikkia ko. organisaation hankkimia laitteita. Palvelumalli 1 - tämän tarjouspyynnön liitteineen vaatimukset, lukuun ottamatta liitettä numero 12 ja hinnoitteluliitettä numero 2 Palvelumalli 2 - tämän tarjouspyynnön liitteineen vaatimukset, mukaan lukien liite numero 12 sekä lukuun ottamatta hinnoitteluliitettä numero 1 HANKINTAMENETTELY Hankintaan käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) x.x.2011. Hankintapäätöksen jälkeen Seutukeskus Oy Häme tulee käymään valitun toimittajan (ja varatoimittajan) kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintasopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 4 (40) LUONNOS 24.8.2011 SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN JA SUPISTAMINEN Tarjoajan tulee huomioida tarjousta antaessaan ja tarjoushintaa määrittäessään, että hankintavolyymi voi olla suurempi kuin tarjouspyyntöhetkellä sopimukseen mukaan tulevien yhteisöjen yhteenlaskettu hankintavolyymi osoittaa. Volyymin mahdollinen kasvaminen perustuu siihen, että sopimusta on mahdollista laajentaa liitteessä numero 1 mainitulla tavalla. Mahdolliset sopimuksen laajentamisesta aiheutuvat volyymilisäykset on huomioitu hankintamenettelyä valittaessa. Hankintakauden aikana myös tällä hetkellä tarjouspyynnössä mainittujen yhteisöjen omistuksessa olevissa kohteissa ja toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen Seutukeskus Oy Hämeen toimitiloissa (tarjouksen pyytäjä päättää siitä, kumpaa tapaa käytetään). Muiden tarjousten kopioinnista veloitetaan todellisina keskimääräisinä kuluina 50 euroa (€), alv 0 %, per tarjous. SOPIMUKSEN JALKAUTTAMINEN Valitun toimittajan (ei koske varatoimittajaa, ellei sitten Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö ole antanut varatoimittajalle kirjallisessa muodossa oikeutta laitteiden myyntiin) on käytävä henkilökohtaisesti tapaamassa jokaista hankintayksikön tilaajaksi ilmoittamaa henkilöä sopimuksen toteuttamisen ja sopimukseen sitouttamisen takaamiseksi. Hankintayksikkö valvoo omalta osaltaan sopimuksen toteutumista ja tilaajien sitoutumista. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 5 (40) LUONNOS 24.8.2011 SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2009 PALVELUT 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Hankintasopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan (koskien myös varatoimittajaa) välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Sopimus tulee voimaan 1.1.2012 (kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman) ja on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä ostajan toimesta irtisanota/pureta. Purkaminen voi perustua vain myyjän sopimusrikkomukseen. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia toimitusehtoja. Mikäli tarjoaja liittää tarjoukseensa oman alansa toimitusehdot tai muut toimitusehdot ja ne ovat joltain osin ristiriidassa tämän tarjouspyynnön ehtojen, tämän tarjouspyynnön liitteiden ehtojen ja/tai julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen kanssa, on ostajalla velvollisuus sulkea tarjoaja pois kilpailusta. Jos tarjoajan tarjouksensa liitteenä mahdollisesti toimittamassa kuvastossa/hinnastossa on tarjoajan omat myynti-, toimitus- tms. ehdot, tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti siihen, että sen kuvastossa/hinnastossa mahdollisesti olevat ehdot eivät koske tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaista hankintaa, vaan sopimuskaudella hankittavat tuotteet hinnoitellaan aina sopimuksen mukaisin ehdoin. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 6 (40) LUONNOS 24.8.2011 Sopimus tulee voimaan 1.1.2012 (kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman) ja päättyy viimeistään 31.12.2015. Optiovuosien käyttöön ottamisesta sovitaan erikseen viimeistään neljä (4) kuukautta ennen optiovuosien käyttöönottoa, muutoin optiovuodet eivät tule käyttöön. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän tuoteryhmän seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun välittömän vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Tuotevastuun osalta sovelletaan voimassa olevia kansallisia ja kansainvälisiä lakeja ja määräyksiä. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Seutukeskus Oy Hämeellä on täydet valtuudet toimia sopimusoikeudellisesti asiakkaidensa edunvalvojana sopimusneuvotteluissa ja riitatilanteissa. Seutukeskus Oy Häme voi käydä oikeutta toimittajaa vastaan toimittajan sopimusrikkomuksista Seutukeskus Oy Hämeen asiakasta kohtaan, eikä toimittaja voi vedota siihen, ettei Seutukeskus Oy Häme ole asiassa asianosainen. Tämän edellytyksenä on, että Seutukeskus Oy Hämeen asiakas ei itse käy samassa asiassa oikeutta toimittajaa kohtaan. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on tarjouksen pyytäjällä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Tämän tarjouskilpailun perusteella solmitun sopimuksen kautta tehtyihin toimituksiin sovelletaan tilaushetkellä voimassa olleita sopimusehtoja riippumatta siitä, onko tämän tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voimassa vai ei. Sopimuskauden aikana ostajalla on oikeus asettaa toimittaja myyntikieltoon, kunnes tämä täyttää sopimusvelvoitteensa. Myyntikiellon aikana toimittajalla ei ole oikeutta myydä laitteita. Mikäli toimittaja rikkoo tätä ehtoa, seuraa siitä sopimussakko, joka on 500 euroa (€), alv 0 %, per myyty laite ja lisäksi myyjä joutuu perumaan tehdyn kaupan/toimituksen. Myyntikiellon aikana oikeus laitteiden myyntiin on varatoimittajalla, mikäli varatoimittajaa ei ole asetettu myyntikieltoon. Myyjällä ei ole oikeutta irtisanoa syntyvää sopimusta. Varatoimittajalla on oikeus laitteiden myyntiin myös silloin, jos valitun toimittajan (varsinaisen toimittajan) kanssa tehty sopimus on irtisanottu/purettu tai valittu toimittaja ei muuten pysty toimittamaan laitteita ja niihin liittyvää palvelua. Oikeuden varatoimittajalle laitteiden myyntiin antaa Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön johtaja tai Seutukeskus Oy Hämeen toimitusjohtaja kirjallisessa muodossa (muussa tapauksessa varatoimittajalla ei ole oikeutta laitteiden myyntiin). TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 7 (40) LUONNOS 24.8.2011 Jokaisesta laitetoimituksesta laaditaan laitekohtainen (konekohtainen) toimitussopimus. Tilausvahvistus tilaajan allekirjoituksella varustettuna voi toimia toimitussopimuksena. Kaikki toimitussopimukset on lisäksi toimitettava puolivuosittain pdf-tiedostoina Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikölle sopimusten arkistointia varten. Toimitussopimuksesta on käytävä ilmi toimitettu laite lisävarusteineen ja hintatiedot tilaushetken korkotason mukaisesti. Toimitussopimus toimii konekohtaisena sopimuksena ja se on voimassa hinnoitteluliitteessä mainitun konekohtaisen kuukausimäärän ajan riippumatta laadittavan pääsopimuksen (hankintasopimus) voimassaolosta. Koko konekohtaisen sopimuskauden ajan noudatetaan tilaushetken hankintasopimuksen mukaisia ehtoja. Ostajalla on oikeus sanoa syntyvä sopimus irti konekohtaisesti, jos toimitetussa koneessa on toistuva toimintavirhe tai se ei muuten laadullisesti vastaa tilaajalle annettua tietoa laitteesta. Irtisanottaessa sopimus konekohtaisesti myyjällä on velvollisuus toimittaa tilalle toimiva vastaava kone ilman, että alkuperäistä konekohtaista sopimusta miltään osin muutetaan (sopimuskauden pituutta ei pidennetä ja hintoja ei muuteta). Mikäli myyjä ei tähän kykene, tilaajalla on oikeus olla maksamatta myyjän lähettämää laskua ja konekohtainen sopimus puretaan. Voimassa olevan täyshuoltosopimuksen irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi ilman neuvotteluja. Mikäli laite ei toimi, ei laitteesta makseta täyshuoltosopimuksen hintaa, eikä vuokrakuluja. Myyjä vastaa siitä, että myyjän järjestämä rahoitus toteuttaa tämän tarjouspyynnön mukaiset ehdot. Ostajalla on oikeus purkaa koko syntyvä sopimus, jos tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 3 esitetyt minimivaatimukset tai muut toiminnalle/laitteille asetetut vaatimukset eivät täyty. Purkaminen voidaan suorittaa myös konekohtaisesti muita laitteita irtisanomatta. Sopimuksen purkaminen astuu voimaan välittömästi edellä mainittujen neuvottelujen päätyttyä. Ostajalla on oikeus purkaa koko konekohtainen sopimus ilman lisäkustannuksia, mikäli kone ei toimi eli on epäkunnossa yli viisi (5) arkipäivää (katso määritys toimimattomasta koneesta kohdasta HINNAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET). Tarjoajina toimivat sekä palveluntuottaja (myynti- ja huolto-organisaatio) että maahantuoja. Molempien tulee allekirjoittaa tarjous (myöhemmin sopimus), lukuun ottamatta tilannetta, jossa maahantuoja on itse tarjoaja. Jos tarjoajina toimivat sekä palveluntuottaja että maahantuoja ja sopimuskauden aikana käy niin, ettei palveluntuottaja pysty enää hoitamaan velvoitteitaan yms., maahantuojan rooli on tällöin huolehtia asiakkaalla olevan laitekannan huollosta ja ylläpidosta (ei siis uusien laitteiden myynnistä) alkuperäisen sopimuksen mukaisin ehdoin. Huoltotoiminnan voi hoitaa myös maahantuoja, kunhan asia käy selvästi esille tarjoajan toimittamasta huolto- ja varaosapalveluselvityksestä. Tämän sopimuksen irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, vaan toimittaja hoitaa tilaukset ja toimitukset sellaisilla ehdoilla, jotka ovat voimassa ennen irtisanomista. Toimittajalla ei ole oikeutta myydä asiakkaille muita laitteita kuin hinnoitteluliitteessä mainitut laitteet, ellei asiaa ole hyväksytetty ensin kirjallisesti Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikössä. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 8 (40) LUONNOS 24.8.2011 TIETOTURVA Asiakkaalta palautuvien koneiden/kovalevyjen vaihdon yhteydessä koneiden kovalevyjen tietojen tuhoaminen on suoritettava tietoturvallisesti. Tuhoamisen on tapahduttava yleisesti hyväksyttävillä ohjelmilla/menetelmillä ja asiakkaan vaatimusten mukaisesti: - kiintolevyjen käsittely koneiden poistuessa käytöstä formatointi luovutus asiakkaalle ylikirjoitus tuhoaminen murskaamalla Valitulla toimittajalla ja toimittajan henkilöstöllä (ja varatoimittajalla ja sen henkilöstöllä) ei ole oikeutta antaa tietoja kolmannelle osapuolelle laadittavan sopimuksen alaisista asioista. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen tehdessään siihen, että se tullessaan valituksi toimittajaksi käsittelee ja sen mahdolliset alihankkijat käsittelevät syntyvän sopimussuhteen alaisia asioita luottamuksellisesti. Tarjotuilla koneilla tulee olla mahdollista tulostaa turvatusti, jolloin käyttäjä tulostaa työn turvatulostusjonoon ja vapauttaa tulosteensa laitteelta esimerkiksi koodilla. ALIHANKINTA JA SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN SEKÄ KONEKANNAN MYYNTI Tarjoaja-palveluntuottajalla (tai maahantuojalla, jos se on tarjoaja) on oikeus käyttää alihankkijoita. Niiden osalta tarjoaja-palveluntuottaja (tai maahantuoja, jos se on tarjoaja) vastaa toiminnasta kuin omastaan. Sopimusta ei voi yrityskaupan tai muun vastaavan sattuessa siirtää toisen/muun organisaation nimiin ilman ostajan kirjallista suostumusta. Ostajan on ensin varmistuttava siitä, että kaikki tarjouspyynnön liitteineen ja tarjouksen liitteineen sekä tarjousten vertailuun liittyvät ominaisuudet säilyvät vähintään samalla tasolla kuin on tarjouksessa liitteineen luvattu. Mikäli sopimus ei siirry, maahantuoja (jos konekannan uusi omistaja ei kykene hoitamaan koneille/palvelulle asetettuja vaatimuksia tai muita velvoitteitaan) tai konekannan uusi omistaja on vastuussa jo toimitettujen laitteiden huollosta ja ylläpidosta konekohtaisten sopimusten loppuun asti tämän tarjouspyynnön liitteineen mukaisilla ehdoilla. Myyjällä ei ole oikeutta ilman ostajan kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa kirjallisesti. HINNAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET Tarjouksen hinnoittelu tehdään Excel-muotoiselle hinnoitteluliitteelle (liite numero 10). Selvyyden vuoksi todetaan, että hinnoitteluliitteitä on kaksi, joista molemmat tulee täyttää täydellisesti tarjousta tehtäessä. Hinnat eivät saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjotut hinnat on esitettävä euroina (€) ilman arvonlisäveroa (alv 0 %), ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Hinnoittelun osalta tarjouksen tulee koskea vain uusia koneita. Tarjoajan tulee vastata kaikkiin hinnoitteluosioihin. Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn hinnoitteluliitteen. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 9 (40) LUONNOS 24.8.2011 Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä seuraavat tekijät muiden tarjouspyynnössä liitteineen esitettyjen tekijöiden lisäksi: - laitteen perushintaan sisältyvät minimivaatimusten ja muiden teknisten vaatimusten (liite numero 3) mukaiset tavarat, palvelut ym. tarjouspyynnön liitteineen mukaiset ehdot - uusien hankittavien laitteiden osalta hintoihin sisältyy laitteen poiskuljetus sekä kierrätys/hävitys ympäristöystävällisesti - jokaiseen konetilaukseen liitettävä tulostus- ja kopiointikartoitus kustannussäästöjen saavuttamiseksi - laitteiden hankinnan jälkeen kalenterivuosittain tehtävä tulostus- ja kopiointioptimoinnin kartoitus laitteiden optimaalisen käytön saavuttamiseksi - ostotapa: laitteet toimitetaan tilausten perusteella (ei siis kertatoimitusta sopimuskauden alkaessa) - asiakkaalta palautuvien koneiden/kovalevyjen vaihdon yhteydessä koneiden kovalevyjen tietojen asianmukainen tuhoaminen - koneiden mittarilukemien kerääminen - toimitusehto: vapaasti asiakkaalla, roskat pois kuljetettuina ja kopiointikuntoon/tulostuskuntoon asennettuna (mahdollinen yhteistyö muiden asennukseen liittyvien tahojen kanssa) - huoltohintoihin sisältyvät kaikki huoltotyöstä aiheutuvat kustannukset, mm. väriaineet, varaosat, huoltotyö ja matkakustannukset, jne. (lukuun ottamatta tulostuspapereita ja niittejä) sekä tarjouspyynnön liitteineen mukaiset ehdot Hinnoitteluliite 1 koostuu kolmesta (3) hinnoitteluosiosta. Hinnoitteluosiossa 1 tarjoaja tarjoaa laitteiden ostohinnat. Hinnoitteluosiossa 2 tarjoaja tarjoaa rahoituskertoimen (rahoituskerroin sidottava laitteesta riippuen 4 tai 5 vuoden kiinteäkorkoiseen koronvaihtosopimukseen tai vastaavaan x.x.2011 päätöskurssin perusteella) ja sen perusteella vuokrahinnan kaikille komponenteille. Lisäksi tarjoaja tarjoaa hinnoitteluosiossa 2 koneiden vuokrahinnat ja täyshuoltoveloituksen hinnan euroa (€)/A4-tuloste/kopio (A3 samalla hinnalla). Sopimuskauden pituudet on esitetty hinnoitteluliitteessä. Hinnoitteluosiossa 3 on muut maksut. Hinnoitteluliite 2 koostuu neljästä (4) hinnoitteluosiosta. Hinnoitteluosiossa 1 tarjoaja tarjoaa laitteiden ostohinnat. Hinnoitteluosiossa 2 tarjoaja tarjoaa rahoituskertoimen (rahoituskerroin sidottava laitteesta riippuen 4 tai 5 vuoden kiinteäkorkoiseen koronvaihtosopimukseen tai vastaavaan x.x.2011 päätöskurssin perusteella) ja sen perusteella vuokrahinnan kaikille komponenteille. Lisäksi tarjoaja tarjoaa hinnoitteluosiossa 2 täyshuoltoveloituksen hinnan euroa (€)/A4-tuloste/kopio (A3 samalla hinnalla). Sopimuskauden pituudet on esitetty hinnoitteluliitteessä. Hinnoitteluosiossa 3 tarjoaja tarjoaa verkkotulostimen sekä sen väriaineiden hinnan (tilaajalla on oikeus tilata väriaineet myös oman toimistotarvikesopimuksensa kautta). Hinnoitteluosiossa 4 on muut maksut. 2-puoleisissa tulosteissa/kopioissa täyshuoltohinta on 2 * (kertaa) 1-puoleisen tulosteen/kopion täyshuoltohinta. A3-tulosteissa/-kopioissa täyshuoltohinta on sama kuin A4tulosteen/-kopion täyshuoltohinta. Pääsääntö on, että koneet ovat vuokralla maksimissaan 4 vuotta (luokan A koneet 5 vuotta), mutta tapauskohtaisesti on mahdollista jatkaa vuokrasopimusta lisävuodella, jonka hinnoittelusta sovitaan erikseen Seutukeskus Oy Hämeen kanssa. Tarjoajalla tulee olla mahdollista järjestää laitteita vuokralle myös lyhyemmäksi ajaksi kuin 4 vuotta. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan siihen, että tarjouspyynnön ja myöhemmin hankintasopimuksen kohteena olevien koneiden ja koneiden oheislaitteiden hinnat sekä niiden mukana TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 10 (40) LUONNOS 24.8.2011 kopio-/tulostekohtaiset pääoma-/huoltohinnat liikkuvat markkinatilanteen mukaisesti sopimuskautena myös alaspäin. Mikäli tarjoaja antaa sopimuskauden aikana jollekin asiakkaalle sopimushintoja edullisemman hinnan, tulee tämä hinta automaattisesti voimaan kaikille kyseisen tuotteen tai palvelun loppusopimuskauden toimituksille. Rahoituksen järjestämisestä vastaa tarjoaja. Tarjoajalla ei ole oikeutta missään toimitusprosessin vaiheessa pyytää tilaajalta allekirjoitusta rahoitussopimukseen, ellei rahoitussopimuksen ehdoissa mainita kaikkia tämän tarjouspyynnön liitteineen mukaisia ehtoja (mm., että tilaajalla ei ole velvollisuutta maksaa laskua, jos laite ei toimi). Tarjoajan tulee hyväksyttää sopimusehdot tarjouksen pyytäjällä kirjallisesti ennen niiden käyttämistä. Mikäli tarjoaja kuitenkin pyytää allekirjoituksen hyväksyttämättömään rahoitussopimukseen, katsotaan sopimus pätemättömäksi ja mahdollisista vahingonkorvauksista rahoitusyhtiön suuntaan vastaa tarjoaja. Laskutuksessa voi siis käyttää rahoitusyhtiötä laitevuokrien osalta, mutta tällöin rahoitusyhtiön ehdoissa on huomioitava se, että ostajalla ei ole velvollisuutta maksaa vuokria, jos laite ei toimi, vaan vuokramaksu siirtyy tarjoajan vastuulle. Selvyyden vuoksi todetaan, että toimimaton kone/laite on laite, joka ei toimi tulostuskäytössä (jos se on tulostuskäyttöön tilattu) niiden ohjelmistojen kanssa, jotka on mainittu tarjouspyynnön liitteissä ja ovat olleet toimitushetkellä tilaajan käytössä ko. laitteelle tulostavilla henkilöillä ja jota myyjä ei ole saattanut kuntoon tai vaihtanut toimivaan sovitussa ajassa (27 h vikailmoituksesta laskettuna 9 h per vrk arkisin). Niiltä päiviltä, joina laite on ollut jollain tavalla epäkunnossa enemmän kuin kaksi tuntia, ei tilaajan tarvitse maksaa laitteen laskennallista päivävuokraa (kuukausivuokran jakajana luku 30) kerrottuna kahdella. Hyvitys voidaan tehdä huoltoveloituksesta. Täyshuoltoveloituksia ei missään olosuhteissa saa rahoittaa asiakkaalle eikä rahoitusyhtiöllä kolmen (3) kuukauden etukäteislaskutusta pidemmäksi ajaksi, koska se on omiaan kasvattamaan riskiä toimimattomasta huoltopalvelusta sopimusaikana. Jos tilaaja ei halua johonkin laitteeseen kaikkia niitä komponentteja tms., jotka tässä tarjouspyynnössä ja tämän tarjouspyynnön liitteissä on vaadittu kyseisen laitteen minimivaatimuksiksi, on tarjoaja velvollinen vähentämään kyseisten komponenttien tms. hinnat laitteen kokonaishinnasta. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, tuote/laite-/palveluominaisuudet sekä kustannukset. Mitään muita kuin hinnoitteluliitteessä mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Tarjotut hinnat ovat kiinteitä maksimihintoja ensimmäisen kahden (2) sopimusvuoden ajan. Hinnat voivat sen sijaan laskea, jos markkinahinnat laskevat. Mikäli jokin tuote korvataan uudella sopimuskauden aikana, tulee korvaavan laitteen olla kaikilta osin vähintään alkuperäisen laitteen tasoinen ja hinnaltaan korkeintaan alkuperäinen hinta. Optiovuosille hinnoista neuvotellaan erikseen. Huoltohinnat ovat kiinteitä koko konekohtaisen sopimuskauden ajan. Vuokrahinnat määräytyvät tilaushetken korkotason mukaisesti. Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä toimittajan esittämät muutokset sekä pidättää oikeuden esittää perusteltuja hinnanalennuksia. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 11 (40) LUONNOS 24.8.2011 Tarjoukseen ei saa liittää mitään hinta- ym. varaumia. Valittu toimittaja (koskien myös varatoimittajaa) sitoutuu sopimuskaudella tiedottamaan ostajalle etukäteen kausiluontoisista alennuksista, myynninedistämiskampanjoista sekä muista hintaan vaikuttavista tekijöistä ja antamaan ostajalle automaattisesti vastaavat edut, mikäli ne ovat ostajan kanssa tehtävän sopimuksen ehtoja edullisemmat. LAITTEIDEN ELINKAARET Tarjoajan on tarjouksessaan tarjottava laitteita, joiden elinkaari kestää vähintään joulukuuhun 2013 saakka. Tarjouksessa on kerrottava tarjottavien laitteiden elinkaaret. Laitteen elinkaaren päättyessä valitun toimittajan (koskien myös varatoimittajaa) tulee ilmoittaa Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikköön kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen laitteen vaihtumista uuteen laitteeseen vastaavat tiedot kuin mitä on olemassa vanhastakin laitteesta (esimerkiksi konekohtaiset tiedot) ja toimittaa tarvittavat ajurit Seutukeskus Oy Hämeen ICT-yksikköön. HUOLTOPALVELU JA KÄYTTÄJÄTUKI Huoltopalvelun toimivuuden suhteen tullaan noudattamaan seuraavaa menettelyä: Valituksi tuleva toimittaja (koskien myös varatoimittajaa) on velvollinen huolehtimaan huoltopalvelun vasteaikojen seurannasta ja raportoinnista. Suoritettu huoltokäynti kuitataan hoidetuksi tilaajan allekirjoituksella (sekä vasteajan että toimintakuntoon saattamisen osalta). Huoltokäynti on suoritettu, kun kone on toimintakunnossa. Kuittauslomakkeessa tulee näkyä huoltopyynnön aika, huoltomiehen saapumisaika, huollon hyväksymisaika (toimintakuntoinen kone) ja huollon hyväksyjä. Huollon vasteajalla tarkoitetaan huoltomiehen saapumista koneelle ja huoltotöiden aloittamista (huoltotöiden aloittamiseksi ei katsota sitä, että toimittajalta joku taho käy toteamassa paikanpäällä huoltotarpeen, vaan vasta se, kun tarjoaja tekee konkreettisia huoltotöitä koneella). Huollon kuntoonsaattamisajalla tarkoitetaan koneen saattamista toimintakuntoon. Huollon vasteaikaa ja kuntoonsaattamisaikaa ei voi kuitata etähuoltopalvelun avulla, vaan ne edellyttävät paikalla käymistä ja huoltotöiden aloittamista. Tämä siksi, että kokemuksen perusteella huoltomiestä ei ole kustannustehokasta lähettää laitteelle vain kuittauksen saamiseksi, jolloin edellytys paikalle menemisestä tuottaa todennäköisemmin myös toimivan laitteen nopeammin. Vaste- ja kuntoonsaattamisaikoja mitataan arkisin klo 8.00-17.00 välillä ja toimittaja on vastuussa asiakkaan väitteiden kumoamisesta. Tarjoaja sitoutuu suorittamaan huoltotoimenpiteet (myös tulostusongelmat) arkisin klo 8.0017.00 välillä. Tarjoaja sitoutuu neljän (4) tunnin vasteaikaan huoltokutsusta (lukuun ottamatta ns. kriittisiä koneita, joiden vasteajoista sovitaan erikseen). Mikäli ko. vasteaika ylittyy, toimittajaksi valittu tarjoaja (koskien myös varatoimittajaksi valittua tarjoajaa) korvaa asiakkaalle 30 euroa (€), alv 0 %, kultakin alkavalta tunnilta (tämä hyvitetään automaattisesti seuraavassa huoltolaskutuksessa). Tarjoaja sitoutuu 12 tunnin kuntoonsaattamisaikaan huoltokutsusta (lukuun ottamatta ns. kriittisiä koneita, joiden kuntoonsaattamisajoista sovitaan erikseen). Mikäli ko. aika ylittyy, toimittajaksi valittu tarjoaja (koskien myös varatoimittajaksi valittua tarjoajaa) korvaa asiakkaalle 50 euroa (€), alv 0 %, kultakin alkavalta tunnilta (tämä hyvitetään automaattisesti seuraavassa huoltolaskutuksessa). Lisäksi myyjällä on velvollisuus TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 12 (40) LUONNOS 24.8.2011 varmistua siitä, että tilaajalla on käytössään jokin tapa tulostaa dokumentteja monitoimilaitteen ollessa vioittuneena. Osa asiakkaista tekee huoltokutsut Seutukeskus Oy Hämeen keskitettyyn asiakaspalveluun, josta huoltokutsut toimitetaan edelleen toimittajalle. Asiakaspalvelujärjestelmän avulla pystytään seuraamaan tarkasti huollon vasteaikojen ja huollon kuntoonsaattamisaikojen sopimuksen mukaista toteutumista. Toimittajan velvollisuutena on ilmoittaa asiakaspalveluun (asiakaspalvelun ohjeistamalla tavalla) huoltomiehen saapumisesta koneelle ja koneen saattamisesta toimintakuntoon. Myös kaikista poikkeavista tilanteista on ilmoitettava ajoissa asiakaspalveluun (asiakaspalvelun ohjeistamalla tavalla), kuten siitä, että asiakkaan kanssa on sovittu poikkeavasta aikataulusta. Jos asiakaspalvelujärjestelmän mukaan huoltopalvelun vasteaika on ylittynyt, eikä toimittaja ole ilmoittanut mistään poikkeavasta tilanteesta, on ostajalla/asiakkaalla oikeus lähettää toimittajalle sanktiosta lasku. Myös Seutukeskus Oy Hämeen keskitetyn asiakaspalvelun kautta tehtyjen huoltokutsujen osalta toimittajan velvollisuutena on kuitata suoritettu huoltokäynti hoidetuksi tilaajan allekirjoituksella (sekä vasteajan että toimintakuntoon saattamisen osalta). Kuntoonsaattamisaika huomioidaan kaikkien vikojen osalta sekä kaikkien niiden tulostusongelmien osalta, jotka aiheutuvat siitä, että laitteet eivät tulostuksen osalta toimi normaalien toimisto-ohjelmien kanssa tai tarjouspyynnön liitteessä mainituista sovelluksista tai tilaajalla toimitushetkellä käytössä olevista ohjelmistoista. Kuntoonsaattamisajan sanktio juoksee myös siltä ajalta, kun laite toimii vajaakäytössä (esimerkiksi tulostavaksi asennettu laite ei tulosta riittävällä laadulla). Mikäli koneen rikkoutuminen johtuu ainoastaan käyttäjävirheestä, ei sanktiomenettelyä noudateta. Huolto- ja käyttökustannukset sisältyvät huoltosopimuksen hintaan (vrt. hinnoitteluosiot). Tarjoajalla tulee olla tarjota laitteiden valvonta (etähallinta, ks. liite numero 5) verkon kautta (toimittaja hallinnoi ja seuraa laitteiden tilaa, väriaineiden määrää ja huoltotarvetta, verkon kautta reaaliaikaisesti). Toimittaja on velvollinen ohjeistamaan ostajan siitä, miten ja milloin huoltokutsu tulee tehdä. Toimittaja sitoutuu toimittamaan huolto-/huoltokutsuohjeet yhteyshenkilöineen ja -tietoineen jokaisen koneen yhteyteen ostajan esittämällä tavalla. Lisäksi koneen yhteyteen on liitettävä muovitaskussa dokumentti koneen tiedoista. Valitulta toimittajalta (koskien myös varatoimittajaa) edellytetään määräaikaishuoltoja valmistajan suositusten mukaisesti. Määräaikaishuoltojen ajankohta on kuitenkin aina sovittava asiakkaan kanssa etukäteen. Huoltokutsut tulee sopimusaikana voida tehdä sekä puhelimitse että sähköpostitse. Selvyyden vuoksi todetaan, että asiakas itse ei tee muita huoltotöitä kuin että asiakas lisää koneeseen väriainetta. Huoltopalveluun sisältyy laitteiden ajurituki ja ajurien päivitysversioiden toimittaminen tilaajan etätuen (Seutukeskus Oy Häme tai tilaajan oma tietohallinto) käyttöön automaattisesti ilman että tilaajan etätuen tarvitsee niitä itse etsiä esimerkiksi Internetistä tai valvoa viimeisimpien päivitysten ilmestymistä. Päivityksiä, jotka saattavat sekoittaa laitteiden tulostuksen ei saa TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 13 (40) LUONNOS 24.8.2011 tehdä/toimittaa. Tarjoaja vastaa toisin sanoen koneiden verkkotulostusliitäntöjen ylläpidosta omalta osaltaan. Ajurien on oltava alkuperäisajureita. Koneiden toimintakuntoisuus on toimittajan vastuulla koko laitteen asiakkaalla oloajan. Toimittajan on esimerkiksi tarvittaessa ilman eri veloitusta lisättävä koneisiin muistia, mikäli koneiden muistikapasiteetti ei ole riittävä. Huoltopalvelulaskutukseen liittyen laitteiden tulee (pois lukien verkkotulostin palvelumallissa 2) raportoida tulostusmäärät eri mittareille (A4 mv, A4 väri, A3 mv ja A3 väri). A3-tulosteen hinta on sama kuin A4-tulosteen hinta. Huoltopalvelusta annetaan selvitys liitteellä numero 4. Tarjoajalla tulee olla tarjolla puhelimen välityksellä saatava suomenkielinen käyttäjätukipalvelu välillä klo 8.00-16.00 arkisin. Tukipalvelun tulee toimia ns. yhden numeron periaatteella. Käyttäjätuen tulee auttaa ja opastaa tuotteiden käyttäjiä. Odotusaika palvelun saamiseen saa olla korkeintaan 45 sekuntia. Käyttäjätuki tulee olla resursoituna vähintään yhdellä kokoaikaisella henkilöllä. OSAAMISANALYYSI Osaamisanalyysi on tarjouslomakkeessa (liite numero 9). Myyjän osaamisella on suora yhteys sopimuksen elinkaarikustannuksiin. KONEKOHTAISET TIEDOT Tarjoajan tulee tarjouksessaan esittää liitteen numero 5 mukaiset tiedot täydellisesti täytettynä. Puutteellisesti täytettyä liitettä numero 5 sisältävää tarjousta ei käsitellä. Tarjoaja vastaa siitä, että ko. liitteessä esitetyt tiedot ovat oikeita. Mikäli näin ei ole, on tarjouksen pyytäjällä oikeus hylätä tarjous tai irtisanoa mahdollinen sopimus. Ostajalla on oikeus sopimuksen syntyessä tarkistaa, pitävätkö ilmoitetut luvut paikkaansa. Jos ne eivät pidä, seuraa siitä oikeus purkaa sopimus ilman neuvotteluja ja sopimussakkona 5 000 euroa (€), alv 0 %. Koneiden ominaisuuksilla on suora yhteys sopimuksen elinkaarikustannuksiin. HINNANSEURANTAMAHDOLLISUUDET Hinnanseurantamahdollisuudet ovat tarjouslomakkeessa (liite numero 9). Sopimusaikaisen hintaseurannan mahdollisimman helppo (ostajan näkökulmasta) ja avoin/luotettava toteuttaminen on kokemuksen mukaan merkittävä sopimukseen liittyvä ostajan työaikaa vähentävä ja jopa laitehintoja alentava tekijä. Tarjouslomakkeella tarjoaja antaa selvityksen/vastaukset niihin tekijöihin, joiden ostaja katsoo mahdollistavan mahdollisimman tehokkaan sopimusaikaisen hintaseurannan. Tarjottu/sitouduttu hintaseuranta toimittajan puolesta sisältyy palveluun ja sen hintoihin. Tarjoaja saa sitä paremmat vertailupisteet, mitä useamman hintaseurantakomponentin se toteuttaa. Mikäli tarjoaja lupautuu toimittamaan tiedot tarjouslomakkeessa esitetyistä komponenteista, eikä niitä kuitenkaan sopimusaikana toimita, seuraa siitä sopimussakkona 500 euroa (€) per tapaus, alv 0 %, sekä ostajalle oikeus purkaa TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 14 (40) LUONNOS 24.8.2011 sopimus ilman neuvotteluja. ”Tapaukseksi” katsotaan jokaisen hintaseurantakomponentin mukaisen asian toimittamatta jättäminen (toimitettava yhden (1) viikon kuluessa pyynnöstä tai sopimuksen mukaan). Toimitus tapahtuu pyynnöstä. Hinnanseurantamahdollisuuksilla on suora yhteys sopimuksen elinkaarikustannuksiin. RAPORTOINTI JA SEURANTA Sopimuksen tarkastelukautena on yksi (1) kalenterivuosi. Tarkastelukausi jakautuu 1-2 seurantajaksoon. Seurantajakson päätyttyä myyjän tulee toimittaa ostajalle tarjouspyynnön liitteen numero 6 mukaiset raportit. Tarjouksen tehdessään tarjoaja sitoutuu siihen, että tullessaan valituksi toimittajaksi (tai varatoimittajaksi) se toteuttaa raportoinnin veloituksetta. Tarjoajayhteisö vastaa raportoinnista veloituksetta myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Edellä mainitun lisäksi tarjoaja on velvollinen kerran vuodessa tekemään laitteidensa käyttäjille asiakastyytyväisyyskyselyn. Mikäli kyselyn tulos heikkenee aikaisemmasta, on sillä vaikutusta hintoja alentavasti seuraavalle sopimusvuodelle. Tästä neuvotellaan erikseen, mutta hinnat laskevat vähintään 2 %. Tarjottuihin hintoihin tulee sisältyä kaksi (2) kertaa kalenterivuodessa järjestettävä palaveri Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön kanssa, johon tulee toimittajalta osallistua vähintään vastuunalaisen myyjän. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN SEKÄ YMPÄRISTÖ Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti (sekä ympäristöettä muiden asioiden osalta). Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan. Tästä aiheutuvat kustannukset sisältyvät tarjottujen laitteiden hintoihin. Tuotteiden on oltava RoHS-direktiivin mukaisia (RoHS-direktiivi 2002/95/EC) ja niiden tulee olla mahdollisimman vähän ympäristöä kuormittavia. Lisäksi tuotteiden tulee olla CE-merkittyjä ja niiden tulee täyttää ISO 11798 -standardin mukaiset pitkäaikaisen arkistoinnin edellyttämät laatuvaatimukset. Tuotteiden tulee täyttää Energy Star -merkin vaatimukset ja tämä voidaan näyttää toteen esimerkiksi Energy Star -merkinnällä. Tuotteilla tulee olla suomenkieliset käyttöohjeet ja näyttö-/käyttövalikot sekä tulostusohjaimet. TILAUKSET JA KONSULTOINTI SEKÄ PALVELUPÄÄLLIKKÖ Tilaajina ja maksajina toimivat Seutukeskus Oy Hämeen asiakkaat, eli sopimukseen liittyvät yhteisöt (liite numero 1). Tarjouksen antaja sitoutuu tarjouksen antaessaan veloituksetta konsultoimaan (tulostus-/kopiointikartoitus) tilaajaa siten, että tilaajan tarvitsemaan toimintaympäristöön nähden tilaaja saa poikkeuksetta kokonaiskustannuksiltaan optimaalisen laiteratkaisun. Kartoitus sisältyy tarjottujen laitteiden hintoihin. Valittu toimittaja (koskien myös varatoimittajaa) on velvollinen jatkamaan tulostus/kopiointikartoituskohteen konsultointia myös sopimussuhteen kestäessä. Tämä tarkoittaa sitä, että toimittajan tulee tehdä kerran vuodessa uudet analyysit toimittamiensa tulostusratkaisujen TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 15 (40) LUONNOS 24.8.2011 tilasta ja esittää tilaajalle korjausehdotukset koneiden sijoittelun tai vaihdosten suhteen. Valittu toimittaja (koskien myös varatoimittajaa) on velvollinen isommissa tulostus/kopiointiratkaisuissa pyydettäessä laatimaan suunnitelman käyttäjäkohtaisesta tulostuskäytännöstä ja koulutuksesta. Tämä konsultointi ja koulutus sisältyy perushintoihin. Myyjältä edellytetään myyntiprosessia, joka on omiaan parantamaan tulostusympäristön hallintaa sekä alentamaan tulostamisen ja kopioinnin kokonaiskustannuksia. Myyjä esittää tarjouksen yhteydessä (ks. osaamisanalyysi) kuvauksen siitä, miten aikoo myyntiprosessin/kartoituspalvelun hoitaa, jotta edellä kuvatut tavoitteet täyttyvät. Palvelusta vastaavan myyjän myyntiprosessia/kartoituspalvelua ja palvelulla saavutettuja tuloksia arvioidaan tarjousvertailussa laadullisena tekijänä, koska ko. palvelu sisältyy tuotteiden hintaan. Tarjottu myyntiprosessi on myyjäorganisaatiossa opetettava useammalle myyjälle, jotta henkilöstövaihdokset eivät aiheuta palvelun laadun heikkenemistä. Tarjoajan tulee nimetä koko asiakaskunnalle palvelupäällikkö, joka vastaa kaikista palveluun liittyvistä asioista loppuasiakkaiden suuntaan. TILAUS-TOIMITUS -PROSESSI Ilmetessä tarvetta uudelle monitoimilaitteelle/keskitetylle tulostimelle, asiakas ottaa yhteyttä sopimuksessa mainittuun myyjään. Jokaisen tilauksen yhteydessä on harkittava yksittäisen koneen lisäksi koko tulostus-/kopiointiympäristön tarpeita. Tällöin jokaiseen tilaukseen on syytä liittää mukaan myyjän tekemä kartoitus toimintaympäristöstä, joka on tilaajalle veloitukseton. Myyjään tulisi ottaa yhteyttää viimeistään 2 kuukautta ennen toimituspäivää. Tilaajalla on oikeus kieltäytyä tulostuskartoituksen tekemisestä. Koneiden/palvelun hintatiedot ovat myyjällä (myös Seutukeskuksen wikissä) ja myyjä vastaa hintatietojen oikeellisuudesta. Suositus on, että tilaaja pyytää toimittajan käymään luonaan, jotta tilaus-toimitus -prosessin onnistumisen kannalta välttämätön hankittavan koneen toimintaympäristökartoitus voidaan toteuttaa välittömästi tarpeen synnyttyä. Tämä on oleellista tilaus-toimitus -prosessin lyhentämiseksi ja työajan säästämiseksi. Myyjän käynnin ja toimintaympäristökartoituksen jälkeen tilaaja ja myyjä sopivat yhdessä toimituksen yksityiskohdista, kuten toimitus- ja käyttökoulutusaikatauluista sekä -paikoista ja koneen pääkäyttäjistä (jokaisella koneella on oltava pääkäyttäjä) ja mahdollisten kriittisten koneiden tarkennetuista vasteajoista. Nämä tiedot on myyjän toimesta kirjattava erilliseen konekohtaiseen toimitussopimukseen ja saatettava Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön tietoon. Toimituksen yhteydessä myyjän velvollisuus on osoittaa tilaajalle konehankinnan sopimusajan mukaiset kokonaiskustannukset sekä kuukausikohtainen veloitus. Asennukseen tarvittavien sähkö-/verkkoyhteyksien olemassaolo on tilaajan vastuulla. Tilaajan on järjestettävä toimitukselle vastaanottaja sekä osallistuttava konekohtaiseen käyttökoulutukseen. Tilaus-toimitus -prosessi on suoritettu vasta, kun koneiden käyttökoulutus on annettu (ja siihen on osallistuttu) ja asennettu kone toimii kopiointi-/tulostuskäytössä täydellisesti. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 16 (40) LUONNOS 24.8.2011 Vuokrakauden päätyttyä toimittaja vastaa laitteen poiskuljetuksesta, hävittämisestä/kierrätyksestä sekä asianmukaisesta tietoturvakäsittelystä veloituksetta. ASENNUSPROSESSI Asennusprosessissa tilaajalta tarvittavat tiedot tulee pyytää (ja pyydetyt tiedot toimittaa) Seutukeskus Oy Hämeen asiakaspalveluun riittävissä ajoin ennen asennusta. Seutukeskus Oy Hämeen toimesta toimitusaika pyydetyille tiedoille on kolme (3) työpäivää (ja asennuksessa Seutukeskus Oy Hämeen tarvitsemat tiedot tulee toimittaa kolme (3) työpäivää ennen asennusta). Liitteessä numero 3 on esitetty tarvittavat tiedot. Asennuksen yhteydessä toimittaja vastaa siitä, että ajuri on asennettu niin, että se aina ensisijaisesti ehdottaa mustavalkotulostusta. Lisäksi ajuri ei saa itsenäisesti muuttaa väriasetusta värilliseksi ajurissa tehtyjen valintojen yhteydessä. Ajuri ei saa esimerkiksi automaattisesti muuttaa värivalintaa mustavalkoisesta värilliseksi, vaikka käyttäjä valitsisi ajurista esimerkiksi nidonnan tai vihkotaiton. Palvelumallissa 2 toimittaja vastaa tulostuspalvelimesta. Tarjottuihin hintoihin tulee sisältyä kaksi (2) kertaa kalenterivuodessa järjestettävä palaveri Seutukeskus Oy Hämeen ICT-yksikön kanssa, johon tulee toimittajalta osallistua vähintään vastuunalaisen myyjän, palvelupäällikön ja kaksi hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavaa huoltomiestä. KÄYTTÖKOULUTUS Laitteiden käyttökoulutus sisältyy laitteiden hintaan liitteessä numero 3 määritetyllä tavalla. TOIMITUSEHTO Vapaasti asiakkaalla, roskat pois kuljetettuina tilaajan jäteasemalle ja käyttökuntoon (tulostavat laitteet tulostuskuntoon) asennettuna. Palvelu/laite on toimitettu vasta, kun se toimii siinä ympäristössä, johon se on asennettu. Myyjän tulee laitetta toimittaessaan selvittää asennusympäristö (kartoitus) ja se, että laitteen tulostus toimii ko. ympäristössä. Myyjä vastaa koko laitteen tilaajalla oloajan siitä, että laite ja laitteen tulostus toimivat moitteettomasti (poikkeuksena ovat tilanteet, joissa tulostuksen toimimattomuus johtuu siitä, että tilaaja on ottanut käyttöön ohjelmiston, jota ei ole lueteltu liitteessä numero 3 tai jota ei ole ollut käytössä asennushetkellä; tällöin tilanteesta neuvotellaan erikseen). Myyjän on viipymättä ja veloituksetta saatettava laite tulostuskuntoiseksi. Siltä ajalta, jolloin laitteen tulostus ei toimi moitteettomasti, myyjä on velvollinen alentamaan laitteen kuukausivuokraa yhdessä sovitulla summalla. Mikäli tilaajalle on asennettu ohjelmisto, jota ei ole mainittu tarjouspyynnön liitteessä numero 3, on myyjä velvollinen viipymättä ja veloituksetta auttamaan tilaajaa vian selvittämisessä. MAKSUEHTO Osto: Maksuehto on 21 päivää netto hyväksytystä toimituksesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 17 (40) LUONNOS 24.8.2011 Vuokra, täyshuolto: Maksuehto on 21 päivää netto hyväksytystä toimituksesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LASKUTUS Osto: hyväksytyn toimituksen jälkeen. Vuokra, täyshuolto, palvelumalli 2: konekohtaisesti kolmen (3) kuukauden jaksoissa etukäteen. Laskutus suoraan liitteen numero 1 yhteisöiltä. Tarjoaja vastaa laskutustietojen oikeellisuudesta. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. Lisäksi laskuista tulee ilmetä vähintään seuraavat tiedot: - laitteen sijainti (tarkka katuosoite ja kaupunki/kunta) vähintään kerroksen tarkkuudella - tilaajan yhteyshenkilön nimi - toimitussopimuksen numero ja toimitussopimuksen alkamisajankohta Pelkkä laitteen sarjanumero laskutustietona ei riitä. Jos laskusta ei löydy vähintään em. tietoja, on tilaajalla oikeus jättää lasku maksamatta, ja toimittajan velvollisuutena on toimittaa tilaajalle uusi lasku riittävillä tiedoilla (ja tarvittaessa hyvityslasku). Laskutuksen on tapahduttava verkkolaskutuksena, lukuun ottamatta niitä yhteisöjä, joilla ei ole valmiutta verkkolaskujen vastaanottamiseen. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, kuljetusmaksuja, toimituskulumaksuja, käsittelymaksuja, kierrätysmaksuja, kuljetusvastuumaksuja, pakkausmaksuja, toimistokuluja, toimitusmaksuja, pientoimituslisiä yms. kustannuksia ei hyväksytä. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty liitteessä numero 7. Hankintapäätöksen perusteet on esitetty liitteessä numero 8. Hyväksytyn toimittajan (koskien myös varatoimittajaa) tulee sitoutua myyjän ja ostajan välisen yhteistoiminnan kehittämiseen mm. tilausten, toimitusten, laskutuksen, raportoinnin, sopimuksen seurannan ja ympäristöasioiden osalta. HANKINTAPÄÄTÖS JA HANKINTASOPIMUS Seutukeskus Oy Hämeen toimitusjohtaja tekee hankintapäätöksen ja -sopimuksen sopimukseen liittyvien yhteisöjen puolesta. Hankintapäätöksen jälkeen tehdään valitun toimittajan (ja varatoimittajan) kanssa hankintasopimus, jossa sovitaan tämän tarjouspyynnön mukaisista yksityiskohdista. Hankintasopimus tehdään vain valitun toimittajan (ja TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 18 (40) LUONNOS 24.8.2011 varatoimittajan) kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi rahoitusyhtiö) osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaiskustannuksiltaan edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään x.x.2011 klo 12.00 mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä ”Kysymykset tulostuspalvelusta”. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tarjoajan on joka tapauksessa käytävä lukemassa ja tarkistamassa kyseinen Internet-sivu kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista. Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjous tehdään tarjouslomakkeella (liite numero 9). Tarjouksen hinnoittelu tehdään hinnoitteluliitteellä (liite numero 10). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjouslomake täytettynä, hinnoitteluliite täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjouslomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt. VASTAUSAIKA Tarjoukset liitteineen on jätettävä x.x.2011 klo 12.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivämäärästä lukien. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 19 (40) LUONNOS 24.8.2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö VASTAUSOSOITE Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden (mukaan luettuna tarjouslomake ja hinnoitteluliite) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoajan on päivättävä tarjouksensa (tarjouksen jättöpäivä). Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen (mukaan luettuna tarjouslomake ja hinnoitteluliite) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjouslomake) liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin aiheeksi on merkittävä ”Tulostuspalvelutarjous”). sähköposti: [email protected] PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Hämeenlinnassa x.x.2011 SEUTUKESKUS OY HÄME puolesta ____________________ Mika Kantola toimitusjohtaja TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 LIITE 6 LIITE 7 LIITE 8 LIITE 9 LIITE 10 LIITE 11 LIITE 12 Sopimukseen liittyvät yhteisöt Laitekanta Minimivaatimukset, tekniset vaatimukset ja asennuksessa tarvittavat tiedot Selvitys huoltopalvelun hoitamisesta Konekohtaiset tiedot Raportointi Soveltuvuusperusteet Hankintapäätösperusteet Tarjouslomake Hinnoitteluliite Vastuunjakotaulukko Palvelumallin 2 poikkeukset/lisäykset suhteessa palvelumalliin 1 TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 20 (40) LUONNOS 24.8.2011 LIITE 1 SOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YHTEISÖT Yhteishankintayksikön asiakkaina voivat olla yhtiön osakasyhteisöjen yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Seutukeskus Oy Häme on omistajana KuntaPro Oy:ssä, jonka tavoitteena on laajentaa yhtiön palveluiden tarjontaa Hämeenlinnan seutukuntaa laajemmalle alueelle. Seutukeskus Oy Hämeen ja KuntaPro Oy:n nykyisillä ja uusilla omistajilla on oikeus hyödyntää yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia ilman erillistä kilpailutusta. Pidätetään oikeus jälkikäteen, ilman erillistä tarjouspyyntökierrosta ja laaditun sopimuksen mukaisin ehdoin, lisätä sopimukseen mukaan edellä mainitut periaatteet täyttävät yhteisöt. Mahdolliset volyymilisäykset on huomioitu hankinnan arvoa ja hankintamenettelyä määritettäessä. ENSIVAIHEESSA: Seutukeskus Oy Häme KuntaPro Oy Seuturekry Oy Hämeenlinnan kaupunki Hämeenlinnan Terveyspalvelut -liikelaitos Linnan Lomituspalvelut -liikelaitos www.seutukeskus.fi www.kuntapro.fi www.seuturekry.fi www.hameenlinna.fi www.hameenlinna.fi/Terveys/ www.hameenlinna.fi/Paatoksenteko-ja-talous/Kaupungin-organisaatio/Konserniyhtiot/Linnan-Lomituspalvelut/ Linnan Tilapalvelut -liikelaitos www.hameenlinna.fi/Paatoksenteko-ja-talous/Kaupungin-organisaatio/Konserniyhtiot/Linnan-Tilapalvelut/ Kanta-Hämeen pelastuslaitos www.pelastuslaitos.fi Hattulan kunta www.hattula.fi Janakkalan kunta www.janakkala.fi Janakkalan Vesi -liikelaitos www.janakkalanvesi.fi Hämeen ammatillisen korkeakoulutuksen kuntayhtymä www.hakky.fi Hämeen maakuntaliitto, kuntayhtymä www.hameenliitto.fi Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä www.khshp.fi Koulutuskeskus Tavastia (Hämeenlinnan seudun koulutuskuntayhtymä) www.kktavastia.fi Mainiemen kuntoutumiskeskus (Hämeen päihdehuollon kuntayhtymä) www.mainiemikk.fi Vanajaveden Opisto (Hämeenlinnan seudun kansalaisopiston kuntayhtymä) www.vop.fi TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö LUONNOS 24.8.2011 Hattula-Kiinteistöt Oy Hyria koulutus Oy www.hyria.fi Hämeenlinnan Kaupungin Teatteri Oy www.hmlteatteri.fi Hämeenlinnan Liikuntahallit Oy www.hmlliikuntahallit.fi Hämeenlinnan Jäähalli Oy Hämeenlinnan Palloiluhalli Oy Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy www.hsvesi.fi Innopark Programmes Oy Kantolan Kiinteistöt Oy Kehittämiskeskus Oy Häme www.kehittamiskeskus.fi Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas Oy www.verkatehdas.fi Linnan Ateria Oy www.linnanateria.fi Tekninen Palvelukeskus Oy Häme www.tekme.fi TyöSyke Oy www.tyosyke.fi Hämeenlinnan Erityisasuntosäätiö www.erityisasuntosaatio.fi Hämeenlinnan Vanhusten Asuntosäätiö www.hvas.fi 21 (40) TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 22 (40) LUONNOS 24.8.2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö LIITE 2 LAITEKANTA DIGITAALISET MONITOIMILAITTEET JA KOPIOKONEET: Luokka A (10-20) B (21-49) C (vähintään 50) Värilaite YHTEENSÄ Kappaletta, noin 45 65 40 450 600 Prosenttia (%), noin 8% 11 % 6% 75 % 100 % Sopimuksia päättyy Vuosi 2012 Vuosi 2013 Myöhemmin YHTEENSÄ Kappaletta, noin 120 190 290 600 Prosenttia (%), noin 20 % 32 % 48 % 100 % Sopimuksia päättyy yhteisöissä Hämeenlinnan kaupunki Hattulan kunta Janakkalan kunta Hämeen ammatillisen korkeakoulutuksen kuntayhtymä Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Koulutuskeskus Tavastia Muut yhteisöt YHTEENSÄ Vuosi 2012 (kappaletta, noin) 40 5 15 Vuosi 2013 (kappaletta, noin) 80 10 10 Myöhemmin (kappaletta, noin) 130 25 45 20 20 30 10 15 10 0 30 120 30 25 190 5 45 290 Ostajan edustama kokonaislaitekanta on noin 600 monitoimilaitetta. Pääosa laitteista on 48 kk sopimuksilla. Yllä ilmoitetut luvut ovat arvioita, eivätkä ne sido ostajaa. Suurin osa koneista on 48 kk vuokrasopimuksilla. Janakkalan kunnan osalta lähes kaikki koneet ovat omaksi ostettuja, joten Janakkalan kunnan luvut ovat arvioita päättymisvuosista. Yllä ilmoitetuista luvuista puuttuvat Hyria koulutus Oy:n määrätiedot sekä sopimuksen tulevista laajennuksista johtuvat määrätiedot. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 23 (40) LUONNOS 24.8.2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö LIITE 3 MINIMIVAATIMUKSET, TEKNISET VAATIMUKSET JA ASENNUKSESSA TARVITTAVAT TIEDOT Osa minimivaatimuksista ja teknisistä vaatimuksista sekä asennuksessa tarvittavat tiedot ovat erillisinä tiedostoina, jotka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tulostamisen on oltava mahdollista ainakin seuraavista ohjelmistoista: Ohjelmisto Toimittaja Sapo Effica MD Titania SopimusPro FreeHand Corel Draw Kuntoapu Synapse Seutu-Effica Rai-Soft Titania HUOM! erityisesti Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä erityisesti Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä erityisesti Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä erityisesti Koulutuskeskus Tavastia erityisesti Koulutuskeskus Tavastia erityisesti Koulutuskeskus Tavastia Fujitsu Tieto Rai-Soft Logica KuntaToimisto Triplan Ms Office -tuotteet Pro-Consona -ohjelmat Microsoft Logica Pegasos Logica MySap WebSap Logica Logica Travel Logica Webtallennus Logica Rondo Logica laitteen tuotettava sellaisia pdf-tiedostoja, joita KuntaToimisto-ohjelmisto osaa käyttää CrystaReports pdf-tulostus ilman, että tulostusasetuksia pitää muuttaa jokaisen tulostuksen yhteydessä pdf-tulostus ilman, että tulostusasetuksia pitää muuttaa jokaisen tulostuksen yhteydessä pdf-tulostus ilman, että tulostusasetuksia pitää muuttaa jokaisen tulostuksen yhteydessä pdf-tulostus ilman, että tulostusasetuksia pitää muuttaa jokaisen tulostuksen yhteydessä TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 24 (40) LUONNOS 24.8.2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Rondo R8 Logica Rondo Rop Logica Haahtela Airix Alfa Autocad Cads KymData Adobe Acrobat Reader Adobe Adobe Indesign Adobe Photoshop YphEffica Procapita Kurre-ohjelmistot Adobe Adobe Tieto Tieto StarSoft Populus Logica Raindance Logica pdf-tulostus ilman, että tulostusasetuksia pitää muuttaa jokaisen tulostuksen yhteydessä pdf-tulostus ilman, että tulostusasetuksia pitää muuttaa jokaisen tulostuksen yhteydessä pdf-tulostus ilman, että tulostusasetuksia pitää muuttaa jokaisen tulostuksen yhteydessä pdf-tulostus ilman, että tulostusasetuksia pitää muuttaa jokaisen tulostuksen yhteydessä pdf-tulostus ilman, että tulostusasetuksia pitää muuttaa jokaisen tulostuksen yhteydessä Kaikkien tulostusten pitää onnistua ilman, että jokaisen tulostuksen yhteydessä joudutaan puuttumaan ajurin asetuksiin. Esimerkiksi pdf-tiedostojen tulostamisen pitää onnistua ilman, että ajurin asetuksia (tulostusasetuksia) joudutaan muuttamaan jokaisen tulostuksen yhteydessä (eli tulostuksen pitää onnistua esimerkiksi ilman, että ajurin asetuksiin joudutaan määrittelemään ”tulosta kuvana” jokaisen tulostuksen yhteydessä). HUOM! Toimittaja saa toimittaa vain sellaisia laitteita (koskien myös verkkotulostimia), joihin löytyy Microsoftin sertifioimat Windows-ajurit. Laitteiden käynnistämisen etänä on oltava mahdollista. Ajurien on oltava 2-suuntaisia (laitekokoonpano päivittyy automaattisesti palvelimen jonoon). Laitteiden käyttöohjeet on toimitettava pdf-tiedostoina Seutukeskus Oy Hämeen ICTyksikköön. Ajurien on oltava sellaisia, että ne tarjoavat aina ensimmäiseksi mustavalkoista tulostetta – myös silloin, kun ajurista valitaan esimerkiksi nidonta. Laitteiden pitää tukea NTP (Network Time Protocol) -protokollaa, jonka avulla laitteiden kello ja kalenteri synkronoidaan verkossa olevalta palvelimelta. Laitteiden pitää tukea em. protokollaa siten, että voidaan käyttää NTP-palvelimen nimiosoitetta (esimerkiksi ntp.aina.net). Tällöin työ- ja vikaraportteihin saadaan oikeat päivämäärät ja kellonajat. Muita vaatimuksia: - IPV6-tuki on oltava. - Toimittajan on sopimuskauden alkaessa toimitettava Seutukeskus Oy Hämeen ICT-yksikköön listaus laitemalleista ja niiden toimivista Microsoftin hyväksymistä ajureista. o Toimittajan on päivitettävä listausta sitä mukaa, kun malleihin tai ajureihin tulee muutoksia/päivityksiä, ja toimitettava päivitetty listaus Seutukeskus Oy Hämeen ICT-yksikköön. - Toimittaja vastaa ajureiden toimivuudesta asiakkaan työasemissa ja palvelimissa. - Asiakas määrittelee ohjelmistot, joiden tulostusta laitteiden/ajureiden on tuettava. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 25 (40) LUONNOS 24.8.2011 Tarjottujen laitteiden tulee täyttää vaaditut ominaisuudet. Tietojen oikeellisuus tullaan tarkistamaan valitulta toimittajalta (ja varatoimittajalta) viimeistään sopimusaikana. Mikäli tällöin havaitaan, että annetut tiedot ovat vääriä, on ostajalla oikeus purkaa sopimus ilman neuvotteluja ja valittu tarjoaja (koskien myös varatoimittajaksi valittua tarjoajaa) on velvollinen maksamaan ostajalle sopimussakkona 5 000 euroa (€), alv 0 %. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 26 (40) LUONNOS 24.8.2011 LIITE 4 SELVITYS HUOLTOPALVELUN HOITAMISESTA Selvitys huoltopalvelun hoitamisesta annetaan erillisellä lomakkeella, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tarjouksen sisällön minimivaatimus on, että palveluntarjoajalla tulee olla käytössään (ja sijoitettuna HämeenlinnaHattula-Janakkala-Riihimäki-Hyvinkää -alueelle) vähintään kolme (3) täysipäiväistä kenttähuoltomiestä (joista yhdellä tulee olla kokemusta verkkotulostusratkaisuista/ajuriongelmista/palvelinympäritöistä ja joiden työnkuva liittyy päätoimisesti nimenomaan digitaalisten monitoimilaitteiden huoltoon/tulostustukeen, eli siis nämä henkilöt eivät voi samanaikaisesti olla tietokoneiden toimitusten huoltomiehiä) sopimuskauden alkaessa heti, kun ko. huoltomiesten huollon alaisuudessa on enemmän kuin yksi (1) laite. Tällä turvataan se, että tarjoajalla on edes jonkinlaiset mahdollisuudet selvitä palvelulle asetetuista vaatimuksista ilman sanktioita sekä asiakkaan avun saanti useamman koneen rikkoutuessa samaan aikaan. Huoltojärjestelmäkuvauksen tulee sisältää lomakkeen mukaiset selvitykset ja ne on laadittava tarjoajan palveluntuottajan näkökulmasta (selvityksessä tulee esittää tiedot vain niistä resursseista, jotka kohdistetaan tarjotun palvelun tuottamiseen Hämeenlinnan seudulla sekä Hyvinkään alueella ja Riihimäen alueella). Kysytyt tiedot koskevat vain tarjouspyynnön kohteena olevia huoltosopimuksen alaisia laitteita (ei huoltosopimuksen alaisia muita laitteita, eikä pelkkiä lasertulostimia). Tarjousvertailun pisteytys huoltopalvelun suhteen tehdään annettujen vastausten numeerisen tason (numeeriset) ja osaamistason perusteella (muut). Mikäli tarjouksen antajan havaitaan antaneen väärää tietoa kuvauksen yhteydessä nykytilastaan, tullaan tarjouksen antaja sulkemaan pois tarjouskilpailusta. Selvityksen vastauksiksi ja huoltojärjestelmän kuvaukseksi ei riitä ”sovitaan, mikäli tulemme valituksi toimittajaksi” -tyyliset vastaukset. Niistä saa automaattisesti nolla (0) pistettä. Tietojen oikeellisuus tullaan tarkistamaan valitulta toimittajalta (ja varatoimittajalta) viimeistään sopimusaikana. Mikäli tällöin havaitaan, että annetut tiedot ovat vääriä, on ostajalla oikeus purkaa sopimus ilman neuvotteluja ja valittu tarjoaja (koskien myös varatoimittajaksi valittua tarjoajaa) on velvollinen maksamaan ostajalle sopimussakkona 5 000 euroa (€), alv 0 %. Tällaisessa tapauksessa sopimuksen jatkumisen edellytys on, että toimittaja saattaa huoltojärjestelmänsä lupaamalleen/tarjouspyynnön vaatimusten mukaiselle tasolle. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 27 (40) LUONNOS 24.8.2011 LIITE 5 KONEKOHTAISET TIEDOT Konekohtaiset tiedot ilmoitetaan erillisellä lomakkeella, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tarjousvertailun pisteytys konekohtaisten tietojen suhteen tehdään lomakkeessa esitettyjen kohtien perusteella. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 28 (40) LUONNOS 24.8.2011 LIITE 6 RAPORTOINTI Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan ilman eri veloitusta seuraavaan sopimuksen hallinnointiin liittyvään raportointiin: Kaikki tunnuslukuarvot ja raportit myyjä sitoutuu toimittamaan sähköisesti alla pyydetyssä muodossa. Ostaja vastaa raportointipohjien laadinnasta (lukuun ottamatta raportteja numerot 3 ja 4). Ostajan velvollisuutena on vaatia alla mainittuja raportteja myyjältä. Myyjä ei ole velvollinen toimittamaan raportteja ilman ostajan pyyntöä. Ostaja antaa tarvittaessa tarkemmat ohjeet raportointimenettelystä pyytäessään raportteja myyjältä. Ostaja ja myyjä käyvät raportointiperiaatteet ja raporttien muodon/sisällön läpi hankintaneuvotteluissa. RAPORTOINTITASOT Taso 1 Seutukunta (kunnat ja yhteisöt yhteensä) Taso 2 Kunta tai yhteisö Taso 3 Toimituspiste kunnassa tai yhteisössä 1. LAITEREKISTERI Laiterekisteri pitää sisällään konekohtaisen ylläpidettävän luettelon, jossa on esitetty seuraavat tiedot: - organisaatio - kaupunginosa/yksikkö - osoite - laitemerkki - sarjanumero - käyttötarkoitus - kappalemäärä - nopeus - luokka - sopimusmuoto - asennuspäivämäärä - laitekohtaisen sopimuksen päättymispäivämäärä - laitekohtaisen sopimuksen päättymisvuosi - toimittaja - vuokra (euroa/kuukausi) - väritulosteen/-kopion täyshuoltohinta (euroa per tuloste/kopio) - mustavalkotulosteen/-kopion täyshuoltohinta (euroa per tuloste/kopio) Laiterekisteri toimitetaan Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikköön puolivuosittain Excel-muodossa. Toimittajan velvollisuutena on lisätä rekisteriin uudet laitteet ja poistaa rekisteristä poistuneet laitteet. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 29 (40) LUONNOS 24.8.2011 2. TUNNUSLUKUARVOT Toimittajan tulee lähettää Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta ja -kilpailuttamisyksikköön euromääräinen arvonlisäveroton myynti edelliseltä vuodelta kunnittain/yhteisöittäin eriteltynä (taso 2) 15.2. mennessä. Toimittaja on velvollinen toimittamaan seurantajaksoittain ostajalle alla luetellut tunnuslukuarvot seutukuntatasolta (taso 1) ja pyydettäessä kunta-/yhteisötasolta (taso 2). TOIMINTA Myynti Keskilasku Seutukunnan asema asiakkaana OSTO- JA MYYNTIKÄYTTÄYTYMINEN Laskujen määrä Asennusten määrä Toimittajan laitteiden kokonaismäärä seudulla PALVELUKYKY Huoltopyyntöjen määrä Etähuoltona suoritettujen huoltojen määrä Myöhästyneiden huoltojen määrä Huollon vasteaika keskimäärin Huollon kuntoonsaattamisaika keskimäärin Huoltomiesten lukumäärä / laitekanta Huoltokutsujen lukumäärä / laitekanta € (alv 0 %) € (alv 0 %) ABC kpl kpl kpl kpl kpl kpl tuntia tuntia kpl kpl Tunnuslukuarvot toimitetaan Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikköön kalenterivuosittain tai puolivuosittain Excel-muodossa. 3. HUOLTOVASTEAIKOJEN SEURANTARAPORTTI Toimittaja on velvollinen keräämään seurantatietoa tekemistään huoltotoimenpiteistä. Huoltopyyntökohtainen raportti pitää sisällään huoltopyynnön ajankohdan minuutin tarkkuudella ja laitteen toimintakunnon hyväksymisen/laitteella käynnin ajankohdan minuutin tarkkuudella. Huoltovasteaikojen seurantaraportti toimitetaan Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikköön kalenterivuosittain tai puolivuosittain Excel- tai Word-muodossa. 4. KONEKOHTAINEN HUOLTOHISTORIA JA TOIMINTAVIRHEIDEN TYYPPI-/MÄÄRÄJAKAUMA Toimittaja on velvollinen ylläpitämään konekohtaista rekisteriä laitteiden huolloista (päivämäärä, huollon laajuus ja kohde, toimintavirheen laatu, jne.) sekä toimittamaan selvityksen konekohtaisesti laitteiden toimintavirheistä ja huoltokertojen määrästä ostajalle tämän sitä pyytäessä. Toimittaja on velvollinen toimittamaan ostajalle raportin laitteiden toimintavirheiden tyypeistä ja määristä. Raportit toimitetaan Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikköön kalenterivuosittain tai puolivuosittain Excel- tai Word-muodossa. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 30 (40) LUONNOS 24.8.2011 LIITE 7 SOVELTUVUUSPERUSTEET Tarjoajan tulee täyttää seuraavat soveltuvuusehdot: 1. Tarjoajayritystä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. 2. Tarjoajalla on oikeus harjoittaa elinkeinotoimintaa; tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin. Tarjouksen liitteenä on toimitettava ote kaupparekisteristä, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 3. Tarjoaja on suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa ja eläkemaksunsa, ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. Tarjouksen liitteenä on toimitettava verovelkatodistus, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus maksetuista työeläkemaksuista, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 4. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tarjoajayrityksen kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta vähintään toisen liikevoiton on oltava positiivinen. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. Tarjouksen liitteenä on toimitettava tarjoajayrityksen tuloslaskelma ja tase kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta. Jos tarjoaja on toimintansa vasta aloittanut yritys siten, että tarjoaja ei pysty toimittamaan tietoja taloudellisesta tilastaan kahdelta edelliseltä tilikaudelta, niin tällöin tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen liitteenä budjettinsa menossa olevalta tilikaudelta. 5. Tarjoajalla on toimintaan nähden riittävät vastuu- ja muut vakuutukset. Tarjouksen liitteenä on toimitettava vakuutusyhtiön todistus, josta ilmenee tarjoajayrityksen voimassa olevan vastuuvakuutuksen suuruus. 6. Vastuunalainen myyjä on nimettävä. 7. Tarjoaja sitoutuu kouluttamaan hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavaa henkilöstöä riittävästi. 8. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön liitteineen mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. 9. Tarjoajan palvelu annetaan suomen kielellä. 10. Huolto-organisaation tulee olla valtuutettu huolto-organisaatio, jolla on maahantuojan kouluttamat huoltomiehet. Valtuutetulla huolto-organisaatiolla on oikeus viimeisimpiin ajuripäivityksiin ja maahantuojan järjestämiin huoltokoulutuksiin. 11. Tarjoajina toimivat sekä palveluntuottaja (myynti- ja huolto-organisaatio) että maahantuoja/-tuojat. Molempien/kaikkien tulee allekirjoittaa tarjous. Jos palveluntuottaja ja maahantuoja ovat sama taho, niin silloin riittää vain maahantuojan allekirjoitus. 12. Maahantuoja sitoutuu/maahantuojat sitoutuvat siihen, että se vastaa/ne vastaavat toimitettujen laitteiden osalta tarjouksen mukaisesta palvelusta tarjotuilla ehdoilla, jos varsinainen palveluntuottaja tai palveluntuottajan osoittama uusi/muu yhteisö (esimerkiksi konekannan myynti) ei kykene velvoitteitaan hoitamaan. 13. Tarjoaja sitoutuu vähintään kolmeen (3) täysipäiväiseen huoltomieheen sopimuskauden alkaessa. Alihankkijan käyttö palvelun tuottamiseen on mahdollista. Alihankkijalta edellytetään samojen kriteerien täyttäminen kuin varsinaiselta toimittajaltakin. Mikäli toimittaja jo tarjouksen jättövaiheessa tietää käyttävänsä palvelun tuottamiseen alihankkijaa, tulee jo tarjousvaiheessa antaa alihankkijan osalta samat selvitykset kuin mitä edellytetään varsinaiselta toimittajalta. Mikäli sopimuksen teon jälkeen ilmenee tarve alihankkijan käyttöön, tulee alihankkija hyväksyttää palvelun tilaajalla kirjallisesti ennen alihankkijan käytön aloittamista. Hyväksymisen edellytyksenä ovat samat kriteerit kuin tarjouksen jättövaiheessa on edellytetty tarjouksen jättäneeltä toimittajalta. Mahdollisen alihankkijan käytöstä huolimatta sopimuksessa mainittu toimittaja vastaa palvelun tilaajalle tilatun palvelun toimittamisesta. Kaikkien alihankkijoiden osalta on toimitettava edellä vaaditut tiedot. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 31 (40) LUONNOS 24.8.2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö LIITE 8 HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET Hankintapäätöksen perusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: PERUSTE PAINOARVO PISTEMÄÄRÄ Hinta 40 % 0 - 40 pistettä Huoltopalvelu 30 % 0 - 30 pistettä Osaamisanalyysi 15 % 0 - 15 pistettä Konekohtaiset tiedot 10 % 0 - 10 pistettä Hintaseurantamahdollisuudet 5% 0 - 5 pistettä YHTEENSÄ 100 % 0 - 100 pistettä Hinta: Edullisin hinta saa vertailussa 40 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (edullisin hinta / vertailuhinta) * 40 pistettä. Huoltopalvelu: Huoltopalvelu pisteytetään Selvitys huoltopalvelun hoitamisesta -liitteen perusteella. KOHTA 1. Suurin huollon henkilöstömäärä sopimuskauden alkaessa 1.1.2012 kohdistettuna Hämeenlinnan seudulla sijaitsevien monitoimilaitteiden huoltotehtäviin saa vertailussa 40 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (vertailuhenkilöstömäärä / suurin henkilöstömäärä) * 40 pistettä. Suurin huollon henkilöstömäärä sopimuskauden alkaessa 1.1.2012 kohdistettuna Hyvinkäällä ja Riihimäellä sijaitsevien monitoimilaitteiden huoltotehtäviin saa vertailussa 20 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (vertailuhenkilöstömäärä / suurin henkilöstömäärä) * 20 pistettä. KOHTA 2. Pisin henkilöiden yhteenlaskettu kokemus digitaalisten monitoimilaitteiden huoltotehtävistä/tulostusongelmien ratkaisemisesta saa vertailussa 30 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (vertailukokemus / pisin kokemus) * 30 pistettä. KOHTA 3. Huollon alaisuudessa olleiden digitaalisten monitoimilaitteiden keskimääräinen määrä lasketaan kaavalla: (30.6.2011 huollon alaisuudessa olleiden digitaalisten monitoimilaitteiden määrä + 1.1.2011 huollon alaisuudessa olleiden digitaalisten monitoimilaitteiden määrä) / 2. Liitteessä mainittuna ajanjaksona digitaalisiin monitoimilaitteisiin liittyvien saapuneiden huoltokutsujen määrä jaetaan huollon alaisuudessa olleiden digitaalisten monitoi- TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 32 (40) LUONNOS 24.8.2011 milaitteiden keskimääräisellä määrällä. Pienin lukuarvo saa vertailussa 60 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (pienin lukuarvo / vertailulukuarvo) * 60 pistettä. Jos tietoa ei voi tarkistaa tietojärjestelmästä, jaetaan annettu pistemäärä luvulla neljä (4). Liitteessä mainittuna ajanjaksona digitaalisiin monitoimilaitteisiin liittyvien saapuneiden huoltokutsujen määrä jaetaan liitteessä mainittuna ajanjaksona digitaalisiin monitoimilaitteisiin liittyvistä huoltokutsuista ajallaan kuntoon saatettujen huoltokutsujen määrällä. Pienin lukuarvo saa vertailussa 60 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (pienin lukuarvo / vertailulukuarvo) * 60 pistettä. Jos tietoja ei voi tarkistaa tietojärjestelmästä, jaetaan annettu pistemäärä luvulla neljä (4). Pienin mustavalkokoneiden keskimääräinen vikaantumistiheys 1. käyttövuonna saa vertailussa 30 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (pienin vikaantumistiheys / vertailuvikaantumistiheys) * 30 pistettä. Jos tietoa ei voi tarkistaa tietojärjestelmästä, jaetaan annettu pistemäärä luvulla neljä (4). Pienin mustavalkokoneiden keskimääräinen vikaantumistiheys 2. käyttövuonna saa vertailussa 30 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (pienin vikaantumistiheys / vertailuvikaantumistiheys) * 30 pistettä. Jos tietoa ei voi tarkistaa tietojärjestelmästä, jaetaan annettu pistemäärä luvulla neljä (4). Pienin mustavalkokoneiden keskimääräinen vikaantumistiheys 3. käyttövuonna saa vertailussa 30 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (pienin vikaantumistiheys / vertailuvikaantumistiheys) * 30 pistettä. Jos tietoa ei voi tarkistaa tietojärjestelmästä, jaetaan annettu pistemäärä luvulla neljä (4). Pienin mustavalkokoneiden keskimääräinen vikaantumistiheys 4. käyttövuonna saa vertailussa 30 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (pienin vikaantumistiheys / vertailuvikaantumistiheys) * 30 pistettä. Jos tietoa ei voi tarkistaa tietojärjestelmästä, jaetaan annettu pistemäärä luvulla neljä (4). Kohdan 3. eri osa-alueista annetut pisteet lasketaan yhteen ja saatu summa jaetaan luvulla kahdeksan (8), jolloin maksimipistemäärä kohdasta 3. on 30 pistettä. VERKKOTULOSTIMET Jos tarjoaja toimittaa uuden laitteen paikanpäälle pysyväiskäyttöön samana päivänä kuin huoltokutsu on saapunut, saa tarjoaja tästä kohdasta 20 pistettä. Jos tarjoaja noutaa laitteen samana päivänä ja palauttaa samana päivänä korjattuaan sen/korjaa paikanpäällä, saa tarjoaja tästä kohdasta 16 pistettä. Jos tarjoaja toimittaa uuden laitteen paikanpäälle pysyväiskäyttöön seuraavana päivänä kuin huoltokutsu on saapunut, saa tarjoaja tästä kohdasta kahdeksan (8) pistettä. Jos tarjoaja noutaa laitteen samana päivänä ja palauttaa korjattuaan sen viimeistään seuraavana päivänä, saa tarjoaja tästä kohdasta neljä (4) pistettä. Jos tarjoaja noutaa laitteen seuraavana päivänä ja palauttaa korjattuaan sen (samana, eli huoltokutsua seuraavana päivänä, tai korjaa sen seuraavana päivänä paikanpäällä), saa tarjoaja tästä kohdasta nolla (0) pistettä. Nopein paikalle saapuminen (pienin tuntimäärä) huoltokutsusta (takuuaikana) saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (pienin tuntimäärä / vertailutuntimäärä) * 10 pistettä. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 33 (40) LUONNOS 24.8.2011 HUOLTOPALVELUN KOKONAISPISTEET Huoltopalvelun eri osa-alueista annetut pisteet lasketaan yhteen ja saatu summa jaetaan luvulla viisi (5), jolloin maksimipistemäärä huoltopalvelusta on 30 pistettä. Osaamisanalyysi: Osaamisanalyysi pisteytetään tarjouslomakkeen perusteella. KARTOITUSPROSESSI Toimintaperiaatteen osalta arvioidaan toimintaperiaatteen mahdollisuuksia saada aikaan säästöjä sekä kartoitusprosessin kattavuutta ja soveltuvuutta tilaajan tarpeisiin. Paras toimintaperiaate saa 20 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaseen toimintaperiaatteeseen. Kokemuksen osalta arvioidaan vuonna 2011 tehtyjen kartoitusten lukumäärää, koska mitä enemmän tarjoajalla on kokemusta tarjoamastaan kartoitusprosessista, sitä systemaattisemmin ja toistettavammin tarjoaja pystyy kartoituksen tekemään. Suurin kartoitusten lukumäärä saa 20 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (vertailulukumäärä / suurin lukumäärä) * 20 pistettä. Käytettävän ajan osalta arvioidaan kartoitukseen käytettävää aikaa per laite. Suurin tuntimäärä saa kymmenen (10) pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (vertailutuntimäärä / suurin tuntimäärä) * 10 pistettä. TULOSTUSOPTIMOINTIPROSESSI Toimintaperiaatteen osalta arvioidaan toimintaperiaatteen mahdollisuuksia saada aikaan säästöjä sekä tulostusoptimointiprosessin kattavuutta ja soveltuvuutta tilaajan tarpeisiin. Paras toimintaperiaate saa 20 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaseen toimintaperiaatteeseen. Kokemuksen osalta arvioidaan vuonna 2011 tehtyjen tulostusoptimointien lukumäärää, koska mitä enemmän tarjoajalla on kokemusta tarjoamastaan tulostusoptimointiprosessista, sitä systemaattisemmin ja toistettavammin tarjoaja pystyy tulostusoptimoinnin tekemään. Suurin tulostusoptimointien lukumäärä saa 20 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (vertailulukumäärä / suurin lukumäärä) * 20 pistettä. Käytettävän ajan osalta arvioidaan tulostusoptimointiin käytettävää aikaa per laite. Suurin tuntimäärä saa kymmenen (10) pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (vertailutuntimäärä / suurin tuntimäärä) * 10 pistettä. KARTOITUSPROSESSI JA TULOSTUSOPTIMOINTIPROSESSI Käytettävissä olevien työkalujen osalta arvioidaan työkalujen soveltuvuutta tilaajan tarpeisiin, työkalujen edellytyksiä tukea systemaattista kartoitus- ja tulostusoptimointiprosessia sekä työkalujen edellytyksiä tukea dokumentointia. Parhaat käytettävissä olevat työkalut saavat 20 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaisiin käytettävissä oleviin työkaluihin. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 34 (40) LUONNOS 24.8.2011 KÄYTTÖKOULUTUSRESURSSIT Käyttökoulutusresurssien osalta arvioidaan käyttökoulutusresursseja ja käyttökouluttajien kokemusta. Parhaat käyttökoulutusresurssit saavat 15 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaisiin käyttökoulutusresursseihin. TOIMITUSVARMUUS Toimitusvarmuuden mahdolliseen sopimukseen liittyen vuonna 2012 osalta arvioidaan sitoutumistasoa. Paras toimitusvarmuus saa 15 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaseen toimitusvarmuuteen. OSAAMISANALYYSIN KOKONAISPISTEET Osaamisanalyysin eri osa-alueista annetut pisteet lasketaan yhteen ja saatu summa jaetaan luvulla kymmenen (10), jolloin maksimipistemäärä osaamisanalyysista on 15 pistettä. Konekohtaiset tiedot: Konekohtaiset tiedot pisteytetään Konekohtaiset tiedot -liitteen perusteella. Lyhin koneiden yhteenlaskettu lämpenemisaika saa vertailussa 30 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (lyhin lämpenemisaika / vertailulämpenemisaika) * 30 pistettä. Suurin yhteenlaskettu runkonopeus saa vertailussa 30 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (vertailurunkonopeus / suurin runkonopeus) * 30 pistettä. Suurin kyllä-vastausten määrä tulostustyön valmistumisessa saa vertailussa 20 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (kyllä-vastausten vertailumäärä / suurin kyllä-vastausten määrä) * 20 pistettä. Etähallinnassa pienin maksun suuruus yhteensä saa vertailussa 40 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (pienin maksun suuruus / vertailumaksun suuruus) * 40 pistettä. Suurin kyllä-vastausten määrä kulkukorttitulostamisessa saa vertailussa 20 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (kyllä-vastausten vertailumäärä / suurin kyllä-vastausten määrä) * 20 pistettä. Suurin kyllä-vastausten määrä älypuhelimella tulostamisessa saa vertailussa 20 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (kyllä-vastausten vertailumäärä / suurin kyllä-vastausten määrä) * 20 pistettä. VERKKOTULOSTIMET Lyhin lämpenemisaika saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (lyhin lämpenemisaika / vertailulämpenemisaika) * 10 pistettä. Lyhin 1. sivun tulostumisaika saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (lyhin tulostumisaika / vertailutulostumisaika) * 10 pistettä. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 35 (40) LUONNOS 24.8.2011 Lyhin jonotusaika saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (lyhin jonotusaika / vertailujonotusaika) * 10 pistettä. Suurin työnopeus saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (vertailutyönopeus / suurin työnopeus) * 10 pistettä. KONEKOHTAISTEN TIETOJEN KOKONAISPISTEET Konekohtaisten tietojen eri osa-alueista annetut pisteet lasketaan yhteen ja saatu summa jaetaan luvulla 20, jolloin maksimipistemäärä konekohtaisista tiedoista on kymmenen (10) pistettä. Hintaseurantamahdollisuudet: Jos palveluntarjoaja ja maahantuoja sitoutuvat toimittamaan ostajalle (Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö) hinta- ja laitetiedot kaikista Suomessa sopimusaikana tekemistään julkisista tarjouksista ostajan niitä pyytäessä, saa tarjoaja tästä kohdasta 50 pistettä. Jos maahantuoja sitoutuu kertomaan ostajalle, millä alennusprosentilla maahantuojan normaalista hinnastosta on määritetty tätä tarjouskilpailua varten palveluntarjoajan saama oma sisäänostohinta, saa tarjoaja tästä kohdasta 25 pistettä. Jos palveluntarjoaja sitoutuu esittämään pyydettäessä oman sisäänostohintansa (maahantuojan myyntihinta) ostajalle, saa tarjoaja tästä kohdasta 25 pistettä. Hintaseurantamahdollisuuksien eri osa-alueista annetut pisteet lasketaan yhteen ja saatu summa jaetaan luvulla 20, jolloin maksimipistemäärä hintaseurantamahdollisuuksista on viisi (5) pistettä. Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin. TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 36 (40) LUONNOS 24.8.2011 LIITE 9 TARJOUSLOMAKE Tarjous tehdään tarjouslomakkeelle, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 37 (40) LUONNOS 24.8.2011 LIITE 10 HINNOITTELULIITE Tarjouksen hinnoittelu tehdään hinnoitteluliitteelle, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 38 (40) LUONNOS 24.8.2011 LIITE 11 VASTUUNJAKOTAULUKKO Vastattavat asiat Pääkäyttäjän nimeäminen pääkäyttäjän työpiste ei voi olla eri paikassa kuin missä laite sijaitsee pääkäyttäjäksi nimetyn oltava tietoinen siitä, että hänet on nimetty pääkäyttäjäksi Pistorasioiden varmistaminen varmistuttava siitä, että tilassa, johon laite tulee, on riittävä määrä pistorasioita jos riittävää määrää pistorasioita ei löydy, niin tarvittavan sähkötyön tilaaminen kiinteistön omistajan tms. kautta Internet-yhteyden varmistaminen varmistuttava siitä, että tilassa, johon laite tulee, on riittävä Internet-yhteys jos riittävää Internet-yhteyttä ei löydy, niin tarvittavan kaapelointi- tms. työn tilaaminen kiinteistön omistajan tms. kautta Väriainekasetin vaihtaminen huoltokäynnin yhteydessä toimittajan tarvittaessa vaihdettava värikasetti Paperin lisääminen paperikasetteja ei saa ylitäyttää Huoltokutsujen tekeminen joko suoraan toimittajalle tai Seutukeskus Oy Hämeen keskitetyn asiakaspalvelun kautta Muut tarjouspyynnössä liitteineen ja myöhemmin sopimuksessa liitteineen mainitut tilaajan vastuulle kuuluvat asiat Väriainekasettien kierrättäminen toimittajan toimitettava tilaajalle ohjeet siitä, kuinka väriainekasetin saa kierrätettyä ilman eri veloitusta Väriainekasettien toimittaminen joko tilaajan tilauksesta tai etähallintaohjelmiston ilmoittaessa väriaineen loppumisesta Kouluttaminen koulutus laitteen pääkäyttäjälle ja muille käyttäjille Määräaikaishuoltojen tekeminen laitteeseen ei saa tulla toimintahäiriöitä sen takia, että määräaikaishuoltoa ei ole tehty ajoissa hyvin suoritetulla määräaikaishuollolla varmistetaan paperin kulkeminen laitteessa Tulostusjonoa varten tarvittavien tietojen toimittaminen tietojen toimittaminen Seutukeskus Oy Hämeen ICTyksikköön Muut tarjouspyynnössä liitteineen ja myöhemmin sopimuksessa liitteineen mainitut toimittajan vastuulle kuuluvat asiat Tilaaja Toimittaja X X X X X X X X X X X X X X Seutukeskus Oy Häme TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 39 (40) LUONNOS 24.8.2011 Tulostusjonon tekeminen toimittajan toimittamien tietojen perusteella Muut tarjouspyynnössä liitteineen ja myöhemmin sopimuksessa liitteineen mainitut Seutukeskus Oy Hämeen vastuulle kuuluvat asiat X X TARJOUSPYYNTÖ 10.2/2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 40 (40) LUONNOS 24.8.2011 LIITE 12 PALVELUMALLIN 2 POIKKEUKSET/LISÄYKSET SUHTEESSA PALVELUMALLIIN 1 Tulostuspalvelin Tarjoaja vastaa kustannuksellaan tulostuspalvelimesta ja sen hallinnasta. Toisin sanoen tulostusympäristö on yksin tarjoajan vastuulla. Toimittaja vastaa riittävästä kapasiteetista palvelutarpeeseen liittyen. Ajuripäivitykset jne. tulee tehdä toimittajan toimesta automaattisesti ilman erillistä pyyntöä Verkkotulostimet Tilaajalla on oikeus hankkia verkkotulostimet tehtävän sopimuksen kautta. Pidätetään kuitenkin oikeus hankkia ne myös tilaajan nykyisten kilpailutettujen sopimusten kautta. Kokonaisvaltainen tulostuksenhallintajärjestelmä Tarjoajalla tulee olla web-pohjainen hallintajärjestelmä, jolla voidaan keskitetysti tarkkailla kaikkia laitteita ja kerätä niiltä automaattisesti laite-, käyttäjä- ja tilikohtaisia erittelyjä ja raportteja, joita voidaan käsitellä Excelissä. Järjestelmällä tulee pystyä tekemään käyttäjäkohtaisia tulostuskiintiöitä ja erillisiä rajoituksia väri-, mustavalko- ja kokonaistuotannolle. Lisäksi järjestelmällä tulee pystyä hallinnoimaan ja muokkaamaan käyttäjien käyttöoikeuksia sekä siinä tulee olla käyttäjän henkilökohtainen tunnistusmekanismi. Tunnistusmekanismina tulee vähintään olla tunnuskoodi ja AD-autentikointi, jotka voidaan sitoa toisiinsa järjestelmässä ja joita voidaan tarvittaessa käyttää rinnakkain. Järjestelmän tulee mahdollistaa myös ns. turvatulostus (muille koneille paitsi A-luokan mv-koneille), jossa käyttäjä tulostaa työn turvatulostusjonoon ja vapauttaa tulosteensa miltä tahansa järjestelmään liitetyltä tuotteelta (pois lukien verkkotulostin) käyttäjän henkilökohtaisen tunnistusmekanismin avulla. Käyttäjän käyttöliittymän tulee olla suomenkielinen. Laitteiden valvonta verkon kautta (etähallinta) Lisäksi kaikkien tarjottujen koneiden (lukuun ottamatta verkkotulostinta palvelumallissa 2) tulee olla valvonnan piirissä, jolloin toimittaja hallinnoi ja seuraa laitteiden tilaa (väriaineiden määrää ja huoltotarvetta) verkon kautta reaaliaikaisesti. Toimittajan tulee tällä perusteella ennakoida huollon tarve sekä väriaineiden toimitukset asiakkaalle. Lisäksi toimittajan tulee lukea huoltomittarit etänä ilman asiakkaan toimenpiteitä. Tämä ominaisuus sisältyy laitteiden perushintaan palvelumallissa 2 (konekohtaisella liitteellä tälle tarjotaan hinta, jota sovelletaan vain palvelumallissa 1). Oikeus siirtyä kokonaan ns. lappupohjaiseen hinnoitteluun Tarjoajalle tulee olla mahdollista siirtyä järjestelyyn, jossa tarjoaja rahoittaa tuotteet omaan lukuunsa. Toisin sanoen tilaajat eivät tällöin allekirjoita mitään rahoitusyhtiön sopimusta. Samalla tavoin tulee olla mahdollista siirtyä myös laiteinvestoinnin osalta lappupohjaiseen hinnoitteluun siten, että tilaaja maksaa vain tulosteista, eikä lainkaan kiinteää kuukausivuokraa koneesta (tässä yhteydessä tilaaja kuitenkin sitoutuu tiettyyn minimitulostemäärään kuukaudessa per laitetyyppi tai kohde). Lappupohjaisen hinnoittelun osalta asiasta neuvotellaan yhdessä toimittajan kanssa ennen sopimuksen allekirjoitusta ja hinnoittelumalli lasketaan yhdessä annettujen tarjoushintojen pohjalta.
© Copyright 2024