Oprettelse af erhvervsuddannelser
Optagelse.dk
Oprettelse af erhvervsuddannelser
Optagelse.dk
Forfatter: Ulrik Sølgaard-Nielsen
© Styrelsen for It og Læring
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
Indhold
1
Indledning ................................................................................................................... 5
1.1 Målgruppe .......................................................................................................... 5
1.2 Bemærkningsfelt................................................................................................. 5
2
Uddannelsesudbud ..................................................................................................... 6
2.1 Rettigheden Opretter ......................................................................................... 6
2.2 Oprettelse og redigering af fagretning ............................................................... 6
2.3 Oprettelse og redigering af Grundforløb 2. del ................................................ 16
2.4 Ekstra felter....................................................................................................... 23
2.4.1 Skolebaggrund ......................................................................................... 23
2.4.2 Uddannelsesbaggrund ............................................................................. 24
2.4.3 Erhvervsbaggrund .................................................................................... 25
2.4.4 Ønsket arbejdsgiver ................................................................................. 26
2.4.5 Statsborgerskab ....................................................................................... 26
2.4.6 Afkrydsningsliste ...................................................................................... 27
2.4.7 Tekstfelt ................................................................................................... 30
2.5 Klar til godkendelse........................................................................................... 31
2.5.1 Overførsel fra udbudsadministrationssiden ............................................ 32
2.5.2 Overførsel fra udbudssiden ..................................................................... 33
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
3
1
Indledning
Denne vejledning gennemgår oprettelse af erhvervsuddannelser på Optagelse.dk.
Som udgangspunkt anbefales det at alle uddannelsesinstitutioner redigerer og sætter
institutionens udbud klar til godkendelse for det kommende skoleår i perioden fra uge
43 og frem til den 30.november for at de kan nå at blive godkendt til offentliggørelse
Gør du et udbud klar til godkendelse fra midten af januar og frem til midten af oktober,
er anbefalingen at du herefter kontakter supporten for at få dem godkendt.
1.1
Målgruppe
Vejledningen henvender sig til administrative medarbejdere, der skal oprette og vedligeholde erhvervsuddannelser på Optagelse.dk.
1.2
Bemærkningsfelt
Forskellige steder i vejledningen er der indsat et bemærkningsfelt
Bemærkningsfeltet orienterer om specielle forhold, du skal være opmærksom på i forbindelse med funktionaliteten.
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
5
2 Uddannelsesudbud
2
Uddannelsesudbud
2.1
Rettigheden Opretter
For at kunne oprette udbud til erhvervsuddannelser, skal du være oprettet i Optagelse.dk og
have rettigheden Opretter. Din brugeradministrator på Optagelse.dk kan tildele dig rettigheden.
Er du selv brugeradministrator, kan du læse mere om rettigheder og tildeling af disse i
vores vejledninger om oprettelse af medarbejder på ungdomsuddannelse.
2.2
6
Oprettelse og redigering af fagretning
trin 1
Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforside
trin 2
I feltet Dine muligheder
 Klik på Udbudsoplysninger.
Bemærk
Hvis institutionen er en sammenslutning af flere institutioner, eller du er tilknyttet flere
institutioner, skal du vælge den institution, du ønsker at oprette udbud på fra forsiden.
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
2.2 Oprettelse og redigering af fagretning
Anbefalingen er at hvis du er tilknyttet en institution med underinstitutioner, skal du
oprette dine udbud fra hovedinstitutionen (det er den uden streger foran). Undtaget er,
hvis du skal oprette 10. klasses udbud, dette kan du læse mere om i vejledningen til oprettelse af 10. klasses udbud.
Du vælger en institution ved at klikke på pil ned i venstre side. Så får du vist en liste over
alle de institutioner, du har adgang til.
Det viste eksempel er en hovedinstitution med 13 underinstitutioner.
trin 3
Fra menuen Vælg type:
 Klik på Erhvervsudbud.
trin 4
Vælg Skoleår
 Vælg det Skoleår, du ønsker at arbejde med.
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
7
2 Uddannelsesudbud
Bemærk
Udbud, der har studiestart i perioden 1.8.2016 til 31.7.2017, skal oprettes i skoleåret
2016/2017.
Ansøgere fra folkeskolen kan kun se udbud oprettet i skoleåret 2016/2017 og kun dem,
der har studiestart inden d. 1.10.2016.
trin 5
Oprette nyt udbud
 Klik på Tilføj Fagretning.
Redigere eksisterende udbud
 Klik på navnet for den fagretning der skal redigeres
trin 6
Siden Fagretning indeholder to faneblade:
1. Fanen Udbud
2. Fanen Historik og noter.
På fanen Udbud kan du
 oprette et nyt udbud
 redigere eksisterende udbud
På fanen Historik og noter kan du
 se hvornår et udbud er oprettet
 se hvornår et udbud redigeret
 se tilføjede noter
 se hvem der har foretaget ændringer og tilføjet noterne
8
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
2.2 Oprettelse og redigering af fagretning
trin 7
Titel
 Skriv en sigende titel for dit udbud. Titlen skal sige noget til ansøgeren om, hvad uddannelsen fører til.
Hvis der udbydes EUX på uddannelsen, skal der sættes flueben i feltet Udbyder EUX på
denne uddannelse
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
9
2 Uddannelsesudbud
Hvis du redigerer et udbud, er det ikke muligt at redigere titlen.
trin 8
Beskrivelse
 Skriv en beskrivelse for udbuddet.
Denne tekst vises ikke for ansøgeren på Optagelse.dk. Beskrivelsen benyttes til UddannelsesGuiden.
Bemærk
Informationen der angives her benyttes ikke på Optagelse.dk, men indgår i EUD-Nøglen
på UddannelsesGuiden.
EUD-Nøglen giver et landsdækkende overblik over erhvervsskolernes udbud af uddannelser.
trin 9
Grundforløb 2. del
 Her vælges de grundforløb 2. del som fagretning retter sig mod
I dette eksempel vælges ’Cykel- og motorcykeluddannelsen’, ’Flymekaniker’ og ’Finmekanikeruddannelsen’.
Der kan vælges op til 25 grundforløb 2. del.
Hvis du redigerer et udbud, er det ikke muligt at ændre grundforløb 2. del. Er der fejl i
udbuddet vedr. grundforløb 2. del, skal udbuddet oprettes på ny.
10
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
2.2 Oprettelse og redigering af fagretning
trin 10
Hovedområde
 Her vælges det eller de hovedområder som udbuddet omhandler
Hvis du redigerer et udbud, er det ikke muligt at ændre hovedområde. Er der fejl i udbuddet vedr. hovedområde, skal udbuddet oprettes på ny.
trin 11
Udbydende institution
Feltet Udbydende institution kan ikke ændres. Det er sat til den valgte institution på forsiden. I dette eksempel er valgt TEC Teknisk Erhvervsskole Center
trin 12
Uddannelsen foregår på
 Her vælges hvilken afdeling uddannelsen foregår på, det kan være hovedafdelingen
eller en underafdeling. Underafdelinger vises med - - foran navnet.
Hvis der er en aftale med en anden institution, om at undervisningen foregår der, kan
den findes via Benyt alternativ.
Vælg en alternativ institution
 Angiv en kategori og type på uddannelsesstedet eller søg på navnet.
 Tryk søg.
 Klik på navnet.
 Tryk ok.
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
11
2 Uddannelsesudbud
trin 13
Ansøgningen sendes til
 Her angives, hvilken adresse, ansøgningen skal sendes til, hvis den printes ud.
Den digitale ansøgning sendes til samme institutionsnummer på Optagelse.dk.
12
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
2.2 Oprettelse og redigering af fagretning
trin 14
Ansøgningsperiode
 I feltet Fra: angiv ansøgningsperiodens startdato.
 I feltet Til: angiv ansøgningsperiodens slutdato.
For at ændre datoen gøres følgende:
 Tryk på kalenderen ud for dato feltet.
 Vælg måned og år ved hjælp af drop down menuen.
 Tryk på den ønskede dato.
 Alternativt kan du skrive datoen direkte ind på formen dd-mm-åååå.
Bemærk
Eleverne fra grundskolen søger fra starten af januar frem til 1.juni. Anbefalingen er, at
ansøgningsperioden som minimum er fra 1.1.2016 til 31.5.2016. Som udgangspunkt er
der på nye udbud valgt en periode fra 1.1.2016 til 31.7.2016.
Det kan være en god ide at sætte slut på ansøgningsperioden så sent, som det er praktisk
muligt, da ansøgere uden for grundskolen kan søge i hele perioden.
Der kan også oprettes udbud til start hen over hele året med en passende ansøgningsfrist
inden for reglerne i Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser, bekendtgørelse nr. 1010 af
22. september 2014. Disse er beregnet til ansøgere uden for grundskolen.
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
13
2 Uddannelsesudbud
trin 15
Studiestart
 I feltet Fra: angiv uddannelsens startdato.
For at ændre datoen gøres følgende
 Tryk på kalenderen ud for dato feltet.
 Vælg måned og år ved at trykke frem og tilbage.
 Tryk på den ønskede dato.
 Alternativt kan du skrive datoen direkte ind på formen dd-mm-åååå.
Bemærk
Ansøgere fra folkeskolen kan kun se udbud oprettet i skoleåret 2016/2017 og kun dem,
der har studiestart inden 1.10.2016.
trin 16
Noter til historikken
Feltet Noter til historikken er udelukkende til skolens eget brug. Feltet anvendes til at
oprette noter i historikken og er altså ikke noget, som ansøgeren vil kunne se, når ansøgeren søger udbuddet.
Du har adgang til udbuddets noter fra fanen Historik og noter. Her kan du også se, hvem
der har redigeret udbuddet og hvornår.
14
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
2.2 Oprettelse og redigering af fagretning
Du kan se eventuelle noter ved at trykke på pilen ude til venstre. Du kan også tilføje noter til handlingen ved at trykke på knappen Tilføj note.
trin 17
Bundmenu
Når du opretter udbud er ikke alle knapper aktive



Gem: Gemmer indholdet på redigeringssiden og returner til siden Udbudsadministration.
Annullér: Annullerer din redigering og returnerer til siden Udbudsadministration
Vis: viser redigeringssidens indhold, som ansøgerne vil se siden.
Når du redigere et udbud, er alle knapper aktiveret



Bemærk
Klar til godkendelse: Når udbuddet er oprettet korrekt og gemt, skal det overføres til
godkendelse. Når du har gemt udbuddet, kan du enten sende udbuddet til godkendelse fra redigeringssidens bundmenu eller fra siden Udbudsadministration (se nedenfor).
Slet: Sletter udbuddet.
Inaktivér: Knappen Inaktiver gør udbuddet inaktivt.
Inaktivér bør kun benyttes, hvis det er et udbud, der udbydes en gang imellem. For eksempel et udbud, der kun tilbydes hvert andet år. Har du et udbud, skolen ikke længere
skal udbyde, er det bedre at slette udbuddet.
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
15
2 Uddannelsesudbud
2.3
16
Oprettelse og redigering af Grundforløb 2. del
trin 1
Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforside
trin 2
I feltet Dine muligheder
 Klik på Udbudsoplysninger.
trin 3
Fra menuen Vælg type:
 Klik på Erhvervsudbud.
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
2.3 Oprettelse og redigering af Grundforløb 2. del
trin 4
Vælg Skoleår
 Vælg det Skoleår, du ønsker at arbejde med.
Bemærk
Udbud, der starter i perioden 1.8.2016 til 31.7.2017, skal oprettes i skoleåret 2016/2017.
trin 5
Vælg fanen Grundforløb 2. del
trin 6
Oprette grundforløb 2. del
 Klik på Tilføj grundforløb 2. del
Redigere grundforløb 2. del
 Klik på det grundforløb du vil redigere
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
17
2 Uddannelsesudbud
trin 7
Uddannelse
 Vælg den uddannelse der skal oprettes som grundforløb 2. del.
Når du redigerer et udbud, er det ikke muligt at ændre uddannelse.
trin 8
Specialer
 Under specialer vælges, hvilke specialer skolen udbyder.
Når du redigerer et udbud, er det ikke muligt at ændre specialer.
18
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
2.3 Oprettelse og redigering af Grundforløb 2. del
trin 9
Ekstra felter
Disse felter kan kun ses af ansøger der er gået ud af skolen. Det har været et ønske fra
mange institutioner om at kunne spørge denne gruppe om ekstra information i forbindelse med ansøgningsprocessen. Det er ikke nødvendigt at udfylde dette felt.
Se separat afsnit om Ekstra felter.
trin 10
Udbydende institution
Feltet Udbydende institution kan ikke ændres. Det er sat til den valgte institution på forsiden. I dette eksempel er valgt TEC Teknisk Erhvervsskole Center
trin 11
Uddannelsen foregår på
 Her vælges hvilken afdeling uddannelsen foregår på, det kan være hovedafdelingen
eller en underafdeling. Underafdelinger vises med - - foran navnet.
Hvis der er en aftale med en anden institution, om at undervisningen foregår der, kan
den findes via Benyt alternativ.
Vælg en alternativ institution
 Angiv en kategori og type på uddannelsesstedet eller søg på navnet.
 Tryk søg.
 Klik på navnet.
 Tryk ok.
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
19
2 Uddannelsesudbud
trin 12
Ansøgningen sendes til
 Her angives, hvilken adresse, ansøgningen skal sendes til, hvis den printes ud.
Den digitale ansøgning sendes til samme institutionsnummer på Optagelse.dk.
trin 13
20
Ansøgningsperiode
 I feltet Fra: angiv ansøgningsperiodens startdato.
 I feltet Til: angiv ansøgningsperiodens slutdato.
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
2.3 Oprettelse og redigering af Grundforløb 2. del
For at ændre datoen gøres følgende:
 Tryk på kalenderen ud for dato feltet.
 Vælg måned og år ved hjælp af drop down menuen.
 Tryk på den ønskede dato.
 Alternativt kan du skrive datoen direkte ind på formen dd-mm-åååå.
Bemærk
Som udgangspunkt er der på nye udbud valgt en periode fra 1.1.2016 til 31.7.2016.
Det kan være en god ide at sætte slut på ansøgningsperioden så sent, som det er praktisk
muligt, da ansøgere uden for grundskolen kan søge i hele perioden.
Der kan også oprettes udbud til start hen over hele året med en passende ansøgningsfrist
inden for reglerne i Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser, bekendtgørelse nr. 1010 af
22. september 2014. Disse er beregnet til ansøgere uden for grundskolen.
trin 14
Studiestart
 I feltet Fra: angiv uddannelsens startdato.
For at ændre datoen gøres følgende
 Tryk på kalenderen ud for dato feltet.
 Vælg måned og år ved at trykke frem og tilbage.
 Tryk på den ønskede dato.
 Alternativt kan du skrive datoen direkte ind på formen dd-mm-åååå.
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
21
2 Uddannelsesudbud
trin 15
Noter til historikken
Feltet Noter til historikken er udelukkende til skolens eget brug. Feltet anvendes til at
oprette noter i historikken og er altså ikke noget, som ansøgeren vil kunne se, når ansøgeren søger udbuddet.
Du har adgang til udbuddets noter fra fanen Historik og noter. Her kan du også se, hvem
der har redigeret udbuddet og hvornår.
Du kan se eventuelle noter ved at trykke på pilen ude til venstre. Du kan også tilføje noter til handlingen ved at trykke på knappen Tilføj note.
trin 16
Bundmenu
Når du opretter udbud er ikke alle knapper aktive
22
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
2.4 Ekstra felter



Gem: Gemmer indholdet på redigeringssiden og returner til siden Udbudsadministration.
Annullér: Annullerer din redigering og returnerer til siden Udbudsadministration
Vis: viser redigeringssidens indhold, som ansøgerne vil se siden.
Når du redigere et udbud, er alle knapper aktiveret



Bemærk
2.4
Klar til godkendelse: Når udbuddet er oprettet korrekt og gemt, skal det overføres til
godkendelse. Når du har gemt udbuddet, kan du enten sende udbuddet til godkendelse fra redigeringssidens bundmenu eller fra siden Udbudsadministration (se nedenfor).
Slet: Sletter udbuddet.
Inaktivér: Knappen Inaktiver gør udbuddet inaktivt.
Inaktivér bør kun benyttes, hvis det er et udbud, der udbydes en gang imellem. For eksempel et udbud, der kun tilbydes hvert andet år. Har du et udbud, skolen ikke længere
skal udbyde, er det bedre at slette udbuddet.
Ekstra felter
Disse felter kan kun tilføjes på 2. dels grundforløb, da de er rettet mod ansøgere der er
gået ud af skolen. Det har været et ønske fra mange institutioner om at kunne spørge
denne gruppe om ekstra information i forbindelse med ansøgningsprocessen. Felterne
skal kun anvendes i det omfang at skolen finder det nødvendigt.
2.4.1 Skolebaggrund
trin 1
Tilføj feltet skolebaggrund
 Vælg skolebaggrund.
 Tryk på tilføj.
Feltet har et forudbestemt udseende og ser således ud for ansøgeren:
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
23
2 Uddannelsesudbud
Feltet kan slettes igen ved at trykke på papirkurven.
2.4.2 Uddannelsesbaggrund
trin 1
Tilføj feltet uddannelsesbaggrund
 Vælg uddannelsesbaggrund.
 Tryk på tilføj.
Feltet har et forudbestemt udseende og ser således ud for ansøgeren:
24
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
2.4 Ekstra felter
Feltet kan slettes igen ved at trykke på papirkurven.
2.4.3 Erhvervsbaggrund
trin 1
Tilføj feltet erhvervsbaggrund:
 Vælg erhvervsbaggrund.
 Tryk på tilføj.
Feltet har et forudbestemt udseende og ser således ud for ansøgeren:
Feltet kan slettes igen ved at trykke på papirkurven.
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
25
2 Uddannelsesudbud
2.4.4 Ønsket arbejdsgiver
trin 1
Tilføj feltet ønsket arbejdsgiver.
 Vælg ønsket arbejdsgiver.
 Tryk på tilføj.
Feltet har et forudbestemt udseende og ser således ud for ansøgeren:
Feltet kan slettes igen ved at trykke på papirkurven.
2.4.5 Statsborgerskab
trin 1
26
Tilføj feltet Statsborgerskab:
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
2.4 Ekstra felter
 Vælg statsborgerskab.
 Tryk på tilføj.
Feltet har et forudbestemt udseende og ser således ud for ansøgeren:
Hvis ansøger siger nej, bliver den udvidet.
Flettet kan slettes igen ved at trykke på papirkurven.
2.4.6 Afkrydsningsliste
trin 1
Afkrydsningsliste kan bruges i forbindelse med, at ansøger skal vælge mellem flere ting.
Der kan oprettes flere afkrydsningslister på det samme udbud.
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
27
2 Uddannelsesudbud
Tilføj feltet afkrydsningsliste:
 Vælg afkrydsningsliste.
 Tryk på tilføj.
Feltet kan slettes igen efter oprettelse ved at trykke på papirkurven.
trin 2
Overskrift og indledende tekst
 Skriv en overskrift.
 Skriv en tekst om de valg, der skal foretages.
trin 3
Valgene kommer til at stå som tjek-bokse, og ansøgerne kan vælge flere bokse på en
gang.
Valg
28
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
2.4 Ekstra felter
 Angiv valg mulighed.
 Tryk tilføj.
 Gentag for antal af ønskede valg muligheder.
Bemærk
Når du har trykket Tilføj på et valg, har du ikke mulighed for at rette i teksten, men du
kan slette det ved at trykke på skraldespanden.
trin 4
Gem
 Kontroller listen er som ønsket.
 Tryk Gem.
Sådan ser listen ud for ansøger:
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
29
2 Uddannelsesudbud
Fortryd
Hvis du trykker Luk i stedet for Gem, bliver afkrydsningslisten ikke oprettet.
Bemærk
Når listen er gemt, er det ikke længere muligt at redigere den, og hvis der er fejl i listen,
skal den slettes og startes forfra.
2.4.7 Tekstfelt
trin 1
Tekstfelt kan bruges, hvis ansøger skal skrive en længere fritekst. Ansøger vil max kunne
skrive 3500 tegn som svar.
Der kan oprettes flere tekstfelter på samme udbud.
Tilføj feltet tekstfelt:
 Vælg tekstfelt.
 Tryk på tilføj.
Feltet kan slettes igen ved at trykke på papirkurven.
30
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
2.5 Klar til godkendelse
Overskrift og indledende tekst
trin 2
 Skriv en overskrift.
 Skriv en tekst om de valg, der skal foretages.
Gem
 Tryk på Gem
Sådan ser feltet ud for ansøger:
Fortryd
Hvis du trykker Luk i stedet for Gem, bliver tekstfeltet ikke oprettet.
Bemærk
2.5
Når feltet er gemt, er det ikke længere muligt at redigere det, og hvis der er fejl i teksten,
skal feltet slettes og oprettes på ny.
Klar til godkendelse
For at en ansøger skal kunne søge et udbud, skal det offentliggøres. Du kan ikke selv
offentliggøre dit udbud, det skal godkendes af ministeriet.
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
31
2 Uddannelsesudbud
Når du har færdiggjort dit udbud, skal du gøre udbuddet klar til godkendelse.
Samme procedure er gældende for Fagretning og Grundforløb 2. del.
2.5.1 Overførsel fra udbudsadministrationssiden
trin 1
Siden Udbudsadministration:
 Marker den eller de studieretninger, der skal godkendes.
Eller:
 Marker alle ved at sætte flueben i det øverste felt.
 Klik på Klar til godkendelse.
Bemærk
Når du har gjort udbuddet klar til godkendelse, kan du ikke længere redigere udbuddet.
trin 2
Nu er udbuddet i tilstanden Klar til godkendelse og afventer den endelige godkendelse.
Her er udbud klar til godkendelse.
Når udbuddet er godkendt, vil det fremgå i kolonnen Tilstand.
Nu er udbuddet godkendt, og ansøger kan søge det, når der åbnes for ansøgninger.
Bemærk
32
Udbuddet kan ikke ses i uddannelsesoversigten, før det er Godkendt til offentliggørelse.
Det betyder, at ansøgerne heller ikke kan se udbuddet, før det har tilstanden Godkendt til
offentliggørelse.
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
2.5 Klar til godkendelse
2.5.2 Overførsel fra udbudssiden
trin 1
På udbudsadministrationen
Klik på fagretningen der skal godkendes.
På fanen Udbud
 Klik på Klar til godkendelse i bundmenuen.
⁞
Bemærk
Når du har gjort udbuddet klar til godkendelse, kan du ikke længere redigere udbuddet.
trin 2
Nu er udbuddet i tilstanden klar til godkendelse.
Når udbuddet er godkendt, vil det fremgå i kolonnen Tilstand.
Her er udbuddet godkendt, og ansøger kan søge det, når der åbnes for ansøgninger.
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
33
2 Uddannelsesudbud
Bemærk
34
Udbuddet kan ikke ses i uddannelsesoversigten, før det er Godkendt til offentliggørelse.
Det betyder, at ansøgerne heller ikke kan se udbuddet, før det har tilstanden Godkendt til
offentliggørelse.
© Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015