Dolžnosti javnopravnih oseb glede varstva dokumentarnega in
ARHIV REPUBLIKE SLOVENIJEUBLIKE SLOVENIJE Dolžnosti javnopravnih oseb Vesna Gotovina Vodja sektorja za varstvo arhivskega gradivo uprave po letu 1945 Seminar, 17.11.2014 – 18.11.2014 Vsebina predavanja s področja pravnih predpisov: o dolžnostih javnopravnih oseb glede varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva s področja arhivske stroke: o načinu in postopku odbiranja arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva o dokumentarnem gradivu, ki ima lastnosti arhivskega gradiva o načinu in postopku izročanja arhivskega gradiva arhivu (s poudarkom na sodelovanju s pristojnim arhivom in strokovno tehničnih navodilih, ki jih naročnik storitve /javnopravna oseba dobi od pristojnega arhiva) Arhivsko gradivo • Arhivsko gradivo je dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb. Je kulturni spomenik. 4 Arhivsko gradivo JAVNO • last Republike Slovenije, razen arhivskega gradiva, za katero so pristojni arhivi samoupravnih lokalnih skupnosti in je last samoupravne lokalne skupnosti • odbere se iz dokumentarnega gradiva na podlagi pisnih strokovnih navodil pristojnih arhivov. • • • • ZASEBNO last fizičnih in pravnih oseb zasebnega prava se evidentira z odločbo se razglasi za zasebno dokumentarno gradivo, ki ima lastnosti arhivskega gradiva državni arhiv vodi evidenco izdanih odločb. Do izdelave strokovnih navodil se z vsem dokumentarnim gradivom ravna tako kot z arhivskim gradivom. Register ustvarjalcev javnega arhivskega gradiva • arhivi vodijo skupni register javnopravnih oseb, za katere ugotovijo svojo pristojnost in od katerih bodo prevzemali arhivsko gradivo • podatki o javnopravnih osebah se pridobijo iz Poslovnega registra Slovenije in v sodelovanju z Agencijo za javnopravne evidence in storitve in ministrom za javno upravo 7 Register ustvarjalcev arhivskega gradiva DOSJE JAVNO PRAVNE OSEBE https://apl.ars.gov.si/regust/index.htm Naloge javne arhivske službe pri javnopravnih osebah • vrednotenje dokumentarnega gradiva • dajanje pojasnil v zvezi z dolžnostmi javnopravnih oseb glede dokumentarnega gradiva • strokovni nadzor • usposabljanje uslužbencev, ki delajo z dokumentarnim gradivom 9 Vrste dokumentarnega gradiva XX let Trajno 10 let Trajno s statusom arhivskega gradiva Arhiv lahko proglasi za arhivsko gradivo tudi trajno gradivo Arhivsko 5 let 10 ARHIV RS Arhivsko gradivo - predpisi, ki jih izdaja javnopravna oseba v okviru svoje pristojnosti, - uradne, javne evidence, vključno z zbirkami osebnih podatkov - lastni zapisniki sej z gradivom za seje, - celotne pomembnejše zadeve iz upravnega postopka - dokumenti o ustanovitvi, organizaciji in likvidaciji javnopravne osebe, - zapisniki o izidu volitev in referendumov -plani, poročila in analize vseh vrst (zlasti letni in pomembnejši posamezni), -premoženjsko pravne zadeve UVDAG: Priloga 1, seznam dokumentarnega gradiva, za katerega se šteje, da je praviloma vedno arhivsko gradivo 11 Dolžnosti javnopravnih oseb Skrbeti morajo za: • ohranjanje • materialno varnost • celovitost in • urejenost dokumentarnega gradiva DOKLER NI ODBRANO ARHIVSKO GRADIVO 12 Javnopravne osebe morajo pristojnemu arhivu zagotoviti: • ogled stanja in • posredovati podatke, ki jih potrebuje za vodenje evidenc o arhivskem gradivu 13 Javnopravne osebe morajo tudi po odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva zagotoviti hrambo trajnega gradiva in drugega dokumentarnega gradiva do poteka rokov hrambe. 14 Dolžnosti javnopravnih oseb pri prehodu javnega arhivskega gradiva v arhiv so: • sodelovanje z arhivom pri izdelavi navodil za odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega • odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega po navodilih arhiva • izdelava seznama odbranega gradiva in • izročanje javnega arhivskega gradiva arhivu 15 Javnopravne osebe morajo zagotavljati ustrezne: materialne pogoje kadrovske pogoje finančne pogoje DOLOČITI MORAJO OSEBO, ODGOVORNO ZA IZVAJANJE TEH OBVEZNOSTI. 16 Usposabljanje uslužbencev, ki delajo z dokumentarnim gradivom • uslužbenci, ki delajo z dokumentarnim gradivom morajo imeti najmanj srednjo izobrazbo in opravljen preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu 17 Zbiranje kreditnih točk • javnopravni uslužbenci 2 kreditni točki s področja svojega delovanja • ponudniki storitev 3 kreditne točke od tega 2 s področja svojega delovanja 18 Načini zbiranja kreditnih točk Načela in merila za vrednotenje dokumentarnega gradiva • • • • • • • • potrebe zgodovinopisja, drugih znanosti in kulture potrebe oseb za trajno pravno varnost pomembnost vsebine gradiva specifičnost dogodkov in pojavov v določenem času specifičnost kraja ali območja pomen javnopravne osebe pomen avtorja pomen gradiva z vidika kulturne raznolikosti 20 • izvirnost dokumentov in njihovo podvajanje (določi se gradivo, ki najpopolneje izraža vsebino) • izvirnost podatkov in informacij • reprezentativni izbor – vzorci • ohranjenost in obseg nastalega gradiva • notranje in zunanje značilnosti gradiva (jezik, umetniška vrednost, način zapisa) • druga merila, ki jih določi pristojni arhiv 21 Vrednotenje Za vrednotenje dokumentarnega gradiva mora javnopravna oseba seznaniti pristojnega arhivista z: • organizacijsko strukturo • pristojnostmi • nalogami • predmetom poslovanja • funkcijami in dejavnostjo • načinom upravnega poslovanja • evidencami o dokumentarnem gradivu • drugimi podatki 22 Potrditev pisnega strokovnega navodila • pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega sprejme komisija pristojnega arhiva, ki jo imenuje predstojnik arhiva • komisija je najmanj tričlanska • sestavljena iz predstavnikov pristojnega arhiva in predstavnika javnopravne osebe, za katero se sprejema pisno strokovno navodilo. 23 Vrste strokovnih navodil, ki jih izdajajo arhivi A B C • Pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva • Dodatna pisna in ustavna strokovna navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva pred in med odbiranjem • Strokovno-tehnična navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva v elektronski obliki A Del strokovnega navodila (pr.) 1002 1003 1004 1005 101 102 103 Individualna delovna razmerja Personalne mape Pritožbe in spori Druge zadeve iz skupine 100 Kolektivna delovna razmerja in socialno partnerstvo Varnost in zdravje pri delu Pokojninsko in invalidsko zavarovanje A T 10 A 10 5 5 5 A T Centralna kadrovska evidenca, druge kadrovske evidence, poročila in analize,… Personalne mape,.. T oziroma najmanj 100 let od rojstva delavca Prenehanje delovnega razmerja (A) Disciplinski postopki, delovni spori, pritožbe (10),… Vse ostalo kar ni možno nikamor uvrstiti Splošne sistemske ureditve, kolektivne pogodbe in aneksi, pogajanja, sodelovanje delavcev pri upravljanju, reprezentativnost sindikatov, hramba statutov sindikatov, delovanje sindikatov, stavke ... Izbris sindikata iz evidence Prijava nesreče pri delu, ocena varnosti in zdravja pri delu (A) Naloge v zvezi z zagotavljanjem varnega delovnega okolja, redni servisi gasilske in druge tehnike, opreme in sredstev za varstvo pred požarom, požarni redi (5),... Izvajanje pokojninskega in invalidskega zavarovanja, dejavnost ZPIZ-a (5), Dodatno pokojninsko zavarovanje (T), … 25 A ARHIVSKO GRADIVO, KI MORDA NI V CELOTI ZAJETO V NAČRTU KLASIFIKACIJSKIH ZNAKOV in obsega delo javnopravne osebe: • letaki, plakati, brošure in drugi drobni tiski o dejavnosti javnopravne osebe, • izvod spletnih objav • magnetofonski trakovi, kasete, fotografije, filmi, videokasete... z zvočnimi in slikovnimi posnetki dela poslovanja in dejavnosti javnopravne osebe, objektov, naprav, dogodkov, procesov, pojavov, oseb, prireditev, proslav, jubilejev, spominov, govorov, • interni časopisi in glasila, • publikacije o dejavnosti, zborniki... • vzorci tiskanih obrazcev, bonov, nakaznic... 26 A A za MP pomeni, da je dokumentarno gradivo arhivsko le v primeru, ko je nastalo pri delu Ministrstva za pravosodje RS. V nasprotnem primeru se upošteva rok hrambe, ki je zapisan v stolpcu “rok hrambe”. Klasifikacijs ki znak Pomen klasifikacijskeg a znaka Rok hrambe 411 Investic 5 ije Trajno gradivo Arhivsko gradivo A za MP Opis vsebine klasifikacijskega znaka Program ukrepov in investicij, izdaja soglasja lokalni skupnosti za investicijo, ki se sofinancira iz sredstev proračuna RS; kontrola investicijskih programov, kontrola finančne konstrukcije 27 investicije,... B Dodatna strokovna navodila • Arhivi lahko cel čas do prevzema arhivskega gradiva v arhiv izdajajo dodatna strokovna navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva (npr. ob reorganizaciji državne uprave, pri izdelavi popisov za izročitev itd.) C Strokovno - tehnična navodila V obliki kontrolnikov in medsebojnih dogovorov o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva. Trenutno poteka v ARS EU projekt. • Ob spremembi pristojnosti, poslovanja ali organizacije mora javnopravna oseba obvestiti pristojni arhiv najpozneje v 30 dneh zaradi dopolnitve ali izdelave novega pisnega navodila. Odbiranje arhivskega gradiva • arhivsko gradivo se odbere iz dokumentarnega gradiva javnopravnih oseb v skladu z določbami zakona, uredbe in ETZ in po strokovnih navodilih pristojnega arhiva. To so pisna strokovna navodila in dodatna pisna strokovna navodila predstavnikov pristojnega arhiva pred ali ob samem odbiranju • arhivsko gradivo se odbere iz zaokroženih in kompletnih celot praviloma vsakih pet let, najpozneje pa pred izročitvijo gradiva v arhiv 31 • pred začetkom odbiranja je potrebno obvestiti arhiv • pri odbiranju je potrebno upoštevati pisna strokovna navodila • gradivo se mora hraniti v urejenem stanju in tehnično opremljeno do izročitve v arhiv 32 Izročanje arhivskega gradiva • javne osebe morajo izročiti javno arhivsko gradivo najkasneje 30 let po nastanku gradiva • 30 letni rok izročitve se lahko izjemoma podaljša na podlagi sporazuma med pristojnim arhivom in javnopravno osebo • v primeru spora me arhivom in javnopravno osebo odloči minister pristojen za arhive • če se gradivo ali del gradiva nahaja pri drugih osebah, lahko pristojni arhivi zahtevajo izročitev. • rok za izročitev določi pristojni arhiv 33 Izročanje arhivskega gradiva pristojnemu arhivu urejeno izvirniki tehnično opremljeno zaokrožene celote kompletne celote brez tehnoloških omejitev Arhivsko gradivo se izroča: • v izvirniku izvirnik je vsak primaren oz. izviren zapis ne glede na pisno osnovo, način zapisa in pravno veljavnost. Arhivsko gradivo, ki je izvorno nastalo v fizični - papirni obliki in je bilo digitalizirano, se po digitalizaciji ne sme uničiti! Izjeme lahko določi samo pristojni arhiv. • brez tehnoloških omejitev dostopa 35 • urejeno dokumenti, zadeve, dosjeji morajo biti v sklopu arhivskega gradiva na mestu, ki je določeno z načinom upravnega ali pisarniškega poslovanja • popisano • • • • • • • popis mora vsebovati elemente naziv javnopravne osebe obdobje skupni obseg zaporedno število tehničnih enot opis vsebine arhivskega gradiva ime in priimek delavca, ki je izdelal popis datum izdelave popisa 36 • v zaokroženih celotah za najmanj 5 let • kompletnih celotah - arhivsko gradivo je kompletna celota, če vsebuje celotno arhivsko gradivo v časovnem obdobju za katero se izroča - vsebuje pisarniške evidence, tajno gradivo, podatke o zasebnosti in gradivo, ki ni zajeto v klasifikacijskem načrtu. 37 • tehnično opremljeno gradivo v fizični obliki - vloženo v papirne ovoje, mape, tehnične enote (škatle, kolute…) - ne sme biti speto s kovinskimi sponkami in vloženo v plastične mape - tehnične enote morajo biti opremljene z napisi gradivo v digitalni obliki - določeno v ETZ 38 Dogovor o prevzemu in izročitvi elektronskega gradiva • obseg in izvedba izročitve in prevzema • predmet izročitve in prevzema • način in podatkovni medij prenosa • način izročitve • status dokumentov in zadev ob prevzemu • opis in dokumentacija o ISUD/podatkovni bazi • seznami šifrantov in njihov opis,viri,obdobje veljavnosti, spremembe... • podrobni vsebinsko-tehnični opisi podatkovne baze/ISUD/ nestrukturiranih dokumentov • opis najbolj pogostih poizvedb • revizijske sledi • metapodatki • dostopnost gradiva za uporabo primer prevzema “Plebiscit 1990” • http://www.arhiv.gov.si/fileadmin /arhiv.gov.si/pageuploads/kolokvi j/2013/DVK-pp_10.12.2013.pdf Zapisnik o prevzemu in izročitvi arhivskega gradiva • Zapisnik se sestavi v 4 izvodih. Dva prejme izročitelj in dva prevzemnik. • Priloge k zapisniku: - seznam gradiva - seznam gradiva, ki je izjemoma ostalo pri izročitelju - seznam zaupnega gradiva z roki nedostopnosti 40 obrazec ZAPISNIK O IZROČITVI IN PREVZEMU JAVNEGA ARHIVSKEGA GRADIVA sestavljen dne ___________________v________________________ Izročitelj: ________________, ki ga zastopa____________________. Prevzemnik: Arhiv Republike Slovenije, Zvezdarska 1, 1127 Ljubljana, ki ga zastopa 1. Izročitev in prevzem arhivskega gradiva sta bila opravljena na podlagi 39. in 40. člena Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06, 24/14-odl US in 51/14). Prevzem za Arhiv RS je opravil(a) ________________________ Gradivo je izročil(a) _______________ 2. Predmet izročitve in prevzema je arhivski fond (del arhivskega fonda, posamezni dokumenti itd.) /ime fonda, začetno in končno leto gradiva, količina v tm in tehničnih enotah ali kosih/ 3. Izročitelj je začasno obdržal naslednje dele gradiva 41 obrazec 4. Izročitelj je izdelal prevzemni popis arhivskega gradiva, ki je predmet izročitve in prevzema. Popis je priloga tega zapisnika. 5. Izročitelj je bil opozorjen na obvezo 6. točke 40. člena zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih glede označitve vrste in rokov nedostopnosti arhivskega gradiva in a) ni določil vrst in rokov nedostopnosti javnega arhivskega gradiva, b) je določil naslednje vrste in roke nedostopnosti arhivskega gradiva 6. /pripombe in pojasnila izročitelja ter prevzemnika glede ohranjenosti arhivskega gradiva/ 7. Zapisnik je sestavljen v 4 izvodih od katerih prejmeta izročitelj in prevzemnik vsak po 2 izvoda. Številka: Datum: Za izročitelja: /podpis in žig/ Priloga: - prevzemni popis - seznam gradiva, ki je izjemoma ostal pri izročitelju - seznam zaupnega gradiva z roki nedostopnosti Za prevzemnika: /podpis in žig/ 42 Stroške odbiranja, izročanja, tehnične opreme, prevoza in dostave • krije javnopravna oseba • pokrajinski in zgodovinski arhivi lahko za pomoč pri odbiranju in izročanju arhivskega gradiva zahtevajo ustrezna finančna sredstva 43 Statusne spremembe, prenehanje in preoblikovanje javnopravnih oseb Javnopravna oseba mora obvestiti pristojni arhiv o: - prenehanju delovanja - statusnih spremembah… V vseh primerih je potrebno poskrbeti za odbiranje in izročanje arhivskega gradiva. 44 Evidenca o ustvarjalcih • Arhivi evidentirajo podatke o ustvarjalcih. • Vodijo tudi dokumentacijo o javnopravnih osebah, ki same hranijo arhivsko gradivo (npr. Univerza v Ljubljani, RTV Slovenija) 45 Odtujitev arhivskega gradiva • Javnega arhivskega gradiva ni dovoljeno odtujiti ! • Lahko se izvozi v tretje države ali iznosi v države članice Evropske unije pod posebnimi pogoji. 46 Odločanje v primeru nejasnosti V primeru nejasnosti ali gre za: • arhivsko gradivo • muzealijo • knjižnično gradivo odloči minister pristojen za arhive. 47 Hramba arhivskega gradiva • javno arhivsko gradivo hranijo izključno pristojni arhivi (ne glede na obliko zapisa) • v fizični obliki se hrani v skladu s predpisi o materialnem varstvu • v digitalni obliki je dovoljena samo dolgoročna hramba zajetega gradiva v skladu s strokovnimi navodili pristojnega arhiva 48 Vprašanja: 1.Kaj je arhivsko gradivo? 2.Kaj je trajno gradivo? 3.Opišite razliko med arhivskim gradivom in trajnim gradivom (naštejte primere)? 4.Kdo določi roke hranjenja dokumentarnega gradiva? 5.Opišite dolžnosti javnopravnih oseb do pristojnega arhiva. 6.Kdo določi arhivsko gradivo? 7. Kaj je pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva? Kdo ga pripravi? Na podlagi česa se pripravi? 8.Vrste strokovnih navodil, ki jih izdaja pristojni arhiv. 9.Opišite kaj vsebuje pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva? 10.Opišite postopek odbiranja arhivskega gradiva? 11.Opišite postopek izročanja arhivskega gradiva. 12.Kaj razumemo pod naslednjimi izrazi v povezavi z izročanjem arhivskega gradiva: izvirna oblika, urejeno, zaokrožena celota, kompletna celota, tehnično opremljeno. 13.Naštejte 4 načela oz. merila za vrednotenje arhivskega gradiva. 14.Koliko let bo preteklo od nastanka dokumenta, ki ima značaj arhivskega gradiva do izročitve v arhiv? [email protected] tel. 01-24-14-293 in 031-361-311 50
© Copyright 2024