LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄ Kemi-Tornion seudun hankintapalvelut TARJOUSPYYNTÖ 25/2015 1 (5) 25.11.2015 ____________________________________________________________________________________________________ KEMI-TORNION SEUDUN HANKINTAPALVELUT Meri-Lapin kuntapalvelut liikelaitoskuntayhtymä Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappia Tervolan kunta Tornion kaupunki Ylitornion kunta RUUAN TARJOILU- JA SÄILYTYSPAKKAUKSET HANKINTAKAUDELLE 01.02.2016 – 31.01.2018 JA MAHDOLLISET OPTIOT AJALLE 01.02.2018 – 31.01.2019 JA 01.02.2019 – 31.01.2020 Pyydämme tarjoustanne käyttämistämme ruuan tarjoilu- ja säilytyspakkauksista hankintakaudelle 01.02.2016 - 31.1.2018 ja mahdolliset optiot 01.02.2018 – 31.01.2019 ja 01.02.2019 – 31.01.2020. Tuotteet tulee tarjota samoilla ehdoilla kaikkiin Kemi-Tornion seudun hankintapalvelujen laitoksiin. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten kesken syksyllä 2017 ja 2018. Ilmoitus- ja hankintamenettely Hankinnasta on ilmoitettu HILMA -ilmoituspalvelussa 25.11.2015 osoitteessa: www.hankintailmoitukset.fi Hankinta toteutetaan avoimen hankintamenettelyn mukaisesti. Hankinta on kokonaisarvoltaan EU-kynnysarvon ylittävä tavarahankinta. Hankinnan kohde ja laajuus Hankinnan kohde ja laajuus on selvitetty tuote- ja jakopaikkaluettelossa (liite 1). Tarjous tulee tehdä oheisessa tuoteluettelossa mainituista ruuan tarjoilu- ja säilytyspakkaustarvikkeista. Luettelossa ilmoitetut kulutusmäärät vastaavat arvioitua vuoden kulutusta. Hankintamäärät saattavat vaihdella vuosittain, joten tilaaja ei sitoudu ostamaan tarjouspyynnössä mainittuja määriä. Liitteen 1 osiossa ”Jakopaikat” on esitetty nykyiset jakopaikat ja –ajat, jotka saattavat muuttua vaihtuvien olosuhteiden vuoksi. Tarjotut hinnat / hintojen muutokset Tarjouksessa pyydämme ilmoittamaan tarjotut hinnat arvonlisäverottomina euroina tuoteluettelossa mainittua yksikköä kohti. Tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki kuljetukseen, rahtiin ja kuljetusvakuutuksiin liittyvät kustannukset. Tuoteluettelo sisältää ainoastaan hankintarenkaassa käytettävät volyymituotteet. Luettelon ulkopuolelle jääville tuotteille on ehdottomasti ilmoitettava pyydetyt tuoteryhmäkohtaiset alennusprosentit. _____________________________________________________________________________________________________ Osoite Kauppakatu 25 94100 KEMI Puhelin (016) 243 111 Faksi (016) 243 227 (hallinto) (016) 243 230 (potilasasiat) Sähköposti/Internet [email protected] [email protected] http://www.lpshp.fi/ Y-tunnus 0828618-9 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄ Kemi-Tornion seudun hankintapalvelut TARJOUSPYYNTÖ 25/2015 2 (5) 25.11.2015 ____________________________________________________________________________________________________ Tarjottujen hintojen tulee olla sitovia vähintään kahdentoista (12) kuukauden ajan alkaen 01.02.2016. Jos hintoja muutetaan kahdentoista (12) kuukauden jälkeen, mahdollisten muutosten tulee olla perusteltuja ja niistä on ilmoitettava kirjallisesti ostajille kolme (3) kuukautta ennen muutosta. Hinnat on laskettava samoin, etukäteen ilmoitetuin perustein koko toimitusajan. Hankinta- ja toimitusehdot TOP tilaava toimipaikka/yksikkö. Rahtivapaasti. Pientoimitus- ja laskutuslisiä ei hyväksytä. Maksuehto vähintään 21 pv netto, viivästyskorko ilmoitettava. Mikäli tarjottua tuotetta ei ole saatavilla (joko tilapäisesti tai lopullisesti), on puuttuvan tuotteen tilalle automaattisesti saatava tarjousta vastaava ja tarjouksen hinnalla samaa laatua oleva korvaava tuote. Muilta osin noudatamme voimassa olevia julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 TAVARAT) Toimitukset Toimitukset tapahtuvat kunkin tilaajayksikön ilmoittamina aikoina ja erinä kulutuskauden aikana. Tarjouksessa pyydämme ilmoittamaan seuraavat asiat Ruuan tarjoilu- ja säilytyspakkaustuotteiden on oltava ekologisesti valmistettuja (joutsenmerkintä) ja niillä on oltava kierrätysmahdollisuus. Tarjouksessa tulee myös kertoa miten nämä on toteutettu. Omavalvontasuunnitelma Tarjoaja on velvollinen toimittamaan pyydettäessä omavalvontasuunnitelman. Tilaukset Tarjouksessa on selvitettävä toimittajan nettitilausjärjestelmä, puhelinmyynti ja miten tilauksen varmennus tapahtuu. Laskutus Laskutus osoitetaan toimituserittäin suoraan kullekin ostajaosakkaalle. Toimipaikkakohtaisesti eritelty koontilasku tulee sisältyä tarjouksen hintaan. Osa hankintarenkaan jäsenistä on siirtynyt käsittelemään ostolaskuja sähköisesti. Tarjoajan valmiudet/edellytykset sähköiseen laskutukseen on selvitettävä tarjouksessa. Tilastointi Kuntakohtainen tilastointi on toimitettava kuukausittain ostajan nimeämälle henkilölle. Koko hankintarenkaan ostotilasto on toimitettava kaksi kertaa vuodessa hankintarenkaan ruokapalvelun asiantuntijatiimin nimeämälle henkilölle. Raportit on toimitettava xlsmuodossa. _____________________________________________________________________________________________________ Osoite Kauppakatu 25 94100 KEMI Puhelin (016) 243 111 Faksi (016) 243 227 (hallinto) (016) 243 230 (potilasasiat) Sähköposti/Internet [email protected] [email protected] http://www.lpshp.fi/ Y-tunnus 0828618-9 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄ Kemi-Tornion seudun hankintapalvelut TARJOUSPYYNTÖ 25/2015 3 (5) 25.11.2015 ____________________________________________________________________________________________________ Viestintä Valitun toimittajan tulee järjestää vähintään kaksi informaatiotilaisuutta (Kemi ja Tornio) ennen uuden hankintakauden alkua. Tilaisuudessa käsiteltäisiin mm. yhteystietoja, päivitettyjä tuotetietoja, logistiikkaa, reklamaatioasiat ym. Sopimuksen tekemisen perusteet Kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaan: Hinta 95 %, max. 95 pistettä. Hintapisteet lasketaan kaavalla: halvin hinta/tarjottu hinta x 95. Tilausjärjestelmät 5 %, max. 5 pistettä. 5 pistettä: sähköinen tilausjärjestelmä sekä puhelinmyynti. Mahdollisuus jättää viesti johon vastataan 15 min sisällä 3 pistettä: sähköinen tilausjärjestelmä sekä puhelinmyynti. Mahdollisuus jättää viesti johon vastataan tilauspäivän sisällä, päivätyöajan puitteissa. 1 piste: sähköinen tilausjärjestelmä sekä puhelinmyynti. Varmennus jää epäselväksi 0 pistettä: vain puhelinmyynti. Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Osatarjous Tuoteryhmäkohtaiset (positiot 1-5) osatarjoukset otetaan huomioon. Tuotekohtaisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjousten käsittely Tarjouksia käsiteltäessä avoimeksi jääviin kohtiin sijoitetaan samalta riviltä kallein kilpailijan tarjoama tuote. Ostaja pidättää oikeuden jakaa hankinnat tarkoituksenmukaiseksi katsomallaan tavalla toimittajien kesken. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä sekä Ytunnus. Nämä tiedot on tulostettavissa internet-osoitteesta www.ytj.fi Lisäksi on toimitettava ote kaupparekisteristä sekä todistukset maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista, vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Selvitykset/todistukset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. _____________________________________________________________________________________________________ Osoite Kauppakatu 25 94100 KEMI Puhelin (016) 243 111 Faksi (016) 243 227 (hallinto) (016) 243 230 (potilasasiat) Sähköposti/Internet [email protected] [email protected] http://www.lpshp.fi/ Y-tunnus 0828618-9 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄ Kemi-Tornion seudun hankintapalvelut TARJOUSPYYNTÖ 25/2015 4 (5) 25.11.2015 ____________________________________________________________________________________________________ Mikäli tarjoaja on rekisteröitynyt Tilaajavastuu.fi –palveluun, voidaan palvelusta saatava yritysraportti esittää tarjouksen liitteenä. Lisätiedot Tarjoajan tulisi seurata tarjouspyyntösivua http://www.lpshp.fi/fi/hankintapalvelut/avoimettarjouspyynnot.html tarjousaikana, koska tarjouspyynnön yhteyteen saatetaan liittää lisätietoja hankkeesta. Lisätietoja voi syntyä hankintayksikön aloitteesta tai muuttuneesta tilanteesta. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä viimeistään 7.12.2015 sähköpostitse osoitteella [email protected]. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla "Lisätietopyyntö: Ruuan tarjoilu- ja säilytyspakkaukset". Vastaukset ovat luettavissa 14.12.2015 klo 16.00 mennessä verkko-osoitteessa: http://www.lpshp.fi/fi/hankintapalvelut/avoimet-tarjouspyynnot.html tai www.lpshp.fi Hankintapalvelut - Avoimet tarjouspyynnöt. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa neljä (4) kuukautta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä. Tarjouksen jättäminen Kirjallinen tarjous liitteineen tulee toimittaa 11.1.2016 klo 12.00 mennessä neljänä kappaleena osoitteella: Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Hankintatoimisto Kauppakatu 25 94100 KEMI. Kuoreen pyydetään merkitsemään tunnus "TARJOUS RUUAN TARJOILU- JA SÄILYTYSPAKKAUKSET". Tarjous on jätettävä suomenkielisenä. Mahdolliset esitteet ja kuvastot tulee lähettää tarjouksen mukana kolmena kappaleena. Tarjoukseen on liitettävä oheiset tarjouspyynnön täydennettävät liitteet 1 ja 2. Lisäksi tarjous liitteineen on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla samassa kuoressa paperiversion kanssa. Tarjouksen sähköinen versio tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi doc/.docx, xls./.xlsx / pdf, ppt/pptx tai jpeg –tiedostoiksi. Täydennettävät liitteet tulee toimittaa xlsmuodossa. Tiedostojen tulee olla siirrettävissä tallennusvälineeltä tietokoneen muistiin. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. _____________________________________________________________________________________________________ Osoite Kauppakatu 25 94100 KEMI Puhelin (016) 243 111 Faksi (016) 243 227 (hallinto) (016) 243 230 (potilasasiat) Sähköposti/Internet [email protected] [email protected] http://www.lpshp.fi/ Y-tunnus 0828618-9 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄ Kemi-Tornion seudun hankintapalvelut TARJOUSPYYNTÖ 25/2015 5 (5) 25.11.2015 ____________________________________________________________________________________________________ Tarjoukset on jätettävä pyydetyssä muodossa ja määräajassa tullakseen huomioiduksi. Puutteelliset tarjoukset hylätään. Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Julkisuus Hankintaan liittyvät asiakirjat ovat julkisia kun hankintapäätös on tehty. Mikäli myyjä katsoo tarjouksen sisältävän liikesalaisuuden piiriin kuuluvia seikkoja, on ne yksilöitävä ja oltava erillisellä liitteellä. Julkisyhteisölle annettu tarjoushinta ei ole julkisuuslain mukaan liikesalaisuus. Hankintapäätöksen tiedoksianto Hankintapäätöksen mahdollista sähköistä tiedoksiantoa varten tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksessa sähköinen yhteystieto (liite 2). Hankintasopimus Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen hankintasopimus. Sopimus tilaajan ja tarjoajan välille syntyy siinä vaiheessa, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen. Tarjouskilpailussa toiseksi tulleen tarjoajan kanssa teemme lisäostosopimuksen mahdollisista lisäostoista. Ostajalla on oikeus purkaa sopimus kesken sopimuskauden, mikäli tuotteen laatu, muut ominaisuudet tai muut hankintapäätökseen vaikuttaneet tekijät muuttuvat, esimerkiksi kokemuksellinen luottamus tuotteeseen, toimittajaan tai laadun tasaisuuteen. LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄ Seppo Orajärvi talousjohtaja LIITE Liite 1 Tuotteet ja jakopaikat, täydennettävä Liite 2 Toimittajatiedot, täydennettävä _____________________________________________________________________________________________________ Osoite Kauppakatu 25 94100 KEMI Puhelin (016) 243 111 Faksi (016) 243 227 (hallinto) (016) 243 230 (potilasasiat) Sähköposti/Internet [email protected] [email protected] http://www.lpshp.fi/ Y-tunnus 0828618-9