1. No category

Orienteringsmøde for lægemiddelleverandører
Tirsdag den 19. maj 2015 fra kl. 12:30 – 16:00
Sted: Danske Regioner, Dampfærgevej 22, 2100 København Ø
Deltagere:




Fra Amgros: Adm. direktør Flemming Sonne (FS), udbudschef Dorthe Bartels (DBS),
seniorspecialist Bente Dam (BDA), seniorspecialist Helle Pasgaard Rommelhoff (HPJ), specialist
Trine Maria Roed (TMR), specialist Ismail Nayef Khdeir (INK), Seniorspecialist Lars Munck (LMU),
projektleder Dan Schütz (DSC), m.fl.
Annemette Skjøttgaard (AS), Afdelingsleder, Hospitalsapoteket Region Midtjylland
Lene Stenbek (LS), Farmaceutisk chef Logistik og Klinisk Farmaci, Sygehusapoteket Region
Sjælland
Repræsentanter for ca. 130 leverandører
Dagsorden
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Generel information fra Amgros v/ Flemming Sonne
Hvordan samarbejder regionernes Lægemiddelkomitésystem, hospitalsapoteker og de kliniske
afdelinger om valg af lægemidler med fokus på rationel farmakoterapi?
v/ Annemette Skjøttgaard, Afdelingsleder, Hospitalsapoteket Region Midtjylland og Lene Stenbek
Farmaceutisk chef Logistik og Klinisk Farmaci, Sygehusapoteket Region Sjælland
Restordrer og audit v/ Lars Munck og Ismail Nayef Khdeir
Leverandørportalen v/ Dan Schütz
Kaffepause Udvalgte emner for udbud 2016
v/ Bente Dam, Dorthe Bartels og Trine Maria Roed
Spørgsmål
Dorthe Bartels (DBS) bød velkommen og orienterede om de forskellige typer leverandørmøder, som
Amgros holder i løbet af året. DBS præsenterede dagens program og gav ordet til Flemming Sonne (FS).
Ad. 1 Generel information fra Amgros v. Flemming Sonne (FS)
FS orienterede kort om Amgros’ organisation og de forskellige grene, som Amgros består af. Amgros har
fået ny bestyrelse i 2014 med mange nye medlemmer herunder ny bestyrelsesformand, som nu er
Sophie Hæstorp Andersen.
For så vidt angår sygehusapotekerlandskabet er der ikke sket de store ændringer i det forgangne år. Der
er ét sygehusapotek i 4 af regionerne, den 5. region har organiseret sig med flere sygehusapoteker.
Størrelsen på sygehusapotekerne spænder bredt, og derfor skal sygehusapotekerne også tilgås
forskelligt.
FS orienterede om nøgletallene for udviklingen på det danske lægemiddelmarked.
De 25 dyreste lægemidler udgør en stor del af omsætningen, i alt cirka 3,4 milliarder DKK i 2014. De nye
lægemidler har mange gode egenskaber, men det er også en bekymring, at de er så dyre, at de driver en
så stor del af væksten i den samlede omsætning. De biologiske lægemidler og lægemidler til behandling
af cancer er nogle af de områder, hvor der er en kraftig omkostningsvækst, og hvor der er mange nye
lægemidler. Væksten drives også af et stigende forbrug.
Herefter overgik FS til præsentere, hvad Amgros ser som de væsentligste aktuelle udfordringer.
En af de væsentligste aktuelle udfordringer er, at der kommer mange rigtig gode nye lægemidler på
markedet, og at priserne på de nye medicinske behandlinger fortsat er stigende. Udviklingen ses også i
KRIS og RADS, som forholder sig til mange nye lægemidler. Ofte stiger forbruget af et lægemiddel, efter
det har været behandlet i RADS regi.
1
Ses der på den samlede lægemiddelomsætning i fremtiden, skønnes omkostningerne at fortsætte med at
stige. Skønnet tidligere for året 2015 var en samlet omsætning på 7,9 milliarder DKK. Med Amgros’
nuværende forecast ligger forventningen dog allerede i størrelsen 8,1 – 8,5 milliarder DKK for 2015. For
2016 skønnes den samlede omsætning at ligge i spændet 9 – 10 milliarder DKK. Et af de største
usikkerhedsmomenter er i hvilket omfang, der kommer nye produkter på markedet, og i hvilken
udstrækning regionerne ibrugtager biosimilære præparater.
FS præsenterede en oversigt over vækstraterne i Amgros’ omsætning.
FS omtalte, at det er en udfordring at få ønsket om kvalitet til at hænge sammen med økonomien. De
overvejelser om midler til at skabe en bedre sammenhæng følger tre spor, som handler om logistik,
faglighed i form af lægemiddelvalget og endelig behandlings- og kvalitetsniveauet.
Nogle af de tiltag, som Amgros ser på, er blandt andet at samarbejde tættere med de andre nordiske
myndigheder omkring nordiske lægemidler. Ser man på det nordiske lægemiddelmarked, er
organiseringen i Danmark dog mere simpel end i andre nordiske lande, og der er stor forskel i
lægemidlernes udleveringsstatus alt efter, hvilket land der er tale om. Amgros undersøger også, hvordan
tingene gøres i andre lande i EU.
FS orienterede om kommende patentudløb, som følges tæt af Amgros. Særligt på de biologiske
lægemidler, som har stor omsætning, forventes der øget konkurrence. Amgros ser det som vigtigt, at der
er et marked med biosimilære præparater som et alternativ.
FS gik herefter over til at tale om de spørgsmål, der melder sig for fremtiden. En af udfordringerne bliver,
hvordan sundhedsvæsnet kommer til at se ud i fremtiden. Forventningen er, at der kommer kortere og
færre indlæggelser. I Amgros skal der tages højde for den betydning, som det får for hele organiseringen
af lægemiddelforsyningen. Det er også en udfordring at få løst problemstillingen om, hvordan vi får råd til
de nye behandlinger. Endelig er der snart valg, derfor er der lidt stilstand p.t. omkring regionerne.
Afslutningsvist nævnte FS en række øvrige fokusområder i Amgros, herunder indkøb på andre områder
end lægemidler, fortsat udvikling af RADS sekretariatet, øget fokus på logistik og restordrer og udvikling
af klar til brug lægemidler. Herudover vil der være øget fokus på monitorering og opfølgning på tværs af
landet og på Amgros’ samarbejde med regioner, sygehusapoteker og ikke mindst leverandørerne, som er
en meget vigtig samarbejdsparter for Amgros. Det er i begge parters interesse, at samarbejdet er så tæt
som muligt.
FS pointerede, at der er meget stor fokus på økonomi, det er langt det væsentligste fokusområde. Alle
gode ideer fra leverandørerne til at bringe omkostningerne ned modtages gerne af Amgros.
Herefter overgik FS til spørgsmål fra salen. Det blev kommenteret, at når der er øget produktivitetskrav
til regionerne og screeningskrav på nationalt niveau, medfører det også, at der kommer flere patienter
igennem systemet. Det er også en af grundene til, at den samlede omkostning til lægemidler stiger. FS
erklærede sig enig, men bemærkede, at et øget forbrug og kvalitet desværre ikke altid følges ad.
Der var ikke flere spørgsmål.
Ad. 2 Hvordan samarbejder regionernes Lægemiddelkomitésystem, hospitalsapoteker og de
kliniske afdelinger om valg af lægemidler med fokus på rationel farmakoterapi? v/ Annemette
Skjøttgaard (AS), Afdelingsleder, Hospitalsapoteket Region Midtjylland og Lene Stenbek (LS),
Farmaceutisk chef Logistik og Klinisk Farmaci, Sygehusapoteket Region Sjælland
Lene Stenbek (LS), Farmaceutisk chef Logistik og Klinisk Farmaci, Sygehusapoteket Region Sjælland
lagde ud med et oplæg, der centrerede sig om baggrunden for det konkrete lægemiddelvalg til hver
enkelt patient.
LS gennemgik lægemiddelkomitesystemet, dets organisation og sammensætning. Der er én regional
lægemiddelkomite med 14-15 medlemmer. Komiteen afgør lægemiddelvalget ud fra en samlet vurdering
af effekt, sikkerhed og pris på en evidensbaseret tilgang. Komiteernes medlemmer er sammensat for at
skabe sammenhæng og sikkerhed i medicinering på tværs af sektorer i regionen. De vigtigste
2
samarbejdspartnere er; Danske Regioner/RADS, Sundhedsstyrelsen, de lægefaglige selskaber, regionens
primærsektor, der varetager primærsektorens interesser og sygehusapotekerne.
RADS og KRIS leverer input til den regionale lægemiddelkomite, og det samme gør andre nationale
behandlingsvejledninger. Specialistgrupperne gennemgår baggrundsmaterialet, behandler dem og tager
stilling til dem i en lokal kontekst. Der kan for eksempel være problemer i forhold til overgang til en ny
behandlingsvejledning.
Når lægemiddelkomiteen udarbejder rekommandationer, så går man i lægemiddelkomiteen fra over
8.000 varenumre til cirka 3.000 varenumre som led i lægemiddeludvælgelsesprocessen.
Lægemiddelvalget fra lægemiddelkomiteen til patient går gennem en række faser: specialistgrupperne
laver indstillinger, Lægemiddelkomiteen rekommanderer, og lægemiddelvalget føres videre til de
elektroniske patientjournaler. Endelig er opfølgning på forbrugsmønstre og monitorering også en del af
lægemiddelkomiteernes arbejde.
LS eksemplificerede de input, som komiteerne får fra RADS og KRIS. Alene i 2014 er der kommet 7 nye
behandlingsvejledninger og 22 opdateringer til eksisterende behandlingsvejledninger fra RADS. Fra KRIS
er der blevet anbefalet 11 nye lægemidler i 2014.
Specialistgrupperne udarbejder forslag til lægemiddelrekommandationer og laver sagsfremstillinger til
lægemiddelkomiteens godkendelse. De forholder sig også til og kommenterer på forbrugsmønstre.
Herudover giver lægemiddelkomiteerne også input til de sundhedsfaglige råd og udarbejder og
vedligeholder en række vejledninger omkring medicinering. For eksempel lægemiddelordination,
medicingennemgang mv., det vil sige arbejdsgangene omkring patientens medicinering.
Afslutningsvist præsenterede LS en slide med komiteernes kontaktoplysninger.
Annemette Skjøttgaard (AS) fik herefter ordet. AS er afdelingsleder i Region Midtjyllands regionalhospital
(det samme som et sygehusapotek) og har ansvar for indkøbsfunktionen ved indkøbsafdelingen. Fokus i
hendes oplæg var på klinisk farmaci.
Begrebet er ikke nyt, men begrebets indhold har ændret sig, og det fylder stadigt mere. Fokus flytter sig
med tiden og handler nu meget om kvalitet og sikkerhed, økonomi og utilsigtede hændelser.
Klinisk farmaci indgår på 3 niveauer; ledelsesniveauet, afdelingsniveauet og endelig patientniveauet, hvor
farmakologer og farmaceuter er med til ordinere medicin til den enkelte patient. AS fortalte om
forståelsen på afdelingsniveauet, som blandt andet indebærer tilstedeværelse i medicinrummet,
overvågning af forbrug og håndtering af restordrer i samarbejde med Amgros.
AS uddybede herefter sammenhængen mellem afdelingernes standardsortiment, varekataloget og
rekommandationerne. Varekataloget bliver brugt som udgangspunkt for rekommandationer på nationalt
og regionalt niveau. Afdelingens standardsortiment er for størstedelens vedkommende fra
rekommandationerne, men der er også lægemidler fra varekataloget, som er med i standardsortimentet,
og som ikke er med i rekommandationerne. I forhold til de oplysninger om lægemidlerne, som lægges
ind i EPJ, fortalte AS, at lægen har fri ordinationsret, men at det typiske er, at der ordineres ud fra
afdelingens standardsortiment.
AS opfordrede afslutningsvist til, at leverandørerne i større omfang fortalte sygehusapotekerne, når der
var nyt om lægemidlerne af relevans for SPC, og når de havde været på besøg på en afdeling.
Henvendelsen må meget gerne være på e-mail og skal helst angive, hvad henvendelsen primært har
relevans for. For eksempel logistik eller klinisk farmaci ude på afdelingerne eller forhold, der er relevante
for produktionen på sygehusapotekerne af egne produkter og færdigtilberedning, for eksempel
holdbarhed, densiteter, og lign.
LS og AS overgik herefter til spørgsmål fra salen.
Der blev spurgt ind til, om der er et centralt sted, hvor leverandørerne kan rapportere SPC relevante
oplysninger til sygehusapotekerne. DBS forklarede, at det ikke er en mulighed p.t., men at det er en
rigtig god ide.
3
Der blev også spurgt til, hvordan der monitoreres i Region Midtjylland. Hertil blev det svaret, at man
nogle gange monitorerer på afdelingsniveau, men at der i stigende grad er tale om
monitoreringsrapporter på regionalt niveau. I Region Midtjylland monitoreres i øvrigt ved at binde
refusionsmodellen op omkring de regionale og nationale rekommandationer.
Der var et ønske om at høre, hvilke lægemiddeloplysninger der bliver lagt ind i EPJ. Det blev oplyst, at
man i Region Midtjylland ser lægemiddelnavnet, men man kan søge på det generiske navn, hvorved man
får vist en række lægemidler. Desuden kan man se, om lægemidlet er rekommanderet, og om det er en
del af standardsortimentet. LS oplyste, at det skal være lægefagligt vurderet og signeret, for at man kan
fravige det, der en del af standardsortimentet og rekommanderet i Region Sjælland.
Endelig var der en drøftelse af samarbejdet med Sundhedsstyrelsen omkring stabilitetsdata, hvor flere
udtrykte ønske om, at dialogen med Sundhedsstyrelsen blev bedre, og at Sundhedsstyrelsen i højere
grad godkender data, som allerede er accepteret i udlandet. DBS kommenterede, at det også er
udfordringer omkring IT-løsninger, der spiller ind.
Ad. 3 Restordrer og audit v/ Lars Munck og Ismail Nayef Khdeir
Lars Munck (LMU) indledte sit oplæg med at fortælle, at han med oplægget gerne vil vise de problemer,
Amgros står overfor i forhold til restordrer, og de initiativer der er sat i gang for at imødegå
restordreproblematikkerne.
Siden august 2014 har der i gennemsnit være over 100 varenumre pr. uge, som ikke bliver leveret og i
nogle perioder op over 180 varenumre i restordre. På ordrelinjeniveau (ca. 25.000 i alt) kommer 94% af
de bestilte lægemidler til tiden, 5% bliver leveret op til 14 dage for sent, og endelig leveres 1% mere end
14 dage for sent hver måned.
LMU fortalte, at restordrerne udgør en stor logistisk udfordring. Det kræver meget dialog, for at Amgros
kan følge hver restordresituation, og for at Amgros kan informere sygehusapotekerne og afdelingerne
om, hvilken medicin der er til rådighed og grunden til, at noget medicin ikke kan leveres.
Amgros skal også finde alternative forsyninger, og nogle gange er det nødvendigt at importere
erstatningslægemidler fra andre lande, som kræver, at der først søges om udleveringstilladelse fra
Sundhedsstyrelsen. Herudover skal der laves nye vejledninger for at sikre, at der ikke sker utilsigtede
hændelser og skift af varenumre i hele logistikkædens IT-systemer, hver gang en anden vare anvendes.
LMU illustrerede den aktuelle restordresituation ved at vise en liste over de 34 leverandører, som har
restordrer per 15. maj 2015.
Herefter var der en række spørgsmål fra salen.
Flere efterspurgte muligheder for at kommunikere bedre elektronisk med Amgros. Det blev oplyst, at det
var noget, som Amgros ville kom ind på senere på leverandørmødet.
Der blev spurgt, hvorfor oplysningerne skal komme direkte fra leverandøren i stedet for grossisterne.
LMU svarede, at eftersom det er leverandørerne, som Amgros indgår kontrakt med, er det hos
leverandørerne, at Amgros efterspørger de vigtige oplysninger om restordrer. En af de tilstedeværende
grossister oplyste, at de har et godt samarbejde med Amgros, og at de deler oplysninger i videst mulig
udstrækning.
Der blev spurgt ind til, om ikke leveringsikkerhed kan udgøre en del af udbudskriterierne. LMU oplyste, at
det overvejes. FS oplyste, at årsagerne til restordrer er forskelligartede, og at alle typer af
lægemiddelvirksomheder oplever restordrer (både originalproducenter, generiske producenter og
parallelimportører). Problemerne kan desuden opstå både i og uden for Danmark. Amgros forsøger at
forbedre resultaterne ved at forbedre informationsniveauet og ved at opfordre leverandørerne til at
arbejde tættere sammen med Amgros om at løse restordreproblemerne. FS nævnte også, at selvom de
danske leverandører først får oplysninger sent fra deres eget bagland, er det vigtigt, at de videregiver
oplysningerne til Amgros så hurtigt som muligt.
LMU kom herefter med en række forbedringsforslag til leverandørerne:
1. Leverandøren skal sikre et tilstrækkeligt lagerniveau, så alle varer kan leveres.
4
2.
3.
Hvis der opstår restordrer, vil Amgros gerne have tidlig og pålidelig information om restordrer.
Leverandøren skal oplyse, hvornår restordren starter og slutter, og hvad årsagen til restordren er.
Når Amgros ikke har oplysninger om sluttidspunktet af restordren, er det svært at have en effektiv
forsyning.
LMU opfordrede til, at forslag til forbedringer omkring de daglige ordrer sendes per e-mail til enten
[email protected] eller [email protected].
Herefter overgik LMU til at præsentere to nye initiativer fra Amgros’ side. Det første initiativ er et nyt
værktøj på Leverandørportalen, som blandt andet giver hver leverandør overblik over de varer, som
leverandøren har i aktuel restordre. Leverandøren får hermed et forbedret overblik over sine restordrer
og mulighed for at forbedre dialogen med Amgros.
Det næste initiativ er forbedrede estimater. Sammen med sygehusapotekerne prøver Amgros at sikre, at
afvigelser i forbrug i forhold til udmeldte estimater løbende ajourføres, og at leverandørerne får
reviderede estimater per e-mail fra Amgros i løbet af kontraktperioden. LMU pointerede, at de reviderede
estimater, der sendes ud, er for det salg, der allerede har været lagt sammen med det forventede
forbrug i restløbetiden af kontrakten.
Amgros håber, at initiativerne vil sikrer et bedre flow i restordresituationen og bedre dialog med
leverandørerne.
Afslutningsvist efterlyste LMU en bedre kommunikation omkring lukkedage. Amgros vil meget gerne
modtage information om lukkedage i et standardformat, som indeholder oplysninger om:
Leverandørens navn/produkt: x
Seneste ordretidspunkt: x
Leveringsdato: x
Senere ordre leveres: x
Evt. bemærkninger: x.
LMU’s præsentation bliver lagt ud på Leverandørportalen med et Excel ark, der kan anvendes af
leverandørerne til at rapportere lukkedage. På Leverandørportalen står der også, hvornår de enkelte
sygehusapoteker er lukket. Det er vigtigt at understrege, at selvom en leverandør meddeler Amgros en
lukkeperiode, så løser det ikke leverandøren fra dennes ansvar i henhold til rammekontrakten til at levere
inden for tre hverdage. Leverandøren er forpligtet til at sørge for, at der enten ikke er lukket i mere end
tre hverdage og/eller at sørge for et nødberedskab.
Ad. 4 Leverandørportalen v/ Dan Schütz (DSC)
Dan Schütz (DSC) orienterede efter pausen om Leverandørrummet, som er leverandørens egne e-sider,
og som vedrører leverandørens egne varer og tilbud. ”Mine firmasider” er en leverandørspecifik portal for
hver enkelt leverandør.
Amgros publicerer her orienteringsskrivelser og de rammeaftaler, der indgås med Amgros. Amgros vil i
fremtiden ikke længere kræve fysisk underskrift fra leverandøren på rammekontrakten. Også aftaler om
forlængelser og de tilbud, som leverandøren har afgivet til Amgros de seneste 12 måneder, lægges her.
Det er kun det senest afgivne tilbud på hvert udbudsnummer, der kan ses. Det er også her, at
leverandørens stregkodeinformationer skal oplyses. Endelig findes der informationer om restordrer på
udestående Amgros ordrer, hvor leverandøren også elektronisk kan sende informationer om restordrer til
Amgros.
DS gennemgik en række skærmbilleder fra Leverandørportalen. Når leverandøren har indtastet
informationer om restordrer, så kvalitetstjekkes de af Amgros Kundeservice, inden de godkendes som en
oplysning inde på Leverandørportalen. For forventede restordrer har leverandøren mulighed for at sende
e-mails direkte via portalen.
Der blev spurgt til og svaret bekræftende på, at leverandøren bliver adviseret hver gang, Amgros
uploader nye dokumenter på ”Mine firmasider”.
Der blev spurgt til, om det er alle varer, som leverandøren har, der vises, eller om det kun er de varer,
hvor leverandøren har kontrakt med Amgros, hvortil det blev svaret, at det kun er de varer, som
5
leverandøren har kontrakt med Amgros på. Ordretildelingen og kontrakten ligger på hjemmesiden, så
længe kontrakten er gældende.
Der blev spurgt til, hvornår tilbud bliver vist på leverandørens sider. Der blev svaret, at det sker, når
Amgros har færdigbehandlet leverandørens tilbud.
Der blev spurgt ind til, om der kan gives login til særlige dele af leverandørens sider. Hertil blev der
svaret benægtende, alle personer med login har adgang til at se alle leverandørens oplysninger.
Der var herefter en drøftelse af, hvad man kan se vedrørende restordrerne. Der blev spurgt, om det er
muligt at se, hvor i landet restordren er opstået, hvortil der blev svaret, at det kan man ikke. Man kan
også kun se, om ordren er i rest eller ej. Man kan ikke se servicegraden. Det er først, når varen er
leveret, at varen bliver fjernet fra restordreoversigten.
Der blev spurgt, hvornår den nye løsning træder i kraft, hvortil der blev svaret, at det sker den 29. maj
2015.
Ad. 3 Restordrer og audit v/ Lars Munck og Ismail Nayef Khdeir
Herefter fortsatte leverandørmødet med anden halvdel af 3. punkt på dagsordenen: Lageraudit ved
Ismail Khdeir (INK).
Amgros lavede det første lageraudit tilbage i 2012 for at sikre leveringsforsyningen til
sygehusapotekerne. Amgros ser blandt andet på de lægemidler, der er i restordre allerede fra
indkøbsperiodens start. Et af formålene med lageraudit er netop at sikre, at lageret opbygges til
indkøbsperiodens start, fordi restordrer ved indkøbsperiodens start er forbundet med stort
ressourcespild, især på kritiske lægemidler. Hvis der ikke kan findes et erstatningsprodukt på det danske
marked, så kan Amgros købe IRS-lægemidler fra udlandet, som ofte er meget dyrere. Det betyder, at
restordreerstatningen kan blive dyr for leverandøren.
INK gjorde opmærksom på kravet om lageropbygning inden indkøbsperiodens start, og at lageret i den
første måned kun må reduceres med det faktiske antal købte lægemidler. For resten af perioden gælder,
at der skal være et ”passende lager”. I nogle kontrakter står der en specifik lagerstørrelse. Kravene til
lager står i pkt. 6 i rammekontrakten.
Herefter orienterede INK om, hvad det betyder, når Amgros laver audit i form af brevaudit eller fysisk
audit.
Om brevaudit: De udbudsansvarlige og Amgros Kundeservice ser på, hvilke lægemidler der kunne være
interessante at tjekke lagerstatus for. Leverandøren har efter henvendelsen fra Amgros 7-10 dage til at
indsende dokumentation for lager. Hvis leverandøren har lageraftaler med grossister, er det også kopi af
lagerstatus fra grossisten, man skal sende til Amgros. Dokumentation for eget lager og grossistens lager
skal trækkes samme dag. Hvis lægemidlerne har en restholdbarhed på under 12 måneder, så må varerne
ikke tælles med.
Om fysisk audit: Amgros sender et brev om, hvornår Amgros kommer på audit og beder om at oplyse,
hvor lageret er beliggende. Der vil komme 1-2 personer fra Amgros, og en audit tager typisk 1-2 timer.
Amgros beder om en liste over, hvor varerne ligger på lageret og har herudover en generel dialog om
lageret.
INK informerede om resultatet af Amgros’ lageraudit 2015. Amgros så nærmere på 30 lægemidler hos 12
leverandører. 17 ud af 30 lægemidler (57 %) overholdt ikke kravet om 3 måneders lager ved
indkøbsperiodens start. Af de lægemidler, som ikke overholdt kravet om 3 måneders lager, opfyldte 14
lægemidler (82 %) mindre end 40 % af lagerkravet. Af de auditerede lægemidler gik 30 % i restordre
ved indkøbsperiodens start 1. april 2015.
Der blev spurgt ind til kriterierne for udvælgelse til audit. Hertil blev det svaret, at Amgros blandt andet
ser på, om der ved indkøbsperiodens start sker et leverandørskifte. Desuden ses på, om der er nogle
leverandører, som har en historik med restordrer, og om der er tale om kritiske lægemidler, det vil sige
sygehusforbeholdt medicin med én leverandør på markedet, hvor Amgros i en potentiel restordresituation
vil få svært ved at skaffe et erstatningsprodukt.
6
Der blev af flere spurgt ind til forbrugsestimaterne i forhold til lagerkrav. Hertil blev der svaret, at der er
plads til forbedringer i forbrugsestimaterne, det er derfor Amgros har iværksat projekter med at udsende
estimater løbende i indkøbsperioden. DBS oplyste, at Amgros har undersøgt, om unøjagtige
forbrugsestimater kan være en årsag til restordrer, men at det ikke ser ud til at være tilfældet. På ny
lancerede lægemidler er det ikke sikkert, at der er specifikt lagerkrav i rammekontrakten, fordi det
konkrete forbrug endnu ikke er kendt. Det kan ændre sig i løbet af indkøbsperioden.
Der blev spurgt til konsekvenserne af, at lagerkravene ikke overholdes. Hertil blev svaret, at manglende
overholdelse af lagerkravet kan udgøre en væsentligt misligholdelse, som i yderste konsekvens kan føre
til ophævelse af kontrakten. FS indskød her, at når Amgros stiller krav om 3 måneders lager, så er det
fordi Amgros har vurderet, at der er behov for et lager på netop den størrelse. Man skal som leverandør
tænke på lagerkravet, når man overvejer, om man skal byde på en kontrakt. Det blev fra salen
kommenteret, at hvis man som leverandør opbygger 3 måneders lager, og Amgros ikke aftager noget af
lageret, så har leverandøren et problem. Kommentaren blev taget til efterretning.
Ad. 5 Udvalgte emner for udbud 2016 v/ Bente Dam, Dorthe Bartels og Trine Maria Roed
DBS, BDA og TMR gennemgik udvalgte emner vedrørende Amgros’ udbud, som leverandørerne skal være
opmærksomme på.
Bente Dam (BDA) indledte med at fortælle om ændringer i standard udbudsmaterialet. Rammekontrakten
er blevet inddelt i punkter, og Amgros har forsøgt at gøre sproget mere forståeligt. Der er også blevet
indført mulighed for en præaftaleperiode og en postaftaleperiode. Hvis begge parter er interesseret i at
starte tidligere, eller at der leveres længere end indkøbsperioden, så er der nu mulighed for, at parterne
kan have en dialog omkring det.
Ændringer til stregkoder skal registreres af leverandørerne selv på Leverandørportalen.
BDA orienterede om, at Amgros arbejder med flere nye virkemidler i form af specialtilrettede
udbudsmaterialer. Jo lavere prisen for et lægemiddel er, jo sværere er det også at fastholde leverandører
på markedet. Hvis der kun er én kontrakt med lav pris, forsvinder konkurrenterne nogle gange fra
markedet, fordi det ikke er interessant at blive på markedet. Amgros vil gerne optimere betingelserne for
de leverandører, som leverer til de danske sygehuse. Derfor undersøger Amgros, hvordan Amgros kan
medvirke til at sikre, at Danmark er et interessant land at afgive tilbud i, og hvordan restordresituationer
kan formindskes.
Nogle af virkemidlerne er at afholde udbud med to vindere. I andre tilfælde prøver Amgros at medvirke til
at opbygge større lagre af særligt kritiske lægemidler. Til eksempel er der nu for 20 udvalgte cytostatika
lægemidler 8 ugers lager.
Der blev spurgt ind til, om ikke fastmængdeudbud på modne lægemidler kunne være en fordel. BDA
svarede, at det er noget, som Amgros også kigger på. Det blev også kommenteret, at
fastmængdeforpligtelserne bør udgøre hovedparten af estimatet, og at med bedre estimater/et fikseret
købsforbrug for de modne produkter, så kan leverandørerne også give meget bedre priser. FS svarede
hertil, at forbruget over tid påvirkes af mange forhold i markedet, eksempelvis ændrede guidelines. DBS
indskød, at mængden af lægemiddeludbuddene gør, at Amgros ikke kan behandle alle lægemidlerne
individuelt. Amgros forsøger at gruppere lægemidlerne og anlægge en differentieret tilgang alt efter
markedsforholdene på det konkrete marked. Amgros er opmærksom på, at problemet ofte er
generelt/globalt, men vil gerne have afdækket, i hvilken udstrækning forholdene kan påvirkes via lokale
initiativer. Et andet forsøg er at anvende maksimalpris på erstatningsprodukter. For
primærsektorprodukterne overvejer Amgros at lave længere kontrakter.
BDA nævnte, at Amgros herudover også ser på nye behov ude på sygehusene og kører et pilotprojekt
med dosisdispenseringsmaskiner samt ser på klar til brug lægemidler og automatiserede
tilberedninger/og andre nye løsninger, som kan påvirke Amgros’ udbud.
Herefter gennemgik BDA udbudsforløbet for standardudbuddene 2016. Amgros arbejder på at publicere
de fleste udbud inden sommerferien. Hvis Amgros publicerer senere, så tilstræber Amgros at give en
længere tilbudsfrist, som så vidt muligt ligger efter sommerferien. Derudover vil der ikke blive publiceret
nye udbud fra 26. juni til 10. august 2015. Amgros tilstræber at give leverandørerne længst mulig
7
tilbudsfrist, men andre omstændigheder for eksempel RADS arbejdsprocesser gør, at udbuddene kan
komme løbende over hele året.
Markedsføringstilladelsen skal være på plads inden 30. september 2015, hvis lægemidlet ikke er i taksten
på tidspunktet for tilbuddets afgivelse. BDA gjorde opmærksom på fristen for priser i Medicinpriser.dk,
som er er den 29. februar 2016. Orienteringsskrivelser påbegyndes udsendt i oktober måned. Amgros
tilstræber, at der er 5 måneder til lageropbygning. Hertil blev det kommenteret, at nogle leverandører
har længere leadtime. DBS svarede, at det i så fald er vigtigt, at Amgros bliver informeret herom hurtigst
muligt.
I rammekontrakten er der en kontraktforlængelsesmulighed. Amgros vil gerne have information, inden
fristen for kontraktforlængelse er udløbet, hvis leverandøren er ny på markedet eller har et nyt attraktivt
produkt, eller hvis leverandøren allerede har en kontrakt og ved, at man ikke kan levere i
forlængelsesperioden.
Der blev spurgt ind til mulighederne for at blive adviseret i god tid, når der kommer udbud, som ikke
følger Amgros normale udbuds årshjul. Hertil blev det oplyst, at Amgros gør sit bedste for at informere
bedst muligt og tidligst muligt. Kontraktforlængelser bliver varslet med 6 måneder.
Herefter tog Trine Maria Roed (TMR) ordet og holdt et oplæg om processen, når leverandører ønsker at
overdrage rammekontrakter med Amgros til en anden leverandør.
Betingelserne for overdragelse er kort beskrevet i pkt. 16 i rammekontrakten. Det er vigtigt, at
leverandørerne giver Amgros besked hurtigst muligt om en nødvendig overdragelse. Under ”Nyheder og
ofte stillede spørgsmål” på Leverandørportalen, ligger der et notat om overdragelse af rammekontrakter,
som man som leverandør bør læse, inden man kontakter Amgros om overdragelsen. Alle de oplysninger,
som skal indsendes til Amgros, står i varelisten, der er et tillæg til rammekontrakten.
TMR orienterede om de dokumenter og oplysninger, man som leverandør skal vedlægge og som blandt
andet er:

§ 39 tilladelse (engrosforhandlertilladelse udstedt af Sundhedsstyrelsen).

Gensidigt underskrevet dokument hvor det fremgår, at overdragelsen er godkendt af begge
leverandører. Det skal fremgå, hvornår overdragelsen træder i kraft.

Tro og loveerklæring fra den nye leverandør om gæld til det offentlige fra det nye firma.

Begrundelse for den ønskede overdragelse af kontrakten.

Firmanavn adresse mv. og e-mailadresse på den nye leverandør.

Varen og den nye leverandør skal være i Medicinpriser.dk (Amgros kan ikke overdrage produktet til
et firma, som ikke er i Medicinpriser.dk).

Ændring af varenummer, distributør eller lignende. Som regel sker der for eksempel
pakningsændringer, som er vigtige at få oplyst om til Amgros.
TMR oplyste, at oplysningerne skal indsendes så tidligt som muligt, og helst en måned til 14 dage inden
overdragelsen skal træde i kraft. Send også gerne mest mulig information i så god tid, som det
overhovedet er muligt.
Det blev kommenteret, at leverandørens repræsentanter ikke altid har viden om en overdragelse før sent
i overdragelsesforløbet.
Der blev endelig spurgt, om Amgros ser overdragelser til en konkurrent ved restordrer. DBS oplyste, at
det Amgros oplever mest er, at leverandøren i restordresituationer selv afsøger markedet og oplyser
Amgros om, hvor Amgros kan købe en erstatningsvare. I de tilfælde er der ikke tale om, at leverandøren
overdrager sin rammekontrakt med Amgros.
Ad. 6 Spørgsmål
Der var i programmet sat tid af til yderligere spørgsmål fra leverandørerne.
De fleste spørgsmål var blevet stillet i løbet af mødet, så DBS afsluttede mødet med at sige, at Amgros
rigtig gerne vil gøre det bedre, men har brug for leverandørernes input. Det er et fælles ansvar, at vores
systemer optimeres mest muligt, af hensyn til patienterne.
8