Budgetprocessen for budget 2017-2020
Resume
Notatet indeholder primært en beskrivelse af processen for fagudvalgene fra nu og frem til udvalgsmøderne i februar måned 2016. Målet er at få aftalt hvordan fagudvalgene skal arbejde med
opgaven som blev aftalt i forbindelse med budgetforliget for 2016. Forligsteksten siger:
”Opgaven med at sikre en stabil og solid økonomi i overslagsårene er både stor og vanskelig, og kræver en tæt indsigt i
kerneopgaverne for at kunne foretage den rette og nødvendige prioritering. Med respekt for og tillid til fagudvalgenes
ansvarlighed beder aftaleparterne derfor allerede nu fagudvalgene om at igangsætte en strategisk prioritering af de
vigtigste opgaver inden for eller på tværs af udvalgenes områder, samt et udviklingsarbejde, der sikrer fremtidens
gode kommunale tilbud.
Allerede i februar fremlægger fagudvalgene de konkrete, nytænkende og udviklende tiltag og processer, som skal gennemføres for at sikre, at den økonomiske ramme realiseres f.eks. strukturen for fremtidens dagpasningstilbud, jf. bilag
1. Med en sådan rettidig omhu, vil byrådet sikre en god, langsigtet og gennemtænkt omstilling med inddragelse af
medarbejdere, borgere og andre relevante parter.”
Allerede i november møderne aftaler fagudvalgene, hvorledes processen skal køre frem mod en
beslutning i februar. Der forventes et materiale, som beskriver en strategisk retning til at nå målet
indenfor udvalgets andel af omprioriteringsbeløbet suppleret med en økonomisk model og eventuel
beregning som kan tilkendegive hvorledes en udmøntning kan iværksættes. Det er vigtigt, at processen munder ud i forslag fra fagudvalgene, som har en langsigtet virkning og som ikke kun rækker indenfor budgetperioden, men som vil kunne være bæredygtige i en årrække.
Notatet indeholder de overordnede milepæle i forhold til hele budgetlægningen, men notatet vil
blive erstattet af et detaljeret og gennemarbejdet årshjul for hele budgetprocessen i 2016 for budget
2017-2020. Forventningen er, at årshjulet fremlægges til godkendelse i Økonomiudvalget i december måned 2015.
Indledning
De tidligere års evalueringer har vist, at der ønskes en tidligere politisk proces. Der er samtidigt
givet udtryk for, at man som fagudvalg gerne ser sig som en mere aktiv partner i budgetarbejdet. I
den senest afsluttede proces, blev der derfor lagt op til, at fagudvalgene skulle starte processen og
drøftelserne allerede i fagudvalgsmøderne i marts måned. Møderne frem til og med juni måned,
var fagudvalgenes mulighed for at påvirke den videre proces i Økonomiudvalget og Byrådet.
Budgetprocessen for budget 2017-2020 får en ny start og en
vinkel, som vi ikke har haft tidligere. Med den indgåede budgetOmstillingsbeløb på:
aftale for 2016-2019, lægges der i endnu større grad op til, at
2017: -24,5 mio. kr.
fagudvalgene skal aktivt ind i det forberedende budgetarbejde.
2018: -49,1 mio. kr.
Aftalen indeholder indarbejdede omstillingspuljer i budgetover2019: -73,6 mio. kr.
slagsårene 2017-2019 som skal udmøntes med forslag fra fager indarbejdet i budgettet
udvalgene. Aftalen indeholder ligeledes anvisning af, at fagudvalgene skal drøfte konkrete, nytænkende og udviklende tiltag og processer som skal gennemføres
for at sikre den økonomiske ramme. Dette også på tværs med andre udvalg eller andre relevante
parter.
14-10-2015
1
Det er en forudsætning for at kunne fastholde en robust og sund økonomi i Asens Kommune i de
kommende år, at fagudvalgenes opgave lykkes.
Økonomiudvalget har i løbet af 2015 holdt møder med
Hovedudvalget i MED-systemet. Drøftelserne har drejet sig om, hvorledes HMU kan inddrages på en mere
involverende måde. I den kommende budgetproces
lægges op til en tidligere dialog om budgettet. I det
detaljerede årshjul vil processen være tydeligere beskrevet.
Regeringens omprioriteringsbidrag
på 1 % årligt fra 2016 til 2019, er
ikke beløbsmæssigt medtaget i budgettet. Såfremt regeringen fastholder dette, vil det medføre en ny udfordring fra 2017.
Dette notat fokuserer primært på tiden fra budgetvedtagelsen den 7. oktober 2015 og frem til fagudvalgsmøderne i februar måned 2016. I den periode skal rammerne for det arbejde, der skal danne grundlag for den samlede budgetlægning for 2017-2020 lægges. Notatet udstikker de overordnede pejlemærker i budgetperioden.
Administrativ og politisk forståelse
Der ønskes skabt en fælles forståelse for de begreber og handlinger som indgår i budgetprocesserne, derfor er der en kort beskrivelse af forskellige begreber i budgetlægningsprocessen.
Basisbudgetprocessen – det tekniske budget tager sit afsæt i det vedtagne budgets overslagsår reguleret med nye pris- og lønskøn. Det betyder, at det nyligt vedtagne budgets (2016-2019)
første budgetoverslagsår 2017 er udgangspunktet for det nye basisbudgets budgetforslag for 2017,
og overslagsårene 2018 og 2019 bliver de nye budgetoverslagsår. 2020 bliver som hovedregel dannet ved at tage udgangspunkt i 2019. Basisbudgettet tilrettes med virkninger af ændret lovgivning,
byrådsbeslutninger og mængdemæssige ændringer hvor der er en politisk vedtaget tildelingsmodel
(eks. skoleområdet). I budgetmaterialet benævnes disse ændringer for tekniske ændringer. Det
tekniske budget forelægger omkring maj måned.
Vedtaget budget 2016-2019:
Budget
Budgetoverslagsårene
2016
2017
2018
2019
Budgetforslag 2017-2020:
+ tekniske Budget
Budgetoverslagsårene
ændringer
2017
2018
2019
2020
= teknisk budget
Anlægsprocessen igangsættes ud fra at alle årene kan ændres, dvs. også budgetlægningsåret. Det
betyder, at anlægsbudgettet i princippet ses som et nyt budget hvert år. Der kan være indgåede
kontrakter eller igangværende arbejder som skal videreføres. Det medfører, at det disponible råderum indenfor hvert år skal reduceres i forhold til en aftalt anlægsramme pr. år.
Politisk og administrativt udarbejdes der hvert år forslag til anlægsønsker. Disse anlægsønsker
indgår i den politiske prioriteringsproces.
14-10-2015
2
Omprioriteringsprocessen iværksættes når der er behov for at skabe et råderum til at omprioritere for under driftsbudgettet eller til finansiering af anlægsønsker. Økonomiudvalget udstikker
rammer for hvor meget hvert fagudvalg skal beskrive omprioriteringsforslag for.
Omprioriteringsforslagene indgår i budgetdrøftelserne i forbindelse med de to budgetseminarer og
ved den endelige budgetforhandling.
Ønskeprocessen favner fagudvalgenes forslag til udvidelser eller ændrede aktiviteter. Som hovedregel skal ønsker om udvidelser være finansieret.
Forslag til ønsker indgår i budgetdrøftelserne i forbindelse med de to budgetseminarer og ved den
endelige budgetforhandling.
Målprocessen kører sideløbende med den økonomiske proces. Målprocessen tages op til ny vurdering, idet der ønskes en mere dybdegående proces, som involverer fagudvalgene mere i arbejdet.
Samtidigt forventes det, at der udarbejdes mere med effektmål, således at målene kan blive et
brugbart værktøj i opfølgningen på budgettet.
Implementeringsprocessen angiver efterbehandlingen af det vedtagne budget i fagudvalgene.
Hvordan udmøntes detaljerne i budgettet og hvilke ting skal igangsættes. Implementeringsprocessen ligger i umiddelbar forlængelse af vedtagelsen af budgettet og frem mod budgetårets start.
Signaler
Budgetprocessen indeholder mange forskellige lokalpolitiske signaler. Assens Kommunes ”Visions
2018 – Vilje til vækst”. Den snart færdiggjorte
kommuneplanstrategi og efterfølgende komDen økonomiske politik:
muneplan skal ligeledes give retning. Disse
Overskud den ordinære drift: stor nok til
planmæssige politikker skal danne rammen for
at kunne finansiere anlægsinvesteringer og
alt arbejde med budgettet.
afdrag på lån (100-110 mio. kr.).
Skattefinansieret overskud: skal kunne
Der er samtidig en landspolitisk dagsorden som
finansiere afdrag på lån (35 mio. kr.).
sættes i forhold til kommunerne. Den årlige
Disponibel kassebeholdning 31. deøkonomiaftale mellem regeringen og KL, dancember: minimum 50 mio. kr.
ner rammen for kommunernes økonomiske
Gennemsnitlig kassebeholdning: miformåen. Finansloven vedtages først efter at
nimum 100 mio. kr.
kommunerne har vedtaget det kommende års
Ingen tillægsbevillinger.
budget og derfor vil landspolitiske signaler fra
Gælden skal være faldende.
finansloven blive indarbejdet i takt med at de
Vi overholder servicerammen.
udmeldes.
Kvaliteten af budgetmaterialet er vigtig, idet der deri ligger såvel administrativ som politisk signaler. Der ønskes et stort ejerskab til materialet og processen. Dette skal blandt andet ske ved, at der
er stor tydelighed på de enkelte elementer i årshjulet og at alle kan se hvilke opgaver der skal løses.
Det fordrer samtidigt en tydelig ansvarsfordeling
Budgetprocessen er en løbende proces, og ikke noget der sker én gang om året.
14-10-2015
3
Aktører
I hele budgetprocessen er der en række aktører som har forskellige roller i forskellige sammenhænge.
Byrådet skal, efter indstilling fra Økonomiudvalget, sikre at der bliver udarbejdet og vedtaget et
budget i henhold til styrelseslovens ordlyd og samtidigt, at der leves op til de politikker og serviceniveauer som er vedtaget af Byrådet.
Økonomiudvalget skal udstikke rammerne for budgetarbejdet, herunder fastlægge et årshjul der
tilgodeser alle de involverede parter og aktører, men også tilgodese en proces der sikrer, at budgettet kan vedtages indenfor styrelseslovens rammer. Økonomiudvalget udstikker de økonomiske
rammer til fagudvalgene og sikrer at der udarbejdes et totalbudget.
Fagudvalgene har det indholdsmæssige ansvar for områderne. Fagudvalgene skal sikre, de
kommunale tilbud til borgerne. Fagudvalgene indstiller til Økonomiudvalget i forhold til omprioriteringer og ønsker såvel på drift som på anlæg.
Direktionen har det overordnede administrative ansvar for at der udarbejdes forslag til politisk
godkendelse til sikring af det faglige indhold på fagudvalgenes områder. Ligeledes er det direktionens ansvar, at den politisk godkendte proces for udarbejdelsen af budgettet, bliver efterlevet og
udmøntes som tiltænkt. Direktionen skal sikre en tværgående koordinering i hele den kommunale
organisation.
Fag- og Stabscheferne og vicedirektører er bindeleddet mellem direktionen og den udførende organisation. Fag- og Stabscheferne skal sikre en tværgående koordinering med henblik på tilrettelæggelse af den mest effektive og optimale proces, såvel i planlægningen som i den verserende
drift. Fag- og Stabscheferne er garant for at der udarbejdes et detailbudget.
Administrationen skal udfylde de opstillede rammer for budgetprocessen og sikre validiteten i
forhold til det faglige indhold og den økonomiske ramme for aktiMED-aftalens
viteten.
§ 7 Information og drøftelse
stk. 4, uddrag: På baggrund af
den seneste og den forventede
udvikling påhviler det ledelsen
specielt at tilvejebringe et
grundlag for drøftelse af:
• Forslag til budget for det
pågældende ledelsesområde
MED-systemet skal inddrages og involveres i udarbejdelsen af
budgettet. Der tilrettelægges møder med Hovedudvalget og Fællesudvalgene i budgetprocessen, hvor medarbejdersystemet kan få
information om og drøfte budgetmaterialets indhold. Der stiles
mod en medarbejderinddragelse som sikrer en optimal proces for
alle.
Som hidtil planlægges en offentlig høringsperiode i starten af september måned hvor øvrige høringsberettigede får mulighed for at kommentere budgetforslaget. Som eksempel kan nævnes,
ældrerådet, ungerådet, handicaprådet, diverse bestyrelser i skoler og lign. Indkomne høringssvar
vil indgå som materiale til Økonomiudvalget og Byrådets endelige behandlinger af budgettet.
14-10-2015
4
Processer
Det vedtagne budget følges op i tre årlige budgetopfølgninger efter hvert kvartal. Hver af disse budgetopfølgninger tegner et billede af det forventede regnskab. Resultatet af halvårsregnskabet kendes på et strategisk godt tidspunkt i forhold til budgetlægningen, da det forventede regnskab indikerer om rammerne holder eller om der er overraskelser på vej. Budgetopfølgningen er derfor en
vigtig del af årshjulet, såvel i forhold til indeværende år som til de kommende.
Finansloven kan ligeledes indeholde elementer som vi skal indarbejde afledte konsekvenser af.
Således er der i budgetaftalen for 2016-2019 lagt op til, at såfremt der måtte blive afsat midler til
ældreområdet, på tilsvarende vis som ved ældremilliarden i 2014 og 2015, skal der tages beslutning
om anvendelsen af nye ekstra midler på området.
Den indgåede aftale om kommunernes økonomi for 2016-2019, indeholder også ubekendte faktorer for den kommende budgetlægning for 2017-2020 og dermed også for resultatet af en ny aftale
for 2017. Der er varslet et omprioriteringsbidrag på 1 % pr. år, men vi kender ikke de konkrete konsekvenser endnu, da der for 2016 blev tilbagereguleret beløb svarende til 0,75 %. Om der vil ske
noget tilsvarende i en kommende økonomiaftale er pt. ikke kendt.
I fagudvalgsarbejdet er det vigtigt, at der fokuseres på strategiske indsatser som knytter sig til ”Vision 2018”, og som understøtter de opstillede politiske mål for de forskellige områder. Den tværfaglige proces, såvel administrativt som politisk, er vigtig at indtænke i arbejdet.
Som efterfølger for dette notat, udarbejdes det detaljerede årshjul som sendes til godkendelse i
Økonomiudvalget i december måned. I den forbindelse lægges der op til udarbejdelse af forskelligt
grundmateriale til brug for den politiske budgetproces. I februar/marts 2016 lanceres ”Kend din
kommune” i en revideret udgave. Udarbejdelsen igangsættes nu, med henblik på, at det kan være
færdigt til udsendelse så tidligt som muligt i processen. ”Kend din kommune” skal forbedres i forhold til første udgave, således at vi får en mere gennemarbejdet struktur på de enkelte sammenligninger, suppleret med en vejledende tekst der indikerer hvad der kan tolkes og afledes af sammenligningerne.
”Kend din kommune” skal blandt andet være et værktøj til at kunne drøfte omprioriteringer og
ønsker til budgettet.
Som supplement til eller som konsekvens af ”Kend din kommune” kan de enkelte fagudvalg forberede nye forslag i samarbejde med direktørområderne. Der vil i det detaljerede årshjul være beskrevet en proces som sikrer muligheden for at arbejde med nye tiltag.
Der lægges i hele budgetprocessen op til at skabe tværgående processer mellem fagudvalgene eller
mellem andre interessenter. Det samme kan gøre sig gældende med eksterne parter i forhold til
den kommunale organisation.
Endelig skal budgetarbejdet og resultatet af budgettet kommunikeres på en god og konstruktiv måde, såvel under vejs i forløbet, i forbindelse med høringsperioden, og endelig når Byrådet har vedtaget det nye budget. I forløbet tilrettelægges borgermøde/-r der underbygger processen.
14-10-2015
5
Tids- og handleplan
De anførte datoer fra det foreslåede strategiseminar den 11. april 2016 og resten af processen i 2016, vil kunne blive
ændret frem til det detaljerede årshjul forelægges i Økonomiudvalget i december 2015. Budgetopfølgningerne for budget
2016 og opfølgning på mål er endnu ikke beskrevet i tids- og handleplanen, men vil være medtaget i det detaljerede årshjul.
Tidspunkt
19.10.15
Aktører
20.10.15
DIR/HMU
Budgetproces for 2016 vedr. budget 2017-2020 drøftes.
2.-5.11. +
18.01.
Fagudvalgene
Udmøntningsplan for budget 2016.
Fastlæggelse af udvalgets arbejde med udmøntning af omstillingspuljerne 2017-2019.
Detailprocessen aftales.
Udmelding af fagudvalgets omprioriteringspulje.
Udvalgets første brainstorm med emner og idéer.
30.11-03.12
Fagudvalgene
Udmøntning af omstillingspuljerne 2017-2019.
Detaljeret status på hvert valgt indsatsområde:
 Er vi på rette vej og er der tilstrækkeligt materiale til at
løse opgaven?
 Er der indsatsområder hvor der skal holdes møde med
andre fagudvalg eller andre eksterne interessenter, i så
fald skal dette aftales og afholdes inden møderne i februar.
Der aftales hvilke konkrete opgaver der skal løses inden de
kommende fagudvalgsmøder i januar og februar.
07.12.15
ØKU
Godkendelse af detaljeret årshjul for budgetlægningen 20172020.
4.-7.01.16
Fagudvalgene
Udmøntning af omstillingspuljerne 2017-2019.
Fagudvalgene arbejder videre med emner og idéer.
Fagudvalgene kan have en strategisk tilgang til opgaven
og/eller suppleret med en økonomisk model til udmøntning.
Fagudvalgene arbejder ud fra, at der som minimum kan synliggøres et potentiale, svarende til de udmeldte omprioriteringsbeløb pr. udvalg.
Jan
FMU
Information om og drøftelse af budgetmaterialet.
20.01.16
DIR
Behandling af oplæg til målbeskrivelser for 2017-2020.
1.-4.02.
Fagudvalgene
Fremlæggelse og godkendelse af materiale til udmøntning i den
videre budgetproces.
Oplæg til input til strategiseminar for byrådet i april måned.
14-10-2015
ØKU
Beskrivelse
Godkendelse af proces for budgetlægningen i forbindelse med
fagudvalgenes udarbejdelse af udmøntningsforslag til budget
2017.
ØKU fastlægger den konkrete fordeling af omprioriteringsbeløbene.
6
Feb/mar
DIR. OMR.
Fremsendelse af udvalgsbehandlet oplæg til udmøntning af
omprioriteringsbeløb for 2017-2020 til behandling i ØKU.
Feb/mar
HMU
Information om og drøftelse af budgetmaterialet.
29.2-3.03.16
Fagudvalgene
Første mål drøftelse til B 2017.
14.03.16
ØKU
Drøftelse af fagudvalgenes fremsendte materiale.
4.-7.4.16
Fagudvalgene
Drøftelse af drift og anlægsønsker der understøtter ”Vision
2018”.
11.04.16
Byrådet
Strategiseminar
Apr
HMU/FMU
Information om og drøftelse af budgetmaterialet.
9.-12.05.16
Fagudvalgene
Færdiggørelse af budgetmateriale til behandling på 1. budgetseminar.
6.-9.06.16
Fagudvalgene
Endelig behandling af målbeskrivelser for B 2017-2020.
23.06.16
BYR
Første budgetseminar
Juli
Sommerferie
23.+24.08.16
BYR
Andet budgetseminar
Aug/sep
HMU/FMU
Information om og drøftelse af budgetmaterialet.
2.9-9.9.16
Høringsperiode
08.09.16
BYR
Borgermøde
12.09.16
Forhandlergruppe
Budgetforhandling - første runde
12.09.16
ØKU
Første behandling af budgettet
15.+16.09.16
Forhandlergruppe
Budgetforhandling - anden runde
20.09.16
Forhandlergruppe
Budgetforhandling - tredje runde
21.09.16
BYR
Første behandling af budgettet
26.09.16
Frist for politiske ændringsforslag
03.10.16
ØKU
Anden behandling af budgettet
12.10.16
BYR
Anden behandling af budgettet
14-10-2015
7