Sosiaali- ja terveystoimen hankintaprosessi Espoossa Heli Aro Hankintapalvelut 19.10.2010 Espoon kaupunki • Suomen toiseksi suurin kaupunki • yli 240 000 asukasta • noin 14 000 työntekijää Espoo-visio 2020 Espoo on edelläkävijä. Espoo on hyvä paikka asua, oppia, tehdä työtä ja yrittää. 2 Hankintapalvelujen johtaja Jouni Kukko Hankintatiimit Sivistystoimi ja Keskushallinto SITO-KEHA Hankintatiimi ICT -hankinnat sekä ERP -järjestelmän ylläpito ja kehittäminen hankintapäällikkö Irja Leikas-Nummela hankintapäällikkö Jani Väisänen hankinta-asiantuntijat Ulla Raivio Jussi Luomanpää Elina Kukkasjärvi hankinta-asiantuntijat Taru Ritvanen Anne Lindqvist Puhelin- ja IT -laitetilaukset ostajat Hanna Eloranta Marja Holmberg Reijo Lindqvist Ritva Nyberg Hankintatiimi Sosiaali- ja terveystoimi SOTET Hankintatiimi Tekninen- ja ympäristötoimi TYT hankintapäällikkö Heli Aro hankintapäällikkö Helena Vihiniemi hankinta-asiantuntijat Helli Eskola Piia Wollstén Anneli Enbom hankinta-asiantuntijat Viljami Packalén Anniina Kaitila hankintalakimiehet Virpi Kangasniemi ja Jukka Koivusalo hankinta-asiantuntija Airi Valkonen hankinta-assistentit Carita Grönholm, Kaisa Mäkelä ja Anneli Junno 3 Hankintapalvelut / tärkeimmät tehtävät 1 / 2 • Operatiivisen hankintaprosessin ohjaus, ohjeistus, koulutus ja kehittäminen • Hankintojen suunnittelu (1-3 vuotta) • Hankintamarkkinoiden kartoitus ja tuntemus • Kilpailutukset (ei rakennusurakoita, suunnitteluurakoita eikä rakentamisprosessiin liittyviä hankintoja) 4 Hankintapalvelut / tärkeimmät tehtävät 2 / 2 • Hankintasopimusten seuranta ja hallinta yhteistyössä toimialojen kanssa • Toimittajakentän hallinta • Hankinnan tietojärjestelmään (ERP) liittyvät tehtävät yhdessä tietohallinnon ja toimialojen kanssa 5 Espoon hankinnat / suurimmat alueet 1 / 2 • Sosiaali- ja terveystoimen palveluhankinnat (erityisesti HUS) • Rakentaminen/rakennusurakat • ICT/tietotekniikka/puhelinliikenne • Elintarvikkeet • Autot, koneet, laitteet 6 Espoon hankinnat / suurimmat alueet 2 / 2 • • • • • Asiantuntijapalvelut Työvoiman vuokrauspalvelut Siivouspalvelut Kuljetukset Sähkö ja lämmitys 7 Sosiaali- ja terveystoimen palvelujen hankinnat Espoossa • Vuoden 2009 talousarviossa sosiaali- ja terveystoimen palvelujen ostot yhteensä 296,6 milj. euroa eli 40 prosenttia toimintamenoista. Tästä määrästä noin 200 miljoonaan on terveyspalveluiden ostoja • vuonna 2008 palveluja ostettiin 752:lta eri palveluntuottajalta • vajaa 2/3 palveluiden ostoista muodostaa erikoissairaanhoidon ostot HUS:lta 8 Suurimmat ostopalveluna tuotettavat palvelut sosiaali- ja terveystoimessa • • • • • • • • erikoissairaanhoito vanhusten pitkäaikaishoito lasten sijaishuolto vammaisten asumispalvelu päivähoito psykiatrinen asumispalvelu päihdehoito vammaisten työ- ja päivätoiminta 9 Hankinnan prosessikartta Visio Toiminta-ajatus Arvot Espoo strategia Hankintastrategia ja hankinnan linjaukset Kilpailutukset, sopimusten laadinta Tilaaminen Toimittaminen, vastaanottaminen reklamaatiot Sopimusten seuranta ja hallinta, toimittajahallinta Hankinnan tukitehtävät: neuvonta, ohjaus, viestintä, koulutus Mahdollistavat tekijät Organisaatio Osaaminen Hankintatoimen johtaminen ja ohjaus TOIMINTAYMPÄRISTÖ SIDOSRYHMÄT YHTEISTYÖKUMPPANIT Tyytyväinen asiakas Asiakkaat, toimeksiantajat Hankintojen ennakoiva suunnittelu ja hankintatarpeet, tuotteistukset Vaikuttavuus Tehokkuus Teknologia ja järjestelmät Palaute LAIT, ASETUKSET, NORMIT, SUOSITUKSET 10 Palveluhankintojen järjestämisen vaihtoehdot • • • • Oma palvelutuotanto, Seudullinen yhteistyö Ostopalvelu Palveluseteli Palvelun tuottaminen julkisella palveluvelvoitteella (ns. Sgei-hankinnat) • Avustustoiminta (tukee palvelutuotantoa) 11 Tarjouskierros Kilpailutussuunnitelma hankinta palvelut tekee Kilpailuttamispyyntö - intran lomakkeella hankintapalvelulle esim. seuraavat tiedot kilpailutuksen asiantuntijat toimialalla hankinnan arvo jne. Sopimus päättymässä - hankintapalvelut käynnistää uuden kilpailutuskierroksen Tarjouspyyntöasiakirjat lähtee - nykyisille toimittajille - hankinta-ilmoitus internetiin - ilmoitus EU:n virallinen lehti ja Hilma-tietokanta Päätös - viranhaltijan päätös Päätöksestä ilmoittaminen - tarjouksen jättäneille - tarkastustoimi Tiedottaminen - ulkoinen (asiakkaille ja lehdistötiedote) - sisäinen toimintaohje (tilaajille, esimiehille, e-katalog) - EU-jälki-ilmoitus Asian avaus asianhallintaan kerätään esim. edellisen kierroksen asiakirjat, sopimukset ja tehdään luonnos tarjouspyynnöstä Tarjousten jättöaika - yleensä 7 - 52 pv - ns. hiljainen aika Muutoksen hakuaika - 14 tai 21 pv - hankintaoikaisu tai valitus Markkinaoikeuteen Sopimusseuranta - toimittajapalaverit - reklamaatiot - raportointi - neuvonta - hintojen muutokset tai tuotteiden lisäykset ERP:iin Asiakaspalaute kierroksesta - asiantuntijaryhmältä lomake / palaveri Starttipalaveri - valmistelija kutsuu koolle asiantuntijat Tarjousten avaus - suljettu tilaisuus 2 henk. - avauspöytäkirja Tarjouspyynnön valmistelu - asiantuntijaryhmä - lakimies - tarjouspyynnön periaatteet ltk tai kh Tarjousten vertailu - työryhmän jäsenet kopiot tarjouksista - valmistelija tarkistaa, että tarjous vastaa tarjouspyyntöä - vertailu tehdään asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä → työryhmän esitys päätöksestä Sopimuksen viimeistely - toimittajan kanssa - allekirjoitukset Arkistointi - arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti - sopimus Kronodoc:iin 6 kk – 1 v ennen sopimusajan päättymistä - option käyttö - hankintapalvelut käynnistää uuden kilpailutuskierroksen hankintapalvelut .2010 Roolit hankintaprosessissa • Valmistelija = kilpailutuksen vastuuhenkilö hankintapalveluissa • Asiantuntija = toimialan asiantuntija/t, joka osallistuu kilpailutusta valmistelevaan työryhmään • Kilpailutustyöryhmä = työryhmä, joka hoitaa yksittäisiä kilpailutuksia. Kilpailutustyöryhmässä on sekä hankintapalvelujen että toimialan edustajia 13 Onnistuneen kilpailutuksen tekeminen vaatii 1 / 2 • Tarkkaa tietämystä ja ymmärrystä hankintatarpeesta • Markkinoiden ja kilpailutilanteen tuntemusta • Ammattitaitoa, osaamista ja kokemusta substanssiosaajilta • Laadukkaan ja ammattitaitoisen hankintaprosessin 14 Onnistuneen kilpailutuksen tekeminen vaatii 2 / 2 • Kilpailutettaessa sosiaali- ja terveystoimen hankintoja on erityisesti huomioitava palvelujen käyttäjät, asiakkaat, potilaat, omaiset ja heidän asemansa ja oikeutensa • Tavoitteena on tyytyväinen asiakas, tyytyväinen kuntalainen • Yksi suurimmista haasteista, niin kuin kaikissa palveluhankinnoissa on laadun määrittäminen, laatukriteerien määrittely ja laadun arviointi 15 Haasteet • Palvelujen käyttäjän kuuleminen jo hankintamenettelyn alkuvaiheessa ja näin palveluiden vaikuttavuuden lisääminen • Muuttuviin olosuhteisiin ja palvelun sopimusaikaiseen kehittämiseen varautuminen • Kestävän kehityksen ja talouden huomioon ottamien • Palvelujen tuotteistaminen • Kelpoisuusehdot ja vertailtavuus 16 Haasteet / Laatukriteerit 1 / 4 • Sosiaali- ja terveyspalveluita hankittaessa lainsäädäntö asettaa vähimmäisvaatimuksia sille, mitä hankittavalta palvelulta vähintäänkin on vaadittava eli asettaa eräänlaisen minimitason palveluntuottajalle ja hankittavalle palvelulle • Jos laatukriteerit on lain tasolla määritelty tarkasti, laatuvertailussa arvioidaan hyvin pientä osuutta laadusta usein suurella määrällä laatukriteereitä 17 Haasteet / Laatukriteerit 2 / 4 • Palvelun laatu pyritään turvaamaan jo tarjoajan soveltuvuudelle ja tarjottavan palvelun laadulle asetettavien ehdottomien vaatimusten nostamisella erittäin korkealle tasolle ja tällöin kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailussa voidaan voidaan painottaa hintaa • Voidaan käyttää jopa valintaperusteena halvinta hintaa. 18 Haasteet / Laatukriteerit 3 / 4 • Voivat koskea – toimintaedellytyksiä (henkilöstö, ammattitaito, kokemus, koulutus, johtaminen, fyysinen ympäristö, turvallisuusjärjestelmät) – palveluita ja palveluprosessia (työkäytännöt, menetelmät, palvelujen saatavuus, vuorovaikutus, asiakkaan hoito, huolenpito ja huomioiminen) – lopputulosta (toiminnan vaikutukset, tulokset asiakkaan tai talouden näkökulmasta) 19 Haasteet / Laatukriteerit 4 / 4 • Laatukriteerien täyttyminen on helppo luvata tarjouksessa • Yhtä tärkeää kun laatukriteerien asettaminen tarjouspyynnössä, on määritellä miten laatukriteerien täyttymistä sopimuskauden aikana tullaa seuraamaan ja miten toimitaan, mikäli asetettuja vaatimuksia ei täytetä • Laadulle tarjouksessa annetut lupaukset lunastetaan sopimusehdoissa pysymisellä 20 Haasteet / Hinnan määritys • Hinnan pyytäminen niin että - oikeasta palvelusta tai tuotteesta hinta eikä vain osasta palvelua tai tuotetta - se on yksiselitteinen / ymmärrettävä - vaikuttava - vertailtava 21 Hyvät käytännöt • Hankintojen ennakoiva suunnittelu sekä lyhyellä ns. vuosisuunnitelma että pitkällä aikavälillä • Roolit ja tehtävät prosessissa, sitoutuminen • Tarjouskierroksen aikataulu sovitaan yhdessä ja kiinnitetään päivämäärät • Toimiva yhteistyö sopimusten seurannassa 22 Teknisen vuoropuhelun harjoittelu 1 / 2 • Harjoiteltiin teknisen vuoropuhelun totetuttamista sekä Espoo-Kauniainen-Kirkkonummi-Vantaa inkontinenssituotteiden hankinnassa sekä Espoon turvapalvelun hankinnassa • Tarjouspyyntö oli luonnosvaiheessa • Hilmassa ilmoitus vuoropuhelusta työryhmän kanssa • Työryhmän kaikki jäsenet paikalla jokaisessa vuoropuhelutilaisuudessa 23 Teknisen vuoropuhelun harjoittelu 2 / 2 • Valmisteltiin materiaali vuoropuhelutilaisuutta varten ja lähetettiin se etukäteen ennakkoilmoittautuneille / yritykselle • Jokaiselle yritykselle tunti aikaa keskusteluun työryhmän kanssa • Tehtiin tarkat muistiinpanot • Yritettiin löytää tarjouspyyntöön uutta näkökulmaa ja vastauksia kysymyksiin 24 Palveluntuottajan hankinta Kuusikotiin 1 / 3 • Tila on kaupungin ja palvelut – vanhusten ympärivuorokautista asumispalvelua - ostetaan ulkopuoliselta palveluntuottajalta • Ennen tarjouspyynnön julkaisua kuultiin Kuusikodin asukkaita ja heidän omaisia sekä palveluntuottajia • Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hankinnan periaatteista: kilpailutetaan, avoin menettely, ranskalaisen urakan malli 25 Palveluntuottajan hankinta Kuusikotiin 2 / 3 • Tarjouspyynnössä määriteltiin peruslaatu ja sille hinta, palveluntarjoajat kilpailivat tarjoamallaan lisälaadulla ja lisäpalvelusta tulevalla hinnalla – tarjouspyynnössä oli maininta mitä lisäpalvelusta maksimissaan maksettaisiin • Tarjouskilpailu onnistui: tarjouksia tuli 8 kpl ja samoissa pisteissä oli kolme palveluntarjoajaa 26 Palveluntuottajan hankinta Kuusikotiin 3 / 3 • Tarjouspyynnön tekovaiheessa ei uskottu että meillä olisi kolme tarjoajaa samoissa pisteissä • Tarjoaja päätettiin arvonnalla eli nämä kolme palveluntuottajaa olivat arvonnassa • Arvonta aiheutti lehdistössä jälkipuintia mutta oli ainoa tasa-arvoinen keino ratkaista palveluntuottaja kun olimme niin sanoneet tarjouspyynnössä 27 Kiitos mielenkiinnosta ja hyvää syksyä ! Espoon kaupunki Hankintapalvelut Heli Aro Puhelin: (09) 816 23111 Sähköposti: [email protected] 28