Tiedote 10.8.2015 1(5) Tutkimus- ja kehittämistoiminta Kehittämisosioiden vastuuhenkilöille Hanketyöntekijöille Kehittämisosion taloudesta vastaavat MAKSATUSHAKEMUSTEN TOIMITTAMINEN JA RAPORTOINTI 1. AIKATAULU Pois syrjästä –hankkeen toteuttamisaika on 1.1.2014 – 31.10.2016. Hankkeen hallinnoijan Satakunnan sairaanhoitopiirin esittämä maksatusaikataulu: 1) maksatushakemus 1.1.2014 – 30.9.2014, lokakuu 2014 2) maksatushakemus 1.10.2014 – 30.9.2015, lokakuu 2015 3) maksatushakemus 1.10.2015 – 30.9.2016, lokakuu 2016 (Viimeinen maksatushakemus) 2. TOINEN MAKSATUSHAKEMUS Pois syrjästä – lasten ja nuorten syrjäytymisen ja ylisukupolvisten ongelmien ehkäiseminen -hankkeen toisessa maksatushakemuksessa raportoidaan  kehittämisosion kustannukset ajalta 1.10.2014 – 30.9.2015 sekä  mahdolliset 1. maksatushakemuksessa raportoimatta jääneet valtionavustukseen oikeuttavat kustannukset ajalta 1.1.2014 – 30.9.2014. Maksatushakemukseen sisältyvät raportit, jotka on ilmoitettu tässä ohjeessa, toimitetaan 5.10.2015 mennessä sekä sähköpostilla että kirjepostilla hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiirille, projektisihteeri Kirsi Harjulalle, [email protected]. Postitse lähetetään alkuperäiset ja allekirjoitetut lomakkeet ja raportit. Hallinnoijalle toimitettavat maksatushakemukseen sisältyvät raportit:  selvitys Kaste-ohjelmaa toteuttavan kehittämishankkeen valtionavustuksen maksatusta varten –lomake ja kustannusliite (kehittämisosion toiminnasta vastaavan allekirjoitus)  Em. lomakkeen kustannusliitteen -liite (”pääkirjan avain”)  tuloslaskelma ja pääkirja (kirjanpidosta vastaavan allekirjoitus)  henkilöstömenot –lomake (kehittämisosion toiminnasta vastaavan allekirjoitus) Satakunnan sairaanhoitopiiri | Sairaalantie 3, 28500 PORI | puh. (02) 627 71 | fax (02) 627 7799 | [email protected] | www.satshp.fi Tiedote 10.8.2015 2(5) Tutkimus- ja kehittämistoiminta  kehittämisosion seurantaraportti eli väliraportointi (Webropol-kysely)  tarvittaessa selvitys Hankintalain mukaisen kynnysarvon (30 000 alv 0%) ylittävistä suorahankinnoista ja  tarvittaessa selvitys kirjallisuushankinnoista. Selvityksestä tulee ilmetä kirjan nimi, kpl määrä, käyttötarkoitus ja selvitys miten kirjahankinta liittyy kehittämisosion toimintaan. Kustannukset voidaan hyväksyä vain, jos ne ovat todennettavissa kehittämisosion omasta kirjanpidosta. Sosiaali- ja terveysministeriö maksaa hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiirille koko hankkeen toteuttamisesta toteutuneiden kustannusten mukaan valtionavustuksen (75%) osuuden. Valtionavustuksen maksun jälkeen Satakunnan sairaanhoitopiiri välittää kehittämisosion toteutuksesta vastaavalle kunnalle kehittämisosion osuuden valtionavustuksesta tuloeränä (Tuet ja avustukset valtiolta). Mikäli myöhemmässä vaiheessa selviää, että Satakunnan tai Varsinais-Suomen kehittämisosioiden kustannuksia ei hyväksytä valtionavustukseen oikeuttavina kustannuksina, Satakunnan sairaanhoitopiiri perii toteuttajalta valtionavustusta ko. oikeudettoman osuuden osalta kokonaisuudessaan takaisin. Ko. valtionavustukseen oikeuttamaton osuus jää kehittämisosion omaksi kustannukseksi Maksatushakemuksen yhteydessä kehittämisosioiden väliraportointi toteutetaan ”Kehittämisosion seurantaraportti” Webropol-kyselynä, joka palautetaan sähköisesti. Jokainen kehittämisosio täyttää vain yhden seurantaraportin. Linkki seurantaraporttiin lähetetään sähköpostitse. Kehittämisosion seurantaraportti on tallennettu word-muodossa hankkeen kotisivuille, jotta raporttiin voi tutustua ennen varsinaista täyttämistä. Pyydämme teitä toimittamaan 5.10 mennessä alla ilmoitetut lomakkeet sekä huomioimaan ohjeet maksatushakemuksen toimittamisessa: a) Selvitys Kaste-ohjelmaa toteuttavan kehittämishankkeen valtionavustuksen maksatusta varten –lomake ja kustannusliite (liite 1) sekä kustannusliitteen – liite ”pääkirjan avain” (liite 2), jolla ilmoitetaan mihin kustannuslajiin kustan- nusliitteessä sisältyy pääkirjasta tili/kustannus.    Kustannukset on laskutettava 100 %:sti ja arvonlisäverottomina. Laskutuksessa huomioidaan vain toteutuneet, kirjanpidossa näkyvät kustannukset aikavälillä 1.10.2014 – 30.9.2015 ja mahdolliset 1. maksatushakemuksessa laskuttamatta jääneet valtionavustuksen oikeuttavat kustannukset ajalta 1.1.2014 – 30.9.2014, jotka raportoidaan myös kustannusliitteessä. Jos raportoidaan kustannuksia ajalta 1.1.2014 – 30.9.2014, toimittakaa tältä ajalta myös kirjanpidosta tuloslaskelma ja ote pääkirjasta, johon on selkeästi merkitty, mitä kustannuksia on sisällytetty ajalta 1.10.2014 – 30.9.2015 maksatushakemukseen. Kustannusliitteessä raportoidaan kustannukset seuraavasti:  kehittämisosion alkuperäinen talousarvio koko hankeajalta (lomakkeen vasemmanpuoleinen sarake)  toteutuneet kustannukset hankkeen alusta alkaen ajalta 1.1.2014 – 30.9.2015 (lomakkeen keskimmäinen sarake) Satakunnan sairaanhoitopiiri | Sairaalantie 3, 28500 PORI | puh. (02) 627 71 | fax (02) 627 7799 | [email protected] | www.satshp.fi Tiedote 10.8.2015 3(5) Tutkimus- ja kehittämistoiminta  toteutuneet kustannukset ajalta 1.10.2014 – 30.9.2015 (lomakkeen oikeanpuoleinen sarake). Tähän sarakkeeseen sisällytetään myös mahdolliset raportoimatta jääneet kustannukset ajalta 1.1.2014 – 30.9.2014. Kustannusten raportointia koskeva ohje on liitteenä 3. b) Pääkirjanotteet: Tuloslaskelma ja pääkirja hankkeen menoista Tuloslaskelmassa ja pääkirjassa tulee näkyä tulotilit, menotilit, raportointiajanjakso, päiväysmerkintä ja hankkeen kirjanpidosta vastaavan henkilön allekirjoitus. Pääkirjassa tulee olla selkeästi merkitty valtionavustukseen oikeuttamattomat kustannukset, jotka eivät sisälly kehittämisosion raportoitaviin kustannuksiin. c) Maksatushakemuksen yhteydessä toimitettavat muut raportit Henkilöstömenot –lomake (liite 4) Henkilöstömenot –lomakkeesta on selvittävä seuraavat tiedot:      palkansaajan nimi, asema hankkeessa ajanjakso, jolta palkka on maksettu kuvaus hankkeeseen tehtävästä työstä (Huom. pelkkä ”hanketyö” ei riitä) hankkeeseen käytetyn työajan prosentuaalinen osuus henkilön kokonaistyöajasta maksetun palkan määrä (eriteltynä omiin sarakkeisiin palkka + sivukulut = yhteensä) euroina  Huom. Asiantuntijapalkkioita ei raportoida henkilöstömenot –lomakkeella! Tarvittaessa on toimitettava selvitys Hankintalain mukaisen kynnysarvon ylittävistä suorahankinnoista ja selvitys kirjallisuushankinnoista.  Suorahankinnan selvityksestä tulee selvitä suorahankintojen oikeudelliset perusteet.  Kirjallisuushankinnan selvityksestä tulee ilmetä Kirjan nimi, hankittu kpl määrä, käyttötarkoitus ja selvitys miten kirjahankinta liittyy kehittämisosion toteutukseen ja toimintaan. Alkuperäiset allekirjoitetut versiot kaikista em. dokumenteista toimitetaan postitse osoitteella: Satakunnan sairaanhoitopiiri Projektisihteeri Kirsi Harjula Tilaelementti, 2 krs Sairaalantie 3 28500 Pori Kehittämisosion seurantaraportti (väliraportti) toteutetaan Webropol-kyselynä ja palautetaan sähköisesti. Kyselyyn tulee vastata 5.10.2015 mennessä. Satakunnan sairaanhoitopiiri | Sairaalantie 3, 28500 PORI | puh. (02) 627 71 | fax (02) 627 7799 | [email protected] | www.satshp.fi Tiedote 10.8.2015 4(5) Tutkimus- ja kehittämistoiminta 3. OMARAHOITUSOSUUS KEHITTÄMISOSIOISTA TOISEN MAKSATUSHAKEMUKSEN OSALTA Satakunnan alueen kehittämisosiot Kunnan/kuntayhtymän kehittämisosion omarahoitusosuus on 25 %:a kehittämisosion toteutuneista kokonaiskustannuksista ajalta 1.10.2014 – 30.9.2015. Sosiaali- ja terveysministeriö maksaa hallinnoijalle Satakunnan sairaanhoitopiirille koko hankkeen toteuttamisesta toteutuneiden kustannusten mukaan valtionavustuksen (75%) osuuden. Valtionavustuksen maksun saavuttua hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiiri välittää kehittämisosion toteutuksesta vastaaviin kuntiin kehittämisosion osuuden valtionavustuksesta tuloeränä (Tuet ja avustukset valtiolta). Kunnan/kuntayhtymän tulee toimittaa valtionavustuksen välittämistä varten hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiirille tilinumero ja viite/viitenumero. Varsinais-Suomen alueen kehittämisosiot Kunnan/kuntayhtymän kehittämisosion omarahoitusosuus on 25 %:a kehittämisosion toteutuneista kokonaiskustannuksista ajalta 1.10.2014 – 30.9.2015. Sosiaali- ja terveysministeriö maksaa hallinnoijalle Satakunnan sairaanhoitopiirille koko hankkeen toteuttamisesta toteutuneiden kustannusten mukaan valtionavustuksen (75%) osuuden. Valtionavustuksen maksun saavuttua hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiiri välittää kehittämisosion toteutuksesta vastaaviin kuntiin kehittämisosion osuuden valtionavustuksesta tuloeränä (Tuet ja avustukset valtiolta). Kunnan/kuntayhtymän tulee toimittaa valtionavustuksen välittämistä varten hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiirille tilinumero ja viite/viitenumero. Yleisen osuuden omarahoitusosuuden laskentakaava: Kehittämisosion toteutuneet kustannukset/ kaikkien kehittämisosioiden kokonaiskustannukset = suhdeluku, jolla kerrotaan yleisen osuuden kustannusten omarahoitusosuus. Yleisen osuuden omarahoitusosuuden Satakunnan sairaanhoitopiiri laskuttaa kunnalta/kuntayhtymältä 31.12.2015 mennessä. 4. KOLMAS MAKSATUSHAKEMUS AJALTA 1.10.2015 – 30.9.2016 Toimitaan samoin kuin 2. maksatuksessa. Kyseessä on viimeinen maksatus, joten kaikki kehittämisosioiden laskuttamatta olevat kustannukset on koottava tähän viimeiseen maksatukseen. Kehittämisosioiden toiminta ajetaan alas 30.9.2016 mennessä. Tällöin kaikki kehittämisosion kustannukset ehtivät kirjautua syyskuun kirjanpitoon ja maksatukseen. Viimeistä maksatushakemusta koskeva ohjeistus toimitetaan ennen maksatushakemuksen tekemistä. Satakunnan sairaanhoitopiiri | Sairaalantie 3, 28500 PORI | puh. (02) 627 71 | fax (02) 627 7799 | [email protected] | www.satshp.fi Tiedote 10.8.2015 5(5) Tutkimus- ja kehittämistoiminta Muuta STM on ohjeistanut 21.5.2013 päivätyllä kirjeellä seuraavasti: Valtionavustuslain (688/2001) 29 § mukaan velvollisuus palauttaa valtionavustus tai sen osa raukeaa, kun 10 vuotta on kulunut avustuksen viimeisen erän maksamisesta. Siten hankkeeseen voidaan tehdä avustuksen käyttöä koskeva tarkastus sosiaali- ja terveysministeriön tai valtiontalouden tarkastusviraston toimesta 10 vuoden kuluessa. Mikäli avustuksen käyttöä koskevaa aineistoa ei mahdollisessa, hankkeen päättymisen jälkeen tehtävässä tarkastuksessa löydy, voidaan valtionavustus joutua perimään takaisin selvittämättä jääneeltä osin, jos avustuksen käytöstä ei ole saatavissa muuta luotettavaa selvitystä. LOPUKSI Hankehenkilöstö (ensisijaisesti projektisihteeri) vastaa mielellään maksatusta koskeviin kysymyksiin. Yhteystiedot: Projektipäällikkö Henna Kyhä p. 044 707 9790 [email protected] Projektisihteeri Kirsi Harjula Sairaalantie 3 28500 Pori p. 044 707 9789 fax 02 627 7799 [email protected] Ystävällisin yhteistyöterveisin, Henna Kyhä Projektipäällikkö LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Kirsi Harjula Projektisihteeri selvitys Kaste-ohjelmaa toteuttavan kehittämishankkeen valtionavustuksen maksatusta varten –lomake ja kustannusliite Em. lomakkeen kustannusliitteen –liite (”pääkirjan avain”) Kustannusten raportointiohje, (päivitetty 17.8.2015) Henkilöstömenot –lomake (päivitetty 18.8.2015) Satakunnan sairaanhoitopiiri | Sairaalantie 3, 28500 PORI | puh. (02) 627 71 | fax (02) 627 7799 | [email protected] | www.satshp.fi