Prækvalifikationsmateriale

Begrænset EU-UDBUD
Tjenesteydelse
Prækvalifikationsmateriale for
Udskiftning af økonomisystem, samt
anskaffelse og implementering af
integrerede systemer til projektstyring
Bekendtgjort 25.9.2015
Indholdsfortegnelse
1. Indledning ................................................................................................................................... 3
1.1 Generel beskrivelse af udbuddet...................................................................................... 3
1.2 Ordregivers fremtidige kontrakt ........................................................................................ 4
1.3 Opgavens omfang............................................................................................................ 4
1.4 Tildeling af aftale .............................................................................................................. 4
1.5 Kontraktperiode................................................................................................................ 4
2. Formalia ...................................................................................................................................... 4
2.1 Udbudsform ..................................................................................................................... 4
2.2 Formkrav.......................................................................................................................... 5
2.3 Sprog ............................................................................................................................... 5
2.4 Ejendomsret..................................................................................................................... 5
2.5 Spørgsmål til anmodningsmaterialet ................................................................................ 5
2.6 Ansøgningssfrist .............................................................................................................. 6
2.7 Åbning af de indkomne ansøgninger ................................................................................ 6
2.8 Vedståelsesfrist for ansøgning ......................................................................................... 6
2.9 Aftalegrundlag .................................................................................................................. 7
2.10 Delområder .................................................................................................................... 7
2.11 Alternative bud ............................................................................................................... 7
2.12 Konsortier ...................................................................................................................... 7
2.13 Ordregivers forbehold .................................................................................................... 7
2.14 Udvælgelseskriterier ...................................................................................................... 7
2.15 Bilag............................................................................................................................. 11
Bilag 1 - Baggrundsinformation ..................................................................................................... 12
Bilag 2 - Udelukkelsesforhold ........................................................................................................ 19
Bilag 3 - Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige ................................... 20
Bilag 4 - Referenceliste ................................................................................................................. 21
Bilag 5 - Tidsplan .......................................................................................................................... 22
Bilag 6 - Støtteerklæring ............................................................................................................... 23
Bilag 7 - Forbeholdsliste................................................................................................................ 24
Bilag 8 - Virksomhedsoplysninger ................................................................................................. 24
Side 2 af 25
1. Indledning
1.1 Generel beskrivelse af udbuddet
De tre Væksthuse (VH), Væksthus Syddanmark, Væksthus Sjælland og Væksthus Hovedstadsregionen, styrer i dag projekter og økonomi ved hjælp af en vifte af forskellige og usammenhængende it-programmer samt regneark. Dette gør det for omstændeligt for VH, at tilbyde
sine projektledere og samarbejdspartnere effektive og moderne projektstyringsredskaber, gør
det tidskrævende for konsulenter i marken at registrere sine timer og udlæg, og påtvinger
controllere og regnskabsmedarbejdere unødigt tunge og ressourcekrævende arbejdsopgaver
med økonomistyring af projekter og rapportering til egen ledelse og til Erhvervsstyrelsen
(ERST).
Forholdene gør endvidere, at risikostyringen i Væksthusene ikke er optimal, og at fejl derfor
kan opstå.
Med den udvikling og voksende efterspørgsel, som Væksthusene oplever, er det derfor nødvendigt at udskifte og effektivisere de bærende styrings- og administrative systemer.
De tre væksthuse har derfor besluttet sig for at udbyde opgaven på ”Udskiftning af økonomisystem, samt anskaffelse og implementering af integrerede systemer til projektstyring” herefter kaldet ERP.
De tre Væksthuse udarbejdet en businesscase for såkaldte ERP-løsninger, som er integrerede
it-systemer til varetagelse af økonomi- og projektstyring, dokumenthåndtering og videndeling,
HR-opgaver og af ledelsesrapportering. Det er tanken, at den nye løsning skal erstatte de enkeltstående programmer og regneark, som anvendes i dag, og dermed afskaffe meget dobbeltregistrering af samme data i forskellige systemer.
En anden effekt af at ERP-løsningen er integreret er, at arbejdsgange kan oprettes i systemerne. Det betyder dels, at processer og procedurer i Væksthusene i højere grad kan standardiseres og effektiviseres og at ’best practice’ for en lang række opgaver kan udvikles og deles på
tværs af Væksthusene.
Den ordregivende myndighed er:
Væksthus Hovedstadsregionen
Fruebjergvej 3
2100 København Ø
Opgaven udbydes for og i samarbejde mellem Væksthus Hovedstadsregionen, Væksthus Syddanmark, og Væksthus Sjælland.
Med betegnelsen Ordregiver henvises i det følgende til ovenstående.
Tidsplan for projektet:
Tidsplan for udbuddet findes i Bilag 5
01.02.2016 Kontraktstart
01.02.2016 - 31.12.2016 Implementering af ERP løsning
Senest 1.1.2017 – ERP løsningen er klar til brug i alle tre Væksthuse
Side 3 af 25
1.2 Ordregivers fremtidige kontrakt
Valg af leverandør er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter.
Rammeaftalen forudsættes indgået med en leverandør i form af nedenstående aftaletype:
Eneleverandøraftale
Der prækvalificeres 5-7 Tilbudsgivere i dette begrænsede EU - udbud.
Ordregiver og den valgte tilbudsgiver er forpligtet til udelukkende at anvende den indgåede
k02-kontrakt
Rammeaftalen har et samlet budget på 3.000.000-5.000.000 danske kr. ekskl. moms.
Beløbet dækker indkøb, implementering og drift af systemet i 4 års periode.
1.3 Opgavens omfang
Opgavens omfang dækker udskiftning af vores nuværende Microsoft C5 økonomisystem, samt
integrerede systemer til projektstyring, BI/Rapportering, Dokumentstyring, HR og Løn jævnfør
modellen under punkt 4 i materialets Bilag 1.
Se pkt. 1.1 og Bilag 1 for uddybende information omkring opgavens omfang.
Ydelsen er optaget i direktivets Bilag II A under kategori Programpakke til virksomhedsressourceplanlægning (ERP) (CPV 48451000)
1.4 Tildeling af aftale
Aftalen bliver tildelt ud fra kriteriet ”Det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, som nærmere
beskrevet i det endelige udbudsmateriale.
Underkriterierne og vægtningen specificeres i det endelige udbudsmateriale
1.5 Kontraktperiode
Kontraktperioden er fra den 1.2.2016 og til og med den 31.1.2020.
2. Formalia
2.1 Udbudsform
Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets
direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige
vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.
Udbudsforretningen er derfor omfattet af EU's udbudsregler. Det medfører, at Ordregiver
er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med tildeling af
kontrakt I den forbindelse ønsker Ordregiver at henlede tilbudsgivers opmærksomhed
på,
at Ordregiver er berettiget til og kan være forpligtet til at se bort fra et tilbud, der
ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder
væsentlige uklarheder;
at Ordregiver ikke tillader at tilbudsgiver fremkommer med ændringer til tilbuddet
Side 4 af 25
efter tilbudsfristens udløb
2.2 Formkrav
Anmodningsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 1 eksemplar.
Det samlede anmodningsmateriale skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på USB-nøgle. I
tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det
skriftlige materiale.
Alle anmodningsdele og bilag skal være kompatibelt med Microsoft Word/Excel, eller i pdfformat.
Ansøgningens udformning skal følge systematikken i materialet.
Det er vigtigt, at ansøger forholder sig til alle punkter i materialet, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af dette.
Alle forhold i materialet skal være indregnet i ansøgningen.
2.3 Sprog
Ansøgning samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan
bilagsmateriale af generel eller teknisk karakter tillige være på engelsk. Såfremt udbyder anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgiver regning.
2.4 Ejendomsret
Anmodningsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke
blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af ansøgning og tilbud eller for udarbejdelse af materiale.
2.5 Spørgsmål til anmodningsmaterialet
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige via e-mail, og rettes
til:
Væksthus Syddanmark
Forskerparken 10 D/E
5230 Odense M
Att. Jens Peter Bech
E-mail: [email protected]
Tlf.: +45 41 99 98 13
Med emnet: "Spørgsmål – prækvalifikation ERP-Løsning” senest den 12.10.2015 kl. 10.00.
Svar på spørgsmål sendes ud senest den 26.10.2015
Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der
fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, hvis det er muligt at besvare dem senest 6
dage inden ansøgningsfristens udløb.
Side 5 af 25
Alle spørgsmål og besvarelser til prækvalifikationen vil i anonymiseret form blive bekendtgjort
på www.startvaekst.dk/vhsyddanmark.dk/eu_udbud
Spørgsmål og svar kan ligeledes rekvireres hos Jens Peter Bech.
Spørgsmål kan stilles og bliver besvaret på dansk.
Den enkelte ansøger opfordres til, at eventuelle spørgsmål til materialet fremsendes til Ordregiver samlet og af en gang.
Der gøres opmærksom på, at alle former for henvendelse vedrørende udbuddet til øvrige enheder hos Ordregiver, under hensyn til EU-udbudsreglerne, kan medføre udelukkelse af tilbudsgiver fra deltagelse i udbuddet.
Foruden skriftlige svar, vil eventuelle rettelsesblade blive lagt på ovennævnte hjemmeside.
Såfremt ansøger ønsker at modtage eventuelle rettelsesblade pr. mail, kan ansøger efter at
have hentet/downloadet materialet kontakte Ordregivers kontaktperson.
Det er ansøgers og tilbudsgivers eget ansvar løbende at downloade spørgsmål, svar og rettelsesblade fra ovennævnte hjemmeside.
2.6 Ansøgningssfrist
Ansøgningen skal være mærket: ”Ansøgning – EU udbud – ERP Løsning” og ”Må kun åbnes af
Jens Peter Bech” Forsendelsen skal være lukket.
Ansøgningen skal være Ordregiver i hænde senest den 2.11.2015 kl. 10.00 på følgende
adresse:
Væksthus Syddanmark
Forskerparken 10 D/E
5230 Odense M
Att. Jens Peter Bech
Ved personlig aflevering af ansøgning skal dette ske til Receptionen på ovennævnte adresse.
Ansøger bærer selv ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem.
Ansøgningen kan ikke leveres på andre adresser end ovennævnte.
Ved overskridelse af ansøgningsfristen, returneres ansøgningen, såfremt det tydeligt fremgår,
hvem afsenderen er.
Ansøger kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen.
Ansøgere ved prækvalifikationen bekendtgøres hurtigst muligt efter den 2.11.2015, om resultatet.
Det endelige udbudsmateriale udsendes til de 5-7 prækvalificerede virksomheder straks efter
bekendtgørelsen af prækvalifikationen.
2.7 Åbning af de indkomne ansøgninger
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgningerne.
2.8 Vedståelsesfrist for ansøgning
Ansøgningen skal være gældende indtil 90 dage fra ansøgningsfristen.
Side 6 af 25
2.9 Aftalegrundlag
Aftale om levering af de af udbuddet omfattede ydelser indgås på grundlag af en K02 standardkontrakt. Rammeaftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende
mellem aftaleparterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. K02 kan findes på
www.udbudsportalen.dk
Fravalgte tilbudsgivere anmodes om, ikke at foretage opsøgende salg og tilbud af konsulent
bistand hos Ordregiver i rammeaftaleperioden.
2.10 Delområder
Der kan ikke gives del bud.
2.11 Alternative bud
Der kan ikke gives alternative bud.
2.12 Konsortier
Såfremt flere ansøgere søger i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Ordregiver. Det
skal af ansøgningen klart fremgå, med hvilken ansøger Ordregiver kan føre eventuelle afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige ansøgere.
Ved sammenslutninger af ansøgere skal oplysningerne under anmodningsmaterialets afsnit
2.14 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Konsortiet evalueres samlet.
Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere søger i
forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig ansøger, der tegner alle de ansøgende.
2.13 Ordregivers forbehold
Ordregiver forbeholder sig ret til at kunne annullerer udbuddet, for så vidt der måtte være
saglige grunde hertil. Ved annullering vil der ikke ske erstatning for udgifter ved udarbejdelse
af ansøgning.
Da Ordregivers fremtidige organisationsstruktur ikke kan forudsiges, kræver, Ordregiver(de 3
væksthuse), at det forestående udbudte og indkøbte ERP system til hver en tid kan fungere
som en samlet enhed, uanset hvordan den organisatoriske platform hos de 3 væksthuse ser
ud – kommer til, at se ud.
2.14 Udvælgelseskriterier
Nedenstående udvælgelseskriterier er udvalgt af Ordregiver, idet Ordregiver vil sikre, at tilbudsgiverne er kvalificeret og i stand til at udføre nærværende kontrakt.
I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte ansøgers generelle egnethed til at
varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte
opgave kommer til at foregå mellem ansøgere og tilbudsgivere, der er egnede til at løfte opgaven.
De 5-7 bedste ansøgninger, som Ordregiver vurderer lever op til udvælgelseskriterierne vil
indgå i den endelige tilbudsafgivelse, med henblik på tildeling af kontrakt.
Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges ansøgningen. Såfremt den krævede
dokumentation ikke medsendes, kan ansøgningen ikke tages i betragtning.
Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortium) skal nedenstående dokumentation gives
for hver enkelt virksomhed. Jf. pkt. 2.12
Side 7 af 25
Nedenstående bilag skal vedlægges ansøgningen og såfremt de ikke er vedlagt vil ansøgningen
IKKE blive prækvalificeret.
A) Betingelser for deltagelse
1) Dokumentation for, at ansøger ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel
45 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Dokumentationen skal være gældende på ansøgningsafgivningstidspunktet.
Fortrykt formular findes som Bilag 2
2) Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang ansøger har ubetalt,
forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj
1997) Fortrykt formular findes som Bilag 3 Tro - og love erklæring.
Ansøger vil ikke komme i betragtning ved ubetalt forfalden gæld på 100.000 kr. eller mere
til det offentlige.
3) Kopi af gyldig erhvervsansvarsforsikring
B) Økonomisk og finansiel karakter
1) De seneste 3 års afsluttede revisorpåtegnede regnskaber. Regnskaberne bliver vurderet
ud fra Omsætning, og egenkapital.
Minimumskravene til dette punkt er følgende:
Omsætning: Ansøgers samlede omsætning pr. år i de seneste 3 afsluttede regnskabsår, skal være mindst 10.000.000 DKK pr. år
Egenkapital: Ansøgers egenkapital i det senest afsluttede regnskabsår, skal som
minimum være positiv.
Såfremt ansøger ikke kan fremlægge årsregnskab for det seneste 3 afsluttede regnskabsår
på grund af tidspunktet for ansøgers etablering, kan ansøger blot vedlægge de tilstedeværende årsregnskaber.
C) Teknisk kapacitet:
1) En kort beskrivelse af ansøgers virksomhedsprofil, herunder ejerforhold, organisationen,
antal ansatte og forretningsområder.
2) Erfaring, referencer og resultater:
Som ansøger til prækvalifikation på udbud om ERP-system, vil der blive lagt stor vægt
på dokumenterbare erfaringer og resultater med levering og implementering af ERPsystem løsninger målrettet lignende typer rådgivningsvirksomheder som Væksthusene.
SE BILAG 1.
Ansøger skal derfor medsende en referenceliste med de mest betydelige og sammenlignelige opgaver over de seneste 3 år – maksimalt 3 referencer. (Bilag 4) – der skal som
minimum kunne præsteres 2 sammenlignelige referencer.
Side 8 af 25
Følgende oplysninger skal være inkluderet i referencelisten for hver reference:
Beskrivelse af sammenlignelige opgaver med tilknyttet omsætningstal, herunder en
projektbeskrivelse, som tydeliggør, at ansøger har erfaring og viden jf. Bilag 1
Der skal også vedlægges en beskrivelse, af hver references ydelsesindhold og til
hvilke opgaver der eventuelt blev anvendt underleverandører.
Se også indhold i referencen der vægtes positivt nedenfor beskrevet. (objektive og
ikke diskriminerende kriterier)
For at en reference betragtes som sammenlignelig indeholder den følgende elementer:
Sammenlignelig økonomisk ramme på mellem 2-10 millioner kr. i kontraktværdi
Lignende organisation – rådgivnings- eller servicevirksomhed med kompleks projektstyringsbehov, og uden offentlig forvaltningspligt.
Organisation af sammenlignelig størrelse og kompleksitet – 50-500 brugere, flere
juridiske enheder, flere geografiske lokationer.
Integration og dataudveksling mellem flere interne og eksterne systemenheder.
Der skal som minimum angives 2 tilsvarende referencer. Er det ikke muligt at angive 2 referencer – eller referencer overhovedet – skal årsagen hertil fremgå af tilbuddet.
Hver reference må maksimalt være 5 sider. Hvis referencen er længere end 5 sider, vil Ordregiver se bort fra alt efter side 5 i det indsendte materiale.
Såfremt der anføres referencer der beskriver projekter, hvor ”kunden og opgaven” ikke
matcher ovennævnte definition af, en med ordregiver, ”sammenlignelig kunde og opgave”,
det være sig referencer der skønnes, at være væsentlige mindre eller væsentlige større
end den nærværende udbudte opgave risikerer ansøger, at referencen ikke vægtes positivt
i den endelige evaluering og prækvalifikation, da Ordregiver kan vurdere, at den pågældende reference ikke er proportionel med nærværende opgave.
3) Dernæst skal ansøgningen vedlægges en beskrivelse af de nøglepersoner hos ansøger
der vil blive en del af ansøgers team i forbindelse med en implementering af systemet hos
Ordregiver.
Præsentationen af hver nøglemedarbejder skal indeholde følgende oplysninger:
Navn
Uddannelse
Erhvervserfaring
Antal og beskrivelse af rolle og funktion i sammenlignelige implementeringspro
jekter
Beskrivelse af hvilken rolle medarbejderen tiltænkes i nærværende opgave
Såfremt en ansøger beror sig på andres formåen skal udfyldt støtteerklæring, Bilag 6
medsendes ansøgningen og den støttende ansøger skal udover udfyldt støtteerklæring også fremsende den dokumentation der er krævet på det område (Økonomisk
og / eller tekniske) den støttende ansøgere støtter med.
Side 9 af 25
Alle krævede dokumenter skal medsendes ansøgningen ellers afvises dette som værende ikke
prækvalificeret.
De objektive og ikke diskriminerende kriterier for valg af det begrænsede antal ansøgninger er, som følger:
Ordregiver ønsker, at finde de 5-7 bedst kvalificerede ansøgere til at løfte denne opgave.
Såfremt det bliver nødvendigt for Ordregiver, at begrænse antallet af ansøgere til 5-7 vil dette
ske med udgangspunkt i følgende objektive og ikke – diskriminerede kriterier:
Følgende elementer vægtes positivt:
•
Som ansøger, at have solid erfaring med at implementere IT – projekter i sammenlignelig
størrelse med nærværende kontraktgenstand hos organisationer der er sammenlignelig
med Ordregivers. 3 sammenlignelige projekter vægtes positivt. Solid erfaring defineres,
som 3 sammenlignelige referencer.
•
Team til udførelsen af opgaven, det vægtes positivt, såfremt ansøger kan tilbyde Ordregiver et team af medarbejdere der er velkvalificeret og erfarne med sammenlignelige projekter. Ordregiver tillægger det vægt, at ansøger tilbyder et team af medarbejdere, hvor
medarbejderne hver for sig og inden for de seneste 3 år har erfaring med 3 eller flere
sammenlignelige projekter og at disse projekter er implementeret over de seneste 3 år i
organisationer der matcher Ordregivers med flere forskellige lokationer. Det accepteres naturligvis, at en medarbejder kan have opnået erfaring med et eller flere sammenlignelige
projekter igennem ansættelse hos andre virksomheder end hos den ansøgende virksomhed. Dette set i lyset, af at Ordregiver kun kræver minimum 2 maksimalt 3 sammenlignelige referencer på ansøgerniveau. Dokumentation for relevant erfaring skal vedlægges ansøgning.
•
Der vil blive lagt positiv vægt på, at ansøger har dokumenterede erfaringer med integrationen imellem økonomi- og andre fagsystemer til en samlet ERP løsning inden for projekt- og
økonomihåndtering.
Kriterierne vægtes lige. Udvælgelsen vil ske med udgangspunkt i en samlet vurdering, af
Ordregivers skøn af, kvaliteten i ansøgers beskrivelser af de ovenfor 3 nævnte objektive og
ikke – diskriminerende kriterier.
Det betyder, at de 5-7 virksomheder Ordregiver vurderer, at være bedst egnet til, at løfte
opgaven bliver prækvalificeret.
Med baggrund i Ordregivers forvaltningsretlige skøn, vil Ordregiver evaluere og
tildele særskilt, hver ansøgning, point ud fra en skønsmæssig vurdering af, i hvor
høj grad hver enkel ansøgning, tilbyder den af Ordregivers efterspurgte økonomi,
erfaring og viden, som anført ovenfor.(Ordregivers behov)
Ordregiver vil bruge sit forvaltningsretlige skøn med baggrund i de ovennævnte
oplyste 3 målepunkter – konkurrenceelementer i udvælgelsesfasen.
Det bemærkes, at Klagenævnet for Udbud ikke erstatter en Ordregivers skøn med sit eget
skøn. Jf. kendelse af 3.oktober 2014 H. Skjøde Knudsen A/S mod Bygningsstyrelsen påstand 3 side 44 i kendelsen. Der citeres ”…………bemærkes, at der tilkommer Ordregivere et
vidt skøn ved bedømmelsen af tilbudsgiveres opfyldelse af kvalitative underkriterier. Klagenævnet erstatter efter fast praksis ikke Ordregiveres kvalitative skøn med sit eget.”
Side 10 af 25
Henvisning til andre ressourcer samt konsortier
Vedrørende henvisning til andre ressourcer
En tilbudsgiver kan basere sig på den økonomiske/finansielle/tekniske formåen hos en anden/andre virksomhed(er), som agtes benyttet i forbindelse med den konkrete opgave, jf. Udbudsdirektivets art. 47 stk. 3 og art. 48 stk. 3. Dette gælder uanset den juridiske karakter af
forbindelsen mellem virksomhederne. I så fald skal virksomheden ligeledes godtgøre over for
Ordregiver, at virksomheden virkelig råder over de nødvendige ressourcer, ved at fremlægge
erklæring for de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende. Bilag 7 og 9
Såfremt der bydes ved brug af andres formåen (underleverandører) skal underleverandøren /
den eller de virksomheder der støtter tilbudsgiver (hovedbyder) udfylde bilag 1 og 2 og medsende tilbuddet.
Vedrørende konsortier
Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal der vedlægges det
efterspurgte materiale jf. punkt 2.8 for samtlige konsortiedeltagere med henblik på at
dokumentere, at konsortiet som helhed (dokumentationen vurderes samlet) er økonomisk og
teknisk egnet til at opfylde rammeaftalen. Konsortiedeltagerne hæfter solidarisk overfor
Ordregiver.
Tilbuddet skal indeholde udtrykkelig angivelse af, hvem der er bemyndiget til at optræde som aftaleansvarlig
overfor Ordregiver, dvs. med hvem Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med juridisk og økonomisk
bindende virkning for den/de øvrige tilbudsgivere. Bilag 6
I det tilfælde, hvor tilbudsgiver ikke har fremsendt de af Ordregiver krævede oplysninger og dokumentationer, forbeholder Ordregiver sig dog ret til at indhente supplerende oplysninger og dokumentationer inden for
de snævre rammer, hvor dette er muligt i henhold til implementeringsbekendtgørelsens § 12
2.15 Bilag
Bilag
Bilag
Bilag
Bilag
Bilag
Bilag
Bilag
Bilag
1:
2:
3:
4:
5:
6:
7:
8:
Baggrundsinformation
Udelukkelsesforhold
Tro – og Love erklæring
Referenceliste
Tidsplan
Støtteerklæring
Forbeholdsliste
Virksomhedsoplysninger
Side 11 af 25
Bilag 1 - Baggrundsinformation
Baggrundsinformation
om Væksthusene
Side 12 af 25
1. Indledning
I det følgende beskrives i hovedtræk baggrunden for Væksthusenes projekt til udskiftning eller modernisering af sin ERP-løsning. De overordnede ønsker til den nye løsning vil blive beskrevet.
2. Om Væksthusene
De fem Væksthuse blev etableret i 2007 med henblik på at skabe et stærkt erhvervsfremmesystem
i Danmark til gavn for iværksættere og virksomheder med vækstambitioner og vækstpotentiale.
Væksthusene yder problemafklaring og individuel vækstkortlægning for virksomheder med vækstpotentiale. Kortlægningen munder ud i en vækstplan for virksomheden og eventuelt en henvisning
til relevante private eller offentlige tilbud, der kan tilbyde specielle kompetencer inden for de områder, hvor virksomheden er udfordret, og som kan hjælpe med at realisere virksomhedens potentiale. Derudover er Væksthusene operatører på en lang række programmer målrettet virksomheder
og iværksættere, udbudt af stat, region og kommuner.
Det skal pointeres at Væksthusene ikke kan sammenlignes med offentlige instanser med forvaltningspligt – som f.eks. statslige styrelser eller kommuner.
Som organisation kan Væksthusene bedst sammenlignes med en konsulentvirksomhed med et
stort behov for projektstyring herunder styring af f.eks. strukturfondsprojekter.
Væksthusenes organisering
Væksthusene er stiftet af Erhvervsstyrelsen og ejet kommunerne og organiseret som selvstændige
erhvervsdrivende fonde. Lovgivningsmæssigt er Væksthusene forankret i Lov om Erhvervsfremme,
og styringsmæssigt dels i en national aftale mellem KL og Erhvervs- og Vækstministeriet, dels
i resultatkontrakter med de respektive KommuneKontaktRåd (KKR). Væksthusene skal sammen
med de kommunale erhvervskontorer sikre virksomhederne et énstrenget erhvervsservicesystem.
Væksthusenes kerneopgave
Kerneopgaven for de fem Væksthuse er kortlægning af muligheder og udfordringer for nye og mindre virksomheder med vækstambitioner og vækstpotentiale. Opgaven løses i samarbejde med
erhvervsfremmesystemets mange private og offentlige aktører.
Side 13 af 25
3. Eksisterende systemer og applikationer
En oversigt over Væksthusenes eksisterende systemer er vist i figuren nedenfor.
Den nuværende løsning er kendetegnet ved
• At mange processer ikke er IT understøttet eller ikke integreret og derfor løses enten manuelt eller i individuelle værktøjer.
• Et simpelt applikationslandskab, men det er ikke integreret, der er meget manuelt arbejde
og adskillige tilfælde af manuel indtastning af data, der allerede findes i digital form i et andet system
• At Væksthusene anvender det fælles løsningssetup forskelligt, har forskellige arbejdsgange
og har egne Excels til kritiske opgaver
• Kompleks opgørelse af projektomkostninger med anvendelse af flere systemer og integrationer
• Uhensigtsmæssig timeregistrering, der ikke er integreret, og hvor kørsel og udlæg registreres manuelt og i forskellige systemer
• Tung time- og omkostningsrapportering til Erhvervsstyrelsen
• Vanskelig afstemning af time- og økonomirapporteringen til Erhvervsstyrelsen (både interne
og eksterne timer)
• Tung manuel håndtering af timesatser i projekterne måned for måned
• Tung manuel proces i forbindelse med budgetplanlægning af timer i projekterne – og rettelse af dette
• Manglende projektstyringsfunktionalitet
• Dårlig og forsinket rapportering til projektledere
• Manglende overblik over, hvilke projekter kunderne indgår i – og hvor langt man er i et projekt
• Interne dokumenter lagres i stifindermapper i strukturer efter eget valg (intet ESDH)
I forbindelse med udbuddet, skifter Væksthusene (VH) til Office 365 (E4-plan) og Azure i et hybrid
miljø, med enkelte servere on premise.
Side 14 af 25
Den tilbudte ERP-løsning skal i videst muligt omfang, kunne integrere med komponenterne i Office
365.
VH har et forholdsvist klassisk Microsoft-miljø, med 180 pc-klienter med Windows 7 og Office
2013. Medarbejdere er fordelt på seks forskellige lokationer i Danmark, bundet sammen af VPN
tunneller baseret på Cisco firewalls. Der er fiberbaseret internet på alle lokationerne.
Væksthus Hovedstadsregionen: Købehavn, Hillerød og Rønne
Væksthus Sjælland: Vordingborg
Væksthus Syddanmark: Odense og Esbjerg
Der benyttes Microsoft Terminalserver til brug for adgang til regnskabssystemet C5, fra lokationerne i Odense og Vordingborg for at undgå latency. Der er placeret lokale domænecontrollere på de
fleste lokationer. Servere er placeret i eget hostingmiljø i Forskerparken Symbion i København. VH
ønsker ikke fremover at drive andre servere lokalt, end et Active Directory sat op med federation
og dirsync mod Office 365/Azure. VH benytter derfor ekstern hostingpartner til nye services som
kræver egen (virtuel) server. Et eksempel, er en Filemakerdatabase på en Windows 2012 server.
Der er etableret VPN forbindelse mellem hostingcenter og VHs lokationer.
VH stiller derfor ikke nogen server-infrastruktur til rådighed for leverandøren. Den nuværende itplatform, forventes at blive neddroslet i takt med de nye eksternt hostede applikationer i ERP løsningen implementeres. Alle løsninger som forudsætter at VH selv stiller server til rådighed, vil således blive placeret hos en ekstern hostingpartner eller i et Azure-miljø.
Tabel 1. Datamængder
Medarbejdere
Leverandørfakturaer/år
Kundefakturaer/år
Timeregistrering
1:1 kunder p.a. (resultatkontrakt)
Større EU-projekter 1:N
VHHR
50
2.500
200
Alle medarb.
700
7
VHSYD
50
2.500
200
Alle medarb.
430
7
VHSJ
50
2.500
200
Alle medarb.
500
7
4. Projektets forretningsmæssige mål
De tre væksthuse ønsker at opnå følgende overordnede forretningsmål:
•
•
•
•
•
En høj grad af integration imellem de enkelt systemdele – se figur nedefor.
En større grad af overblik og kontrol med projekter, både i forhold til fremdrift og økonomi
En bedre mulighed for at skabe ledelsesrapportering
Sammenhæng i systemer og registreringer til minimering af fejl samt dobbeltindtastninger
Optimering af forretningsgange samt online tilgang for ’lette brugere’ uanset platform
Side 15 af 25
Udbudsgenstand – logisk overview
Uden for udbud – logisk overview
(Integrationer er en del af udbuddet)
HR
BI / rapportering
ERP
Integrationshub
CRM
Løn
Omverdens
Integration
Dokument/
Work flow
Projektstyring
Intern IT
Uddybning af udbudsgenstanden – se figur ovenfor.
ERP - Regnskabsløsning
Økonomistyring, elektronisk fakturahåndtering inkl. VANS forbindelse, fakturering, budgettering og opfølgning. Herunder også
følgende, som evt. kan løses af selvstændige systemer.
Tidsregistrering: Oprettelse og opfølgning af samlet timebudget
for hele virksomheden samt enkelte projekter og medarbejdere.
Ressourceallokering og indhentning af timer fra medarbejdere,
gerne via mobile enheder
Kørselsregistrering: Medarbejderes arbejdskørsel i egen bil,
understøttet af GPS via app på mobil enhed
Rejse- og udlægsafregning: Afregning og godkendelsesflow af
medarbejders udlæg, elektronisk arkivering
Business intelligence / rapportering
Rapporter som indeholder og bearbejder data fra
regnskabsløsning samt evt. andre interne kilder
Projektstyring
Tidsplaner med aktiviteter og milepæle. Ressourceallokering og
rapportering af fremdrift og afvigelser
Dokumenthåndtering - workflow
Online dokumentbibliotek med rollebaseret deling og
adgangskontrol. Mulighed for opsættelse af enkle workflows.
Fildeling med eksterne parter.
Human ressource management
Medarbejderkartotek, lønoplysninger og aftaler, styring af kompetenceoverblik, samtaler mm.
Data-udveksling internt og eksternt
System til udveksling af data mellem intern datakilder, som ikke
har direkte integration, baseret på XML/webservice eller lign.
teknologi.
Løn
Løn systemet kan være en del af løsningen – løses i dag af Bluegarden.
5. Overordnede ønsker til en ny løsning
Som led i forberedelsen af udbuddet har Væksthusene udarbejdet et overblik over husenes fælles
værdikæde og støtteprocesser som beskrevet nedenfor.
Væksthusenes projektfunktion som beskrevet i afsnit 5.1 er gennemførsel af rådgivningsforløb og
projekter samt at kunne foretage effektiv rapportering og efterkalkulation på alle dele af projektforløbet.
Side 16 af 25
Væksthusene ønsker derfor at få en løsning, der også har dette fokus, således at både projektledere samt projektdeltagere (interne/eksterne) har let mulighed for registreringer og overblik i hele
projektforløbet.
Ligeledes skal projektledere og administration kunne lave projektafregning, afrapportering og efterkalkulation uden at skulle benytte uforholdsmæssigt meget tid eller eksterne ”stand alone” systemer.
Fra ledelsens side, er der et udpræget ønske om at kunne benytte BI tools i forhold til ledelsesoverblik og indrapportering til Erhvervsstyrelsen.
5.1 Ønsker til it-understøttelse af de operative processer (værdikæden)
Væksthusenes værdikæde kan beskrives således:
Hele vejen igennem værdikæden opererer man med to typer af projekter, 1) kortlægning/sparring
under Væksthusenes resultatkontrakt med Erhvervsstyrelsen (1:1) og 2) andre projekter over for
vækstvirksomheder (1:n). De to typer af projekter har til en vis grad fælles forløb i værdikæden,
men i visse trin har de aktiviteter, der ikke er ens. Større projekter med mange deltagere styres på
bagrund af en projekthåndbog, som bygger på Prince 2 tankegang.
Idéudvikling og beskrivelse
I dette trin i værdikæden genereres og beskrives projektidéer på et indledende niveau. Kun én
aktivitet forventes IT-understøttet.
Ansøgning og bevilling
De enkelte projekter beskrives mere detaljeret, og der udarbejdes planer og budgetter for tid og
andre projektressourcer internt i Væksthusene og eksternt hos samarbejdspartnere. Der søges om
finansiering af projektet hos relevante kilder.
Projektopstart
Projektet startes op, og de forskellige dokumenter, der indgår i den samlede projektbeskrivelse,
skal løbende kunne ændres og ajourføres, så de afspejler den aktuelle situation.
Gennemførelse
Projekterne gennemføres i henhold til de planer og budgetter, der er lagt i de foregående trin.
Undervejs i gennemførelsen opsamles en række data, som skal anvendes i afrapporteringen af
projekterne, både over for de deltagende virksomheder og samarbejdspartnere og over for
Erhvervsstyrelsen eller andre finansiører.
Projektafslutning
Projektet skal kunne afrapporteres og lukkes ned.
Der er forlænget krav til opbevaring af dokumentation for EU-strukturfondsprojekter i forhold til
bogføringsloven og SKATs krav.
5.2 Ønsker til it-understøttelse af støtteprocesserne
Økonomi
Servicefunktioner
IT
Side 17 af 25
HR
Reception
Kommunikation
Blandt støtteprocesserne er Økonomi og til dels HR i scope for den nye ERP-løsning. I det
følgende gennemgås de aktiviteter, der forventes it-understøttet.
6. Implementeringsplan
Væksthusene ønsker, at det nye system - eller første fase heraf - er implementeret fra februar
2016 til december 2016 i Væksthusene.
Side 18 af 25
Bilag 2 - Udelukkelsesforhold
I henhold til Direktiv 2004/18/EF - artikel 45, stk. 1-2 opstilles følgende kriterier
for kvalitativ udvælgelse.
Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør, mod hvem der
er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en
eller flere af følgende grunde:
a) deltagelse i en kriminel organisation.
b) bestikkelse.
c) svig som omhandlet i konventionen om beskyttelse af De Europæiske
Fællesskabers finansielle interesser.
d) hvidvaskning af penge.
Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver leverandør:
hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning.
b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er
fastsat i national lovgivning.
c) som ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed.
d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret.
e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den
ordregivende myndigheds land.
f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold
til lovgivningen i det land hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land.
g) som svigagtigt har fremsat urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelse af oplysninger, som kan kræves i henhold til dette kapitel.
Undertegnede erklærer herved:
at have udfyldt ovenstående tro- og loveerklæring korrekt.
at der i virksomheden er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse
på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. (se bilag 3)
ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier jf. direktiv 2004/18/EF art. 45,
stk. 1 og 2.
Undertegnede erklærer, at ovennævnte oplysninger er
korrekte.
Dato
Underskrift
__________________________________________________
Side 19 af 25
Bilag 3 - Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige
TRO OG LOVE ERKLÆRING
om ubetalt forfalden gæld til det offentlige
--I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende
lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997
om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger
og om ændring af visse andre love,
erklærer undertegnede hermed
ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige
overstigende 100.000 kr.
Virksomhedens navn og adresse:
Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes
ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000 kr.
Dato og underskrift
Side 20 af 25
Bilag 4 - Referenceliste
I dette skema anføres referencer over de 3 betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført
i løbet af de seneste 3 år.
Ordregiver har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående og lade disse indgå i vurderingen
af udvælgelseskriterierne.
Omsætningen skal være inden for de udbudte ydelser i millioner DKK:
Offentlig eller privat enhed
& type af leverance
Navn
Kontaktperson og tlf.
Kontaktperson + data
Omsætning indenfor
kontraktens genstand
2012
2013
2014
Der skal for hver reference vedlægges en rapport eller notat vedrørende opgavens karakter og
opnåede resultat. Jf. pkt. 2.14.C
Side 21 af 25
Bilag 5 - Tidsplan
Afsendelse af bekendtgørelse til EU-tidende
d. 25.9.2015
Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål
d. 12.10.2015 kl.10.00
Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål
d. 26.10.2015
Sidste frist for modtagelse af ansøgning
d. 2.11.2015 kl.10.00
Forventet beslutning om prækvalifikation
d. uge 45-46
Forventet tilbudsfase
d. uge 47 - 1
Aftalens ikrafttræden
d. 1.2.2016
Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU - Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt.
Side 22 af 25
Bilag 6 - Støtteerklæring
Bekræftelse angående anden enheds formåen
(støtteerklæring)
Virksomhed, der afgiver støtteerklæring:
Navn:
Adresse:
CVR-nr. / VAT-no.:
Kontaktperson - navn:
erklærer herved, at tilbudsgiver () i relation til ordregivers udbud af () kan basere sig på vores formåen
som angivet nedenfor, jf. EU udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2. Vi erklærer endvidere, at tilbudsgiver
har virkelig og reel råderet over disse ressourcer i den af kontrakten omfattede periode.
Tilbudsgiver vil i denne støtteerklæring dokumentere, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for opfyldelse af kontrakten ved, at vedlægge dokumentation for, hvilke forpligtelser underleverandøren har i denne henseende. Underleverandører defineres i dette svar, som en juridisk person som ikke indgår som direkte kontraktpart.
Anden enheds formåen - elementer
Anfør nedenfor hvilke elementer i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2, nærværende støtteerklæring vedrører:
Sæt kryds:
Økonomisk og finansiel formåen, jf. Udbudsdirektivets art. 47, stk. 2.___
Teknisk og faglig formåen, jf. Udbudsdirektivets art. 48, stk. 3. ____
___________________________ den ___________________________
Sted
Dato
________________________________________________________________
Virksomhedens underskrift
Side 23 af 25
Bilag 7 - Forbeholdsliste
Bilag 8 - Virksomhedsoplysninger
Side 24 af 25
Virksomhedsbeskrivelse samt overholdelse af mindstekrav
Ansøgers navn
Adresse
CVR
Bank
Revisor
Selskabsmodel og ejerforhold
Grundlagt
Forsikringsselskab
Navn på tegningsberettigede
Kontaktperson i forbindelse med udbuddet
Mail og telefonnummer
Det bekræftes med afkrydsning i højre kolonne, at ansøgningen vedstås jf.
udbudsbetingelserne
Med afkrydsning i højre kolonne og
underskrift på dette dokument bekræftes, at ansøger har læst, overholder og lever op til alle mindstekrav
tilhørende dette udbud.
Virksomhedens navn og adresse
Dato og underskrift
Side 25 af 25