1. No category

Vejledning
Tabulex Daginstitution Børn
Vejledning til medarbejdere
4. september 2015
Side 1 af 23
Vejledning
Indhold
Indledning...................................................................................................................................... 3
Hvad er Tabulex Børn? ............................................................................................................... 3
Hvordan logger man på? ............................................................................................................. 3
1. Check-in..................................................................................................................................... 4
2. Her og nu ................................................................................................................................... 5
3. Find børn ................................................................................................................................... 6
Stamkort ..................................................................................................................................... 6
Aftaler ......................................................................................................................................... 7
Ferie/fri........................................................................................................................................ 7
Aktiviteter .................................................................................................................................... 8
Arrangementer ............................................................................................................................ 8
Kontakter .................................................................................................................................... 8
Tjenester ..................................................................................................................................... 9
5. Hvem er hvor ........................................................................................................................... 10
6. Kommunikation ....................................................................................................................... 10
Beskeder................................................................................................................................... 10
Gå-hjem beskeder..................................................................................................................... 12
SMS .......................................................................................................................................... 13
Information ................................................................................................................................ 13
Notits ....................................................................................................................................................... 14
Nyhed ...................................................................................................................................................... 14
Billeder ...................................................................................................................................... 15
Opslagstavlen ........................................................................................................................... 15
6. Planlægning ............................................................................................................................ 16
Børneaktiviteter ......................................................................................................................... 16
Familiearrangementer ............................................................................................................... 17
Begivenheder ............................................................................................................................ 18
Steder ....................................................................................................................................... 19
7. Min side ................................................................................................................................... 20
Mine beskeder .......................................................................................................................... 20
Min profil ................................................................................................................................... 21
8. Lister ........................................................................................................................................ 22
9. Skjul ......................................................................................................................................... 23
Side 2 af 23
Vejledning
Indledning
Denne vejledning er til dig som er bruger af Tabulex Daginstitution Børn.
I vejledningen kan du finde hjælp til hvordan du skal bruge alle de muligheder, du har adgang til
som bruger.
Du kan både bruge vejledningen som opslagsværk eller læse den fra ende til anden for at komme i
gang med systemet.
Hvad er Tabulex Børn
Tabulex Børn er et online registrerings- og kommunikationsværktøj til daginstitutioner og forældre
til børn i daginstitutioner.
Systemet giver overblik over alle de informationer, der knytter sig til børnene og dagligdagen i
institutionen.





Børnenes stamdata dvs. adresser og telefonnumre samt forældre og søskende-relationer
Hvilke børn har fri eller er syge
Hvem bliver børnene hentet af og tidspunkt
Beskeder mellem forældre og personale
Hvad sker der i institutionen dvs. aktiviteter og arrangementer
Systemet består af et forældremodul, et personalemodul og et touchmodul.
Som supplement til systemet findes der app’s til både personale og forældre. De kan findes og
downloades gennem App Store og Play Butik - søg på Tabulex. At benytte apps erstatter ikke at
både forældre og personale jævnligt bør logge ind i programmet via en internetbrowser.
Hvordan logger man på
Hele systemet er webbaseret - det vil sige, at det afvikles gennem en internetbrowser. Man skal
derfor ikke installere noget på sin computer, tablet eller telefon for at bruge systemet. Man skal blot
have forbindelse til internettet.
For at logge på systemet skal man indtaste en internetadresse i en browser. Hvilken adresse man
skal indtaste, afhænger af hvilket modul man skal logge på:
Forældremodul:
www.borneweb.dk
Første gang skal forældre logge på med NemID fra en internetbrowser.
Herefter kan de oprette et Tabulex Login som de kan bruge
efterfølgende - både på pc og app.
Personalemodul:
personale.borneweb.dk
Institutionens navn og dit brugernavn og adgangskode fremgår af det
login-brev du har fået tilsendt eller udleveret.
Touchmodul:
Institutionens adresse fremgår af det login-brev du har fået tilsendt eller
udleveret. Adgang til touchmodulet kan etableres på touchskærm og
tablet. Du kan også logge ind via www.infotavle.borneweb.dk
Side 3 af 23
Vejledning
1. Check-in
Under ”Check-in” kan du se alle børnene i afdelingen og hvor de er registreret i det øjeblik du
klikker på Check-in.
Som standart gælder følgende farver og symboler:






Hvid linje med rødt kryds
Grå linje med sygekasse-ikon
Grøn linje med hus-ikon
Grå linje med kalender-ikon
Grå linje med ud af døren-ikon
Grøn linje med gul smiley på pude
Barnet er ikke kommet
Barnet er meldt syg
Barnet er kommet
Barnet har fri
Barnet er gået hjem
Barnet sover
Side 4 af 23
Vejledning
I handlingsvælgeren kan du via fold ud-boksen, bestemme hvad der skal ske med de næste
registreringer du foretager i Check-in billedet. F.eks.: Når du vælger ”Kommet” og herefter ”Sover” i
handlingsvælgeren, vil de næste børn du trykker på, blive registret til at sove. Når børnene står op,
vælger du ”Kommet” i vælgeren og trykker på børnene der ikke sover mere.
Ved at trykke på ikonet med en blok og et ur, kan du se barnets aftaler for dagen og kan oprette en
ny aftale. Hvis du trykker på sygekasseikonet, kan du melde barnet syg for dagen.
2. Her og nu
Her og nu viser dagens aftaler for de børn der er kommet i afdelingen. Fanen viser de tidligste
aftaler øverst. Du kan selv vælge hvor langt hen på dagen du har lyst til at se aftalerne for.
Du har i dette billede mulighed for at ændre på, hvor det enkelte barn er, ved at klikke på pilen ud
for barnets navn i kolonnen ”Hvor”. Du kan også ændre hente tidspunktet under kolonnen Tid.
Hvis du klikker på den lille kuvert ud for aftalen, kan du se yderligere oplysninger til aftalen.
Du skal være opmærksom på følgende farver:



Grøn linje: Du skal ikke være opmærksom på aftalen endnu.
Grøn/rød linje: Du skal være opmærksom på at barnets aftale er aktuel inden for den næste
½ time.
Rød linje: Du skal være opmærksom på at barnets aftale er overskredet.
Hvis du klikker på et barns navn, kan du finde mere information om det enkelte barn. Dette er
nærmere beskrevet under ”Find børn”.
Side 5 af 23
Vejledning
3. Find børn
Under ”Find børn” kan du vælge at se på en bestemt gruppe af børn. Her kan du også se hvornår
børnene bliver hentet og af hvem. Oversigten er sorteret efter børnenes navn og ikke aftalernes
tidspunkt.
Hvis du klikker på et barns navn, får du mulighed for at se meget mere om det enkelte barn:
Barnets stamkort, aftaler, ferie/fri-meldinger, aktiviteter, arrangementer, kontakter og forældrenes
tjenester. Funktionerne vil blive beskrevet i det nedenstående.
Bortset fra Stamkort er disse funktioner identiske med hvad forældrene ser når de er logget ind.
Stamkort
Under ”Stamkort” kan du se personoplysninger på det enkelte barn og barnets forældre. Her kan
du uploade et billede af barnet og du og dine kollegaer kan skrive interne bemærkninger.
Forældrenes bemærkningsfelter udfylder de selv, hvis de har nogle oplysninger om deres barn, der
er vigtige at notere.
De er også her du ser de tilladelser som forældrene har taget stilling til via forældremodulet.
Side 6 af 23
Vejledning
Aftaler
Under ”Aftaler” kan du se en oversigt over hvilke aftaler barnet har. Du har også mulighed for at
oprette en ny aftale eller redigere i en allerede eksisterende aftale.
Klik på Opret ny aftale eller rediger og udfyld felterne efter behov.
Ferie/fri
Under ”Ferie/fri” kan du se, hvad forældrene har meddelt vedr. institutionens ferieperioder og hvis
de selv har oprettet nogle ferie- eller fridage uden for institutionens ferieperioder. Du har også selv
mulighed for at ferietilmelde og oprette ferie/fridage, hvis forældrene ikke har gjort det.
Ferieperioderne er oprettet af institutionens administrator.
Side 7 af 23
Vejledning
Aktiviteter
Under ”Aktiviteter” kan du se en oversigt over institutionens aktiviteter samt hvilke aktiviteter barnet
er tilmeldt.
Arrangementer
Har institutionen oprettet et arrangement, vil du kunne se forældrenes besvarelse her.
Kontakter
Her kan du se, hvilke kontakter der er tilknyttet det enkelte barn. Som udgangspunkt er det
forældre med forældremyndighed på barnet.
Du har også selv mulighed for at oprette kontakter. Det kunne f.eks. være plejeforældre,
bedsteforældre eller en nabo.
Klik på ”Opret ny kontakt” og udfyld de relevante felter for den pågældende kontakt.
Side 8 af 23
Vejledning
Forældre med forældremyndighed kan ikke slettes og forældrene kan heller ikke slette hinanden.
Hvis personen skal have web adgang skal du markere Ja i Web-adgang og udfylde med blandt
andet cpr.nr og e-mail. Kontaktpersonen kan efterfølgende logge på forældremodulet via siden
www.borneweb.dk
Tjenester
Under ”Tjenester” kan du se, hvilke tjenester forældrene benytter i forbindelse med at modtage
SMS fra institutionen. Det er kun forældre der kan redigere disse felter, når de er logget ind
forældremodulet.
Side 9 af 23
Vejledning
5. Hvem er hvor
Under ”Hvem er hvor” kan du se antallet af børn de forskellige steder i afdelingen.
Ved at klikke på f.eks. stedet ”Legepladsen” kan du se hvilke børn, der er på legepladsen.
De steder i vil benytte, oprettes under fanen Planlægning.
6. Kommunikation
Under ”Kommunikation” er der 5 måder du kan kommunikere med forældrene på. Disse kan med
fordel kombineres. Disse funktioner vil blive beskrevet i det nedenstående.
Beskeder
Under ”Beskeder” kan du skrive og modtage beskeder til/fra forældrene.
Når du skal skrive en besked, klikker du på ”opret besked” og skriver et navn i Til-feltet eller trykker
på søg.
Side 10 af 23
Vejledning
Ved at vælge afdeling og gruppe og overflytte forælder, kan du vælge hvem du vil skrive til. De
forældre der er placeret i højre boks, er de forældre der modtager din besked. Du kan godt oprette
samme besked til flere personer på en gang og vælge fra de forskellige grupper. Beskeder vises i
forældremodulet under fanen Beskeder. Hvis du ofte skriver samme besked til samme gruppe
forælde, kan I med fordel oprette et forum.
Men - når du har sendt beskeden, kan du ikke fortryde og du kan ikke slette beskeden.
Side 11 af 23
Vejledning
Gå-hjem beskeder
Under ”Gå hjem-beskeder” kan du skrive en beskeder til forældrene, som kan ses på touchmodulet
når de trykker barnet hjem. Beskeden vises for i går og i dag. Klik på ”opret besked til forældre”
Ved at vælge afdeling og gruppe og overflytte børnene, kan du vælge hvem du vil skrive til. De
børn der er placeret i højre boks, er de børn der modtager din besked. Du kan godt oprette samme
besked til flere børn på en gang og vælge fra de forskellige grupper.
Side 12 af 23
Vejledning
SMS
Du kan skrive en sms til en eller flere forældre, hvis de har anført deres mobilnummer i
programmet.
Men – vær opmærksom på at institutionen skal betale for de afsendte sms’er. Der betales for hver
modtager af den enkelte sms.
Information
Under ”Information” kan du oprette to forskellige nyheder. En note med et simpelt indhold eller en
større nyhed med flere informationer.
Du kan også uploade et eller flere dokumenter, som ikke er vedhæftet en nyhed.
Klik Opret nyhed og vælg hvilken nyhed du vil skrive.
Side 13 af 23
Vejledning
Notits
En notits er en lille note med max. 100 tegn. Du kan i Til og Fra-feltet vælge, hvornår notitsen skal
vises på opslagstavlen og hvornår den skal fjerne sig selv igen. Husk at vælge hvem der skal
modtage notitsen. Notitsen vises også på touchmodulet, men kun hos de forældre der er sat til at
modtage nyheden.
Nyhed
En nyhed er et opslag med flere muligheder idet du kan vedhæfte både billeder og dokumenter,
indsætte link og lign. Husk at vælge modtager på nyheden. Alle nyhederne vises også på
touchmodulet men kun hos de forældre der er sat til at modtage nyheden.
Side 14 af 23
Vejledning
Billeder
Under ”Billeder” kan du oprette billedgallerier.
Klik Opret nyt galleri.
Her skriver du en overskrift og herefter klikker du Vælg billeder. Nu uploader du de billeder, du vil
have med i dit billedgalleri. Til slut vælger du hvem der skal kunne se galleriet. Vær opmærksom
på at få talt med forældre om håndtering af billeder, blandt andet på sociale medier.
Opslagstavlen
Under ”Opslagstavle” kan du se hvilke aktiviteter der er oprettet under aktiviteter. Du kan se hvilke
notitser (gul lap) og nyheder (blå lap) der er oprettet under Information. Du kan også se det nyeste
uploadede billedgalleri og du kan se hvem der har fødselsdag den pågældende dag og dagen
efter.
Side 15 af 23
Vejledning
6. Planlægning
Under ”Diverse” kan du vælge at oprettet børneaktiviteter, familiearrangementer, begivenheder og
Steder. Disse funktioner vil blive beskrevet i det nedenstående.
Børneaktiviteter
Når du skal oprette aktiviteter, som skal vises på opslagstavlen, skal du klikke på ”Opret ny
aktivitet”
Her skal du udfylde de felter, du synes er relevante for din aktivitet.
Under deltagere kan du vælge hvilke børn der kan tilmelde sig eller udvælge de børn du selv vil
tilmelde til aktiviteten.
Side 16 af 23
Vejledning
Familiearrangementer
Familiearrangementer er en mulighed for at oprette et arrangement med et tilknyttet
tilmeldingsskema, som institutionen selv opbygger.
For at oprette et nyt arrangement skal du vælge fanen ”Planlægning” og trykke på knappen
”Familiearrangementer”.
Tryk på knappen ”Opret arrangement”.
Du kan nu lave de spørgsmål, som forældrene skal besvare på tilmeldingsskemaet.
Klik på knappen ”Tilføj spørgsmål” for at lave et nyt spørgsmål. (Arrangementer kan også oprettes
uden spørgsmål, så optræder det blot som en information i ugekalenderen uden tilmelding).
Et spørgsmål består af et spørgsmål og en svartype.
Der er 4 forskellige svartyper:
Tal - Forældrene indtaster et tal
Side 17 af 23
Vejledning
Valgmuligheder - Forældre kan kun vælge én af mulighederne:
Flueben - Forældre kan sætte flueben ved flere af mulighederne
Tekst - Forældrene kan lave et længere selvdefineret svar
Du kan altid slette et helt spørgsmål ved at trykke på det store røde kryds.
Ved de svartyper hvor der er flere svarmuligheder, kan du tilføje lige så mange svarmuligheder du
ønsker ved at trykke på knappen ”Tilføj svarmulighed”. Du kan slette en enkelt svarmulighed ved at
trykke på det lille røde kryds ud for svarmuligheden.
Når du har beskrevet arrangementet og tilføjet de spørgsmål du ønsker, trykker du på ”Gem”.
Du kan se spørgeskemaet ved at gå ind på et enkelt barn f.eks. under Find Børn.
Begivenheder
Side 18 af 23
Vejledning
Under ”Begivenheder” har du mulighed for at redigere i børnenes historik for dagen. Hvis du er
kommet til at registrere et barn kommet, ved en fejl eller hvis du f.eks. lægger et barn til at sove og
vil ændre på det reelle sove tidspunkt, kan du rette det under dette punkt.
Sæt flueben ved det barn, du skal ændre registrering på. Herefter klikker du ”Rediger
begivenheder” og i det billede der nu vises kan du ændre i f.eks. sovetiden eller komme-tidspunkt
ved at overskrive i feltet for tidspunkt. Du kan fjerne begivenheden helt ved at trykke på det røde
kryds.
Steder
Her kan du oprette steder, hvor børnene kan befinde sig, i og omkring institutionen.
Her kan du også vælge om stedet skal være åbent eller lukket. Dette gøres på den lille hængelås.
Stedet ”Sover” er oprettet som standard når I tager programmet i brug. Hvis du gerne vil registrere
sovetider skal du først åbne stedet så det kan bruges. Du gør dette ved at trykke på den grønne
hængelås ud for stedet.
Du registrerer ”Sover” via Check-in eller Her og Nu. Sovetiderne vises for forældrene på
touchmodulet når de trykker barnet hjem. Sovetider vil vises for i går og i dag.
Side 19 af 23
Vejledning
7. Min side
Når du logger ind i systemet, starter du altid på siden ”Min Side” hvor du kan vælge Mine beskeder
og Min profil.
Mine beskeder
Under ”Mine beskeder” kan du se de beskeder der er skrevet direkte til dig, samt skrive beskeder
til andre fra personalegruppen. Er du deltager i et forum, ligger dit forum her.
Under ”Nyt fra forvaltningen” kan du se de nyheder forvaltningen har oprettet. Forvaltningen kan
også lægge faste dokumenter ind her.
Side 20 af 23
Vejledning
Min profil
Du kan altid selv ændre dit brugernavn og adgangskode.
Oplysningerne med
kommer fra CPR-registeret og kan ikke blive ændret i systemet.
Oplysningerne med
kan du selv udfylde, hvis du har lyst.
Side 21 af 23
Vejledning
8. Lister
Under Lister har du flere muligheder for forskellige statistikker og lister.
Side 22 af 23
Vejledning
9. Skjul
Når man er i gang med noget i systemet, som ikke kommer uvedkommende ved, kan man vælge
at klikke på skjul. Når man klikker på ikonet kommer dette billede frem.
Når du er færdig med at skjule, kan du klikke på skjul-knappen igen eller trykke på en fane. Så er
du tilbage igen.
Yderligere vejledninger til funktionerne finder du på www.tabulex.dk/daginstitutionbørn/personale
Har du brug for hjælp, kan du kontakte Tabulex dagtilbud support på telefon nr. 4676 1957. Vi har
åben mandag-fredag kl. 8.00-17.00
Side 23 af 23