OSYP Kehittäminen ja simulointi Tulosten henkilöstöesittely 26.1
OSYP Kehittäminen ja simulointi Tulosten henkilöstöesittely 26.1.2015 Vesa Paju Ossi Jaatinen Agenda Projektin tausta ja tavoitteet Projektin toteuttaminen ja työvaiheet Keskeisimmät löydökset Jatkotoimenpiteet Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy 1 Projektin tausta ja tavoitteet Kehittämistyötä tehty OSYP:ssa jo aiemmin, esimerkiksi aiempi hanke (Päivystyspalveluiden uudistaminen, työryhmäraportti), jossa tunnistettiin mm. seuraavia kehityskohteita: • • • Potilasvolyymien valuminen OSYP:n peruspalveluiden puutteiden seurauksena (mm. ylivuoto) Potilaiden pitkät läpimenoajat johtuen OSYP:n sisäisistä prosesseista, tukipalveluiden saatavuudesta, jatkohoidon puutteista ja potilaiden vaihtelevasta saapumisprofiilista Väärien ihmisten työaika kuluu vääriin asioihin (Toimintaa tukemattomat tilat ja tietojärjestelmät, ammattiryhmien välinen työnjako) Delfoin projektin tavoite on tuottaa systemaattinen selvitys päivystyksen nykyisistä prosesseista, jonka perusteella pystytään antamaan faktoihin perustuvat esitykset tarvittavista toimenpiteistä ja niiden vaikutuksesta • Prosessianalyysissa käytetään hyväksi päivystyksestä laadittavaa tapahtumapohjaista simulaatiomallia Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy Projektin toteutus ja työvaiheet Työvaihe Tulokset 1. Toimintaan tutustuminen - Haastattelut - Havainnointi - 2. Tiedon keruu ja analysointi - Tietojärjestelmädata - Ajankäytön lomakeseuranta - Faktoihin perustuva analyysi prosessin toiminnasta ja ongelmista 3. Kehityskohteiden ideointi - Kehittämispalaverit (3x) - Listaus mahdollisista ja kehittämistoimista 4. Prosessien simulointi - Nykytilasimulaatio - Kehitysskenaariot - Arvio eri kehitysskenaarioiden vaikutuksista osyp:n toimintaan 5. Muutosten toteutus - Muutosten toteutus - Seuranta - Kuvaukset nykyisistä prosesseista Alustava listaus ongelmakohdista Muutokset prosessin toiminnassa Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy 2 Nykytila-analyysi Nykytila-analyysi vaiheessa kerättiin ja analysoitiin seuraavat tiedot: • • • • OSYP:n, tietojärjestelmistä käyntitiedot vuoden ajalta (1.5.2013 – 30.4.2014) Laboratorio ja röntgen tutkimus tiedot vastaavalta ajalta Hoitajien ja lääkäreiden työvuoromallit Lomakeseuranta työajan jakaantumisesta eri tehtäviin Analysoitiin mm: • • • • • Potilasvolyymin vaihtelut ajan suhteen (vaihtelu eri viikkojen, päivien ja vuorokauden aikojen välillä) OSYP:n sisäiset lähetteet erikoisalalta toiselle Potilaiden läpimenoajat ja läpimenoaikaa selittävät tekijät Resursoinnin vastaavuus eri aikoina olevaan potilasmäärään Kliinisten tukipalveluiden saatavuus ja vaikutus läpimenoaikaan Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy Esimerkkejä tehdyistä analyyseista – Läpimenoajat Läpimenoaika on tärkeä prosessimittari sillä se vaikuttaa moneen asiaan: • • Potilas tyytyväisyys ja hoidon laatu Päivystyksen ruuhkautuminen ja tilojen riittävyys Läpimenoaikaan vaikuttavat: Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy • • • • Resursointi – onko henkilömäärät ajan suhteen tasapainossa potilasmäärän kanssa? Prosessin muut viiveet Tehokas ajankäyttö, keskittyminen potilaan prosessia edistäviin työvaiheisiin Suurimpien potilasryhmien käyntiprosessien tarkempi suunnittelu ja vakiointi 3 Esimerkkejä tehdyistä analyyseista – tutkimusviiveet Lyhyellä aikavälillä suurin potentiaali läpimenoaikojen lyhentämisessä liittyy tutkimusten saatavuuden parantamiseen Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy Keskeisiä löydöksiä nykytila-analyysista1/2 Pitkät läpimenoajat • • • • Kasvattavat potilaiden määrää ahtaissa tiloissa Aiheuttavat ylimääräistä työtä henkilökunnalle Tarkoituksenmukaisen hoidon aloittaminen /kotiutus viivästyy Potilaalle jää huono kokemus ”Hukkatyö” ja epätarkoituksenmukainen tehtävänjako • • PTH-lääkärit tekevät hoitajien työtä, prosessi ei etene ja lääkäri odottaa hoitajaa Hoitajilla paljon työtä, jota voitaisiin siirtää toiselle ammattiryhmälle Tällä hetkellä noin 15% pth päivystys potilaista on 24h sisään käynti esh päivystyksessä • • Tuplatyötä lääkäreille, pitkät läpimenoajat potilaille Toiminta esh:n ”portinvartijana” osa pth:n roolia, mutta mitä edellyttäisi näiden tarkempi haarukoiminen jo triage vaiheessa? ICT:n ongelmat ja paperipohjainen työskentelytapa • • • • • Erilaisten paperilomakkeiden täyttäminen työllistää, riski väärinkirjaamisesta ja -lukemisesta Effican käyttö / käytettävyys puutteellista Myös Oberonin listojen käytössä puutteellisuuksia Lähetteiden tiedot puutteellisia, lähete/potilaspaperit koetaan välttämättömiksi prosessin edistämiselle ”Perus ICT:n” toimivuus Resurssien riittävyys nykyisellä toimintamallilla Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy • • Erityisesti perusterveydenhuollon hoitajat Tilat loppuvat ajoittan kesken (lääkärin vastaanottohuoneet, paaripaikat, istumaodotuspaikat..) 4 Keskeisiä löydöksiä nykytila-analyysista 2/2 Jatkohoitopaikkojen saatavuus OYS:n ulkopuolella • • Vie aikaa PTH-sairaanhoitajilta Potilaan läpimenoaika pitkittyy ja jatkohoitopaikka voi olla hankala sekä potilaalle että omaisille Prosessin vakioinnissa kehitettävää. Esimerkiksi • • • • eri tehtävien priorisointi, triage-luokitus Eri työvaiheiden suorittajat kellonaikariippuvuudet tukipalveluiden tarjoamassa palvelussa Tilankäytön suunnittelu, tilojen varustus Nykyinen triagen layout ei toimiva • • • Pitkät jonotusajat Asiakkaat pujahtavat akvaariosta ulkopuolelle ennen triage arviota, ottavat väärän vuoronumeron yms Kiireellisyyden erittely ei riittävää Toiminnanohjauksen ja tilannekuvan puuttuminen sekä jonon systemaattinen priorisointi osittain puuttellista • • Kaikkein kiireellisin prosessi toimii, mutta ainakin C-E luokissa ei selkeä Resurssien työjonotieto ja potilaiden sekä resurssien paikkatieto puuttuu, mikä hidastaa läpimenoa ja aiheuttaa esimerkiksi turhia kyselyitä (”missä lääkäri X on”, ”missä potilas Y on”) Yleishavainto jo projektin tietopyyntövaiheessa: Yksiselitteinen prosessin toimintaan liittyvä tilastointi puutteellista, mm. – Työpanos – Tukipalveluiden läpimenoajat (kuljetuspalvelu, tekstien puhtaaksikirjoitus, rtg-tutkimuspyynnön tekoaika Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy – Eri prosessivaiheiden aikaleimat OSYP:n prosessien simulointi - malli Mallissa käsitellään geneerisiä potilasprosesseja, joissa kuvattu työvaiheet kestoineen, tekijöineen ja niiden edellyttämine tiloineen • • • • Projektin ensimmäisessä vaiheessa tuotetut prosessikuvaukset ja niihin simulointivaiheen alkaessa tehdyt tarkennukset Työvaihekestot arvioitiin ajankäyttöseurannan perusteella, täydennettiin OSYP:n arvioiden perusteella. Potilasmäärät ja ajoittuminen analysoitiin nykytilasta kerätystä toteumadatasta Laboratorio- ja röntgen tutkimusten määrä ja jakaumat niiden prosessiin synnyttämistä viiveistä nykytila-analyysista Mallissa ohjelmoituna: • • • • Henkilöresurssit todellisten työvuorokalenterien mukaiset, tilat mallinnettu todellisen layout kuvan päälle Prioriteettisäännöstö työn valintaan (hätätilapotilaiden, lasten ym. Priorisointi työjonossa) Kiireavun tai takapäivystäjän hälyttäminen Prosessia edistämätön hoivatyö - Potilaat generoivat hoivatehtäviä koko läpimenoaikansa ajan. Parametrisoitu siten että määrä vastaa ajankäyttöseurantajaksoa Tutkittiin eri muutosten vaikutuksia seuraaviin: • • • Läpimenoajat, päivystyksessä sisällä oleva potilasmäärä ajan suhteen, Triage jono Henkilötyöpanos – eroteltuna vakivuorot, kiireapu, hoivatyö (Potilasmäärä pidettiin vakiona eri skenaarioissa) Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy 5 Mallin visuaalinen esittely / video simulaatiosta Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy Simulaatiokokeet Testattiin seuraavien skenaarioiden vaikutuksia päivystyspoliklinikan toimintaan: ”Pienet” muutokset nykytilaan: • • • Työvuorojen uudelleen porrastus ja muut tutkitut resursointimuutokset Tunnistettujen työvaiheiden tehostuminen Tutkimusviiveiden lyhentyminen Radikaali tiimimalli skenaario • • • ESH / PTH raja-aidan poistaminen uudella tiimijaolla Hoitolinjojen ja potilasmateriaalin määrittely tiimien mukaan – akuutti, FT, Konservatiivinen, Operatiivinen Uudet tilankäytön periaatteet – paaripotilaiden hoitaminen avotilassa. Ei henkilökohtaisia vastaanottohuoneita Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy 6 Esimerkki simulaatiolla tehdyistä havainnoista – PTH hoitaja resursointi ja työkuorma Havaittiin että nykytilassa PTH hoitajilla kiire on kovimmillaan illan ja alkuyön aikana Suositukset työpanoksen kohdentamisesta entistä iltavoittoisemmin Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy Tuloksia simulaatiosta – kokeet nykyisen kaltaisilla prosesseilla Työvuoroporrastusta kehittämällä voidaan toimintaa sujuvoittaa nykyisellä henkilöstömäärällä Triage muodostaa nykyisin merkittävän pullonkaulan ruuhka-aikoina Päivystyksessä sisällä oleva suuri potilasmäärä sitoo hoitohenkilökuntaa ja edelleen kasvattaa läpimenoaikoja Laboratorio- ja röntgen tutkimusten nopeuttaminen lyhentäisi merkittävästi läpimenoaikaa Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy 7 Tuloksia simulaatiosta – uusi tiimimalli Uudella tiimimallilla saavutettavissa merkittäviä parannuksia sekä tila- että henkilöresurssien käytön osalta • • • Nykyisin tiimin vaihtamisesta aiheutuva moninkertainen työ Samassa tiimissä toiminen madaltaa kynnystä konsultaatioon erikois- ja yleislääkärin välillä Potilastutkimusten siirtyminen huonetiloista avotilaan vähentää huonetarvetta Uuden tiimimallin suunnittelu on alkuvaiheessa. Tarkennettavia asioita ja edellytyksiä uuden mallin käyttöönotolle: • • • • Hoitolinjojen tarkempi määrittely ja potilasvolyymin jakaminen mm. tulosyy perusteilla eri hoitolinjoille Työnjaon periaatteiden suunnittelu tiimien sisällä (Erityisesti erikois- ja yleis/akuuttilääkäreiden välillä) Triage tukemaan ohjautumista uusille hoitolinjoille Täysimääräinen toteutus edellyttää tilamuutoksia ja akuuttilääketieteen erikoislääkäreitä Uuden tiimimallin suunnittelua jatketaan eteenpäin. Tarpeet huomioitava aikanaan uuden päivystyksen suunnittelussa. Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy Kehitys V1 Käytävä VO Varasto Tausta työtila Odotus VO VO Trauma Kipsaus Käytävä WC Lab VO VO Elvytys VO Toimenpide Käytävä Käytävä RTG VO Varasto Lab Lääkehuone Tarkkailu 2 Tausta työtila Toimenpide VO Lapset odotus VO Tausta työtila VO Tarkkailu 1 VO VO VO VO Odotus Käytävä Triage Paaripesu Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy VO, Fast track Triage WC Triage WC Triage 8 Yleiskatsaus muutostoimenpiteisiin: 1/2015 – 6/2016 Paketti 1: Kehittämisinfra Paketti 2: Sisäiset muutokset • 1-6/2015 Paketti 3: ESI Triagen suunnittelu ja käyttöönotto • 1-12 /2015 Paketti 4: Tiimimalli • • Suunnittellu 1/2015-6/2016 Vaiheittainen käyttöönotto alkaa 6/2016 Paketti 5: Hoituun liittyvät • Käyttöönotto 1/2016 Paketti 6: OYS Ulkoiset muutokset • Suunnittelu alkaa q3/2015 ja jatkuu 12/2016 Paketti 7: odottavat tarkennusta Paketti 8: Selkeät tukipalvelujen muutokset • 1/2015-12/205 Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy Kehittämistoimenpiteiden aikataulu (alustava) Nyt 12/14 Q1/15 Q2/15 Q3/15 H1/16 Q4/15 H2/16 Päätös kehittämistöistä 1. kehittämisinfra 2. Sisäiset muutokset Mittarit Tavoitteet Kehittämisprosessit Työvuorot ja tehtävänjako Reitit, opastus, paikantaminen Jatkoselvitys 3. ESI Triage Hoitolinjat Resursointi Työnsisällön Tilamuutokset määritys Tiimien määritys Volyymijaon tarkennus 4. Tiimimalli Pilotointi Resurssi suunnitelu Työnjaon suunnitelu 5. Hoitu Käyttöönotto Pilotointi Tarpeiden määrittely (raportit, näkymät ja toiminnallisuudet) Käyttöönotto 6. Ulkoiset uutokset 8. Tukipalvelut Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy Jatkohoidon raportointi ICT Tuki Asiakas tiedotus Osyp-nordlab prosessien suunnittelu Osyp-rtg prosessien suunnittelu 9 Kehittämistoimenpiteiden ja suorituskyvyn seuranta Kehittämistoimien toteutus ja koordinointi toteutetaan perustettavan jatkuvan kehittämisen työryhmän toimesta • • • Kokoontuminen kolmen viikon välein Kehittämistehtävien toteutuksen seuranta Suorituskykymittareiden seuranta ja reagointi poikkeamiin Muutosten toteutus ja tiedotus henkilöstölle jatkossa tapauskohtaisesti Confidential © 2008 Delfoi © 2010 Delfoi Oy Kiitos mielenkiinnosta! Kysyttävää? 10 Potilaat, joilla ei tutkimuksi 14 827 V. 2013 OSYP päivystyspkl volyymi, Vanhat hoitolinjat Lääkäri VO 42 159 Ohjattu lasten päivystys pkl.:lle 762 Murtumapotilaat, ei-reponoitava 2 275 100%? ”Psykiatrinen / Päihdetiimi” Yhteensä 1500/a? 100% Murtumapotilaat, 100% reponoitava 4 225 10%?,ei tutkimuksia Lääkittävät 90% Potilaa 11 120 PTH Geneerinen 8 250 PTH kaikki 56 326 V. 2013 päivystyspkl volyymi, UUDET hoitolinjat 70% Fast Track 35 388 Lonkkamurtumat suoraan osastolle? Tavoite <10% osuus potilaista, jotka Fast Track:Ssa Todetaan oletettu vaikeammiksi -> tiimeihin?? Voi olla ainakin osa lääkittävistä potilaista 30% PTH ambulanssi Geneerinen 70% 30% 2 979 Hoitaja VO 12 584 Akuutti 3014 Sist. Geneerinen 7 025 Psyk. Shoi vastaanotot (ei kerätty lkm. Tietoa) Sisätauti kaikki 10 368 Sist. Ennakkoilmoitetut Hätätila 1 501 Sist. eteisvärinä 600 Käännytetty Triage:ssa 5 100 Sist. Ei tutkimuksia 1 242 Yht: 85 359 Neuro kaikki 5 398 Tiimi 1 (”konservatiinen”) 31 208 Neur. Geneerinen 4473 Neur. Kriittinen ennakkoilmoitettu 925 Tiimi 2 (”Operatiinen”) 15 623 Kir. geneerinen 8786 Kirurgia kaikki 13 267 Kir. Kriittinen trauma 588 Kir. Potilas, jolla ei tutkimuksia 3 528 Pienemmät erikoisalat (gyne, silmät, knk) N. 1300 käyntiä vuodessa, ei mukana simuloinnissa, mutta ohjautuuu tulevaisuudesas Operatiiviseen tiimiin? 100% Lonkkamurtuma 365 (arvio keskimäärin 1/vrk)
© Copyright 2024