Lederveiledning for forbedringssamtale: Hva er en forbedringssamtale? Dette er en individuell samtale der det snakkes om arbeidsforholdet og hvordan du egentlig har det på jobb, og om hvordan du kan ha det bedre med deg selv når du er i arbeid. Denne samtalen skal dreie seg om: · Hva du selv gjør for at du skal trives på jobb · Eventuelle utfordringer knyttet til arbeidsforholdet · Hva bedriften kan bidra med for å øke trivsel og prestasjoner Det er viktig at lederen har en individuelt tilpasset samtale med sine medarbeidere der leder og medarbeider i fellesskap diskuteres spørsmål som: § § § § Hva gir deg lyst til å gå på jobb? Hvordan kan du spre arbeidsglede på arbeidsplassen din? Hva skal til for at du er helt tilstede når du er på jobb? Hvordan kan du beholde arbeidskapasiteten din om helsen din trues, eller du er i en vanskelig livssituasjon? Det er nødvendig å skape bevissthet omkring det å yte mens vi er på jobb. Vi vil skape/være en arbeidsplass der: · · · · · · · · · Hver enkelt medarbeider føler seg ønsket og hvor det føles godt å være Ansatte får utfordringer nok til at de må strekke seg for å utvikle seg Prestasjoner drives av indre motivasjon Alle har et oppriktig ønske om å gjøre en god jobb for sin egen del Den enkelte opplever å ha kontroll over eget arbeid Det er tydelige rammer og krav til utførelse av arbeidet Det er god balanse mellom ansvar, tillit, utfordring og anerkjennelse Helse, -livssituasjon og familiære ses i sammenheng med arbeidsinnsats og -evne Vi tør å stole på hverandre Vi tror at alle kan påvirkes til å foreta positive nærværsvalg. Derfor gjennomfører vi samtaler med sikte på å styrke de faktorene som setter oss bedre i stand til å prestere – i tillegg til tradisjonell oppfølging. Hva skal samtalen handle om? Bakgrunnen for samtalen er: · · · · · · Et ønske om å øke det generelle nærværet Å finne ut hva som skal til Å finne ut hva gjør vi galt/riktig Å finne ut hva vi kan gjøre annerledes eller mer/mindre av Å snakke ut om eventuell individuell tilpasning og medvirkning for å øke tilstedeværelsen Å legge til rette forhold som øker prestasjonene «Sjekkliste» før samtalen · · · · · Det individuelle nærværsbildet – fysisk, mental og sosialt Hva avtalte vi sist? Hva er oppnådd? Konsekvenser? Hva nå? Forberedelser (leder): · · · · · · · · Tydeliggjør hensikten med samtalen for deg selv Tenk gjennom hva som kan sies for å gi den ansatte hjelp Gi beskjed om hva samtalen gjelder når du inviterer til møte Vurder om det eksisterer «jobbmessige konsekvenser» som forutsetning for samtalen Gi medarbeideren mulighet til å forberede seg Sett av nok tid Sørg for å kunne være uforstyrret Noter viktige spørsmål Når møtet starter (leder): · · · · · · Vær bevisst på hensikten med møtet Vær direkte, tydelig og konkret (bruk du og jeg, ikke man og noen) Lytt, ikke vær redd for stillhet Ikke slipp et emne for fort Unngå ledende spørsmål Bruk "hva" og "hvordan" Verktøy for en god samtale: · · · · · · · · · Fortell hva saken gjelder Vær tydelig Ta initiativet i samtalen ved å stille spørsmål Bruk deg selv som 1. person i spørsmålene Bruk åpne spørsmål – spørsmål som begynner med Hva, Hvem, Hvordan og Når Fokuser på; ”Hva skal til for at…” Still oppfølgingsspørsmål, for å unngå misforståelser Vis vilje til endring, nytenkning og utprøving av muligheter Bruk en innfallsvinkel som tar utgangspunkt i dine følelser eller inntrykk, f.eks.: "jeg opplever at……., "stemmer mitt inntrykk……, hvordan opplever du det…?" osv. Dette må du IKKE gjøre: · · · · · Kreve innrømmelser Stille diagnoser Argumentere Bruke spørsmål som starter med "hvorfor…. du" Snakke om det som ikke fungerer Dokumentasjon · · · Dokumenter konklusjoner og tiltak i oppfølgingsskjemaet Skap forpliktelse ved at begge signerer dokumentet Husk punkt om oppfølging – en avtale er gjensidig –resultater skapes når de etterspørres Avslutning av samtalen: · · · · Gi uttrykk for positive ting Legg opp til at medarbeideren finner løsningen selv Få frem konklusjoner og hvem som gjør hva videre Avtal nytt møte hvis det er nødvendig for å sikre oppfølging Felles evaluering av samtalen: Hvordan synes du samtalen gikk? Hvordan skal vi følge opp avtaler? ------ / ------ - 20….. ……………………………… Leder ……………………………… Medarbeider