Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling Dato 6. januar 2015 Styringsudvalg – Hvem beslutter hvad? Byrådet nedsætter et midlertidigt styringsudvalg. Udvalget skal fremsætte forslag til den fremadrettede styring af Aarhus Kommune og dermed færdiggøre arbejdet med den nye delegationsplan ”Hvem beslutter hvad?”. 1. Resume Med indstillingen nedsætter byrådet et Styringsudvalg efter Styrelseslovens § 17, stk. 4. Formålet med udvalgets arbejde er, at byrådets handlerum tydeliggøres, så byrådet har bedre mulighed for at handle og prioritere. Formålet er også, at byrådet kommer ind på det rigtige tidspunkt i beslutningsprocesserne. Endelig er formålet, at byrådet løbende får information, der gør det muligt at sætte retning og følge op på beslutninger. Styringsudvalget bygger videre på den kulturproces, som blev vedtaget med aftalen om styring, struktur og samarbejdskultur i marts 2013. Styringsudvalget skal for det første beskrive den nuværende styringskæde fra byrådet til og med institutionsniveau. For det andet skal udvalget - efter dialog med bl.a. udvalgene, Magistraten, direktørgruppen og medarbejderne - fremsætte konkrete forslag og anbefalinger til den fremadrettede styring af Aarhus Kommune. Styringsudvalget består af tre byrådsmedlemmer og skal afslutte sit arbejde senest ved udgangen af 1. halvår 2016. Styringsudvalg – Hvem beslutter hvad? side 1 af 7 2. Beslutningspunkter At 1) byrådet nedsætter et styringsudvalg med opgaver og tidsplan som beskrevet At 2) byrådet udpeger de nævnte byrådsmedlemmer til udvalget som beskrevet 3. Baggrund Det samlede byråd indgik 19. marts 2013 aftalen om styring, struktur og samarbejdskultur. Blandt mange initiativer i aftalen var, at der skal udarbejdes et nyt ledelses- og styringsgrundlag. Det består dels af et værdibåret samarbejdskodeks, og dels af en delegationsplan. Formålet med delegationsplanen er for det første at give byrådet mulighed for fremadrettet at sætte retning på, hvor beslutnings- og indstillingskompetencen skal ligge i de forskellige typer af sager. For det andet er formålet at skabe større klarhed over, hvem der kan træffe hvilke beslutninger i Aarhus Kommune. Delegation betyder at overdrage beføjelse eller myndighed til andre: Altså at lade andre beslutte noget i stedet for en selv. Den, der delegerer, har stadig det fulde ansvar og kan altid trække delegationen tilbage. Byrådet har med jævne mellemrum forholdt sig til delegation og bemyndigelser. Dette er blandt andet sket med henblik på at forbedre byrådets arbejdsvilkår ved at reducere antallet af byrådssager. Byrådet vedtog 4. december 2013 indstillingen om arbejdet med samarbejdskodeks. Heri indgik, at arbejdet med delegationsplanen blev delt i to etaper. I første etape skulle udarbejdes en delegationsplan, som alene sammenfattede nuværende bemyndigelser og delegationer. Dette arbejde blev afsluttet umiddelbart inden arbejdet med samarbejdskodeks blev påbegyndt i byrådet. Byrådet fik derfor i januar 2014 tilsendt ”Hvem beslutter hvad? – Delegation i Aarhus Kommune.” Styringsudvalg – Hvem beslutter hvad? side 2 af 7 Byrådet besluttede med budgetforliget for 2015-2018, at den afsluttende etape af arbejdet med delegationsplanen – hvor der skal tages stilling til eventuelle fremadrettede ændringer - skal forankres i et midlertidigt, politisk udvalg. Denne indstilling indeholder det nærmere kommissorium for dette udvalg, herunder opgaver, tidsplan, sammensætning m.v. 4. Effekt Byrådet er kommunens øverste besluttende myndighed. Formålet med udvalgsarbejdet er, at byrådets handlerum tydeliggøres, så byrådet har bedre mulighed for at handle og prioritere. Formålet er også, at byrådet kommer ind på det rigtige tidspunkt i beslutningsprocesserne. Endelig er formålet, at byrådet løbende får information, der gør det muligt at sætte retning og følge op på beslutninger. Styringsudvalget bygger videre på den kulturproces, som blev vedtaget med aftalen om styring, struktur og samarbejdskultur i marts 2013. Konkret skal styringsudvalgets arbejde resultere i et nyt, dynamisk styringsværktøj – et kompas - der bruges aktivt af både politikere og embedsmænd. Værktøjet skal på en enkel måde fastlægge roller og ansvar, samt hvordan styringskæden skal fungere. Styringskæden har to sider, som også er indeholdt i Aarhus Kommunes virksomhedsmodel (ROYE). Den ene side af kæden dækker byrådets beslutninger om fx serviceniveau, budget og formuleringen af politiske visioner og mål. Dette omsættes i magistratsafdelingernes forvaltninger til konkrete ydelser på institutionsniveau. Den anden side af kæden dækker information til byrådet om ydelser og effekter. Denne information danner udgangspunkt for, at byrådet kan sætte retning og følge op. Ledelsesinformation til byrådet kan på den måde bidrage til at realisere og følge op på Aarhus-målene. Følgende pejlemærker skal være styrende for udvalgets arbejde: Styringsudvalg – Hvem beslutter hvad? side 3 af 7 1. Et politisk afsæt hvor byrådet sætter retning og følger op 2. Helhed og forudsigelighed 3. Afbureaukratisering, forenkling af sagsgange og hurtigere beslutningsprocesser 4. Klarhed over roller og ansvar I sidste ende er målet, at Aarhus Kommune styres på den mest effektive måde til gavn for borgerne og virksomhederne. 5. Ydelse Rammen for styringsudvalgets arbejde er magistratsstyret. Styringsudvalget er rådgivende for byrådet og skal aflevere anbefalinger til byrådet. Styringsudvalget har to hovedopgaver: 1. Udvalget skal beskrive den nuværende styringskæde fra byrådet til og med institutionsniveau. 2. Udvalget skal - efter dialog med bl.a. udvalgene, Magistraten, direktørgruppen og medarbejderne fremsætte konkrete forslag og anbefalinger til den fremadrettede styring af Aarhus Kommune Opgave 1 omfatter, at udvalget skal: • Beskrive den nuværende styringskæde fra byrådet til og med institutionsniveau • Beskrive roller og ansvar for hvert niveau, dvs. byråd, udvalg, Magistraten, rådmænd/borgmester samt direktører • Beskrivelsen skal omfatte dels den formelle arbejdsdeling i styrelsesvedtægten og hierarkiet i hver magistratsafdeling, dels det tværgående samarbejde i direktørgruppen og styregrupperne Opgave 1 omfatter i vidt omfang beskrivelser, der allerede er udarbejdet i andre sammenhænge, hvorfor det vil være muligt at genbesøge og bygge videre på eksisterende materiale. Styringsudvalg – Hvem beslutter hvad? side 4 af 7 Opgave 2 indebærer, at udvalget skal: • Fremsætte konkrete forslag og anvisninger til den fremadrettede styring af Aarhus Kommune. Dette skal ske efter dialog med bl.a. udvalgene, Magistraten, direktørgruppen og medarbejderne. Desuden kan inspiration og erfaringer fra lignende kommuner og organisationer indgå. Forslagene kan – indenfor rammerne af Magistratsstyret - være i form af ændret delegation, ændrede roller og ansvar, ændrede sagsgange, justering af styrelsesvedtægten, ændringer i decentraliseringsordningerne, ændret ledelsesinformation, ændringer i målstyring og overordnede politikker og strategier m.v. • Fremsætte forslag og anbefalinger til fremtidig anvendelse og udvikling af styringskæden i Aarhus Kommune. Dette kan være i form af forslag til kadence for revision og politisk behandling, opfølgning m.v. 6. Organisering Opgaverne forankres som nævnt i et midlertidigt styringsudvalg under byrådet, der nedsættes efter § 17, stk. 4 i Styrelsesloven. Styringsudvalget består af 3 byrådsmedlemmer. Det følger af forholdstalsvalgmetoden, at 20-mandsgruppen udpeger to udvalgsmedlemmer, og 11-mandsgruppen udpeger ét udvalgsmedlem. Med indstillingen udpeger Byrådet:  Jette Jensen (Enhedslisten – De Rød-Grønne) som formand for udvalget  Jan Ravn Christensen (Socialistisk Folkeparti) som medlem af udvalget  Hans Skou (Venstre) som medlem af udvalget Udvalget sekretariatsbetjenes af Borgmesterens Afdeling. Direktørgruppen rådgiver udvalget. Der udpeges Styringsudvalg – Hvem beslutter hvad? side 5 af 7 ressourcepersoner fra hver magistratsafdeling til en arbejdsgruppe, hvor Borgmesterens Afdeling fungerer som tovholder. Udvalget afslutter sit arbejde senest ved udgangen af 1. halvår 2016 med henblik på byrådsbehandling i 2. halvår 2016. Såfremt udvalget vurderer, at det er hensigtsmæssigt, kan styringsudvalget aflevere delanbefalinger til byrådet undervejs. Udvalget tilrettelægger i øvrigt selv sit arbejde. 7. Ressourcer Udgifter i forbindelse med Styringsudvalgets arbejde afholdes indenfor de eksisterende økonomiske rammer. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Bilag Bilag 1: ”Hvem beslutter hvad? – Delegation i Aarhus Kommune” ajourført d. 2. december 2014 Tidligere beslutninger  Magistraten behandlede 20. januar 2014 indstillingen ” Hvem beslutter hvad? - Delegation i Aarhus Kommune”. Magistraten godkendte status på delegationsplanen og besluttede, at delegationsplanen skulle fremsendes til byrådet til orientering med kort procesplan  Byrådet vedtog 4. december 2013 indstillingen ”Arbejdet med et samarbejdskodeks”  Byrådet vedtog 26. juni indstillingen ”Styring, struktur og samarbejdskultur”, som igangsatte 26 initiativer på baggrund af den politiske aftale om styring, struktur og samarbejdskultur, der blev indgået den 19. marts 2013. Sagsnummer: 13/023575-20 Lix: 48 Struktur og Samarbejdskultur Sagsbehandler: Anders Leth Nielsen Styringsudvalg – Hvem beslutter hvad? side 6 af 7 Tlf.: 89 40 20 00 Tlf.: 89 40 22 73 E-post: [email protected] Styringsudvalg – Hvem beslutter hvad? side 7 af 7